Obligatiile creatorilor si detinatorilor de arhiva privata

Obligatiile creatorilor si detinatorilor de arhiva privata

Prevederile Regulamentelor Organice au repezentat o etapa extrem de importanta in organizarea Tarii Romanesti si Moldovei. Prin aceste prevederi s-au produs modernizarea si uniformizarea organizarii administrative si politice. Modelul rusesc al Regulamantelor Organice au meritul de a aduce un impuls necesar aparitiei unor institutii si dezvoltarii altora, si aducerea celor doua Tari Romanesti la un nivel tot mai apropiat de cel european.

a. Decretul nr. 472 1971 privind Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste Romania, emis la 20 decembrie 1971 si publicat in „Buletinul Oficial al R.S.R.”, Partea I, nr. 164 din 30 decembrie 1971.

b.            Legea Arhivelor Nationale nr. 16 ce cuprinde si un capitol intitulat “Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente”, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

c. Ordonanta de urgenta nr. 319 din 31. 09. 2006, publicata in “Monitorul Oficial”, Partea I, nr. 486 din 05. 06. 2006 pentru modificarea si completarea Legii Arhivlor Nationale nr. 16/1996.

d.            Proiectul de lege al Arhivelor Nationale (2007-2008) aflat in procesul de aprobare si promulgare.

Pentru ca subiectul nostru de analiza este dat de “creatorii si detinatorii de arhive private” trebuie precizat ca termenul de arhiva are 3 sensuri:

de Arhiva ca institutie a statului cu menirea de pastrare si conservare a mostenirilor documentare lasate de posteritate

de arhiva ca spatiu de depozitare a materialului documentar

de documente propriu-zise, ca izvoare de cercetare a trecutului nostru.

Dupa cum putem vedea, in aceste definitii este amintita si distinctia dintre arhive publice si private, dorind sa subliniez aici ca aceasta diferentiere neta se face abia in Proiectul de lege al Arhivelor Nationale, prin arhive private intelegandu-se “toate acele arhive care nu sunt definite ca arhive publice prin prevederile prezentei legi”[3], adica toate acele arhive care nu rezulta din activitatea:

a. persoanelor juridice de drept public

b.            persoanelor fizice sau juridice de drept privat care indeplinesc un serviciu public.

c. persoanelor juridice de drept privat finantate de la bugetul de stat sau de la bugetele locate.

d.            persoanelor juridice de drept privat care, potrivit legii, au obtinut statut de utilitate publica[4].

Dupa o sinpla analiza a definitiei arhivelor private, se poate observa ca, din punct de vedere logic, definitia este formulata incorect, intrucat definitia prin care un lucru este explicat prin ceea ce nu este, reprezinta una falsa.

Odata enumerate reglementarile in domeniu adoptate in timp si care sunt luate in discutie aici, putem observa dintr-o data limitele de analiza, si ca urmare a faptului, asa cm am mai spus, ca pana la Proiectul de lege al Arhivelor Nationale(2007-2008) nu a existat o distinctie neta intre cele doua categorii de arhiva, publice si private.

Acest lucru este explicabil si ca urmare a aplicarii legii nationalizarilor din 11 iunie 1948 si a altora care au urmat, potrivit carora toate intreprinderile miniere, de transport, comerciale, bancare etc., au intrat in proprietatea statului, incat categoria documentelor private a fost restransa pana la nulitate, cu exceptia celor apartinand persoanelor fizice, cultelor religioase, organizatiilor obstesti.

, prima reglementare avuta in vedere, are menirea de a pune in concordanta cu realitatile vremii prevederile Decretului nr. 353 din 26 iulie 1957 pentru infiintarea Fondului Arhivistic de Stat, privind pastrarea si folosirea documentelor si ale Hotararii Consiliului de Ministri nr. 1119 din 13 august 1957 privind organizarea si functionarea D.G.A.S. si administrarea Fondului Arhivistic de Stat.

