Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload



















































Sistemul informational sau de comunicatii al firmei sau intreprinderii

management












ALTE DOCUMENTE

PLAN DE AFACERI MOARĂ PENTRU CEREALE
Strategia si dezvoltarea firmelor si organizatiilor - Proiect de dizertatie
OPORTUNITATEA DE AFACERI SI PLANUL DE AFACERI
SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU
MANAGEMENTUL STRATEGIC AL RESURSELOR UMANE
Management financiar Concept, rol, functii
MANAGEMENTUL FIRMEI
LUCRARE DE DISERTATIE - MANAGEMENTUL STRATEGIC AL INFRASTRUCTURILOR CRITICE - MANAGEMENTUL INTEGRAT AL INFRASTURCTURILOR CRITICE
Proiect Distributie si Logistica S.C. Com S.R.L Falticeni
MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Sistemul informational sau de comunicatii al firmei sau INTREPRINDERII



1. Informatia economica: notiune, continut, clasificare, flux informational

2. Subsistemul de evidenta economica: component al sistemului informational

3. Etape de elaborare a sistemului informational de management

1. Informatia economica: notiune, continut, clasificare, flux informational

Activitatea care se desfasoara in cadrul unitatii economice se bazeaza pe schimburi de informatii, care sa asigure o functionare normala a unitatii in care se desfasoara procesele economice. Pentru intelegerea continutului informatiei trebuie facuta o deosebire intre notiunile de informatie si data. Datele sunt reprezentate de diferite cuvinte, cifre care descriu sau reflecta anumite fapte sau situatii petrecute. Ele alcatuiesc materia bruta pe care se intemeiaza informatia. Cand sunt trecute intr-un document reprezinta suportul simbolic al informatiei, iar documentul pe care sunt trecute este purtatorul material al datelor. Intr-un sens mai larg, informatia reprezinta o comunicare sau stire despre obiecte, oameni, timp sau procese economice. Privita sub aspectul continutului, informatia este o noutate, o stire, o comunicare asupra unor fapte, intamplari, evenimente, experiente, idei si opinii care urmeaza a fi transmise, intelese sau acceptate, in vederea unui nou scop. Informatia reprezinta o comunicare, un mesaj care contine elemente noi de cunoastere a unei stari, situatii sau a continutului unor evenimente, procese, fapte economice, sociale, culturale, stiintifice si tehnice din trecut, prezent si viitor. Din punct de vedere practic, locul informatiei poate fi privit sub doua aspecte:

a)      sub aspectul posibilitatii de transmitere a informatiei (din punct de vedere cibernetic);

b)      sub aspectul continutului concret al informatiei.

a)    Din punct de vedere al posibilitatilor de transmitere, este necesara vehicularea unei cantitati mari de informatii intr-un timp scurt, cu cheltuieli minime, astfel incat informatia sa fie utila si ieftina. Mijloacele sau echipamentele electronice de calcul si de evidenta, prin care se poate realiza aceasta cerinta, impun adaptarea unui sistem specific de culegere, prelucrare si transmitere a informatiei care sa aiba in vedere corelarea vitezei de lucru a acestor echipamente cu operativitatea si volumul foarte mare de informatii care trebuie prelucrate.

b)   Referitor la continut, accentul se pune pe utilitatea lor, adica pe gradul lor de intrebuintare. In functie de nivelul organizatoric la care se situeaza receptorul de informatii, aceste informatii prezinta unele particularitati. Astfel, la nivel macroeconomic informatiile reprezinta un complex de date prelucrate statistic referitoare la dezvoltarea economica in ansamblu, a ramurilor si subramurilor respective, la potentialul tehnico-economic existent si eficienta economica. Toate aceste informatii sunt concentrate in anuare, rapoarte, studii, analize intocmite pe baza datelor provenite de la unitatile economice subordonate si centralizate pe ministere. Aceste informatii se caracterizeaza printr‑un ma 656i87g re grad de sinteza si prin redarea celor mai semnificative aspecte ale procesului dezvoltarii economico‑sociale. La nivel microeconomic informatiile formeaza un circuit ascendent, pornind de la intreprindere, fiind supuse unei prelucrari succesive si selective, in scopul obtinerii indicatorilor sintetici de mare capacitate informativa. La nivel microeconomic (intreprindere, sectie, atelier) informatia inglobeaza un volum mare de date, in care se reflecta procesul complex de realizare a obiectivelor prestabilite si abaterile de la aceste obiective, servind la fundamentarea deciziilor manageriale.

Pentru necesitatile procesului de conducere informatiile trebuie sa circule intr-o intreprindere in mod continuu si ritmic, constituind un flux informational eficient. Totalitatea informatiilor care circula in sens descendent si ascendent, de la centrul decizinal al intreprinderii la subsistemele conduse si invers, precum si colateral, intre compartimentele organizatorice, functionale si de productie (sectii de baza, auxiliare, de deservire, ateliere, servicii, birouri), impreuna cu cele care se primesc din exterior si cele care se transmit in afara intreprinderii formeaza fluxul informational.


