MANAGEMENTUL COMUNICARII IN CADRUL PROIECTULUI

MANAGEMENTUL COMUNICARII IN CADRUL PROIECTULUI

• Identificarea si stabilirea cerintelor de comunicare
• Asigurarea comunicarii in conformitate cu cerintele identificate
• Monitorizare si raportare

Comunicarea in cadrul grupului

Comunicare reprezinta instiintare, stire, veste, raport, relatie, legatura. Cam acestea ar fi sinonimele care ne sunt oferite de catre dictionarul explicativ pentru comunicare. Desi pare simplu intelesul comunicarii este mult mai complex si plin de substrat. Comunicarea are o multime de intelesuri, o multime de scopuri si cam tot atitea metode de exprimare si manifestare.

Ce se intelege prin comunicare:

o provocare constanta pentru psihologia sociala;

o activitate;

satisfacerea nevoile personale;

legatura intre oameni, etc.

Societatea continua sa existe prin transmitere, prin comunicare, dar este corect sa spunem ca ea exista in transmitere si in comunicare. Este mai mult decat o legatura verbala intre cuvinte precum comun, comunitate, comunicare. Oamenii traiesc in comunitate in virtutea lucrurilor pe care le au in comun; iar comunicarea este modalitatea prin care ei ajung sa detina in comun aceste lucruri. Pentru a forma o comunitate sau o societate , ei trebuie sa aiba in comun scopuri, convingeri aspiratii, cunostinte - o intelegere comuna - 'acelasi spirit' cum spun sociologii. Comunicarea este cea care asigura dispozitii emotionale si intelectuale asemanatoare, moduri similare de a raspunde la asteptari si cerinte.

Comunicarea se realizeaza pe trei niveluri:

1. Logic

2. Paraverbal

3. Nonverbal

Dintre acestea, nivelul logic (deci cel al cuvintelor) reprezinta doar 7% din totalul actului de comunicare; 38% are loc la nivel paraverbal (ton, volum, viteza de rostire) si 55% la nivelul nonverbal (expresia faciala, pozitia, miscarea, imbracamintea etc.).

Daca intre aceste niveluri nu sunt contradictii, comunicarea poate fi eficace.

Daca insa intre niveluri exista contradictii, mesajul transmis nu va avea efectul scontat.

Tipuri de comunicare:

Comunicarea intrapersonala . Este comunicarea in si catre sine.

Comunicarea interpersonala. Este comunicarea intre oameni.

Comunicarea de grup. Este comunicarea intre membrii grupurilor si comunicarea dintre oamenii din grupuri cu alti oamenii.

Comunicarea de masa. Este comunicarea primita de sau folosita de un numar mare de oameni.

Scopul comunicarii

sa atentionam pe altii.

sa informam pe altii.

sa explicam ceva. 939d32j

sa distram.

sa descriem.

sa convingem, etc.

Pentru a descrie numeroasele intelesuri ale comunicarii pe care o folosim si o traim zilnic, folosim urmatorii trei termeni:

a. Forma comunicarii

Este un mod al comunicarii asa cum sunt vorbirea, scrierea sau desenul.

Aceste forme sunt distincte si separate una de alta asa de mult, incat au sistemul lor propriu pentru transmiterea mesajelor. Astfel, cand semnele sunt facute pe foaia de hartie potrivit anumitor reguli (cum sunt cele ale gramaticii si ortografiei), atunci noi cream cuvinte si 'forma' scrierii.

b. Mediul comunicarii

Este un mijloc al comunicarii care combina mai multe forme.

Un mediu adesea poate implica utilizarea tehnologiei asa ca acesta este dincolo de controlul nostru. Spre exemplu, o carte este un mediu care foloseste forme ale comunicarii precum sunt cuvintele, imaginile si desenele.

c. Media

Sunt acele mijloace de comunicare in masa care s-au constituit intr-un grup propriu.

Exemple binecunoscute sunt radioul, televiziunea, cinematograful, ziarele si revistele. Toate acestea sunt distincte si prin modul prin care pot include un numar de forme de comunicare. Spre exemplu, televiziunea ofera cuvinte, imagini si muzica. Adesea termenul mass-media identifica acele mijloace ale comunicarii bazate pe tehnologie care fac o punte intre cel care comunica si cel care recepteaza.

