Fisa de post - Referent import export

DENUMIREA POSTULUI: REFERENT IMPORT-EXPORT

RELAŢII IERARHICE: este subordonat Managerului Import-Export

RELAŢII DE COLABORARE: Cu personalul de executie al firmei, în special cu compartimentele: Marketing-Vânzari, IT, Tehnic, Logistic, Contabilitate-Financiar

RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezinta firma fata de furnizori externi (în probleme de import-export), companii de transport/comisionariat vamal, alte persoane cu care intra în contact în 737d318h interes de serviciu.

ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:

ASIGURĂ APROVIZIONAREA CU MARFĂ DE LA FURNIZORII ALOCAŢI

REZOLVĂ PROBLEMELE APĂRUTE CU TRANSPORTATORII sI COMISIONARII VAMALI

RAPORTEAZĂ REZULTATELE ACTIVITĂŢII DE IMPORT-EXPORT

ATRIBUŢII PRINCIPALE (si sarcini aferente):

1. Asigura aprovizionarea cu marfa de la furnizorii alocati

Se documenteaza asupra datelor contractuale cu furnizorii si aplica procedurile de lucru impuse de acestia

Se documenteaza asupra produselor ce se aprovizioneaza de la furnizorii alocati. În cazul produselor noi, solicita informatii de la responsabilul de produs din departamentul Marketing

Se documenteaza asupra procedurilor specifice de lucru ale firmei si le aplica

Se documenteaza la zi asupra tuturor tipurilor de documente implicate în operatiunile de import-export, regulilor internationale privind transportul de marfuri, conditiile de livrare, conditiile de plata, legislatie vamala româneasca

Proceseaza comenzile interne sosite din programul de gestiune, le transforma în comenzi externe si le transmite la furnizor

Acorda prioritate comenzilor externe importante si urgente

Ataseaza la comanda externa cu preturi speciale acceptul scris primit de la furnizori pentru respectivele preturi si le transmite împreuna la furnizor

Verifica confirmarile primite de la furnizori si le înregistreaza în programul de gestiune în cel mult 48 h

Sesiseaza furnizorul despre orice eroare aparuta în confirmarile primite

Informeaza responsabilul de produs despre eventualele probleme care apar în confirmarile de comanda primite de la furnizori: preturi mai mari decât cele comandate, termene de livrare mai mari decat cele obisnuite, produse neconfirmate din diverse cauze (obsolete, erori de procesare la furnizor etc.), alte numere de cod confirmate decât cele comandate

Contacteaza furnizorul de câte ori este cazul pentru a solicita termene de livrare mai bune decât cele confirmate

Pastreaza legatura cu furnizorii în ceea ce priveste marfurile comandate si nelivrate

Actualizeaza în programul de gestiune orice informatie privind modificarea termenelor de livrare sau a preturilor confirmate initial

Solicita, primeste, verifica si înregistreaza în programul de gestiune informatiile despre livrarea produselor comandate

Solicita furnizorului comanda de ridicare de produse în cazul livrarilor EXW, transmite comanda transportatorului agreat si anunta superiorul ierarhic în vederea negocierii tarifului de transport

Informeaza operatorul de vama despre livrare si, daca este cazul, solicita acestuia efectuarea calculului de taxe vamale (în cazul în care referentul este în posesia facturii externe cu destinatar firma)

Traduce facturile ce însotesc marfurile (daca este cazul) si se asigura ca documentele de vamuire sunt complete si corecte

Informeaza superiorul ierarhic si responsabilul Zone Libere despre livrarile produselor comandate, în cazul în care destinatarul este Firma-Punct de lucru Zona Libera

Înregistreaza în programul de gestiune informatiile despre sosirea marfurilor în vama si finalizarea vamuirii

Înregistreaza factura externa în programul de gestiune, în fisierele specifice

Urmareste, înregistreaza si avizeaza plata facturilor externe

Urmareste concordanta între situatia contului furnizorului, cea primita de la furnizor si cea înregistrata în contabilitatea firmei. Informeaza si rezolva discrepantele între cele trei situatii ale contului

Urmareste primirea notelor de credit ce rezulta din procedurile pe care le initiaza si finalizeaza

Primeste, înregistreaza, aloca si informeaza despre notele de credit primite de la furnizor

Transmite copii ale notelor de credit catre responsabilul de produs, Managerului financiar si compartimentului Contabilitate

Primeste si înregistreaza DVI-urile (implicit, sosirea marfurilor în magazie) în programul de gestiune

Înregistreaza si îndosariaza DVI-urile originale în dosarele existente la compartimentul Financiar

Informeaza superiorul ierarhic despre posibile viitoare situatii de blocare a contului la furnizori si cauzele acestora

