Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza






Lectia 2 (Cu ce se ocupa EXCEL-ul)

excel











ALTE DOCUMENTE

Lookups - Exact Lookup
Wokbooks & Worksheets - File properties
PivotTable - Crearea unui raport PivotChart
EXCEL CURS 5
Diagrame
Tiparirea documentelor
EDITAREA FOILOR DE LUCRU
Protejarea si deprotejarea unui registru cu o parola
Prezentarea modului de utilizare a tastaturii pentru deplasarea prin celule


Lectia  2 (Cu ce se ocupa EXCEL-ul)

Scopul lectiei:

Familiarizarea cu ce este EXCEL si cum se prezinta

Cum se apeleaza si cum se iese din EXCEL

Descrierea ecranului specific

Posibilitatile EXCEL-uli si ce nu poate sa faca EXCEL

1.1 Cine sau ce este EXCEL-ul ?

Un program de calcul tabelar rezolva numai acele probleme care pot fi prezentate sub forma unei tabele. Primul program de calcul tabelar a aparut īn 1979 si se numea VisiCalc. De atunci lucrurile au evoluat. EXCEL-ul este cel mai cunoscut si mai des folosit program de calcul tabelar.

EXCEL este folosit peste tot unde sunt liste de calculat, de aranjat pentru a fi analizate pe toate partile. O simpla enumerare a domeniilor unde se foloseste acest produs-program este concludenta: Evidenta de contracte cu beneficiarii, cu furnizorii, evidenta si calculul  facturilor, evidenta cartilor dintr-o biblioteca, evidente de personal etc.

1.2 Cum lucreaza

            Sa luam exemplul din Fig   2.1  pentru a exemplifica ce īnseamna calcul tabelar.  Observati ca avem 205 kg faina cu pretul de15,50 lei (RON) si valoarea  este 3177,50 lei.  Dar la un moment dat ne dam seama ca am gresit. Cantitatea de faina vrem sa fie mai mare, adica nu  205 kg.,  ci 275 kg.

Observati diferenta dintre cant si val  stānga-dreapta pentru faina

Fig  2.1  (Cum arata o tabela EXCEL si cum se reflecta modificarile)

Se va tasta 275 īn coloana cantitate pentru produsul faina, se apasa tasta ENTER  si va apare automat noua valoare de 4262,50, fara sa fac alte operatii. Asta īnseamna tabela EXCEL, aceea tabela care are asemenea "automatisme".

Īn spatele numerelor care arata valoarea adica, cele din coloana D (3177,50  503,00) se afla niste formule puse de mine (utilizator), care refac automat calculul, atunci cānd am schimbat, ori cantitatea, ori pretul, ori pe amāndoua

Retineti faptul ca aici avem de a face īn majoritatea cazurilor cu numere. Cu alte cuvinte un program de calcul tabelar īnlocuieste creionul, guma dar si o masina de calculat. Odata  datele introduse, ele pot fi analizate foarte usor si repede, din mai multe puncte de vedere fara a fi rescrise[1]  pentru ca exista o serie de moduri de prezentare a acelorasi date si pot fi modificate ca mod de prezentare.

Se īntelege usor ce este un program de calcul tabelar, mai greu este ca diferitele probleme de gestiune, financiare, etc. sa fie de asa maniera formulate īncāt sa poata fi rezolvate de un program de calcul tabelar[2]. stiti ca uneori e dificil ca sa fie pusa īn ecuatie o problema de matematica, dar aproape īntotdeauna este usor sa se rezolve ecuatia rezultata.

Īn EXCEL  problema trebuie adusa la a fi prezentata sub forma de tabel.

1.3 Cum se apeleaza EXCEL

A apela īnseamna a pune īn executie un produs-program, īn cazul nostru  EXCEL. Se mai spune si "cum se intra īn EXCEL".

EXCEL  se poate apela īn mai multe moduri:

1.3.1 Cu plecare din butonul Start

Clic pe Start ą clic pe Programe ą si clic pe Microsoft EXCEL

Fig  2.2

1.3.2 Prin folosirea iconitelor (a scurtaturilor)

Cautati pe ecran iconita  EXCEL care arata asa:  si faceti dublu-clic pe ea!

Nota :  Iconitele de pe ecran (Fig  2.4) si de pe bara din partea de jos a ecranului  le facem noi, cu ajutorul programului EXPLORER, componenta a sistemului de operare. Amanunte despre EXPLORER īn  Initiere īn Windows autor Cristian Dinu editura cartea de buzunar. Aceste iconite se numesc scurtaturi

1.3.3 Sa ne aducem aminte cum se face o "scurtatura":

.

Se face confuzie īntre "scurtatura" si tasta rapida.

Tasta rapida īnseamna o combinatie de taste care apeleaza o comanda.

Scurtatura apeleaza un program. Ea este o iconita pe ecran.

Apelam Explorer  si aici facem clic cu butonul stāng al mausului succesiv pe: File,  New, Shortcut ca īn Fig  2.3 si urmam indicatiile asa numitului Wizard (vrajitor). Urmariti si varianta pentru un sistem de operare Windows XP īn limba romāna.

Clic aici !  Urmati ce va indica  "vrajitorul"

 

Fig  2.3

1.3.4 Pe ecran sunt 2 feluri de iconite

Pe aceasta iconita se face numai un singur clic. Ea se afla īn barra de jos a ecranului

 

Pe aceasta iconita se face obligatoriu dublu-clic

 
 

Fig  2.4 (Scurtaturi)

Daca exista iconita pe bara de jos a ecranului faceti numai un clic  pe ea!  Vezi Fig  2.4.

