Din punctul de vedere al programului Excel printr-o baza de date standard se întelege o regiune dreptunghiulara a unei foi de calcul, care este formata din cel putin doua linii & 18518k107s #351;i dintr-un numar arbitrar de coloane. Liniile 2, 3, 4, . ale regiunii sunt denumite articole sau înregistrari. Fiecare articol este format din mai multe câmpuri, fiecarei celule a liniei îi corespunde câte un câmp. Prima linie are un rol special; ea este denumita linia de antet. Fiecare celula a liniei de antet contine un nume de câmp.
|
Nume câmp 1 |
Nume câmp 2 |
Nume câmp N |
|
|
Articol 1 | |||
|
Articol 2 | |||
|
Articol M |
Programul Excel poate gestiona si baze de date nestandard. Astfel de baze sunt cele care:
Nu contin o linie de antet. În acest caz diferitele nume de câmpuri sunt desemnate automat prin sirurile de caractere Coloana1, Coloana2 si asa mai departe.
Articolele bazei sunt situate în coloane consecutive (si nu în linii consecutive).
Pentru a crea o baza de date se vor introduce (tasta) diferite informatii în diferite celule (ca si cum le-am introduce într-o foaie obisnuita de calcul). În timpul introducerii diferitelor informatii trebuie respectate urmatoarele reguli:
Dimensiunea maxima a unei baze de date coincide cu dimensiunea unei foi de calcul, adica 256 coloane (nume de câmpuri) si 65535 articole.
Daca o foaie de calcul contine mai multe baze de date, atunci bazele respective trebuie sa fie separate de cel putin o coloana vida.
Între linia de antet si primul articol nu se lasa nici o linie vida (necompletata).
Între articolele consecutive ale bazei de date nu se lasa nici o linie vida.
Desi nu este interzis, nu se recomanda necompletarea unor câmpuri în interiorul unui articol, deoarece în procesul de sortare a bazei de date pot apare diferite probleme.
Celulele dintr-o anumita coloana a articolelor trebuie sa contina informatii de acelasi tip.
Informatiile din linia de antet (nume de câmpuri) pot fi formatate arbitrar (de exemplu pot fi folosite fonturi si/sau alinieri diferite).
Metoda cea mai simpla pentru crearea, editarea si cautarea articolelor unei baze de date consta în utilizarea formularelor de date. Ele sunt similare fiselor indexate. Fiecarui
articol al bazei de date îi corespunde câte un formular. Formularele corespunzatoare
articolelor unei baze de date pot fi afisate cu ajutorul comenzii Macheta. (meniul Date). Pentru a afisa un formular de date nu este necesara selectarea unui articol al bazei de date, este suficienta selectarea unei singure celule din interiorul bazei de date si lansarea în executie a comenzii Macheta. În cazul bazei de date anterioare aceasta comanda afiseaza o fereastra de dialog care poate fi urmatoarea:
În aceasta fereastra de tip formular fiecare câmp al bazei de date îi corespunde câte o intrare. Intrarile corespunzatoare datelor care pot fi editate sunt de tip câmp de introducere; intrarile corespunzatoare formulelor sunt texte statice, deci ele nu pot fi editate. În coltul drept sus al ferestrei se afiseaza numarul de ordine al articolului afisat precum si numarul total al articolelor din baza de date.
Butoanele de comanda ale ferestrei au urmatoarele functii:
Nou
Introducerea în baza de date a unui articol nou. Aceasta comanda va afisa un formular vid. În coltul dreapta sus al ferestrei se afiseaza textul Nou..
Dupa introducerea valorilor corespunzatoare diferitelor câmpuri fie se apasa tasta Enter (noul articol este adaugat la sfârsitul bazei de date, însa fereastra de dialog ramâne deschisa, deci se poate trece la adaugarea unui articol nou), fie se da comanda Închidere (noul articol este adaugat la sfârsitul bazei de date, dupa care se închide fereastra de dialog). Câmpurile care contin diferite formule (în cazul nostru Valoarea totala) nu sunt prevazute cu linii de introducere.
stergere
stergerea permanenta din baza de date a articolului afisat. Comanda afiseaza o fereastra de dialog, în care se cere confirmarea utilizatorului a operatiei de stergere. Operatia de stergere se confirma prin actionarea butonului OK. Operatia poate fi anulata prin intermediul butonului de comanda Renuntare.
