ETAPELE PRINCIPALE ALE IMPLEMENTARII SMQ - SC CONSULT SRL-
Mobil: 0752 116xxx, E-mail: office@donauconsult.ro.
Conducatorul organizatiei: Wolfgang Klaar – Director General, 0742 xxx xxx;
Reprezentantul managementului: Alina Pata, Project Manager, 0723 xxx xxx
CONSULT SRL a fost infiintata in anul 2002 de catre Wolfgang Klaar. Obiectul principal de activitate al companiei este Consultanta in management. In cadrul firmei exista in prezent doua departamente: unul de recrutare resurse umane si executive search si unul de consultanta financiara.
Wolfgang Klaar si-a inceput activitatea in domeniul resurselor umane inca din 1996 lucrand in companii multinationale de renume in Europa si conduce in prezent Departamentul de Recrutare din CONSULT.
Departamentul de Consultanta Financiara este condus de Daniela Pata cu experienta vasta in domeniul financiar.
Activitatea pe coduri CAEN:
|
Cod CAEN |
Activitati pe acest cod |
|
|
Activitati de consultanta pentru afaceri si management |
|
|
Activitati ale agentiilor de plasare a fortei de munca |
Activitatea principala in SC CONSULT SRL este aceea de consultanta in domeniul resurselor umane si de consultanta financiara.
Consultanta HR
Executive Search
Recrutare si selectie
Evaluare personal
Outplacement
Consultanta Financiara
Consultanta fiscala si financiara
Comprehensive Investor’s Service
Accesare de fonduri structurale UE
CONSULT actioneaza in principal pe piata romaneasca.
Tehnologia pe care o utilizam este una moderna, in concordanta cu standardele unei companii de recrutare de nivel international, fiind permanent la curent cu noile aparitii pe piata referitoare la noi metode de selectie si recrutare.
Personalul executant este bine pregatit.
Strategia CONSULT este de a-si maximiza veniturile prin oferirea de servicii de recrutare si de consultanta financiara responsabile, care sa indeplineasca cerintele si asteptarile clientilor sai.
Ne desfasuram activitatea la cele mai inalte standarde de securitate si integritate
Oferim servicii sigure si responsabile
Cautam excelenta in tot ceea ce intreprindem
Lucram in echipa.
CONSULT se deosebeste de concurenta prin preturi – calitate maxima la preturi accesibile pentru piata romanesca.
Puncte tari:
Garantie pentru serviciile oferite
Mijloacelor moderne de cautare si selectie
Baza de date formata de-a lungul a 6 ani de activitate
Personal de conducere si de executie cu experienta in domeniul HR si financiar
Experienta acumulata in urma contractelor de recrutare incheiate cu 2 dintre cei mai mari jucatori de pe piata romaneasca: Petrom/OMV si BCR.
Puncte slabe:
Notorietate scazuta a unor servicii datorata lipsei unei campanii de publicitate
Intensificarea concurentei pe piata recrutarii de resurse umane
Activitatea curenta a societatii este condusa de Directorul General.
Organizarea, atributiile si responsabilitatile managementului din cadrul SC CONSULT SRL sunt definite prin Statutul organizatiei, fisele de post, deciziile conducerii societatii.
Structura organizatorica detaliata a SC CONSULT SRL este prezentata in organigrama aprobata de catre conducerea organizatiei si care poate fi pusa la dispozitia factorilor interesati pentru consultare, precum si prin fisele de post aprobate de Directorul General.
Responsabilitatile si autoritatea sunt definite pentru toate persoanele care: initiaza actiuni de prevenire a aparitiei neconformitatilor, identifica si inregistreaza problemele legate de neconformitati, initiaza, recomanda sau furnizeaza solutii, verifica solutiile aplicate, controleaza programa analitica de instruire, infrastructura si versiunile software precum si nivelul profesional dupa livrarea serviciilor prin testare-examinare-evaluare a cunostintelor si abilitatilor dobandite in urma instruirii, controleaza rezolvarea produsului sau serviciului neconform pana cand deficienta este corectata.
