Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
upload
Upload






























LUCRARE DE LICENTA - SECRETARIAT SCOALA GENERALA CERNICA

administratie



Lucrare de licenta







SECRETARIAT SCOALA GENERALA CERNICA



INTRODUCERE


In sensul sau literal, secretara este o persoana care cunoaste si pastreaza secrete. Termenul de secretara” are insa multe conotatii si se foloseste in diferite contexte. Cel mai frecvent, secretara este perceputa ca o persoana careia un director sau o persoana cu functie superioara ii dicteaza urmand ca ea sa produca, din notitele adunate corespondenta dactilografiata. In aceasta ipostaza de purtatoare a corespondentei din partea unei organizatii, secretara ocupa uneori un rol cheie. Intr-o asociatie profesionala sau de tip club, secretara este cea care efectueaza corespondenta cu membrii asociatiei, cu reprezentantii unor organizatii similare din tara si strainatate si cu distribuitorii de echipamente si servicii. Ea organizeaza toate sedintele, adunarile, actiunile de reprezentare etc. Secretara succede ca importanta doar presedintelui care prezideaza reuniunile si hotaraste asupra politicilor organizatiei si respectiv trezorierului, care aduna contri­butiile membrilor si semneaza actele financiare intocmite de secretara.

O alta acceptie a notiunii de secretara” apare in organizarea societatilor pe actiuni. Secretara societatii pe actiuni intreprinde si conduce toate demersurile legale, raspunzand de elaborarea certificatelor pe actiuni si de transferul actiunilor de la un actionar la altul. Este un post de raspundere, adeseori ocupat de un jurist.

Lucrand de obicei in birourile intreprinderilor mici, unele secretare copiaza dactilografiind manuscrise, scrisori intocmite de unii functionari din administratie, precum si alte materiale, ca de pilda fragmente din jurnale comerciale pentru stocarea in biblioteca, sinteze ale unor legi care afecteaza firma sau compania, materiale publicitare, comunicate de presa etc. Acestea sunt in general factotum intr-un birou: xeroxeaza lucrari, preiau mesaje, ajuta la trimiterea corespondentei prin telex, fax si posta etc. Nu au responsabilitati deosebite.

Intr-un alt sens, secretarele sunt persoane care dactilografiaza cores­pondenta pornind de la notite stenografiate, casete audio sau lucrari si corespondenta in manuscris. Deseori lucreaza pentru un grup de persoane din conducerea executiva (de exemplu, intr-o scoala, liceu sau un birou mai mare). Uneori acopera o arie larga de activitati: preiau si transmit mesaje telefonice, claseaza documente, organizeaza adunari, seminarii, conferinte etc.

Secretarele personale apartin de obicei unui director executiv, a carui activitate o organizeaza, scriindu-i si clasandu-i corespondenta. De obicei cunosc stenografia si lucrul pe calculator. Sunt capabile sa redacteze si sa corecteze singure diferite scrisori si raporturi. Ele raspund de buna desfasurare si organizare a tuturor activitatilor unui director executiv, de exemplu deschid plicurile, dau curs corespondentei de rutina spre a economisi timpul sefului, urmaresc derularea activitatilor ce figureaza in agenda de birou, se ocupa de primirea oaspetilor si intocmesc darile de seama ale diferitelor intalniri de lucru. Au responsabilitati care le permit sa participe la conducere.

Asistentele personale reprezinta functia secretariala cea mai importanta. Acestea apartin unui director general sau presedinte. Asistenta personala are o experienta considerabila in functie, asa incat este in masura sa supravegheze si sa indrume activitatea tinerelor secretare, a secretarelor personale si a unor categorii de personal administrativ. Este in sfera conducerii, este la curent cu problematica acesteia si pastreaza confidentialitatea informatiei. Intocmeste darea de seama a sedintelor de conducere, supravegheaza si controleaza activitatile de organizare a reuniunilor la nivel inalt, a conferintelor de presa, a breifing-urilor pentru televiziune si a interviurilor in mass-media oferite de membrii conducerii institutiei.

Desigur, continutul notiunii de secretara nu cuprinde numai informatiile prezentate mai sus. Este important sa retinem ca functia de secretara este legata de munca in echipa. Concret, munca unui director si cea a unei secretare sunt dificil de separat, ele reprezentand de fapt una si aceeasi activitate, sunt complementare, canalizate spre un tel comun.

Lucrarea de fata prezinta o serie de informatii legate de activitatea de secretariat.

M-am raportat la activitatile care se desfasoara in secretariatul unei scoli generale – Scoala cu Clasele I-VIII Cernica, Ilfov, si nu numai. Am incercat, pe langa prezentarea unor actiuni si a unor documente specifice sa ofer si o serie de sfaturi legate de indeplinirea cu profesionalism si la standarde superioare de calitate a atributiilor de serviciu in ceea ce priveste postul de secretara. Primul capitol al licentei cuprinde informatii de interes referitoare la Scoala Generala Nr.1, Cernica. M-am referit la misiunea scolii, la viziunea ei, la dotarea de care dispune, la efectivele de elevi si la numarul de angajati. Capitolul al II-lea este un ghid referitor la activitatile de secretariat specifice unei scoli. Astfel, in plus fata de descrierea acestor actiuni, am notat si critici, puncte slabe sau puncte forte ale fiecarui aspect, incercand sa trasez liniile unei situatii dorite. Pentru efectuarea cercetarii am realizat o serie de observatii la fata locului, am solicitat accesul la anumite documente interne si am efectuat interviuri cu secretara scolii. Al treilea capitol consta in prezentarea descriptiva a viitorului profesiei de secretara si a modificarilor pe care aceasta le va suferi de-a lungul timpului. In loc de concluzii am construit un portret robot al secretarei ideale.




CAPITOLUL I. SCOALA GENERALA CU CLASELE I-VIII, NR.1, CERNICA, JUD. ILFOV



Prezentarea scolii


Functionarea Scolii cu clasele I-VIII nr. 1 Cernica la cele mai inalte capacitati, este absolut necesara daca ne gandim la mediul social din care provin elevii. Parintii acestor elevi sunt in cea mai mare parte – si in cel mai bun caz – muncitori in societatile comerciale din comuna, agricultori, silvicultori sau muncitori sezonieri la serele si fermele agricole din zona limitrofa. Unii, aproximativ 21%, au parinti someri, cei mai multi nu primesc nici ajutor social, deci posibilitatile de a oferi copiilor lor ore de pregatire suplimentara sunt inexistente, pregatirea lor marginindu-se doar la cat se face in scoala. Poate de aceea interesul elevilor in pregatirea pentru scoala este mare.

Rezultatele bune obtinute de elevi la concursurile scolare, la olimpiade ori la examenele de Teste nationale demonstraza ca se invata. Fostii elevi ai scolii si-au continuat studiile si nu putini sunt cei care au absolvit o facultate, ajungand profesori, medici, psihologi, ingineri etc.

Tinand cont de conditiile in care functioneaza scoala, dar mai ales de nevoile comunitatii, scoala are usile deschise pentru toti cei care au nevoie de educatie indiferent de etnie si religie, pentru a asigura apropierea intre etnii, cunoasterea reciproca in vederea unei convietuiri armonioase. In plus, scoala va cauta sa satisfaca nevoia fiecarui elev de a se simti competent, legat de altii si autonom, capabil sa-si fie siesi folositor si mai ales comunitatii din care face parte si care se afla intr-un proces continuu si rapid de schimbare.

Scoala cu clasele I-VIII nr. 1 Cernica depinde in mare masura de sumele alocate de Guvern si de autoritatile locale si de eventualii sponsori, care, de obicei sunt putini. Acestia, printr-un sprijin caritabil, contribuie la dezvoltarea unitatii de invatamant.

In conditiile reformei in invatamant, Scoala cu clasele I-VIII nr. 1 Cernica urmareste

intensificarea formarii intelectuale a elevilor la ciclul preprimar si primar prin formarea deprinderilor de munca independenta si permanenta care sa aiba la baza analiza abilitatilor si resurselor native ale elevilor.

ridicarea gradului de cultura generala a elevilor prin organizarea de activitati extracuriculare care sa conduca la desavarsirea formarii lor pentru viata. Pentru aceasta, fiecare elev va fi sprijinit sa-si dezvolte potentialul si aptitudinile in functie de interesele si motivatiile personale, dar si de cerintele comunitatii si ale societatii in general. In acelasi timp, scoala contribuie la dezvoltarea capacitatii de dezvoltare si orientare a elevilor intr-o societate aflata intr-o continua si rapida schimbare.

perfectionarea continua a fiecarui cadru didactic in specialitate si metodica prin studiu individual si prin participarea la activitati metodice organizate in scoala si la nivel judetean, comisii si colective metodice, consilii profesorale, cercuri pedagogice, activitati initiate si organizate de C.C.D.

formarea continua a personalului administrativ al scolii.


Viziunea


Scoala cu clasele I-VIII nr. 1 Cernica ofera fiecarui absolvent posibilitatea continuarii studiilor in oricare din liceele sau scolile de formare profesionala din Ilfov si din tara. Prin dotarea materiala existenta in scoala si prin profesionalismul de care dau dovada dascalii scolii, absolventii patrund in viitor cu un profil bine conturat si adecvat talentului si personalitatii fiecaruia.

Prin folosirea resurselor existente, materiale si umane, scoala isi propune sa obtina calificativele n 727i87h ecesare unei scoli de elita. Pentru realizarea acestor obiective se vor atrage cat mai multi parteneri, parinti, sponsori, autoritati locale, asigurand o coerenta si transparenta corespunzatoare.


Sistemul de obiective


Principalele obiective propuse de Scoala cu cls. I-VIII nr. 1, Cernica, pe termen scurt si mediu includ


*      Dezvoltarea bazei tehnico- materiale:

reorganizarea spatiului de acces in incinta scolii: mini-parculet; cladire agenti de paza; alee de acces

reabilitarea si dotarea cu mobilier modern a salilor de clasa;

dezvoltarea bazei didactice prin amenajarea unui laborator de informatica;

amenajarea de laboratoare de fizica si chimie la standarde moderne;

realizarea unei biblioteci moderne, informatizata, cu sala de lectura;

amenajarea la standarde superioare a unor cabinete de geografie, istorie si stiinte sociale informatizate;

dotarea cabinetului de documentare si perfectionare a limbilor straine;

amenajarea unei baze sportive in aer liber la standarde europene.

*      Imbunatatirea procesul instructiv-educativ:

formarea grupelor de excelenta si stabilirea unui program eficient de pregatire a elevilor pentru concursurile scolare;

introducerea sistemului AEL educational;

instruirea intregului personal didactic in utilizarea tehnicii de calcul;

integrarea orelor din toate ariile in sistem informatizat;

obtinerea de rezultate foarte bune la examenele nationale;

realizarea unei palete cat mai largi de activitati extrascolare, atat cu elevii externi, cat si cu cei interni;

stabilirea unui parteneriat real scoala-familie.


*      Dezvoltarea de parteneriate si programe interne si internationale:

stabilirea de parteneriate profesionale si realizarea unui program educational prin Agentia Nationala SOCRATES- eventual COMENIUS;

formarea de colective de profesori pentru elaborarea de lucrari de specialitate;

stabilirea de relatii profesionale cu unitati scolare din tara si strainatate;

participarea elevilor la concursuri organizate la nivel national si regional;

realizarea unui colectiv – tip familie – cu o structura organizatorica tip retea;

dezvoltarea bazei materiale si didactice;

amenajarea cabinetului de consiliere

imbunatatirea conditiilor ambientale;

intretinerea localului scolii prin reparatii curente;

modernizarea bazei sportive in aer liber si a unui spatiu de tip cantina.


Conducerea


In prezent, echipa manageriala a Scolii nr. 1 Cernica este alcatuita din: Director si Consilier cu programe si proiecte educative.

Multa vreme s-a considerat ca activitatea de conducere a scolii constituie o activitate neprofesionalizata, activitatea directorului de scoala fiind considerata o activitate periferica, in raport cu cea a profesorului. Directorul era un profesor, care, pentru timp determinat, avea obligatii de conducere, considerate, adesea, extraprofesionale.

Cu timpul, dezvoltarea societatii a impus nevoia de profesionalizare in domeniul managementului scolar. Conducerea invatamantului la diferite niveluri, dar, indeosebi conducerea scolii, solicita o pregatire adecvata. Scoala a devenit o organizatie din ce in ce mai complexa, care necesita un management specializat, bazat pe acumularile teoretice si practice din acest domeniu. In momentul cand centrul vital al activitatii manageriale devine scoala, atunci directorul scolii trebuie sa fie un profesionist, recrutat dupa criterii si exigente specifice profesionale. Acest lucru este cerut de largirea si diversificarea campului de activitati si responsabilitati ale managerului de scoala. Directorul trebuie sa devina coordonatorul si animatorul principal al proiectelor de dezvoltare institutionala si, impreuna cu echipa sa, sa formuleze politica de dezvoltare a scolii.



Sistemul organizatoric


Efectivele de elevi


In anul scolar 2010/ 2011 numarul de elevi functie de clasa este urmatorul

Nivel de invatamant

Clasa

Numar de clase

Numar de elevi

Forma de invatamant

Limba de predare

Prescolar




Zi

Romana

Primar

I



Zi

Romana

a II a



Zi

Romana

a III a



Zi

Romana

a IV a



Zi

Romana

Total



Zi

Romana

Secundar inferior

Gimnazial

a V a



Zi

Romana

a VI a



Zi

Romana

a VII a



Zi

Romana

a VIII a



Zi

Romana

Total



Zi

Romana

Tabel nr. 1 – Efectivele de elevi din Scoala nr. 1 Cernica in anul scolar 2010


Grafic nr. 1 – Efectivele de elevi in functie de clasa (2010-2011)



Dinamica populatiei scolare


Pentru analiza dinamicii populatiei scolare in cadrul Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr. 1 Cernica am ales sa notez numarul elevilor din cativa ani scolari trecuti. Astfel, datele se prezinta astfel:


Nr.crt.

Anul scolar

Numar elevi



2843 elevi



2206 elevi



1399 elevi



1274 elevi



1201 elevi


Tabel nr. 2 – Evolutia efectivelor de elevi din Scoala nr. 1 Cernica



Grafic nr. 2 – Evolutia efectivelor de elevi




Populatia se caracterizeaza printr-un proces continuu de imbatranire demografica. In acest sens, in urma recensamantului populatiei, s-a constatat o diminuare a populatiei tinere (0-14 ani) de la 2.417 persoane in 2002, la 2.087 persoane in 2004 si o crestere a populatiei adulte (15-59 ani) de la 6.164 persoane in 2002, la 6.374 in 2004, precum si a categoriei pensionarilor

Structura socio-economica a populatiei confirma continuarea tendintelor referitoare la scaderea populatiei active (3.650 persoane) si a celei ocupate (2.652 persoane) si implicit, reducerea gradului de participare a populatiei la activitatea economica. Din cauza faptului ca, in ultimii ani, viata economica este intr-un usor declin, ponderea somerilor a crescut (656 someri in cautarea altui loc de munca si 340 someri in cautarea primului loc de munca), iar saracia ameninta din ce in ce mai multe familii, acesta fiind unul din motivele pentru care multi pleaca sa munceasca in strainatate.

Majoritatea (aprox. 81%) familiilor elevilor ce frecventeaza cursurile scolii au un nivel material mediu. Specificul profesional al parintilor este evidentiat de faptul ca sunt angajati in sectorul tertiar in proportie de peste 45%, o buna parte lucrand in agricultura, silvicultura, iar peste 10% din parinti au statut de somer sau populatie neocupata.

Atitudinea familiilor elevilor scolii fata de scoala este in general pozitiva. S-a realizat un parteneriat parinti – scoala fructuos, favorabil unei pregatiri de calitate. Acesta formeaza suportul rezultatelor deosebite inregistrate in ultimii ani.


Cu privire la admiterea in invatamantul liceal si SAM, situatia se prezinta astfel:  


Nr.crt.

Anul scolar

Numar elevi











Tabel nr. 3 – Admiterea in invatamantul liceal si SAM al elevilor din Scoala nr. 1 Cernica


Se remarca prezenta scolii in numeroase parteneriate si proiecte educative extracurriculare, locale, judetene, interjudetene, nationale si internationale

Comenius 1- „Culoare, forma” (2003-2005), care grupeaza elevi de gimnaziu din scoala, in parteneriat cu elevi din scoli din Germania, Marea Britanie, Olanda si Polonia,

„ A fi copil in Europa”- cu elevi din ciclul primar si cu pariciparea unor scoli din Germania, Irlanda, Cehia, Olanda,

,,Sportul”, in parteneriat cu Colegiul Marcel Pagnol din Caen-Franta.