Pe ecran apare Fig  2.5, despre care vom vorbi pe larg īn Fig  2.8. Trebuie sa stim ca de acum īn acolo lucram īntr-un fisier special, specific EXCEL-ului. Un fisier de tip EXCEL are un nume dat de catre utilizator si o  extensie  .xls si ca orice fisier este o organizare a datelor facuta de. un program si acceptata de sistemul de operare (SO), fiindca este facuta dupa reguli stabilite de SO. 

Din punct de vedere al EXCEL-ului avem de a face cu un Registru (sau cu o agenda) īn englezeste woorkbook prescurtat book. Cu alte cuvinte fiecare fisier este un Registru (Mapa, 19219i84t Agenda).

Fiecare Registru poate avea la rāndul lui 256 de Foi de calcul (Foi de lucru) numite pe scurt foi īn englezeste worksheet prescurtat sheet. Ele sunt numerotate!

            Īn partea de jos a ecranului vedem īn ce Foaie de lucru ne gasim Fig  2.5.

Fig  2.5 (Foaie de lucru goala)

Fig  2.6 (Foaie de lucru īncarcata)

A lucra īnseamna a face un tabel, care are un Cap. de tabel si introducem īn el cifre, formule, texte (titluri, comentarii) pentru ca  sa  rezolvam o problema de serviciu sau personala. Vezi Fig  2.6 si Fig  2.7.

Fig  2.7

            Problema pe care trebuie sa o rezolvam cu EXCEL-ul trebuie sa se preteze la acest lucru, sa aiba calcule īn ea. O simpla lista de obiecte sau persoane, putea fi facuta si īn WORD[3], nu era nevoie de EXCEL.

1.4 Descrierea ecranului specific EXCEL

Odata apelat EXCEL  apare un ecran (o fereastra) ca īn Fig  2.8.

Denumire

Explicatii

1

Bara de formule

Ajuta la scrierea, modificarea si verificarea formulelor scrise īn celule.

Se poate si fara ea.

2

Bara de titlu

Permite translatarea ferestrei pe ecran, atunci cānd ea, fereastra, nu ocupa īntreg ecranul. Clic pe ea si tragem cu mausul.

3

Bara de unelte de formare

Permite aranjarea informatiilor din celule, aliniere la stānga, dreapta, centrare, scriere cu litere groase (aldine) etc.

4

Bara de unelte standard

Permite copieri, mutari, salvari, tipariri etc.

5

Lista de nume

Arata numele (adresa) celulei curente (adica locul unde se afla cursorul) sau a unui domeniu predefinit

6

Meniu principal

Īnglobeaza multe optiuni si comenzi specifice EXCEL-ului. Fiecare optiune are propriul ei meniu vertical ca īn Fig  2.10 si  Fig  2.11

7

Bara de stare

Īn parte de jos a ecranului unde scrie Gata. (Poate sa mai scrie si altceva)

Obisnuiti-va cu denumirile din Fig  2.8 sunt cele mai des folosite. (Bara = Meniu īn alte documentatii)  Sa avem mereu pe ecran  cel putin: Bara de unelte de formare,  Bara de unelte standard, Bara de formule si Bara (Linia) de stare si butoanele de defilare.

Bara de unelte  standard                  (4)

 

Bara de titlu  (2)

 

Bara de unelte de formatare (3)

 
                                                                                                           


Meniul principal (6)

 


                                                                                   

Bara de stare (7)

 


Fig  2.8 (Ecranul EXCEL )

Fig  2.8 bis (Separat cele 3 bare importante)

            EXCEL este un program tabelar pentru ca imaginea lui pe ecran este aceea a unui tabel cu multe celule (sa nu le zicem rubrici, cu toate ca sunt, fiindca nu se obisnuieste).

            Totalitatea celulelor din fereastra EXCEL ce apare pe ecran este Zona de lucru. O celula cu un chenar mai pronuntat este celula activa sau curenta, unde apare ceea ce tastam. Chenarul celulei curente se numeste cursor. Are sens de indicator. Indica locul unde ne aflam pe ecran la un moment dat.

            Īn WORD cursorul este o linie verticala (de obicei), aici un dreptunghi.

Sunt doua reguli importante de retinut:

1.      Cānd introduc ceva īntr-o Foaie de lucru EXCEL introduc numai īn celula activa sau celula curenta, ca altfel nu se poate!

2.      Pe ecran nu poate exista la un moment dat decāt o singura celula curenta.

Sunt cazuri speciale cānd pot prolifera datele īntr-un domeniu. Nu ne ocupam de acest caz pentru ca īn practica nu se prea īntālneste, dar si atunci se pleaca de la o singura celula activa.

Aceasta este  celula activa sau celula curenta

 

Numele coloanei sau titlul coloanei

 

Titlul liniei sau nr rāndului

 

Fig  2.9 (Coloane, rānduri sau linii si celula curenta)

           

Din Meniul principal se face clic pe o optiune si apare Meniul vertical co-respunzator  acelei optiuni.

Un Meniu vertical poate avea la rāndul sau un Submeniu.

Vedeti sa fie un "vārf de sageata" īn dreptul comenzii din Meniul vertical. Celula activa (curenta) aici este A1. Numele ei se vede īn Lista de nume.

Fig  2.10 (Meniul principal si un meniu vertical cu un submeniu al sau)

Atentie!

Nu pot apare simultan pe ecran  2 meniuri verticale!.

 

Cānd se face clic pe o optiune din Meniul principal apare meniul vertical al acelei optiuni, cānd se face clic pe o alta optiune dispare meniul vertical existent, al optiunii anterioare si apare meniul vertical al noii optiuni.

 

1.5 Cum se intra (se apeleaza) un tabel existent

            Sunt multe situatii cānd se intervine asupra unui tabel existent si acest lucru se face apelānd optiunea Deschidere din meniul vertical al optiunii Fisier. Vezi Fig  2.11

            Tabelul pe care īl dorim se va alege dintr-o lista. Problema este trata separat mai jos īn Cap. 2.25.

