MANAGEMENTUL TIMPULUI

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Reprezinta totalitatea activitatilor prin care etapele din proiect sunt finalizate conform graficului: definirea, ordonarea, estimarea duratelor, planificarea, urmarirea si controlul.

Un vechi proverb tibetan spune ca „Dintre viata viitoare si ziua de maine, nu putem sti care va veni mai intai.”

Doar un ”management eficient al timpului” ne va face sa valorificam la maximum fiecare clipa.

„Programul de Management al timpului are ca scop dezvoltarea si imbunatatirea abilitatilor de management al timpului pentru fiecare membru al institutiei. Cursul ofera te 343f59d hnici si instrumente practice pentru cresterea performantei manageriale prin folosirea mai eficienta a timpului si minimizarea stresului in activitatea zilnica.

Managementul timpului reprezinta una din marile probleme organizationale, o problema care poate fi rezolvata numai prin dezvoltarea abilitatilor necesare.

Managementul timpului ne permite sa detinem controlul asupra sarcinilor si activitatilor zilnice, sa avem performante ridicate utilizand un minim de resurse, sa ne petrecem momente relaxate impreuna cu familia sau sa ne ocupam de hobby-urile noastre. La nivel organizational, un management eficient al timpului poate duce la obtinerea unor performante ridicate, la cresterea profitului si la echilibrarea fluxului de activitati. Totodata, poate reduce conflictele organizationale si poate deveni un factor motivator pentru angajati. Abilitatea de a controla timpul avut la dispozitie, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect pozitiv puternic asupra performantelor noastre.

Prin urmare, acest curs abordeaza urmatoarele subiecte:

• Ce este managementul timpului?
• Avem nevoie de managementul timpului?
• Simptomele unui management deficitar al timpului
• Consecintele unui management deficitar al timpului
• Tehnici de management al timpului
• Stres si management al timpului

Managementul timpului se refera la optimizarea proiectarii si planificarii activitatii manageriale si se concentreaza asupra stabilirii obiectivelor, asupra planificarii zilnice si asupra stabilirii prioritatilor organizationale. Acest lucru nu trebuie absolutizat deoarece o planificare riguroasa si rigida este, adesea contraproductiva ( datorita problemelor neasteptate, care sunt inerente), poate distruge climatul organizational si poate deteriora relatiile interpersonale.

Un manager de proiect eficient, stie:

sa se apere impotriva” hotilor de timp „

sa gestioneze relatia dintre importanta si urgenta activitatilor

sa gestioneze mai eficient intreruperile zilnice

sa-si protejeze timpul necesar reflectiei si analizei, in raport cu actiunea si executia

sa deruleze sedinte mai eficiente, prin alocare de roluri

sa decida mai repede si mai bine asupra relatiei dintre timpul profesional si timpul personal

sa tina sub control stresul generat de presiunea evenimentelor

Sunt putini cei care constientizeaza la ora actuala in Romania faptul ca timpul este o resursa strict limitata .

Vina principala a acestei stari de fapt apartine, in primul rand, culturii specific comuniste de care romanii nu au apucat inca sa se debaraseze. “Timpul trece, leafa merge”, “daca o problema nu se rezolva de la sine, atunci nici nu mai merita rezolvata”, “pauzele lungi si dese, cheia marilor succese”, iata numai cateva dintre “principiile” invocate adeseori de romani in legatura cu munca pe care o depun in cadrul unei institutii. Daca mai adaugam si “greaua mostenire” a sistemului birocratic (care nu a fost inca si nu va fi curand infrant) ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp si, implicit, cele financiare, in institutiile romanesti.

Prima si cea mai importanta regula pentru folosirea eficienta a timpului o reprezinta buna organizare. De la stilul de lucru al fiecarui angajat in parte pana la sistemul de comunicare intre departamente si la modul in care managerul general gestioneaza propriul timp, exista multi factori care influenteaza eficienta muncii.

Pentru a ilustra tot acest sistem descriem activitatea generala a unei organizatii pentru a identifica numeroase puncte unde are loc o pierdere de timp. Oricat de bine ar fi pus la punct un asemenea sistem, cei care aplica regulile institutiei sunt oamenii, si, atata vreme cat acestia nu constientizeaza valoarea muncii lor cu toate termenele limita si listele cu programari afisate, in mod sigur ai de a face cu “ scurgeri de timp.

Modalitati de  « pierdere a vremii »

ORGANIZAREA PERSONALA – este primul si, poate, cel mai important factor din cauza caruia se pierde timp. Exemplu :

• dezastrul total de pe birouri, diverse hartii etc – atunci cand ia mult timp cautarea documentelor.
• lipsa unei ordini stricte in orice suport de depozitare – dosare, fisiere, arhive, etc.

LIPSA SPATIULUI PERSONAL

• mai multe persoane au acces la acelasi birou;
• pozitionarea biroului te poate expune intreruperii – colegii solicitandu-ti ajutorul pentru lucruri “mai urgente “;

NERESPECTAREA STRICTA A FISEI DE POST

• exista fisa de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfarsit mentiunea” orice alta activitate solicitata… “
• aglomerarea cu prea multe sarcini a angajatilor

STABILIREA PRIORITATILOR este neclara;

• nu se alcatuieste la inceputul fiecarei zi o lista si un orar cu programarea activitatilor, intreruperi din partea colegilor nu duce la respectarea listei chiar daca e alcatuita.
• sedintele in cadrul carora se stabilesc obiectivele pe perioada urmatoare nu au loc cu strictete.

