WIZROM SOFTWARE 1
CUPRINS:
1.3. Prezentarea programului WizCount
3.1.2. Meniul de cautare a conturilor
3.1.3. Procedura de modificare a conturilor definite.
3.1.4. Alte optiuni disponibile in meniul conturi
3.2.1. Definirea si utilizarea tipurilor de tranzactii
3.2.2.Alte optiuni existente in meniul Tipuri de Tranzactii
3.3.1. Definirea si codificarea centrilor de cost
3.4. Introducerea datelor in note contabile (normale, prevazute, bugetare)
3.4.1. Introducerea tranzactiilor contabile
3.4.2. Corectii tranzactii contabile
BALANTA DE VERIFICARE PARTIALA
REVEDERE INREGISTRARI CONTABILE
4.5 GENERATOR PROFIT&LOSS SI BALANCE SHEETS
REPARTIZARE CHELTUIELI/CENTRI PROFIT
4.6 RAPOARTE DE TIP NEINCASATE
5.1.1. Detalii generale( Definitii gestiune).
5.2.1. CAUTARE DUPA CHEIE ARTICOLE
5.2.2. CAUTARE DUPA DENUMIREA ARTICOLULUI
5.2.3. Meniul de introducere / modificare articole
5.3. Tipuri de documente in WizCount
5.3.1 Introducerea facturilor de vanzare si de retur in WizCount
5.3.2 Introducerea incasarilor de la agenti
5.3.3.Introducerea documentelor in note contabile
5.3.4.Introducerea chitantelor de casierie ale agentilor
5.3.5. Introducerea biletelor la ordin, cecuri, foi de varsamant, ordine de plata
5.3.6 Intrari de marfa direct de la furnizori
5.3.7 Corectii tranzactii gestiune
6.2 RAPOARTE DE TIP SITUATIA STOCURILOR
6.3 RAPOARTE DE GESTIUNE DE TIP FISE
REVEDERE DOCUMENTE(VERIFICARE DOCUMENTE)
LISTA DOCUMENTE(Situatia pa agenti si depozite)
6.4 RAPOARTE PERIODICE/DE TIP VANZARI/CUMPARARI
INTRARI IN PRET DE VANZARE(Descarcare de gestiune in pret de vanzare)
DESCARCARE DE GESTIUNE PRET MEDIU(pe luna)
7. DECLARATII VAMALE DE IMPORT
Situatie intrari mijloace fixe ( la fel si la iesiri).
3.7 Pasul 7 Configurarea finala a raportului.
FORMATUL BAZEI DE DATE WIZCOUNT2000
Sistemul WizCount reprezinta un sistem integrat de contabilitate, gestiune si marketing, tradus si adaptat legislatiei romane. WizCount 2000 este un program de gestiune economica si management proiectat pentru companiile care lucreaza intr-un mediu in plina dezvoltare si in conditiile unei rate mari a inflatiei.
Sistemul cuprinde contabilitate, gestiune, vanzari, productie, logistica - aprovizionare, management, si acceseaza simultan aceeasi baza de date.
Cu acelasi program pot fi gestionate simultan un numar nelimitat de companii. Programul permite accesarea simultana a aceleiasi optiuni din program de catre un numar nelimitat de utilizatori.
Sistemul WizCount 2000 asigura controlul contabilitatii in ambele sisteme: romanesc (Balanta de Verificare, Note Contabile, Jurnale, .) si international (IAS si GAAP - ).
Protectia sistemului este asigurata prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind structurat pe mai multe nivele.
Sistemul permite consolidarea informatiilor de la sediile din teritoriu catre sediul central (transmisia datelor se poate face prin modem, internet, conexiune on-line, etc).
Flexibilitatea programului asigura independenta fiecarui departament dar si controlul total, impreuna cu integrarea datelor in sistemul central.
Toate documentele sunt introduse in sistem o singura data, programul asigurand legatura automata intre departamente si catre baza de date centrala.
In acest fel toate operatiunile (atat cele contabile cat si cele de gestiune, vanzari, logistica, . ) pot fi urmarite in timp real, informatiile fiind disponibile in intregul sistem pana la nivel managerial.
WizCount2000 foloseste ca motor de baze de date sistemul Oracle, versiunea 8.1.6.
MENIUL PRINCIPAL
La intrarea in WizCount2000 va apare urmatorul meniu:
In continuare, vom prezenta scurte descrieri ale fiecarei optiuni din acest meniu. Explicatii detaliate veti gasi in continuare, in acest capitol si in urmatoarele.
OPERATIUNI ADITIONALE: Selectati aceasta optiune pentru a efectua una din urmatoarele operatii:
1. Salvari: Selectati aceasta optiune pentru a crea o copie de siguranta a companiei. Aceasta salvare se face pentru a avea siguranta ca nu veti pierde datele in cazul unei defectiuni a calculatorului. Va recomandam sa efectuati zilnic salvarea companiilor pentru a preintampina eventualele neplaceri pricinuite de hardware!!!
2. Schimbare utilizator: Selectati aceasta optiune pentru a schimba utilizatorul programului.
3. WizTop : Selectati aceasta optiune pentru a importa si verifica datele din sistemele de vanzari ( WizTop ).
DEFINITII: Acest capitol descrie operatiile care nu se fac zilnic, cum ar fi: actualizarea detaliilor generale referitoare la companii, stabilirea parolelor, nomenclatoarele de agenti, depozite,etc. Anumite campuri din aceste meniuri nu vor fi accesibile utilizatorilor .
CONTABILITATE: Selectati aceasta optiune pentru a intra in programul de contabilitate. Acest program va contine: definirea de conturi, tipuri de tranzactii, centrii de cost,introducerea de note contabile, etc.
ARTICOLE: Aceasta optiune se selecteaza pentru a putea introduce articole noi, a le modifica pe cele existente, etc.
DOCUMENTE: Acest capitol prezinta toate documentele de vinzare/cumparare ce pot fi emise, cum ar fi: note de expeditie, comenzi, facturi, etc. Selectati aceasta optiune pentru a intra in programul de gestiune stocuri. Acest program se poate folosi pentru emiterea diverselor documente: facturi, comenzi, note de expeditie, transferuri intre depozite, rapoarte de productie, documente de import/export s.a.m.d.
RAPOARTE: Acest capitol descrie toate rapoartele din contabilitate si din gestiune. In el veti gasi explicate modurile de emitere a listelor, a balantelor, a fiselor, a rapoartelor de circuit financiar.
Pentru iesirea din program: Selectati din meniul File optiunea Exit. In aceasta situatie, veti reveni in sistemul de operare WINDOWS
OPERATII ADITIONALE
1. SELECTAREA UNEI COMPANII
Dupa cum s-a aratat,WizCount2000 va permite lucrul cu mai multe companii. Pentru a alege compania cu care doriti sa lucrati, selectati optiunea "Schimbare Companie" din meniul Operatiuni Aditionale din ecranul principal, WizCount2000 va afisa urmatoarea fereastra:
In aceasta
fereastra sint afisate companiile stocate pe disc. Pentru a alege compania
dorita, dati clic pe orice
In continuare sint descrise coloanele acestei ferestre:
Nume companie: Numele scurt al companiei, introdus la creearea companiei
Denumire fisier: Numele bazei de date Oracle in care sunt informatiile din compania respectiva.
Descriere: Descrierea companiei.
Companiile sint afisate in fereastra de pe ecran, in ordinea deschiderii companiilor. Companiile mai pot fi sortate dupa fiecare camp din lista, ascendent sau descendent dand clic pe titlu campului.
Dupa ce ati selectat compania cu care doriti sa lucrati,WizCount2000 va prezenta ecranul de introducere parola. Deasupra ecranului va apare numele companiei pe care ati selectat-o. In continuare va trebui sa introduceti codul utilizatorului in campul Denumire si parola in campul Parola.
2. SCHIMBARE UTILIZATOR
Aceasta optiune o gasiti in meniul Operatiuni aditionale si va ajuta la schimbarea utilizatorului daca deja era cineva conectat in compania respectiva. Va apare un ecran similar cu cel de mai sus in care veti introduce codul si parola dumneavoastra. Orice operatie efectuata in sistem va avea atasata acest cod de utilizator.
Pentru a intra in definitiile partii de gestiune a programului WizCount , dupa intrarea in companie si afisarea meniului principal se apasa butonul de definitii. In acest submeniu se pot face setari aferente definitiilor firmei, utilizatori,resurse umane, program de lucru, Curs valutar, nomenclatoare, coduri de plata in rate, meniu suplimentar
DEFINITII FIRMA In aceasta rubrica definim date generale despre firma, tipuri de tranzactii pentru jurnalele de TVA, numerotarea documentelor si formatul de tiparire.
UTILIZATORI In aceasta rubrica se definesc utilizatori si autorizatiile de acces.
CURSURI VALUTARE In aceasta rubrica se introduc cursurile valutare pentru monedele straine.
NOMENCLATOARE
In aceasta rubrica definim denumirile diverselor nomenclatoare:
- date, sume si informatii aditionale pentru conturi, articole,angajati ;
- coduri sintetice si coduri analitice pentru conturi si articole ;
- preturi, clauze de balanta, valute, factori de alocare, agenti si depozite.
Actualizarea denumirilor poate fi efectuata si in ecranul de definire a conturilor, articole, s.a (vedeti explicatia in partea de contabilitate a manualului - fise de cont).
CODURI DE PLATA IN RATE In aceasta rubrica se definesc modalitatile de plata in rate pentru clienti (se refera la plata ratelor aferente unui document ).
In acest ecran se seteaza datele generale despre firma, sistemul de contabilitate si de gestiune a stocurilor.
Urmeaza explicatiile campurilor din aceasta fereastra.
DENUMIRE FIRMA:Denumirea firmei va fi tiparita in documentele si rapoartele emise din companie.
ADRESA:Aceasta adresa este completata asa cum este tiparita in antetul documentelor emise din companie.
NUME SUPLIMENTAR/ ADRESA:Se introduc numele si adresa punctului de lucru.
DENUMIRE PRESCURTATA:Numele firmei care va fi prezentat in biblioteca firmelor.
DATA DOCUMENTE/DATA SCADENTA: Data documentelor reprezinta intervalul calendaristic in care se pot introduce operatiuni contabile si emite documente ( de exemplu exercitiul financiar ).
In acest
Se recomanda actualizarea datelor documentelor si datele scadente la inceputul fiecarui an fiscal.
Data scadenta reprezinta intervalul calendaristic in care se pot introduce operatiuni contabile din punct de vedere a datei scadente a documentelor .
In general limita superioara a datei scadente trebuie sa fie mai mare decat limita superioara a documentelor .