Rezulta ca fluxul informational poate fi:

-       descendent, in care informatiile circula de la centrul managerial la unitatile de executie si este alcatuit din informatii de comanda sau decizii;

-       ascendent, in care informatiile circula de la subsistemele conduse la centrul decizional. In cadrul acestuia circula informatii de stare si care se refera la stadiul indeplinirii anumitor programe, planuri, instructiuni, sarcini.

-       colateral, in care informatiile circula intre diferite subdiviziuni structurale, de productie si functionale, ale intreprinderii (servicii, birouri, sectii).

-       extern, in care informatiile circula intre unitatea respectiva si organismele din mediul exterior cu care intreprinderea sau firma intretine anumite relatii.

Informatiile trebuie sa indeplineasca anumite conditii:

1.      sa fie exacte, respectiv in deplina concordanta cu adevarul, deoarece o informatie inexacta poate conduce la decizii gresite.

2.      sa fie completa, adica sa contina toate elementele si sa fie intacta. Asupra gradului de integritate a informatiei exercita o influenta fundamentala si anumite bariere informationale (istorice, geografice, economice, politice).

3.      sa fie pusa in timp util la dispozitia conducatorului, deoarece informatiile tardive isi pierd eficacitatea si devin inutile.

4.      sa fie elaborate in concordanta cu frecventa necesara adoptarii deciziilor.

5.      continutul informatiilor sa se adapteze si sa se limiteze la sarcinile care urmeaza a fi solutionate.

6.      forma de prezentare a informatiilor sa permita prelucrarea automata a datelor.

7.      sa permita obtinerea, dintr-o informatie initiala, a unor informatii derivate.

8.      sa ajunga pana la cei care le utilizeaza si sa aiba calitatea de a putea fi folosita in practica. Aceasta cerinta este posibila in conditiile in care informatiile contin elemente noi de cunoastere, in care reprezinta noutati si satisfac o anumita necesitate a procesului de management.

Nivelul calitativ al informatiilor este conditionat de mai multi factori:

a)      in faza de culegere si inregistrare a informatiilor mentionam: amplasarea locului de culegere a informatiilor fata de sursele care culeg informatii, metodele de culegere si caracteristicile acestora, sistemul de prelucrare a lor si personalul folosit.

b)      in faza de prelucrare calitatea informatiilor este influentata de: metodele si mijloacele de prelucrare folosite, personalul utilizat, calificarea si specializarea lui.

c)      in etapa de transmitere a informatiilor calitatea acestora este influentata de: metodele si mijloacele materiale folosite (formulare, grafice, transmiterea orala sau prin instalatii telemecanice), stabilirea destinatarilor in functie de responsabilitatile si atributiile lor in structura functionala.

Eficienta informatiilor este criteriul de baza dupa care se aleg si se organizeaza procesele informationale. Astfel nu poate fi conceput un proces informational daca acesta nu serveste o anumita activitate sau act decizional. Principalele criterii de evaluare a eficientei economice a informatiilor sunt: utilitatea, valabilitatea, precizia, oportunitatea.

Utilitatea informatiilor se refera la cerinta informatiilor de a contine problemele de care se ocupa cel care primeste infoamtia respectiva. Astfel, daca conducatorul are la dispozitie informatii certe, el poate adopta decizii eficiente si rapide, faraa consuma mult timp cu cercetarea si solutionarea surselor informationale din domeniul unde urmeaza sa adopte deciziile respective.

Valabilitatea informatiilor se refera la actualitatea pe care o prezinta, precum si la perioadele in care isi mentine valoarea.

Precizia informatiilor se refera la gradul de detaliere si la veridicitatea datelor respective. Precizia este determinata de obiectul informatiilor, repectiv daca este globala sau de detaliu, de modul de exprimare a informatiilor (daca acesta este cifric sau prin descriere) si de gradul de aprofundare.

Oportunitatea informatiilor se refera la furnizarea acestora utilizatorului la momentul necesar. Daca informatia ajunge la utilizator dupa producerea evenimentului sau intr-un moment in care un anumit aspect negativ nu mai poate fi evitat, atunci este clar ca acea informatie nu mai este utila.

Clasificarea informatiilor economice

Din punct de vedere al domeniului de activitate la care se refera, informatiile pot fi: economice, tehnice, stiintifice, culturale. Informatiile economice reflecta activitatile desfasurate de catre intreprinderile sau firmele producatoare de bunuri sau prestatoare de servicii. Informatiile care circula in cadrul intreprinderii sunt complexe, iar pentru a usura intelegerea lor si a permite evidentierea unor aspecte semnificative necesare in activitatea de management este necesara o anumita clasificare a acestora si care se poate face dupa urmatoarele criterii:

1. dupa modul de exprimare:

-       informatiile orale se exprima prin viu grai si nu implica investitii necesare pentru mijloacele de prelucrare. Au viteza mare de circulatie, nu sunt controlabile, dand nastere la interpretari.

-       informatiile scrise sunt consemnate pe diferite suporti si pot fi pastrate timp indelungat fara a se altera.

-       informatiile audio-vizuale se adreseaza atat auzului cat si vazului, necesita aparatura speciala si cheltuieli de investitii, au viteza mare de circulatie.