Pentru a asigura o functionare eficace si eficienta a SMC, conducerea SC CONSULT SRL a identificat cerintele referitoare la verificare-resurse-personal, inclusiv la desemnarea personalului instruit pentru activitatile de management, de executie si de verificare, precum si pentru auditurile interne ale calitatii.
Activitatea de conducere a SMC este realizata de Responsabilul cu Managementul Calitatii, numit prin decizia Directorului General.
a). Evolutia cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani
rata solvabilitatii (Rs):
Rs = Activ total/Datorii totale
Rs = 6,023,442 RON/1,241,947 RON
Rs = 4.85
Se apreciaza ca valoarea ratei solvabilitatii este buna (Rs>1,5). Astfel, firma are capacitatea de a isi achita la scadenta obligatiile banesti, atat cele imediate, cat si cele indepartate.
CONSULT SRL are un numar de 9 de angajati cu carte de munca, dintre care 7 au studii superioare. Varsta medie a personalului este de 32 de ani, aceasta ofera flexibilitate in ceea ce priveste acumularea de noi metode si tehnici de lucru. Organigrama este adecvata cu necesitatile reale ale firmei analizate, avand:
1 Director General, Wolfgang Klaar
1 Director Economic, Daniela Pata
1 Project Manager, Alina Pata
1 Director Vanzari, Mircea Pata
1 Contabil, Irina Balan
1 Office Manager, Camelia Radu
1 Asistent Executiv, George Simionov
2 Consultanti, Anca badilas si Andreea Istrati
Stilul de conducere adoptat este de comunicare intre toate nivelele, avand loc lunar o sedinta unde se discuta toate problemele, cautandu-se solutii viabile.
In urma evaluarii s-a observat o atitudine de multumire in randul personalului, in ceea ce priveste atat salariul obtinut cat si conditiile de munca; de asemenea societatea are grija ca abonamentele de transport sa fie decontate la timp in fiecare luna. Exista stimulari ale personalului prin prime, decontari, traininguri, bonuri de masa, etc.
a) Evolutia si cauzele intrarilor si iesirilor de salariati in ultimii 3 ani
|
Anul |
|
|
|
|
Numar salariati |
|
|
|
b) Dimensiunea potentialului uman
numarul mediu de salariati (cu contract de munca):
|
NUMAR MEDIU DE SALARIATI |
|
|
Ns |
|
c) Structura resurselor umane
dupa vechimea in intreprindere:
|
VECHIME |
|
|
NR |
|
|
Pana la 1 an |
|
|
Intre 1 si 3 ani |
|
|
Peste 5 ani |
|
|
TOTAL |
|
dupa varsta:
|
VARSTA |
|
|
NR |
|
|
Pana in 25 ani |
|
|
Intre 25 si 35 ani |
|
|
Intre 35 si 45 ani |
|
|
Peste 45 ani |
|
|
TOTAL |
|
dupa nivelele de pregatire profesionala:
|
PREATIRE PROFESIONALA |
|
|
NR |
|
|
STUDII SUPERIOARE |
|
|
STUDII MEDII |
|
|
TOTAL |
|
Situatia neta (SN):
SN = Activ total – Datorii totale
SN = 6,023,442 RON - 1,241,947 RON
SN = 4,781,495 RON = Capitaluri Proprii
Auditul de preevaluare consta in analiza documentatiei referitoare la metodele utilizate de catre cel auditat pentru satisfacerea cerintelor sistemului calitatii. Principalul document analizat este manualul calitatii, sau un document echivalent cu acesta.
3.Stabilirea RMC si a responsabililor cu calitatea pe principalele compartimente
3.1. Directorul General numeste prin decizie RMC, investindu-l cu autoritatea necesara pentru:
a se asigura ca procesele necesare sistemului de management al calitatii sunt stabilite implementate si mentinute;
a raporta managementului de la cel mai inalt nivel despre functionarea SMC si despre o necesitate de imbunatatire;
a se asigura ca este promovata in cadrul organizatiei constientizarea referitoare la cerintele clientului.
3.2. Responsabilitatea RMC include si relatia cu parti externe in chestiuni legate de sistemul de management al calitatii.