1.6 Cum se iese din EXCEL (Terminarea lucrului cu EXCEL )

            Terminarea lucrului cu EXCEL presupune 2 situatii distincte,

1.      Se termina lucrul la un tabel si se ramāne in EXCEL pentru a se lucra un alt tabel

2.      Se termina lucrul la un tabel si se īnchide si EXCEL-ul

            Indiferent de cele 2 situatii distincte de mai sus, terminarea lucrului cu EXCEL se poate face īn mai multe feluri.

 

1.7 Metoda clasica.

 Clic pe Fisier si apare Fig  2.11. Aici sunt mai multe variante.

1.7.1 Īnchidere

Īnchide tabelul si cere salvare daca nu cumva salvarea s-a facut mai īnainte

1.7.2 Salvare

Salveaza tabelul si se poate continua lucrul. Daca e fisier nou i se da un nume.

1.7.3 Salvare ca .

Salveaza sub un alt nume sau īn alt folder (director) sau pe alt suport. (discheta, stick etc.)

            Prima versiune a fisierului, aceea care era cānd am deschis fisierul se pastreaza sub vechiul nume.

1.7.4 Iesire

Īnchide, salveaza sau nu salveaza si paraseste lucrul cu EXCEL. Daca e fisier nou i se da nume.

Fig  2.11 (Modalitati īn care se poate termina lucrul cu EXCEL)

1.8 Ce īnseamna salvare

            Tabelul la care am lucrat noi se afla īn memoria calculatorului. Daca nu īl salvam, munca noastra se pierde[4]. Tabelul (lista) trebuie scris pe un suport magnetic (electronic): HDD, discheta, CD, DVD, stick , etc, pe care va ramāne si atunci cānd stingem calculatorul. Numai daca salvam, adica facem clic pe DA din Fig  2.15, tabelul nostru este scris, de catre sistemul de operare, pe un suport magnetic.Este creat un fisier cu continutul tabelului pe care l-am facut. Cānd vom "Deschide"  un tabel (fisier) vom avea ce deschide, tocmai fiindca am salvat.

Trebuie stiut ce rost au cele doua optiuni de salvare :

  1. Clic pe  Fisier ą Salvare
  2. Clic pe  Fisier ą Salvare ca .

pentru ca exista trei situatii distincte:

a)      Este tabel (fisier) vechi si prin salvare īsi pastreaza numele (acelasi fisier, dar cu alt continut, cel rezultat din munca noastra asupra tabelului)                      Salvare

b)      Este tabel nou caruia trebuie sa i se dea un nume (un nou fisier)            Salvare

c)      Este tabel vechi a carui forma (continut) veche trebuie pastrata dar si creat un nou tabel cu alt nume pentru pastrarea modificarilor  aduse celui vechi. (se pastreaza si fisierul vechi, dar s-a creat si unul nou, care se pastreaza si acesta)                     Salvare ca.

d)      Este tabel nou sau vechi pe care īl salvam ori pe alt HDD, pe un CD, pe o discheta, pe un stick, ori pe acelasi HDD dar īn alt folder                           Salvare ca.

Din aceste cauze avem doua posibilitati de salvare. Urmariti si tabelul urmator:

Comanda

Semnificatia comenzii

Salvare

Daca este fisier nou i se da un nume

Daca este fisier vechi se salveaza cu numele avut la deschidere

Salvare ca.

Daca este fisier nou īnseamna ca dorim sa-l salvam pe un alt suport (discheta, īn loc de HDD) sau īn alt folder sau ca un alt tip de fisier.

Daca este fisier vechi vrem īi dam un alt nume, ca sa pastram si vechea versiune (vechiul continut) cea avuta atunci cānd l-am deschis.

1.9 Reguli de acordare a numelui fisierelor

a)      Daca am terminat si fisierul (Registru) este nou, deci nu are nume se obtine Fig  2.12. Aici scriem numele īn ferestruica Nume fisier, ne uitam si sa avem la Tip fisier "Registru de lucru Microsoft EXCEL" apoi facem clic pe Salvare. Tabelul nostru este salvat cu numele dat de noi si extensia .xls.

b)      Daca īn Fig  2.12 nu īi dam nume, ci facem clic pe Salvare salvam tabelul cu numele Registru1[5] sau Registru2 etc. Fisierul obtinut se va numi Registru1.xls sau Registru2.xls. adica nume (denumiri) date din oficiu de catre EXCEL. Sunt gestionate corect de sistemul de operare, pot ramāne asa, dar creeaza confuzii. Dati nume "vorbitoare", care "sa spuna ceva".

c)      Daca facem clic pe Revocare (Fig  2.12) īnseamna ca ne-am razgāndit, nu mai facem salvarea si lucram mai departe.

Fig  2.12 (Acordarea de nume tabelului si stabilirea tipului de fisier)

1.10 Ce īnseamna nume de fisier "vorbitor"?

Sunt doua probleme:

·        Numele de fisier, sub care se salveaza tabelul, sa fie nume valid

·        Acest nume valid sa sugereze continutul fisierului (tabelului)

Trebuie sa dam un nume valid, adica un nume care sa nu contina semne (caractere) nepermise. Diacriticele (s, t, a, ī, ā) nu sunt permise. Vom folosi  cele 26 litere ale alfabetului englez, plus cele 10 cifre si semnul  _ (bara de subliniere). Este suficient. Exemple:

stoc_ian,         stocuri,            buget,  depozit_01,   imprumut_BCR,          Impz_Trans, etc.