2. dupa gradul de prelucrare:

-       informatiile primare (de baza) nu au mai fost supuse anterior unei anumite prelucrari, au caracter analitic; sunt foarte diverse, fiind cele mai raspandite la nivelul executiilor.

-       informatiile intermediare se gasesc in diferite faze de prelucrare, sunt specifice la nivelul personalului functional si de conducere interioara.

-       informatiile finale au parcurs toate fazele de prelucrare, au caracter sintetic, decizional si se adreseaza managerilor de esalonul superior si mediu.

3. dupa sensul vehicularii:

-       informatiile descendente se transmit de la nivelurile ierarhice superioare spre cele inferioare, fiind alcatuite preponderent din decizii, instructiuni, recomandari.

-       informatiile ascendente se transmit de la esaloanele ierarhice inferioare la cele superioare si reflecta modul de realizare a obiectivlor si deciziilor adoptate de centrele manageriale.

-       informatiile orizontale circula intre anumite posturi sau functii situate la acelasi nivel ierarhic.



4. dupa modul de inregistrare si prelucrare:

-       informatiile tehnic-operationale localizeaza in timp si spatiu procesele care au loc in intreprindere, fiind utilizate cu preponderenta de catre managerul de nivel superior, pentru a controla activitatea executantilor.

-       informatiile contabile se refera la aspectele economico-financiare ale activitatilor intreprinderii si sunt utilizate pentru fundamentarea deciziilor strategice si tactice.

-       informatiile statistice au caracter post-operativ si sintetic, se utilizeaza cu prioritate la evaluarea rezultatelor intreprinderii si la previzionarea de noi obiective.

dupa sursa de provenienta:

-       informatiile exogene provin din medii situate in afara intreprinderii, fiind alcatuite din decizii, instructiuni, iar cea mai mare parte a lor au caracter obligatoriu.

-       informatiile endogene se refera la procesele ce se desfasoara in interiorul intreprinderii.

6. dupa natura proceselor pe care le reflecta:

-       informatiile de cercetare-dezvoltare reflecta activitatile din cadrul functiunii de cercetare-dezvoltare a unitatii.

-       informatiile comerciale se refera la activitatile comerciale.

-       informatiile de productie reflecta activitatile functiunii de productie.

-       informatiile financiar-contabile reflecta activitatile functiei financiar-contabile.

-       informatiile de personal se refera la activitatile functiunii de personal.

7. dupa continutul lor:

-       informatiile de stare reflecta procesele curente sau trecute, au ca scop caracterizarea posibilitatilor tehnice, de productie, economice, ale unitatii respective in diferite perioade de timp.

-       informatiile de intrare au rolul de a exprima cantitativ si calitativ nivelul obiectivelor si al resurselor pe parcursul desfasurarii activitatii.

-       informatiile de iesire exprima cantitativ si calitativ nivelul rezultatelor si al consumurilor de resurse in diferite perioade.

-       informatiile de cooperare exprima cantitativ si calitativ relatiile operationale cu alte unitati economice.

-       informatiile de executie au drept obiectiv sa informeze managerii in legatura cu modul si nivelul indeplinirii deciziilor adoptate.

8. din punct de vedere al modului in care exprima diferite laturi ale operatiilor sau fenomenele:

-       informatiile cu caracter cantitativ redau latura cantitativa a activitatii (informatii referitoare la realizarea programelor de productie, a programelor fortelor de munca, utilizarea capacitatii de productie, respectarea normelor de consum la materii prime, materiale etc.).

-       informatiile cu caracter calitativ reflecta latura calitativa a activitatii (nivelul costului de productie, al productivitatii muncii, nivelul profitului, calitatea produselor).

2. Subsistemul de evidenta economica: component al sistemului informational

In cadrul sistemului informational majoritatea covarsitoare a informatiilor sunt colectate, prelucrate si vehiculate pe suporti purtatori de informatii si care formeaza sistemul de evidenta a activitatii intreprinderii sau firmei. Prin evidenta se intelege consemnarea sau inregistrarea, intr-o anumita ordine, a faptelor sau fenomenelor socio‑economice care se petrec intr-un anumit loc si timp, in scopul de a servi ca material informativ imediat sau mai tarziu in activitatea practica din diferite domenii ale vietii economico-sociale. Evidenta care urmareste procesele ce se desfasoara in cadrul intreprinderii este denumita evidenta economica. Subsistemul de evidenta al intreprinderii poate fi divizat in urmatoarele trei forme:

a)      evidenta tehnic-operativa;

b)      evidenta contabila;

c)      evidenta statistica.