3.3.1. Managementul SC CONSULT SRL asigura definirea si implementarea unui proces eficace de comunicare a politicii referitoare la calitate, a cerintelor, obiectivelor si rezultatelor referitoare la calitate.
3.3.2. Transmiterea acestor informatii contribuie la imbunatatirea performantei organizatiei si duce la implicarea directa a personalului in indeplinirea obiectivelor declarate ale calitatii.
3.3.3. In scopul implicarii reale a personalului, managementul incurajeaza in mod activ feedback-ul si comunicarea intre persoane.
3.3.4. Activitatile de comunicare includ:
comunicarile curente din zonele de lucru;
intruniri de informare ale echipelor;
supravegherea atitudinii angajatilor
comunicarea coordonata de management;
informarea la nivelul colectivelor si alte sedinte de analiza a realizarilor;
panouri de afisare, buletine informative etc.;
suport media electronic si audio-vizual.
4.1. Procedura se aplica Directorului General al CONSULT SRL.
4.2. Directorul general al organizatiei care desfasoara activitati ce pot influenta calitatea serviciilor realizate de SC CONSULT SRL trebuie sa fie competent din punct de vedere al studiilor, instruirii, abilitatilor necesare si experientei adecvate.
5.3. Informatiile referitoare la nivelul competentei necesare sunt prezentate in Fisa de post aferenta fiecarei functii din organigrama.
Principalele tipuri de instruiri din cadrul SC CONSULT SRL sunt:
instruiri profesionale - pentru a se obtine calificari specifice si a se mentine si imbunatati nivelul profesional necesar realizarii sarcinilor;
instruiri in domeniul managementului calitatii;
instruiri in domeniul protectiei/securitatii muncii si paza contra incendiilor;
instruiri de informare - pentru a se asigura constientizarea personalului referitor la natura si importanta sarcinilor desfasurate.
5.1. Procedura se aplica pentru intreg personalul angajat din cadrul SC CONSULT SRL care desfasoara activitati cu impact asupra calitatii serviciilor realizate de catre organizatie.
5.2. Personalul angajat al organizatiei care desfasoara activitati ce pot influenta calitatea serviciilor realizate de SC CONSULT SRL trebuie sa fie competent din punct de vedere al studiilor, instruirii, abilitatilor necesare si experientei adecvate.
5.3. Informatiile referitoare la nivelul competentei necesare sunt prezentate in Fisa de post aferenta fiecarei functii din organigrama.
5.4. Fisele de post intocmite de RMC impreuna cu sefii de compartimente si aprobate de Directorul General, contin informatii referitoare la:
studii necesare ocuparii postului;
experienta necesara (vechime in functii similare);
cunostinte/calificari specifice necesare, dobandite prin instruiri si perfectionari;
abilitati necesare, daca este cazul;
responsabilitati si atributii.
Planificarea instruirii. Tipuri de instruiri.
5.5.1. In functie de informatiile din Fisele de post, de necesitatile identificate de sefii de departamente si de ofertele primite de la organizatiile externe de instruire, DG planifica activitatile de instruire astfel incat nivelul necesar de cunostinte teoretice si deprinderi practice sa fie mentinut si imbunatatit.
5.5.2. Planificarea instruirilor se documenteaza in Programul anual de instruire care contine urmatoarele informatii:
perioada de instruire planificata;
tematicile de instruire;
categoriile de personal/functiile care vor fi instruite;
organizatiile de instruire/lectorii (in cazul instruirilor interne);
data realizarii efective a instruirilor.
5.5.3. Principalele tipuri de instruiri din cadrul SC CONSULT SRL sunt:
instruiri profesionale - pentru a se obtine calificari specifice si a se mentine si imbunatati nivelul profesional necesar realizarii sarcinilor;
instruiri in domeniul managementului calitatii;
instruiri in domeniul protectiei/securitatii muncii si paza contra incendiilor;
instruiri de informare - pentru a se asigura constientizarea personalului referitor la natura si importanta sarcinilor desfasurate.