Restabilire
Anularea modificarilor efectuate în câmpurile articolului actual. Se mentioneaza faptul, ca prin actionarea acestui buton de comanda nu se poate restabili un articol sters. Acest buton este accesibil numai atunci, când cel putin un câmp al articolului actual a fost modificat.
Anteriorul gasit
Afisarea articolului precedent al bazei de date. Daca anterior a fost specificat un anumit criteriu (cu ajutorul butonului de comanda Criterii), atunci se va afisa precedentul articol al bazei care îndeplineste criteriul respectiv.
Urmatorul gasit
Afisarea articolului urmator al bazei de date. Daca anterior a fost specificat un anumit criteriu (cu ajutorul butonului de comanda Criterii), atunci se va afisa urmatorul articol al bazei care îndeplineste criteriul respectiv.
Criterii
Afisarea unei ferestre de dialog specializata în cautarea articolului sau articolelor bazei de date care îndeplinesc anumite criterii.
Închidere
Închiderea ferestrei de dialog corespunzatoare formularului.
Daca baza de date are dimensiune mare, cautarea anumitor articole este anevoioasa. În acest caz utilizatorul trebuie sa stabileasca anumite criterii (conditii) prin care se vor cauta acele articole ale bazei, care îndeplinesc criteriul respectiv.
Pentru a gasi articole individuale dintr-o baza de date:
Se selecteaza o celula arbitrara din interiorul bazei de date si din meniul Data se alege comanda Macheta. Se afiseaza o fereastra de dialog intitulata Foaie1.
Se actioneaza butonul de comanda Criterii. Se afiseaza o fereastra de dialog (un formular), în care se pot specifica diferite criterii de cautare. În formularul afisat fiecarui câmp al bazei de date îi corespunde câte o linie de introducere (deci pot fi stabilite criterii si pentru câmpuri a caror valoare se stabileste cu ajutorul diferitelor formule).
În liniile de introducere corespunzatoare câmpurilor utilizate în cautare se tasteaza un criteriu care va fi utilizat în procesul de cautare (nu este necesara completarea tuturor liniilor). Un criteriu se defineste printr-un operator de comparatie, urmat de o valoare. Operatorii de comparatie sunt:
(egal);
- > (mai mare);
- < (mai mic);
- >= (mai mare sau egal);
- <= (mai mic sau egal);
- <> (diferit).
Programul Excel pune la dispozitia utilizatorului diferite comenzi prin care se poate efectua sortarea (ordonarea) articolelor unei baze de date. Sortarea articolelor poate fi realizata în ordine crescatoare sau descrescatoare, pe baza informatiilor continute în câmpurile selectate ale bazei de date. Pot fi utilizate cel mult trei criterii de sortare. Pentru sortarea articolelor bazei de date se selecteaza o celula din interiorul bazei de date si din meniul Date se alege comanda Sortare. Aceasta comanda afiseaza o fereastra de dialog intitulata Sortare, care permite stabilirea criteriilor de sortare precum si stabilirea optiunilor de sortare. Lansarea în executie a procesului de sortare se realizeaza prin intermediul butonului de comanda OK. Daca, din greseala, a fost realizata o operatie de sortare nedorita (de exemplu criteriile de sortare nu au fost corespunzatoare), ea poate fi anulata prin selectarea comenzii Anulare Sortare (meniul Editare).
Fereastra de dialog Sortare poate avea forma urmatoare:
Din lista ascunsa intitulata Sortare dupa se selecteaza primul câmp dupa care se va efectua procesul de sortare. Tipul de sortare corespunzator primului câmp se alege cu ajutorul butoanelor radio Ascendent (crescator) sau Descendent (descrescator). Dupa stabilirea primului criteriu (nume câmp + Tipul de sortare) se poate cere, daca este necesara, stabilirea a înca doua criterii de sortare. În acest scop se vor stabili numele câmpurilor auxiliare utilizate în procesul de sortare (cu ajutorul listelor ascunse Apoi dupa), precum si ordinea de sortare.