a)    Evidenta tehnic-operativa reprezinta acea parte a evidentei economice care asigura inregistrarea operativa si sistematica a datelor referitoare la evenimentele si procesele ce se realizeaza in cadrul diverselor activitati si care, dupa o prima prelucrare, se transforma in informatii necesare conducerii operative a proceselor tehnice, de productie, economice si sociale. Caracteristica esentiala a evidentei tehnic-operativa o reprezinta localizarea in timp si spatiu a fenomenelor care se desfasoara in cadrul diverselor activitati ale unitatii si pe care le inregistreaza in documentele de evidenta primara. Printre cele mai frecvente documente utilizate de aceasta forma de evidenta se pot mentiona: situatiile, rapoartele, graficele, care reprezinta purtatori de informatii zilnice. In activitatea de productie, evidenta tehnic-operativa inregistreaza informatii referitoare la modul cum sunt utilizate capacitatile de productie, cum este folosit timpul de munca, care este nivelul consumului de materiale pentru fiecare loc de productie, pe fiecare produs. In activitatea tehnic-operativa, aceasta evidenta vehiculeaza informatiile cu privire la realizarea programelor de aprovizionare tehnico-materiala, la ritmicitatea acestora, la calitatea si sortimentul materiilor prime si ale materialelor si la situatia stocurilor. In activitatea de desfacere, evidenta tehnic-operativa furnizeaza informatii referitoare la derularea programului de desfacere, la disciplina contractuala.

b)    Evidenta contabila consemneaza, controleaza si reflecta sistematic si neintrerupt, prin prelucrarea informatiilor oferite de evidenta tehnic-operativa, existenta si miscarea mijloacelor economice ale unitatii, sursele acestora si este expresia sintetica a rezultatelor economico-financiare.

c)     Evidenta statistica este acea componenta a evidentei economice care are drept scop obtinerea unor informatii intr-o forma sistematizata si generalizata asupra fenomenelor economice din cadrul unitatii respective. Statistica foloseste o serie de procedee proprii:

-       observarea (culegerea si consemnarea informatiilor din diverse domenii: productia, consumul, circulatia)

-       prelucrarea are drept scop gruparea si centralizarea datelor culese, efectuarea calculelor economice, in urma carora se obtin indicatori exprimati in marimi absolute, relative, medii. Reprezentarea indicatorilor obtinuti se face cu ajutorul anumitor documente, tabele, grafice.

Ca purtatori de informatii folositi curent de catre evidenta statistica se pot aminti: tabelul statistic, raportul statistic, reprezentarile grafice.

INTRARI

 

IESIRI

 
Desfasurarea activitatii intreprinderilor sau firmelor, ca sistem socio-economic, este conditionata de existenta unui schimb permanent de informatii intre subsistemele sau elementele componente, precum si intre fiecare unitate economica si alte sisteme socio-economice. Aceasta cerinta se realizeaza prin intermediul sistemului informational economic care, prin implicatiile sale in activitatea economica a unitatii si subunitatilor componente, poate fi asemanat cu aparatul circulator din corpul omenesc. Pornind de la premisa ca, alaturi de sistemul decizional, sistemul organizatoric, sistemul metodelor si tehnicilor de management, sistemul informational reprezinta si el o componenta de baza a managementului. Sistemul informational poate fi definit ca reprezentand totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, a procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente in cadrul unei unitati, avand drept scop sa asigure suportul informational necesar pentru asumarea si indeplinirea obiectivelor programate. Odata cu dezvoltarea si perfectionarea mijloacelor tehnice si a procedurilor de tratare a informatiilor, in scopul automatizarii prelucrarii datelor are loc o mutatie calitativa in continutul sistemului informational. Astfel, atunci cand pentru prelucrarea si pastrarea datelor si informatiilor sunt utilizate calculatoare, sistemele se numesc informatice (computerizate). Prin sistem informatic se intelege un ansamblu de resurse fizice (hardware) si resurse logice (software), de proceduri si personal, organizat in scopul prelucrarii datelor pentru indeplinirea anumitor sarcini de gestiune si realizarii unor perfomante masurabile prin criterii stabilite. Un sistem informatic poate fi reprezentat sub forma unei cutii negre, alcatuita din elemente de intrare, resurse, proceduri:

Text Box: Elemente de baza in sistemText Box: Elemente de iesire


O componenta a sistemului informational, care tinde sa dobandeasca un rol preponderent in intreprinderea moderna, o reprezinta procedurile informationale, care cuprind ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor. Specific procedurilor informationale este caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri informationale se stabilesc suporturile de informatii utilizate, adica materialele folosite pentru consemnarea informatiilor. Dintre suporturile informationale cele mai frecvent utilizate se pot mentiona: registre, boniere, formulare tipizate din hartie, cartele, benzi de hartie, benzi magnetice, discuri magnetice. Pentru fiecare dintre aceste suporturi se precizeaza carcateristicile, dimensiunile adecvate categoriilor de informatii pentru care vor fi utilizate. Procedurile informationale nu se reduc doar la stabilirea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor. De asemenea, procedurile informationale cuprind succesiunea tratarii informatiilor, operatiilor pe care acestea le suporta, modelele si relatiile de calcul utilizate. Astfel, se stabilesc relatiile de calcul al cifrei de afaceri, al productiei-marfa, al productivitatii muncii, al profitului, al ciclului de fabricatie, al costului pe produs, al capacitatii de productie. Realizarea obiectivelor intreprinderii solicita o cunoastere permanenta de catre manager sau conducator a sistemului resurselor umane, materiale, tehnice, financiare, a modului cum sunt combinate si consumate aceste resurse, precum si a cerintelor pietii interne sau externe pe care vor fi desfacute produsele, lucrarile, serviciile respective.