Limbajul este codul cu care este transmisa informatia, reprezinta unealta comunicarii.

In prima categorie intra limbajul. Limbajul reprezinta codul comunicarii,este liantul intre cel ce transmite informatia ,emintator, si cel ce primeste informatia, receptor. Limbajul determina forma comunicarii. El este de trei feluri:

Limbaj scris.

Limbaj verbal.

Limbaj nonverbal.

Comunicarea semnifica mult mai mult decat schimbul si raspandirea de informatii; comunicarea creaza si mentine societatea.

Comunicarea potrivita in proiect este un factor de succes pentru managementul asteptarilor sponsorului si a partilor interesate. Daca aceste persoane nu sunt informate foarte bine despre progresul proiectului, sansa de a intampina probleme datorita nivelurilor diferite ale asteptarilor este mult mai mare. De fapt, in multe cazuri in care apar conflicte, acestea nu sunt datorita problemei in sine, cat faptul ca clientul sau managerul au fost surprinsi.

Toate comunicarile au loc in contextul unui plan si a unei strategii generale a comunicarii. Sedintele de analiza a starii curente si rapoartele asupra starii sunt necesare precum si alte tipuri de comunicare proactiva care trebuie luate in considerare. Aceasta comunicare creativa si proactiva este descrisa in Planul Comunicarii, care se creaza astfel:

• Determinarea participantilor la proiect. In unele cazuri, exista grupuri de participanti cu nevoi de comunicare similare, de exemplu echipa de implementare a Proiectului. In alte cazuri, poate fi vorba de o singura persoana, de exemplu sponsorul.
• Determinarea nevoilor de comunicare pentru fiecare parte interesata. De obicei, acestea se impart in trei categorii generale:

Obligatoriu. Aceasta categorie include in general Rapoarte asupra Starii Curente, cerinte legale, raportarea financiara, etc. Aceste informatii sunt transmise destinatarilor.

Informational. Acestea reprezinta informatii pe care oamenii vor sa le cunoasca sau de care au nevoie pentru a-si indeplini sarcinile. Informatiile sunt de obicei disponibile pentru consultare, dar oamenii trebuie sa aiba initiativa si sa le acceseze.

Marketing. Acest tip de comunicare este destinat consolidarii angajamentului si entuziasmului pentru proiect si pentru livrabilele acestuia. Acest tip de informatii este trimis catre persoanele relevante. Daca proiectul necesita schimbarea culturii organizationale sau a obiceiurilor de munca, este posibil sa doresti branding-ul proiectului de asemeni.

Urmatoarele elemente constituie tipuri de comunicare utilizabile ca parte a Planului Comunicarii:

Obligatoriu: Aceste tipuri de comunicare sunt cerute de companie, regulile industriei in care se desfasoara proiectul sau de legislatie. Informatiile sunt transmise destinatarilor:

• Rapoarte asupra Starii curente a proiectului
• Actualizari despre starea curenta a proiectului transmise prin sistemele de mesagerie vocala
• Sedinte de analiaza a starii curente
• Intilniri cu Comitetul de Conducere a Proiectului
• Conferinte si videoconferinte cu partile interesate de proiect aflate la distanta
• Rapoarte solicitate de catre partile interesate de proiect sau de catre Consiliul Director
• Rapoarte si alte informatii solicitate de guvern
• Raportarea financiara, cum sunt de exemplu cheltuielile efective in raport cu bugetul, sau orice alta informatie de natura financiara care este solicitata

Informational: Acestea sunt informatii pe care oamenii vor sa le cunoasca sau de care au nevoie pentru a-si indeplini activitatile. Acestea sunt disponibile pentru a fi consultate, dar necesita initiativa individuala pentru a le accesa.

