Lectia 2 (Cu ce se ocupa EXCEL-ul)

Scopul lectiei:

Cine sau ce este EXCEL-ul ?

Un program de calcul tabelar rezolva numai acele probleme care pot fi prezentate sub forma unei tabele. Primul program de calcul tabelar a aparut īn 1979 si se numea VisiCalc. De atunci lucrurile au evoluat. EXCEL-ul este cel mai cunoscut si mai des folosit program de calcul tabelar.

EXCEL este folosit peste tot unde sunt liste de calculat, de aranjat pentru a fi analizate pe toate partile. O simpla enumerare a domeniilor unde se foloseste acest produs-program este concludenta: Evidenta de contracte cu beneficiarii, cu furnizorii, evidenta si calculul facturilor, evidenta cartilor dintr-o biblioteca, evidente de personal etc.

Cum lucreaza

Sa luam exemplul din Fig 2.1 pentru a exemplifica ce īnseamna calcul tabelar. Observati ca avem 205 kg faina cu pretul de15,50 lei (RON) si valoarea este 3177,50 lei. Dar la un moment dat ne dam seama ca am gresit. Cantitatea de faina vrem sa fie mai mare, adica nu 205 kg., ci 275 kg.

Fig 2.1 (Cum arata o tabela EXCEL si cum se reflecta modificarile)

Se va tasta 275 īn coloana cantitate pentru produsul faina, se apasa tasta ENTER si va apare automat noua valoare de 4262,50, fara sa fac alte operatii. Asta īnseamna tabela EXCEL, aceea tabela care are asemenea "automatisme".

Īn spatele numerelor care arata valoarea adica, cele din coloana D (3177,50 503,00) se afla niste formule puse de mine (utilizator), care refac automat calculul, atunci cānd am schimbat, ori cantitatea, ori pretul, ori pe amāndoua

Retineti faptul ca aici avem de a face īn majoritatea cazurilor cu numere. Cu alte cuvinte un program de calcul tabelar īnlocuieste creionul, guma dar si o masina de calculat. Odata datele introduse, ele pot fi analizate foarte usor si repede, din mai multe puncte de vedere fara a fi rescrise pentru ca exista o serie de moduri de prezentare a acelorasi date si pot fi modificate ca mod de prezentare.

Se īntelege usor ce este un program de calcul tabelar, mai greu este ca diferitele probleme de gestiune, financiare, etc. sa fie de asa maniera formulate īncāt sa poata fi rezolvate de un program de calcul tabelar[2]. stiti ca uneori e dificil ca sa fie pusa īn ecuatie o problema de matematica, dar aproape īntotdeauna este usor sa se rezolve ecuatia rezultata.

Īn EXCEL problema trebuie adusa la a fi prezentata sub forma de tabel.

Cum se apeleaza EXCEL

A apela īnseamna a pune īn executie un produs-program, īn cazul nostru EXCEL. Se mai spune si "cum se intra īn EXCEL".

EXCEL se poate apela īn mai multe moduri:

Cu plecare din butonul Start

Fig 2.2

Prin folosirea iconitelor (a scurtaturilor)

Cautati pe ecran iconita EXCEL care arata asa: si faceti dublu-clic pe ea!

Sa ne aducem aminte cum se face o "scurtatura":

Se face confuzie īntre "scurtatura" si tasta rapida.

Tasta rapida īnseamna o combinatie de taste care apeleaza o comanda.

Scurtatura apeleaza un program. Ea este o iconita pe ecran.

Clic aici ! Urmati ce va indica "vrajitorul"

Fig 2.3

Pe ecran sunt 2 feluri de iconite

Pe aceasta iconita se face numai un singur clic. Ea se afla īn barra de jos a ecranului

Pe aceasta iconita se face obligatoriu dublu-clic

Fig 2.4 (Scurtaturi)

Daca exista iconita pe bara de jos a ecranului faceti numai un clic pe ea! Vezi Fig 2.4.