Pornind de la aceste cerinte, sistemul infomational al intreprinderii trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele functii:

a)      functia decizionala;

b)      functia operationala;

c)      functia de informare (documentare).




a)      Functia decizionala consta in rolul sistemului informational de a furniza centrului de management informatiile necesare in scopul fundamentarii deciziilor care urmeaza sa fie adoptate. Datorita importantei deosebite a acestei functii pentru procesul de management se foloseste tot mai frecvent notiunea de sistem infomational al managementului, justificand prin aceasta rolul deciziei ca cel mai important act cu care se operaza in activitatea de management.

b)      Functia operationala declanseaza multimea de actiuni, pe baza deciziilor conducerii, pentru realizarea obiectivelor programate de catre intreprindere.

c)      Functia de informare (documentare) exprima menirea sistemului informational potrivit careia se vehiculeaza informatii care asigura documentarea personalului intreprinderii si care ulterior vor fi utilizate pentru a adopta anumite decizii sau pentru a efectua anumite operatii.

La conceperea, elaborarea si proiectarea unui sistem informational al managementului, precum si in situatia perfectioanarii sau rationalizarii sistemului informational, specialistii implicati trebuie sa respecte o serie de principii:

a)      subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor de conducere a unitatii. Existenta oricarui sistem informational o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru desfasurarea atat a procesului de management cat si a celor de executie, in cadrul unitatii economice respective.

b)      intercorelarea sistemului informational cu structura organizatorica si cu sistemul decizional. Pe plan structural, sistemul informational trebuie corelat in mod deosebit cu structura organizatorica, datorita cerintelor diferitelor componente ale structurii organizatoric-functionale. Astfel, functia sau postul, ca element component al structurii organizatorice, este atat emitator cat si beneficiar de informatii; sau relatiile organizatorice, indiferent de tipul lor, se bazeaza si pe circuite informationale. Fiecare compartiment din structura organizatoric-functionala a unitatii dispune, pentru realizarea obiectivelor atribuite, de anumite mijloace de tratare a informatiilor si trebuie sa foloseasca anumite proceduri informationale.

c)      asigurarea unitatii metodologice a tratarii informatiilor. Aceasta rezulta din necesitatea unei proiectari si functionari unitare a tuturor componentelor sistemului informational al firmei. Respectarea acestui principiu usureaza atat controlul conducerii asupra functionarii unitatii, a schimbarilor in structura si functionarea acesteia, cat si extinderea utilizarii sistemelor automate de prelucrare a datelor in conditii de eficienta sporita.

d)     concentrarea sistemului informational asupra furnizarii informatiilor referitoare la abaterile esentiale de la obiective, norme, standarde. In acest sens trebuie urmarit ca, pe verticala sistemului de management al unitatii, informatiile sa fie transmise nu global, ci selectiv, referindu-se la abateri semnificative de elementele prestabilite. In felul acesta se reduce la strictul necesar vehicularea informatiilor si se economiseste timpul personalului implicat.

e)      asigurarea unui timp corespunzator de reactie decizionala si operationala pentru toti beneficiarii de informatii. Prin utilizarea utilizarea unei game variate de proceduri si mijloace de tratare a informatiilor, caracterizate prin viteze si debite diferite de tratare a acestora, trebuie sa se acorde prioritate asigurarii informatiilor la timp in acele puncte care sunt considerate critice pentru unitatea respectiva.

f)       obtinerea de informatii maxime finale din fondul de informatii primare. Informatiile primare sunt folosite nemijlocit atat pentru evidenta si controlul desfasurarii procesului, cat si pentru adoptarea unor decizii cu caracter operativ la nivelul locurilor de munca de catre esaloanele inferioare ale sistemului de management. Deciziile strategice si tactice ale conducerii intreprinderii se fundamenteaza pe informatii sintetice, finale.

g)      realizarea de sisteme informationale ai caror parametri constructivi si functionali sa le confere flexibilitate ridicata. Se recomanda o concepere modulara a sistemului informational, care sa permita operarea, cu usurinta, de modificari in componentele sistemului, in conditiile integrarii rationale a noilor module in ansamblul sistemului informational.


h)      principiul eficientei, care are valabilitate generala in conducerea unitatii economice si care, aplicat la specificul sistemului informational, presupune o permanenta evaluare si comparare a efectelor cantitative si calitative ale unui sistem informational cu costurile realizarii si functionarii lui. La abordarea eficientei perfectionarii sistemului informational trebuie sa se porneasca de la cerinta ca acest sistem sa satisfaca integral necesitatile informationale ale actitivatii de management, in conditiile realizarii unui echilibru intre efectele sistemului informational si valoarea resurselor alocate pentru realizarea lui.