Cu privire la activitatile de predare-invatare, din discutiile cu cadrele didactice si cu elevii, am constatat urmatoarele:

nu intotdeauna se tine cont de nevoile speciale ale elevilor privind posibilitatile lor materiale pentru frecventarea cursurilor;

in general, elevii sunt implicati activ in procesul de predare – invatare;

unii elevi nu   invata suficient, obtinand rezultate sub posibilitatile lor intelectuale

materialul didactic existent se utilizeaza in mod curent la ore;

majoritatea cadrelor didactice folosesc metode moderne de predare;

mai sunt cadre didactice ce nu utilizeaza invatarea centrata pe elev.


Din observatii, am constatat, de asemenea, ca:

scoala nu dispune de o dotare multumitoare, in majoritatea cabinetelor si salilor de clasa ale scolii

materialul didactic pentru stiinte este depasit, respectiv invechit, si, in mare parte, este nefunctional;

nu exista retroproiectoare

nu exista flipchart-uri in scoala.








Personalul angajat


Personalul didactic


In anul scolar 2010-2011, Scoala cu cls. I-VIII nr. 1, Cernica, erau angajati, ca personal didactic



Personal didactic angajat

Prescolar

Primar

Gimnazial

Total

Cadre didactice titulare





Cadre didactice suplimentare






Tabel nr. 4 – Personalul didactic din Scoala nr. 1 Cernica


Distributia pe grade didactice a personalului didactic angajat:


Numar personal didactic calificat

Numar personal didactic necalificat

Grad didactic I

Grad didactic II

Definitivat

Debutanti

Nu este cazul






Tabel nr. 5 – Distributia pe grade didactice a personalului didactic angajat in

Scoala nr. 1 Cernica


Prestigiul scolii este foarte mare si datorita numarului mare de cadre didactice calificate si cu o vasta experienta, cu grad I in invatamant, cu participari la numeroase cu cursuri de formare-perfectionare.

Scoala se remarca si prin atragerea unui numar mare de profesori care sunt autori de lucrari stiintifice, studii si articole metodico-stiintifice.

Profesorii au participat si participa la programe si strategii de perfectionare, iar pregatirea elevilor pentru concursuri si olimpiade, cu rezultate bune si foarte bune, a reprezentat o preocupare permanenta.


Personalul didactic auxiliar


In total, in Scoala cu clasele I-VIII Nr. 1, Cernica, lucreaza ca personal didactic auxiliar 9 persoane.


Distributia personalului didactic auxiliar, in functie de calificari este urmatoarea:


Functia

Numar de persoane

Calificarea (DA sau NU)

Laborant fizico-chimice


DA

Laborant informatica


DA

Bibliotecar


DA

Secretar sef


DA

Secretar


DA

Administrator financiar


DA


Tabel nr. 6 – Distributia personalului didactic auxiliar in Scoala cu clasele I-VIII Nr.1 Cernica


Gradul de acoperire a posturilor existente cu personal didactic auxiliar, conform normativelor in vigoare, este de 100 %.


Personalul nedidactic (administrativ)


Totalul personalului nedidactic angajat in Scoala Nr.1 Cernica este de 12 persoane.











Distributia personalului nedidactic angajat, in functie de calificari:


Functia

Numar de persoane

Calificarea (DA sau NU)

Ingrijitor


Da

Muncitor calificat intretinere


Da

Paznic


Da


Tabel nr. 7 – Distributia personalului nedidactic in Scoala cu clasele I-VIII Nr.1 Cernica


Gradul de acoperire a posturilor existente cu personal nedidactic, conform normativelor in vigoare, este de 100%.


Spatiile scolare


Spatiile scolare ale Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica sunt urmatoarele:


Nr.crt.

Tip spatiu

Numar spatii

Suprafata (mp)


Sali de clasa




Cabinete




Laboratoare




Ateliere


calculata in suprafata salilor de clasa


Sala si teren de educatie fizica si sport




Spatii de joaca

Terenuri exterioare



Alte spatii




Tabel nr. 8 – Spatiile scolare ale   Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica



Unitatea functioneaza cu un numar de 2 schimburi, durata orei de curs/ activitatilor didactice fiind de 45 minute in preprimar si 50 minute in primar, iar a pauzelor/ activitatilor recreative fiind de 15 si 10 minute.


Spatiile auxiliare


Spatiile auxiliare ale Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica sunt urmatoarele:


Nr. Crt.

Tipul de spatiu

Suprafata (mp)

Numar spatii


Biblioteca scolara




Spatii sanitare




Spatii depozitare materiale didactice



Total




Tabel nr. 9 – Spatiile auxiliare ale Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica


Spatiile administrative


Spatiile administrative ale Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica sunt urmatoarele:


Nr. Crt.

Tip spatiu

Numar spatii

Suprafata (mp)


Secretariat




Spatiu destinat echipei manageriale




Contabilitate




Casierie




Birou administratie




Tabel nr. 10 – Spatiile administrative ale Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica


Resurse financiare


Pentru anul scolar 2010 resursele financiare de care dispune Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica sunt grupate astfel:





Nr.crt.

Cheltuieli

Sume (RON)


Buget prognozat, din care



A.Cheltuieli salariale, din care



Fond pentru viramente (CAS, somaj, pensii)



B.Cheltuieli materiale si servicii, din care



Drepturi sociale (burse)



Cheltuieli de intretinere si gospodarire



Reparatii curente



Tabel nr. 10 – Resursele financiare ale Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica



Analiza SWOT a Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica


Analiza SWOT este o metoda de evaluare calitativa, bazata pe analiza mediului intern (puncte tari si puncte slabe) si a mediului extern (oportunitati si amenintari) care furnizeaza informatii cu privire la pozitia sa in raport cu mediul concurential. Aceasta este un instrument managerial care ajuta managerii sa adopte un stil de actiune proactiv, sa apere si sa promoveze interesele institutiei.

Insasi denumirea SWOT provine de la initialele a patru cuvinte din limba engleza: strengths, weakneases, opportunities, threats.

Strengths sunt punctele forte ale organizatiei. Aici sunt incluse capacitatile, resursele si avantajele pe care firma le poseda. Exploatate, ele pot contribui la succesul organizatiei.

Weakneases sunt punctele slabe ale organizatiei, adica ariile de vulnerabilitate, in care resursele sunt sarace, dar si alte aspecte negative. Aceastea trebuie combatute, ele putand crea dezavantaje in raport cu concurenta.

Opportunities sunt oportunitatile. Ele reprezinta caile pe care pot fi avansate interesele organizatiei, pe care pot fi exploatate liniile sale de forta si eliminat balastul punctelor vulnerabile. Identificate in mod corect, pot crea avantaje competitive ale organizatiei.

Threats sunt amenintari. Acestea definesc aspecte negative ce apar din supraexploatarea resurselor ori din limitarile care se impun organizatiei din partea unui mediu extern aflat in schimbare, riscuri.

Analiza SWOT reprezinta o cale prin intermediul careia pot fi descoperite strategii alternative. Ea reliefieaza diverse aspecte legate de organizatie, avantaje, probleme, cauze, conditionari care pot reprezenta atat mijloace de propulsie, cat si frane pentru atingerea obiectivelor organizatonale.

Analiza SWOT efectuata la nivelul Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica este urmatoarea:


S ( puncte tari )

W ( puncte slabe )

- ocuparea tuturor catedrelor din scoala cu cadre didactice calificate;

- 14 cadre didactice formate prin programul Educatia 2000+ in domeniul formatorilor educatia adultilor;

- deschiderea spre nou a angajatilor;

- experienta cadrelor didactice in proiectarea didactica, management educational si derulatori de programe;

- baza materiala corespunzatoare desfasurarii procesului educational;

- oferta educationala a scolii este adaptata nevoilor de formare ale elevilor;

- conectarea la internet;

- rezultate bune la olimpiade si concursuri scolare;

- proiecte in derulare in scoala;

- biblioteca cu un fond de carte foarte vast.

- miscarea cadrelor didactice care nu sunt titulare;

- aglomerarea unor angajati din cauza sarcinilor inegal distribuite;

- angajati refractari la reforma;

- formalism in desfasurarea unor activitati;

- uzura fizica si morala a bazei materiale;

- cheltuieli ridicate pentru intretinerea pe perioada de iarna;

- plan de autofinantare redus valoric;

- existenta unor angajati care nu au cunostinte suficiente in domeniul informaticii

- elevi cu rezultate slabe la invatatura;

- colaborarea insuficienta cu parintii pe clase- indeosebi la gimnaziu.

O(oportunitati)

T(amenintari)

- legislatie care sustine reforma in scoala;

- oferta larga de cursuri de formare organizate de I.S.J., C.C.D., O.N.G.-uri;

- atragere de fonduri prin prestari de servicii catre agentii economici si persoane fizice;

- parteneriate cu agentii economici de profil;

- oferte de proiecte europene (SOCRATES- COMENIUS, etc );

- sprijin din partea comunitatii locale (primarie, biserica, politie etc.).

- legislatie financiara restrictiva;

- retributia necorespunzatoare a angajatilor;

- dificultati in realizarea parteneriatelor;

- finantarea prin bugetul local nu acopera toate cheltuielile necesare;

- reducerea indicatorului demografic;

- pericolul cresterii fenomenului violentei.


Tabel nr. 11 – Analiza SWOT





CAPITOLUL II. ACTIVITATI DE SECRETARIAT IN CADRUL Scolii Generale cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica



2.1. Fisa postului de secretar


NUMELE: TUDOR

PRENUMELE: EUGENIA

PROGRAM DE LUCRU ZILNIC


Denumirea postului: Secretar Sef

Grad profesional al ocupatiei postului: Personal didactic auxiliar

NIVELUL POSTULUI – executie

Obiectiv general asigurarea interfetei dintre scoala si beneficiar (elev/ profesor

Obiectiv specific: managementul activitatilor de secretariat

Conditii de studii absolvirea cu examen de diploma a unei institutii de invatamant superior, postliceal sau liceal.


Atributii si responsabilitati:

este responsabil cu evidenta personalului didactic si nedidactic;

opereaza imediat si cu exactitate in carnetele de munca, toate modificarile privind salarizarea, gradele, treptele, gradatiile si celelalte date prevazute in normativele de completare a acestor documente, pe baza criteriilor emise de directorul unitatii scolare;

intocmeste documentele de personal (adeverinte/ copii, etc), pentru angajatii unitatii scolare, la solicitarea scrisa a acestora aprobata de director si stabilit odata cu aprobarea. Raspunde de exactitatea datelor inscrise in aceste documente;

completeaza rubricile statelor de plata care se refera la grila de salarizare cu sporul de vechime si indemnizatiile, aferente functiilor, in vigoare in perioada respectiva;

completeaza actele de studii ale absolventilor;

completeaza actele de studii (foi matricole, duplicate, certificate) in baza cererilor solicitantilor. Se ocupa de completarea registrelor matricole si a cataloagelor de la examenele de absolvire care atesta dreptul de eliberare a acestor documente;

intocmeste dosarele pentru elevii inscrisi la examenul de capacitate/ evaluare nationala/ admitere, dupa ce au fost verificate si aprobate de catre directorul unitatii scolare;

se ocupa de intocmirea tabelelor pentru vizarea actelor de studii cu timbru sec;

intocmeste situatiile scolare cerute de inspectorul scolar si de ministerele de resort, dupa cum urmeaza:

o       completeaza situatiile statistice ale elevilor si claselor la inceputul anului scolar si la sfarsitul semestrelor, pe baza datelor inregistrate in procesul verbal al consiliului profesoral;

o       actualizeaza permanent registrul de evidenta si inscriere a elevilor;

o       inscrie in fisele de incadrare anuale ale unitatii scolare, cu personal didactic, datele privind vechimea, salariul, gradele didactice si statutul de incadrare (titular, detasat, suplinitor).

o       pastreaza securitatea documentelor de secretariat, a diplomelor, certificatelor completate sau intocmeste si trimite in termene stabilite, situatiile statistice scolare;

o       intocmeste dosarele de pensionare de toate tipurile;

o       intocmeste statele de functii;

o       intocmeste dosarele pentru burse si ajutor ocazional;

o       redacteaza documentele necesare pentru angajarea in munca

o       redacteaza corespondenta scolii

participa permanent la instruirile organizate de Inspectoratul Scolar si intocmeste situatiile solicitate de acesta;

utilizeaza produsele software din dotarea unitatii, intocmeste diverse situatii necesare procesului instructiv-educaliv si activitatilor de secretariat;

se preocupa de permanenta perfectionare si imbunatatire a pregatirii profesionale, in vederea aplicarii corecte si complete a reformei invatamantului.

In functie de nevoile specifice ale unitatii de invatamant, salariatul se obliga sa indeplineasca si alte sarcini repartizate de angajator, in conditiile legii.






Criterii de evaluare a postului

Ponderea (%)

Calificativul (1 la 5)

Punctajul rezultat


minm

maxim

minim

maxim







Gradul de indeplinire al standardelor (cantitate, calitate, timp, cost)






Asumarea responsabilitatii






Dificultatea/ complexitatea actiunilor/ operatiunilor






Initiativa si creativitate






PUNCTAJ TOTAL



MEDIA



Tabel nr. 12 – Fisa postului


In temeiul legii si al contractului colectiv de munca incheiat intre MECS si Federatiile Sindicale reprezentative din invatamant, la care subsemnatul ader, obligandu-ma sa respect prevederile din contractul colectiv de munca, se incheie prezenta fisa individuala a postului.


2.2. Redactarea si pregatirea documentelor


Secretarei i se cere sa redacteze si sa raspunda la corespondenta, atat la cea interna, cat si la cea externa, ale scolii. Aceasta presupune redactarea si verificarea scrisorilor, notelor si rapoartelor dupa note date, dar si prega­tirea corespondentei prin stenografiere sau dupa dictare inregistrata.

Urmatorul extras de criterii de performanta Nivel 3 CVN indica standar­dele cerute pentru doua competente din aceasta plaja:

Capitolul 14 - Pregatirea, realizarea si prezentarea documentelor dupa notele proprii

Sectiunea 14.1. - Luarea de note si pregatirea informatiilor

a. in conditiile de la locul de munca, se iau in mod corect note cu o viteza
medie de 100 de cuvinte pe minut.

b. neclaritatile aparute in luarea notelor sunt identificate si lamurite.

c. instructiunile sunt interpretate corect si se actioneaza in consecinta.

d. informatiile suplimentare, cand sunt cerute, sunt localizate, selectate si
introduse in materialul integrat.

e. practicile de lucru sunt in concordanta cu cerintele legale, cele ale regulamentelor precum si cele ale organizatiei.

f.   sunt mentinute securitatea si confidentialitatea informatiilor.

Sectiunea 14.2. - Realizarea si prezentarea documentelor utilizand tastatura

a. in conditiile de la locul de munca, se realizeaza documente de aproxima­tiv 1500 de cuvinte, fara erori, din materiale selectate, in doua ore si jumatate.

b. prezentarea selectata reda informatia in mod eficient, corect si in concordanta cu uzantele organizatiei.

c. ortografia, gramatica si punctuatia sunt corespunzatoare si corecte.

d. limbajul, stilul si tonul documentului final sunt potrivite cu scopul
acestuia.

e.   practicile de lucru sunt in concordanta cu cerintele legale si ale re­gulamentelor si cu procedurile organizatiei.

f. sunt mentinute securitatea si confidentialitatea informatiilor.

g. activitatea este realizata in termenul convenit.

h. documentele sunt finalizate pentru prezentare.


2.2.1. Scrisori


O scrisoare oficiala are doua functiuni principale:

sa asigure comunicarea intre doua persoane

sa asigure o permanenta inregistrare a acesteia.

Scopul corespondentei de afaceri este sa transmita informatii si/ sau sa le ceara.


