Despre proiectare..
Ce este diagrama Gantt?
Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat in 1917 de Henry L.Gantt, inginer si sociolog de origine americana. Frecvent utilizata in managementul de proiect, o diagrama Gantt ofera o ilustrare grafica a unui program de activitati, care ajuta la planificarea, coordonarea si monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza in versiuni simple, cu ajutorul unui grafic facut pe o hartie, sau in versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicatii softwar 232u2017c e de management al proiectului.
Forma grafica a unui astfel de instrument de planificare consta intr-o matrice pe a carei axa orizontala este reprezentata perioada de timp pe care se intinde proiectul, impartita in unitati de masura (spre exemplu zile, saptamani sau luni), si pe a carei axa verticala sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, daca proiectul ar consta in dotarea calculatorului dumneavoastra cu un nou software, principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetari de piata, alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.).
In cadrul unei diagrame Gantt, fiecarei sarcini ii este alocat un rand. Timpul in care este estimat sa se finalizeze o sarcina este reprezentat printr-o bara orizontala. Marginea din stanga marcheaza inceputul preconizat pentru acea sarcina, iar marginea din dreapta marcheaza sfarsitul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la alte sarcini in mod secvential, paralel sau prin suprapunere temporara.
Pe masura ce proiectul avanseaza, diagrama este adusa la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzatoare procentului din sarcina care a fost indeplinit. In modul acesta, va puteti da seama imediat despre stadiul in care se afla proiectul, tragand o linie verticala in dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor ramane cu totul in partea stanga a liniei. Sarcinile in desfasurare vor fi intretaiate de linie, si daca partea plina este la stanga liniei, inseamna ca sunt in intarziere fata de planificare, pe cand, daca partea plina merge pana in dreapta liniei, inseamna ca sunt inaintea planificarii. Sarcinile viitoare raman cu totul in dreapta liniei. In figura 1 se poate vedea ca daca astazi ar fi 15 octombrie, activitatea 3 s-ar incadra in planificare, activitatile 4 si 5 ar fi in intarziere, iar activitatea 7 ar fi inaintea planificarii.
Atunci cand realizati o diagrama Gantt, nu introduceti decat un numar rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), in asa fel incat diagrama sa incapa pe o singura pagina. In cazul in care este vorba de un proiect mai complex, puteti realiza diagrame subordonate care sa detalieze incadrarea in timp a tuturor sub-sarcinilor care formeaza o sarcina principala.
De asemenea, pentru o echipa de proiect este foarte util ca in dreptul unei sarcini sa fie trecuti si responsabilii, pentru respectiva sarcina.
De multe ori intr-un priect exista evenimente, care nu reprezinta o sarcina, insa pe care ati vrea sa le evidentiati in cadrul unei diagrame Gantt. In exemplul de mai sus, inchirierea unei sali anume este un moment foarte important pentru desfasurarea ulterioara a sarcinilor, deoarece locatia trebuie trecuta in mod explicit in comunicatul de presa. Aceste momente reprezinta niste "borne" (eng. "milestones") si de obicei sunt marcate pe diagrama sub forma unor triunghiuri cu varful in sus.
Cum se elaboreaza o diagrama Gantt?
Pentru inceput listati pe o foaie de hartie toate sarcinile, datele programate pentru inceperea si finalizarea lor (sau numai durata respectivelor sarcini) si responsabilii. Deasemenea mentionati cele mai importante borne, impreuna cu datele lor. Daca aveti mai mult de 15 sau 20 de sarcini, puteti sa impartiti proiectul in sarcini principale si sub-sarcini, dupa care sa realizati o diagrama Gantt pentru sarcinile principale si cate o alta diagrama cu sub-sarcinile pentru fiecare dintre acestea.
Urmatorul pas este sa va alegeti unitatea de timp pe care o veti folosi. Daca este vorba de un proiect mai scurt de trei luni, este recomandabil sa folositi zile, iar pentru proiecte mai lungi sa folositi saptamani sau luni. In cazul unor proiecte foarte scurte puteti folosi chiar ore.
In momentul in care va trebui sa realizati documentul propriu-zis aveti la dispozitie trei solutii:
Sa folositi variante succesive desenate pe foi de hartie, cu ajutorul unor carioci sau creioane colorate. Desi aceasta solutie este cea mai comoda, ea va pune mai multe probleme in cazul revizuirilor foarte dese.
Sa folositi un produs software cu o sfera larga de aplicabilitate cum sunt Excel sau Word din cadrul pachetului Microsoft Office. Aceasta solutie prezinta avantajul ca permite actualizari si corecturi frecvente. De asemenea, diagramele succesive sunt usor de tiparit.
Sa folositi un soft specializat pe managementul de proiect, cum este Microsoft Project.
Realizarea unei digrame in Excel
Daca v-ati hotarat sa folositi Excel-ul, nu aveti decat sa urmati pasii de mai jos:
Lansati in executie produsul,
Deschideti un document nou,
Din Page Setup (meniul File) selectati orientarea orizontala ("landscape"), si centrati diagrama pe verticala si pe orizontala. Tot de aici activati butonul "fit to 1 page" pentru ca toata diagrama pe care o veti realiza sa intre pe o singura pagina A4. Daca textul va fi foarte mic, veti putea tipari digrama pe doua pagini si apoi sa le puneti impreuna. O alta solutie poate fi sa mariti unitatea de timp, sau sa lasati deopate niste sarcini mai putin importante. La sfarsit, deselectati optiunea "gridlines", pentru a putea sa folositi spatiul celulelor asa cum doriti fara sa afectati modul in care va fi tiparit documentul.
Aranjati celulele in functie de elementele diagramei pe care o doriti. Folositi optiunea "Border" (din Format Cells) pentru a desena chenare in jurul celulelor unde este nevoie (puteti selecta atat una sau mai multe celule, cat si o coloana sau un rand. Introduceti informatiile necesare. Pentru a realiza bare gri, care sa reprezinte lungimea preconizata a unei sarcini, selectati celulele dupa care folositi optiunea de umplere din Format Cells ( optiunea "Pattern")
Pe masura ce proiectul evolueaza, inlocuiti culoarea de umplere a celulelor, din gri in negru, pentru a reprezenta procentul in care a fost finalizata o sarcina.
Daca din meniul View veti selecta Toolbars>Drawings, veti putea sa reprezentati grafic si "bornele" proiectului si interdependentele dintre activitati, cum este cazul in figura 1.
|