EX: La inceputul anului 2000 pot fi limitate datele in felul urmator:
Data documentului: de la 01/01/2001 pana la 31/12/2001;
Data scadenta : De la 01/01/2001 pana la 30/03/2002;
Limitele datelor scadente se stabilesc in functie de coditiile de plata ale clientilor si conditiile de plata ale furnizorilor. In exempul de mai sus se arata limitarea datelor scadente tinand cont de existenta termenului maxim de plata la trei luni.
MONEDA PRINCIPALA PENTRU REEVALUARE
WizCount2000 are posibilitatea de a lucra cu mai multe monede.
Orice operatiune poate fi introdusa in moneda locala si o alta moneda de reevaluare.
In acest ecran se stabileste moneda implicita de reevaluare. Reevaluarea tranzactiei se face in functie de data scadenta iar in cazul in care aceasta este o data viitoare reevaluarea se realizeaza in functie de ultimul curs actualizat.
NUMEROTARE NOTE CONTABILE DE LA
In WizCount2000 inregistrarea operatiunilor se realizeaza in note contabile. Un grup de inregistrari contabile constituie o "NOTA contabila". Fiecare nota contabila are un numar de ordine. In campul prezent se stabileste de la ce numar incepe numerotarea notelor contabile.
SCHIMBARE TIP INDEX
Cand se defineste prima oara un cont sau un articol se stabileste tipul de index al cheii de cont sau cheii de articol (alfanumeric, numeric, numeric cu cifra de control). Atata timp cat nu a fost definit nici un cont sau articol indicii respectivi pot fi schimbati prin alegera butonului de schimbare "potrivit".
TVA %:Procentul de TVA calculata in documentele fiscale aferente operatiunilor impozabile .
DEFINITII CASIERIE
In acest ecran se definesc datele referitoare la evidenta numerarului si stabileste legatura intre casa si contabilitatea conturilor.
Pentru a trece la aceste ecrane alegem butonul Definitii Casierie din ecranul de definitii firma. WizCount2000 prezinta urmatorul ecran :
Cand folosim sistemul de gestiune de stoc in WizCount2000, trebuie definite datele cu privire la documentele de vanzare si achizitionare. In acest sens alegem butonul definitii gestiune.
WizCount2000 prezinta ecarnul urmator:
Urmatoarele capitole dau posibilitatea de a stabili suma diverselor rubrici din program. De exemplu: Denumiri pentru liste de preturi, Denumiri pentru campuri, Date, sume si informatii din conturi, Denumiri depozite, etc. Aceste denumiri vor fi prezente in fereastra si vor fi tiparite in rapoarte.
WizCount2000 va prezenta ecranul Nomenclatoare din meniu Definitii.
WizCount2000 da posibiliatea de a adauga 3 tipuri de campuri suplimentare, campuri sume suplimentare de tip numeric (pentru date cantitative ca vanzarile trimestriale), campuri date suplimentare de tip data (de exemplu, pentru data ultimei vizite) si campuri date suplimentare de tip alfanumeric (de exemplu, pentru numele persoanelor de contact).
Actualizarea campurilor se va face in ecranul fiselor de cont, fiselor articolului sau in fisele angajatilor. Schimbarea denumirii campurilor, nu se refera la o singura fisa, ci la toate fisele existente in sistem. Nu pot fi stabilite campuri suplimentare (alte campuri suplimentare ) pentru diverse fise .
Sistemul de date din WizCount2000 cuprinde de la inceput un numar de campuri suplimentare (suma suplimentara 1, suma suplimentara 2, etc.). Se poate trece la randurile acestor campuri si sa fie corectate sumele, daca este cazul.
NUME CODURI SINTETICE CONTURI/ARTICOLE
In fisele contului/articolului apare un camp cu numele "Cod sintetic". Acest camp stabileste carei grupe din nomenclator apartine fisa clientilor / furnizorilor / venituri / cheltuieli etc.). Cand emitem o balanta de verificare, WizCount2000 sorteaza raportul in functie de codurile sintetice si la inceputul fiecarui cod de sortare tipareste ca titlu dernumirea codului sintetic. In ecranul prezent stabilim aceste titluri.
Defnitii Nomenclatoare Denumiri Coduri Sintetice - Conturi
In acest ecran introducem codul de sintetic si denumirea potrivita (la fel se procedeaza si in cazul articolelor).
Este obligatoriu de introdus titlurile tuturor codurilor sintetice care apar in balanta de verificare sintetica.
DENUMIRI CODURI ANALITICE CONTURI / ARTICOLE
In fisele contulurilor si ale articolui exista un camp cu numele analitic (filtru). Acest camp face posibil selectarea de diversele grupuri care nu sunt consecutive in timpul emiterii rapoartelor. In fiecare caracter se poate nota o litera sau o cifra oarecare. Fiecare caracter poate sa specifice o anumita caracteristica a fisei contului. In ecranul care urmeaza definim pentru fiecare caracter caracteristica pe care o reprezinta. Datele din fereastra definitiei codului analitic nu apar in rapoarte si folosesc doar ca "unelte" ajutatoare utilizatorului.
WizCount2000 va prezenta urmatorul ecran:
Defnitii Nomenclatoare DefinitiiCod Analitic Conturi
Pentru fiecare caracter notam semnificatia caracterului in codul analitic (filtru).
Iesire - Pentru incheiere, alegem acest buton.
DENUMIRI PENTRU PRETURI
Penrtu fiecare articol in WizCount2000 exista posibilitatea de a stabili (a fixa) un numar de liste de preturi, fara limita. De exemplu, lista de preturi fixa (oficiala), lista de preturi pentru engrosisti, lista de preturi clienti preferentiali (clienti fideli), etc.
In acest capitol stabilim listele de preturi si numele lor. Listele de preturi pot fi schimbate sau anulate oricand. Actualizarea preturilor in listele de pret se face prin fisa articolului (Capitolul "Liste de preturi") sau prin actualizarea generala in menu-ul articolelor.
WizCount2000 va prezenta urmatorul ecran:
Defnitii Nomenclatoare Denumiri pentru Liste de Preturi
Cum adaugam lista de pret suplimentara la lista existenta de preturi ??
Adaugarea listei de pret se realizeaza prin adaugarea liniei in tabelul numelor listelor de preturi (stabilirea pretului se va realiza in fisa articolului). O alta posibilitate este folosind tasta TAB - Adaugarea liniei se realizeaza astfel: indreptam sageata spre ultimul rand din tabelul listelor de pret si apoi in dreapta numelui listei de pret. Cand ajungem cu sageata la ultimul rand din coloana, se va vedea noua lista .
Iesire - Pentru incheiere alegem acest buton.
DENUMIRI PENTRU MONEDE
Aici stabilim pentru fiecare moneda un nume si o locatie in tabelul monedelor. Multe firme nu folosesc toate monedele. Acestea pot ordona tabelul monedelor in functie de cerintele lor in tabelul cursurilor valutare, in masura in care sunt folosite.
WizCount2000 prezinta urmatorul ecran:
Defnitii Nomenclatoare Denumiri pentru monede
DENUMIRI PENTRU FACTORI DE ALOCARE
In acest capitol stabilim caracteristicile centrilor de cost necesare repartizarii cheltuielilor indirecte pentru calcularea costurilor auxiliare ale centrului de cost.
WizCount2000 prezinta urmatorul ecran:
Defnitii Nomenclatoare Denumiri pentru Factori de alocare
In acest tabel sunt 5 factori de alocare definiti: numar persoane, suprafata, my factor (un factor cu semnificatie personala), costuri de exploatare, numar de tranzactii. Factorii suplimentari pot fi redefiniti.
NUME AGENTI / DENUMIRE DEPOZITE
Rubricile (capitolele) "Nume depozite" si "Nume agenti" - definesc numele agentilor de vanzari activi in sistem si numele depozitelor.
Pentru a defini numele agentilor alegem urmatorul ecran:
Defnitii Nomenclatoare Nume Agenti
Denumiri agenti
Pentru a defini denumire depozitelor alegem urmatorul ecran:
Rubricile din fereastra nume agenti si din fereastra nume depozite sunt asemanatoare.
Urmeaza o explicatie scurta a acestor rubrici:
Cod agent/depozit - Numarul de cod al agentului/depozitului din sistem.
Nume agent/depozit - Numele complet al agentului/ depozitului.
Observatii - Observatii care se refera la agent/depozit. Exemplu:
Nr. telefon, zile libere (concediu) localizare, suprafata, etc.
Dupa ce selectati optiunea "Contabilitate" din meniul principal,
pe ecran va apare urmatorul meniu:
Cele ce urmeaza reprezinta o scurta descriere a fiecarei optiuni din acest meniu:
Conturi: Selectati aceasta optiune pentru a introduce conturi noi, sau pentru a le modifica pe cele existente. Puteti folosi aceasta optiune si pentru a vedea soldurile conturilor.
Tipuri de tranzactii: selectati aceasta optiune pentru a defini tipuri de inregistrari standard
Centre de Cost: Cu ajutorului WizCount-ului, puteti realiza un calcul complet al costurilor. Pentru inceput, definiti centrii de profit si cheltuielile indirecte. Apoi,in timpul introducerii datelor in notele contabile, pentru tranzactiile cu conturi de cheltuieli, indicati carui centru de profit sau cheltuiala indirecta ii apartine tranzactia.
Operatiuni Contabile: Pentru inregistrarea datelor in notele contabile, selectati "Operatiuni Contabile"
Plati: Pentru inregistrarea documentelor de plata, in special pentru introducerea corespondentei intre documentul de plata si cel achitat alegeti aceast meniu
Analiza si puntaje: Selectati acesta optiune pentru a introduce extrasele bancare si pentru a efectua analizele de conturi sau punctajele bancare.
Ordinea operatiilor
Ori de cite ori doriti sa incepeti sa utilizati partea de contabilitate pentru o noua companie, efectuati urmatoarele operatii:
- Mai intii introduceti conturile. Nu trebuie sa introduceti toate conturile odata, deoarece puteti introduce sau modifica conturile la orice moment.
- Din acest moment, operatiile vor decurge in mod normal.Introduceti datele in note contabile si apoi emiteti fisele deconturi si alte rapoarte.
Meniul de
introducere a conturilor se apeleaza din meniul principal Contabilitate optiunea Conturi.
Selectand aceasta optiune se deschide fereastra de Introducere/modificare conturi (vezi imaginea urmatoare):
Pentru o corecta definire a conturilor in sistem, in acest ecran se vor completa neaparat urmatoarele campuri:
Cheie cont - exemplu 401.2SB001,sau de forma 411.4CJ001 pentru clienti;
Denumire cont - numele contului respectiv;
Codul sintetic - codul sintetic din 3 sau 4 cifre din planul de conturi general;
Contul principal - acolo unde se gaseste in lista de conturi principale disponibila un corespondent real pentru contul respectiv, in caz contrar acesta poate ramane necompletat. (pentru casa va fi Casierie, pentru banci va fi Banci, pentru clienti va fi Clienti, pentru codurile de agenti de tipul 461xxx va fi Cont de agent)
Cheie alfanumerica / numerica
Fiecare cont poate fi identificat in mod unic printr-o cheie de cont. Aceasta cheie este un "cod de identificare" al contului. Ea corespunde "contului analitic" folosit de alte programe de contabilitate. Fiecare cont are o cheie de cont diferita. Orice referire la un cont se va face prin intermediul cheii acestuia.