           

            Un nume dat ca īn exemplele de mai sus, sugereaza continutul, deci este "vorbitor". Tendinta este de a prescurta denumirile. Foarte bine, dar nici nu prescurtati pāna cānd nu mai stiti ce reprezinta! Este permis ca denumirea sa fie formata din cuvinte separate, eu recomand sa fie unite cuvintele din denumire prin acel "minus jos" care arata asa_. Ex: stoc_ian_2005.xls

            EXCEL va adauga automat la numele dat de noi extensia .xls, daca si nu mai daca, Tip fisier  este Registru de lucru Microsoft EXCEL  (vezi Fig  2.14)[6]

Fig  2.14  (Extensia  poate fi diferita, īn functie de tipul de fisier)

           

            Tipul de fisier Registru de lucru Microsoft EXCEL  īnseamna extensia  .xls.

            Nu cred ca mai este nevoie de salvare ca Registru de lucru Microsoft Excel 5.0/95. Varianta 5.0 a EXCEL-ului a cam disparut din circulatie. Se mentine cu succes EXCEL 97, care este minunat pentru cine stie engleza. Face multe si ocupa putin  spatiu pe HDD si consumī putina memorie RAM. Este ideal pentru PC Pentium II cu sistem de operare W98.

·          Facem clic pe semnul  X  din coltul dreapta sus    al ferestrei EXCEL.

            Atentie,  sunt doua semne de X . Cel de sus īnchide īntreg programul EXCEL, (echivalent cu Iesire), cel de sub el īnchide numai Registrul īn care am lucrat (echivalent cu Īnchidere) si putem deschide alt Registru, vechi sau nou, fara a parasi programul  EXCEL.

1.11 Alte modalitati de terminare a lucrului cu EXCEL:

·          Faceti clic aici īn coltul NV (stānga sus) al ferestrei EXCEL,  pentru a afisa acest meniu (Fig  2.13) sau faceti combinatie de taste. CTRL + W care este "scurtatura" pentru Īnchidere. Vezi Fig  2.13.  Practic am īnchis fereastra si se īntelege ca automat am terminat si lucrul cu EXCEL, pentru ca nu mai am fereastra unde sa lucrez. Nu se foloseste prin afisarea mici ferestre din Fig 2.13, ci prin Tastele rapide CTRL + W sau ALT +F4.

Fig  2.13

Īn toate cazurile, cānd nu am facut īn prealabil, una din operatiile de salvare, suntem īntrebati daca salvam, vezi  Fig  2.14. Aceasta īntrebare din Fig  2.14 apare atunci cānd īnchidem un tabel prin Iesire, Īnchidere  indiferent daca e vorba de un tabel nou sau am lucrat īntr-un tabel mai vechi, si nu am facut salvarea īnainte, (ori  Salvare, ori  Salvare ca..). Chiar daca am facut-o dar am mai schimbat ceva, am adaugat un spatiu, care oricum nu se vede, īntrebarea apare. Noua nu ni se pare ca am modificat ceva, dar un spatiu, un caracter adaugat sau sters, īnseamna modificare.

Fig  2.14

           

Nu confundati renuntarea la salvare  Fig  2.14 cu depunerea unui fisier īn Cosul de gunoi  (stergerea lui)[7]. Din  Cosul de gunoi  se mai poate recupera, dar daca nu a fost salvat, ADIO!

1.12 Precizari suplimentare īn legatura cu salvarea

E bine ca periodic, īn timpul lucrului, sa salvam Registrul īn care lucram, pentru ca o eventuala pana de curent sa nu ne produca pagube prea mari, adica sa nu pierdem prea mult din ce am lucrat. Acest lucru (salvarea) se face foarte usor prin tastele combinate CTRL + S, deci din cānd īn cānd  tastam aceasta combinatie de taste, ceea ce īnseamna salvare, da si programānd EXCEL-ul, ca dupa o anumita perioada de 1 la 120 minute, sa faca automat o copie. Cap. 2.13. Īn acelasi timp sa avem grija sa "fie facute demersurile" pentru crearea automata a unei copii de rezerva, Cap. 2.14.          

1.13 Stabilirea salvarii automate

Faceti ce arata Fig  2.15 si copia se face fara sa simtiti. Daca tabelul este foarte mare īn timpul cānd se face salvarea aveti impresia ca s-a blocat calculatorul, pe ecran cursorul mausului se transforma īn clepsidra si trebuie sa atteptasi cīteva secunde.

Fig  2.15 (Salvarea automata)

1.14 Stabilirea copiei de rezerva

Este posibil, la cererea noastra, ca īn momentul īn care am salvat EXCEL-ul sa creeze o copie de rezerva a fisierului (tabelului, listei) cu forma veche (continutul vechi), care a existat īn momentul deschiderii. Observati īn Fig  2.16 numele fisierului (Registrului) nou creat, copie a starii fisierului (a continutului sau) avuta īn momentul deschiderii.

            Daca  folosim Explorer  sau My Computer, vedem cum este numita copia. (Fig  2.16)

Fig  2.16

Fig  2.17 (Cum ajungem la Optiuni generale)

Crearea automata a unei copii de rezerva īncepe cu Clic pe  Fisier ą Salvare ca.. Alegem Optiuni generale din Fig  2.17. Facānd clic pe Optiuni generale  apare Fig  2.18 si aici "bifam" Se creeaza īntotdeauna copie de rezerva.  si īn final facem clic pe OK.

Sunt mai multe optiuni īn Fig  2.18, noi bifam Se creeaza īntotdeauna copie de rezerva. De acum īncolo  se creeaza īntotdeauna copie de rezerva fiindca am setat programul EXCEL ca mereu sa faca aceste copii de rezerva. Aceste copii sunt "polite de asigurare".  De ce? Se īntāmpla sa facem modificari care ni se par corecte, le salvam si observam ca am gresit si dorim sa o luam de la īnceput. Care īnceput? Din moment ce am salvat sub acelasi nume vechea forma a disparut!