Pornind de la informatiile aflate din studierea unor scrisori redactate de secretariatul Scolii Generale Nr. 1 Cernica, am extras o serie de punctele importante in redactarea unei scrisori oficiale. Acestea sunt:

alcatuirea atenta a planului astfel incat sa existe o idee clara despre ceea ce se doreste sa se spuna sau sa se intrebe.

scriere clara si concisa, dar cu atentie la faptul ca politetea tonului si exactitatea sensurilor nu trebuie sacrificate in favoarea scurtarii textului.

scriere simpla si directa, cu nuanta potrivita de accentuare, pentru a permite cititorului sa inteleaga imediat continutul. Nu trebuie sa existe ambiguitate.

verificarea scrisorii cu atentie, astfel incat sa nu existe erori de scriere, de gramatica sau de punctuatie. De cate ori exista o cat de mica indoiala asupra modului de scriere a unui cuvant, se va consulta un dictionar.

citarea unei referinte facuta intr-o comunicare anterioara, daca este cazul.

adaugarea unui titlu, daca aceasta ajuta la o identificare rapida a continutului scrisorii

alegerea adresarii si incheierii potrivite.

impartirea scrisorii pe paragrafe, fiecare cu un singur subiect important, aranjandu-le dupa cum urmeaza:

o       paragraful introductiv: introducerea in subiect;

o       corpul scrisorii (impartit, la randul lui, in paragrafe);

o       paragraful de incheiere, cuprinzand o concluzie.

asezarea paragrafelor in ordinea subiectelor, astfel incat sa poata fi urmarite logic, in ordinea corecta.

asezarea scrisorii in pagina clar si consecvent.

Iata un exemplu de scrisoare redactata de secretara sefa de la Scoala nr. 1 Cernica, cuprinzand cea mai mare parte din principiile de mai sus












Scoala Generala cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica, Ilfov

Fax:

Strada Traian, Nr. 19, Com. Cernica, jud. Ilfov, Cod 077035

Tel:

14 august


Dl.Popescu Ion

Sef departament

MediaConsum

Strada 13 Septembrie, Nr. 221-225, Bucuresti


Stimate Domnule Popescu,


ECHIPAMENT PENTRU MONITOR


Dl. director Georgescu Marin, care in prezent se afla in strainatate, mi-a cerut sa va multumesc pentru scrisoarea dvs. din 12 august, propunandu-va sa va intalniti pe data de 22 august pentru o discutie privind o prezentare a noilor dumneavoastra filtre VDU pentru monitoarele calculatoarelor din scoala noastra.

Am placerea sa va comunic ca aceasta data este convena­bila pentru dl. Georgescu. El ar dori sa afle si cum anume respecta acest echipament Directivele UE cu privire la sanatatea si siguranta operatorului. De asemenea, va solicita ca la intalnire sa aveti cu dvs. un catalog cu produse si o lista de preturi. Dl. Georgescu va avea o intalnire cu dvs., la sediul firmei dvs., in data de 22 august, ora 11:00.


A Dvs.,

Tudor Eugenia

Secretar sef

Scoala Generala cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica, Ilfov


Nr. inregistrare 1375400


Figura nr. 3 – Scrisoare oficiala trimisa de secretara sefa


Doamna secretar mi-a mai furnizat si o lista cu forme de adresare a scrisorilor folosita de catre Scoala Generala cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica in corespondenta cu institutii de invatamant si nu numai din Europa.


Tara

Forma de adresare

Fraza de salut

Fraza de incheiere

Marea Britanie

Domn


Doamna



Domnisoara


Mr. -


Mrs. -, Ms. –



Miss -, Ms -


Dear Sir, sau

Dear Mr.-

Dear Madam

Dear Mrs. –

Dear Ms. -

Dear Madam

Dear Miss –

Dear Ms -




Yours faithfully

Sau

Yours sincerely

Franta

Domn

Doamna

Domnisoara


M –

Mme –

Mlle -


Monsieur

Madame

Mademoiselle

Veuillez agréer (nume) l expression de mes sentiments distingués

sau

Avec mes meilleurs sentiments

Germania

Domn

Doamna


Herr –

Frau -


Sehr geehrter Herr –

Sehr geehrter Frau –

Catre companie

Sehr geehrte Damen und Herren


Mit freundlichen Grüssen

Italia

Domn

Doamna

Domnisoara


Egr Signore

Gent ma Signora

Gent ma Signorina

Se mai folosesc si apelativele

Dottor (Dottoressa), Professor (Professoressa)


Egregio signor –

Gentile signora –

Gentile signorina -


Cordiali saluti

Sau

Distinti saluti

Spania

Domn


Doamna

Domnisoara


Seòor D


Seòora Da


Seòorita Da



Seòor sau

Estimado Sr

Seòora sau

Estimada Sra

Seòorita sau

Estimada Srta


La saluda atentamente sau

Le saluda cordialmente sau

Un atento saludo sau

Un cordial saludo

Tabel nr. 13 – Formule de adresare



De retinut este ca majoritatea domnisoarelor doresc sa fie chemate “Mrs.”, “Seòorita Signorina Mademoiselle”


2.2.2. Primiri si expedieri


Reguli privind corespondenta primita

cand semnati pentru pachete si scrisori recomandate, verificati daca acestea sunt in stare buna si daca datele destinatarului sunt corecte.

deschideti scrisorile institutiei (dupa ce v-ati asigurat ca aveti acordul superiorului), dar nu deschideti scrisorile personale, confidentiale sau cele ratacite.

verificati daca scrisorile sunt insotite de toate anexele si prindeti-le cu agrafa.

verificati ca sumele de bani expediate alaturi de o scrisoare sa fie corecte si inregistrati-le.

stampilati toata corespondenta cu stampila de inregistrare-intrare,

sortati si distribuiti corespondenta imediat dupa primire.

verificati interiorul plicurilor inainte de a le arunca (se poate intampla ca o pagina sa fi ramas neextrasa).

luati precautii speciale cu pachetele suspecte.


Reguli privind corespondenta expediata

verificati ca scrisorile sa fie semnate si, acolo unde e necesar, adaugati in mod corect anexele.

verificati ca adresele de pe plic sa corespunda cu cele din scrisori.

evitati sa impaturiti scrisorile mai mult decat e nevoie ca sa le introduceti in plic.

lipiti personal plicurile.

verificati ca pentru fiecare plic sa fie folosite timbrele corecte conform cerintelor postei.

aranjati plicurile pregatite pentru trimitere cu toate adresele in aceeasi directie.

completati formulare postale daca este necesar si, cand predati posta, luati si pastrati recipisele care vi se dau.



Scrierea adresei pe plic

Distribuirea rapida a corespondentei depinde de scrierea corecta a adresei si, conform practicii curente, adresa scrisa pe plic trebuie in mod normal sa cuprinda:

numele destinatarului

numele strazii si numarul

numele localitatii

orasul cu oficiul postal

numele districtului/judetului

codul postal

tara.


Instructiunile de baza privind informatiile de pe plic includ

notati fiecare element al adresei pe un rand separat.

lasati in partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila postei.

folositi litere de tipar pentru denumirea localitatii si a oficiului postal.

includeti si numele judetului.

scrieti codul postal in partea de jos a adresei (cu litere de tipar, cu spatiu intre cele doua parti ale sale).

scrieti orice mentiune speciala, ca de ex. Personal”, Secret”, Urgent”, in atentia lui”, separat de adresa - de obicei la doua spatii albe de numele destinatarului.


Factori-cheie in compunerea scrisorilor sunt

1. Data si locul. Este esentiala datarea corespondentei. Se mentioneaza localitatea, ziua, luna si anul.

2. Referinta. Pentru a inlesni identificarea unei scrisori, se mentioneaza numarul ei de inregistrare si, daca e cazul, la ce scrisoare a destinatarului constituie aceasta un raspuns.

3. Telefonul. Cand scrisorile sunt trimise din partea unei institutii sau firme mari, este bine sa fie inserat in antet interiorul numarului de telefon la care poate fi gasit expeditorul.

4. Numele si adresa destinatarului trebuie scrise pe 3 sau 4 randuri, daca e posibil. Cand scrisoarea este trimisa intr-un plic cu fereastra, orasul si oficiul postal, precum si tara de destinatie trebuie scrise cu litere de tipar.

5. Mentiuni. Daca sunt necesare, ele apar deasupra numelui si adresei destinatarului:

Personal/ Confidential - indicand ca scrisoarea trebuie deschisa si citita doar de destinatar;

Secret - indicand ca scrisoarea trebuie deschisa si citita doar de destinatar sau de persoane autorizate de acesta sa o faca;

Urgent - se va scrie pe plic in dreapta si dedesubtul adresei;

6. In atentia Daca scrisoarea trebuie adresata unei institutii/ firme, dar o anumita persoana se va ocupa de ea, este util sa se mentioneze, deasupra numelui si adresei destinatarului “in atentia domnului/ doamnei”.

Se poate mentiona pe un rand in cateva cuvinte, continutul scrisorii. Scrisoarea de raspuns va purta aceeasi mentiune (Exemplu: Ref. la o colaborare cu firma MediaConsum).

8. Formule de introducere si incheiere:

Stimate Domnule (urmeaza numele de familie al destinatarului, iar daca acesta are un titlu academic, va fi neaparat inserat. De exemplu: Stimate Domnule Dr./Prof./”; De asemenea, daca este vorba despre un grad militar, acesta va fi inclus - exemplu: „Stimate Domnule General-Maior”. Daca este vorba despre o functie ierarhica, numele persoanei se poate omite - exemplu: „Stimate Domnule Director”)

Cu stima (Al dumneavoastra)

Pentru persoane care indeplinesc anumite functii, formula de adresare poate fi diferita. Astfel, pentru un ambasador, formula de adresare este Excelenta”, pentru un arhiepiscop „inalt Preasfintia Voastra” etc.);

Scrisoarea se imparte in paragrafe, fiecare tratand o singura idee si aranjate astfel:

a) paragraf introductiv;

b) continutul   propriu-zis al scrisorii (impartit la randul lui in paragrafe);

c) paragraful de incheiere.

Intr-o scrisoare lunga, mesajul este usor de urmarit si de inteles cand diferitele idei sunt enuntate in paragrafe scurte, aranjate intr-o ordine logica, fiecare idee urmand-o in mod logic, pe cea precedenta.

Paragraful introductiv. Acesta trebuie sa urmeze referintei la subiectul scrisorii si sa introduca subiectul cu referire la scrisoarea sau conversatia telefonica anterioara sau daca nu a existat o corespondenta anterioara, sa introduca direct subiectul scrisorii.

Paragraful de incheiere. Acesta va indica de obicei destinatarului etapa urmatoare a comunicarii, asa cum o preconizeaza expeditorul.

12. Semnatura. Aceasta trebuie sa contina numele si functia expeditorului.

Daca scrisoarea este insotita de anexe (alte documente),   acestea se mentioneaza in partea de jos a scrisorii.

14. Compunerea scrisorii. Cuvintele se aleg cu grija, evitand jargonul de specialitate, argotismele si frazele inutil de lungi. Cuvintele alese trebuie sa exprime in mod adecvat ideile, fara sublinieri inutile. Daca un cuvant este folosit prea des, isi pierde forta de expresivitate.

Tonul. Tonul sau limbajul folosite intr-o scrisoare variaza in functie de natura mesajului si de relatia dintre corespondenti. Daca se scrie in numele superiorului ierarhic, in cazul de fata in numele directorului scolii, trebuie sa fie adoptat tonul pe care l-ar folosi acesta. In primul rand, tonul trebuie sa fie politicos, dar sa exprime clar mesajul. O scrisoare reflecta personalitatea celui care o scrie, deci cititorului trebuie sa ii fie lasata o impresie pozitiva.

16. Aranjarea in pagina a scrisorii. Se foloseste practica obisnuita a institutiei pentru scrierea corespondentei. Sunt folosite in mod curent paragrafele care incep chiar din marginea din stanga a textului, cu un spatiu alb intre ele. Sunt acceptate si alte dispuneri in pagina, cu conditia sa fie mentinute in intreaga corespondenta.

17. Punctuatia este la fel de importanta ca si datele corecte. Omisiunea semnelor de punctuatie sau folosirea lor incorecta poate schimba sensul mesajului sau oferi o impresie generala defavorabila.

18. Comunicarile interne. De obicei sunt folosite note pentru comunicari interne sau pentru comunicari adresate altor scoli. Formulele de introducere si incheiere nu se folosesc, iar numele si adresa destinatarului sunt de obicei condensate in numele sau functia persoanei.


Serviciile postale


Posta Romana asigura manevrarea, prelucrarea, transportul si distribuirea unei largi game de tipuri de corespondenta (scrisori, carti postale, imprimate, pachete mici etc), ale caror punct de origine si de distributie poate fi oricare localitate din tara si din strainatate.

Serviciile suplimentare oferite clientilor sunt: recomandat, confirmare postala de primire (AR), confirmare telegrafica de predare (PC), expres, prin avion.

La Scoala Generala Nr. 1 Cernica, distribuirea trimiterilor de corespondenta se face:

la oficiul postal, prin post-restant;

la ghiseu;

la cutia postala a destinatarului sau inmanata direct acestuia.


Serviciile de posta rapida folosite de Scoala Generala cu Clasele I-VIII Nr.1 Cernica pentru activitatile de expedieri includ

1. Serviciul Prioripost - asigura preluarea, transportul si distribuirea trimiterilor in regim de urgenta pe teritoriul Romaniei. Trimiterile prin acest serviciu pot fi de tipul: scrisoare, colet, valori. Timpi de circulatie asigurati sunt de maximum 24h intre doua localitati si 6h in Bucuresti. Serviciile suplimentare oferite sunt preluarea trimiterilor de la sediul expeditorului, pe baza de abonament sau la solicitarea acestuia.

2. Serviciul EMS - asigura expedierea/ distribuirea trimiterilor cu caracter de urgenta, in afara granitelor tarii. Tarifele sunt cele mai scazute de pe piata curieratului rapid international.

Obiectele de mesagerie sunt trimiteri postale care contin documente, valori, acte, bunuri materiale sau numerar incredintate unitatilor postale pentru a fi transportate si remise la destinatie. Acestea pot fi: colete cu greutate max. 12 kg, scrisori si cutii cu valoare declarata etc.


Scrierea dupa dictare


Secretara trebuie sa stapaneasca un mijloc de scriere prescurtata de mare viteza pentru a fi capabila sa scrie dupa dictare rapida. Daca autorul unui document sterge un pasaj, ea trebuie sa fie sigura ca l-a indepartat complet din insemnarile pe care le face. Daca un alt pasaj corectat trebuie sa fie inserat, este bine sa se puna un semn sau un numar in locul in care se va face insertia, si apoi la marginea pasajului sa se repete numarul sau semnul.

Cel care dicteaza poate fi intrerupt daca secretara nu a inteles pe deplin sau nu a auzit bine, deoarece niciodata sa nu trebuie lasat nerezolvat un aspect despre care exista dubii. Totusi, este de preferat sa se evite intreruperile, deoarece acestea pot rupe firul gandurilor, motiv pentru care este bine sa fie asteptat un moment favorabil pentru a se rezolva nelamuririle.





Un ghid pentru inregistrarea textului dictat pe care l-am gasit intre documentele de la Scoala Generala Nr. 1 Cernica este urmatorul


La inceputul dictarii:

Anuntati numele si functia dvs.

Indicati orice referinte speciale necesare

Stabiliti daca doriti ca un anumit subiect abordat in scrisoare sa aiba prioritate.

La inceputul fiecarei scrisori:

Clarificati-va ideile inainte de a incepe dictarea

Indicati documentele necesare si daca acestea sunt de uz intern sau extern

Stabiliti un cod pentru a arata punctul din care incepe fiecare pasaj

Stabiliti numarul de copii dorit cu instructiuni privitoare la distribuirea lor

Puneti numar de inregistrare (de referinta)

Dictati numele si adresele destinatarilor sau referiti-va la numele lor in corespondenta care va insoti inregistrarea

Spuneti daca doriti o schimbare fata de planul general de intocmire a unei scrisori

Dictati formulele de salut in timpul dictarii

Indicati inceputul unui nou paragraf sau scrierea cu majuscule inainte de dictarea textului

Este bine sa precizati semnele de punctuatie (punct, semnul intrebarii, ghilimele, linie de dialog, paranteze), daca exista coloane, semicoloane, inflexiunea vocii. De asemenea, este bine daca puteti da instructiuni cum ar fi deschizi paranteza”, „inchizi paranteza”, cu un ton diferit al vocii, astfel incat sa nu fie dactilografiate din greseala

Silabisiti numele straine sau neobisnuite si pronuntati cuvintele dificile rar si clar

astrati volumul vocii cat se poate de scazut

17. Nu vorbiti prea repede sau inconstant, ci vorbiti in microfon, cu rapidita­tea unei conversatii normale

Evitati intreruperea cuvintelor prin folosirea butonului pornit-oprit

La terminarea fiecarei scrisori:

ti formula de salut

Atasati anexele si stabiliti marimea corespunzatoare a plicului

Daca a trebuit facuta o corectura, referiti-va la ea in foaia de index

Marcati sfarsitul scrisorii

La terminarea dictarii intregii corespondente

Indicati ca ati terminat.