In alte programe de contabilitate, se foloseste un cod de identificare numeric, astfel ca fiecare cont va avea un numar specific. WizCount2000 va permite sa folositi coduri de identificareconstand din numere, dar si din litere. De aceea, WizCount2000 foloseste expresia "Cheie cont" in loc de "Numar cont".
Este mult mai usor sa retineti chei formate din litere. De exemplu: daca clientul dvs. se numeste "ALFA", in loc sa-l identificati printr-un numar fara inteles, atribuiti-i cheia "ALFA". Fara indoiala ca va va fi mult mai usor sa va reamintiti de "ALFA" decit de un numar oarecare.
Cand introduceti pentru prima data planul de conturi, trebuie sa precizati daca doriti sa folositi chei constind doar din numere (chei numerice), sau chei constind din numere si din litere (chei
alfanumerice).WizCount2000 va afisa urmatoarea fereastra :
Va recomandam sa alegeti tipul de cheie alfanumeric englez.
Selectati tipul cheii de cont din fereastra de mai sus. Cele ce urmeaza descriu optiunile din acest meniu:
Cheie alfanumerica: Acest tip de cheie consta din litere si / sau numere. De exemplu : 5121.01, CL234, etc.
Cheie numerica: Acest tip de cheie consta numai din numere.
Cheia numerica cu cifra de control: Si acest tip de cheie consta numai din numere. Ultima cifra este o cifra de control.
Daca se defineste un cont de terti (client, furnizor, furnizor de imobilizari, debitori/creditori diversi, avansuri spre decontare etc) trebuiesc completate si campurile suplimentare: adresa, cod postal, telefoane, profil, e-mail, cod fiscal care apar tot in acest ecran principal. De asemenea, pentru clienti si eventual si pentru furnizori trebuie completate si campurile de contul si banca partenerului. Aceste informatii se introduc in sistem in alte ecrane suplimentare astfel:
Ecranul de mai sus se foloseste pentru doua scopuri: pentru introducerea de conturi noi si pentru modificarea celor deja existente. In ambele cazuri, va trebui sa introduceti cheia contului (cea noua sau cea existenta) si apoi sa completati restul cimpurilor.
Cele ce urmeaza descriu cimpurile din acest ecran
Cheie cont: Cheia de cont reprezinta identificatorul unic al contului. Nu pot sa existe doua sau mai multe conturi avind aceeasi cheie. Aceasta cheie poate fi alfanumerica, numerica sau numerica cu cifra de control, in conformitate cu ceea ce ati stabilit la inceput, la introducerea pentru prima data a planului de conturi (vezi paragraful anterior).
Sugestii referitoare la cheile de cont alfanumerice: Daca v-ati decis sa lucrati cu chei alfanumerice, va sugeram sa folositi numai litere si cifre. Nu folositi caractere speciale,
cum ar fi : puncte, linii, ghilimele, etc. De exemplu : va sugeram sa denumiti clientul I.B.M. cu cheia "IBM", si nu "I.B.M.", adica fara puncte. Stabilind numele companiilor fara aceste caractere speciale, cheile de cont vor avea o oarecare uniformitate si veti putea preveni multe probleme.
Denumire : In acest cimp veti introduce denumirea contului.
In timpul completarii notelor contabile, dupa ce introduceti cheia contului, pe ecran va apare denumirea contului.
In acest fel veti putea verifica daca ati introdus cheia de cont corecta. Va sugeram sa stabiliti un nume pe care sa-l puteti recunoaste dupa primele caractere.
Va mai sugeram ca numele de cont sa fie introdus cu caractere mari.
Cod sintetic: Codurile sintetice asigneaza fiecare cont cite unui grup. Acest cod determina daca contul este un cont de clienti, de furnizori, de cheltuieli, de venituri, etc.
Un cod sintetic este format din unul pina la patru caractere.
Fiecare grup va fi definit de un anumit cod sintetic. De exemplu: puteti stabili codul sintetic al tuturor clientilor ca fiind 411, al furnizorilor 401, etc.
Va sugeram sa asignati fiecarui cod un cod sintetic, chiar daca exista conturi a caror cheie coincide cu codul lor sintetic.
Iata cum va apare o balanta de verificare, in functie de codurile sintetice ale conturilor:
Regulile sunt urmatoarele :
A. Conturile sint sortate dupa codul lor sintetic, iar in cadrul acestuia, dupa cheia lor de cont.
B. La fiecare modificare a caracterului in codul lor sintetic, va apare cite un subtotal.
Cod analitic(cod filtru): Codurile analitice se folosesc pentru revederea fiselor de cont nesecventiale.
De exemplu: daca stabiliti un cod analitic specific pentru toti clientii apartinind agentului A, veti putea emite un raport care sa-i includa numai pe acei clienti, chiar daca intre clientii deserviti de acest agent mai apar si alti clienti. Daca un client se muta de la agentul A la agentul B, puteti schimba codul analitic al clientului in mod corespunzator.
Codurile analitice sint formate din 5 caractere - litere si / sau cifre completate in permanenta.
Metoda WizCount2000 de sortare in comparatie cu cea a altor programe
Principiile de mai sus pot fi clarificate prin comparatie cu metodele folosite de alte programe de contabilitate. Alte programe de contabilitate asigneaza de regula fiecarui cont un numar
specific (cont analitic), format din doua parti: prima parte stabileste carui grup ii apartine contul (clienti, furnizori, venituri, cheltuieli, etc), iar cea de a doua parte reprezinta numarul contului in cadrul acestui grup. Exista unele programe de contabilitate, in care acest numar contine informatii aditionale referitoare la diferite caracteristici ale contului (anul bugetar, tipul de reevaluare, etc).
Exista doua diferente principale intre aceasta metoda si metoda folosita in WizCount2000: in primul rind, in WizCount2000 puteti introduce atit cifre cit si litere, si in acest fel sa stabiliti
coduri usor de memorat. In al doilea rind, in WizCount2000 fiecare din aceste coduri este reprezentat de un cimp diferit. Un cimp (cheia de cont) reprezinta identificatorul contului, un al doilea cimp (codul sintetic) reprezinta grupul din care face parte contul, iar un al treilea cimp (cod analitic) reprezinta categoria intermediara din care face parte contul.
Principalele avantaje ale metodei folosite in WizCount2000 sint urmatoarele :
1. Codul sintetic si cel analitic pot fi modificate oricind, astfel ca un cont poate fi mutat de la un grup la altul fara a-i modifica cheia de cont. Pentru a face acest lucru in alte programe, trebuie sa introduceti un alt cont si sa transferati tranzactiile in el.
2. Cind doriti sa apelati un cont in WizCount2000, tot ceea ce aveti de facut este sa-i introduceti cheia. Nu este necesar sa introduceti codul sintetic sau cel analitic. In alte programe, trebuie sa introduceti un numar mai mare, deoarece identificatorul contului contine atit caractere ce reprezinta grupul contului, cit si alte caracteristici.
Apasand pe
butonul de Operatiuni Suplimentare
se va deschide o fereastra din care se pot selecta diverse submeniuri
Contul si banca clientului : aceste campuri se actualizeaza tot in meniul Operatiuni Suplimentare, optiunea Detalii cont bancar. In fereastra Detalii cont bancar se completeaza banca si numarul de cont, dupa care se apasa butonul Iesire. Aceste campuri, odata completate in baza de date, pot fi afisate atat in rapoarte de orice tip referitoare la clienti, cat si pe factura de vanzare emisa pentru clientul respectiv.
In functie de cerintele speciale legate de vanzari, in companiile create separat pentru fiecare filiala si divizie, pentru un anumit client sau grupa de clienti se mai pot completa si alte informatii:
Conditii de plata: In meniul Operatiuni Suplimentare, optiunea Modalitati de plata si Obligo se bifeaza Plata in numerar sau Plata la termen, caz in care trebuie specificat codul platii la termen. Campul este completat implicit cu valoarea 1, ceea ce inseamna cu plata pe loc.
Butonul Detaliere (activ atunci cand se marcheaza optiunea de Plata la termen) din aceasta fereastra deschide meniul Coduri de divizare in rate, in care se pot vedea codurile deja definite in sistem si caracteristicile acestora, iar apeland butonul Adaugare cod se pot defini coduri (numerice) noi. Alte optiuni disponibile in acest ecran sunt Modificare cod - pentru un anumit cod selectat se pot modifica parametrii setati initial; in meniul Modificare cod se pot sterge linii, se pot actualiza sau anula modificarile facute. Adaugare cod nou sau Modificare cod existent - se deschide urmatoarea fereastra:
Daca se opteaza pentru stergerea unui cod de plata la termen sau cod de rate, va aparea pe ecran fereastra de confirmare a comenzii date anterior:
Credit maxim admis: este plafonul de avertizare sau blocare in cazul facturilor emise clientului respectiv (a soldului acestuia), intr-o anumita moneda. Aceasta suma inscrisa in campul Credit maxim admis reprezinta nivelul maxim al datoriei clientului fata de companie.
Moneda in care se lucreaza cu clientul (lei/valuta). In acest ultim caz trebuie specificat si contul de diferente de curs valutar, care se completeaza tot in fereastra Modalitati de plata si Obligo prezentata anterior.
Codul agentului se completeaza apeland Operatiuni suplimentare, Detalii documente de vanzare. Tot aici se completeaza si mesajul afisat pentru acest client pe ecran atunci cand se inregistreaza documente in sistem.
Optiunea de cautare a unui cont in fisierul de conturi poate fi apelata in sistem in mai multe meniuri, respectiv : in Conturi, in Operatiuni Contabile (Note Contabile), in Tipuri de Tranzactii, in meniurile de introducere a documentelor de gestiune etc.
In toate aceste meniuri, in campurile aferente cheii sau numelui contului se poate initializa procedura de cautare a unui cont apasand tasta functionala F7. In acest moment apare pe ecran urmatoarea fereastra Cautare conturi care este activa, iar ca fereastra inactiva ramane meniul din care s-a lansat procesul de cautare, in exemplul de mai jos aceasta fiind Operatiuni Contabile:
Criteriile de cautare propuse implicit sunt cheia sau denumirea contului, fiecare dintre acestea realizandu-se prin apelarea unuia dintre butoanele situate pe aceeasi linie (Mai mare / egal si respectiv Include). Exemplu: pentru cautarea unui client - a carui cheie de cont este C04CJ00001 iar numele este FIESTA COM IMPEX SRL, se poate proceda in felul urmator: fie se tasteaza primele caractere din cheia de cont si se apasa butonul Mai mare / egal - cu cat numarul de caractere tastat va fi mai mare, cu atat va fi mai apropiat contul cautat de inceputul listei afisate; fie se tasteaza primele caractere din denumirea contului si se apasa butonul Include, regula fiind aceeasi: mai multe caractere tastate au ca efect localizarea mai exacta a contului cautat.