Transmite la compartimentul Financiar facturile proforma si solicita plata lor în avans

Obtine de la furnizorii alocati diverse certificate solicitate de departamentul Marketing

Completeaza documentele necesare obtinerii licentelor de import (când e cazul)

Înregistreaza în programul de gestiune platile efectuate de compartimentul Financiar

Preia atributii specifice Managerului import, la solicitarea acestuia

Raporteaza saptamânal superiorului ierarhic situatia aprovizionarii cu marfa de la furnizorii alocati

Pastreaza documentele justificative si registrele

Înlocuieste temporar Managerului import de câte ori este solicitat

2. Rezolva problemele aparute cu transportatorii si comisionarii vamali

Se informeaza la transportatorii/comisionarii vamali asupra datelor de sosire a mijloacelor de transport

Rezolva orice problema legata de documentele însotitoare ale marfurilor (împreuna cu transportatorii/comisionarii vamali, furnizorii si operatorii de vama)

3. Raporteaza rezultate ale activitatii de import-export

Înregistreaza informatiile necesare în programul de gestiune

Înregistreaza situatia achizitiilor de la furnizor în programul de gestiune

Prezinta superiorului ierarhic rapoarte de specialitate (la solicitarea acestuia)

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:

Legat de activitatile specifice, raspunde de:

Cunoasterea datelor contractuale cu furnizorii alocati si aplicarea procedurilor de lucru impuse de acestia

Cunoasterea produselor specifice furnizorilor alocati

Cunoasterea procedurilor specifice de lucru impuse în firma

Cunoasterea în detaliu a tuturor tipurilor de documente implicate în operatiunile de import-export

Cunoasterea regulilor internationale privind transportul de marfuri, conditiile de livrare, conditiile de plata

Cunoasterea legislatiei vamale românesti

Procesarea corecta si transmiterea la timp a comenzilor externe

Înregistrarea în timp util a informatiilor despre confirmarile de comanda externa, expeditii pe drum, factura externa si sosirea în magazie

Încadrarea comenzilor în termenele de livrare estimate

Ridicarea în timp util a marfurilor de la furnizor (în cazul livrarilor EXW)

Calitatea înregistrarilor în fisierele de lucru ale compartimentului Import

Concordanta între situatia personala a conturilor si situatia furnizorului, respectiv a compartimentului Contabilitate

Primirea notelor de credit initiate si finalizate

Informarea la timp a superiorului ierarhic despre situatii de blocare a contului

Transmiterea în timp util a proformelor în vederea platii în avans

Obtinerea la timp a diverselor certificate de la furnizorii alocati

Solutionarea eficienta a problemelor cu documentele de vama

Calitatea si prezentarea la termenele solicitate a rapoartelor de import-export

Calitatea activitatii de import-export pe care o presteaza

Pastrarea documentelor justificative/registrelor în cadrul compartimentului cf. normelor în vigoare

Legat de disciplina muncii, raspunde de:

Îmbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate

Pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma

Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei

Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru

Adopta permanent un comportament în masura sa promoveze imaginea si interesele firmei

Se implica în vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma

Aprobat,   

Director General Titular de post DRU Director Departament

Data Dat Data Data

SPECIFICAŢIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: medii (superioare economice, specializarea Comert Exterior constituie un avantaj)

CURSURI DE PREGĂTIRE: Legislatie vamala

EXPERIENŢA:

ÎN SPECIALITATE: minim 2 ani

PE POST: preferabil 1 an

CUNOsTINŢE NECESARE:

Cunoasterea în detaliu a tuturor tipurilor de documente implicate în operatiunile de import-export

Cunoasterea regulilor internationale privind transportul de marfuri, conditiile de livrare, conditiile de plata

Cunoasterea legislatiei vamale românesti

Cunostinte solide de comert international

Cunostinte bune de operare PC (MS Office)

Limba engleza - nivel mediu/avansat (vorbit, scris, citit)

Cunostinte primare de operatiuni si documente financiar-contabile

APTITUDINI sI DEPRINDERI NECESARE:

Aptitudine generala de învatare

Aptitudini de comunicare si de negociere

CERINŢE DE EXERCITARE:

Inteligenta de nivel superior

Atentie concentrata

Spirit organizatoric

Echilibru emotional

Capacitatea de a evalua si a lua decizii prompte

Capacitatea de a lucra cu oamenii

Rezistenta mare la stres

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: responsabil, conformist, ordonat, eficient, practic (preferinta pt. activitatile ordonate, supuse regulilor, cu informatii scrise sau numerice si proceduri neambigue, paralel cu placerea pentru lucrul cu oamenii si orientarea catre atingerea obiectivelor organizationale).