Fig  2.18

            Dar avem o copie de rezerva, īn care nu se gasesc modificarile pe care le-am facut, s-au pastrat la ultima salvare si acum nu le mai dorim, asadar apelam (deschidem) copia de rezerva si lucram īn ea ca si cum nimic nu s-a īntāmplat.

Īn final salvam copia de rezerva sub numele avut de fisierul a carei copie de rezerva este. Vom fi īntrebasi daca īnlocuim fisierul existent si raspundem afirmativ.

Fig  2.18 bis

Atentie! Copia de rezerva[8] reprezinta forma existenta numai īnaintea ultimei salvari! Nu īntotdeauna ne rezolva integral problema de mai sus, adica "o luam de la īnceput"! Urmariti scenariul acesta:

Am deschis fisierul la ora 8

Copia de rezerva contine forma fisierului salvat ultima data

Am lucrat pāna la 10 si am salvat

Copia de rezerva contine forma fisierului de la ora 8 īn momentul deschiderii

Lucrez īn continuare pāna la ora 14,  termin si salvez

Copia de rezerva contine forma fisierului existenta la ora 10

           

La ora 14 degeaba caut forma fisierului de la ora 8, ea nu mai exista. "O luam de la īnceput"  cu forma existenta la ora 10, cānd am facut ultima salvare si a fost creata copia de rezerva. Copia de rezerva nu suplineste operatia de Salvare ca . . Fiecare  are rostul ei.

            Dupa cum ati vazut Copia de rezerva se schimba de cāte ori salvam. Ea "se tine dupa mine" pe masura ce lucrez si salvez.

            Cānd am salvat cu Salvare ca. si am dat un nou nume fisierului, acesta asa ramāne. El nu se va schimba facāndu-i-se Copie de rezerva, decāt daca lucrez īn el si salvez, altfel ramāne cu acelasi continut. Īn fisierul rezultat din Salvare ca . este posibil sa se regaseasca aceea forma de unde o putem "a lua de la īnceput", dar cautati, "cu grija si atentie".

            Īn concluzie, se va salva cu Salvare ca. numai cānd o anumita forma a tabelului trebuie pastrata. Īn rest se lucreaza normal, din cānd īn cānd se face cāte o salvare, care la rāndul ei creeaza automat o copie de rezerva si nu sunt probleme, atunci cānd sunt caderi accidentale de tensiune sau nu sunt multumit de modificarile facute si doresc sa reiau totul "de la īnceput".

Pentru amanunte privind gestiunea fisierelor īn general, vezi si Initiere īn Windows,  autor Cristian Dinu, editura cartea de buzunar  paginile 33 - 46.

 

  • Trebuie sa exersati aceste lucruri, numai din simpla citire, nu le veti īntelege
  • Nu treceti prea repede peste ele.
  • Mereu veti avea nevoie de ele.

 

1.15 Mai īn amanunt despre Foaia de calcul

            Foaie de calcul specifica EXCEL-lului este formata din o īntreaga retea de celule!  Ea are coloane si rānduri sau linii.

O Foaie de lucru (sau de de calcul) are: maxim 256 coloane notate cu litere (A, B, C, D, .AA, AB, AC, AD, .. BA, BB, BC, . IA, IB, .IX, IZ,.IV) si maxim  65.536 rānduri (sau linii) numerotate.

Foaia de calcul la rāndul ei face parte dintr-un Registru (Mapa, 19219i84t Agenda)

Rectangular Callout: Ultima coloana dintr-o Foaie (Nu este 4 roman ci IV de la Ion si Victor)

Rounded Rectangular Callout: Ultimul rānd dintr-o Foaie
(65536=216)


Fig  2.19

1.16 Cāt de mare este un Registru

Este o īntrebare fireasca. Cāte informatii pot īncapea īntr-un Registru?

Sa ne propunem un tabel ca īn Fig  2.20, unde introducem informatii despre o persoana.

Fig  2.20 (O persoana pe un rānd)

            Introducem īn aceasta Foaie de lucru 65.535 persoane, apoi trecem al alta Foaie de lucru si tot asa cu cele 256 de foi dintr-un Registru. Un rānd ramāne pentru cap de tabel.

nr foi dintr-un Registru

nr rānduri

total inregistrari

256

65.535

16.776.960

Fig  2.21 (Cāte persoane īncap īntr-un Registru)

            Fisierul creat va avea aproximativ 16 Mo, ceea ce nu e mult.[9] Pe 10 Go dintr-un HDD īncap aproximativ 640 de asemenea fisiere, adica populatia a cca. 450 de tari cāt Romānia. Probleme apar cu memoria PC-ului. Exista si aici proceduri adecvate si problema este rezolvabila. Retineti ideia ca un Registru este "sac fara fund", pentru problemele noastre.

Īn concluzie retineti Ierarhia:

 

Celula  ą Foaie de lucru ą Registru  (echivalent cu Fisier)

1.17 Cum sunt numite celulele

Numele unei celule este echivalent cu adresa ei. O celula are o adresa, adica un nume format din titlul coloanei si nr. rāndului ca la sah: A4, D4, C7,  B65, AB54, etc.  vezi  Fig  2.22. numele unei celule se mai numeste si adresa celulei.

Fig  2.22

Fig  2.23

Fig  2.24

Mai exista o forma de definire a celulelor specificāndu-se numarul rāndului si numarul coloanei. Ex: R1C2 īnsemna  rāndul 1 si coloana 2, echivalentul pentru  B1 (Fig  2.24). Aceasta denumire nu este folosita prea des, la noi īn tara. (Sau nu stiu eu).