Figura nr. 4 – Ghid pentru inregistrarea textului dictat


Mi-au fost puse la dispozitie, de asemenea, o serie de reguli referitoare la transcrierea dictarii inregistrate


and transcrieti o dictare trebuie avute in vedere urmatoarele:

Fiti atent la orice instructiune speciala sau corectie ce insoteste inregistrarea.

Scrisorile urgente trebuie dactilografiate primele, verificate si returnate autorului.

Marimea formatului fiecarei scrisori trebuie stabilit inaintea dactilogra­fierii pentru a permite alegerea corecta a colii de hartie.

Orice punct in legatura cu care aveti indoieli trebuie verificat impreuna cu autorul sau alt membru responsabil al personalului.

Consultati un dictionar ori de cate ori aveti dubii in legatura cu scrierea unui cuvant.

Puneti semnele de punctuatie necesare si stabiliti paragrafele.

Orice transcriere trebuie dactilografiata cu acuratete si cuvintele trebuie verificate dupa iesirea documentului din procesorul de texte.


Figura nr. 5 - Transcrierea dictarii inregistrate


Invitatii


Invitatiile se scriu in general sub forma unor cartonase tiparite avand inserat numele invitatului. Secretara ar trebui sa stie cum sa raspunda unei invitatii dupa ce directorul a spus simplu accept” sau „refuz”.

Stilul raspunsului trebuie sa se bazeze pe textul invitatiei. De exemplu, unei invitatii scrise la persoana a III-a i se raspunde in acelasi fel, nefiind necesara nicio semnatura sau formula de salut.

Cand se refuza o invitatie, este de preferat sa se ofere si o motivatie.


Iata doua exemple de raspuns dat la invitatii primite pe adresa scolii



Dl. director Georgescu Marin multumeste dlui Presedinte si Comitetului societatii muzicale Scala” pentru amabila invitatie la cel de-al X-lea Dineu al societatii ce va avea loc la Primaria Orasului Ploiesti in ziua de marti 2 septembrie 2010 la orele 20.00 si accepta cu mare placere.


25 august 2010



Figura nr. 6 – Acceptarea unei invitatii



Dl. director Georgescu Marin mutumeste dlui si dnei Popa pentru amabila invitatie la petrecerea ce va avea loc marti, 10 septembrie 2010, la orele 20.00.

Cu parere de rau va anuntam ca din cauza unui angajament anterior la o conferinta in Marea Britanie suntem nevoiti sa refuzam invitatia dvs.


23 august 2010



Figura nr. 7 – Refuzarea unei invitatii


2.2.4. Rapoarte


O secretara eficienta trebuie sa fie capabila sa pregateasca un raport des­pre o sedinta, o discutie, un interviu sau chiar despre un document. Raportul trebuie sa prezinte fondul lucrurilor, astfel incat membrul executivului sa prinda esenta fara a intra in amanunte neimportante.

Raportul trebuie sa fie clar, concis si aranjat in mod logic. Frazele trebuie scurtate cat de mult posibil. Daca raportul este individual, adica de la secretara catre seful sau, acesta trebuie scris la persoana I, dar daca se refera la o sedinta, va trebui scris la persoana a III-a. Raportul unui eveniment sau al unei sedinte intotdeauna va fi scris la timpul trecut.


Realizarea planului unui raport


Pregatirea preliminara a unui plan general al raportului este esentiala pentru a putea realiza introducerea in ordine a problemelor abordate, astfel incat fie­care punct sa conduca in mod natural spre urmatorul.

Inainte de a se intocmi un raport, trebuie pregatit un plan si grupate faptele sau ideile in ordine logica. Astfel:

Titlul contine:

subiectul raportului, de exemplu tipul sedintei;

data sedintei sau a evenimentului;

locul;

daca este o sedinta, persoanele prezente - numele presedintelui consiliului si ale membrilor consiliului;

un numar de referinta al dosarului pentru identificarea ulterioara;

numele persoanei careia ii este destinat raportul;

orice indicatie de securitate - de exemplu confiden­tial”, „personal” sau „secret”.

Paragraful introductiv trebuie sa mentioneze punctele de reper sau imprejurarile care au necesitat raportul, de exemplu „la solicitarea directorului scolii/ inspectorului scolar de sector” sau „datorita modificarii situatiei de fapt care necesita discutarea strategiilor viitoare



Raportul propriu-zis contine faptele respectivului caz/ eveniment sau principalele probleme discutate la sedinta. Se folosesc subtitluri pentru impartirea subiectului.

Recomandari sau concluzii.

Se mentioneaza masurile ce trebuie luate, incluzand:

numele persoanelor care raspund de actiune;

data pana la care trebuie actionat;

data urmatoarei intalniri la care se va rediscuta situatia;

numele si functia celui care semneaza documentul (daca nu a fost mentionat in titlu).


2.2.5. Nota


Pentru comunicarea interna sau pentru mesaje catre alte scoli se va folosi o nota. Aceasta nu necesita formule de salut sau de incheiere. In randurile urmatoare se prezinta o nota trimisa de directorul Scolii nr. 1 Cernica catre directorul Scolii nr. 45 Bucuresti.


NOTA


Catre: Dl. Dir. Ionescu Viorel   Data: 18 iulie 2010

De la: Directorul Scolii Generale Nr.1 Cernica   Ref: B/ 14926


Am atasat o copie a scrisorii pe care am trimis-o catre Inspectoratul Scolar Judetean in legatura cu cazul elevului Irimia George pentru informarea dvs.

V-as ruga sa sunati la aceasta institutie in timp de 10 zile pentru a afla rezultatul sesizarii, daca intre timp nu mai luam legatura.


Georgescu Marin

Figura nr. 8 – Nota


In cadrul unei institutii exista documente a caror rezolvare priveste mai multe persoane (de exemplu: informaticianul, contabila etc.). Conducerea va trimite o copie a documentului respective fiecareia dintre persoanele vizate, insotita de o circulara care solicita rezolvarea.

Un model de circulara folosita de Scoala Cernica este urmatorul


Circulara

Catre: Informatician, Contabil Sef Urgent

Va rog:

Luati la cunostinta si returnati.

De la: Director Data: 3.10.2010

Figura nr. 9 – Circulara



2.2.6. Publicarea unui anunt


Primul pas in publicarea unui anunt in presa scrisa este alegerea ziarului sau revistei. Pentru aceasta

se consulta o carte de referinta/ ghid pentru numele, adresele si numerele de telefon ale ziarelor si revistelor si ziua lor de aparitie;

se aleg publicatiile care sunt citite de persoanele carora li se adreseaza anuntul;

inainte de a publica un anunt, se compara costurile cerute de diferite publicatii si se afla data la care este posibila aparitia anuntului;

se va decide daca anuntul este trimis direct ziarului sau se vor folosi serviciile unei agentii de publicitate.

Cand se intocmeste anuntul:

se vor folosi cu grija cuvintele, alegandu-le numai pe cele care prezinta elementele importante ale mesajului si atrag atentia cititorilor;

se starneste interesul cititorului incluzand informatii care sa incurajeze cititorii sa raspunda anuntului. De pilda, in cazul ofertei unui post, se noteaza aspecte satisfacatoare ale muncii, salariul oferit etc;

sa enumera clar toate cerintele de baza, cum sunt competenta in lucrul pe calculator, cunoasterea unei limbi straine, astfel incat numai persoanele calificate sa solicite postul;

anuntul se va prezenta intr-un stil adecvat si in forma ceruta pentru publicare, folosindu-se aldine si corp de litera mai mare pentru a scoate in evidenta orice informatie importanta;

anuntul trebuie sa mentioneze clar cu cine trebuie sa se ia legatura si adresa sau numarul de telefon pentru solicitari.

Cand se prezinta anuntul ziarului sau revistei, se vor mentiona:

tipul de anunt dorit: obisnuit (cea mai ieftina forma de anunt, grupata impreuna cu altele sub mentiunea genului de anunt, fara aranjament special); separat (mai scump, dar separat de celelalte anunturi si de obicei in chenar); special (cea mai costisitoare forma, in care anuntul foloseste diferite caractere tipografice si poate fi ilustrat);

spatiul solicitat;

data/ datele publicarii anuntului;

numarul de aparitii dorite.


Un exemplu de anunt dat publicitatii de Scoala Nr.1 Cernica este urmatorul:



Scoala Generala cauta secretara


Scoala Generala din com. Cernica ofera munca interesanta si variata intr-un post care reclama spirit de initiativa, capacitate organizatorica, experienta si eficienta in munca de secretariat, competenta in lucrul pe calculator si stapanirea unei limbi straine de circulatie internationala.

Rugam trimiteti in scris curriculum vitae si 3 referinte pe adresa de e-mail: directorcernica@yahoo.com



Figura nr. 10 – Anunt



2.2.7. Comanda


Comanda este o cerere catre alta firma pentru aprovizionare cu marfuri. Ea este emisa de institutia cumparatoare (in cazul de fata Scoala Generala cu Cls. I-VIII Nr. 1 Cernica). Un exemplu de comanda este prezentat in cele ce urmeaza:










COMANDA

Nr. 163

De la Scoala Generala cu Cls. I-VIII Nr. 1 Cernica

Strada Traian, nr. 19, com. Cernica, jud. Ilfov, cod 077035

Tel/ Fax: +40(21)2556577

Data: 14 ianuarie 2010

Catre: MediaConsum

Strada 13 Septembrie, Nr. 221-225, Bucuresti


Va rugam sa livrati:


Cantitate

Descriere

Categoria nr.

Pret







Dosare “Opal” oentru hartie de imprimanta, marimea colii de imprimanta, culoare albastra

Hartie imprimanta “LaserJet”


Transport platit



Oferta dvs. PR.1964 nr. 4343 datata 7.01.2010

100 RON





200 RON



Livrat pe sosea imediat pana la destinatie: adresa de mai sus.


Cumparator

De la Scoala Generala cu Cls. I-VIII Nr. 1 Cernica



Figura nr. 11 – Comanda data de Scoala Gen. Nr. 1 Cernica





2.2.8. Procesarea textului


2.2.8.1. Computere


Astazi, a devenit un lucru comun ca functionarii sa aiba calculatoare personale pe birouri. Este, bineinteles si cazul secretarelor. Acest aparat le permite sa isi scrie singuri scrisorile si mesa­jele, sa aiba acces la datele pastrate in memorie, sa le actualizeze, sa utilizeze e-mail-ul.

Partile fizice ale unui computer, incluzand unitatea centrala, unitatea de disc, monitorul, tastatura si imprimanta sunt cunoscute sub numele de hardware, in timp ce programele ce se folosesc se numesc software.

In cele mai multe cazuri, calculatoarele vor face parte dintr-o retea mai larga in care sunt legate cu un calculator central numit server unde toate datele sunt stocate, accesate sau actualizate. Mesajele pot fi transmise de la un terminal la altul, pastrate in memorie si extrase de fiecare functionar la terminalul sau. In felul acesta, datele pot fitransmise de la arhiva in memoria computerului. Cand sunt necesare infor­matii dintr-un fisier, acestea se obtin imediat si, daca e necesar, se pot tipari la imprimanta.

Serverul de retea din Scoala Cernica poate fi legat si in exterior cu alte computere, telex, videotex, Internet sau alte baze de date pentru a putea asigura accesul la diferite surse de informatii.


Baze de date


Un computer contine fisiere si inregistrari, ca o arhiva obisnuita. Un fisier este o colectie de inregistrari care au caracteristici comune, cum ar fi datele despre elevi.

Informatiile din mai multe fisiere pot fi puse la un loc pentru a forma o baza de date ce poate fi accesata pentru diferite utilizari cum ar fi planificarea activitatii scolii, salariile profesorilor si personalului didactic auxiliar si nedidactic, organizarea unor simpozioane etc. Aceasta permite secretarelor si nu numai ca da­tele sa fie sortate si selectate dupa diferite campuri. In baza de date stocata in calculatoarele de la Scoala Nr. 1 Cernica, informatia poate fi cautata dupa urmatoarele campuri: numele responsabilului, data evenimentului locul in care vor fi organizate anumite activitati, numele activitatii.


Aplicatii software. Pachete de programe


Acestea sunt programe facute special pentru o functiune particulara cum ar fi procesare de texte, baze de date (ce pot include achizitionare de material didactic, achizitionare de materiale pentru renovari, achizitia de mobilier scolar, sistemul de salarizare), calcule tabelare sau informatii manageriale (inclusiv programul de intalniri si sedinte al directorului scolii). Aceste informatii sunt inregistrate pe hard disc si aduse in memoria calculatorului cand este nevoie de ele.


Foi de calcul tabelar


Un program de acest fel care este de forma unei foi de calcul tabelar de analiza poate fi folosit pentru calcule rapide ce vin in ajutorul planificarilor financiare si al luarii deciziilor. O foaie de calcul tabelar este asemanatoare cu o matrice formata din celule ce pot fi identificate prin linii si coloane. Ecranul este o fereastra prin care fiecare parte a matricei poate fi vizualizata. Pentru a realiza planificarea si estimarea activitatilor viitoare se introduc date si formule. De exemplu, se pot vedea urmarile costului materialelor didactice noi asupra bugetului scolii. Copii ale acestor foi de calcul tabelar se pot obtine la imprimanta, ele demonstrandu-se deosebit de folositoare in cazul in care trebuie facute modificari rapide sau atunci cand datele de pe o coloana trebuie permanent actualizate, deoarece recalcularea se face automat. Astfel de foi de calcul sunt folosite de secretariatul Scolii Gen. Nr.1 Cernica pentru calculul mediilor generale ale elevilor scolii, pentru stocarea rezultatelor de la concursuri scolare, olimpiade, teste nationale etc.

In figura de mai jos voi ilustra o aplicatie tipica pe care am gasit-o in calculatorul secretariatului scolii analizate. Foaia de calcul tabelar include si capul de tabel marcat printr-o eticheta la fiecare coloana cu diferite elemente de calcul.










A

B

C

D

E

F

G


Anul

Procent elevi cu media generala 5.00-5.99

Procent   elevi cu media generala 6.00-6.99

Procent elevi cu media generala 7.00-7.99

Procent elevi cu media generala 8.00-8.99

Procent elevi cu media generala 9.00-9.99

Procent elevi cu media generala 10


















Tabel nr. 14 – Exemplu de Foaie de calcul tabelar: Mediile elevilor de la clasa a VII-a in procente


Computere laptop


Desi a devenit obisnuit ca directorii sa se foloseasca de computere laptop, pe care le poarta cu ei si le utilizeaza in cursul intalnirilor si sedintelor din tara si strainatate, in Scoala Cernica nu exista inca un astfel de dispozitiv. Computerele portabile au avantajul ca pot fi luate la orice intrevedere, in orice loc, avand astfel la dispozitie toata informatia oriunde. Li se poate atasa un modem care sa le permita utilizatorilor sa comunice cu o retea de la sediul scolii si sa-si citeasca corespondenta sosita prin e-mail, sau sa acceseze date de la diferite surse, inclusiv bazele de date ale institutiei si Internetul.


Aplicatiile calculatoarelor


Computerele sunt capabile sa realizeze operatiuni diverse la o viteza mare, fara interventia operatorului, si au posibilitatea sa manevreze date complexe. De exemplu, computerul este capabil sa compare sumele facturilor introduse cu bugetul scolii, sa claseze mediile obtinute de elevi la Testele Nationale in ordine crescrescatoare sau descrescatoare etc.


Procesarea textelor


Procesarea textelor s-a dezvoltat pornind de la dactilografie, folosind tehnologia calculatoarelor pentru a automatiza procedurile pentru scrierea mesajelor, scrisorilor, rapoartelor, formularelor, listelor etc. Ca rezultat al acestui proces, secretara este eliberata de munca de rutina si economiseste timp. Textul procesat poate fi salvat pe hard disc sau pe un dispozitiv portabil.

