Aspecte practice privind modul de inventariere si evidenta fondurilor arhivistice detinute de instituțiile publice deconcentrate din județul Harghita

Aspecte practice privind modul de inventariere si evidenta fondurilor arhivistice detinute de instituțiile publice deconcentrate din județul Harghita

I. Legislatia arhivistica

In conformitate cu prevederile art. 9 din Legea nr. 16/1996 : ,, Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor 2 si 3. Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4 , Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente[2] vin cu precizari referitoare la inventarierea si evidenta fondurilor arhivistice, dintre care enumeram:

Inventarele se intocmesc in 3 exemplare pentru documentele nepermanente

si in 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar ramane la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o data cu dosarele la compartimentul de arhiva

incheiate in anul respectiv, ca si cele care, din motive

justificate, se opresc la compartimentele de munca, se trec in inventarul anului respectiv, cu mentionarea nepredarii lor; in momentul predarii lor ulterioare, in inventar se va mentiona acest lucru”.

art. 21. - ,, Dosarele care cuprind acte din mai multi ani se vor inventaria la anul de

inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme

In ce priveste completarea rubricii ,, Continutul dosarului”, se vor

asesc in arhiva neconstituite conform

inceputul fiecarui an calendaristic compartimentele creatorilor si detinatorilor de documente perfecteaza (incheie, definitiveaza) unitatile arhivistice si inventariaza documentele create in cursul anului precedent. Pentru desfasurarea unitara a acestei operatiuni arhivistice se impun urmatoarele etape:

prima etapa - responsabilul cu arhiva va difuza tuturor compartimentelor formularul de inventar (model anexa 2 din Legea 16/1996).

[3], se grupeaza pe termene de pastrare; fiecare compartiment va intocmi atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator, la compartimentul respectiv ( ex.: permanent, 50 de ani, 20 ani, 10 ani, 5 ani etc.). Registrele, condicile si alte documente preconstituite (imprimate- tipizate) se trec in inventar dupa dosare.

a treia etapa - completarea inventarului

III. Elementele de identificare ale inventarului (anexa nr. 2 din Legea 16/1996)

Rubricile sunt urmatoarele:

- indicativul dosarului dupa nomenclator - cifra romana, litera majuscula si cifra araba formeaza indicativul dupa nomenclator; cifra romana reprezinta Directia, litera majuscula Serviciul iar cifra araba dosarul; acest element variaza in functie de structura unitatii: cifra romana, litera majuscula si cifra araba : I/A/1( cand unitatea este compusa din mai multe directii iar in cadrul acestora figureaza servicii sau birouri); litera majuscula si cifra araba : A/1( cand unitatea nu are in componenta sa directii ci doar servicii sau birouri); cifra araba (cand unitatea are o organizare simpla, fara servicii sau birouri).

Acte normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilantul de venituri si cheltuieli pe anul….etc). Emitentul si destinatarul sunt trecuti in inventar numai daca sunt altii decat creatorul fondului.

In cazul cand in limitele unui an sunt mai multe volume ale unui dosar, la ,,datele extreme” se trec lunile extreme pentru fiecare volum in parte ( ex. vol. I 1950 ianuarie-iunie; vol. II 1950 iulie-decembrie).

IV. Predarea la arhiva institutiei (art. 9 si anexa 3 din Legea 16/1996 si art. 23-24 din Instructiuni)

Procesul- verbal de predare primire a documentelor se intocmeste in doua exemplare (unul pentru responsabilul cu arhiva si unul pentru reprezentantul compartimentului).

La preluare, compartimentul de arhiva verifica fiecare dosar, urmarind respectarea modului de constituire a dosarelor si concordanta intre continutul acestora si datele inscrise in inventar. In cazul constatarii unor neconcordante, ele se aduc la cunostinta compartimentului creator, care efectueaza corecturile ce se impun.