Cānd se face clic pe o celula ea devine celula curenta si chenarul ei este īngrosat. Se spun e ca avem cursorul pe ecran. Celula este selectata. Ceea ce tastam apare īn aceasta celula.

            Nu confundati cursorul EXCEL care este un dreptunghi,  cu indicatorul mausului care are 2 forme, depinde unde se gaseste:

Cānd mausul este ori unde īn afara Zonei de lucru, arata ca o sageata oblica: õ

Cānd mausul este īn Zona de lucru arata ca cruce alba, aproximativ asa: U 

            Daca am introdus ceva īntr-o celula si am apasat pe ENTER cursorul coboara si noua celula este celula curenta.

1.18 Despre Foile de lucru

Fig  2.25

Foile au nume Foaie1,  Foaie2, Foaie3  (Sheet1, Sheet2 etc) dar se pot personaliza, adica pot sa aiba un nume dorit de utilizator.

Fig  2.26

Un exemplu avem īn figura de mai jos (Fig  2.26), unde Foaie1 a devenit Fact si Foaie2 a devenit Nom Se face dublu clic pe numele foii si se scrie noul nume, apoi <ENTER>

            E bine ca īnainte de a construi o lista care face apel la informatii de pe mai multe foi, acele foi sa fie redenumite īn prealabil.

Atentie: Numele pe care īl dam unei foi sa fie cāt mai concludent, sa "spuna ceva", sa ne permita sa "ghicim" (anticipam) continutul. Exemplu:

·        Stoc_ian    (Stocurile pe luna ianuarie)

·        Buget_01  (Bugetul pe luna ianuarie)

·        Ziua_02     (Ziua a doua din luna)

·        Nom          (Nomenclator de produse)

·        Fact           (Tabelul facturilor)

Asa cum am cautat nume cāt mai clare pentru fisiere si pentru foi vom face acelasi lucru.

1.19 Ce īnseamna selectare si cum se face

A selecta īnseamna a alege o celula sau mai multe, pentru ca sa fie supuse acelorasi operatii[10]. Mai multe celule formeaza un domeniu. Celulele selectate care formeaza un domeniu nu trebuie īntotdeauna sa fie adiacente.

Fig  2.27 (Celule neadiacente si celule adiacente)

Selectarea se face cu:

·        tasta SHIFT combinata cu o tasta de editare

(£             ¤                 ¢         Home, End,  PgUp,  PgDn)   sau cu

·        mausul 

1.20 Selectarea cu mausul

Īn Fig  2.27 bis (stānga) s-a facut  clic cu butonul stāng al mausului īn B2, deci s-a selectat celula B2. Īn Fig  2.27 bis  (dreapta) s-a facut clic cu butonul stāng al mausului īn celula A3 si tināndu-se apasat butonul stāng  al mausului s-a "tras" mausul pāna cānd indicatorul lui a ajuns īn celula D9. Cānd s-a ridicat degetul de pe buton a aparut selectata zona (domeniul) A3:D9.

Fig  2.27 bis

                        Domeniul apare "colorat", numai celula A3, de unde am pornit selectarea, a ramas necolorata. Faptul ca celula A3 este alba, īnseamna ca ea este celula curenta si ca selectarea a īnceput din aceasta celula. Vedeti ca adresa acestei celule A3 apare sus deasupra coloanei A, īn lista (boxa) de nume.  Daca introduceti ceva, o litera, o cifra, ea apare īn aceasta celula!

            Cānd selectam domenii neadiacente tinem apasata tata CTRL. Urmariti si Fig  2.27 si vedeti care sunt celulele curente!

1.21 Selectarea cu tasta SHIFT si o tasta de editare

Cele mai des folosite procedee sunt:

  • Se tine apasata tasta SHIFT si se foloseste o tasta sageata (ž  Ÿ  ) sau
  • Se tine apasata tasta SHIFT si se foloseste tasta PgUp sau PgDn
  • Se tine apasata tasta SHIFT si se foloseste tasta Home  sau End

            Īncercati si dumneavoastra toate cele 3  modalitati si vedeti de la caz la caz efectele.

           

1.22 Selectarea totala

Este selectarea īntregii foi. Selectarea totala este necesara pentru ca sa ajustam latimea coloanelor dintr-un tabel (Reajustarea)

Cānd se selecteaza īntreaga Foaie, nu se face nici pentru formatare nici pentru copiere, mutare etc. ci pentru Rejustare. 

EXCEL are tendinta de a avea coloane de latime egala. Tocmai acest lucru deranjeaza. Unele au latime īn plus, altele īn minus. Īntotdeauna prin operatiunea de Reajustare tabelul arata mai bine si de multe ori se cāstiga spatiu.

Faceti clic aici ! Acesta este coltul NV

 

Faceti clic īn coltul NV si se vor selecta toate cele 256 de coloane, cu toate rāndurile lor adica īntreaga Foaie de lucru.

Fig  2.28 (Selectarea īntregii Foi)

Avem tabelul de mai jos (Fig  2.29) si dorim sa arate ca īn Fig  2.31. Trebuie sa facem operatiunea de Reajustare

Fig  2.29 (Un tabel cu latimea īn exces a unor coloane)

1.23 Reajustarea  rāndurilor si coloanelor.

Dorim sa modificam dimensiunea coloanelor, astfel ca fiecare coloana sa aiba latimea care īi este necesara. Facem clic īn coltul NV si am selectat toata lista!

Aici facem clic, īn acel colt neutru. Facem apoi dubluclic la granita dintre A si B

 

Fig  2.30

Venim cu sageata mausului pe linia ce desparte titlurile coloanelor A si B si facem dubluclic. (Fig  2.29). Se obtine tabelul din Fig  2.31 unde fiecarei coloane i s-a dat latimea de care are nevoie. Pe ecran īncap acum mai multe coloane.