Oricare dintre acestea doua ar fi criteriul de cautare ales, odata lansata comanda de cautare, lista afisata la sfarsitul cautarii va cuprinde urmatoarele campuri:
Cheia contului,
Denumirea contului,
Codul sintetic.
Codul fiscal
Toate aceste campuri pot fi la randul lor criterii de sortare a listei afisate in urma cautarii: apasand unul dintre butoanele Cheie, Denumire, Sintetic, Cod fiscal, lista va fi reordonata ascendent sau descendent dupa acest camp.
Alta metoda de cautare a unui cont este folosind drept criteriu un anumit camp din fisa contului cautat. In aceasta situatie trebuie apasat butonul Date din fisa contului. si in acest moment se va deschide un nou ecran de selectie a criteriului si a metodei de cautare in fisierul de conturi din sistem:
Atat campul in care va fi efectuata cautarea, cat si metoda de cautare trebuie alese dintr-o lista predefinita; lista campurilor cuprinde toate campurile existente in fisierul de conturi si ordinea in care sunt afisate campurile in aceasta lista poate fi modificata. Apasand butonul existent in dreapta spatiului de cautare a campului din fisa de cont, se deschide o alta fereastra in care pot fi reordonate campurile listei de cautare:
Sortarea in aceasta lista se poate face dupa localizare sau dupa denumire camp, apasand unul dintre aceste 2 butoane din antetul listei. Sortarea dupa denumire se face alfabetic ascendent sau descendent; sortarea dupa localizare nu modifica initial lista, pentru ca toate campurile au valoare nula in acest moment, deci au acelasi nivel de prioritate. Pe masura ce va fi completata localizarea, se va putea face o ordonare a campurilor dupa localizare, ascendent sau descendent.
Exemplu: S-a efectuat o cautare in fisierul de conturi dupa campul e-mail, metoda de cautare fiind Include, iar la valoare s-a completat xnet; altfel spus s-a cerut o lista a conturilor care au campul e-mail completat si acesta cuprinde sirul de caractere xnet. Rezultatul cautarii s-a concretizat in afisarea unei liste care cuprinde campurile Cheie Cont, Nume Cont si Cod Sintetic:
Optiunile disponibile dupa afisarea rezultatelor cautarii sunt Iesire, Selectie & Exit (in cazul in care se doreste selectarea unui cont din lista afisata) si respectiv Detalii. Apasand butonul Detalii (dupa selectarea unei inregistrari din lista) se deschide un nou ecran care contine informatii suplimentare despre contul selectat.
Datele prezentate in aceasta fereastra nu pot fi modificate nici ca structura si nici ca valoare, ci sunt doar pentru vizualizare.
Orice cont definit in sistem poate fi modificat;
modificarea unui cont poate afecta orice camp din fisa contului, mai putin
cheia de cont (prin modificarea cheii
de cont se creeaza implicit un cont nou cu alta cheie). Odata cautat un
cont in fisierul de conturi printr-una dintre metodele de cautare si selectat din lista afisata ca rezultat al
cautarii, toate campurile din fisa contului sunt din nou active (inscrise pe
fond alb) si prin urmare pot fi modificate. Modificarile efectuate in oricare
dintre aceste campuri nu au nevoie de confirmari sau validari suplimentare,
schimband valoarea unui
RAPOARTE
In meniul
operatiuni suplimentare din meniul de conturi pot fi apelate si alte optiuni; a doua
sectiune de optiuni disponibile se refera la rapoarte care privesc contul
respectiv, in fisa caruia se afla utilizatorul.
Rapoartele disponibile in acest meniu vor fi descrise in sectiunea Rapoarte Contabilitate din aceast manual. Singura diferenta intre rapoartele emise din acest meniu si cele apelate din meniul Rapoarte Contabilitate este aceea ca apeland rapoartele din meniul conturi, cheia contului este selectata implicit, fiind chiar contul in a carui fisa se afla utilizatorul.
ALTE OPTIUNI.
Optiunile din sectiunea a 3-a a meniului Operatiuni suplimentare sunt Stergere conturi si Copiere din alt cont. Stergere conturi este o optiune valida numai pentru conturile care nu au tranzactii contabile sau de inventar, in caz contrar apare un mesaj de avertizare ca operatiunea nu poate fi efectuata. Copierea din alt cont se poate face completand cheia contului de la care se face copierea campurilor, fereastra in care este activa tasta F7 de cautare in fisierul de conturi.
Tipul de tranzactie reprezinta o formula contabila predefinita pentru introducerea datelor in contabilitate; se poate defini un tip de tranzactie pentru tipurile de operatiuni principale care se inregistreaza in sistem. Nu este obligatoriu ca fiecare articol contabil sa aiba tipul de tranzactie completat, dar pentru operatii curente de acelasi tip, care se repeta in mod frecvent, folosirea tipurilor de tranzactii are ca efect cresterea vitezei de lucru, deoarece completand tipul de tranzactie se vor inscrie automat in tranzactie unul sau mai multe conturi.
Un tip de tranzactie defineste tranzactiile in mod automat, in functie de tipul documentului. El va indica ce conturi se vor credita si ce conturi se vor debita, si in ce proportie. De exemplu: o factura pentru un client va credita conturile de venituri si TVA colectat si va debita contul de clienti.
Tipurile de tranzactii se definesc apeland meniul Contabilitate optiunea Tipuri de tranzactii.
In fereastra Tipuri de Tranzactii care se deschide in acest moment se pot defini noi tipuri de tranzactii, si se pot de asemenea modifica sau sterge tipurile de tranzactii create anterior. Meniul se compune din 3 sectiuni:
Codul, numele si detaliile privind tipul de tranzactie respectiv,
Conturile debitoare,
Conturile creditoare.
In prima sectiune se completeaza datele de identificare a tipului de tranzactie respectiv, adica numele, codul si detalii - camp in care se poate inscrie o explicatie mai detaliata a continutului tipului de tranzactie care se defineste.
Exemplu: In imaginea prezentata s-a definit tipul de tranzactie codificat INC, denumirea prescurtata a acestuia este INCASARI CASA, iar in detalii a fost completat nimic. Importanta completarii acestor campuri este urmatoarea:
Codul tipului de tranzactie este cel care apare in nota contabila, acolo se poate trece direct codul tipului de tranzactie sau se poate efectua o cautare a acestuia in functie de numele tipului de tranzactie sau chiar de cod, in momentul cautarii dupa un anumit criteriu sunt afisate atat codul cat si numele tipului de tranzactie.
Numele tipului de tranzactie este un criteriu de cautare si selectie in momentul utilizarii tipului de tranzactie, deci este o informatie care trebuie completata in mod obligatoriu.
Campul "Detalii" se poate completa sau nu, dupa dorinta; in cazul in care acesta este completat va aparea implicit in tranzactiile contabile in care s-a folosit tipul de tranzactie respectiv, in campul "Detalii" din nota contabila.
In a doua sectiune se trec conturile debitoare din tipul de tranzactie - poate fi inscris unul sau mai multe conturi in functie de felul tipului de tranzactie care se defineste, daca acesta cuprinde sau nu mai multe conturi debitoare. Se pot crea tipuri de tranzactie care sa nu aiba completat nici un cont debitor, daca tipul de tranzactie este unul general, folosit cu mai multe conturi debitoare diferite de la o tranzactie la alta. In acest ultim caz se foloseste un simbol generic, respectiv semnul intrebarii "?" in tipul de tranzactie, urmand ca in nota contabila acest semn sa nu apara, dar pe pozitia corespunzatoare acestuia in tranzactie sa fie completat un cont.
Completarea contului debitor se poate face apeland fereastra de cautare a conturilor cu tasta functionala F7, moment in care se deschide automat fereastra de mai jos:
Modul de lucru in aceasta fereastra a fost descris
la capitolul Conturi din aceasta
procedura. Odata completata cheia contului debitor apare automat si denumirea
contului respectiv (denumirea din fisa de cont). In aceeasi sectiune exista si
campul "%" dupa care se face automat divizarea sumelor in nota contabila, in
cazul in care exista mai multe conturi
pe debit sau pe credit si exista sume partiale. In cazul in care tipul de
tranzactie este "cont la cont" (un
singur cont pe debit si un singur cont pe credit), in acest
Alta setare obligatorie este marcarea contului principal, in sensul ca atat in debit, cat si in credit contul sau unul dintre conturile inscrise trebuie marcat ca fiind cont principal, aceasta marcare fiind valabila si in cazul semnului generic "?". Aceasta marcare se efectueaza intr-un check-box - Cont Princ. care apare in dreapta campului "%".
In partea stanga a conturilor debitoare sau creditoare exista un camp de Total, care arata suma procentelor atribuite conturilor debitoare si creditoare.
Totalul debitor trebuie sa fie egal cu totalul creditor ca sa se poata valida tipul de tranzactie nou creat, altfel apare mesajul de eroare urmator:
Mesajul trebuie inchis si apoi trebuie de asemenea corectate procentele de participare a conturilor in tranzactie, astfel incat sa existe egalitate intre debit si credit.
Exemplu: In cazul aceluiasi tip de tranzactie INC, denumit INCASARI CASA, contul debitor nu este specificat, deoarece tipul de tranzactie va fi folosit pentru inregistrarea in note contabile a incasarilor de la diversi clienti, avansuri spre decontare restituite de personal, ridicare numerar din banca etc. In locul acestui cont a fost completat "?" , in campul "%" - a fost inscris 100 si a fost marcat ca fiind cont principal.
