MEMO

-Evaluare control intern

ADMINISTRATIA PORTURILOR MARITIME CONSTANTA

Perioada de documentare

Documentarea sistemului de control intern existent in cadrul companiei Administratia Porturilor Maritime Constanta a fost efectuata in perioada 26 martie - 03 aprilie 2008. Concluziile aferente documentarii sunt aferente starii exacte a sistemului la data de 27 martie 2008.

Descrierea activitatii companiei client

Ciclul de Dezvoltare si Achizitii Publice, Tehnic si reparatii, Comercial, Exploatare Contracte, Domenii, Aprovizionare, Resurse umane

Fluxul documentelor utilizare in cadrul APMC

Observatie

Activitatilor desfasurate de catre departamentele/ serviciile/ directiile/ sucursalele care se regasesc in structura organizatorica a Administratiei Porturilor Maritime Constanta au finalitate in plan financiar, prin generarea de documente care se inregistreaza in contabilitate si pe baza carora se identifica miscari ale conturilor corespondente fiecarei tranzactii. Regulile privind modul de completare al respectivelor documente, precum si modul in care acestea ar trebui sa circule pana la primirea acestora de catre Departamentul Contabilitate, nu sunt formalizate, fiind doar reguli communicate verbal angajatilor.

Risc

Lipsa unor proceduri de lucru care sa ofere suport angajatilor in vederea desfasurarii eficiente a activitatilor si a responsabilitatilor pe care acestia le au de indeplinit conform fisei postului poate impiedica sau ingreuna atingerea obiectivelor stabilite pentru activitatile respective. In cazul fluctuatiei de personal, lipsa de proceduri de lucru privind documentele rezultante ale activitatilor pe care noii angajati le au de indeplinit poate fie ca conduca la intelegerea eronata a regulilor, fie un consum foarte mare de timp al celor care au ca responsabilitate informarea noilor angajati cu regulile aplicabile in cadrul companiei. Un angajat este mai greu de responsabilizat atunci cand nu i se poate demonstra modul de lucru agreat la nivel de companie.

Recomandare

Avand in vedere volumul foarte mare de documente, consideram necesar intocmirea unui manual de proceduri privind modul de intocmire (in cazul in care sunt intocmite intern), etapele de validare obligatorii pentru respectivele documente si modul in care acestea ar trebui sa circule in cadrul organizatiei pana la inregistrarea acestora in contabilitate.

Tehnic si Reparatii

Evidenta contractelor de reparatii si achizitii

Observatie

Nu exista o evidenta a contractelor de reparatii si de achizitie precum si a responsabililor de urmarirea derularii/ executiei respectivelor contracte in cadrul Serviciului Tehnic si Reparatii. Imposibilitatea prezentarii in orice moment a stadiului de executie in care se afla lucrarile de reparatii.

Risc

Lipsa unei evidente a contractelor de reparatii si achizitii din cadrul Serviciului Tehnic si Reparatii ingreuneaza urmarirea incadrarii in termen si in bugetul alocat pentru un contract.

Recomandare

Crearea unei baza de date cu contractele de reparatii si de achizitii, cu responsabilii de urmarirea derularii respectivelor contracte     si stadiul in care se afla respectivul contract.

Aprovizionare

Contracte cu furnizorii

Observatie

Achizitia produselor si serviciilor cu o valoarea mai mica de 10.000 euro, care nu intra sub incidenta Ordonantei 34/2006 (deci nu sunt necesare licitatii publice), se achizitioneaza pe baza de comanda ferma. Nu exista contracte incheiate cu nici unul din acesti furnizori.

Risc

Lipsa unor contracte incheiate cu furnizorii agreati pentru anumite servicii, lucrari si produse, ceea ce se poate traduce prin achizitii necontrolate de la furnizori din piata, se poate concretiza in pierderea unor conditii comerciale preferentiale, care se pot concretiza in reducerea cheltuielilor sau eficientizarea timpului de raspuns al furnizorilor.

Recomandare

Analiza de oferte pe tipuri de servicii, lucrari, produse si stabilirea unei liste cu furnizorii agreati, negocierea unor conditii comerciale favorabile celor general valabile in piata si incheiarea de contracte fara a stabili o valoarea a comenzii impusa Administratiei Porturilor Maritime Constanta.

Contracte

Termen de expirare contract

Observatie

Pentru contractele de inchiriere, asociere, utilizare domeniu portuar, concesiune, utilizare infrastructura nu este o evidenta a termenului la care se emit facturi si a termenului de expirare valabilitate contract.

Risc

Inregistrarea unor venituri in baza unor contracte a caror perioada de valabilitate s-a incheiat.

Recomandare

Adaugarea in baza de date a termenului de valabilitate a contractelor si setarea sistemului astfel incat sa atentioneze asupra apropierii termenului de expirare, astfel incat reinnoirea contractelor sa fie efectuata fara un efort de timp din partea referentilor care trebuie sa urmareasca fizic continutul fiecarui contract pe care il au alocat.