• Sesiuni de aducere la cunostiinta, la care oamenii sunt invitati sa participe (acestea nu sunt sesiuni de training, ci doar ocazii de a aduce la cunostiinta audientei diferite informatii)
• Livrabilele proiectului, plasate intr-un loc comun, serviciu de director sau biblioteca acesibila celor interesati
• Intrebari frecvente
• Informatii despre proiect publicate in website

Marketing: Acestea sunt destinate consolidarii angajamentului si entuziasmului pentru proiect si livrabilele sale.Acest tip de informatii este transmis destinatarilor:

Ideea de baza a exemplelor prezentate este de a arata formele mutiple pe care le poate lua comunicarea in cadrul proiectului.

Mentine focalizarea in sedinte

Daca descoperi ca pierzi prea mult timp in sedintele pentru analiza starii curente a proiectului, inseamna ca se rezolva prea multe probleme in aceste intalniri. Timpul in care se pot aduna toti participantii la proiect trebuie folosit pentru discutarea starii generale, a probelemelor, a continutului si a riscurilor. Cea mai buna cale de a pastra concentrarea este de a reduce timpul alocat acestor intalniri. Spre exemplu, daca intalnirea este de doua ore pe saptamana si nu se pot parcurge toate subiectele, incearca reducerea duratei la 90 sau 60 de minute. Mentine sedintele scurte si cu o agenda precisa pentru a fi eficace. Discutiile lungi trebuie eliminate sau purtate in intalniri separate, in care participa persoanele interesate cel mai mult de aceste subiecte.

Reguli de baza pentru sedinte

In general, toate sedintele trebuie sa aiba o agenda. Crearea unei agende necesita ceva munca suplimentara, dar poate fi scrisa simplu intr-un email si trimisa tuturor participantilor. Intalnirile programate periodic nu au nevoie de o agenda publicata, daca se pastreaza acelasi format al agendei. In aceste cazuri, agenda este valoroasa mai ales la prima intalnire. Indata ce toata lumea a inteles scopul si agenda standard, modelul agendei poate fi reutilizat de fiecare data. Agenda trebuie transimsa cu ceva timp inainte. Alte consideratii privind intilnirile includ:

• Daca la intilnire participa un grup mare de persoane, trebuie sa existe un facilitator, iar rolul acestuia se poate indeplini prin rotatie in cazul sedintelor periodice. De obicei acesta este cel care a solicitat intilnirea, cu exceptia cazului in care se doreste alt aranjament. Pentru sedintele de analiza a starii curente, facilitatorul este de obicei managerul de proiect, dar rolul facilitatorului se poate indeplini prin rotatie.
• Asigura-te ca participantii stiu dinainte ce trebuie sa aduca la intalnire sau ce trebuie sa pregateasca.
• Convoaca numai persoanele care trebuie sa participe. Persoanele care n-au legatura cu subiectele discutate pot diminua eficacitatea intalnirii.
• Sedinta trebuie sa inceapa la ora fixata, pastrand o rezerva de timp pentru cei care poate vin de la alta sedinta.
• Persoana care a solicitat intalnirea trebuie sa explice scopul intalnirii si rezultatul asteptat.
• Urmareste agenda si asigura-te ca sunt parcurse toate subiectele.
• Toate actiunile alocate in cursul intalnirii trebuie documentate de cineva. Acesta poate fi facilitatorul, daca nu s-a stabilit alta persoana.
• Recapituleaza la sfirsitul sedintei toate actiunile stabilite, inclusiv persoanele responsabile, ce se asteapta si termenele.
• Recapituleaza toate deciziile luate si documenteaza-le intr-un email (sau alta forma de comunicare, daca este mai potrivita).

Foloseste rapoarte standardizate

Evita crearea rapoartelor individualizate pentru fiecare persoana care are nevoie de informatii. Cei mai multi au nevoie doar de un set standard de informatii, care pot fi incluse intr-un Raport asupra Starii Curente. Daca sunt necesare informatii in afara raportului standard, creaza un raport standardizat suplimentar pentru a le furniza. Spre exemplu, poti avea un raport detaliat saptamanal si un raport sumarizat lunar. Oricum, rapoartele improvizate trebuie evitate pe cat posibil.

Cat de frecvent trebuie membrii echipei sa transmita Rapoarte asupra Starii Curente?