In sectiunea a treia exista si trebuie completate aceleasi campuri ca si in sectiunea a doua, singura diferenta fiind aceea ca se refera la conturile creditoare. Luand ca exemplu alt tip de tranzactie CSC - PLATI NUMERAR, in sectiunea conturilor creditoare se va inscrie contul 5311xxx, corespunzator contului CASA IN LEI daca este cazul pe analitic - respectiv contul de disponibil de numerar in casieria unei anumite filiale:
Acest cont a fost mentionat in tipul de tranzactie, deoarece oricare ar fi contul corespondent care se debiteaza, la inregistrarea platilor cu numerar in aceasta filiala si divizie se crediteaza intotdeauna acelasi cont: 5311xxx. Altfel spus, acest cont nu se modifica, iar daca e completat in tipul de tranzactie, in momentul completarii tipului de tranzactie in nota contabila va aparea automat si contul de disponibil in numerar CASA LEI filiala xxx:
De asemenea, odata selectat un tip de tranzactie in nota contabila, in partea de jos a ecranului vor aparea completate numele conturilor/contului si detaliile din tipul de tranzactie. Daca tipul de tranzactie nu este "cont la cont" si cuprinde mai multe conturi pe debit sau pe credit, in metoda condensata de introducere a datelor in sistemul WizCount 2000 va aparea numai contul principal, dar in metoda detaliata vor aparea toate conturile definite in tipul de tranzactie:
In metoda condensata,
In metoda detaliata,
paginare prin tipurile de tranzactii definite anterior: se face apasa pe butonul Nou situat in stanga numarului de ordine al tipului de tranzactie in baza de date. Astfel se efectueaza o paginare prin tipuri de tranzactie in ordinea in care acestea au fost definite sau in ordine inversa (cu sageata in sus sau in jos).
Un alt tip de cautare/paginare se poate efectua dupa codul sau numele tipului de tranzactie tastand F7 in campul Cod sau Nume, caz in care se deschide fereastra de cautare a tipului de tranzactie;
stergere tip de tranzactie definit anterior - se face click
cu mouse-ul pe butonul Stergere
Tranzactie. Dupa apelarea acestei functii se cere o confirmare suplimentara
inainte de executarea comenzii, fereastra de confirmare fiind urmatoarea:
Modificare tip de tranzactie creat initial intr-o anumita structura (nume, detalii, conturi si procente pe debit si credit). Procedura de modificare este urmatoarea: se aduce pe ecran tipul de tranzactie a carui modificare se doreste (prin paginare sau cautare), se da click pe butonul Modificare tip tranzactie (nu se poate modifica tipul de tranzactie fara a apela butonul de modificare, campurile fiind blocate si de culoare gri; numai dupa ce se da comanda de modificare aceste campuri pot fi modificate). Toate modificarile aduse tipului de tranzactie respectiv trebuie sa respecte conditiile prezentate anterior: egalitate debit-credit, marcare conturi principale, sa nu existe conturi duplicat in tipul de tranzactie etc. Dupa efectuarea modificarilor salvarea acestora se efectueaza cu butonul Actualizare, moment in care tipul de tranzactie este salvat cu noile modificari iar ecranul revine la meniul de introducere a tipurilor de tranzactii noi.
Stergere linie debit /stergere linie credit - optiuni disponibile in ecranele de introducere si respectiv de modificare a tipurilor de tranzactie. Se pozitioneaza cursorul pe linia care trebuie stearsa, apoi se da comanda de stergere linie debit sau credit.
Vizualizare numar de tranzactii din fisier - in partea dreapta jos exista o mentiune a numarului de inregistrari din fisier, actualizata automat dupa fiecare definire/stergere de tipuri de tranzactii.
Cu ajutorul programului WizCount2000, puteti emite rapoarte de calcul ale costurilor. Pentru aceasta, trebuie sa indicati codul de calcul ale costurilor pentru fiecare tranzactie ce contine conturi de cheltuieli/venituri. Exista doua tipuri de coduri de calcul ale costurilor: cele destinate centrilor de profit si cele destinate cheltuielilor indirecte. La emiterea unui raport de calcul a
costurilor, programul calculeaza cheltuielile directe ale fiecarui centru de profit si imparte cheltuielile indirecte intre centrii de profit, in functie de criteriul pe care l-ati stabilit.
Modul de apelare a ecranului de introducere in sistem a centrilor de cost este urmatorul: Meniul Contabilitate optiunea Centre de cost, dupa care este activa fereastra de mai jos:
Aceasta fereastra este setata implicit pe optiunea de adaugare centri de cost in fisier, dupa completarea unui cod nou sau existent apar pe ecran si celelalte campuri care pot fi completate sau modificate:
In acest ecran trebuie completate urmatoarele campuri: cod, denumire centru de cost, analitic, sintetic si de asemenea trebuie marcat tipul - daca este centru de cost sau cheltuiala indirecta.
Codificarea centrilor de cost se efectueaza astfel:
Codul centrului de cost - este compus din 5 caractere alfanumerice.
Denumirea centrului de cost (maximum 50 de caractere),
Analitic - in acest
Sintetic - se completeaza primul caracter din codul centrului de cost (caracterul alfabetic).
Alta optiune activa in meniul de definire a centrilor de cost (dupa definirea/alegerea unui centru de cost) este "Stergere centru de cost"; odata lansata comanda de stergere apare o fereastra in care trebuie confirmata inca o data comanda de stergere.
Cautarea in fisierul de centri de cost, necesara atunci cand se doreste modificarea unui centru de cost sau cand se introduc in sistem tranzactii cu conturi de cheltuiala se initiaza prin aceeasi tasta functionala F7 ca si cautarea in fisierul de conturi, tipuri de tranzactie, articole etc.
Apasand tasta F7 in campul cod sau denumire centru de cost se deschide urmatoarea fereastra:
Cautarea in fisier se poate face dupa campurile cod sau denumire centru de cost.
In cazul cautarii dupa cod, se poate introduce o anumita valoare in campul corespunzator codului, dupa care se apasa butonul Mai mare / Egal. Lista afisata ca rezultat al cautarii va cuprinde campurile cod si denumire centru de cost. Antetul coloanelor este format din butoane active dupa care se poate resorta lista rezultatelor cautarii, ascendent sau descendent (daca se apasa butonul de doua ori).
Si in aceasta lista se poate face operatiunea de sortare dupa cod sau dupa denumire, ascendent sau descendent. Apasand butonul Detalii se deschide o fereastra cu alte informatii din fisa centrului de cost:
 |
Tranzactiile contabile sunt grupate in note contabile care pot fi :
A) din punctul de vedere al provenientei :
- note contabile introduse in modulul de contabilitate;
- note contabile provenite din modulul de gestiune. Este vorba de nota contabila 9999 care contine toate tranzactii provenite din gestiune (facturi agent,chitante).
B) din punctul de vedere al starii :
- note temporare care cuprind tranzactii care pot fi modificate ulterior;
- note validate care cuprind tranzactii pentru care nu se pot modifica conturile si sumele. Diferenta rezulta din provenienta tranzactiilor. Aceste diferente sunt evidentiate in capitolul referitor la corectarea tranzactiilor. Nota 9999 care contine tranzactii din gestiune este o nota inchisa.
C) dupa tipul tranzactiilor contabile continute :
- note normale care contin tranzactii contabile obisnuite;
- note bugetare care contin tranzactii pentru alocarea bugetului;
- note prevazute care contin tranzactii care nu sunt introduse in contabilitate dar care se doresc sa apara in rapoarte (documente de plata neincasate: bilete la ordin, cecuri, foi de varsamant, ordine de plata, etc ... inainte de a apare in extrasul de cont)
Notele bugetare si notele prevazute nu pot fi validate.
Introducerea tranzactiilor contabile se realizeaza selectind in meniul principal butonul Contabilitate, din meniul derulat optiunea Operatiuni Contabile si apoi Note Contabile.
Exista doua modalitati de vizualizare a unei tranzactii contabile:
metoda condensata in care apar doar conturile principale, adica conturile principale definite in tipul de tranzactie, in cazul in care se folosesc tipurile de tranzactie sau primul cont introdus atat pe debit cat si pe credit. Aceasta metoda este folosita pentru introducerea tranzactiilor simple: un cont pe debit si un cont pe credit.
metoda detaliata in care apar toate conturile atat cele de pe debit cat si cele de pe credit . Aceasta metoda este folosita pentru introducerea tranzactiilor compuse: unul sau mai multe conturi pe debit la unul sau mai multe conturi pe credit. (Nu este posibila introducerea unor tranzactii in contabilitate de tipul: mai multe conturi pe debit la mai multe conturi pe credit)
Fiecare tranzactie este identificata printr-un numar de tranzactie care apare in ambele metode in cimpul denumit "Nr. tranzactie contabila" sau "Numar tranzactie". Tranzactiilor contabile care provin din gestiune li se asociaza un "Numar tranzactie gestiune" care reprezinta numarul tranzactiei de gestiune asociata tranzactiei contabile.
Prima ferestra care apare cuprinde ultima nota contabila deschisa in metoda condensata
Partea centrala a ferestrei este ocupata de tranzactiile contabile cuprinzand : tipul de tranzactie, document 1, document 2, data, data scadenta, conturile principale de pe debit si credit si suma in lei.
Partea de jos a ferestrei contine alte campuri cum ar fi data 3, document 3, denumirea contului principal de pe debit si de credit, detalii, centru de cost, moneda, suma in valuta, daca este sau nu tranzactie de diferenta de curs, cantitatea si suma rezultata din reevaluarea automata in moneda de reevaluare stabilita in definitii firma.
O tranzactie are si alte campuri suplimentare care apar in momentul apasarii butonului Campuri Suplimentare.
Aceste cimpuri sunt : cod filiala, cod divizie, cod masina, cod sofer, centru cost 1, centru cost 2, agent si tip de plata. In momentul completarii unei inregistrari in contabilitate se va verifica intotdeauna daca aceste campuri au fost corect introduse
Nota contabila nr.
Programul urmareste numarul notei contabile si are grija ca aceste numere sa fie intr-o ordine secventiala.
Puteti determina primul numar de la care incepe numerotarea notelor contabile. Pentru aceasta treceti la meniul de "Definitii" si selectati optiunea "Definitii firma". Daca nu veti specifica
alt numar, numerotarea notelor contabile va incepe cu numarul 1.
Sa presupunem ca ati stabilit ca numerotarea sa inceapa cu 1.
Prima data cind intrati in acest ecran, WizCount2000 va afisa Nota contabila nr 1. Dupa ce ati validat aceasta nota contabila si ati revenit la acest ecran, WizCount2000 va afisa automat numarul 2 in cimpul "Nota nr" si asa mai departe.
Sa presupunem ca veti continua sa validati note contabile, pina ce ajungeti la nota contabila nr. 6, pe care doriti sa nu o inchideti inca, deoarece mai sint tranzactii pe care doriti sa le verificati. WizCount2000 va permite salvarea acestei note contabile intr-un fisier temporar. Urmatoarea data cind veti intra in ecranul Note contabile in cimpul "Nota nr.:" va apare numarul ultimei note contabile nevalidate. 6. Puteti sa continuati sa lucrati cu aceasta nota sau sa incepeti alta nota contabila. Pentru aceasta, alegeti butonul "Nota noua". Puteti oricind sa lucrati din nou cu nota contabila nr. 44 pentru ca ea e salvata in fisier temporar. Tot ceea ce trebuie sa faceti este sa alegeti butonul Note temporare si sa alegeti nota contabila in care doriti sa lucrati.