In depozitul de arhiva are acces numai arhivarul sau responsabilul cu arhiva, care va deservi personalul cu documentele solicitate. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiva, pentru cercetare, se consemneaza intr-un registru de depozit, conform anexei nr. 8 din Instructiuni.

determinarea apartenentei documentelor la fond (fondarea) tinandu-se

- inventarul va avea urmatoarele rubrici: numarul curent,

numarul vechi al unitatii arhivistice ( in cazul fondurilor reinventariate, a fondurilor de la instantele de judecata, care au trecut pe dosare numarul din registrul general), cuprinsul pe scurt al unitatii arhivistice, anul sau anii extremi ai documentelor, numarul filelor, observatii.

VI. Evidenta documentelor aflate in arhiva (art. 9 din Legea 16/ 1996 si art. 25 si anexa 4 din Instructiuni)

Art. 5, lit. b din Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente stabileste pentru personalul compartimentului de arhiva si obligatia de a

,,asigura evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhiva, pe baza registrului de evidenta curenta”.

Registrul de evidenta curenta este un instrument de baza al arhivei unei unitati in care sunt inregistrate inventarele fondului sau fondurilor create si detinute si implicit numarul unitatilor arhivistice dintr-un fond, precum si miscarea acestora in decursul anilor.

In acest registru se tine o evidenta numerica a dosarelor cuprinse in inventare. In cazul in care compartimentul de arhiva pastreaza mai multe fonduri arhivistice, in registrul de evidenta curenta se deschide cate o partida pentru fiecare fond. Acest registru are doua parti sau capitole: ,, Preluari” si ,, Iesiri

La capitolul „Preluari' se trec, in ordinea preluarii, toate inventarele dosarelor preluate. Fiecare inventar se trece separat, sub un alt numar de ordine.

Pentru fiecare inventar se noteaza:

•     numarul de ordine al inventarului;

•     data preluarii documentelor din inventarul respectiv;

•     denumirea compartimentului de la care provine inventarul;

•     datele extreme ale documentelor;

•     totalul dosarelor din inventar;

•     totalul   dosarelor   primite   efectiv   in   arhiva   din   inventarul respectiv;

•     numarul dosarelor lasate la compartiment si depuse ulterior.

Se va inscrie numarul din inventar al fiecarui dosar retinut de compartiment.

La capitolul „Iesiri' se trec:

•     data iesirii dosarelor din evidenta;

•     unde s-a predat;

•     denumirea, numarul si data actului pe baza caruia au fost scoase din evidenta

•     totalul dosarelor iesite.

Scoaterea dosarelor din evidenta arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu confirmarea Arhivelor Nationale, in urma selectionarii, transferului catre alta unitate detinatoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevazute. Dosarele sunt scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz.:

•     proces-verbal de selectionare (conform anexei nr. 5);

•     proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6);

•     proces-verbal    de constatare    a    deteriorarii    complete    a documentelor sau a lipsei acestora.

Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de selectionare, aprobata de conducerea unitatii creatoare sau detinatoare si confirmata de Arhivele Nationale.

In concluzie, trebuie sa ințelegem deopotriva ca toate demersurile intreprinse de Direcția Județeana Harghita a Arhivelor Naționale pe langa toate instituțiile deconcentrate din județul Harghita in ceea ce privește actualizarea bazei noastre de date referitoare la toate aceste instituții au ca scop fundamental respectarea legislației arhivistice in vigoare dar și o cunoaștere exacta a situației propriilor Dumneavoastra arhive; de aceea nu am ințeles de ce rugamintea pe care am facut-o in cadrul ședinței Colegiului Prefectural din luna noiembrie 2009 nu a fost intampinata din partea Dumneavoastra cu interesul și deferența necesare aplicarii atat a legii cat și a respectului interinstituțional atat de necesar, cu atat mai mult cu cat Vi s-au inaintat și anexele de lucru.

Director,

Directia Judeteana Harghita a Arhivelor Nationale

Anexa nr. 4 din Instructiuni

REGISTRU DE EVIDENTA

a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice

Inventar al colectiei de matrice sigilare

Anexa nr. 8 din Instructiuni

Registru de depozit