Fig  2.31 (Acest tabel a fost reajustat)

            Numim aceasta operatie reajustarea coloanelor. Vom face aceasta reajustare cāt mai des! Mereu este nevoie de aceasta operatie. Un exemplu este īn Fig  2.32  unde latimea coloanei  A nu este ajustata si textul din A1 este trunchiat.

Īn bara de formule apare īntreg continutul celulei A1

 

Fig  2.32

Īn memoria EXCEL[11] nu exista trunchierea pe care o vedem pe ecran. Acolo textul este cel din bara de formule!  Dupa ajustare tabelul se prezinta astfel:

Fig  2.33 (Coloanei A i s-a dat latimea necesara)

Acum textul a īncaput īn celula A1. Dar īn Fig  2.34 situatia este si mai complicata.

Īn coloana D si E a aparut  semnul diez #######, ceea ce īnseamna ca spatiul e prea mic si suntem avertizati sa facem Reajustarea. Chiar daca nu se vedea numarul,  continutul celulei nu este pierdut!

Dupa ce Reajustarea  a fost facuta tabelul arata ca īn Fig  2.34. Daca ni se arata numai o parte din numar, cāt īncapea, era derutant. Credeam ca aceea este valoarea reala si era gresit! Mai bine ca ne atentioneaza si ne obliga sa facem reajustarea, ca sa obtinem valoarea reala si īn celula

Fig  2.34 (Reajustarea a rezolvat problemele de "gabarit")

            Pentru rānduri problema se pune altfel. Din Fig  2.34 bis a) sa se ajunga īn b).

a

b

Fig  2.35

Fig  2.36 (Largirea rāndului nu este o solutie)

Textul nu ramāne īn mijlocul celulei. Aici trebuie sa se intervina cu  o alta operatie, cea de aliniere.

            Clic pe Format ą Celula si rezulta Formatare celule. Alegem Aliniere.

Fig  2.37 (Caseta de Formatare celule este bogata īn optiuni)

            Aranjati totul ca īn caseta de mai sus si va apare Fig  2.34 bis b).           Ajustarea  coloanelor si a liniilor nu se face dintr-o data. Trebuie facuta īn etape si YXīncercat de cāteva ori pāna se stapāneste operatia.

1.24 Ce nu poate face EXCEL-ul

            EXCEL-ul nu  poate suplini logica umana. Problemele care se rezolva cu EXCEL-ul trebuie sa treaca prin filtrul utilizatorului. Daca utilizatorul greseste o formula de calcul, rezultatul este eronat si numai utilizatorul este de vina.

            EXCEL are o sumedenie de "unelte", ce pot fi folosite corect sau pot fi folosite eronat.

            Cunoasterea EXCEL-ului, suplineste de multe ori necunoasterea unor limbaje de programare, lucru adevarat, dar nu chiar īn toate cazurile.

            Cineva a scris o lista īn EXCEL  asa:

Nume si prenume

Adresa

Ocupatia

Ionescu Aurel

Buzau, str. Unirii nr 45

Pensionar

Marinescu Vasile

Str. Independentii nr. 456 Sibiu

Elev

dar trebuia sa scrie tot īn EXCEL urmatorul tabel:

Nume

Prenume

Localitate

Adresa

Ocupatie

Ionescu

Aurel

Buzau

Unirii 45

Pensionar

Marinescu

Vasile

Sibiu

Independentii 456

Elev

            Transformarea automata, (fara sa fie scris din nou), a primului tabel īn cel de al doilea nu se poate face cu EXCEL, oricāta bunavointa si pricepere ar avea cineva sau cel putin eu nu am īncercat si nu stiu daca e posibil sau nu.

            Folosind un limbaj de programare transformarea se poate face si chiar a fost facuta, acum cātiva ani.

            Morala: Este tare bine sa gāndim īnainte de a ne apuca sa scriem un tabel. Sa ne fie clar  ce dorim de la el. Am avut tabelul anterior, la care s-a vazut greseala dupa ce a fost gata. Trebuia ca prenumele sa fie īn coloana separata pentru a putea face sortare si dupa prenume[12]. Daca ar putea fi sortati dupa prenume īi cautam mai usor, nu īi cautam "pe sarite".

Nume

Prenume

telefon

Ionescu

Vasile

Marinescu

Ionel

Marin

Vasile

Luca

Ion

Alexe

Maria

Dupa sortare (aranjare īn ordinea alfabetica a prenumelor) avem:

Nume

Prenume

telefon

Luca

Ion

Marinescu

Ionel

Alexe

Maria

Ionescu

Vasile

Marin

Vasile

            Daca aveam tabelul sub forma urmatoare, nu este posibila decāt o sortare dupa nume, pentru ca prenumele nu este singur īn coloana. Sortarea se va face dupa coloana Nume Prenume si se tine cont de ordinea alfabetica a literelor. Īntāi dupa prima litera, daca sunt primele litere identice se tine cont de a doua litera s.a.m.d.

Daca s-a uitat sa se introduca o coloana se va introduce usor, dar daca e vorba ca informatiile dintr-o coloana sa fie repartizate īn doua, atunci apar probleme.

Nume Prenume

Telefon

Alexe Maria

Ionescu Vasile

Luca Ion

Marin Vasile

Marinescu Ionel

Unele nume sunt mai lungi, altele mai scurte si trebuie sa "migalesti" la fiecare rānd ca sa-l muti unul cāte unul.

