TEORIA ORGANIZATIEI CA SISTEM DESCHIS

TEORIA ORGANIZAŢIEI CA SISTEM DESCHIS

Pentru întelegerea functiei organizatiilor, este important ca organizatia sa fie perceputa ca un sistem deschis, ceea ce presupune ca organizatia se afla într-o interactiune dinamica permanenta cu mediul (W. Dyer).

Majoritatea cercetarilor si teoriilor cu privire la organizatii se bazeaza pe un model al sistemului închis. Din ratiuni didactice, organizatia este privita ca fiind formata din structurile sale fizice operati 19519l1115t ve si organigrama existenta De exemplu, o fabrica de automobile este privita ca o multime de muncitori care produc masini într-o anumita locatie. Daca rezultatele sunt micsorate sau restrictionate,  diagnosticarea problemei si actiunea de corectare a situatiei au loc în general în limitele fabricii.

Aproape toti teoreticienii organizatiilor recunosc faptul ca o organizatie exista într-un cadru mai larg si ca poate fi influentata considerabil de conditii din exteriorul ei. Fabrica de automobile este afectata de conditiile economice generale, de reglementarile legislative cu privire la siguranta automobilelor si la reducerea  poluarii, de reglementarile sindicale, de disponibilitatea si costul materiilor prime, de taxe si impozite, de preturile produselor concurentilor si asa mai departe. În acest sens, organizatia este un sistem deschis. Planificarea activitatilor organizatiei trebuie sa tina cont de mediul extern (figura nr. 13).

Mediul extern furnizeaza intrari (materii prime, forta de munca) care sunt procesate/convertite de catre organizatie prin munca sa sau prin activitati de transformare, în iesiri. Iesirile (produsele finale) trec în mediul extern si influenteaza noile intrari, care sunt din nou canalizate catre sistem. Acesta este un ciclu continuu în toate organizatiile (W. Dyer).

De exemplu, o fabrica de automobile preia din mediul extern forta de munca, materiile prime si echipamentele. În plus, daca este bine condusa, preia si eventualele informatii cu privire la conditiile externe, precum preturile, pietele, impozitele, reglementarile în vigoare si asa mai departe. Aceste date sunt utilizate pentru luarea de decizii cu privire la: salarii, preturi, design, dividende platite actionarilor, activitati de relatii publice, piete si extinderea/reducerea facilitatilor. Partea interna sau închisa a organizatiei proceseaza intrarile prin activitatile de productie (linia de asamblare, grupurile de maistri sau departamentele de service) si le transforma în produsul/serviciul (iesire) care este înapoiat mediului extern.

O procedura similara se desfasoara zilnic: muncitorii aduc din mediu atitudini, reactii si sentimente care le pot influenta lucrul în timpul activitatii de transformare. La sfârsitul zilei, ei revin în comunitate si îsi descarca sentimentele si reactiile cu privire la companie. La rândul lor, aceste sentimente influenteaza modul în care ceilalti raspund muncitorului si companiei, ciclul devenind complet: ceea ce intra influenteaza ceea ce iese si reciproc.

Atunci când o organizatie este privita ca un sistem, aceasta este considerata ca o unitate functionala totala formata din parti integrate necesare care permit unitatii sa functioneze/opereze în încercarea de
a-si îndeplini obiectivele (F. Baker; F. E. Kast si J. E. Rosenweig). O analogie des întâlnita este aceea care compara sistemul organizational cu corpul uman. Corpul este alcatuit dintr-o serie de parti sau subsisteme integrate, toate trebuind sa se afle în interdependenta pentru a permite individului sa functioneze ca un ansamblu bine închegat. Astfel, sistemul nervos, sistemul endocrin, sistemul respirator si cel cardiovascular se combina în mod armonios pentru a da nastere sistemului uman total. Fiecare subsistem poate fi examinat în mod individual sau în concordanta cu celelalte subsisteme. Atunci când o persoana se îmbolnaveste, un proces de diagnosticare este utilizat pentru identificarea subsistemului care nu functioneaza în mod adecvat, în vederea punerii în aplicare a unui tratament. Într-o organizatie aceste subsisteme includ sistemul social, sistemul tehnic sau operational si sistemul administrativ (figura nr. 14).

Aproape în toate organizatiile aceste sisteme de baza exista si interactioneaza într-o forma sau alta.

Fiecare organizatie are propriul sau univers social aflat într-o continua dinamica, care este alcatuit din oameni situati pe pozitii diferite, dar care interactioneaza unii cu ceilalti- vorbind, certându-se, ajutându-se, luând decizii împreuna, rezolvând probleme si muncind într-un fel sau altul împreuna, încercând sa îndeplineasca unele din obiectivele organizatiei si sa îsi satisfaca o parte a nevoilor personale. Fiecare sistem social are câteva componente esentiale:

·         climatul, adica starea emotionala predominanta împartasita de membrii sistemului. Climatul poate fi formal, relaxat, defensiv, precaut, bazat pe acceptare sau pe încredere etc.;

·         reteaua comunicationala. Tiparele formale sau informale care determina cine cu cine vorbeste, când, cât de des si despre ce se numesc retele comunicationale;

·         structura statut-rol. Întotdeauna exista un tip de diviziune a muncii, oameni diferiti îndeplinind functii diferite. Unii oameni, datorita functiei/pozitiei lor, au un statut mai înalt datorita rolului pe care îl joaca în cadrul organizatiei decât altii, prin urmare au mai multa putere si influenta;