Deficientele si cerintele functionarii sistemului informational

Din studiile si analizele efectuate in cadrul unitatilor economice a rezultat concluzia ca se manifesta unele deficiente in functionarea sistemului informational la nivel microeconomic, care genereaza la randul lor disfunctionalitati in celelalte componente ale sistemului de management, influentand negativ calitatea actului decizional. Dintre aceste deficiente se pot mentiona:

1)      distorsiunea informatiilor;

2)      filtrajul informatiilor;

3)      redundanta informatiilor;

4)      supraincarcarea canalelor de comunicatie cu informatii inutile.

1) Distorsiunea informatiilor consta in modificarea partiala, intamplatoare si neintentionata a continutului unei informatii, pe parcursul culegerii si transmiterii ei de la emitator la receptor. Poate fi provocata de urmatoarele cauze:

-       manipularea necorespunzatoare a suporturilor de informatii in procesul transmiterii lor catre beneficiari;

-       o pregatire necorespunzatoare a personalului care vehiculeaza informatiile;

-       utilizarea unor suporturi materiale necorespunzatoare pentru inregistrarea informatiilor;

-       folosirea unor mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea informatiilor.

2) Filtrajul informatiilor reprezinta modificarea intentionata, partiala sau totala a continutului informatiilor si este determinata de interventia, pe parcursul inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor, a unor persoane care au interesul ca beneficiarii informatiilor sa primeasca un mesaj schimbat.

Efectul negativ al distorsiunii si filtrajului este o dezinformare partiala sau intergala a beneficiarilor de informatii. Atunci cand dezinformarea se produce la nivelul conducerii se diminueaza calitatea deciziilor, iar cand sunt dezinformati executantii efectele imediate se resimt in timpul executarii proceselor cu caracter operational. Efectele pe termen lung ale filtrajului si distorsiunii informatiilor se manifesta prin diminuarea eficientei activitatii firmei, prin deteriorarea, intr-o anumita masura, a climatului de munca si a relatiilor dintre angajatii intreprinderii.

3) Redundanta informatiilor este reprezentata, pe de o parte, de existenta unui numar mai mare de informatii fata de cele strict necesare pentru un anumit scop, iar, pe de alta parte, de inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii. Cauza majora a redundantei o reprezinta lipsa unei coordonari sau o coordonare defectuoasa a anumitor elemente ale sistemului de management. Redundanta apare atunci cand nu se respecta principiul unitatii de decizie si de actiune, respectiv cand unii dintre factorii decizionali, endogeni si exogeni unitatii economice, solicita nemijlocit informatii unor compartimente, fara ca personalul de conducere responsabil nemijlocit de activitatea respectiva sa fie informat si sa intervina. Efectele redundantei, care se manifesta prin solicitarea acelorasi informatii de catre diversi beneficiari, dar sub alte forme, determina consum inutil de timp si mijloace materiale din partea celor implicati.

4) Supraincarcarea canalelor de comunicatii cu informatii inutile este o situatie in care volumul informatiilor vehiculate pe anumite circuite depaseste capacitatea de transmitere informationala a acestuia. Aceasta supraincarcare se datoreaza nerespectarii caracterului piramidal al fluxurilor informationale, a unei dimensionari necorespunzatoare a acestora si a redundantelor existente in cadrul sistemului informational. Proliferarea calculatoarelor electronice, ca mijloace de tratare a informatiilor, a condus la aparitia unor deficiente in cadrul sistemului informational al intreprinderii. In conditiile utilizarii calculatorului electronic, sistemul informational proiectat nu ajunge dintr-odata in forma lui finala. Se creeaza, de fapt, implementarea unui numar mai mare de sisteme, egal cu numarul etapelor intermediare de trecere partiala a proceselor informationale pe calculator, iar cu fiecare etapa se parcurge un pas catre sistemul final, in care se rezolva problemele specifice datorate, pe de o parte, functionarii partial incomplete a sistemului informational, iar, pe de alta parte, unei serii de perturbatii care se aduc sistemelor informationale existente. Trebuie cunoscute aceste abateri pentru a fi limitate si a nu permite blocarea sistemului informational. In acest scop trebuie realizate in fiecare etapa noi proceduri de exploatare pentru sistemul informational, proceduri care sa tina seama de functionarea partiala a sistemului si de necesitatea prelucrarii manuale si mecanice a informatiilor, care sa intregeasca fluxurile si circuitele informationale. Numai o abordare sistemica a dezvoltarii treptate a sistemului informational poate limita perturbarile aduse in etapa proiectarii si implementarii sistemului informational al managementului.

3. Etapele de elaborare a unui sistem informational de management

Publicatiile de specialitate recomanda o anumita structura logica pentru elaborarea sistemului informatic. Aceasta structura ar cuprinde urmatoarele etape:

1.       definirea temei de realizare si stabilirea conceptului de ansamblu al sistemului informational;

2.       elaborarea conceptului de detaliu;

3.       proiectarea de ansamblu;

4.       proiectarea de detaliu;

5.       realizarea propriu-zisa a sistemului informational.