Frecventa cu care se raporteaza starea curenta se bazeaza pe dimensiunea proiectului si viteza de reactie necesara. Spre exemplu, daca proiectul dureaza doua luni si managerul de proiect primeste lunar rapoarte de stare de la membri echipei, nu este suficient timp pentru a reactiona, daca intervin probleme. O regula euristica poate fi faptul ca pentru proiecte mici, nu este necesara raportarea formalizata a starii curente. Pentru proiecte medii, frecventa saptamanala este o solutie rezonabila. Pentru proiecte mari, o data la doua saptamani poate fi potrivit. Pe de alta parte, daca intervin activitati critice (de exemplu cand se implementeaza solutia), este posibil sa ai nevoie de actualizari zilnice.

Sa recunoastem! Rapoartele nu sunt intotdeauna atat de eficace cum ar trebui sa fie. Aceasta este adevarat mai ales pentru membrii echipei care transmit rapoartele managerului de proiect, la fel si pentru rapoartele transmise de managerul de proiect catre principalii participanti la proiect. Unul dintre motivele principale este faptul ca oamenii care fac aceste rapoarte le trateaza ca pe niste activitati neplacute, si nu ca pe un mod de a comunica informatii valoroase. De obicei primesti un raport care este foarte sumar si nu spune nimic, sau care contine o multime de activitati banale.

Incearca sa focalizezi rapoartele astfel incat informatia inclusa sa fie utila in procesul de elaborare a deciziilor. Intreaba-i pe membrii echipei (si pe tine insuti!) daca informatia din rapoarte este capabila sa comunice lucruri de valoare sau este acolo doar pentru a umple spatiul. Raportul asupra Starii Curente trebuie sa se focalizeze asupra urmatoarelor aspecte:

• Realizarile in raport cu planul de lucru
• Comentarii asupra lucrarilor care trebuiau incheiate dar sunt in urma programului
• Problemele (situatiile dificile) intampinate, impactul lor asupra proiectului si activitatile pentru a le rezolva
• Cereri de schimbare a continutului
• Riscuri noi
• Alte observatii care pot fi utile cititorului

Daca te concentrezi asupra acestui tip de informatii in rapoarte, vei descoperi ca informatia are inteles si poate fi utilizata in managementul proiectului si pentru a informa participantii la proiect. Oamenii nu vor mai acorda atentie rapoartelor daca ele contin doar informatii despre evenimentele banale din cursul perioadei de raportare.

Utilizeaza anexe pentru detalieri

Intentia este de a concentra atentia asupra informatiilor semnificative din rapoarte. Cu toate acestea, poti descoperi ca unii descopera intelesul in exceptii, in timp ce altii prefera detaliile.

Asta inseamna ca trebuie sa creezi doua rapoarte? Nu este necesar sa procedezi in acest fel. Unul din mijloacele pentru a satisface ambele tipuri de audienta este sa creezi raportul formal ca un document bazat pe exceptii si sa incluzi detaliile in anexe (sau atasamente). Spre exemplu, majoritatea cititorilor vor dori sa stie ce s-a realizat de la raportarea anterioara si ce este planificat sa se realizeze in urmatoarea perioada de raportare.  Cu toate acestea, managerul tau poate doreste sa vada intregul plan de lucru.

Pentru a satisface cerintele tuturor, include planul de lucru ca anexa. Daca transmiti informatia prin email, poti transmite planul de lucru curent ca document separat de raportul de baza. Un exemplu similar este cazul in care transmiti o nota despre incheierea unui training. Clientul poate ca vrea sa vada numele persoanelor instruite. Inca o data, nu include aceasta informatie in continutul raportului. Foloseste o anexa pentru aceasta.

Pe masura ce avansezi in functie, ai nevoie de mai putine detalii

Daca elaborezi un Plan de Comunicare pentru proiect, nevoile audientei trebuie analizate imediat. Dar in afara unui plan formal, gandeste-te in permanenta la nivelul ierarhic pe care se situeaza audienta. Echipa de proiect are nevoie de informatii foarte detaliate si foarte specifice activitatilor alocate. Ca manager de proiect, ai nevoie de informatii care privesc intregul proiect, dar la un nivel mai putin detaliat. Managerul tau are nevoie de informatii sumarizate si agregate la un nivel mai inalt. Urmatorul manager in ierarhie are nevoie de informatii la un nivel si mai inalt. Cu toate ca pentru tine proiectul este cel mai important lucru, pentru un senior manager acesta poate fi doar unul dintre lucrurile importante pe care incearca sa-l urmareasca.