Pe ecran apare Fig 2.5, despre care vom vorbi pe larg īn Fig 2.8. Trebuie sa stim ca de acum īn acolo lucram īntr-un fisier special, specific EXCEL-ului. Un fisier de tip EXCEL are un nume dat de catre utilizator si o extensie .xls si ca orice fisier este o organizare a datelor facuta de. un program si acceptata de sistemul de operare (SO), fiindca este facuta dupa reguli stabilite de SO.

Din punct de vedere al EXCEL-ului avem de a face cu un Registru (sau cu o agenda) īn englezeste woorkbook prescurtat book. Cu alte cuvinte fiecare fisier este un Registru (Mapa, 19219i84t Agenda).

Fiecare Registru poate avea la rāndul lui 256 de Foi de calcul (Foi de lucru) numite pe scurt foi īn englezeste worksheet prescurtat sheet. Ele sunt numerotate!

Īn partea de jos a ecranului vedem īn ce Foaie de lucru ne gasim Fig 2.5.

Fig 2.5 (Foaie de lucru goala)

Fig 2.6 (Foaie de lucru īncarcata)

A lucra īnseamna a face un tabel, care are un Cap. de tabel si introducem īn el cifre, formule, texte (titluri, comentarii) pentru ca sa rezolvam o problema de serviciu sau personala. Vezi Fig 2.6 si Fig 2.7.

Fig 2.7

Problema pe care trebuie sa o rezolvam cu EXCEL-ul trebuie sa se preteze la acest lucru, sa aiba calcule īn ea. O simpla lista de obiecte sau persoane, putea fi facuta si īn WORD , nu era nevoie de EXCEL.

Descrierea ecranului specific EXCEL

Odata apelat EXCEL apare un ecran (o fereastra) ca īn Fig 2.8.

Obisnuiti-va cu denumirile din Fig 2.8 sunt cele mai des folosite. (Bara = Meniu īn alte documentatii) Sa avem mereu pe ecran cel putin: Bara de unelte de formare, Bara de unelte standard, Bara de formule si Bara (Linia) de stare si butoanele de defilare.

Bara de unelte standard (4)

Bara de titlu (2)

Bara de unelte de formatare (3)

			Meniul principal (6)

	Bara de stare (7)

Fig 2.8 (Ecranul EXCEL )

Fig 2.8 bis (Separat cele 3 bare importante)

EXCEL este un program tabelar pentru ca imaginea lui pe ecran este aceea a unui tabel cu multe celule (sa nu le zicem rubrici, cu toate ca sunt, fiindca nu se obisnuieste).

Totalitatea celulelor din fereastra EXCEL ce apare pe ecran este Zona de lucru. O celula cu un chenar mai pronuntat este celula activa sau curenta, unde apare ceea ce tastam. Chenarul celulei curente se numeste cursor. Are sens de indicator. Indica locul unde ne aflam pe ecran la un moment dat.

Īn WORD cursorul este o linie verticala (de obicei), aici un dreptunghi.

Sunt doua reguli importante de retinut:

Sunt cazuri speciale cānd pot prolifera datele īntr-un domeniu. Nu ne ocupam de acest caz pentru ca īn practica nu se prea īntālneste, dar si atunci se pleaca de la o singura celula activa.

Aceasta este celula activa sau celula curenta

Numele coloanei sau titlul coloanei

Titlul liniei sau nr rāndului

Fig 2.9 (Coloane, rānduri sau linii si celula curenta)

Fig 2.10 (Meniul principal si un meniu vertical cu un submeniu al sau)

Atentie!

Nu pot apare simultan pe ecran 2 meniuri verticale!.

Cānd se face clic pe o optiune din Meniul principal apare meniul vertical al acelei optiuni, cānd se face clic pe o alta optiune dispare meniul vertical existent, al optiunii anterioare si apare meniul vertical al noii optiuni.