Pentru procesarea textelor exista o mare varietate de programe. Posibilitati ale acestor programe includ:

afisarea textelor pe ecran cu posibilitatea inserarii sau stergerii unor materiale, modificare, alinierea marginilor.

sublinierea, ingrosarea literelor, centrarea textului.

mutarea cuvintelor sau paragrafelor si coloanelor dintr-o parte in alta a paginii.

numerotarea automata a paragrafelor si paginilor.

formarea coloanelor.

folosirea a diferite fonturi si marimi pentru a realiza o lucrare de buna calitate.

incorporarea graficii (desene si schite) in text.

obtinerea unui document complex folosind niste paragrafe inregistrate in prealabil.

pregatirea listei de scrisori ce vor fi expediate cu nume si adrese, prin combinarea numelor si adreselor din baza de date cu textul unei scrisori si tiparirea etichetelor.

sortarea unor inregistrari, alfabetic sau numeric.

realizarea automata a unui index sau a unei table de materii.

tiparirea paginilor deja stocate in memorie in timp ce secretara scrie alte texte pe ecran.

stocarea de formate standard in fisiere model, si anume formulare, rapoarte, curriculum vitae etc.

construirea de tabele.

Aplicatii uzuale pentru procesoarele de texte sunt:

tiparirea automata a scrisorilor si formularelor, insotite de o lista cu nume si adrese, necesara pentru a expedia copiile la beneficiari.

actualizarea listelor, tabelelor etc. unde amen­damentele pot fi introduse fara retiparirea tuturor inregistrarilor.

tiparirea proiectelor de rapoarte si articole. Odata ce proiectul a fost introdus in masina se pot face corecturi, adaugiri si pagina poate fi reasezata automat fara a fi a fi necesara retiparirea si verificarea.


Echipamente pentru procesare text


Echipamentele de procesare pot fi configurate in mai multe moduri, independent sau legat la retea.

Majoritatea birourilor sunt dotate acum cu procesoare de texte si software pentru baze de date si calcul tabelar, desi mai sunt inca in uz multe masini manuale sau electrice.

Masinile de scris electronice difera dupa capacitatea memoriei si facilita­tile privind editarea de texte. O trasatura importanta a masinii este ca ea permite ca textul sa fie vizualizat inainte de a fi reprodus pe hartie, ceea ce face mult mai usoara corectarea. Masinile mai avansate ofera multe din facilitatile unui procesor de texte, cum ar fi memorie, afisaj, dispozitive de intercomunicare, pastrand totusi avantajul posibilitatii obtinerii unei copii direct de la tastatura. Totusi, procesoarele de texte au multe facilitati in ceea ce priveste procesarea si producerea de etichete, mesajele scurte, scrisorile si completarea formularelor pretiparite. Ultimele noutati in domeniu le constituie masinile de scris cu afisaj electronic, care incorporeaza multe din caracteristicile microcalculatoarelor. Atunci cand un document a fost finalizat, el poate fi tiparit automat pe hartie si sters din memorie, sau pastrat pe o discheta.


Echipamente pentru dictare


Exista trei categorii principale de echipamente pentru dictare:

Sisteme-retea folosite in organizatiile mari care sunt conectate si la un sistem telefonic sau la un circuit separat.

Masini de birou.

Masini de inregistrat portabile (format de buzunar).

In Scoala Nr. 1 Cernica nu exista astfel de echipamente.


2.2.8.2. Reprografie si manevrarea documentelor


Reprografia sau multiplicarea este procesul de copiere si multiplicare a documentelor. Principalele metode de reproducere sunt:

folosirea hartiei de indigo si a hartiei fara carbon

folosirea copiatoarelor

folosirea procesoarelor de texte si a calculatoarelor

folosirea duplicatoarelor

Desi astazi mai sunt inca folosite duplicatoare, cele mai multe organizatii folosesc copiatoare de mare viteza, capabile sa reproduca mari cantitati de documente. Modul de lucru al acestor exhipamente se bazeaza pe alimentarea cu cerneala a unui sablon si imprimarea pe o hartie semi-absorbanta.

In Scoala Generala nr.1 Cernica pentru multiplicarea documentelor se folosesc copiatoarele. Acestea produc replici ale unui original, unul din cele mai mari avantaje fiind obtinerea rapida si corecta a copiilor, fara posibilitatea aparitiei erorilor de tiparire.

Exista o serie intreaga de copiatoare disponibile pe piata, in frunte aflandu-se copiatoarele inteligente capabile sa accepte comenzi direct de la computer. Imaginea originalului este convertita intr-un semnal electronic care activeaza si dezactiveaza o raza laser. Raza produce o imagine care poate fi procesata, transmisa la alta locatie, sau stocata pentru a fi apelata mai tarziu. Din cauza fondurilor limitate, astfel de dispozitive nu exista in dotarea niciunei scoli publice din tara.

Cele mai intalnite, si de care dispune si Scoala Nr.1 Cernica, sunt copiatoarele digitale care proceseaza informatiile prin intermediul unui scaner. Ele proceseaza, stocheaza, transmit, editeaza si apeleaza informatiile stocate, actionand ca o imprimanta de computer. Documentele pot fi create pe computer si copiate prin apasarea unui buton care actioneaza imprimanta laser. Se folosesc topuri de hartie cu capacitate de maximum 3000 coli. Un dispozitiv de comutare automat asigura copierea continua, atunci cand caseta cu hartii se goleste, masina trecand automat la urmatoarea. Copiatorul foloseste hartie format A3-A4 El poate fi programat sa pastreze in memorie informatii de rutina, cum ar fi: reducerea sau largirea for­matului, astfel incat sa poata fi apelate atunci cand e ne­voie, sau sa stocheze imaginea unui document original. Mesajul va fi afisat pe display-ul fluorescent pentru ghidarea utilizatorului in timpul procesului de copiere. Tinand cont de costuri, nu a fost achizitionat pentru scoala un copiator color, ci unul alb-negru. Cartusele pot fi incarcate sau inlocuite.

Copiatorul din Scoala nr.1 Cernica este folosit pentru reproducerea de copii ale documentelor tiparite, documente legale, date statistice, diagrame si schite, extrase din carti si reviste, copii ale corespon­dentei etc.


Scanerul este un dispozitiv electronic care preia imaginile direct de pe documentul - sursa si le transmite in memoria calculatorului sau pe ecran. Aceste imagini pot fi marite, micsorate sau obtinute ca atare inainte de a fi combinate cu un text. Astfel de echipamente sunt ideale pentru producerea formularelor, a scriso­rilor cu antet, a publicatii de uz intern etc.

Scanerul sunt folosit in mod avantajos pentru stocarea in memorie a documentelor pentru refolosirea lor la o data ulte­rioara, ceea ce inlatura necesitatea pastrarii unor stocuri mari de hartii, costisitoare si ocupand inutil spatiu, reducerea riscului scurgerii de informatii, documentele obtinandu-se si ramanand in scoala, pastrarea pe disc a unor liste de preturi, cataloagelor, ceea ce face posibila actualizarea lor permanenta etc.


2.2.8.3. Internetul


Internetul este o modalitate de a lega case particulare, scoli, biblioteci etc. la o retea interna­tionala de comunicatii pe fibre optice. Aceasta retea uriasa permite accesul la baze de date continand vaste surse de informatii, precum si posta electronica (e-mail).

Orice utilizator de computer poate utiliza serviciul Internet, abonandu-se la unul din serviciile comerciale conectate, sau stabilind o legatura prin intermediul unui furnizor local de servicii de acces la Internet. Serviciile comerciale conectate ofera legaturi e-mail cu serviciul Internet si intre lerminale. Accesul catre alte aplicatii Internet, inclusiv World Wide Web, este oferit doar in anumite cazuri. Acum este posibil ca orice utilizator de computer sa trimita e-mail prin Internet aproape oriunde in lume, acolo unde este un computer conectat la retea sau o legatura telefonica.

O alta intrebuintare recenta a Internetului este organizarea unor videoconferinte pe computer. Acestea sunt tot mai importante, in ultimii ani, Ministrul Educatiei organizand in mod regulat si in cazuri speciale astfel de conferinte cu directorii scolilor sau cu unii profesori. Doar cu ajutorul unei camere web si a unei conexiuni la Internet, computerele permit utilizatorilor sa transmita imagini despre ei insisi catre alti utilizatori, echipati cu aceleasi facilitati, si sa vizualizeze pe propriul ecran persoana cu care comunica.







2.2.9. Metode de indosariere/ clasare


In Scoala Generala Nr. 1 Cernica documentele sunt grupate in principal in ordinea alfabetica a denumirilor. Astfel, documentele sunt organizate dupa continut sau dupa denumirea institutiei/ persoanei (elev, deponent de contestatie, profesor etc. Indexarea nu este necesara in acest caz, fiind o metoda simpla si usor de inteles. In cazul unui numar mare de dosare, este insa dificil de gasit un document, iar in situatia unor denumiri sau tematici identice, se poate crea o confuzie. Documentele se pot rataci in dosare diferite cu tematica similara. Un alt dezavantaj al acestei metode este faptul ca este dificil de apreciat in prealabil spatiul necesar fiecarei litere a alfabetului.

Reguli de clasare sunt


Numele este asezat in fata prenumelui, iar daca sunt mai multe nume identice, prenumele determina pozitia lor.

Popescu, Ion

Popescu, Ionut

Daca numele si prenumele nu sunt incluse in denumirea unei firme, numele este scris primul, urmat de prenume si apoi de restul datelor de identificare.

Ionescu, Viorel, SRL

Daca o institutie/ firma are mai multe nume, pentru clasare este folosit primul

Birotica si Papetarie, Comert si Industrie

In numele compuse (cu cratima), primul nume este cel luat in considerare.

Tanase-Marinescu, Ilie

Pentru numele impersonale, cum ar fi primaria unui oras, se foloseste numele principal.

Cernica, Primaria orasului

Numele care incep cu un numar vor fi listate inaintea celor in ordine alfabetica sau numarul va fi echivalat in litere si plasat in pozitia alfabetica corecta.

36 Construct apare ca Treizecisisase Construct, la litera T

Numele fara initiala precede numele cu initiala.

Popescu

Popescu, I.

Popescu, I.M.

Numele care constau din initiale separate de spatii albe sau puncte sunt plasate in fata numelor intregi. Cele care nu sunt separate, sunt tratate ca niste cuvinte, fiind asezate in pozitia alfabetica obisnuita.

A.N.D.

Andrei, Maria


Tabel nr. 15 – Reguli de clasare a dosarelor


Alte metode de clasare folosite in Scoala Nr. 1 Cernica sunt

Clasarea codificata ofera o mare exactitate a clasificarii. Numarul dosarului poate fi folosit ca referinta in corespondenta, iar extinderea clasificarii este nelimitata. Indexarea mai poate fi folosita si in alte scopuri, ca de exemplu intocmirea unei liste de contacte, dar este mai greoaie trimiterea la indexul anterior clasarii. Pentru aceasta este necesar sa se conceapa si sa se mentina sistemul clasificat al categoriilor. Metoda este folosita pentru indosarierea facturilor, contractelor, proceselor verbale.

Clasarea cronologica - documentele sunt clasificate in fiecare mapa/ dosar, in functie de data. Corespondenta curenta poate fi localizata cu usurinta. Documentele sunt grupate in functie de data la care s-a lucrat cu ele, ceea ce are ca efect gruparea documentelor asociate. Cu toate acestea, principalul dezavantaj este ca scrisorile primite si trimise pe aceeasi tema sunt despartite din punct de vedere cronologic. Gruparea nu este intotdeauna eficienta pentru un sistem complet, deoarece nu grupeaza documentele in functie de continutul lor. Se foloseste pentru pastrarea corespondentei.


2.3. Relatii interumane


2.3.1. Relatiile cu publicul


Desi numai firmele si institutiile mari folosesc, in general, un executiv responsabil cu relatiile cu publicul sau apeleaza la serviciile unei agentii de relatii cu publicul, nicio organizatie nu poate ignora necesitatea de a stabili relatii bune cu publicul, precum si cu persoanele cu care colaboreaza.

O secretara poate influenta relatiile cu publicul in urmatoarele feluri:

sa primeasca vizitatorii intr-un mod prietenesc si eficient;

sa fie amabila si utila pentru cei care telefoneaza;

sa acorde atentie corectitudinii, stilului si tonului in redactarea corespondentei si sa raspunda prompt la scrisorile primite;

sa aiba grija de infatisarea sa;

sa mentina biroul curat si bine organizat;

sa mentina o buna comunicare atat inauntrul, cat si in afara institutiei, prin buletine interne, rapoarte pentru presa, emisiuni TV si radio etc;

sa fie punctuala la intalniri si sedinte si eficienta in stabilirea lor;

sa stabileasca relatii amicale intre salariati si sa organizeze activitati sociale pentru ei;

sa cultive si sa mentina relatii prietenesti cu toate institutiile cu care colaboreaza si, in general, persoanele cu care intra in contact

Prima impresie a vizitatorilor unei institutii este determinata de primirea care li se face de catre secretara sau persoana insarcinata cu primirile. Este foarte importanta crearea unei prime impresii favorabile si aceasta poate fi realizata cand:

biroul de primire este ordonat;

secretara este agreabila, politicoasa, serviabila, isteata si stie sa vorbeasca frumos;

vizitatorul este primii cu amabilitate, tact si solicitudine;

se tine o evidenta clara a vizitatorilor care trebuie sa soseasca si a celor care au venit;

vizitatorul este prezentat corect reprezentantului scolii, anuntandu-i-se clar numele, functia si institutia pe care o reprezinta. Vizitatorul este prezentat primul reprezentantului scolii, dar cand se prezinta un barbat si o femeie, este politicos sa fie anuntat intai numele femeii;

in timpul discutiei cu un vizitator, secretara trebuie sa i se adreseze pe numele de familie;

secretara eficienta trebuie sa cunoasca numele, titlurile si functiile vizitatorilor obisnuiti.


In cazul in care secretara nu-1 (re)cunoaste pe vizitator, va trebui sa-si noteze numele, locul de munca si scopul vizitei acestuia. Uneori, musafirul prefera sa nu divulge scopul vizitei, situatie in care seful va decide daca il va primi sau nu. Nu este de competenta secretarei sa respinga un vizitator sau sa se poarte ireverentios pe motiv ca acesta prefera sa-i comunice sefului personal scopul vizitei.

Este important ca secretara sa intretina buna dispozitie a vizitatorului ce urmeaza sa intre in audienta. In situatia in care directorul este ocupat in acel moment, secretara trebuie sa-l scuze in termeni simpli si concisi, spunandu-i vizitatorului cand va fi liber acesta sa-1 primeasca. Vizitatorul este invitat sa ia loc pe un scaun pana cand este primit de o persoana din conducere. I se ofera un ziar sau o revista pentru a citi in timpul in care asteapta. Daca trebuie sa astepte mai mult timp, primeste scuze si i se ofera o ceasca de ceai sau cafea, fiind tinut in permanenta la curent cu timpul cat mai are de asteptat. O explicatie prea lunga si sofisticata va duce la disconfort si va crea complicatii.

Cand o intrevedere anterioara s-a prelungit peste timpul afectat, secretara ii va reaminti cu tact directorului si fara sa deranjeze, ca urmatorul solicitant asteapta. Daca aceasta intarziere este exagerat de mare, secretara il va ruga pe director sa-i explice personal vizitatorului aceasta situatie. Musafirului i se va oferi optiunea de a astepta sau de a reveni.

In timp ce vizitatorul asteapta, secretara va fi amabila si prietenoasa, fara sa devina insa familiara. Nu este de dorit ca aceasta sa fie nici prea volubila, nici prea tacuta. Ea nu va divulga niciodata informatii confidentiale de serviciu sau de ordin personal, chiar daca este constienta ca vizitatorul detine astfel de informatii. Ea poate sa intretina o conversatie pe teme de interes pentru vizitator, fara insa ca initiativa discutiei sa-i apartina. In cazul in care este ocupata, va trebui sa se scuze fata de vizitator si isi va continua activitatea, asigurandu-i acestuia un cadru placut de asteptare. Materialele de pe biroul secretarei si din calculatorul acesteia vor fi astfel asezate, incat sa nu se afle in raza vizuala a vizitatorului.

Secretara trebuie sa se descurce cu rabdare si diplomatie in cazul sosirii unor vizitatori inopinati. In cazul in care directorul lipseste si urmeaza sa se intoarca curand, secretara va comunica vizitatorului faptul ca acesta este plecat si ca va reveni peste putin timp, intrebandu-1 totodata daca doreste sa-1 astepte sau prefera o programare ulterioara. In acest din urma caz, secretara va consulta agenda de audiente si il va programa la o data si ora la care directorul e disponibil. Daca vizitatorul prefera ca seful sa-i telefoneze pentru a stabili de comun acord o intalnire, secretara isi va informa superiorul de indata ce se intoarce, lasandu-1 pe acesta sa decida.