Daca se selecteaza butonul de radio Rând antet, atunci prima linie a bazei de date (linia de antet a bazei) este exclusa din procesul de sortare. În cazul selectarii butonului de radio Fara rând antet baza de date nu contine o linie de antet, astfel ca si prima linie a bazei de date va fi inclusa în procesul de sortare. În acest caz cu ajutorul listelor ascunse Sortare dupa si Apoi dupa se vor specifica ordinea câmpurilor utilizate în sortare: prima coloana este codificata sub forma Coloana A, coloana a doua este codificata sub forma Coloana B si asa mai departe.
Optiunile de sortare pot fi stabilite prin actionarea butonului de comanda Optiuni. Aceasta comanda afiseaza o fereastra de dialog de forma urmatoare:
Lista ascunsa Ordine de sortare dupa prima cheie permite stabilirea unei ordini de sortare de tip utilizator. Aceasta lista contine valoarea implicita Normal (se foloseste sortarea standard), precum si toate sirurile de tip utilizator care au fost definite prin meniul Instrumente, comanda Optiuni, fisa Liste particularizate. Din lista ascunsa se alege sirul de tip utilizator care va fi folosit în procesul de sortare a bazei de date. Sortare de tip utilizator poate fi aplicata numai la primul criteriu de sortare.
Prin filtrare de date se întelege afisarea anumitor articole ale unei baze de date care satisfac anumite criterii. Articolele care nu satisfac criteriile impuse sunt ascunse, dar nu si sterse. Filtrarea articolelor unei baze de date poate fi realizata fie prin comanda de filtrare automata (comanda Filtrare automata), fie prin comanda de filtrare avansata (comanda Filtrare complexa.). De exemplu, se pot afisa numai acele articole ale unei baze de date, a caror valoare în câmpul Nume este Andrei. Daca a fost folosita o oarecare comanda de filtrare, în linia de stare a ferestrei programului Excel se va afisa un mesaj, prin care se comunica numarul articolelor gasite si numarul total de articole ale bazei de date, de exemplu "3 din 7 înregistrari s-au gasit". Reafisarea tuturor articolelor unei baze de date filtrate poate fi realizata prin intermediul comenzii Afisare totala.
Metoda cea mai rapida de filtrare a articolelor unei baze de date, care îndeplinesc anumite criterii, consta în folosirea comenzii de filtrare automata.
Pentru realizarea operatiei de filtrare automata a articolelor unei baze de date:
Se selecteaza o celula arbitrara din interiorul bazei de date si din meniul Date se alege comanda Filtrare, subcomanda Filtrare automata. În urma acestei comenzi programul Excel va insera în fiecare celula a liniei de antet câte un control de tip lista ascunsa (adica un buton cu o sageata în jos care permite deschiderea unei liste).
Daca se efectueaza un clic de mouse pe un buton cu sageata pâna jos, atunci se deschide lista aferenta care va fi utilizata în procesul de filtrare. Aceasta lista contine toate valorile distincte corespunzatoare câmpului, precum si valorile (Toate), (Primele 10.) si (Definite.). Astfel, de exemplu, daca se efectueaza un clic pe butonul corespunzator câmpului Nume, se va afisa urmatoarea lista:
În lista afisata se efectueaza un clic pe elementul care urmeaza sa fie utilizat pentru filtrarea bazei de date. Programul Excel filtreaza baza de date în asa fel încât vor fi afisate numai acele articole, care în câmpul respectiv contin elementul selectat.
Prin repetarea pasilor 2 si 3 lista afisata poate fi filtrata si în continuare, deci numarul articolelor ascunse poate fi majorat. Reafisarea tuturor articolelor poate fi realizata prin repetarea comenzii Filtrare automata sau prin intermediul comenzii Afisare totala. Daca se da comanda Filtrare automata, atunci vor fi sterse si butoanele cu sageata jos atasate numerelor de câmpuri.
|