Cum se intra (se apeleaza) un tabel existent

Sunt multe situatii cānd se intervine asupra unui tabel existent si acest lucru se face apelānd optiunea Deschidere din meniul vertical al optiunii Fisier. Vezi Fig 2.11

Tabelul pe care īl dorim se va alege dintr-o lista. Problema este trata separat mai jos īn Cap. 2.25.

Cum se iese din EXCEL (Terminarea lucrului cu EXCEL )

Terminarea lucrului cu EXCEL presupune 2 situatii distincte,

Se termina lucrul la un tabel si se ramāne in EXCEL pentru a se lucra un alt tabel

Se termina lucrul la un tabel si se īnchide si EXCEL-ul

Indiferent de cele 2 situatii distincte de mai sus, terminarea lucrului cu EXCEL se poate face īn mai multe feluri.

Metoda clasica.

Clic pe Fisier si apare Fig 2.11. Aici sunt mai multe variante.

Fig 2.11 (Modalitati īn care se poate termina lucrul cu EXCEL)

Ce īnseamna salvare

Tabelul la care am lucrat noi se afla īn memoria calculatorului. Daca nu īl salvam, munca noastra se pierde . Tabelul (lista) trebuie scris pe un suport magnetic (electronic): HDD, discheta, CD, DVD, stick , etc, pe care va ramāne si atunci cānd stingem calculatorul. Numai daca salvam, adica facem clic pe DA din Fig 2.15, tabelul nostru este scris, de catre sistemul de operare, pe un suport magnetic.Este creat un fisier cu continutul tabelului pe care l-am facut. Cānd vom "Deschide" un tabel (fisier) vom avea ce deschide, tocmai fiindca am salvat.

Trebuie stiut ce rost au cele doua optiuni de salvare :

1. Clic pe Fisier Salvare
2. Clic pe Fisier Salvare ca

pentru ca exista trei situatii distincte:

a)      Este tabel (fisier) vechi si prin salvare īsi pastreaza numele (acelasi fisier, dar cu alt continut, cel rezultat din munca noastra asupra tabelului) Salvare

b)      Este tabel nou caruia trebuie sa i se dea un nume (un nou fisier) Salvare

c)      Este tabel vechi a carui forma (continut) veche trebuie pastrata dar si creat un nou tabel cu alt nume pentru pastrarea modificarilor aduse celui vechi. (se pastreaza si fisierul vechi, dar s-a creat si unul nou, care se pastreaza si acesta) Salvare ca.

d)      Este tabel nou sau vechi pe care īl salvam ori pe alt HDD, pe un CD, pe o discheta, pe un stick, ori pe acelasi HDD dar īn alt folder Salvare ca.

Din aceste cauze avem doua posibilitati de salvare. Urmariti si tabelul urmator:

Reguli de acordare a numelui fisierelor

a)      Daca am terminat si fisierul (Registru) este nou, deci nu are nume se obtine Fig 2.12. Aici scriem numele īn ferestruica Nume fisier, ne uitam si sa avem la Tip fisier "Registru de lucru Microsoft EXCEL" apoi facem clic pe Salvare. Tabelul nostru este salvat cu numele dat de noi si extensia .xls.

b)      Daca īn Fig 2.12 nu īi dam nume, ci facem clic pe Salvare salvam tabelul cu numele Registru1 sau Registru2 etc. Fisierul obtinut se va numi Registru1.xls sau Registru2.xls. adica nume (denumiri) date din oficiu de catre EXCEL. Sunt gestionate corect de sistemul de operare, pot ramāne asa, dar creeaza confuzii. Dati nume "vorbitoare", care "sa spuna ceva".

c)      Daca facem clic pe Revocare (Fig 2.12) īnseamna ca ne-am razgāndit, nu mai facem salvarea si lucram mai departe.

Fig 2.12 (Acordarea de nume tabelului si stabilirea tipului de fisier)

Ce īnseamna nume de fisier "vorbitor"?

