INTRODUCERE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

INTRODUCERE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor acestora in scopul oferirii de produse si servicii specifice.

Managementul proiectelor este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect. Ar putea fi definit ca fiind ansamblul activitatilor interdependente, menite sa asigure derularea unui proiect in conformitate cu planul sau, cu standardele impuse si in limitele bugetului stabilit. Putem afirma ca, fara management, atingerea tuturor obiectivelor proiectului in teremenul stabilit si in limitele de buget, de asemenea , dinainte stabilit, este foarte putin probabila, daca nu chiar imposibila.

Se pune intrebarea: „Ce este proiectul?”   

In literatura de specialitate exista mai multe definitii:   

Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii unicat.

Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea unor elemente precum timpul, costurile si calitatea („tripla constrangere”).

DEX: plan sau intentie de a intreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru

Majoritatea definitiilor au ca element comun faptul ca, un proiect se caracterizeaza prin obiective specifice, care trebuie atinse, conform unui plan, in limita resurselor alocate.

De cele mai multe ori, carateristicile specifice ale unui proiect ies in evidenta prin compararea acestora cu caracteristicile activitatilor curente. Cateva dintre cele mai importante diferente sunt:

Managementul proiectelor se refera la definirea si planificarea, apoi la controlul implementarii si incheierea unui proiect.

De retinut:

Proiectul ca traiectorie

metoda care ne permite sa plecam de la o idee spre actiune, structurand diversele etape ale procesului;

isi propune sa schimbe o stare de fapt a mediului in care se va desfasura;

se desfasoara intr-un anumit context social, spatial si temporal;

are o dimensiune educativa si le permite participantilor sa invete din experienta (“learning by doing”);

este produsul unei activitati colective;

implica un proces de monitorizare si evaluare, pentru a obtine un feedback “idée – actiune”

Proiectul – caracteristici

• are un scop – rezolvarea unei probleme;
• este realist – scopurile trebuie sa fie posibil de indeplinit;
• este limitat in timp si spatiu;
• este complex – implica variate abilitati de planificare si implementare, diversi parteneri si actori;
• este colectiv – derulat de o echipa, implica diversi parteneri si tinteste la binele unei colectivitati;
• este unic – raspuns specific la o problema intr-un context specific;
• este o aventura – implica risc si incertitudine;
• poate fi evaluat – poate fi impartit in obiective masurabile pe baza de indicatori;
• are etape identificabile.

    Ce inseamna managementul proiectelor?

• folosirea cunostintelor, aptitudinilor, mijloacelor si tehnicilor pentru a desfasura activitatile planificate prin proiect, pentru a satisface nevoile si asteptarile grupurilor interesate
• efortul de a planifica, organiza si mobiliza oameni si resurse, care face ca proiectul sa fie fezabil si real

Managementul proiectelor este o stiinta prin faptul ca se bazeaza pe procese si tehnici repetabile pentru a obtine succesul proiectului. Este o arta pentru ca are de-a face cu managementul oamenilor si relatiile dintre ei si necesita utilizarea unor abilitati intuitive in situatii care sunt cu totul unice fiecarui proiect. O buna metodologie de managementul proiectelor furnizeaza cadrul de lucru, procesele, recomandarile si tehnicile necesare pentru a conduce oamenii si a realiza incarcarea acestora cu activitati. O buna metodologie sporeste sansele de a obtine succesul si de aceea, aduce un aport valoric organizatiei, proiectului si managerului de proiect.

FUNCTIILE MANAGEMENTULUI DE PROIECT:

PLANIFICAREA – gandire anticipativa privind etapele ce trebuie strabatute pentru atingerea obiectivelor, care presupune:

stabilirea scopului si a obiectivelor proiectului;

stabilirea activitatilor proiectului;

estimarea necesarului de resurse (resursele sunt rezerve, posibilitati, surse, disponibilitati, mijloace care pot fi valorificate la un moment dat; resursele pot fi financiare, umane, materiale, intelectuale, energetice, de spatiu, de timp, de comunicare etc.);

realizarea planificarii in timp a proiectului;

stabilirea unui plan de monitorizare si evaluare.