5.6. Efectuarea, inregistrarea si evaluarea eficacitatii instruirilor
5.6.1. Persoanele desemnate sa efectueze instruirea (lectorii) elaboreaza tematicile de instruire, convoaca personalul care va asista la curs si se ocupa de desfasurarea instruirii in conditii optime.
5.6.2. Dupa incheierea instruirii, lectorul completeaza o Fisa de instruire in care inscrie numele persoanelor care au fost instruite, tematica instruirii si rezultatele instruirii.
5.6.3. In cazul in care instruirea se finalizeaza cu teste de verificare, rezultatele obtinute de persoanele instruite sunt atasate la Fisa de instruire si se pastreaza la RMC.
5.6.4. In cazul instruirilor efectuate in exterior, persoanele instruite transmit RMC inregistrarile referitoare la participarea/absolvirea cursurilor de instruire respective. Modalitatile de testare finala, la incheierea fiecarui curs de instruire se stabileste de catre lector si se poate concretiza in: discutii si intrebari si/sau teste scrise. Astfel, se evalueaza nivelul de cunostinte insusite de persoanele care au participat la cursul de instruire. Rezultatele obtinute, inclusiv eficacitatea instruirii, sunt inscrise in Fisa de instruire.
6.1. In cadrul SC CONSULT SRL sunt definite procesele referitoare la relatia cu clientii organizatiei, pentru identificarea:
cerintelor specificate de catre client;
cerintelor nespecificate de client, dar necesare pentru utilizarea specificata sau intentionata, atunci cand aceasta este cunoscuta;
cerintelor legale si de reglementare referitoare la serviciu;
oricaror altor cerinte suplimentare.
6.2. Procesele stabilite se refera si la analiza cerintelor referitoare la serviciu, efectuata inainte de angajamentul organizatiei de a livra un serviciu clientului (prin transmiterea de oferte, acceptarea unor contracte sau a unor comenzi, acceptarea modificarii contractelor sau comenzilor), pentru a se asigura ca cerintele referitoare la serviciu sunt definite.
Se face de catre organismele de certificare, ASRO (Asociatia de Stantardizare din Romania), alte organisme abilitate. Asociatia de Standardizare din Romania este organismul privat de interes public, care constituie cadrul organizatoric si de desfasurare a activitatii de standardizare nationala in Romania. ASRO repezinta Romania in procesul de standardizare internationala prin coordonarea activitatii nationale, organizarea schimbului de informatii referitoare la standardizare avand astfel un rol important in dezvoltarea economica si optimizarea firmelor romanesti pe piata nationala, europeana si internationala.
Scolarizarea presupune participarea la cursurile acestor organisme, insumand 40 de ore, in care se predau elemente de teorie si se prezinta studii de caz.
In urma absolvirii acestui curs participantii primesc un certificat de auditor intern, valabil trei ani,dupa care trebuie sa fie recertificat.
Pentru a obtine certificatul de auditor extern mai trebuie sa participe la cinci contracte de certificare,intr-un organism de certificare, sub indrumarea unui membru al acestuia.
8.1.2. Documentatia SMC cuprinde:
Declaratia privind politica referitoare la calitate;
Manualul Calitatii;
Proceduri documentate;
Documentele necesare pentru a se asigura de planificarea, operarea si controlul eficace ale proceselor;
Inregistrarile calitatii.
8.1.3. In scopul asigurarii unei documentatii care sa satisfaca necesitatile si asteptarile partilor interesate, se au in vedere:
cerintele contractuale ale clientilor;
standardele si normele nationale si internationale adoptate;
cerintele legale si de reglementare relevante;
deciziile emise de management;
sursele de informatii externe, relevante pentru dezvoltarea competentelor organizatiei;
informatii referitoare la cerintele si asteptarile clientilor.
Procedurile documentate ale SMC formeaza documentatia de baza folosita pentru planificarea si administrarea activitatilor ce influenteaza calitatea. Procedurile descriu (cu gradul de detaliere necesar pentru controlul adecvat al activitatilor implicate) responsabilitatile, autoritatile si interdependente personalului care conduce, efectueaza, verifica sau analizeaza lucrari care influenteaza calitatea, modul in care sunt efectuate activitatile, documentele si inregistrarile care se folosesc si metodele de control care se aplica.