Sunt doua probleme:

Numele de fisier, sub care se salveaza tabelul, sa fie nume valid

Acest nume valid sa sugereze continutul fisierului (tabelului)

Trebuie sa dam un nume valid, adica un nume care sa nu contina semne (caractere) nepermise. Diacriticele (s, t, a, ī, ā) nu sunt permise. Vom folosi cele 26 litere ale alfabetului englez, plus cele 10 cifre si semnul _ (bara de subliniere). Este suficient. Exemple:

Un nume dat ca īn exemplele de mai sus, sugereaza continutul, deci este "vorbitor". Tendinta este de a prescurta denumirile. Foarte bine, dar nici nu prescurtati pāna cānd nu mai stiti ce reprezinta! Este permis ca denumirea sa fie formata din cuvinte separate, eu recomand sa fie unite cuvintele din denumire prin acel "minus jos" care arata asa_. Ex: stoc_ian_2005.xls

EXCEL va adauga automat la numele dat de noi extensia .xls, daca si nu mai daca, Tip fisier este Registru de lucru Microsoft EXCEL (vezi Fig 2.14)

Fig 2.14 (Extensia poate fi diferita, īn functie de tipul de fisier)

Tipul de fisier Registru de lucru Microsoft EXCEL īnseamna extensia .xls.

Nu cred ca mai este nevoie de salvare ca Registru de lucru Microsoft Excel 5.0/95. Varianta 5.0 a EXCEL-ului a cam disparut din circulatie. Se mentine cu succes EXCEL 97, care este minunat pentru cine stie engleza. Face multe si ocupa putin spatiu pe HDD si consumī putina memorie RAM. Este ideal pentru PC Pentium II cu sistem de operare W98.

Facem clic pe semnul X din coltul dreapta sus al ferestrei EXCEL.

Atentie, sunt doua semne de X . Cel de sus īnchide īntreg programul EXCEL, (echivalent cu Iesire), cel de sub el īnchide numai Registrul īn care am lucrat (echivalent cu Īnchidere) si putem deschide alt Registru, vechi sau nou, fara a parasi programul EXCEL.

Īn toate cazurile, cānd nu am facut īn prealabil, una din operatiile de salvare, suntem īntrebati daca salvam, vezi Fig 2.14. Aceasta īntrebare din Fig 2.14 apare atunci cānd īnchidem un tabel prin Iesire, Īnchidere indiferent daca e vorba de un tabel nou sau am lucrat īntr-un tabel mai vechi, si nu am facut salvarea īnainte, (ori Salvare, ori Salvare ca..). Chiar daca am facut-o dar am mai schimbat ceva, am adaugat un spatiu, care oricum nu se vede, īntrebarea apare. Noua nu ni se pare ca am modificat ceva, dar un spatiu, un caracter adaugat sau sters, īnseamna modificare.

Fig 2.14

Nu confundati renuntarea la salvare Fig 2.14 cu depunerea unui fisier īn Cosul de gunoi (stergerea lui) . Din Cosul de gunoi se mai poate recupera, dar daca nu a fost salvat, ADIO!

Precizari suplimentare īn legatura cu salvarea

E bine ca periodic, īn timpul lucrului, sa salvam Registrul īn care lucram, pentru ca o eventuala pana de curent sa nu ne produca pagube prea mari, adica sa nu pierdem prea mult din ce am lucrat. Acest lucru (salvarea) se face foarte usor prin tastele combinate CTRL + S, deci din cānd īn cānd tastam aceasta combinatie de taste, ceea ce īnseamna salvare, da si programānd EXCEL-ul, ca dupa o anumita perioada de 1 la 120 minute, sa faca automat o copie. Cap. 2.13. Īn acelasi timp sa avem grija sa "fie facute demersurile" pentru crearea automata a unei copii de rezerva, Cap. 2.14.

Stabilirea salvarii automate

Faceti ce arata Fig 2.15 si copia se face fara sa simtiti. Daca tabelul este foarte mare īn timpul cānd se face salvarea aveti impresia ca s-a blocat calculatorul, pe ecran cursorul mausului se transforma īn clepsidra si trebuie sa atteptasi cīteva secunde.