1. Definirea temei de realizare si elaborarea conceptului de ansamblu al sistemului informational

Pornind de la conceptul de sistem informational se determina cerintele si restrictiile impuse atat de necesitatea incadrarii in perimetrul sistemului informational, cat si de necesitatea cerintelor informationale ale unitatii economice respective. Declansarea studiului de realizare a sistemului informational necesita implicarea, inca din aceasta faza, a conducerii unitatii respective. Echipa de analiza si proiectare a sistemului informational trebuie condusa de directorul unitatii sau de unul dintre directorii adjuncti si este formata din sefii compartimentelor implicate, impreuna cu specialisti in domeniul elaborarii si perfectionarii sistemului informational. In aceasta etapa, ca principiu general de lucru se va aplica abordarea globala a sistemului economic, ceea ce ar asigura conditiile de grupare si incadrare functionala a activitatilor de executie, pe domeniile si grupele de activitati principale care stau la baza structurarii sistemului informational al managementului unitatii economice. Studiul preliminar rezultat identifica si analizeaza la modul general urmatoarele aspecte:

-          caracteristicile tipologice ale unitatii;

-          structura organizatorica a acesteia;

-          restrictiile sistemului analizat (legi, decrete, hotarari, instrumente);

-          compartimentele implicate si atributiile acestora;

-          principalele informatii si documente care vor fi vehiculate in sistem;

-          o serie de studii cu privire la dezvoltarea in perspectiva a intreprinderii.

La definirea temei de realizare elaborare a conceptului de ansamblu al sistemului informational, acesta este abordat in mod global si etapa se inchieie cu un studiu preliminar care sa cuprinda detalii despre: structura organizatoric-functionala a unitatii, caracteristicile tipologice ale unitatii respective, ale subunitatilor structurale de productie si functionale implicate in elaborarea sistemului informational, principalele suporturi purtatoare de informatii si modul de vehiculare a acestora, legislatia in vigoare si o estimare a perspectivelor de evolutie a firmei respective.

2. Elaborarea conceptului de detaliu al sistemului informatic

Se stabilesc componentele sistemului informational, structura acestuia pornind de la cerintele si restrictiile formulate in cadrul temei. Definirea detaliata a presupune parcurgerea mai multor etape:

-       delimitarea ariei de cuprindere si a legaturilor externe, prin stabilirea clara a colectiilor de date de intrare si de iesire existente, sistematizate, pe surse si destinatii, in functie de modul lor de exprimare, a documentelor purtatoare, a circuitului acestora, a utilitatii lor.



-       definirea procedurilor informationale: automatizate, mecanizate, manuale.

-       conturarea circuitelor si fluxurilor informationale, folosind metoda diagramelor de flux informational, bazata pe o serie de simboluri:


3. Proiectarea de ansamblu se realizeaza pe baza cerintelor si restrictiilor logice de ansamblu si in functie de posibilitatile practice de realizare a sistemului informational. Se determina astfel cerintele si restrictiile tehnice globale si se individualizeaza sistemul informational la nivelul unei imagini fizice globale. Are ca obiectiv materializarea conceptiei sistemului informational, prin prroiectarea functionala a componentelor sale si a legaturilor dintre componente. Se stabilesc anumite echipamente pentru prelucrarea datelor, se precizeaza calculele care se vor face cu ajutorul informatiilor la diferite niveluri de informare si decizie, urmarind drept criteriu mictorarea cheltuielilor ocazionate cu realizarea sistemului informational.

4. Proiectarea de detaliu

Se determina toate componentele si modul lor de asamblare, activitatea de proiectare a componentelor sistemului informational urmarind ca, pe baza proiectului de ansamblu, sa realizeze organizarea corespunzatoare a datelor si a modului lor de prelucrare.

Realizarea propriu-zisa a sistemului informational

Aceasta etapa este cea de concretizare a sistemului informational pe baza rezultatelor obtinute in cadrul etapelor de proiectare de ansamblu si de proiectare de detaliu. Daca sistemul informatic incorporeaza si un sistem informatic, activitatea cea mai laborioasa o reprezinta cea de elaborare a programelor, iar activitatea de elaborare a programelor se finalilzeaza in produse program si in documentatia de realizare, prezentare si exportare a sistemului informatic. Realizarea noului sistem se constituie de fapt in operationalizarea sa si consta in utilizarea experimentala si implementarea acestuia in cadrul sistemului de management.

Rationalizarea sistemului informational

Reprezinta procesul de analiza ritica si de reproiectare, pe baza unor principii si norme rationale, a sistemului informational sau a unor componente ale acestuia pentru imbunatatirea functionarii lui, in scopul cresterii operativitatii de fundamentare a actului de management, care este decizia. Etapele de rationalizare a sistemului informational sunt:

1.    definirea ariei si a cerintelor studiului de rationalizare a sistemului informational;

2.    analiza critica a sistemului informational existent;

3.    formularea scopurilor specifice sistemului informational in corelatie cu dezvoltarea ulterioara a unitatii respective;

4.    rationalizarea propriu-zisa a sistemului informational;

5.    utilizarea experimentala si implementarea sistemului informational rationalizat.