In Decretul 472 se prevede ca documentele cu caracter istoric create de-a lungul vremii de organele de stat si de celelalte organizatii sau de persoanele fizice constituie Fondul Arhivistic National. Spre deosebire de Fondul Arhivistic de Stat, stabilit prin Decretul 353 din 1957, Fondul Arhivistic National este mai cuprinzator, intrucat include atat documentele proprietate de stat, cat si celelalte documente create si detinute de organizatii obstesti, cultele religioase, precum si de persoanele fizice[5].

Astfel, persoanele fizice care detin, cu orice titlu, documentele care fac parte din FAN sunt obligate sa le pastreze in bune conditii , le pot depune la DGAS spre pastrare si folosire sau le pot vinde sau dona numai organizatiilor care indeplinesc atributii speciale cu privire la FAN, bibliotecilor si muzeelor stabilite de Consiliul Culturii si Educatiei Socialiste si Ministerul Afacerilor Interne .

Cultele, organizatiile si partile componente ale acestora sunt exceptate de la obligatiile depunerii documentelor care provin din activitatea proprie la DGAS. Ele au obligatia sa respecte dispozitiile Decretului in ceea ce priveste evidenta, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor, si le pot depune la DGAS sau filialele sale .

Legea Arhivelor Nationale nr. 16 din 1996 nu cuprinde prevederi distincte pentru creatorii si detinatorii de documente private. Astfel, potrivit acesteia, creatorii si detinatorii de documente raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor in conditiile legii[10].

Legea Arhivelor Nationale nr. 16 este adoptata si ea ca urmare a modificarii regimului politic in 1989, ea fiind inaintata in Parlament spre aprobare inca din 1992. Ne putem explica astfel de ce ea nu aduce prevederi distincte pentru creatorii si detinatorii de documente private, ca urmare a faptului ca atunci proprietatea privata reprezenta un procent foatre mic comparativ cu proprietatea de stat si nu se impunea cu stringenta reglementat acest domeniu.

Asadar, articolele Legii nr. 16 fac referire la obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente in general, prevederi aplicabile in prezent atat particularilor cat si institutiilor de stat si care, comparativ cu Decretul 472 din 1971, sunt detaliate si completate cu masuri nascute din necesitatea pur practica in munca pe linie de arhiva.

Ordonanta de urgenta nr. 39 din 2006 aduce unele modificari si completari la Legea nr. 1 privind necesitatea de reglamentare a necesitatii de arhivare a documentelor gestionate la nivelul Autoritatii pentru Valorificarea Activelor Statului si al societatilor comerciale la care detine cel putin 50 plus o actiune din capitalul social. Astfel, potrivit acestei Ordonante, documentele amintite, preluate de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului vor fi depuse la Arhivele Nationale numai dupa incetarea valorii lor curente. In cazul desfiintarii unui creator de documente, persoana juridica, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica dar si cele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, vor fi preluate de Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Totodata, vor fi preluate documentele cu valore practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile cetatenilor referitoare la stagiile de cotizare in sistemul public de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii[11].

Asa cum putem observa, nici Ordonanta de urgenta nr. 39 pe 2006 nu face distinctia intre persoanele juridice de drept public si cele de crept privat, diferentiere ce urmeaza a fi facuta prin Proiectul de lege al Arhivelor Nationale(2007-2008), care are un capitol special destinat normelor referitoare la arhivele private.

Ca urmare a acestor delimitari stricte, apare in domeniul arhivistic un nou termen, acela de clasare, ca fiind procedura de stabilire a statutului de arhiva de interes public pentru arhivele private, premergatoare evaluarii in vederea includerii in Patrimoniul Arhivistic National . Aceasta procedura de clasare ca arhive de interes public a arhivelor private se face potrivit urmatoarelor criterii:

a. domeniul de activitate si importanta sociala a acesteia

b.            importanta istorico-culturala a fondurilor si colectiilor aflate in arhiva detinuta

c. aria geografica de activitate

d.            cifra de afaceri

e. numarul angajatilor

f. traditia marcii inregistrate

g.            alte .. care pot justifica interesul public

Drept urmare, clasarea arhivelor private ca arhive de interes public implica aplicarea prevederilor prezentei legi referitoare la conditiile de evidenta, pastrare si selectionare pentru arhivele publice, cu repectarea dreptului de proprietate . Proprietarii de arhive clasate si detinatorii mandatati sunt obligati ca, in termen de 12 luni de la data clasarii definitive, sa depuna la directiile competente ale Arhivelor Nationale ale Romaniei cate un exemplar din instrumentele de evidenta ale arhivelor pe care le detin .

