Consolidarea datelor

Daca ai construit mai multe liste sau tabele cu configuratii similare, este posibil sa doresti sa combini anumite seturi de date din acestea intr-o singura lista sau tabel centralizator. Excel iti permite sa centralizezi tabele cu ajutorul comenzii Consolidate (Centralizare) din meniul Data. Centralizarea iti permite analiza tabelelor sau a listelor cu functiile oferite in caseta de dialog Consolidate.

Cea mai buna cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este sa configurezi tabelul care sa aiba formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitata la o singura foaie sau un singur registru de calcul; poti centraliza date de pe aceeasi foaie de calcul, de pe o alta foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fisiere Lotus.

Pentru a crea un tabel centralizator trebuie sa parcurgi pasii:

Selecteaza destinatia datelor centralizate.

Executa secventa DataConsolidate pentru a deschide caseta de dialog Consolidate.

Din meniul Function selecteaza tipul de analiza pe care doresti sa o efectuezi.

In caseta Reference: (Referinte) selecteaza primul document pe care doresti sa-l incluzi in centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul, foloseste butonul Collaps Dialog sau muta caseta si executa click in foaia de calcul. Daca foaia utilizeaza domenii denumite, poti introduce in aceasta caseta numele de domeniu.

Dupa ce ai stabilit domeniu, executa click pe butonul Add pentru a-l adauga in caseta All References.

Daca doresti ca tabelul centralizator sa fie automat actualizat atunci cand se modifica datele sale sursa, selecteaza optiunea Create Links to Source Data (creare legaturi la datele sursa).

Obs. Consolidarea datelor intre diferite foi de calcul se poate face in doua moduri:

n            Dupa pozitie datele sunt grupate si adunate din aceeasi locatie in fiecare foaie de calcul.

n            Dupa categorie: datele sunt grupate si adunate dupa titlul lor de coloana sau rand. Spre exemplu, daca titlul de coloana cu numele Salariu brut  este in coloana B in foaia de calcul Ianuarie si in coloana F in foaia de calcul Februarie poti consolida datele dupa categorie daca este bifata caseta Use labels in Top row din caseta de dialog Consolidate. Daca tilturile sunt pe coloana, bifeaza caseta Use labels in Left Column.

Consolidarea datelor intre foi de calcul se numeste consolidarea datelor folosind referinte 3D

Executa click pe OK.

Rezultatul centralizarii este dat de adunarea tabelelor, deoarece in analiza a fost folosita functia Sum.

Programul Excel iti permite sa schimbi functia cu care se analizeaza datele. Deschide din nou caseta Consolidate, modifica optiunea din caseta Function si executa click pe OK.