In cazul in care seful este prezent, dar nu este disponibil pentru a primi un vizitator inopinat, secretara trebuie sa dea dovada de tact si amabilitate, explicandu-i acestuia ca nu poate fi primit, dar oferindu-i alternativa unei reprogramari. In cazul in care vizitatorul nu poate reveni si nu poate accepta amanarea audientei, secretara il va informa pe sef in legatura cu aceasta situatie. Intr-o astfel de imprejurare, directorul va decide daca isi va intrerupe activitatea pentru a explica vizitatorului situatia sau o va lasa pe secretara sa-si ceara scuze in numele lui.

Uneori vizitatorii sunt solicitati la telefon in timpul intrevederii. Secretara va explica celui care solicita convorbirea situatia si il va intreba daca poate sa transmita mesajul
ea insasi. In cazul in care solicitantul insista sa vorbeasca cu vizitatorul, secretara va transmite informatia acestuia din urma, intrebandu-1 daca doreste sa vorbeasca de la ea din birou.

In cazul in care un apel telefonic necesita interventia directorului in timp ce acesta se afla cu un oaspete, secretara nu-i face acestuia automat legatura, ci isi noteaza numele
solicitantului, scopul apelului si prezinta sefului o notita scrisa. Acesta va hotari urgenta si importanta problemei si, in functie de acestea, se va scuza fata de interlocutor pentru a vorbi la telefon sau o va ruga pe secretara sa preia mesajul celui care a telefonat.

In cazul in care oaspetele a depasit perioada de timp afectata intalnirii, secretara il poate atentiona pe director, ca urmare a unei intelegeri anterioare, prin intreruperea audientei cu ajutorul interfonului, amintindu-i de intalnirea urmatoare.

In general, vizitatorii din strainatate isi exprima in scris, cu mult timp inainte, intentia de a vizita scoala. Astfel, secretara are suficient timp pentru a afla unele lucruri legate de traditiile, cultura si civilizatia tarii respective. Aceasta informare o va ajuta pe ea si pe cei interesati sa inteleaga comportamentul musafirului, evitand astfel situatiile stanjenitoare. In ceea ce priveste atitudinea secretarei, nu este recomandabil ca ea sa adopte comportamentul specific altor popoare pentru a-l face pe vizitator sa se simta ca acasa. Insa e necesar ca ea sa cunoasca foarte bine una sau mai multe limbi de circulatie internationala, pentru a fi capabila sa comunice cu vizitatorul si, in general, sa dea dovada de bun simt si amabilitate, conform normelor internationale ale etichetei in astfel de imprejurari.


2.3.2. Stabilirea unei intalniri de lucru


Cand stabileste o intalnire de lucru pentru director, secretara de la Scoala Nr.1 Cernica:

tine cont de problemele curente de care directorul doreste sa se ocupe la anumite ore ale zilei, spre a nu-i afecta programul

noteaza atat in agenda directorului, cat si in agenda proprie, intalnirile. Cele neconfirmate vor fi trecute mai intai in creion, iar dupa confirmare, in cerneala;

confirma in scris orice intalnire stabilita prin telefon;

lasa timp suficient de deplasare intre intalnirile care se desfasoara in afara scolii in aceeasi zi;

in stabilirea intalnirilor tine cont de faptul ca ele se pot prelungi peste durata preconizata;

daca o persoana solicita prin telefon o intalnire, i se stabilesc data si ora, notandu-se numele, adresa si telefonul persoanei respective, pentru cazul in care trebuie sa se ia legatura cu ea pentru a se modifica data sau ora intalnirii;

daca exista dubii in legatura cu o intalnire, ea se stabileste intai in mod provizoriu si directorul este consultat imediat. Cand acesta este acceptata, secretara va scrie persoanei respective o scrisoare de confirmare;

rezerva suficient timp pentru discutiile cu directorul si rezolvarea corespondentei;

se evita intalnirile care au loc imediat dupa intoarcerea directorului din concediu sau dupa ce a lipsit de la birou;

daca o intalnire trebuie contramandata pe motiv de boala sau din alte motive neprevazute, secretara da un telefon de scuze si stabileste reluarea acesteia la o data ulterioara.


2.3.3. Relatiile cu mass-media


In cadrul celor mai multe institutii, este in general desemnata o persoana care raspunde de relatiile cu mass-media. Acesta nu este cazul Scolii Generale Nr.1 Cernica. Aici, atunci cand cadrul didactic care se ocupa cu relatiile cu presa sau directorul lipsesc, secretara trebuie sa se ocupe de reprezentantii presei, radioului si televiziunii, care telefoneaza sau se deplaseaza direct la scoala. In cazul in care secretara nu este autorizata sa discute cu reporterii anumite probleme, trebuie adoptata o modalitate discreta si plina de tact pentru a explica absenta persoanei care se ocupa de aceasta, fara a face insa nicio consideratie asupra temei interviului. In relatiile cu publicul, secretara trebuie sa fie amabila si cooperanta, sa aiba grija sa nu divulge informatii secrete sau confidentiale, sa noteze numele redactorului respectiv, numarul de telefon, numele ziarului, postului de radio sau televiziune si detalii asupra subiectului care intereseaza. Daca este necesar, secretara aranjeaza o intrevedere cu o persoana din conducere, lasandu-i timp acesteia sa-si pregateasca raspunsurile..

Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relatii ale scolii cu publicul si cu comunitatea locala. Prin urmare, este in interesul institutiei sa ofere presei stiri, informatii si imagini intr-o forma favorabila pentru ea si atata timp, cat acestea constituie inca o noutate.

Cand se pregateste un articol sau o interventie in presa, trebuie sa se tina seama ca:

titlul sa fie clar si sa indice despre ce este vorba in articol;

subiectul sa fie redat in primele 3 cuvinte si preferabil in primul;

paragraful introductiv sa rezume principalele idei ale articolului;

faptele sa fie corecte si prezentate in mod logic;

stilul, continutul, vocabularul si marimea articolului sa fie adecvate publicatiei alese;

sa fie incluse in articol fotografii, diagrame etc. care sustin ideile exprimate;

paragraful final sa dea numele si adresa scolii

termenul limita stabilit pentru primirea materialului sa fie respectat;

articolul sa poarte numele si numarul de telefon al autorului si sa fie datat.

Un articol pentru presa sau un press-release poate fi trimis prin posta sau fax unei agentii mass-media (exemplu: Mediafax) sau poate fi oferit reporterilor care participa la o conferinta de presa, organizata in incinta scolii sau la un local din zona.


2.3.4. Comunicarea telefonica


Fara a fi nepoliticoasa, secretara va fi concisa si se va asigura ca a fost bine inteleasa. Politetea este foarte importanta, evitandu-se astfel inducerea unei impresii defavorabile, lucru care ulterior este greu de corectat. Secretara trebuie sa se gandeasca la toate posibilitatile de a fi utila celui care a telefonat sugerandu-i cai sau persoane care il pot lamuri. Daca nu il poate ajuta, utilizeaza formula “imi pare rau, dar”, cu un ton sincer, asigurandu-1 pe cel care a sunat ca in cazul in care va dobandi informatia ceruta, il va anunta. Vorbind clar, se poate contracara calitatea mai slaba a unei linii telefonice. Daca se ofera informatii referitoare la nume, cifre etc. se rosteste fiecare litera sau cifra in parte.

In Scoala nr.1 Cernica, secretara este cea care primeste sarcina de a asigura comunicarea prin telefon si este astfel perceputa ca reprezentanta a intregii institutii. In acest sens, sase calitati sunt esentiale: inteligibilitate verbala, viteza, politete, precizie, discretie, prezenta de spirit.

Atunci cand telefoneaza, inainte de convorbire, secretara parcurge urmatorii pasi

1. noteaza informatiile pe care doreste sa le obtina si orice alte date, fapte etc. legate de acestea.

2. pregateste dosare, corespondenta, documente care pot fi necesare in timpul conversatiei.

3. pregateste o hartie alba pe care sa ia notite.

4. este bine ca numele persoanei cu care urmeaza sa se discute sa fie cunoscut. Uneori insa acest lucru nu e posibil decat dupa conversatie. In acest caz, la incheierea conversatie numele si numarul de telefon al celui cu care s-a vorbit se va nota in agenda.

O conversatie debuteaza cu un salut. Secretara va saluta, isi va rosti clar numele si pe cel al institutiei din partea careia suna. De asemenea, tot clar va fi notat si numele persoanei cu care doreste sa vorbeasca.

In cazul intreruperii convorbirii, inainte de a suna din nou este bine sa se astepte cateva secunde. Conversatia va curge in mod concis, iar problemele vor fi expuse clar. La finele discutiei, secretara repeta punctele principale ale conversatiei, pentru a se asigura ca s-au retinut toate informatiile si consecintele lor (data, ora si locul unei intalniri, spre exemplu) de catre ambele parti. Chiar daca nu au fost obtinute informatiile dorite, secretara multumeste pentru bunavointa, lucru care va contribui la pastrarea bunelor relatii.

Imediat dupa conversatie notitele vor fi completate pentru a nu fi uitate.

Cand se culeg informatii pentru un raport sau pentru munca curenta, trebuie sa existe acces la sursele originale sau primare de informatii sau sa fie contactata o persoana care are acces la datele secundare de care este nevoie.

Iata un astfel de convorbire la care am asistat in cadrul observatiei in secretariatul Scolii Generale Nr. 1 Cernica.


Inainte de convorbire

Secretara stabileste exact care sunt informatiile de care are nevoie.

Se intocmeste o serie de intrebari din ce in ce mai specifice care sa ceara informatiile dorite.

Convorbirea

Buna ziuna! Ma numesc Tudor E. Sunt secretar la Scoala Generala Nr. 1 Cernica. As dori, daca se poate, sa va adresez o serie de intrebari legate de rata somajului. Aceste date ne vor folosi la intocmirea unor statistici referitoare la mediul din care provin elevii care urmeaza cursurile scolii noastre.

Aveti cumva cifrele referitoare la somaj pentru zona com. Cernica din ultimele sase luni?

Sunt separate aceste cifre pe grupe de varsta si sex?

Puteti sa-mi spuneti cifrele de somaj pentru femei intre 18-30 ani in fiecare luna incepand din luna septembrie?

Aveti si cifre mai vechi referitoare la rata somajului in zona

Imi puteti spune, va rog, cifrele anuale ale ratei globale a somajului incepand din anul 2006?

Va multumesc pentru timpul acordat si pentru informatiile furnizate! Va urez o zi buna in continuare!

Dupa conversatie

Desi a notat imediat informatiile pentru a nu le uita, secretara le completeaza, dandu-le o forma cat mai inteligibila.


Figura nr. 12 – Convorbire la care a participat secretara din Scoala Nr. 1 Cernica si prin care a solicitat informatii


Secretara raspunde la telefon intotdeauna pe un ton amabil si voios, chiar daca este obosita sau se afla la sfarsitul programului. Daca interlocutorul doreste sa vorbeasca cu cineva care este absent, nu trebuie lasat sa astepte, ci va fi intrebat daca doreste sa vorbeasca cu altcineva, sa fie sunat cand persoana cautata se intoarce, sa revina cu telefonul sau sa lase un mesaj.

Indiferent de raspuns, numele persoanei care a su­nat, numele institutiei din care face aceasta parte si numarul de telefon la care poate fi gasita vor fi notate.

Cand raspunde la telefon, secretara trebuie sa fie politicoasa, plina de solicitudine si eficienta. Ea nu raspunde fara hartie si instrumente de scris alaturi.

In cazul in care secretara trebuie “filtreze” convorbirile directorului, ea trebuie sa stie care sunt persoanele pentru care acesta este indisponibil”, cele cu care trebuie neaparat sa vorbeasca si care sunt telefoanele de rutina pe care le poate rezolva singura. Absenta comunicarii vizuale trebuie inlocuita cu anumite formule de tipul Da, inteleg”, „Bine, o sa-1 informez”.

Daca mai exista si alti interesati de ceea ce s-a discutat la telefon, ei trebuie informati cat mai repede, astfel incat totul sa fie proaspat in minte. Daca exista un mesaj pentru altcineva, se mentioneaza data si ora primirii acestuia pe un biletel care va fi predat imediat sau lasat la vedere astfel incat sa nu fie uitat sau ratacit.

Secretara din Scoala nr.1 Cernica trebuie sa cunoasca in mod obligatoriu o limba straina, nivel avansat, si o alta, la un nivel conversational, astfel incat sa poata discuta si cu reprezentanti ai scolilor partenere in proiectele europene. Cunoasterea acestor limbi straine permite secretarei sa comunice verbal si scris, sa participe la intalniri si deplasari etc.




2.4. Planificarea si organizarea sedintelor


In cazul de fata ne referim la planificarea si organizarea, in principal, a sedintelor Consiliului de administratie al Scolii Nr.1 Cernica.

Indeplinirea procedurilor organizatorice comporta raspuns la anumite intrebari, cum ar fi Exista un calendar planificat pe baza caruia persoana care intocmeste ordinea de zi sa cunoasca toate problemele ce urmeaza a fi incluse pe agenda si sa primeasca toate materialele pe care sa le expedieze pana la o anumita dala ? Este posibil ca toti cei interesati sa primeasca ordinea de zi si materialele respective cu destul timp inainte pentru a putea citi totul? Exista un cadru standard pentru ordinea de zi?


Agenda de lucru contine problemele care trebuie discutate in cadrul sedintei, incluzand, de obicei, nota care convoaca adunarea. Surse pentru agenda de lucru:

agenda anterioara (pentru probleme curente);

procese verbale anterioare (pentru continuarea discutarii unui anumit subiect);

schema de organizare (probleme de organizare);

presedintele consiliului de administratie si membrii consiliului pot cere includerea anumitor chestiuni.

Agenda de lucru va fi trimisa participantilor la intrunire este trimisa circa 7 zile inainte, pentru a studia problemele ce urmeaza a fi discutate.


Ordinea de zi a sedintei precizeaza institutia, motivul pentru care este intocmita. Aceasta contine ziua si data sedintei, ora inceperii si incheierii ei, locul unde se va tine (adresa cu instructiuni pentru invitati in caz ca se calatoreste cu mijloace de transport public, sau informatii in legatura cu parcarea masinilor).

Ordinea de zi incepe cu o serie de puncte obligatorii: scuze in numele celor care absenteaza, cuvantul de salut si de prezentare a invitatilor, iar apoi se trece la ordinea de zi propriu-zisa care contine o prezentare succinta a scopurilor sedintei si/sau a principalelor probleme de discutat. Este nevoie de procesul verbal al sedintei precedente (pentru conformitate), care se analizeaza pentru a se descoperi eventuale probleme reiesite din acesta, dar care nu se regasesc pe ordinea de zi.


Rolul secretarei in organizarea sedintelor Consiliului de Administratie

Inainte de sedinta

alege o sala corespunzatoare

pregateste ordinea de zi, consultandu-se cu directorul si cu presedintele Consiliului de Administratie

distribuie ordinea de zi membrilor

pregateste agenda de lucru a presedintelui Consiliului de Administatie

obtine toate informatiile sau documentele necesare de la persoanele care nu pot participa, dar care se stie ca au o anumita parere despre problemele care vor fi discutate

aduna o serie de lucruri necesare pentru sedinta, cum sunt

o           rechizite de birou, inclusiv hartie de scris;

o         exemplare in plus ale agendei de lucru;

o         procesul-verbal al sedintei anterioare;

o         toate documentele si dosarele de corespondenta relevante, inclusiv scrisori de scuze de la membrii care nu pot participa;

o         registrul sau foaia de prezenta;

o         orice carte de referinta, decizii/decrete etc.

stabileste cadrul standard al procesului-verbal: numele institutiei; data si locul reuniunii; numele celor prezenti; numele absentilor si motivul; titlul si subtitlul fiecarui punct, lasand spatiu liber intre punctele agendei;

indeplineste rolul de gazda. In acest sens secretara se asigura ca: sala este descuiata inainte de sedinta, incuiata dupa aceea si aranjata pentru sedinta, ca exista suficiente scaune si mese, exista toate instalatiile necesare (de exemplu: hartie de scris si pixuri, markere, retroproiector etc.), sa fie aduse materialele reuniunii, sa existe termos sau ceainic, cesti, lingurite sau alta vesela, ca exista cafea, ceai, zahar, sucuri, biscuiti, sandviciuri sau alte gustari etc.

rezolva eventualele aranjamente speciale

se asigura ca raspunde cineva la telefon in acest timp si ca este pus pe usa un anunt prin care se atrage atentia ca in sala se tine o sedinta.