            Atentie:

            De la bun īnceput trebuie sa ne gāndim cum facem acel cap de tabel:

            Cu alte cuvinte sa stim de la īnceput, cel putin urmatoarele:

·        ce dorim sa obtinem īn final

·        ce informatii vom dori sa introducem īn coloane

·        cum dorim sa fie grupate informatiile din tabel

·        īn ce ordine vor  fi sortate

Acestea īntr-adevar sunt probleme!

            Pentru un tabel al furnizorilor putem avea:

Nume furnizor

Adresa

Localitatea

Banca

Cont

Prod com srl

 Str. Parcului nr 45

Buzau

BCR

Matimpex  srl

Str. Unirii bl.14 ap 21

Ploiesti

BCR

Aici urmarim ca localitatea sa fie separata pentru a grupa furnizorii pe localitati. Pentru un tabel al clientilor unei firme de curierat, intereseaza adresa amanuntita pentru a face grupari pe strazi si blocuri īn cadrul strazilor. O asemenea lista nu satisface. Trebuie sortata.

Nume client

Localitatea

Strada

Bloc

Apart

nr

Materiale srl

Buzau

Grigorescu

A

12

Impex  SA

Mizil

Principala

345

Construct srl

Buzau

Grigorescu

A

22

Marin  srl

Mizil

Principala

123

Sortata dupa Localitate, Strada, Bloc, lista va arata ca mai jos ceea ce este bine dar nu foarte bine, pentru ca sortarea se poate face numai dupa 3 coloane si coloana Nr a ramas pe dinafara

Nume client

Localitatea

Strada

Bloc

Apart

Nr

Materiale srl

Buzau

Grigorescu

A

12

Construct srl

Buzau

Grigorescu

A

22

Impex  SA

Mizil

Principala

345

Marin  srl

Mizil

Principala

123

           

Daca am fi pus Nr. īn coloana Bloc nu era mai bine? Apareau si aceste numere de pe aceiasi strada īn ordine. Poate este necesar, poate nu.

Nume client

Localitatea

Strada

Bloc/Nr

Apart

Materiale srl

Buzau

Grigorescu

A

12

Construct srl

Buzau

Grigorescu

A

22

Marin  srl

Mizil

Principala

123

Impex  SA

Mizil

Principala

345

1.25 Īn amanunt despre DESCHIDERE

Vedem alaturi modalitatea prin care deschidem un tabel nou sau un tabel existent. Observati ca exista si mici iconite care permit deschiderea unui tabel nou sau a unuia existent. Nu are importanta cum procedam. Putem folosi si "tastele rapide" adica combinatia de taste din dreptul optiunii de deschidere. CTRL + O

            Dupa ce am apelat deschiderea unui fisier (tabel) existent apare Fig  2.38, adica o lista a multor fisiere si alegem pe cel dorit. Nu īntotdeauna deschiderea se va face īn folderul (directorul) dorit, ci acolo unde se gaseste tabelul. Urmariti Fig  2.39 si vedeti unde este amplasarea implicita[13].

Fig  2.38 (Continutul folderului implicit EX)

Daca fisierul nu este īn folderul implicit "urcam un nivel"   si cautam īn alta parte, īn alt folder (director). Totusi e mai bine sa lucram īn folderul implicit si trebuie sa stabilim care este. Fig  2.39.

Fig  2.39 (Amplasarea implicita)

            Putem cauta si īn acest meniu ascuns.  care ne da Fig  2.40.

Īn Fig  2.35 se vede ca folderul EX este cel cautat

 

Fig  2.40

           



[1] Se pleaca de la acelasi fond de date si se fac tot felul de calcule si aranjari

[2] Problema este echivalenta cu a pune o problema īn ecuatie si apoi a rezolva ecuatia. Grea este prima operatie.

[3] O lista EXCEL presupune necesitatea unor calcule. Unele calcule simple le permite si WORD.ul.

[4] Memoria īn care se lucreaza pe orice PC asa zisa memorie RAM este "volatila", adica continutul ei dispare cānd se trece la o alta lucrare sau cānd se opreste calculatorul, indiferent de motive (pana de curent sau īl īnchidem noi)

[5] Atentie nu este Registrul cu articol hotarāt, ci este Registru numarul 1

[6] Un tabel (lista) īn 99% din cazuri se salveaza ca Registru de lucru Microsoft EXCEL. E bine sa fim atenti.  Cazurile cānd se face salvare sub forma unui alt tip de fisier comporta o discutie aparte (salavare ca pagina Web, ca sablon etc).

[7] Vezi Initiere īn Windows autor Cristian Dinu editura cartea de buzunar pag. 45-47.

[8] Cu aceste fisiere de rezerva se lucreaza obisnuit, ca si cu oricare alt fisier de date. Ele pot fi mutate, copiate dintr-un folder īn altul, etc

[9] Capacitatea mare a actualelor harddiscuri (HDD), nu mai pune īn discutie marimea fisierelor rezultate din activitatea de birotica. Un HDD de 40 Go (Gb) care este mic fata de ce este pe piata, poate cuprinde tot ce īnseamna birotica pentru un oras de cca 150.000 locuitori. Numai filmele si jocurile mai pot umple un HDD de 40 Go. De rest ce sa mai vorbim.

[10] Operatii de mutare, copiere, stergere, formatare etc.

[11] Memoria EXCEL este o denumire improprie. Este memoria calculatorului ocupata de EXCEL, cāt timp este el instalat.

[12] Cu ocazia unei onomastici, sa stim pe cine sa felicitam.

[13] Traducerea "Amplasare fisier implicit" nu este corecta. Nu fisierul este implicit, ci directorul (folderul) este implicit. Implicit este locul unde se afla mai multe fisiere. Trebuia spus "Amplasarea implicita a fisierelor"


Document Info


Accesari: 4007
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.

 


Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2014 )