ROLUL SI RESPONSABILITATILE AUDITORULUI
Alocarea activitatilor in cadrul echipei de audit
Conducatorul echipei de audit, consultandu-se cu echipa de audit, ar trebui sa aloce fiecarui membru responsabilitatea pentru auditarea anumitor procese, functii, locuri, zone sau activitati. Astfel de alocari ar trebui sa ia in considerare necesitatea de independenta si competenta a auditorilor precum si utilizarea eficace a resurselor, ca si rolurile si responsabilitatile diferite ale auditorilor, auditorilor in curs de formare ş 313c25d ;i ale expertilor tehnici. Schimbari ale alocarii activitatilor pot fi facute pe masura desfasurarii auditului pentru a se asigura realizarea obiectivelor auditului.
RESPONSABILITATILE AUDITORULUI
RESPONSABILITATILE AUDITORULUI SEF
q Ghiduri de buna practica pentru sectorul de activitate al organizatiei
q Cerinte legale si informatii ecologice actualizate
q Detalii despre activitatile, produsele, serviciile organizatiei, amplasament
q Detalii despre auditurile anterioare
Asigurarea comunicarii in cadrul echipei de audit
Comunicarea este un ansamblu de procese fizice si psihice prin care un „emitent/ emitator” E transmite un mesaj M (reprezentand o anumita informatie), codat sub forma unui semnal S – printr-un canal – unui „receptor/ destinatar” R , in scopul realizarii unuia sau mai multor obiective/ efecte
Comunicarea poate fi unidirectionala sau bidirectionala (cu reactie)
Esenta comunicarii: CINE si CE spune ? PRIN CE canal spune ? CUI si CU CE efect spune ?” (modelul Laswell)
Comunicarea implica, in principiu, transmiterea semnificatiei unei informatii (si nu numai transmiterea informatiei propriu-zise).
Functiile generale ale comunicarii sunt: informarea, interpretarea, stabilirea/ mentinerea relatiei, culturalizarea, divertismentul (Mihai Coman).
Codarea reprezinta transpunerea mesajului intr-un semnal (adaptat la proprietatile canalului si facilitand transmisia prin canal), iar decodarea – operatia inversa. De remarcat suprapunerea zgomotului Z peste semnalul S, in canal si peste mesajul M, la receptie.
SURSA DE COMUNICARE DESTINATARUL
DECODOR
|
CANAL |
SURSA DE ZGOMOT
REACTIE
E = emitator/ emitent, R = receptor/ destinatar,
M = mesaj, S = semnal, Z = zgomot
Schema/ lantul comunicarii
Un model de proces de comunicare :
Orice comunicare decurge pe doua planuri :
A) planul continutului si
B) planul relatiei
ultimul definindu-l pe cel dintai.
A) PLANUL CONTINUTULUI - CUVINTE (livreaza informatii)
CONTINUT
B) PLANUL RELATIEI – SENTIMENTE (FRICA , NERVOZITATE )
- COMPORTAMRNT
ATITUDINI
(livreaza informatii despre informatii)
CONTINUT
RELATIE
Cand planul continutului este serios perturbat nu incercati sa “ faceti loc “ informatiei .
In locul acestuia , adresati-va prin planul relatiei , sens in care limbajul trupului (prin mimica ,gestica , intonatie ) este deosebit de important.
DESTINATAR/
RECEPTOR (CO),
(MC), (IC) (CO),
(MC)
EMITENT
m/ se se'/ m'
feedback
-verbale -
Transformari succesive: -scrise -direct -
idee (i) mesaj(m) simboluri(si) -sonore -ca semnal (si’) (m’) (i’)
-vizuale (se) (se’) -
Modelul procesului de comunicare
Comunicarea trebuie sa deserveasca o functie. Obiectivele sunt de a crea o corecta intelegere si o clarificare a problemelor intr-o directie specificata.
Deoarece functia unui mesaj este aceea de a obtine un raspuns si de a determina o actiune, putem spune ca: “Scopul este mesajul”. De aici, pasii pentru a formula un mesaj eficient sunt:
selectarea si dezvoltarea unui obiectiv (care este scopul?);
analiza auditoriului (considerat receptor);
organizarea si structurarea ideii (ca secventa logica);
alegerea mediului transmiterii (procesul de transmisie);
generarea unui raspuns (indeplinirea obiectivului).
Deoarece scopul celui care comunica o informatie este de a obtine acceparea unei idei, eficienta unei comunicari creste odata cu dezvoltarea perspectivelor transmitatorului.
Primul pas in proiectarea unei comunicari poate fi descris ca o iesire din sfera subiectului si o privire de ansamblu, neemotionala (subiectiva) a operatiei. Prezentatorul trebuie sa devina o a treia persoana capabila sa vada:
propria persoana;
propriile atitudini si comportamente;
audienta;
atitudinile si comportamentul audientei;
interactiunile intre toate acestea.
EVENIMENTE INTELEPCIUNE
PROCES PROCES
Planificarea unei comunicari vorbite
Cerinte:
Selectarea si dezvoltarea unui obiectiv:
de ce trebuie sa vorbesti?
vrei ca ceva sa fie facut?
vrei sa influentezi atitudinea unei persoane?
vrei sa subliniezi un mesaj?
vrei ca persoana sa-ti furnizeze o informatie?