In unele organizatii, filtrarea este o parte a sistemului de comunicare. Spre exemplu, ii dai managerului tau un raport de stare curenta. Acesta primeste rapoarte de la tine si de la alte persoane, sumarizeaza si consolideaza informatiile si apoi le trimite managerului de pe nivelul ierarhic superior. Acesta procedeaza la randul sau in acelasi mod, pana cand doar informatia de nivel foarte inalt ajunge la varful piramidei. De fapt, daca proiectul este in parametri, poate ca nici nu va fi mentionat la nivelul executiv.

In alte organizatii, managerul de proiect trebuie sa comunice cu mai multe niveluri manageriale. In aceste cazuri, retine ca o forma de comunicare nu satisface toate cerintele. Va trebui sa modifici continutul comunicarii pentru fiecare nivel managerial. Spre exemplu, poti trimite un raport de o pagina managerului tau si clientului, reflectand starea curenta a proiectului si situatia financiara. Acesta poate fi sumarizat la o jumatate de pagina pentru nivelul managerial urmator si probabil redus la un paragraf pentru nivelul de mai sus.

Foloseste cel mai bun mediu de comunicare

Cand alegi forma de comunicare, selecteaza de asemeni si mediul de transmitere a informatiilor. Spre exemplu:

• Rapoarte asupra Starii Curente.  Nu este necesar ca acestea sa fie tiparite. In functie de persoanele care transmit si receptioneaza informatia, starea curenta poate fi comunicata voicemail, email, videoconferinta sau alte unelte colaborative. Poate ca organizatia ta are o metoda standard pentru furnizarea informatiilor de stare. In caz contrar, alege o maniera de raportare convenabila pentru cititor, fara compromiterea valorii informatiei.
• Email. Foloseste posta electronica pentru mesaje de rutina, partajarea de informatii si alte mesaje legate de marketing. Separa aceste informatii astfel incat sa nu inunzi aceiasi oameni intr-o perioada scurta.
• Voicemail. Foloseste mesageria vocala pentru a lasa mesaje simple, fie unei persoane fie intregului departament. Mesajele lungi sau complicate nu sunt potrivite pentru voicemail.

Indicatori de stare Verde / Galben / Rosu

O buna tehnica pentru a furniza un sumar general asupra proiectului este includerea indicatorilor verde / galben / rosu. Asa cum e de asteptat, indicatorul verde inseamna ca proiectul decurge conform planului. Nu inseamna ca nu exista deloc probleme. Inseamna ca problemele sunt tratate si ca proiectul se mentine in timp si in buget.

Un indicator galbem inseamna ca exista riscul neindeplinirii constrangerilor de timp sau de buget. Plasarea unui indicator de stare galben asupra proiectului este o cale de a gestiona asteptarile oamenilor si de a le comunica faptul ca exista niste riscuri. Daca proiectul are un indicator rosu, inseamna ca in mod cert ai probleme si ca bugetul, termenul si/sau calitatea vor fi compromise.

Valoarea reala a indicatorilor apare atunci cand starea curenta a proiectului este sumarizata pentru managementul superior. Daca managementul superior are o pagina sumarizata cu toate proiectele, continand indicatori verde / galben / rosu, pot vedea si intelege rapid starea intregului portofoliu. Daca acestia aplica managementul prin exceptii, vor putea imediat sa se concentreze asupra proiectelor cu rosu si galben.

Gestionarea asteptarilor

Managementul comunicarii in proiecte este in mare masura o problema de gestionare a asteptarilor. De exemplu, rapoartele asupra starii sunt un mijloc de a comunica partilor interesate informatii despre evolutia proiectului, in raport cu programul si bugetul stabilite. Sunt incluse informatii despre situatiile dificile, cereri de schimbare a continutului, riscuri, etc., ca parte a furnizarii de informatii in scopul gestionarii asteptarilor.