Fig 2.15 (Salvarea automata)

Stabilirea copiei de rezerva

Este posibil, la cererea noastra, ca īn momentul īn care am salvat EXCEL-ul sa creeze o copie de rezerva a fisierului (tabelului, listei) cu forma veche (continutul vechi), care a existat īn momentul deschiderii. Observati īn Fig 2.16 numele fisierului (Registrului) nou creat, copie a starii fisierului (a continutului sau) avuta īn momentul deschiderii.

Daca folosim Explorer sau My Computer, vedem cum este numita copia. (Fig 2.16)

Fig 2.16

Fig 2.17 (Cum ajungem la Optiuni generale)

Crearea automata a unei copii de rezerva īncepe cu Clic pe Fisier Salvare ca.. Alegem Optiuni generale din Fig 2.17. Facānd clic pe Optiuni generale apare Fig 2.18 si aici "bifam" Se creeaza īntotdeauna copie de rezerva. si īn final facem clic pe OK.

Fig 2.18

Dar avem o copie de rezerva, īn care nu se gasesc modificarile pe care le-am facut, s-au pastrat la ultima salvare si acum nu le mai dorim, asadar apelam (deschidem) copia de rezerva si lucram īn ea ca si cum nimic nu s-a īntāmplat.

Fig 2.18 bis

Atentie! Copia de rezerva reprezinta forma existenta numai īnaintea ultimei salvari! Nu īntotdeauna ne rezolva integral problema de mai sus, adica "o luam de la īnceput"! Urmariti scenariul acesta:

La ora 14 degeaba caut forma fisierului de la ora 8, ea nu mai exista. "O luam de la īnceput" cu forma existenta la ora 10, cānd am facut ultima salvare si a fost creata copia de rezerva. Copia de rezerva nu suplineste operatia de Salvare ca . . Fiecare are rostul ei.

Dupa cum ati vazut Copia de rezerva se schimba de cāte ori salvam. Ea "se tine dupa mine" pe masura ce lucrez si salvez.

Cānd am salvat cu Salvare ca. si am dat un nou nume fisierului, acesta asa ramāne. El nu se va schimba facāndu-i-se Copie de rezerva, decāt daca lucrez īn el si salvez, altfel ramāne cu acelasi continut. Īn fisierul rezultat din Salvare ca . este posibil sa se regaseasca aceea forma de unde o putem "a lua de la īnceput", dar cautati, "cu grija si atentie".

Īn concluzie, se va salva cu Salvare ca. numai cānd o anumita forma a tabelului trebuie pastrata. Īn rest se lucreaza normal, din cānd īn cānd se face cāte o salvare, care la rāndul ei creeaza automat o copie de rezerva si nu sunt probleme, atunci cānd sunt caderi accidentale de tensiune sau nu sunt multumit de modificarile facute si doresc sa reiau totul "de la īnceput".

Pentru amanunte privind gestiunea fisierelor īn general, vezi si Initiere īn Windows, autor Cristian Dinu, editura cartea de buzunar paginile 33 - 46.

• Trebuie sa exersati aceste lucruri, numai din simpla citire, nu le veti īntelege
• Nu treceti prea repede peste ele.
• Mereu veti avea nevoie de ele.

Mai īn amanunt despre Foaia de calcul

Foaie de calcul specifica EXCEL-lului este formata din o īntreaga retea de celule! Ea are coloane si rānduri sau linii.

O Foaie de lucru (sau de de calcul) are: maxim 256 coloane notate cu litere (A, B, C, D, .AA, AB, AC, AD, .. BA, BB, BC, . IA, IB, .IX, IZ,.IV) si maxim 65.536 rānduri (sau linii) numerotate.

Foaia de calcul la rāndul ei face parte dintr-un Registru (Mapa, 19219i84t Agenda)

Fig 2.19

Cāt de mare este un Registru

Este o ntrebare fireasca. Cāte informatii pot īncapea īntr-un Registru?