IDENTIFICAREA PRIORITATILOR

• trebuie sa cedezi prioritatilor sefilor si, astfel, intarzii cu propriile sarcini.

ATITUDINEA FATA DE COLEGI

• persoanele “saritoare“ isi pierd vremea.

CLASIFICARI ALE SARCINILOR

• sunt putini cei care isi ierarhizeaza sarcinile de la cele foarte importante si foarte urgente la cele neesentiale.

ALTE TIPURI DE INTARZIERI

• fumatul;
• sistemele de arhivare – nu exista arhive la zi decat in contabilitate (eventual), nu se alcatuiesc liste de intrari-iesiri;
• trasul de timp.

COMUNICAREA INTRE DEPARTAMENTE

• neefectuarea la timp a reparatiilor tehnice;
• intarzierile frecvente – nerespectarea dead-line-urilor ( termenelor limita);
• lipsa comunicarii adecvate – telefon, fax, „fata in fata”, in functie de conjunctura;
• sedintele – lipsa locului, intreruperile etc.;
• timpul sefilor – isi pierd vremea cu lucruri care nu trebuie sa le faca ei;
• greselile – de orice fel;
• comunicarea cu cei de pe teren – nu pot fi contactati cand e nevoie;
• comunicarea cu cei din afara organizatiei;
• delegarea muncii – sarcinile nu se dau intotdeauna persoanei potrivite;
• lipsa ordinelor clare – nehotararea.

Pierderile majore de timp apar tocmai datorita indivizilor si a felului in care percep timpul lor si al celorlalti. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care il au intr-un anumit loc de munca; pe de alta, ei insisi gasesc inutil sa-si termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza sa li se mai dea de lucru in plus.

Trebuie inteles insa, ca nici un program nu este in totalitate inflexibil. El doar te ajuta sa iti planifici mai bine activitatile si sa ai sub ochi lista, din ce in ce mai scurta, a indatoririlor pe care trebuie sa le duci la capat.

Principii de management eficient al timpului

Trebuie sa ne planificam foarte atent si riguros:

Ce sarcini vrem sa indeplinim;

Care este ordinea de prioritati;

In cat timp;

In ce relatie se gasesc obiectivelle fixate pe termen scurt, cu cele pe termen mediu si lung si rezultatele pe care ni le-am propus;

Rezistenta le evenimentele perturbatoare si la tendintele de irosire a timpului;

Instrumentul prin care monitorizam realizarea sarcinilor si modul in care ne-am planificat activitatea.

Planificarea eficienta a timpului are patru etape:

1. stabilirea unui set de obiective axat pe un numar restrans de domenii, considerate domenii cheie;
2. planificarea activitatilor specifice indeplinirii sarcinilor: pe durata planificata realizarii complete a obiectivelor, saptamanal, zilnic;
3. stabilirea prioritatilor astfel incat sa se asigure o succesiune logica in indeplinirea sarcinilor si sa se asigure corelarea intre complexitatea sarcinii si timpul alocat indeplinirii ei;
4. stabilirea de date precise la care sa se faca evaluarea indepliniriii sarcinilor.

Organizarea locului de munca

Modul in care va organizati biroul si masa de lucru     este extrem de important pentru un management eficient al timpului. De altfel se spune ca performantele se obtin din: 10% inspiratie, 40% transpiratie, 50% organizare.

Reguli ale unui bun management al timpului

Fixati-va un program zilnic riguros, in care sa aveti ore precis stabilite pentru diferite tipuri de sedinte, intalniri de lucru cu colegii, semnarea documentelor etc.;

Rezolvati problemele dificile care necesita o concentrare maxima la orele cand sunteti in forma maxima si lasati lucrurile minore pentru celelalte parti ale zilei;

Fixati-va termene pentru toate sarcinile;

Nu amanati unele sarcini importante numai pentru ca va sunt neplacute;

Lasati de-o parte tot ce este neimportant;

Analizati cauzele neintreruperilor si incercati sa eliminati cat mai multe dintre ele;

Fixati-va anumite ore la care sa nu fiti deranjat si informati-va colaboratorii despre acest lucru;

Indepliniti sarcinile una cate una pentru a va putea concentra la realizarea lor;

Fiti concis la telefon;

Strangeti-va ideile intr-un singur loc;

Cand abordati o problema, incercati sa o finalizati;

La sedinte fixati durate ifxe pentru luarile de cuvant si evitati intreruperile;

Fiti selectiv. Invatati sa spuneti NU;

Faceti-va o regula pentru a verifica periodic cum ati folosit timpul in perioada data si incercati de fiecare data sa gasiti cai de imbunatatire a programului dumneavoastra;

Evitati sa va luati de lucru acasa, astfel incat in timpul petrecut acasa sa fiti detasat de problemele scolii.