Regulile sint urmatoarele:
- Daca ultima nota contabila (in ordinea lor secventiala) este temporara, WizCount2000 va deschide implicit aceasta nota.
- Daca ultima nota contabila nu se afla in fisier temporar,
atunci numarul notei contabile care apare este urmatorul numar
secvential.
Lista de note contabile temporare
Cind va aflati in cimpul fereastra Note Contabile puteti vedea o
lista a notelor contabile deschise apeland butonul "Note temporare"
WizCount2000 va deschide o fereastra in care sunt listate toate notele
contabile deschise. Daca doriti sa lucrati cu una dintre acestea,
mutati cursorul la linia acesteia, si apoi alegeti butonul Selectie&Exit
Tipul de tranzactie
reprezinta macheta tranzactiei contabile asa cum a fost creata in meniul de
definire a tipurilor de tranzactii. Cautarea in fiecare cimp se face tastind F7
cind apare urmatoarea fereastra (exemplu pentru tip de tranzactie) :
Cautarea se poate face dupa codul sau dupa denumirea tipului de tranzactie. In cazul cautarii dupa codul tranzactiei se foloseste butonul Mai mare / Egal. Acest buton determina afisarea tuturor tipurilor de tranzactii care au codul mai mare decat codul trecut in cimpul Cod tip tranzactie.In cazul cautarii dupa denumirea tranzactiei se foloseste butonul Include care determina afisarea tuturor tipurilor de tranzactii care include in denumirea tipului de tranzactie textul din cimpul Denumire tip tranzactie.
Selectand un tip de tranzactie putem vedea tipul de tranzactie detaliat apasind butonul Detalii. . Putem defini tipuri noi de tranzactii apasind butonul Definire tip tranzactie. Dupa ce am gasit tipul de tranzactie pentru a reveni in fereastra precedenta folosim butonul Selectie & Exit.
Alte campuri importante la introducerea unei inregistrari in note contabile:
Documentul 1 cuprinde numarul documentului. Pentru o buna urmarire a facturilor se recomanda introducerea in acest cimp a numarului facturii de vinzare in momentul incasarii ei.
Documentul 2 cuprinde alt numar de document. Pentru o buna urmarire a facturilor se recomanda introducerea in acest cimp a numarului facturii de cumparare in momentul platii ei.
Data reprezinta in general data documentului.
Data scadenta reprezinta in general data scadenta a documentului dar poate sa cuprinda si o alta data care are importanta pentru tranzactie.
Data 3 si document 3 reprezinta informatii suplimentare pentru tranzactie.
Centrul de cost trebuie introdus pentru toate documentele care reprezinta o cheltuiala indirecta si se doreste repartizarea pe centri de cost. Cautarea centrilor de cost se face tastind F7 cind apare urmatoarea fereastra :
Cautarea se poate face dupa codul sau dupa denumirea centrului de cost. In cazul cautarii dupa codul centrului de cost se foloseste butonul Mai mare / Egal. Acest buton determina afisarea tuturor centrilor de cost care au codul mai mare decat codul trecut in cimpul Cod centru cost.In cazul cautarii dupa denumirea centrului de cost se foloseste butonul Include care determina afisarea tuturor centrilor de cost care includ in denumirea lor textul din cimpul Denumire.
Selectand un centru de cost putem vedea centrul de cost detaliat apasind butonul Detalii. . Putem defini centri de cost noi apasind butonul Definire cod. Dupa ce am gasit centrul de cost pentru a-l selecta si reveni in fereastra precedenta folosim butonul Selectie & Exit.
Tipul de plata se refera la tranzactiile care vin din gestiune aratind pentru facturile de vinzare modalitatile de plata. Pentru cautarea modalitatii de plata printre modalitatile definite se foloseste tasta F7 cind apare urmatoarea fereastra :
In tabelul care apare sunt toate modalitatile de plata definite, pentru fiecare avind mentionate codul si numele. Inregistrarile se pot sorta crescator sau descrescator dupa oricare din aceste cimpuri apasind pe capul de coloana unde sunt inscrise denumirile coloanelor. Dupa ce am gasit modalitatea de plata pentru a o selecta si reveni in fereastra precedenta folosim butonul Selectie&Exit. Tipul de plata CASH este folosit numai daca plata facturii se face in momentul emiterii ei ( indiferent ca se plateste cu CEC, bilet la ordin, foaie de varsamant, etc ...), conditia pentru care vom selecta CASH este ca data scadenta a facturii sa fie egala cu data facturii
Sumele si conturile. Prin modul de vizualizare a conturilor si implicit a sumelor se deosebesc cele doua metode de vizualizare. Astfel in metoda condensata sunt aratate conturile principale asa cum au fost definite in tipurile de tranzactii sau primele conturi introduse atat pe debit cat si pe credit impreuna cu suma in lei si/sau valuta care reprezinta totalul tranzactiei :
In metoda detaliata sunt aratate toate
conturile si sumele aferente :
Exemple de completare a campurilor suplimentare pentru cateva tipuri de inregistrari contabile:
Chitante de casierie:
Tip Tr. = INC
Document 2 = Numarul chitantei de casierie
Data = data chitantei
Data scadenta = data chitantei
Cont Debit = 5311 (se completeaza de catre sistem)
Cont Credit = 4611nnnn (codul contabil al agentului care preda banii, trebuie selectat)
Suma in lei = suma de pe chitanta
Dupa apasarea butonului Campuri suplimentare
Agent = agentul care a facut incasarea
Tip de plata = CASH
Avansuri de trezorerie:
Tip Tr. = PLC
Document 1 = Numarul documentului de avans
Data = data avansului
Data scadenta = data avansului
Cont Debit = contul (542) aferent persoanei care ia avansul, trebuie selectat
Cont Credit = 5311 (se completeaza de catre sistem)
Suma in lei = suma avansului
Dupa apasarea butonului Campuri suplimentare
Facturi de la furnizori:
Tip Tr. = se alege cu F7 din lista de tipuri de cheltuiala
Document 2 = Numarul facturii furnizor
Data = data facturii
Data scadenta = data scadenta a facturii
Cont Debit = se completeaza de catre sistem
Cont Credit = codul furnizorului, trebuie selectat cu F7)
Suma in lei = suma de pe factura furnizorului
Cod cost = situat in partea de jos a ecranului = tipul de cheltuiala. Se selecteaza cu tasta F7.
Se apasa pe butonul Nota contabila - Metoda Detaliata (aflat in meniul de sus )
Se completeaza sumele aferente cheltuielii ssi TVA-ului inpartea din dreapta si se verifica totalul facturii furnizorului in partea din stanga
Dupa apasarea butonului Campuri suplimentare se vor completa:
Centru de cost aferent
SETARE VALORI IMPLICITE
WizCount2000 va permite modificarea valorilor implicite ale cimpurilor din nota contabila in functie de metoda specifica de operare.
Pentru aceasta WizCount2000 va afisa urmatoarea fereastra:
Aceasta fereastra permite stabilirea urmatoarelor setari:
In primul rind, puteti determina valoarea implicita a fiecarui cimp. De exemplu: daca introduceti citeva tranzactii contabile cu aceleasi valori ale cimpurilor "Tip Tranzactie." si "Data", puteti stabili aceste valori ca fiind implicite pentru toate tranzactiile ce vor fi introduse in continuare.
In al doilea rind, puteti actualiza campurile inregistrarilor deja introduse cu o anumita valoare
De exemplu:
Aceasta fereastra contine toate cimpurile tranzactiei. In partea stinga, puteti determina valorile implicite ale acestor cimpuri.
De exemplu: sa presupunem ca introduceti urmatorul grup de tranzactii:
A. Data scadenta a fiecarei tranzactii este 15/03/2001.
B. In majoritatea tranzactiilor (dar nu in toate), detaliile sint: "Tranzactie uzuala".
In aceasta situatie, veti completa fereastra precum urmeaza:
A. Mutati cursorul la cimpul "Scadenta" cu ajutorul calendarului sau cu ajurorul tastelor numerice data 15/03/2001
Cand inregistrati datele in nota contabila, WizCount2000 va stabili "Scadenta" automat 15/03/20001.
C. Treceti la cimpul "Detalii". Introduceti "Tranzactie uzuala".La inregistrarea datelor in nota contabila, WizCount2000 va permite sa treceti la cimpul "Detalii". "Tranzactie uzuala" va
apare ca valoare implicita.
Observatii:
1. Valoarea implicita pe care o determinati este salvata in memoria calculatorului pina la schimbarea ei. Pentru anularea valorilor implicite, reveniti la aceasta fereastra si le stergeti
2. Valorile implicite sint valabile numai pentru nota contabila curenta.
O inregistrare in contabilitate poate fi modificata (stearsa) atata timp cat nota contabila nu a fost inchisa. Dupa inchiderea unei note contabile, informatiile cuprinse in acea nota vor fi trimise la Bucuresti. Este recomandat sa inchideti notele contabile la sfarsitul fiecarei zile dupa verificarea tuturor inregistrarilor. Pentru a inchide o nota contabila se apasa butonul Validare nota.
Orice informatie validata (prin inchiderea notei contabile) introdusa in sistem nu se poate modifica decat prin stornare. Stornarea inseamna corectarea unei informatii introduse eronat in sistem prin inregistrarea aceleiasi tranzactii contabile insa cu suma in minus. Dupa efectuarea stornarii se va introduce tranzactia corecta si se va valida nota contabila.
Acest capitol descrie
toate rapoartele din contabilitate. In el veti gasi explicate modurile de emitere a listelor, a balantelor, a registrelor,jurnalelor, etc.
Pentru a emite rapoarte sau registre, selectati Optiunea "Contabilitate" din meniul "Rapoarete". WizCount va afisa urmatorul meniu:
La selectarea majoritatii optiunilor din acest meniu, pe ecran va apare un alt meniu din care puteti emite rapoartele.
In continuare, vom descrie pe scurt fiecare din aceste optiuni:
Liste: Plan de conturi, lista
tipuri de tranzactii, lista centre de cost, lista cursuri valutare 
Rapoarte balanta: Balanta de solduri si cea de verificare cu patru coloane,balanta pe centre de cost si balanta in valuta.
Fise: Registre (fise ale conturilor),registru de casa,registru de banca, rapoarte de revedere tranzacti
Rapoarte periodice: Cash flow, raport de datare a debitelor, jurnale de vanzari/cumparari, balanta de verificare, registru jurnal, fisa de cont sah.