·         tiparul managerial. Unii oameni din organizatie lucreaza pe pozitii relativ subordonate altora, având sarcina de a-i ajuta pe subalterni în munca lor. Tiparul managerial specific (de exemplu, autoritar versus participativ) care se dezvolta în sistemul social începe de la vârful organizatiei si tinde sa fie adoptat de întreaga organizatie;

·         metoda de adoptare a deciziei. Datorita faptului ca procesul de baza în orice organizatie îl reprezinta rezolvarea problemelor si luarea de decizii, o metoda de adoptare a deciziilor pentru rezolvarea problemelor este stabilita în cadrul sistemului social. Ea este îndeaproape legata de tiparul managerial, dar ridica si întrebarea daca deciziile au în vedere mai multe sau mai putine aspecte, daca se refera la utilizarea tuturor resurselor relevante în rezolvarea problemelor, la creativitatea deciziilor si la gradul de implicare în implementarea deciziilor;

·         indivizii. Numeroase procese ale sistemului social variaza în functie de tipul de oameni care formeaza sistemul. De exemplu, este de asteptat ca un grup format din muncitori mai în vârsta sa se comporte diferit fata de un grup de adolescenti.

Fiecare organizatie îsi implementeaza propria metoda pentru a-si realiza sarcinile de munca. Sistemul tehnic/ operational reprezinta pozitionarea unica a echipamentului, materialelor, oamenilor si proceselor folosite pentru îndeplinirea sarcinilor. Un sistem operational industrial des întâlnit este linia de asamblare, în care muncitorii sunt aranjati de-a lungul unei benzi rulante de un anumit tip, iar produsul ce trebuie asamblat trece pe banda prin fata lor, fiecare îndeplinind o anumita sarcina. Sistemul operational poate fi modificat o data cu:

¨       schimbarea echipamentului;

¨       utilizarea unor  materii prime diferite;

¨       aranjarea diferita a oamenilor;

¨       schimbarea sarcinilor de munca.

Este evident ca sistemul social este conectat integral cu sistemul tehnic, deoarece pozitionarea oamenilor determina modalitatea de a comunica unii cu altii. Sarcinile de lucru si fluxul de lucru influenteaza tiparele manageriale utilizate si probabil, si modul în care sunt luate deciziile. Legatura dintre sistemul social si aspectele tehnice ale muncii a condus la aparitia denumirii de sistem socio-tehnic.

Totusi, unele elemente ale sistemului tehnic sunt separate de sistemul social si pot fi influentate în mod distinct, desi pot fi observate o serie de influente asupra sistemului social. Sistemul tehnic poate fi modificat/schimbat în orice organizatie. Un sistem tehnic universitar presupune prezenta unui profesor pe un podium într-o sala de curs, vorbind în fata studentilor. Daca grupa de studenti este dispusa circular, în timp ce profesorul sta în mijlocul cercului, este de asteptat ca  procesul de învatare sa se modifice. Profesorul poate  domina în continuare situatia, controlând sistemul social. Pentru ca schimbarile sa se produca cu adevarat, este nevoie ca atât sistemul social, cât si cel tehnic sa se modifice. Profesorului i se va parea probabil imposibil sa schimbe natura instruirii în situatia în care nu survin modificari în sistemul tehnic.

În strânsa conexiune cu sistemul socio-tehnic exista o retea de politici, proceduri, verificari, rapoarte si structuri formale care reprezinta sistemul administrativ. Fiecare organizatie îsi creeaza anumite proceduri formalizate pentru stabilirea de standarde, reguli si reglementari care influenteaza desfasurarea proceselor din sistemul social si cel tehnic. Printre elementele fundamentale ale sistemului administrativ se numara:

·         administrarea salariilor. Organizatiile initiaza proceduri prin care sunt stabilite treptele de salarizare si sunt stipulate modalitatile prin care pot fi acordate cresteri salariale, prime sau alte beneficii speciale;

·         angajare-concediere-promovare. Fiecare organizatie îsi stabileste metodele de recrutare, de promovare si de concediere a angajatilor - toate acestea fiind în sarcina sistemului administrativ;

·         raportare-auditare. Numeroase organizatii colecteaza informatii referitoare la utilizarea mijloacelor materiale si a resurselor financiare, la rezultatul muncii si la controlul calitatii. De regula. acestea îmbraca forma rapoartelor si a procedurilor de control pentru determinarea modului în care sunt utilizate resursele;

·         beneficiile suplimentare fata de salariu. Organizatiile stabilesc  criterii si metode de alocare a beneficiilor cum ar fi concediul de odihna, concediul medical, fondurile de pensii si asigurarile;

·         bugetele. Stabilirea bugetului reprezinta un aspect esential al determinarii prioritatilor si activitatilor fiecarei unitati din cadrul organizatiei.

În tabelul nr. 15 sunt prezentati factori apartinând celor trei subsisteme care pot influenta în mod pozitiv atingerea obiectivelor organizationale. Responsabilitatea managerilor este si aceea de a tine cont de acesti factori astfel încât sa se asigure cresterea probabilitatii de atingere a  obiectivelor organizationale. Modelul prezentat în tabel reprezinta un model de sistem deschis alcatuit din trei subsisteme interconectate- social, tehnic/operational si administrativ.