1) Prezentare generala
8.3.1. Manualul Calitatii este un document oficial care prezinta Politica referitoare la calitate si descrie structura SMC propriu si modul in care acesta raspunde cerintelor SR EN ISO 9001:2001, pentru a obtine si asigura calitatea produselor si serviciilor la nivelul asteptarilor clientilor.
8.3.2. MC-01 face referire la procedurile documentate stabilite si prezinta procesele organizatiei si interactiunea dintre acestea.
8.3.3. Prezentul manual este specific activitatii consultanta in management, recrutare si selectie personal si evaluare financiara (domeniu de activitate definit in Statutul Organizatiei).
8.3.4. MC-01 este documentul de referinta pentru auditarea SMC.
8.3.5. Scopul prezentului manual este de a furniza clientilor organizatiei informatiile esentiale care stau la baza conceptului de Management al Calitatii specific SC CONSULT SRL
8.3.6. MC-01 este elaborat si aplicat pentru urmatoarele scopuri fara a se limita la acestea: comunicarea politicii in domeniul calitatii si a organizarii SC CONSULT SRL, descrierea Sistemului de Management al Calitatii adoptat de SC CONSULT SRL, asigurarea continuitatii SMC si a conditiilor acestuia in timpul modificarii circumstantelor; instruirea personalului cu privire la conditiile referitoare la SMC, prezentarea SMC pentru scopuri externe (documentarea conformitatii cu SR EN ISO 9001), demonstrarea conformitatii SMC in situatii contractuale.
8.3.7. Manualul Calitatii este documentul care defineste strategia de management al calitatii in cadrul SC CONSULT SRL si are drept scop sa asigure, prin indeplinirea corecta si integrala a tot ceea ce este necesar si prevazut, ca si prin stabilitatea a tot ce se indeplineste, confirmarea si verificarea calitatii produselor livrate si serviciilor prestate, depistand si eliminand eventualele abateri constatate si generand actiunile de corectie necesare.
8.3.8. MC-01 se adreseaza managementului organizatiei, specialistilor si celorlalti salariati ai SC CONSULT SRL, precizand obiectivele necesare sincronizarii eforturilor de formare si utilizare a unei conceptii moderne si unitare privitoare la realizarea calitatii.
8.3.9 MC-01 prezinta, de asemenea, corespondenta dintre elementele SMC din SR EN ISO 9001 si procedurile aplicabile activitatilor specifice SC CONSULT SRL.
2) Gestionarea MC
a) Elaborarea MC-01
8.3.10. Manualul este elaborat de catre un consultant extern, verificat si aprobat de Directorul General.
8.3.11. Data intrarii in vigoare se stabileste cu ocazia aprobarii.
b) Structura MC-01
8.3.12. Manualul este alcatuit din 9 capitole, notate cu cifre arabe, care contin subcapitole.
8.3.13. Subcapitolele sunt identificate printr-un grup de 2 cifre, din care prima reprezinta capitolul si a doua pozitia curenta a subcapitolului. Titlurile paragrafelor sunt identificate printr-un grup de 3 cifre, din care prima reprezinta capitolul, a doua pozitia curenta a subcapitolului iar a treia pozitia curenta a titlului paragrafului respectiv.
c) Difuzarea/retragerea MC-01
8.3.14. Manualul se difuzeaza intr-una din variantele:
- document controlat;
- document necontrolat.
8.3.15. Pentru varianta controlata se intocmeste Lista de difuzare/retragere care se aproba de Directorul General o data cu aprobarea manualului
8.3.16. Posesorul copiei MC semneaza pe Lista de difuzare/retragere la primirea acesteia. Fiecare copie difuzata in mod controlat va avea un numar identic cu numarul corespunzator din Lista de difuzare/retragere.
8.3.17. Originalul MC se pastreaza ca exemplar martor de catre RMC, care mentine o evidenta a evolutiei in timp a acestuia.