1. Definirea ariei si a cerintelor de rationalizare a sistemului informational

Declansarea studiului de rationalizare a sistemului informational poate fi generata de o multime de cauze, de aceea necesita o stransa corelare intre echipa constituita pentru realizarea studiului si conducerea intreprinderii, in scopul delimitarii analizei si orientarii acesteia in functie de obiectivele si necesitatile prioritare ale unitatii economice. Se contureaza astfel sfera activitatilor sau atributiilor care vor fi analizate, stabilindu-se tema studiului de rationalizare. Stabilirea problemelor care trebuie rezolvate prin rationalizarea sistemului informational are la baza conexiunea cauza‑efect si porneste de la cauzele care au generat declansarea studiului. Pe baza problemelor identificate se trece la formularea obiectivelor studiului, care pot fi de natura strict informationala sau pot sa cuprinda si elemente economice concrete, cum ar fi: reducerea stocurilor supranormative cu un anumit procent sau imbunatatirea gradului de utilizare a capacitatii de productie cu un alt procent. Aceasta etapa se incheie cu un studiu preliminar, unde sunt identificate si analizate, la modul general, urmatoarele elemente:

1.      caracteristicile tipologice ale unitatii;

2.      restrictiile sistemului analizat: legi, ordonante, hotarari, instructiuni;

3.      compartimentele implicate in analiza si atributiile acestora;

4.      principalele informatii si documente care se vehiculeaza in cadrul sistemului informational;

5.      mijloacele de prelucrare a datelor.

2. Analiza critica a sistemului informational existent

Aceasta are ca scop principal cunoasterea temeinica a sistemului informational existent, pentru a identifica partile slabe ale acestuia si aprecierea gradului in care deficientele afecteaza desfasurarea normala a activitatii de conducere si executie. Se realizeaza in mai multe faze:

a)    prezentarea functionarii sistemului informational existent. Se obtin astfel unele informatii referitoare la sistemul de obiective al firmei, la structura organizatorica a acesteia, la sistemul informational al activitatilor analizate.

b)   analiza critica a sistemului informational existent, in raport cu obiectivele generale ale firmei si cele derivate, precum si cu deciziile adoptate in domeniul analizat.

c)    analiza de detaliu a informatiilor din documente, care va trebui sa urmareasca si calitatile pe care trebuie sa le posede informatiile.

d)   definitivarea obiectivelor studiului, prin consultarea permanenta a factorilor de decizie pe toata perioada duratei de analiza.

3. Formularea scopurilor specifice sistemului informational in corelatie cu dezvoltarea ulterioara a unitatii respective

Daca rationalizarea sistemului informational nu se face printr-un studiu realizat printr-o abordare sistemica si previzionala, modificarile ulterioare impun reproiectarea partiala sau integrala a sistemului informational. Este necesara o analiza atenta a situatiei de fapt, cat si a criteriului previzibil pentru unitatea respectiva, in stransa corelatie cu tendintele manifestate in domeniul informatic al firmelor competitive pe plan mondial. Conducerea intreprinderii trebuie sa sprijine echipa de rationalizare in conturarea cerintelor informationale pentru un orizont de timp urmator de cel putin 5-10 ani, pentru unitatea economica respectiva.

4. Rationalizarea propriu-zisa a sistemului informational

Aceasta este alcatuita din urmatoarele faze:

a)    realizarea solutiilor pentru noul sistem informational. Se recomanda ca proiectarea sa se faca intr-o masura cat mai integrata, iar integrarea prelucrarilor automate a datelor trebuie realizata atat pe verticala, cat si pe orizontala, prin inregistrarea informatiilor primare o singura data si cat mai aproape de sursa de provenienta a informatiilor respective.

b)   in faza urmatoare se realizeaza definitivarea conceptului general al sistemului informational rationalizat. Pornind de la schema generala de structura elaborata in etapa anterioara, se precizeaza elementele componente si restrictiile acestora. Daca sistemul informational necesita modificari substantiale, ca urmare a introducerii unor metode automate de prelucrare a datelor, atunci se va inlocui o schema de sistem, insotita de o descriere corespunzatoare.

c)    proiectarea modificarilor sistemului informational, cand se precizeaza in cadrul rationalizarii elementelor sistemului o serie de detalii:

-       situatiile informationale noi, cele comasate sau modificate;

-       fluxurile informationale reduse;

-       procedurile informationale noi sau imbunatatite;

-       mijloacele noi de tratare a informatiilor.

d) operationalizarea modificarilor sistemului informational. Pentru sistemul informational o componenta importanta a acestei faze o reprezinta elaborarea, testarea si experimentarea programelor si metodelor, respectiv a pachetelor de programe aplicative.

Utilizarea experimentala si implementarea sistemului informational rationalizat

Acestea se refera in principal la testarea functioanarii sistemului rationalizat in conditiile concrete ale unitatii economice, care se poate realiza prin functionarea in paralel a sistemului informational rationalizat cu cel sistemul informational vechi. Pentru reusita acestei etape se recomanda elaborarea unui program si stabilirea conditiilor de experimentare si implementare. Dupa expirarea perioadei de experimentare, in functie de imbunatatirile care trebuie aduse, se trece la implementarea sistemului informational rationalizat.













Document Info


Accesari: 5626
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.




Coduri - Postale, caen, cor

Politica de confidentialitate

Copyright Contact (SCRIGROUP Int. 2019 )