4.1. SELECTII INRAPOARTE
Dupa ce ati selectat raportul pe care doriti sa-l emiteti, WizCount2000 va deschide o fereastra ce contine intrebari referitoare la acel raport. Aceste intrebari sint specifice fiecarui raport in parte. Cu toate acestea, in marea majoritate a rapoartelor apar
urmatoarele intrebari:
In continuare vom descrie cimpurile din acest ecran:
Sintetic/Analitic/Cont:
In campurile aferente, veti determina conturile care vor fi incluse in acest raport. Implicit vor fi selectate toate conturile, dar ele pot fi limitate dupa codurile lor sintetice, codurile lor analitice sau dupa cheile lor de cont. Introduceti datele conform urmatoarelor exemple:
- Daca doriti sa emiteti un raport referitor la un singur cont, a carei cheie este, de exemplu: 5121.01, completati datele in felul urmator:
Sintetic de la: la: 999 Analitic.: *****
Cont de la: 5121.01 la: 5121.01
- Daca doriti sa emiteti un raport referitor la conturile avind cheile intre 4424 si 4428, completati datele in felul urmator:
Sintetic de la: la: 999 Analitic.: *****
Cont de la: 4424 la: 4428
- Daca doriti sa emiteti un raport pentru toti clientii, a caror cod sintetic este 411, completati datele in felul urmator:
Sintetic de la: 411 la: 411 Analitic: *****
Cont de la: la: zzzzzzzz
- Daca doriti sa emiteti un raport pentru toti clientii deserviti de agentul nr.2, unde agentul este inregistrat ca fiind cel de al doilea caracter al cimpului "Cod analitic" completati datele in felul urmator:
Sintetic de la: 411 la: 411 Analitic: *2***
Cont de la: la: zzzzzzzzz
Conditiile incluse in aceste cimpuri sint combinate, adica fiecare conditie trebuie indeplinita. De exemplu: daca completati datele in felul urmator:
Sintetic de la: 200 la: 300 Analitic: ****3
Cont: de la: A la: Azzzzzzz
atunci WizCount va selectiona toate conturile care au urmatoarele caracteristici:
A. Codurile lor sintetice sint cuprinse intre 200 si 300.
B. Ultimul caracter din cimpul "Cod analitic" este 3 (celelalte caractere neavind nici o importanta).
C. Cheia lor de cont incepe cu litera A.
Selectiea in functie de codul sintetic are drept scop afisare tuturor conturilor care au un anumit sintetic sau au sintertice apartinand unui interval.
Ex realizand selectia de la 401 la 401 Analitic ***** Cheie de la 0 la zzzzzzzzzzzz si bifand metoda de sortare dupa cheie raportul poate arata astfel:
Selectiea in functie de cheie de cont are drept scop afisare tuturor conturilor a caror cheie de cont se incaderaza intr-un interval sau au cheia de cont specificata.
Completarea cheii de cont in ecranul de selectie se realizeaza in doua moduri:
a) cunoastem cheia de cont si o introducem atat in casuta din stanga cat si in casuta din dreapta'
b) cunoastem denumirea contului si vrem sa regasim cheia de cont in functie de acesta procedand astfel:
Exemplu realizand selectia dupa sintetic de la 0 la 9999 Analitic *****
Cheie de la 411I la411Izzzzzzzzzz si bifand metoda de sortare dupa cheie raportul poate arata astfel:
Rrealizand selectia dupa sintetic de la 0 la 99999 Analitic *****
Cheie de la 411SATEL la 411SATEL raportul arata astfel:
Daca bifati sortare dupa denumire conturile listate in raport vor fi ordonate in ordinea alfabetica a denumirii conturilor si nu in ordinea cheilor.
Poate fi justificata o astfel de sortare cand dorim sa listam o lista de conturi de clienti ,furnizori ,debitori etc.
Exemplu realizand urmatoarea selectie dupa codul tipului de tranzactie:
Raportul poate arata astfel:
Daca realizez selectie de tip masca dupa cod
Raportul apare astfel:
Putem afisa de asemeni
numai tipurile de tranzactii care au contul creditor principal 707 venituri din
vanzarea marfurilor:
Selectie:
Alegeti la moneda simbolul pentru dolar, si dupa caz alegeti toate cursurile, curs mediu sau curs mediu lunar.
Raportul poate arata astfel daca bifati toate cursurile pentru dolar pe o anumita perioada:
Raportul balanta de solduri afiseaza soldurile conturilor la o anumita data.
Pentru a afisa soldurile furnizorilor in data de 14/11/2001 trebuie realizata urmatoarea selectie:
Raportul pentru furnizori arata astfel:
Daca selectia la data nu este de la 01/01/1980 si se realizeaza pe o perioada mai mica exemplu de la 01/11/2001 la 14/11/2001 rezultatul nu va fi o balanta de solduri ci o balanta in care sunt listate diferntele dintre facturi si plati tinand cont de documentele care au data in acest interval de timp.
Daca marchez opriunea Reevaluare in momentul emiterii apare urmatoarea fereastra:
Din aceasta fereastra veti alege tipul de reevaluare a) din lei in devize, b)din devize in lei si c) din devize in devize , reevaluare dupa sold sau reevaluare la curs istoric (dupa tranzactie)
Raporul de solduri ale furnizorilor reevaluate la cursul de 35000 lei/$ arata astfel:
Ecranul de selectie pentru balanta partiala de verificare arata similar cu cel pentru raportul 'Balanta de solduri', deosebirea intervenind la selectia la date:
Daca dorm balanta de verificare partiala pe luna Octombrie 2001 vom realiza urmatoarele selectii:
Raportul "Balanta de verificare partiala " pentru furnizori arata astfel:
Acest raport afiseaza o balanta numai cu operatiunile inregistrate pe centri de cost:
Ecranul de selectie arata astfel:
Iata cum arata rapoartele in functie de marcarea sau nu a celor trei optiuni:
a) Fara marcare:
b)Bifand prima optiune raportul arata astfel:
C) Tiparire centri de cost:
c) Marcand Balanta cu sold initial raportul arata astfel:
Raporul balanta in valuta tine cont de operatiunile care au fost introduse in valuta (au fost reevaluate in momentul introducerii operatiunii contabile).
Raportul poate arata astfel daca de exemplu selectam numai conturile de banca :
Ecranul de selectii pentru fisa de cont poate fi impartit in cel putin teri panouri de selectii. Acestea sunt:
a)Panoul de selectii 1 cu selectii ce se refera la conturi ,perioada de raportare, ordine de sortare etc.,
b)Panoul de selectii 2 cu selectii ce se refera la modalitatea de ordonare a fiselor de cont si alte selectii ce tin mai mult de caracteristicile clientilor si furnizorilor;
c)Panoul inferior care se refera al tipul de inregistrari de care poate tine cont fisa pe care o emiteti si de asemeni selectiile
Raportul fisa de cont pentru un client cu operatiunile ordonate implicit dupa data arata astfel:
Aceeasi fisa de cont cu subtotal dupa data arata astfel:
Fisa
unui clent ordonata dupa nr de factura (doc1) si cu tiparire subtotal dupa
acest
Ecranul de selectie realizat pentru aceasta fisa este putin deosebit de precedentele prin faptul ca lista de regasire nu este incarcata in momentul deschiderii ferstrei ci trbuie realizata aceasta incaracre in functie de campul dupa care dorim sa efectuam cautarea: dupa cod si atunci vom introduce ? in campul Agent de la tastand enter, fie tastati / si apoi enter in acelasi camp.
Raportul pentru un agent de vanzari arata astfel:
Raportul apare astfel:
Registrul de banca in valuta arata astfel
Este un raport cu foarte multe campuri de selectie in functie de care puteti restrange aria de afisare a operatiunilor inregistrate in contabilitate.
Primul pas care ar fi de urmat cand intrati in acest raport este sa aduceti selectiile implicite actionand butonul Valori Implicite.
Exemplu doresc sa vizualizez toate operatiunile in care un anumit cont se afla pe debit in tranzactii pe o anumita perioada:
Raportul arata astfel
Raport in care aflam totalul facturilor de vanzare de marfa intr-o anumita peroada pe un anumit centru de cost:
Selectie:
Raport:
Raportul arata astfel:
Urmeaza o fereastra intermediara din care ne alegem tipul de raport:
Sintetic,
In functie de profil,
In functie de cheie de cont de trezorerie
Document:
Raportul sintetic
arata astfe:
Raportul dupa cheie arata astfel:
Poate fi rulat pentru clienti si atunci veti bifa Debite clienti sau pentru furnizori si in acest caz alegeti Restante furnizori.
Raportul pote fi emis in doua moduridin punct de vedere al coloanelor:
a) Raport pe luni;
b) Raport pe perioade.
Si mai poate fi :
a) Detaliat;
b) Condensat (Doar total pe fiecare client)
Raportul pe peroade condensat:
Acelasi raport detaliat:
Raportul pe luni arata astfel:
Registrul jurnal poate fi tiparit cu toate operatiunile dintr-o anumita perioada sau se poate restrange aria de afisare numai la anumite operatiuni.
Exemplu numai inregistrarile ce se refera la vanzari, numai inregistrarile ce se refera la cumparari, numai inregistrarile de amortizare s.a..
Raportul arara astfel:
Pentru a lista un registru jurnal sintetic pot utiliza acest raport.
Sintetizarea in raport se poate alege :
-Sintetizare dupa codul sintetic,
-Sintetizare dupa codul sintetic plus un numar x de caractere din codul analitic:
Se
recomanda ca in momentul intrarii in acest raplort sa apelati butonul Valori
Implicite dupa care debifati Registru pe
tipuri de tranzactii si stergeti "0" din casuta de selectie la centru de cost: 
Raportul poate arata astfel:
Sau astfel daca bifam sintetizare dupa cod sintetic + prima pozitie din codul analitic clientii avand urmatoarea setare:
FISA SAH se poate emite cu corespondenta pe sintetic sau cu corespondenta pe analitic, luand in calcul si tranzactiile temporare si tranzactiile validate pentru un cont analitic ex: pentru clientul 411.0001 sau pentru un sintetic ex dorim vizualizarea corespondentelor conturilor de clienti 411:
Raportul arata astfel:
Urmatorul meniu nu ne deschide un raport sau o fereastra de selectii pentru emiterea unui raport ci pe ecran apare un generator de rapoarte de tip BILANT, CONT DE PROFIT SI PIERDERE si alte rapoarte de acest gen. Emiterea rapoartelor din Profit&Loss se face prin exportul datelor intr-o fisier de calcul tabelar excel.
Pot fi definite mai multe rapoarte atat in sectiunea de rapoarte:
Cat si in sectiunea:
Fiecare structura de raport este numerotata in cadrul sectiunii si poarta denumirea de template.
Totalitatea setarilor necesare pentru emiterea unui tip de raport=template.
Aceasta este casuta
derulanta de unde alegem numarul de raport din cadrul sectiunii:
SETARI PENTRU COLOANE:
SETARI PENTRU RANDURI
Dupa alegerea butonului de emitere are loc exportul datelor in fisierul indicat de utilizator:
Vizualizare se face in fisierul excel deschis de program:
Pentru emiterea unui raport din Profit&Loss trebuie sa existe un fisier excel in locatia unde este instalat WizCount -ul numit Sablon0y.xls unde y= numarul de template din generatorul de Profit&Loss. Acest fisier pastreaza setari(formatari.formule,grafice,etc) care nu pot fi stabilite in generator, programul doar completand campurile stabilite.