In ziua sedintei

vine devreme, aducand toate obiectele prezentate mai sus.

se asigura ca exista semne indicatoare catre sala de sedinte, daca e cazul.

se asigura ca locurile sunt pregatite.

verifica ca fiecare participant sa aiba hartie de scris si pix.

verifica semnarea convocatorului.

citeste procesul-verbal al sedintei anterioare, daca nu a fost distribuit inainte participantilor, scrisorile de scuze si orice alta corespondenta.

presedintele este ajutat, dandu-i-se informatiile necesare din dosarele aflate in discutie.

intocmeste procesul-verbal.

Dupa sedinta

strange hartiile ramase in sala.

are grija ca toate documentele sa fie duse inapoi in birou.

pregateste o schita de proces-verbal care sa fie aprobata de presedinte.

dupa aprobare, dactilografiaza procesul-verbal in forma finala pentru a fi trimis participantilor.

dactilografiaza corespondenta hotarata in timpul sedintei.

indosariaza documentatia folosita la sedinta, precum si corespondenta aferenta.


2.5. Organizarea unei reuniuni


In cursul unui an scolar, in Scoala Nr.1 Cernica se organizeaza o serie de reuniuni, cum ar fi conferintele, seminariile ori mesele rotunde. Si in aceste cazuri, secretara are o serie de roluri. Despre acestea voi vorbi in cele ce urmeaza

Astfel, pentru fiecare reuniune secretara intocmeste un dosar nou, in care se vor tine toate documentele legate de aceasta, inclusiv cele care contin informatii legate de tema sau scopul reuniunii, data desfasurarii acesteia ori locul in care ea va avea loc.

In acelasi timp cu alegerea locului de desfasurare a conferintei, se vor alege si hotelurile potrivite gazduirii invitatilor si participantilor. Secretara schiteaza programul evenimentului pentru a fi aprobat de organizatori sau de membrii prezidiului. De asemenea, ea trimite cate o invitatie scrisa membrilor prezidiului si vorbi­torilor principali. Odata cu invitatia trebuie trimise si date preliminare despre reuniune. Pot fi publicate si anunturi in reviste de specialitate.

Secretara este cea care face toate aranjamentele pentru cazare, masa si alte facilitati.

Daca va exista o masa festiva, trebuie facute urmatoarele pregatiri de catre secretara:

personalitati deosebite vor fi invitate;

se pregateste primirea invitatilor;

se pregateste servirea cocktailurilor intr-o anticamera;

se discuta meniul, bauturile cu personalul hotelului;

se schiteaza un plan al mesei cu asezarea invitatilor.

Secretara se ocupa de aranjarea inregistrarii lucrarilor conferintei si, daca este necesar, de invitarea presei la sesiunile publice. De asemenea, ea se asigura ca exista mijloacele vizuale (retroproiector, video) necesare participantilor. La o data stabilita, ea confirma numarul de rezervari centrului de reuniuni sau hotelului angajate in actiune. In plus, pregateste pliante ale conferintei cu lista delegatilor, comunicate de presa, material publicitar, insigne, ecusoane etc

In ziua reuniunii, secretara

supravegheaza biroul de conferinta, procedura de inregistrare a participantilor sositi, eliberarea pliantelor conferintei si satisfacerea solicitarilor/ intrebarilor participantilor;

verifica daca au fost aranjate camerele, daca gustarile si bauturile racoritoare au fost pregatite, iar aparatura este corect pozitionata si in stare de functionare;

prezinta vorbitorii invitati celor mai importanti delegati;

se ocupa de multiplicarea documentelor conferintei

daca reprezentantii presei sunt prezenti, le asigura accesul la informatiile dorite.

Dupa reuniune, secretara

intocmeste scrisori de multumire participantilor, vorbitorilor si tuturor celor care au contribuit la conferinta.

achita drepturile banesti ale vorbitorilor, cazarea si masa participantilor, chiria salii etc.

pregateste un raport asupra reuniunii pentru participanti si eventual pentru presa.

trimite participantilor fotografii de la reuniune si rapoarte.


In organizarea unei reuniuni, lista de control reprezinta un instrument de organizare eficient, intrucat este foarte usor sa uiti ceva de o importanta vitala, cum ar fi, de exemplu, materiale neaparat necesare, ecusoane, un proces verbal suplimentar de la ultima reuniune, precum si multe altele. Este foarte necesar, chiar indispensabil, sa se intocmeasca o lista cu actiunile si materialele ce fac parte din procesul organizarii si conducerii unei reuniuni pentru a evita situatii stanjenitoare. Desi reuniunile sunt diferite ca scop si substanta, punctele de pe lista sunt universal valabile.


2.6. Organizarea unei mese de lucru


Secretara mai participa si la aranjarea meselor de protocol pentru oaspetii scolii. Dupa ce discuta cu directorul chestiuni legate de meniu si bauturi, ea confirma in scris, cu mentionarea datei si a orei.

In cazul in care se impune rezervarea unei mese pentru pranz sau cina la un hotel sau restaurant, directorul sau oaspetii pot sugera locul. Se telefoneaza mai intai, la local, pentru a se asigura ca este disponibila o masa si se realizeaza rezervarea, mentionandu-se data, ora, numarul de locuri.

Organizarea unui bufet rece in biroul directorului sau in sala de consiliu poate fi asigurata de scoala sau de un furnizor extern. In ambele cazuri, este necesara confirmarea in scris a datei, orei, locului, numarului de invitati, meniului si bauturilor.

Tiparirea invitatiilor si trimiterea lor celor vizati sa participe este foarte importanta deoarece unii dintre oaspeti pot tine la respectarea acestor etichete. Dupa primirea raspunsurilor, se va comunica furnizorului numarul exact de persoane. In ziua dineului, se va telefona furnizorului pentru orice schimbare de ultima ora.

Structura unei invitatii cuprinde 10 elemente:

Denumirea si sigla institutiei

Numele si, eventual, functia celui/celor care lanseaza invitatia

Formularea invitatiei

Evenimentul propriu-zis

Scopul intalnirii/petrecerii

Data

Ora

Locul

Instructiuni speciale

Unde se poate raspunde.



Iata un exemplu de invitatie trimisa de catre Scoala Generala Nr. 1 Cernica



Scoala Generala Cu Clasele I-VIII Nr. 1 Cernica, Ilfov


Georgescu Marin, director al scolii, va invita cordial la un bufet in onoarea Dl. Peter Meyer, director al Colegiului Marcel Pagnol din Caen-Franta.


Marti, 21 aprilie 2009

de la orele 18.00 la 20.00

Restaurant Ciresica, Aleea Industriilor, nr. 298

Bucuresti


Inspector Scolar

Ionescu Silvia

Bld. Aviatorilor, Bl. 74 C, ap. 1

Tel./Fax. 021 2229832


Figura nr. 13 – Invitatie



2.7. Salarii si contracte de angajare


Salariul net, adica suma de bani pe care o primeste un salariat, in cazul de fata un profesor, se calculeaza dupa cum este aratat in figura urmatoare.


















































Figura nr. 14 – Calculul salariului de baza



Acest aviz de plata informeaza angajatii cu privire la sumele de bani ce li se cuvin, modificarile facute pentru suplimentari (ore peste program, prime etc.) si retinerile (legale si voluntare).


AVIZ DE PLATA

Nume:

Mircea Marcela

Marca:


Saptamana


Data:


Nr. cod:

348 L

Castiguri: de baza   610,00

ore suplimentare 80,00

prime -

plati restante -

altele -

Total brut   690,00

Retineri

impozit pe venit 165,60

asigurari de stat  

economii 10,00

Total retineri   223,90

SALARIU NET   466,10


Figura nr. 15 – Aviz de plata


Patronul este obligat prin lege sa faca urmatoarele retineri din salariu pentru toti salariatii:

Impozit pe venit  

Asigurari de stat,

ambele retineri variabile.





Retinerile voluntare

Aceste retineri nu sunt obligatorii si se fac numai cu acordul angajatului. Sumele sunt fixe si pot include contributii la un fond social, economii, fonduri benevole.O retinere variabila este aceea care se calculeaza separat la fiecare plata si poate varia in concordanta cu suma bruta, in timp ce retinerile fixe au aceeasi valoare si pot fi tiparite anticipat pe documentul de plata.


Salariul de baza


Salariul de baza in invatamant este fix, corespunzator normei didactice care este de 18 ore/ saptamana pentru angajatii cu vechime mai mica de 25 de ani in invatamant si de 16 ore saptamana pentru angajatii care au o vechime didactica mai mare de 25 de ani La aceasta suma se adauga orele ce depasesc norma didactica, gradatia de merit sau salariul de merit (pentru cei ce au castigat prin concurs acest drept), sporul de vechime, sporul de rural (pentru dascalii din mediul rural).

Impozitul pe venit se retine direct din salariu, pe masura ce acesta se primeste. Sistemul se aplica tuturor angajatilor, indife­rent de varsta. Avantajul acestui sistem pentru stat este ca impozitele sunt colectate re­gulat, lunar, de la toti cei care obtin venituri, scutind autoritatile fiscale de sarcina colectarii de la fiecare persoana. Institutiile trimit un cec colectiv, o data pe luna, la Centrul de colectare a taxelor. In acest fel, statul este asigurat ca primeste impozitele cuvenite si nu apar probleme cu rau-plarnicii.

Angajatii beneficiaza in urma acestui sistem pentru ca suma datorata statului se calculeaza in relatie cu suma castigata si se modifica lunar in concordanta cu castigul.

Suma de bani ce se retine la fiecare zi de plata depinde de:

nr. de cod al angajatului - indica impozitul pe venit corespunzator.

salariul brut calculat de la inceputul anului fiscal.

impozitul total calculat pentru zilele platite ale anului fiscal.

Suma de bani pentru impozite si contributia la asigurarile sociale ce trebuie platite de fiecare angajat sunt inregistrate pe o foaie de retineri.




Fisa de retineri


Fisa de retineri a fiecarui salariat trebuie sa contina numarul de cod in functie de care se calculeaza impozitul. Daca exista vreo modificare la acesta, noul numar impreuna cu saptamana sau luna in care a fost aplicat trebuie introdus in spatiul corespunzator. Aceasta fisa, completata, va fi pastrata de angajator cel putin 3 ani dupa incheierea anului la care se refera.


Erori in calcularea si rambursarea taxelor


Este foarte important ca introducerea datelor in fisa de retineri sa se faca corect, iar adunarile si scaderile sa fie verificate. Daca angajatorul gaseste, in decursul unui an, ca s-a facut o eroare in calcularea impozitelor, aceasta trebuie remediata din luna sau saptamana in care s-a comis. Cand plata facuta intr-o saptamana a fost gresit inregistrata, cifra se taie cu o linie (astfel incat sa fie inca vizibila) si se trece suma corecta. Orice cifra scrisa gresit nu va fi stearsa, dar se va marca pentru a se sti ca greseala a fost depistata si indreptata.

Secretara si personalul contabil trebuie sa noteze toate schimbarile aduse de ministrul de finante privind propunerile pentru bugetul anului respectiv. Contribuabilii vor fi anuntati printr-o circulara in legatura cu schimbarile survenite.


Asigurari de stat


Sistemul asigurarilor de stat asigura venituri in bani, avand la baza contri­butiile constante lunare: retributii pentru someri si in caz de incapacitate de pe urma accidentelor de munca, concedii de boala, invaliditate si maternitate, alte beneficii conform Serviciului National de Sanatate, alocatii pentru copii, vaduve, tutori, ajutoare si credite pentru familii, ajutoare pentru parintii singuri si pensionari. Acest Sistem este diferit de Serviciul National de Sanatate, care asigura tratament si ingrijiri medicale pentru toata lumea, indife­rent daca au asigurare sau nu. Angajatii care sunt inclusi in scheme de plata pentru pensie sau pensie suplimentara si indeplinesc anumite cerinte pot plati contributii mai mici.

Asigurarile sociale pentru angajati se platesc in concordanta cu castigu­rile si sunt colectate o data cu impozitele. La acest sistem de retineri legale participa atat angajatii cat si patronii.

Contributiile angajatilor pot fi: contributii standard platibile de catre toti salariatii sau contributii reduse pentru unele femei casatorite sau vaduve. Contributiile angajatorilor se calculeaza la aceeasi rata, ei neputand bene­ficia de reducere.

Contributia la asigurari sociale se calculeaza intotdeauna in functie de venitul brut inaintea tuturor deducerilor. In mod normal, acesta este acelasi cu suma inregistrata in foaia de retineri pentru impozite.

Angajatorul este responsabil de platirea contributiilor atat pentru el, cat si pen­tru angajatii sai si are dreptul sa calculeze contributia datorata de angajati.


Contracte de angajare


Un contract de angajare exista imediat ce angajatul accepta termenii si conditiile de angajare la inceperea lucrului. Contractele din invatamant sunt contracte scrise si con­tin conditiile principale ale muncii. Aceasta regula se aplica angajatilor care lucreaza mai mult de 8 ore pe saptamana, fiind angajati pentru cel putin o luna.

Contractul trebuie sa contina urmatoarele puncte:

Numele angajatorului si al angajatului

Data inceperii angajamentului si daca alta angajare anterioara se con­sidera parte a unei perioade neintrerupte de munca.

Remunerarea postului si intervalul de timp la care se face plata salariului

Numarul de ore de munca

Detalii privind zilele de concediu si plata concediului de odihna

Prevederi despre concediul de boala si dreptul la concediul medical

Detalii privind contributia pentru pensie si daca este sau nu in vigoare un certificat pentru plata de contributii mai mici.

Perioada de acordare a preavizului atat de catre angajat cat si de catre angajator

Denumirea postului pe care angajatul il va ocupa

Locul de munca

Detalii asupra existentei oricaror acorduri colective relevante, care ar afecta direct termenele si conditiile angajarii.

Detalii ale procedurilor disciplinare si de rezolvare a revendicarilor salariatilor.

De cate ori se aduce o modificare oricarui element dintr-un contract de angajare, angajatii au dreptul sa primeasca individual notificare cat mai curand posibil si in decurs de o luna, indiferent de subiect.






















CAPITOLUL III. SECRETARIATUL VIITORULUI



Am rezervat capitolul al III-lea al lucrarii alcatuirii unei descrieri a secretariatului viitorului.

De multe ori vedem ca la majoritatea organizatiilor angajatii sunt trimisi la cursuri de perfectionare. Nimeni nu se gandeste insa la secretare. In fapt, la cursuri participa toti salariatii, incepand cu conducerea si terminand cu cei de la productie, in afara de secretare. Putini considera ca aceasta categorie profesionala ar putea contribui cu ceva la procesul de optimizare a activitatii in organizatie, fie ca este vorba de o scoala, asa cum am vorbit pana acum, fie ca este vorba de o firma!

Secretariatul este insa centrala de comu­tatie a informatiilor oficiale si neoficiale.

Exista foarte multe preconceptii legate de secretare si daca il intrebati pe omul de pe strada ce inseamna si ce face o secretara, auziti, probabil, exact in aceasta succesiune: face cafele”, „bate la masina”, „arata bi­ne”. Mai grav este ca in institutie insasi ele sunt privite adesea ca niste comode, fete care trebuie sa fie mereu pregatite sa execute ordinele.

Acolo insa unde secretarele sunt privite ca niste colege si coechipiere competente, cu gandire independenta si actiune responsabila, sefii au atitudini corespunzatoare, sprijinindu-le si stimulandu-le cel mai adesea sau cel putin nepunandu-le in mod activ piedici.

Multe secretare se plang de proasta lor imagine, dar exista cateva care relateaza cum si-au cucerit o imagine buna cu eforturi hotarate, prin competenta si prestanta, avand acum un domeniu de sarcini interesante si incitante, pe care le rezolva in regie proprie.

Vremurile se schimba si secretara clasica, care elaboreaza, prelucreaza si gestioneaza documente dupa model, mai mult de jumatate din timpul ei de lucru, si se ocupa in rest de telefoane si de cafele, dispare. Astazi stim ca sunt de viitor numai noile profiluri de sarcini, cu mai multe prelucrari specializate si cu asistenta calificata pentru sefi.

Stim ce realizeaza secretarele zi de zi, dar de ce totusi dureaza atat de mult modificarea corespunzatoare a imaginii secretarelor?

Cele care ar trebui sa fie interesate de o asemenea schimbare sunt chiar secretarele. Daca in fiecare zi acestea dau totul la locul de munca, daca se straduiesc mereu pentru a se perfectiona si reusesc tot timpul sa faca fata cu brio fluxului mereu sporit al sarcinilor, daca dedica organizatiei mai mult timp decat cel contractual (cele mai multe secretare presteaza din plin ore suplimentare) si asigura prin iradiere pozitiva un bun climat la serviciu, atunci poate exista, intr-adevar, pretentia la recompensare.