Sa ne propunem un tabel ca īn Fig 2.20, unde introducem informatii despre o persoana.

Fig 2.20 (O persoana pe un rānd)

Introducem īn aceasta Foaie de lucru 65.535 persoane, apoi trecem al alta Foaie de lucru si tot asa cu cele 256 de foi dintr-un Registru. Un rānd ramāne pentru cap de tabel.

Fig 2.21 (Cāte persoane īncap īntr-un Registru)

Fisierul creat va avea aproximativ 16 Mo, ceea ce nu e mult. Pe 10 Go dintr-un HDD īncap aproximativ 640 de asemenea fisiere, adica populatia a cca. 450 de tari cāt Romānia. Probleme apar cu memoria PC-ului. Exista si aici proceduri adecvate si problema este rezolvabila. Retineti ideia ca un Registru este "sac fara fund", pentru problemele noastre.

Īn concluzie retineti Ierarhia:

Celula Foaie de lucru Registru (echivalent cu Fisier)

Cum sunt numite celulele

Numele unei celule este echivalent cu adresa ei. O celula are o adresa, adica un nume format din titlul coloanei si nr. rāndului ca la sah: A4, D4, C7, B65, AB54, etc. vezi Fig 2.22. numele unei celule se mai numeste si adresa celulei.

Cānd se face clic pe o celula ea devine celula curenta si chenarul ei este īngrosat. Se spun e ca avem cursorul pe ecran. Celula este selectata. Ceea ce tastam apare īn aceasta celula.

Nu confundati cursorul EXCEL care este un dreptunghi, cu indicatorul mausului care are 2 forme, depinde unde se gaseste:

Cānd mausul este ori unde īn afara Zonei de lucru, arata ca o sageata oblica:

Cānd mausul este īn Zona de lucru arata ca cruce alba, aproximativ asa: U

Daca am introdus ceva īntr-o celula si am apasat pe ENTER cursorul coboara si noua celula este celula curenta.

Despre Foile de lucru

E bine ca īnainte de a construi o lista care face apel la informatii de pe mai multe foi, acele foi sa fie redenumite īn prealabil.

Atentie: Numele pe care īl dam unei foi sa fie cāt mai concludent, sa "spuna ceva", sa ne permita sa "ghicim" (anticipam) continutul. Exemplu:

Stoc_ian (Stocurile pe luna ianuarie)

Buget_01 (Bugetul pe luna ianuarie)

Ziua_02 (Ziua a doua din luna)

Nom (Nomenclator de produse)

Fact (Tabelul facturilor)

Asa cum am cautat nume cāt mai clare pentru fisiere si pentru foi vom face acelasi lucru.

Ce īnseamna selectare si cum se face

A selecta īnseamna a alege o celula sau mai multe, pentru ca sa fie supuse acelorasi operatii[10]. Mai multe celule formeaza un domeniu. Celulele selectate care formeaza un domeniu nu trebuie īntotdeauna sa fie adiacente.

Fig 2.27 (Celule neadiacente si celule adiacente)

Selectarea se face cu:

tasta SHIFT combinata cu o tasta de editare

Home, End, PgUp, PgDn) sau cu

mausul

Selectarea cu mausul

n Fig 2.27 bis (stānga) s-a facut clic cu butonul stāng al mausului īn B2, deci s-a selectat celula B2. Īn Fig 2.27 bis (dreapta) s-a facut clic cu butonul stāng al mausului īn celula A3 si tināndu-se apasat butonul stāng al mausului s-a "tras" mausul pāna cānd indicatorul lui a ajuns īn celula D9. Cānd s-a ridicat degetul de pe buton a aparut selectata zona (domeniul) A3:D9.