Managementul evenimentelor de comunicare

Managerul de proiect trebuie sa trateze evenimentele de comunicare ca pe orice alt livrabil al proiectului. Trebuie adaugate activitati in planul de lucru si alocate persoane, stabilite termene, pentru ca echipa sa inteleaga cand trebuie sa comunice.

Planul de lucru trebuie sa includa persoanele desemnate si termenele atat pentru rapoartele asupra starii curente prezentate de catre managerul de proiect participantilor, cat si cele create si transmise de catre membrii echipei. Trebuie sa incluzi toate activitatile pentru sedintele de analiza a starii curente, intalnirile cu sponsorul, intalnirile Comitetului de Conducere a Proiectului, si orice alta sedinta programata. Similar, daca elaborezi un newsletter, adauga activitatile necesare, cand sunt necesare elementele de intrare si cand va fi publicat newsletter-ul. Daca nu sunt specificate termene si asteptari precise, vei constata ca aceste activitati de comunicare incep sa treneze. Spre exemplu, vei constata ca newsletter-ul trimestrial este distribuit cu sase saptamini mai tirziu si poate vei decide ca e mai bine sa omiti numarul din urmatorul trimestru, deoarece este prea apropiat de cel dinaintea sa.

Branding-ul proiectului

Majoritatea proiectelor IT nu au nevoie de branding. Continutul este limitat la un cerc restrans de persoane si impactul proiectului asupra organizatiei este modest. Cu toate acestea, unele proiecte vor afecta intreaga organizatie si implementarea completa poate dura ani de zile. Acestea sunt genul de proiecte pentru care merita sa construiesti o imagine si o atitudine pozitiva.

Comunicarea reprezinta unul dintre cele mai dificile aspecte ale muncii unui manager. Sursa majoritatii problemelor de comunicare o constituie diferenta dintre continutul mesajului sau impactul pe care managerul intentioneaza sa-l transmita si modul in care ceilalti membri ai organizatiei receptioneaza mesajul.

Una dintre cele mai potrivite cai prin care managerul poate deveni mai eficient este sa afle ce impact au actiunile si cuvintele lui asupra celor din jurul sau. Cheia pentru a cunoaste impactul mesajului asupra celorlalti rezida in provocarea unei reactii din partea lor, feed-back-ul, ceea ce implica un risc. In relatiile personale, oamenii sunt din ce in ce mai deschisi fata de ceilalti pe masura ce capata mai multa incredere unii in altii. In context organizational, lucrurile se schimba datorita, pe de o parte, faptului ca managerul detine puterea, iar pe de alta parte, faptului ca informatiile sunt distorsionate la trecerea lor prin canalele informale de comunicare. Exista metode de dezvoltare a unei strategii comunicationale eficiente care le faciliteaza managerilor asigurarea receptarii corecte a mesajelor lor, ca si metode de obtinere a feed-back-ului necesar.

Oamenii comunica verbal unii cu altii (fata in fata sau telefonic), prin mesaje scrise (scrisori, memo-uri sau rapoarte), nonverbal (gesturi sau mimica) sau prin intermediul unei a treia persoane (printr-un mesager). Pot aparea o serie de obstacole in incercarea unei persoane de a-si expune ideile in cuvinte in fata celorlalti.

Oamenii declara adesea ca nu comunica unii cu altii. Motivul este ca ei nu au facut apel la un proces colaborativ, de cooperare, ei nu au cazut de acord asupra schemelor de comunicare, nu au adoptat impreuna decizii, au dat vina unii pe altii in cazul esecurilor si s-au evitat unii pe altii cat au putut de mult. Prin urmare, lipsa de comunicare este adesea un simptom al altor probleme. Abilitatile de comunicare nu numai ca sunt importante, dar nevoia pentru ele este universala. Oricine are nevoie sa comunice in mod eficient cu ceilalti.  

OBIECTIVUL COMUNICARII

Comunicarea isi propune sa conduca la indeplinirea intentiilor unui individ prin interactiune cu altii. In general, se considera ca un manager este un comunicator de succes daca:

Ce trebuie sa faca un manager pentru a fi considerat un comunicator de succes?