DEFINIREA sI ANALIZAREA POSTURILOR

Postul - reprezinta componenta primara a structurii organizatorice si functionale a organizatiei. Pentru individ, postul reprezinta suma activitatilor pe care acesta trebuie sa le presteze în coordonate spatiale si de timp determinate.

Prin fisa postului sunt descrise cantitativ si calitativ atributiile salariatului, conditiile de munca, durata activitatilor zilnice, recompensele, etc.

Definirea posturilor reprezinta activitatea de proiectare a obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor salariatilor care si le vor asuma.

Sarcina proiectarii postului revine managerilor organizatiei, atât la înfiintarea acesteia, precum si pe toata durata activitatii.

Procesul de definire/proiectare a posturilor este:

dinamic, fiind conditionat de realizarile organizatiei, din transformarile tehnologice din domeniu de activitate al organizatiei, de raportul cerere/oferta de pe piata fortei de munca si de gradul de scolarizare al populatiei;

interactiv

organizatia are capacitatea de a satisface solici 111h75b tarile de locuri de munca pentru un anumit segment social;

comunicarea dintre organizatie si oficiile pentru forta de munca neocupata este benefica pentru partile aflate în proces;

cresterea gradului de scolarizare determina adoptarea unei politici specifice privind forta de munca;

Descrierea posturilor are ca scop stabilirea:

obiectivelor

sarcinilor

competentelor

responsabilitatile

Obiectivele postului reprezinta motivatia care astat la baza înfiintarii lui. Ele sunt clasificate în functie de:

a)    aria de acoperire

obiective punctuale - sunt proiectate pentru realizarea unor activitati de moment care nu pot fi atinse prin activitati desfasurate în cadrul altor posturi

obiective limitate - activitatile aferente postului acopera o secventa bine definita din domeniul postului

obiective largi - acopera o plaja larga a domeniului

b)    anvergura temporara

obiective instantanee - trebuie atinse imediat ce apare oportunitatea

obiective limitate - obiectivele sunt definite pe durate previzibile de timp

obiective cvasi-permanente - vizeaza activitatile de rutina

c)     durata de existenta estimata

obiective tactice - vizeaza realizarea unor activitati concrete, planificate a se desfasura în timp îndelungat

obiective strategice - de atins pentru momente îndepartate de timp si care vizeaza dezvoltarea ulterioara a organizatiei

Sarcinile postului - sunt de regula concrete, bine definite în timp si spatiu, de cele mai multe ori repetabile/periodice, pe durata îndelungata de timp. Responsabilitatea atribuirii cu sarcini a posturilor apartine managerilor departamentelor si organizatiei. Acestora le revine rolul de a identifica conexiunile caracteristicile, diferitele obiective si de a stabili functiile posturilor.

Competentele postului - reprezinta limitele în care salariatul poate lua decizii, poate desfasura activitatea si în care are atributii de serviciu. Ele implica urmatoarele aspecte: autorizare, autoritate profesionala si putere de decizie.

Responsabilitate - este caracteristica postului care vizeaza obligatia salariatilor sa gireze pentru calitatea, cantitatea si termenele lucrarilor. Trebuie sa fie corelata cu sarcinile si cu autoritatea titularului postului.

Concluzionând, la proiectarea posturilor trebuie luate în considerare:

a)    variabilele mediului exterior organizatiei

caracteristicile mediului economic

cerearea, respectiv oferta pietei muncii

gradul de pregatire a populatiei active si disponibile

pragul atins de dezvoltare tehnologica în domeniul de activitate al organizatiei

b)    variabilele mediului interior organizatiei

capacitatea de adaptare la modificarile mediului exterior

politica de dezvoltare a organizatiei

resursele organizatiei

c)     caracteristica segmentului activ recrutat de organizatie

pregatirea generala

pregatirea profesionala

indicatorii motivarii

Definirea posturilor presupune armonizarea caracteristicilor mediului propriu organizatiei cu cele ale mediului exterior, în conformitate cu obiectivele strategice ale acesteia.

ANALIZA POSTURILOR

Analiza postului - este procesul prin care se obtin si se prelucreaza informatii esentiale legate de un anuit post. Prin analiza postului se studiaza atât postul si caracteristicile lui, cât si cunostintele, experienta si aptitudinile necesare titularului acestuia.

Doua motive o fac utila si necesara:

1. furnizarea informatiei corecte despre posturi

2. justifica deciziile de personal

Este importanta pentru ca formeaza baza de plecare în multe activitati ale managerului de resurse umane:

proiectarea ( previziunea) posturilor

recrutarea si selectia

instruirea

dezvoltarea carierei

protectia si siguranta angajatilor

evaluarea performantelor

recompensarea

Analiza poate fi realizata de mai multe persoane:

managerul organizatiei

titularul postului

superiorul acestuia

Când analiza este efectuata de titular, trebuie aprobata de superior. Prezinta avantajul ca titularul cunoaste cel mai bine postul respectiv.

Chestionarul pentru analiza posturilor trebuie sa furnizeze urmatoarele informatii de baza:

denumirea postului

denumirea postului superiorului direct

denumirea posturilor supervizate

descrierea postului ( job descprition)

lista pentru sarcini si responsabilitati

CHESTIONAR DE ANALIZA A POSTULUI

Organizatia.............................

Denumirea postului ........................

Analizat de ..........................

Informatii obtinute de la .......................