8.3.18. Retragerea copiilor manualului sau ale sectiunilor acestuia se face, pe baza Listei de difuzare/retragere, cu ocazia revizuirii sau reeditarii manualului.
8.3.19. Exemplarele din MC difuzate in cazul ofertelor sau la solicitarea clientilor, pentru care nu este prevazut controlul modificarilor, sunt identificate clar prin inscrierea pe fiecare pagina a mentiunii „DOCUMENT NECONTROLAT”.
d)Revizuirea MC-01
8.3.20. Revizuirea oricarei pagini dintr-un capitol conduce la indexarea numarului reviziei manualului. Revizia se evidentiaza pe pagina de garda, in Lista de evidenta revizii, in Lista continut revizii si pe pagina revizuita.
8.3.21. Modificarile vor fi puse in evidenta pe pagina modificata cu o linie verticala trasata in dreaptul paragrafului modificat.
8.3.22. Pentru copiile controlate din exteriorul organizatiei, se transmite MC revizuit, urmand ca posesorul copiei sa restituie in interval de maximum 30 de zile documentul inlocuit; in caz contrar documentul se scoate de sub control si se notifica acest lucru posesorului.
8.3.23. Anual sau ori de cate ori este necesar, manualul este analizat si, daca este cazul, actualizat.
8.3.24. Reeditarea MC-01 este stabilita de RMC , hotarare ce va fi luata ca urmare:
a unui numar mare de modificari sau dupa efectuarea a cinci revizii;
a unor schimbari esentiale ale structurii organizatorice sau ale standardului de referinta.
8.4.1. Descrierea acestui element de sistem se regaseste in procedura PES-01 „Controlul documentelor”.
8.4.2. Procedura are drept scop stabilirea metodelor de control al tuturor documentelor si datelor interne ale organizatiei, precum si a celor de provenienta externa.
8.4.3. Procedura defineste metodele de control necesare pentru:
a aproba documentele, inainte de emitere, in ceea ce priveste adecvarea acestora;
a analiza, actualiza daca este cazul, si a reaproba documentele;
a se asigura ca sunt identificate modificarile si stadiul revizuirii curente a documentelor;
a se asigura ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare;
a se asigura ca documentele raman vizibile si identificabile cu usurinta;
a se asigura ca documentele de provenienta externa sunt identificate iar distributia lor este controlata;
a preveni utilizarea neintentionata a documentelor perimate si a le aplica o identificare adecvata daca sunt pastrate pentru orice alt scop.
8.4.4. Controlul documentelor include documentele SMC, specificatiile si standardele referitoare la calitate, documentele externe, documentele si/sau inregistrarile aferente aprovizionarii, livrarii si verificarii serviciului, documentele specifice activitatilor financiar-contabile, de evidenta a contractelor si de evidenta a personalului.
8.5.1. Descrierea acestui element SMC se regaseste in procedura PES-02 „Controlul inregistrarilor calitatii”:
8.5.2. Procedura are drept scop stabilirea si mentinerea unui sistem unitar pentru identificarea, colectarea, indexarea, accesul, indosarierea, arhivarea, pastrarea si eliminarea inregistrarilor calitatii, asigurandu-se ca:
a) inregistrarile calitatii sunt pastrate pentru demonstrarea conformitatii cu cerintele si a functionarii eficace a Sistemului de Management al Calitatii;
b) toate inregistrarile calitatii sunt lizibile, arhivate si pastrate astfel incat sa fie regasite prompt, sa se previna deteriorarea, distrugerea sau pierderea lor;
c) inregistrarile calitatii sunt protejate impotriva accesului neautorizat si impotriva modificarilor necontrolate atunci cand se cere prin contract;
d) inregistrarile calitatii sunt disponibile pe o perioada stabilita, in vederea evaluarii lor de client sau de reprezentantul acestuia;
e) in stabilirea termenului de pastrare a inregistrarilor calitatii, se iau in considerare reglementarile legale si, in lipsa acestora, aspectele referitoare la raspunderea juridica asupra produsului sau serviciului si la legalitatea modalitatilor de arhivare.