Cine efectueaza permanent o prestatie de inalta calitate si nu primeste recunoastere, ci mai degraba are senzatia ca este subapreciat si chiar dispretuit, va avea dificultati in a-si mentine macar stima de sine. Fara aceasta, si fara respectul celorlalti, nimeni nu poate realiza pe termen lung performante de varf. Exact acestea ii intereseaza in cel mai inalt grad atat pe sefii, cat si pe institutiile unde secretarele isi desfasoara activitatea.

Daca secretarele sunt subevaluate de colegi, sefi sau de alte persoane si li se confera imaginea de prostute carora trebuie sa li se spuna exact ce au de facut, pot exista mai multe motive, cum ar fi, de pilda, teama ca secretara sa nu devina prea buna si sa-si caute un alt domeniu de activitate sau un alt sef. O alta teama este legata de pretentiile neplacute sau exagerate, pe care le-ar putea avea fata de institutie o secretara recunoscuta (de exemplu in privinta salariului, a timpului de lucru etc). De asemenea, exista si comportamentul tipic rolului in care se considera ca barbatul domneste, iar femeia serveste. Foarte grava este lipsa constientizarii folosului pe care il pot aduce secretarele sau asistentele sefilor si institutiilor, daca se pot manifesta optim;

Chiar daca aceste motive pot fi intelese, ele nu sunt tolerabile in opinia mea, cel mai putin pentru secretare. Ele sunt principalele angajate aflate in cauza si ca atare depinde de ele sa intreprinda ceva impotriva acestor aspecte. Acest lucru nu este simplu, insa cu efort sustinut poate fi realizat.

Ceea ce ajuta cel mai putin sunt compromisurile. Mai bine ar fi sa se analizeze fara menajamente situatia si sa se procedeze profesional in directia schimbarii acesteia.

Globalizarea si transformarea rapida sunt tendinte care pot, de aseme­nea, ajuta. Institutiile noastre se schimba, iar aceasta poate fi un lucru negativ si sa insemne turbulente periculoase, dar poate insemna si ceva pozitiv: aer proaspat si un curent ascensional.

Procesele de schimbare din institutii implica riscuri si noi sanse pentru secretare si asistente. Observam peste tot ca restructurarile de orice forma sunt la ordinea zilei, indiferent daca este vorba de intreprinderi industriale, pentru prestari de servicii sau de institutii. Indiferent de ramura, intreprinderile incearca sa ramana concurentiale, si astfel viabile. Organizatiile trebuie sa gandeasca si sa actioneze global. Se cer: rapiditate, cea mai inalta calitate si preturi concurentiale pentru produse si servicii. Aceste prestatii trebuie realizate in conditiile unui cadru economico - politic dificil.

Si pentru secretare, aceste procese comporta riscuri. De exemplu, in cadrul restructurarii conducerii in multe organizatii se desfiinteaza niveluri ierarhice intregi sau se externalizeaza domenii complete, de pilda prin Outsourcing, adica prin transmiterea anumitor functii catre furnizori. Existand mai putini sefi, automat exista mai putine secretare, cel putin dintre cele care au lucrat pana acum in stil clasic pentru asemenea sefi. Presiunea creste deci asupra secretarelor ramase, pentru ca eliminarea unor niveluri ierarhice nu inseamna si disparitia tuturor sarcinilor, rezolvate pana atunci de acestea. De regula, sarcinile sunt redistribuite si imbogatesc spectrul de sarcini al celor nedisponibilizati.

Progresul tehnologic obliga la invatarea continua, timpul necesar fiind adesea alocat suplimentar, intrucat afacerile zilnice continua nemilos. Cine nu tine pasul, isi pierde mai devreme sau mai tarziu slujba. Restructurarile le privesc din ce in ce mai des si pe secretare. Se experimenteaza si se testeaza: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat, birourile - centre de profit, lucrul de la distanta, pentru a numi numai cateva din aceste noi abordari. Se incearca astfel eficientizarea chiar si a muncii de birou.

Prima sansa pentru secretara este dezvoltarea continua a tehnologiei informationale si comunicationale. Acum, e-mail-ul (posta electronica) si calendarul electronic de termene inseamna o degrevare de muncile de rutina, mari consu­matoare de timp. Scrisul, copiatul, distribuirea postei, arhivarea si organizarea ter­menelor fac parte din sarcinile traditionale ale secretarelor si le ocupau inainte cea mai mare parte a timpului. Pe viitor, din ce in ce mai multi autori isi vor elabora singuri textele, inclusiv folosind sistemele de introducere vocala.

Biroul va deveni, in ansamblu, mai sarac in hartii, iar intocmirea, distri­buirea si gestiunea informatiilor se vor accelera. Avantajul secretarei este timpul casti­gat, care trebuie folosit pentru a obtine sarcini mai atractive, in functie de interesele si talentele fiecaruia, dar si de posibilitatile institutiei.

Daca pe viitor vor fi mai putini sefi, acestia vor avea automat mai mult de lucru. Sefii sunt, de obicei, cadre de conducere care trebuie sa conduca direct un numar de subordonati. Acest numar creste daca se micsoreaza numarul de sefi, numarul subordonatilor ramanand aproximativ acelasi, creste deci domeniul de conducere. Simultan, se schimba sarcinile de conducere. Pentru a face fata viitoarelor sarcini, organizatiile au nevoie de salariati care se autoorganizeaza, se autoformeaza si care pot lua singuri decizii - orice alt mod de lucru consuma prea mult timp. Sefii devin antrenori care trebuie sa aiba grija ca jucatorii lor sa formeze echipe optime si sa gaseasca terenuri de joc optime. Conducerea va avea loc mai ales prin comunicare, pentru care sefii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional.

In spatele sefilor eficienti vor sta in viitor, mai mult decat in prezent, pumnii de otel ai unor talentate adminis­tratoare a timpului.

Ca asistente calificate, secretarele gestioneaza nu numai sefii si totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci preiau chiar si parti din sarcinile acestora si le rezolva independent, de exemplu, sub forma de proiecte sau domenii proprii de specialitate. Poate fi vorba de elaborarea unui sistem infor­matic, prin care sa se supravegheze toate activitatile sau proiectele curente ale dome­niului, asa incat sefii sa poata conduce efectiv proiectele.

Tot mai multe firme experimenteaza noi forme de organizare pentru prestarile de servicii birotice. Mai ales Total Quality Mana­gement ne-a largit perceptia asupra existentei atat a clientilor externi, cat si a celor interni. De ce sa nu cream atunci pentru clientii interni ai institutiei - sefii, specialistii sau asistentele manageriale - puncte de prestare a serviciilor, care sa lucreze rapid, flexibil si poate chiar timp de 24 de ore din 24?

De ce competente anume ar avea nevoie o secretara pentru a fructifica schimbarea? Invatarea in tot timpul vietii este o cerinta a schimbarii rapide si o exigenta a societatii actuale. Invatarea unei profesii si practicarea nemodificata a acesteia pana la pensionare apartin deja trecutului!

Trebuie sa cercetam in permanenta

Ce se cere in prezent si in viitor?

Ce stiu deja sa fac si cat de bine stiu?

Ce trebuie sa mai invat si cum fac aceasta cel mai eficient?

Desigur ca si pe viitor trebuie stapanit instrumentarul profesional al secretarei. In afara de aceasta, trebuie urmarita mereu evolutia actuala si insusite cele necesare. Poate fi cazul unei noi ortografii, proiectarii unor texte, grafice etc.

In afara stapanirii reale a compu­terului, cu pachetele de programe aferente, de ultima ora, trebuie ca secretara sa se informeze mereu privitor la cele mai noi tendinte si evolutii din domeniul tehnicii comuni­catiilor birotice. Poate ca va conduce la un moment dat si aceasta - in functie de domeniul sarcinilor - alti oameni, iar aceste cunostinte ii vor fi si atunci de folos.

Arhivarea este una din chestiunile cele mai sacaitoare - si nu numai pentru secretare. Aceasta inca mai consuma, de cele mai multe ori, atat de mult timp, incat este necesara organizarea ei optima. Nu este suficient ca secretara sa stie ca documentele se pot ordona alfabetic sau numeric. Exista o multime de cunostinte care pot ajuta la organizarea informatiei!

Comunicarea domina societatea de azi. Ea trebuie organizata, daca se doreste sa decurga eficient. Desfa­surarea fara frictiuni a sedintelor, simpozioanelor, meselor rotunde etc. se datoreaza profesionalismului secretarei. Cunostintele de marketing ajuta si ele. Deoarece fiecare angajat al firmei este si client, nimanui nu-i strica cunostintele de baza privitoare la relatiile aferente. Aceasta ajuta la intelegerea contextului in care se gaseste institutia si in care sefii sau conducerea trebuie sa ia decizii, pe care prin munca secretarei le pregateste, le sprijina si la a caror transpunere in practica dau o mana de ajutor.

Exista desigur nenumarate alte posibilitati de continua forma­rea profesionala!

In lumea birourilor, este necesara mai ales capacitatea de concentrare, de preluare rapida si de retinere a informatiilor esentiale, in ciuda agitatiei.

Daca secretara doreste sa participe activ la configurarea transformarii, va trebui sa le faca sefilor si colegilor propuneri si sa le sustina in mod convingator, printr-o abordare profesionala. Creativitatea trebuie folosita pentru a produce idei noi.

De la asistentele manageriale competente se asteapta in ziua de azi coordonarea suverana a discutiilor. Inainte de a gestiona sefii si timpul lor, trebuie desigur stapanita propria persoana si propriul timp foarte bine! Gestiunea timpului personal este strans impletita cu cea a timpului sefilor.

Asistentele manageriale calificate vor realiza pe viitor multe sarcini sub forma de proiecte. Conducerea proiectelor repre­zinta denumirea sintetica pentru ansamblul instrumentelor cu care se poate porni, dirija si incheia cu succes un proiect. La conducerea proiectelor exista viitoare sanse foarte atractive: fie sefii conduc chiar ei proiecte si secretarele ii sprijina activ, fie secretara colaboreaza cu echipe de proiect sau chiar realizeaza proiecte proprii. In toate cele trei variante, aceasta se poate profila si isi poate edifica o noua imagine.

Chiar si pentru secretare, care au fost pana acum mai mult com­batante solitare, in viitor, munca in echipa devine tot mai de actualitate In afara de aceasta, din ce in ce mai multe secretare incep sa-si creeze retele de relatii in firme, dar si in afara acestora. Ele se angajeaza in asociatiile profesionale sau isi creeaza foruri proprii, concepute si folosite ca burse de informatii si ca instrumente de sprijin reciproc. Din nou este necesara capacitatea de lucru in echipa!

Organizatiile cu succese deosebite se re­marca prin faptul ca oamenii isi vin in intampinare unii altora si afla cum se pot completa reciproc pentru realizarea obiectivelor. Salariatii de succes poseda inteli­genta emotionala. Ei stiu ce trebuie sa faca pentru a-i castiga pe ceilalti si a-i entuziasma pentru realizarea obiectivelor comune. In unele organizatii, inteligenta emotionala a unor angajati este singurul factor motivant pentru oameni si pentru realizarea sarcinilor.

Secretariatul a fost intotdeauna o centrala de comutatie a comunicatiilor. Secretara trebuie sa isi stabileasca in mod obiectiv cat de pregnante ii sunt capacitatile de comunicare, si sa le dezvolte continuu.





































CONCLUZII FINALE



In loc de concluzii, as vrea sa construiesc un portret robot al unei secretare profesioniste.

Secretara profesionista se intreaba constant daca este competitiva si performanta. O enumerare a celor mai importante calitati reclamate de profesiunea de secretara serveste dorinta acesteia de autoevaluare si autodepasire.

Cele mai importante insusiri sunt

cunoasterea limbii romane si a 1-2 limbi straine (conversatie, gramatica, ortografie)

stapanirea lucrului pe calculator si a muncii de birou

capacitatea de comunicare, de a-si intelege si ajuta semenii

ordine, rigurozitate si disciplina interioara

capacitatea de a lucra rapid si precis

increderea in propriile initiative

simtul raspunderii

discretie si loialitate fata de institutie

punctualitate

flexibilitate (de exemplu, disponibilitatea de a lucra in afara orelor de program)

bun simt, calm si rabdare

spirit de echipa

politete si respect al ierarhiilor

In general, secretara trebuie sa duca la indeplinire anumite sarcini tipice acestei functii, dar nu oricum, ci cu maxima eficienta. In acest sens, ea:

deschide si sorteaza corespondenta

da curs corespondentei de rutina

scrie dupa dictare

expediaza corespondenta

claseaza documente

raspunde la telefon: preia mesaje; rezolva probleme curente; se asigura ca cel ce telefoneaza vorbeste cu persoana cea mai potrivita; isi protejeaza seful de convorbiri nedorite etc.

se ingrijeste de oaspeti

are in pastrare agenda de lucru

organizeaza calatorii

organizeaza intalniri

se informeaza asupra activitatilor de profil (de exemplu, citeste jurnalele si revistele comerciale)

intocmeste si pastreaza o biblioteca de informatii utile. Este greu de imaginat ca o secretara poate fi eficienta daca nu are la indemana o serie intreaga de materiale de referinta, printre care:

o       un ghid al secretarei;

o       un ghid specializat pe domeniul de activitate al secretarei (medical, scolar, juridic, comercial, economic etc);

o       un ghid de etica;

o       un ghid de corespondenta;

o       un ghid de punctuatie, ortografie, ortoepie si gramatica;

o       un dictionar enciclopedic;

o       dictionare de limbi straine;

o       carte de telefon/ agenda proprie cu telefoane uzuale;

o       un atlas;

o         harti ale orasului si tarii /ale lumii;

o       orarul de zbor al avioanelor;

o       mersul trenurilor, al autobuzelor si al tramvaielor;

o       harti turistice si autoturistice;

o       publicatii profesionale (comert, economie etc.)

o       informatii despre firmele concurente, departamente guvernamentale, ambasade straine, organizatii internationale etc;

o       legislatie interna si internationala;

o       literatura de specialitate (publicatii profesionale).






BIBLIOGRAFIE



Airinei Vasile, I., Éléments de secretariat, Ed. Universitatii din Bucuresti, Bucuresti, 2000

Allock, D., Working with a secretary. A Manager’s Guide, The industrial society, London, 1993

Berciu-Draghicescu, A.,Tabarcea, C., Virgolici, N., Buletinul colegiului universitar de administratie si secretariat, arhivistica-biblioteconomie-birotica, Vol(s): 2001(1) - 2002(2), Ed. Universitatii din Bucuresti, Bucuresti, 2002

Berciu-Draghicescu, A. (coord.), Manual de secretariat si asistenta manageriala, Ed. Universitatii, Bucuresti, 2003

Bullinger, H., Klein, B. (coord.), Secretariatul viitorului, Studiul Fraunhofer, Ed. Gabler, Wiesbaden, 1994

Gätjens-Reuter, M., Organizarea informatiilor in arhiva, trad. din germana de Alexandru Schulz si Claudia Behrens, Ed. Tehnica, Bucuresti, 1993

Gätjens-Reuter, M., Manual de secretariat si asistenta manageriala, trad. din germana de Alexandru Schulz si Claudia Behrens, Ed. Tehnica, Bucuresti, 2001

Harrison, J., Secretarial Duties, Pitman Office Guides, London, 1994

Hascal, A., Preotesiu, L., Corespondenta si tehnica secretariatului, Ed. Didactica si Pedagogica R.A., Bucuresti, 1993

Hayward, G., Careers in secretarial office work, Kogan Page, London, 1993

Maxim, C., Lazea, H., Secretariat si corespondenta institutionala, SNSPA, Bucuresti, 2001

Pariza, M., Curs de secretariat si asistenta manageriala, Ed. C. H. Beck, Bucuresti, 2008

Siegbert, W., Cum imi conduc superiorul?, Ed. Expert, Renningen, 1995

Socobeanu, I., Manual de secretariat: organizare, atributii, competente, Ed. Eficient, Bucuresti, 2002



Ghinea, D., Enciclopedia geografica a Romaniei, Ed. Enciclopedica, Bucuresti, 2000

https://recensamant.referinte.transindex.ro/?pg=3&id=1591 accesat la data de 19.04.2011





Document Info


Accesari:
Apreciat: hand-up

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site


in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare




Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2024 )