Clarificare

A.   Educatie

B.    Cunostinte despre echipamente

C.   Folosirea mijloacelor tehnice

D.   Cunostinte despre materiale

E.    Dexteritati (care este natura dexteritatilor cerute0

Responsabilitati:

A.   Materiale

B.    Echipament

C.   Influenta asupra altor operatii

D.   Responsabilitati pentru reclamatiile beneficiarilor

E.    Coordonare

F.    Decizii

Cerinte fizice

A.   Monotonia

B.    Pozitia de lucru

C.   Puterea

D.   Efortul

Conditii de lucru

A.   Conditii deosebite de lucru

B.    Riscuri.  

Metode de obtinere a informatiilor necesare analizei postului

Observarea - este metoda directa prin care sunt puse în evidenta urmatoarele aspecte: activitati care se desfasoara, modul de desfasurare, participantii, factorii care împiedica derularea activitatilor, sursele de disconfort fizica sau psihic, de pericol si de stagnare, suprapunerea de activitati precum si cauzele care induc stari confuze. Pentru a fi eficient se aplica sistematic. Dezavantaje: stresul, timpul limitat, faptul ca activitatile mentale nu pot fi observate.

Interviul individual - are avantaj ca, fiind condus de analisti, pune în evidenta aspecte care nu au fost înregistrate în alte documente, care scapa observatorului sau care au fost prezentate denaturat prin autoevaluare. Dezavantaje: subiectivismul salariatului si teama de a-si pierde locul de munca.

Chestionarele - se completeaza de catre titularii posturilor vizate si sunt aprobate de superiorii directi ai acestora. Avantaje: economie de timp în strângerea datelor, posibilitatea celui care realizeaza analiza de a-si structura si formula întrebarile din timp, economie de bani, posibilitatea de exprimare fara stânjeneala, producerea de date care se sintetizeaza si se raporteaza usor.

Dezavantaje:

posibilitatea ca informatia sa fie interpretata gresit fie de cel chestionat, fie de analist;

necesitatea unui volum important de timp ( si abilitati tehnice) pentru eleborarea unor chestionare eficace

neadecvarea pentru exprimarea libera a raspunsurilor neanticipate.

Descrierea postului consta în identificarea postului ( pozitie, rol, atributii) si în specificarea postului - cerinte privind educatia, trasaturile comportamentale, experienta si aptitudinile:

pregatirea generala

pregatirea profesionala

abilitati fizice si deprinderi intelectuale

experienta de munca

nivelul competentelor relationale

capacitatea de a lucra în conditii de stres

atitudinea fata de risc

spiritul de echipa

Job descpriton se concretizeaza printr-un document standardizat denumit fisa postului. Documentul este eleborat de analistii care au evaluat rezultatele obtinute la analiza postului.

Fisa postului este documentul care formalizeaza angajarea si salarizarea personalului - fiind obligatorie de semnat de catre titularul postului.Aceasta include:

denumirea

departamentul

codul, conform nomenclatorului de profesii si meserii

categoria de încadrare

numele titularului postului ( si numele analistului)

descrierea sumara a postului

activitatile de efectuat

cerintele postului

contextul postului

Structura unei fise de post

Fisa de post are urmatoarea structura:

I. Titlul postului

• se prezinta denumirea postului (conform cerintelor legale)

II. Scopul postului

• se precizeaza de ce exista acel post in organizatie

III. Structura organizatorica (de care apartine)

• se mentioneaza carei structuri organizatorice ii apartine din punct de vedere ierahic (departament/ compartiment/ birou/ atelier/ sectie etc.)

IV. Managerul ierarhic superior

• se mentioneaza ce post are autoritate ierarhica in raport cu postul descris in fisa de post.

V. Competenta minima necesara

Educatia minima necesara

o        ca nivel (care este nivelul minim de studii necesare - elementare, medii etc.)

o        ca specialitate (care este calificarea/ specializarea obtinuta prin educatie necesara pentru ocuparea postului)

Experienta minima necesara:

o        in munca (cati ani in munca sunt necesari pentru ocuparea postului)

o        in specialitate (cati ani in specialitate sunt necesari pentru ocuparea postului)

o        in management (cati ani in conducerea unei echipe sunt necesari pentru ocuparea postului)

o        in organizatie (cati ani sunt necesari sa lucreze in organizatie pentru ocuparea postului)

Calificari/ Specializari/ Instruiri minime necesare

o        se mentioneaza calificarile/ specializarile/ instruirile necesare pentru ocuparea postului - sunt altele decat cele dobandite prin educatie. Ca exemplu: cunoasterea utilizarii unui anumit program de calculator, calificarea de a utiliza un anumit utililaj, specializarea intr-o anumita tehnologie etc.).

Abilitati si deprinderi, insusiri fizice si psihice minime necesare

o        se mentioneaza care sunt acestea ca tip si ca nivel.

VI. Principale atributii

• se prezinta sintetic atributiile necesare atingerii scopului postului (care sunt principalele activitati realizate de persoana care ocupa postul astfel incat sa fie atins scopul pentru care exista postul)

VII. Relatii organizatorice

• Relatii de autoritate ierarhica (pe cine are subordonati)
• Relatii de autoritate functionala (pe cine are subordonati pe o anumita problema/ pe un anumit domeniu)
• Relatii de autoritate de stat major (pe cine poate inlocui)
• Relatii de reprezentare (cu cine poate interactiona din afara organizatiei si pe ce probleme poate reprezenta organizatia)
• Relatii de cooperare (cu cine colaboreaza in mod direct)
• Relatii de control (pe cine poate controla in mod direct)

VIII. Autoritate si decizie

• se mentioneaza ce autoritate are postul (ce tip si volum de resurse poate mobiliza direct), ce poate decide si in raport cu ce, pe ce probleme si in ce limite poate decide.