8.5.3. Procedura se aplica in cadrul tuturor compartimentelor care au activitati ce implica inregistrari ale calitatii si acopera toate inregistrarile calitatii, rezultate din activitatile efectuate in cadrul compartimentelor care participa la realizarea serviciilor SC CONSULT SRL, conform cerintelor standardului de referinta.
Prin sistem de management al calitatii intelegem un mod de administrare/ gestionare a organizatiei care determina un grad sporit de satisfactie pentru toate partile interesate de aceasta.
O organizatie care lucreaza in cadrul unui sistem de management al calitatii se apreciaza ca este 'orientata catre calitate'.
Existenta si dezvoltarea unei astfel de organizatii este subordonata necesitatii de a aduce multumire tuturor partilor interesate de rezultatele organizatiei, in functie de puterea de care dispun aceste parti (prin parti interesate intelegem: asociat/ actionar; furnizor, personal, Stat etc.).
O organizatie poate demonstra ca isi desfasoara activitatile in cadrul unui sistem de management al calitatii daca confirma ca are o serie de norme/ reguli de buna practica (intr-o anumita masura, documentate) si, de asemenea, daca exista suficiente dovezi obiective ale aplicarii acestor norme/ reguli de buna practica.
Pentru a se putea aprecia orientarea catre calitate a organizatiei, masura in care lucreaza in cadrul unui sistem de management al calitatii, s-au dezoltat o serie de standarde (din familia ISO 9000). Standardele din familia ISO 9000 contin o serie de cerinte referitoare la managementul calitatii si se constituie ca referentiale ale aprecierii orientarii catre calitate a organizatiei.
O organizatie poate decide sa-si dezolte un sistem de management al calitatii conform standardelor din familia ISO 9000. Daca isi configureaza sistemul de management urmarind cerintele standardului ISO 9001:2008, precum si a celorlate standarde asociate (din familia ISO 9000) putem spune ca 'organizatia si-a configurat un sistem de management al calitatii conform ISO 9001:2008'.
Confirmarea oficiala a faptului ca organizatia are un sistem de management al calitatii conform standardului ISO 9001:2008 se realizeaza prin emiterea unui document numit popular 'Certificat ISO 9001'.
'Certificatul ISO 9001', emis de un organism specializat, este un document pe care organizatia poate sa-l prezinte tertilor (in cazul licitatiilor, cu alte ocazii) si care confirma orientarea catre calitate a organizatiei, confirma existenta si functionarea sistemului de management din cadrul acesteia. Astfel, prin simpla prezentare a 'Certificatului ISO 9001' organizatia poate furniza suficienta incredere in ceea ce priveste angajamentele pe care si le-a luat.
Standardul ISO 9001:2008 cuprinde cerinte referitoare la diverse procese desfasurate in cadrul organizatiei (cum ar fi procesele de: proiectare, marketing, productie, furnizarea de servicii, desfacere, aprovizionare, tratarea neconformitatilor etc.).
In urma analizei modului cum fiecare cerinta a standardului ISO 9001:2008 poate sa fie respectata de organizatie, se stabilesc o serie de reguli/norme de buna practica. Unele dintre norme/reguli se documenteaza, formand asa numita „documentatie a sistemului de management al calitatii” – Manualul calitatii, procedurile calitatii, fise de post, instructiuni specifice etc.).
De asemenea, prin aplicarea regulilor/normelor stabilite in conformitate cu cerintele standardului ISO 9001:2008 apar dovezi de buna practica – dovezi care pot fi sub forma unor inscrisuri (dovezi scrise) sau sunt vizibile direct in spatiile unde se produc (dovezi la fata locului).
Existenta unui sistem de management al calitatii poate fi confirmata prin 'documentatia sistemului de management al calitatii' si prin furnizarea de suficiente dovezi ca normele/regulile stabilite conform ISO 9001:2008 sunt aplicate corespunzator
Existenta sistemului de management al calitatii poate avea implicatii pozitive asupra tuturor componentelor sistemului de management (informational, organizatoric, decizional, uman si metodologic – managerial) in conditiile in care structura de management a organizatiei este direct implicata in acest demers si exista o coordonare calificata a proiectului – in special prin participarea de experti in management general si in managementul calitatii.