Primul pas in definirea unui raport nou este stabilirea numarului de raport dupa care adaugarea de linii in grila de selectie:
Mai intai trebuie alocate grilele de selectie dupa care se realizeaza selectia pe fiecare grila .
Daca vrem sa stergem o linie din grila selectam linia dand clic pe butonul de selectare al liniei si apoi se apasa tasta Delete.
Selectati perioada modul de afisare si apoi alegeti butonul Balanta.
Toate rapoartele din acest capitol pot fi tiparite dupa emiterea raportului Calcul.
In aceasta fereastra se realizeaza selectiile pentru rularea procedurii de calcul.
Primul pas care trebuie efectuat este realizarea selectiilor.
Numai dupa rularea procedurii de pregatire date pentru rapoarte pot fi emise rapoartele ce apar in meniul de neincasate.
Selectiile posibile sunt urmatoarele:
Afiseaza situatia pe clienti in cadrul agentilor de vanzari a
facturilor incasate in data selectata :
Raportul arata astfel si este emis pentru fiecare agent de vanzari in parte:
Raporul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Afiseaza detaliat raportul precedent in sensul ca nu afiseaza incasarile cumulat ci le afiseaza pe toate.
Raportul arata astfel:
Rapoarte de tip neincasate ce tin cont de selectia pe un interval de timp:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Raportul arata astfel:
Acest manual prezinta modul de operare a programului de gestiune a stocurilor WizCount2000.
Presupunem ca dumneavoastra, cititorul, sinteti familiarizat cu programul de contabilitate WizCount2000.
Modul de operare a programului de contabilitate WizCount se gaseste intr-un alt manual.
Acest manual presupune ca ati citit deja manualul de contabilitate.
Folositi acest manual pentru auto-instruire. Toate cunostintele necesare pentru a utiliza in mod eficient programul de gestiune a stocurilor WizCount2000 le puteti gasi in acest manual.
MENIUL PRINCIPAL DE GESTIUNE STOCURI
Cele ce urmeaza sint scurte descrieri ale optiunilor din aceasta fereastra:
Documente de vinzare: Selectati aceasta optiune pentru a emite documente de vinzare, cum ar fi: facturi, comenzi, note de expeditie, oferte, etc.
Documente de cumparare: Selectati aceasta optiune pentru a emite documente de cumparare, cum ar fi: note de intrare/receptie,facturi de cumparare, fisiere de import, etc.
Productie: Selectati aceasta optiune pentru a emite urmatoarele documente: ordine de lucru, rapoarte de productie planificare productie.
Miscari de stocuri: Selectati aceasta optiune pentru a emite urmatoarele documente: transferuri intre depozite, inventare pe depozite, deschidere stocuri, intrari si iesiri
generale din depozite.
Definire Articole: Selectati aceasta optiune pentru a introduce articole.
Chitante si depuneri: Selectati aceasta optiune pentru a emite chitante si a efectua depuneri, si pentru a gestiona casa de bani.
Rapoarte stocuri: Selectati aceasta optiune pentru a emite rapoartele de inventar.
Pentru a intra in definitiile partii de gestiune a programului WizCount , dupa intrarea in companie si afisarea meniului principal se apasa butonul de definitii. In acest submeniu se pot face setari aferente definitiilor firmei, utilizatori, Resurse umane, program de lucru, Curs valutar, nomenclatoare, coduri de plata in rate, meniu suplimentar
DEFINITII FIRMA In aceasta rubrica definim date generale despre firma, tipuri de tranzactii pentru jurnalele de TVA, numerotarea documentelor si formatul de tiparire.
UTILIZATORI In aceasta rubrica se definesc utilizatori si autorizatiile de acces.
RESURSE UMANE In aceasta rubrica se definesc angajatii firmei si se tine evidenta activitatii lor (zile de concediu, mariri de salariu, referinte s.a )
CURSURI VALUTARE In aceasta rubrica se introduc cursurile valutare pentru monedele straine.
NOMENCLATOARE
In aceasta rubrica definim denumirile diverselor nomenclatoare:
- date, sume si informatii aditionale pentru conturi, articole,angajati ;
- coduri sintetice si coduri analitice pentru conturi si articole ;
- preturi, clauze de balanta, valute, factori de alocare, agenti si depozite.
Actualizarea denumirilor poate fi efectuata si in ecranul de definire a conturilor, articole, s.a (vedeti explicatia in partea de contabilitate a manualului - fise de cont).
CODURI DE PLATA IN RATE In aceasta rubrica se definesc modalitatile de plata in rate pentru clienti (se refera la plata ratelor aferente unui document ).
Submeniul Tipuri de Plata permite definirea tipurilor de plata folosite in cadul firmei respective cash, bilet la ordin, cec, etc.
Tipurile de plata cele mai uzitate si sunt prezentate in figura urmatoare:
Daca apar noi tipuri de plata acestea vor fi definite in acest ecran.
Submeniul Discounturi la termene de plata permite definirea discounturilor acordate in concordanta cu data scadenta
la "Data pentru care se ia in calcul reducerea" se va completa data de la care respectivul tip de discount intra in vigoare. Acealasi rol il are si campul de data din fiecare linie.
cod tip plata = pentru ce tip de plata este in vigoare reducerea
nr. zile = data scadenta aferenta tipului de plata
% prc = procent reducere aplicat la total factura
inactiv = 1 (check box bifat ) : daca nu se ia in considerare intervalul respectiv de reducere
add mode = 0 (check box nebifat ) : daca reducerea se aplica pe langa celelalte reduceri
1 (check box bifat ): daca reducerea se aduna la procentul total de reducere
Submeniul Promotii/Articole permite setarea tipului de vanzare : cumperi articolul X si primesti articolul Y gratis. Acest lucru se realizeaza completatnd in felul urmator optiunile.
cheie articol = pentru ce articol este valabila regula de vanzare
limita inferioara = limita inferioara (cantitativa) a promotiei
suma ad. = suma aditionala care se inmulteste cu cantitatea din document si se compara cu limita inferioara
articol discount = cheia de articol care se primeste gratuit
cantitate discount = cantitatea din produsul oferit gratuit
cheie discount = cheie articol de tip discount
data promotiei = data de la care intra in vigoare promotia
inactiv = daca nu este bifat check box-ul atunci promotia este activa
Submeniul Promotii/Puncte permite setarea tipului de vanzare : cumperi articolul X si primesti puncte de vanzare. Acest lucru se realizeaza completatnd in felul urmator optiunile.
Suma ad. = suma aditionala care se inmulteste cu cantitatea din document si se compara cu limita inferioara
Limita inferioara = numarul minim de puncte pentru care se calculeaza discountul
Cod articol discount = codul articolului care se primeste gratis daca este indeplinita conditia de puncte
Cantitate discount = cantitatea aferenta articolului primit gratis daca este indeplinita conditia de puncte
Cheie discount = cheia articolului de tip discount
Din meniul de articole se definesc articolele, arborii de productie, preturile speciale, articole echivalente, numerele corespondente, modificare preturi:
definire articole : locul de definire al articolelor existente in cadrul companiei respective
definire arbori : locul in care se definesc arborii de productie
preturi speciale : locul in care se definesc preturi speciale pentru un client / produs . Implicit pretul de vanzare este in fisa articolului. Daca se doreste ca pentru unul sau mai multi clienti alt pret implicit , acest lucru se poate seta de aici.
articole echivalente : locul in care se definesc articolele echivalente. Prin articol echivalent se intelege articolul care incepe sa fie vandut in mod automat daca stocul articolului principal este terminat.
numere corespondente : locul in care se seteaza codificarea specifica unui anumit client sau furnizor. Se pot face cautari de articole in documentele de vanzare sau cumparare dupa acest criteriu.
modificare preturi : modificarea preturilor de vanzare (scadere sau marire) plecand de la un pret de baza.
Exemplu de ecran pentru preturi speciale:
Exemplu de ecran pentru modificarea listelor de preturi de vanzare:
Pentru introducere / modificarea / vizualizarea unui articol se apasa butonul Articole situat in meniul principal si dupa aceea se apasa pe Definire Articole. In acel moment se va deschide un ecran similar cu cel prezentat in figura de mai jos.
La cheie articol se va introduce codul articolului . Pentru ca este imposibil de memorat codurile de articole exista faciliatea de cautare a unui articol. Pentru a apela meniul de cautare a unui articol se apasa tasta F 7.
In acest moment se deschide o fereastra similara cu cea prezentata in figura de mai jos.
Cautarea unui articol se poate face dupa cheie (cod produs), denumire sau orice alta informatie stocata in interiorul fisei de articol. Prin fisa de articol, in acest meniu, se intelege locul in care se vor defini toate informatiile legate de un anumit articol (denumire, preturi de vanzare, unitati de masura, date si sume aditionale, ....)
Cautarea articolelor dupa cheia de articol se refera la localizarea articolelor care au cheia mai mare/egala sau asemanatoare fonetic cu cheia articolului introdusa in primul camp.
Exemplu: Intr-o anumita firma s-a definit un index de articole alfanumeric. Pentru regasirea unui articol care are codul, de exemplu, : ART.13 si denumirea Baterii Toshiba R6 , la cheie de articol se va introduce ART in campul de cautare dupa cheie si alegem butonul Mai mare/egal.
Daca dorim sa se afiseze toate codurile de produse se apasa pur si simplu butonul Mai Mare/ Egal fara a mai completa nimic la cheia de cont. In acel moment apare fereastra de rezultate. Se selecteaza articolul dorit prin apasarea butonului Selectie & Exit.
Acestea sunt rezultatele cautarii:
O alta metoda de cautare este prezentata mai jos:
Rezultatul se va afisa intr-o fereastra de genul celei de mai jos :
In fereastra rezultatelor cautarii WizCount prezinta articolele care corespund conditiilor. Astfel, din aceasta fereastra pot fi efectuate operatiuni suplimentare. De exemplu se poate schimba ordinea de sortare a articolelor gasite apasand (click cu mouse-ul) pur si simplu pe bara de sus a ecranului. Lista de articole poate fi resortata in functie de fiecare din campurile din lista printr-un clik pe bara de titlu. Daca se apasa butonul Selectie & Exit se selecteaza articolul respectiv si se afiseaza detalii referitoare la acel produs. Daca se apasa butonul Detalii se va afisa un ecran cu detalii despre acel produs (Cod produs, denumire, denumire suplimentara, sintetic, analitic, cod de bara, unitate de masura.
Pentru a abandona procedura de cautare se apasa butonul de Iesire
|