Analizarea audientei
Indiferent de numarul persoanelor care asculta, o comunicare buna se stabileste prin cunoasterea ascultatorilor. Trebuie luate in considerare varsta, cunostintele experienta, factorii sociali, religiosi, politici pentru ca acestia pot avea un impact determinant.
Analizati circumstantele fizice si psihologice:
ascultatorii asteapta mesajul?
cum afecteaza timpul Dvs. responsabilitatile, ideile si sentimentele auditoriului?
este auditoriul subordonat Dvs?
Organizati-va mesajul
De luat in considerare la construirea mesajului:
atentia
interesul
discutiile
actiunea
apoi structura inglobeaza:
aduceti mesajul la nivelul auditoriului;
nu vorbiti “de sus” oamenilor;
de cate ori este posibil dati un exemplu;
constientizati cunostintele si experienta auditoriului;
fiti politicos;
retineti, in majoritatea cazurilor Dvs. cereti ca o actiune sa fie luata.
Pregatirea prezentarii
Ganditi inainte de a vorbi. Inteligenta, capacitatea de perceptie si de interpretare a situatiilor aparute sunt atuurile Dvs. in discutiile cu alte persoane. Fiind in permanenta activi din p.d.v. mental si dozand corespunzator timpul interventiilor, puteti controla si directiona discutia.
Ascultarea
Un proces deseori neglijat in procesul comunicarii este ascultarea. Aceasta nu consta numai in ascultarea propriu-zisa ci si in “citirea” semnelor non-verbale ale mainilor, ochilor, tonului folosit, sentimentelor. “Limbajul trupului” poate furniza informatii pretioase si permite auditorului sa puna intrebari fara cuvinte. Trebuie sa fiti avizati ca, in diferite culturi, anumite gesturi sunt interpretate total diferit.
Comunicarea orala este un element important in auditarea sistemelor de asigurare a calitatii. Orice persoana cu un anumit nivel de discernamant trebuie sa admita, chiar daca numai in interior, ca trebuie sa-si imbunatateasca aptitudinile in domeniul comunicarii verbale. Imbunatatirea situatiei se poate face doar cunoscand propriile puncte tari si slabe.
Importanta ascultarii
Ascultarea este un “ingredient” esential intr-o gama larga de activitati: ascultarea problemelor, colectarea informatiilor, sedintele, stabilirea nevoilor. Majoritatea oamenilor petrec 40-60 % din timpul lor ascultand. Aceasta calitate este importanta pentru un bun
auditor. Oamenii nu vorbesc deschis celor care nu-i asculta; este lipsit de sens sa adresezi o intrebare daca esti neatent sau preocupat de altceva atunci cand primesti raspunsul.
Un auditor care este un bun ascultator beneficiaza de urmatoarele avantaje:
o relatie mai buna din p.d.v. al mai bunei intelegeri a punctului de vedere si
problemelor auditatului, demonstrand in acelasi timp ca ceea ce spune
acesta este important;
decizii luate pe o baza completa si folosind informatii precise;
probleme si neintelegeri rezolvate mai repede si mai usor.
Sfaturi pentru obtinerea unei ascultari active
Eliminarea distragerilor
Zgomot de fond, disturbatii, vocea scazuta, pauze, cuvinte nefamiliare sau
ambigue - toate acestea pot crea bariere pentru o buna ascultare si intelegere.
Incercati sa faceti ceva cu aceste lucruri in loc de a le tolera.
Ascultarea continutului
Ascultati continutul a ceea ce se spune. Daca ceea ce se spune este sarac in
continut, incercati sa ascultati mai atent in loc sa fiti distrat.
Suspendarea aprecierilor
Asteptati pana ati primit si inteles toata cantitatea de informatii, abia apoi
evaluati-o. Nu trageti concluzii pripite. Pastrati-va mintea deschisa.
Ascultarea temelor
Incercati sa extrageti idei principale din ceea ce se spune; incercati sa faceti
legaturi cu ceea ce va intereseaza pe Dvs., cu cunostintele si experienta pe
care le detineti. Nu este suficient doar sa ascultati faptele.
Folosirea timpilor “de rezerva”.
Gandim de patru ori mai repede decat vorbim. Incercati sa folositi acest timp
“de rezerva” pentru a intelege ceea ce este spus, in loc sa va puneti intrebari.
Cautarea clarificarilor
Cereti repetarea sau alte detalii daca nu intelegeti ceva. Folositi momentele de pauza pentru a recapitula. Aceasta va va mentine concentrati si lamureste neintelegerile.
Cateva elemente de evitat
Simularea atentiei in timp ce mintea “zboara”.
Preocuparea cu alte probleme.
Ascultarea fara a privi interlocutorul.
Intreruperea vorbitorului.
Semi-ascultarea lucrurilor pe care dorim sa le auzim si eliminarea celor pe care nu dorim sa le auzim.
Folosirea ascultarii pentru adunarea gandurilor pentru urmatoarea interventie in discutie.
|