11. Auditul intern
11.1. Efectuarea auditului
11.1.2. Auditul se executa conform Planului de audit si cuprinde urmatoarele etape:
a) Reuniunea de deschidere a auditului;
b) Derularea auditului;
c) Concluziile la inchiderea auditului.
Reuniunea de deschidere.
11.1.3. Obiectivul este de a prezenta scopul auditului si stabilirea unui sediu al echipei de audit. La Reuniunea de deschidere participa auditorul si persoanele cu responsabilitati directe in domeniul auditat.
Examinarea propriu-zisa
11.1.4. In timpul auditului, auditorul colecteaza dovezi obiective privind activitatea auditata, prin: interviuri, examinarea documentelor si inregistrarilor, observarea activitatilor din zonele auditate.
11.1.5. Auditorul identifica si consemneaza neconformitatile in raport cu conditiile specifice ale standardului de referinta si ale documentelor SMC aplicabile.
11.1.6. Dupa efectuarea vizitelor in zonele auditate, auditorul completeaza Rapoartele de neconformitate si incadreaza neconformitatile astfel:
Neconformitati - neconformitati care impiedica functionarea SMC:
neaplicarea documentelor SMC;
neprocedurarea unor activitati care influenteaza calitatea produselor;
absenta resurselor necesare desfasurarii activitatilor conform documentelor SMC;
repetarea unor neconformitati minore.
Observatii - neconformitati care nu impiedica functionarea SMC:
abateri de la anumite prevederi ale documentelor SMC;
prevederi incomplete ale documentelor SMC;
inregistrari incomplete;
resurse insuficiente.
erori sau neconcordante ale documentelor SMC care acopera un domeniu de activitate.
11.1.7. Responsabilitatea auditorului este de a identifica neconformitatile.
11.1.8. Toate observatiile/neconformitatile evidentiate sunt clar si precis documentate pe baza de dovezi obiective. Dovezile se obtin prin:
discutii;
examinarea documentelor;
observarea activitatilor si situatiilor.
11.1.9. Observatiile se aduc la cunostinta Reprezentantului Managementului pentru Calitate, la sfarsitul fiecarei zile de audit.
Sedinta de inchidere (Reuniunea finala)
11.1.10. La sfarsitul auditului, inainte de pregatirea raportului, echipa de audit prezinta conducerii observatiile rezultate din timpul auditului, pentru a se asigura ca sunt intelese in mod clar concluziile auditului.
11.1.11. Reuniunea finala se programeaza in Planul de audit.
11.2.1. Raportul de audit contine referiri clare la obiectivul auditului, scopul acestuia, constatari, rapoarte de neconformitate, aspecte pozitive constatate, concluzii si lista de difuzare.
11.2.2. Pregatirea si difuzarea Raportului precum si activitatile in continuare, ca urmare a actiunilor corective, conform 'Raport de neconformitate'.
Elaborarea raportului de audit.
11.2.3. Raportul de audit se intocmeste de auditor, care raspunde pentru caracterul precis si complet al acestuia.
11.2.4. Raportul de audit contine rezultatele auditului, atat cele neconforme cat si cele conforme.
Difuzarea raportului de audit
11.2.5. Raportul de audit se transmite conducerii si RMC.
11.3.1. Auditatul are responsabilitatea de a initia si a aplica toate actiunile corective necesare pentru a elimina neconformitatile.
11.3.2. Dupa efectuarea actiunilor corective, se re-auditeaza compartimentul in care acestea au fost aplicate. Auditorii care efectueaza auditurile de urmarire sunt aceiasi care au efectuat auditul initial.
11.3.3. In cazul in care nu se programeaza audit de verificare actiuni corective, verificarea implementarii acestora se realizeaza de catre RMC sau auditor, pe baza Planului de actiuni corective aprobat.
11.3.4. Daca auditatul nu are responsabilitate pentru actiunea corectiva, atunci intocmeste impreuna cu RMC Raportul de actiuni corective/preventive.
11.3.5. Auditul este indeplinit atunci cand actiunile corective au fost implementate.
|