Fig 2.27 bis

Domeniul apare "colorat", numai celula A3, de unde am pornit selectarea, a ramas necolorata. Faptul ca celula A3 este alba, īnseamna ca ea este celula curenta si ca selectarea a īnceput din aceasta celula. Vedeti ca adresa acestei celule A3 apare sus deasupra coloanei A, īn lista (boxa) de nume. Daca introduceti ceva, o litera, o cifra, ea apare īn aceasta celula!

Cānd selectam domenii neadiacente tinem apasata tata CTRL. Urmariti si Fig 2.27 si vedeti care sunt celulele curente!

Selectarea cu tasta SHIFT si o tasta de editare

Cele mai des folosite procedee sunt:

• Se tine apasata tasta SHIFT si se foloseste o tasta sageata ( ) sau
• Se tine apasata tasta SHIFT si se foloseste tasta PgUp sau PgDn
• Se tine apasata tasta SHIFT si se foloseste tasta Home sau End

Īncercati si dumneavoastra toate cele 3 modalitati si vedeti de la caz la caz efectele.

Selectarea totala

Este selectarea īntregii foi. Selectarea totala este necesara pentru ca sa ajustam latimea coloanelor dintr-un tabel (Reajustarea)

Cānd se selecteaza īntreaga Foaie, nu se face nici pentru formatare nici pentru copiere, mutare etc. ci pentru Rejustare.

EXCEL are tendinta de a avea coloane de latime egala. Tocmai acest lucru deranjeaza. Unele au latime īn plus, altele īn minus. Īntotdeauna prin operatiunea de Reajustare tabelul arata mai bine si de multe ori se cāstiga spatiu.

Faceti clic aici ! Acesta este coltul NV

Faceti clic īn coltul NV si se vor selecta toate cele 256 de coloane, cu toate rāndurile lor adica īntreaga Foaie de lucru.

Fig 2.28 (Selectarea īntregii Foi)

Fig 2.29 (Un tabel cu latimea īn exces a unor coloane)

Reajustarea rāndurilor si coloanelor.

Dorim sa modificam dimensiunea coloanelor, astfel ca fiecare coloana sa aiba latimea care īi este necesara. Facem clic īn coltul NV si am selectat toata lista!

Aici facem clic, īn acel colt neutru. Facem apoi dubluclic la granita dintre A si B

Fig 2.30

Venim cu sageata mausului pe linia ce desparte titlurile coloanelor A si B si facem dubluclic. (Fig 2.29). Se obtine tabelul din Fig 2.31 unde fiecarei coloane i s-a dat latimea de care are nevoie. Pe ecran īncap acum mai multe coloane.

Fig 2.31 (Acest tabel a fost reajustat)

Numim aceasta operatie reajustarea coloanelor. Vom face aceasta reajustare cāt mai des! Mereu este nevoie de aceasta operatie. Un exemplu este īn Fig 2.32 unde latimea coloanei A nu este ajustata si textul din A1 este trunchiat.

Īn bara de formule apare īntreg continutul celulei A1

Fig 2.32

Īn memoria EXCEL[11] nu exista trunchierea pe care o vedem pe ecran. Acolo textul este cel din bara de formule! Dupa ajustare tabelul se prezinta astfel:

Fig 2.33 (Coloanei A i s-a dat latimea necesara)

Acum textul a īncaput īn celula A1. Dar īn Fig 2.34 situatia este si mai complicata.

Fig 2.34 (Reajustarea a rezolvat problemele de "gabarit")

Pentru rānduri problema se pune altfel. Din Fig 2.34 bis a) sa se ajunga īn b).

Fig 2.36 (Largirea rāndului nu este o solutie)

Textul nu ramāne īn mijlocul celulei. Aici trebuie sa se intervina cu o alta operatie, cea de aliniere.

Clic pe Format Celula si rezulta Formatare celule. Alegem Aliniere.

Fig 2.37 (Caseta de Formatare celule este bogata īn optiuni)

Aranjati totul ca īn caseta de mai sus si va apare Fig 2.34 bis b). Ajustarea coloanelor si a liniilor nu se face dintr-o data. Trebuie facuta īn etape si YXīncercat de cāteva ori pāna se stapāneste operatia.