ORGANIZAREA – alocarea resurselor proiectului, stabilirea si delimitarea proceselor, tinand cont de planificarea facuta:

stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect, identificarea si repartizarea rolurilor in cadrul echipei de proiect (care se poate face cu ajutorul testului Belbin), stabilirea echipei de proiect, in functie de rolurile ce trebuie acoperite si abilitati, stabilirea relatiilor de autoritate in cadrul echipei de proiect, a limitelor de competenta, si delegare pentru fiecare dintre membri, instruirea membrilor echipei de proiect;

alocarea resurselor materiale si financiare pe activitati.

COORDONAREA ACTIVITATILOR – punerea in practica a celor planificate si armonizarea deciziilor si actiunilor.

CONTROLUL – aprecierea progresului obtinut in efortul de atingere a obiectivelor:

culegerea de date si informatii cu privire la derularea proiectului (monitorizarea) conform planului de monitorizare si evaluare;

evaluarea periodica a proiectului;

adoptarea deciziilor cu privire la eventualele modificari ce trebuie operate in planificare si/ sau organizare.

CONDUCEREA – directionarea oamenilor implicati prin analiza optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor:

analiza optiunilor si adoptarea deciziilor cu privire la exercitarea fiecarei functii;

comunicarea deciziilor catre membrii echipei de proiect

Functiile managementului nu apar, pe parcursul unui proiect, in mod succesiv, incepand cu una dintre functii si terminand cu o alta. Unele functii sunt „activate” in permanenta, altele apar si se repeta cu o anumita ciclicitate, in functie de strategie si de necesitatile aparute (constatate de catre manager)

ABORDARE    INTEGRATA

TRIPLA CONSTRANGERE IN MANAGEMENTUL DE PROIECT

incadrarea in buget,

analizarea in fiecare etapa a stadiului de realizare, a riscurilor aparute sau potentiale,

de gasirea de solutii pentru a micsora impactul acestora asupra bunei derulari a proiectului,

de monitorizarea costurilor,

evaluarea si raportarea periodica,

coordonarea si motivarea echipei etc.

Managerul de proiect trebuie sa asigure derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoile proiectului.

Pentru aceasta, managerul de proiect trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, pentru a intelege proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si echipele de lucru. In plus, managerul de proiect trebuie sa aiba abilitati de comunicare interpersonala puternice, sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare sectie sau departament si, daca este cazul, trebuie sa posede cunostinte generale despre tehnologia utilizata.

Aptitudini necesare unui manager de proiect

Conditia necesara – dar nu si suficienta – pentru a deveni un bun manager de proiect o constituie existenta aptitudinilor de management general. Ne referim aici la aptitudinile de conducere si de leadership, la abilitatile de comunicare, negociere, de rezolvare a problemelor si de influentarea organizatiei.

Conducere si leadership Conducerea implica orientarea spre producerea rezultatelor asteptate de catre actorii interesati. Leadership-ul implica dezvoltarea unei viziuni si a strategiilor de atingere a acestora, comunicarea viziunii catre cei a caror cooperare este necesara si motivarea celor care vor contribui la atingerea ei.

Comunicare este sarcina managerului de proiect sa ofere informatii clare si complete, la momentele oportune si in formatul optim, persoanelor care necesita respectivele informatii.

Negocierea apare in toate fazele unui proiect. Se negociaza continutul proiectului, costuri si durate, schimbari, termeni si conditii contractuale, resurse.

Rezolvarea problemelor implica aptitudini de identificare si definire a problemelor si capacitatea de a lua decizii. Definirea problemelor se refera la capacitatea de a face distinctie intre cauze si simptome, pe cand capacitatea de a lua decizii include analizarea solutiilor posibile pentru rezolvarea problemei identificate si alegerea uneia dintre ele. Odata luate, deciziile trebuie implementate.

Influentarea organizatiei implica abilitatea de a face ca lucrurile ’sa se miste’ in sensul dorit. Influentarea la nivel de organizatie implica intelegerea mecanismelor puterii si precum si intelegerea politicii (in sensul lor pozitiv).

In afara acestor abilitati de management general, un bun manager de proiect mai trebuie sa aiba:

Entuziasm fata de proiect

Abilitatea de a raspunde la schimbari

Atitudine toleranta fata de situatiile ambigue

Abilitati de team building

Orientarea spre client

Cunoasterea industriei sau a tehnologiei din proiect

si multe altele