Ce nu poate face EXCEL-ul

EXCEL ul nu poate suplini logica umana. Problemele care se rezolva cu EXCEL-ul trebuie sa treaca prin filtrul utilizatorului. Daca utilizatorul greseste o formula de calcul, rezultatul este eronat si numai utilizatorul este de vina.

EXCEL are o sumedenie de "unelte", ce pot fi folosite corect sau pot fi folosite eronat.

Cunoasterea EXCEL-ului, suplineste de multe ori necunoasterea unor limbaje de programare, lucru adevarat, dar nu chiar īn toate cazurile.

Cineva a scris o lista īn EXCEL asa:

dar trebuia sa scrie tot īn EXCEL urmatorul tabel:

Transformarea automata, (fara sa fie scris din nou), a primului tabel īn cel de al doilea nu se poate face cu EXCEL, oricāta bunavointa si pricepere ar avea cineva sau cel putin eu nu am īncercat si nu stiu daca e posibil sau nu.

Folosind un limbaj de programare transformarea se poate face si chiar a fost facuta, acum cātiva ani.

Morala: Este tare bine sa gāndim īnainte de a ne apuca sa scriem un tabel. Sa ne fie clar ce dorim de la el. Am avut tabelul anterior, la care s-a vazut greseala dupa ce a fost gata. Trebuia ca prenumele sa fie īn coloana separata pentru a putea face sortare si dupa prenume . Daca ar putea fi sortati dupa prenume īi cautam mai usor, nu īi cautam "pe sarite".

Dupa sortare (aranjare īn ordinea alfabetica a prenumelor) avem:

Daca aveam tabelul sub forma urmatoare, nu este posibila decāt o sortare dupa nume, pentru ca prenumele nu este singur īn coloana. Sortarea se va face dupa coloana Nume Prenume si se tine cont de ordinea alfabetica a literelor. Īntāi dupa prima litera, daca sunt primele litere identice se tine cont de a doua litera s.a.m.d.

Daca s-a uitat sa se introduca o coloana se va introduce usor, dar daca e vorba ca informatiile dintr-o coloana sa fie repartizate īn doua, atunci apar probleme.

Unele nume sunt mai lungi, altele mai scurte si trebuie sa "migalesti" la fiecare rānd ca sa-l muti unul cāte unul.

Atentie:

De la bun īnceput trebuie sa ne gāndim cum facem acel cap de tabel:

Cu alte cuvinte sa stim de la īnceput, cel putin urmatoarele:

ce dorim sa obtinem īn final

ce informatii vom dori sa introducem īn coloane

cum dorim sa fie grupate informatiile din tabel

īn ce ordine vor fi sortate

Acestea īntr-adevar sunt probleme!

Pentru un tabel al furnizorilor putem avea:

Aici urmarim ca localitatea sa fie separata pentru a grupa furnizorii pe localitati. Pentru un tabel al clientilor unei firme de curierat, intereseaza adresa amanuntita pentru a face grupari pe strazi si blocuri īn cadrul strazilor. O asemenea lista nu satisface. Trebuie sortata.

Sortata dupa Localitate, Strada, Bloc, lista va arata ca mai jos ceea ce este bine dar nu foarte bine, pentru ca sortarea se poate face numai dupa 3 coloane si coloana Nr a ramas pe dinafara

Daca am fi pus Nr. īn coloana Bloc nu era mai bine? Apareau si aceste numere de pe aceiasi strada īn ordine. Poate este necesar, poate nu.

Īn amanunt despre DESCHIDERE

Fig 2.38 (Continutul folderului implicit EX)

Daca fisierul nu este īn folderul implicit "urcam un nivel" si cautam īn alta parte, īn alt folder (director). Totusi e mai bine sa lucram īn folderul implicit si trebuie sa stabilim care este. Fig 2.39.

Putem cauta si īn acest meniu ascuns. care ne da Fig 2.40.