, Proiectul de lege prevede ca proprietarii de documente private incluse in PAN, pe care intentioneaza sa le vanda, sunt obligati sa comunice aceasta intentie directiilor competente ale Arhivelor Nationale ale Romaniei, care au drept de preemtiune si care trebuie sa se pronunte in termen de 30 de zile de la data inregistrarii comunicarii , sau pot transmite Arhivelor Nationale ale Romaniei dreptul de proprietate asupra acestora sau le pot depune in custodie gratuita .

Unul dintre articolele noi pana acum, comparativ cu vechile reglementari si inclus in Proiectul de lege, prevede ca proprietarii de arhive private clasate beneficiaza de consultanta gratuita din partea Arhivelor Nationale ale Romaniei si sunt obligati sa se supuna controlului de specialitate al institutiei Arhivelor in toate aspectele ce vizeaza ciclul de viata al documetelor . Cum se poate vedea, din perspectiva Arhivelor Nationale ale Romaniei, consultanta gratuita pe care urmeaza sa o ofere reprezinta unul dintre articolele necompatibile cu realitatile practice de ducere la indeplinire, ca si preveredea de asistenta de specialitate gratuita de prelucrare arhivistica a documentelor incluse in PAN si care apatin persoanelor fizice .

Proprietarii de arhive private si detinatorii mandatati de acestia raspund de evidenta, pastrarea si selectionarea documentelor , cu obligatia de a elibera, la cerere, copii, certificate, adeverinte si extrase de pe documentele de arhiva pe care le detin, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant .

De asemenea, in cazul desfiintarii prin lichidare juridica a unei organizatii persoana juridica de drept privat sau public, de la declansarea procedurii de lichidare si pana la finalizarea actiunii, lichidatorul are obligatia de a lua masuri impotriva distrugerii, degradarii, aducerii in stare de neintrebuintare, comercializarii in alte conditii decat cele stabilitae prin Proiectul de lege, ori sustragerii documentelor din arhiva si de a asigura inventarierea si selectionare documentelor rezultate din activitatea organizatiei desfiintate.

Administratorii insarcinati cu lichidarea persoanelor juridice de drept privat ale caror arhive nu sunt clasate in PAN, sunt obligati sa solicite evaluarea arhivei de catre directia competenta a Arhivelor Nationale ale Romaniei, evaluarea fiind gratuita si efectuata, in maximum 30 de zile de la data solicitarii .

Ca si Legea Arhivelor Nationale nr. 16 pe 1996, Proiectul de lege are o sectiune dedicata personalului care desfasoara activitatea de arhiva, incat si proprietarii si detinatorii de arhiva privata clasate au obligatia de a angaja personal calificat sau de a desemna prsoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de cantitatea si complexitatea documentelor detinute. .

De asemenea, ca si toate celelalte reglementari din trecut si Proiectul de lege are un capitol intitulat „Raspunderi si sanctiuni”, insa, de aceasta data, sunt incluse articole referitoare si la sanctionare celor care nu indeplinesc obligatiile prevazute pentru proprietarii si detinatorii de arhive private.

Asa cum putem obseva, necesitatile pur practice dar si modificarea regimului politic au determinat modificari ale legislatiei pe linia muncii de arhiva in conditiile in care cantitatea de documente este in continua crestere dar si categoriile de creatori si detinatori de arhive se pot clasifica acum in persoane juridice de drept public si drept privat. Toate acestea au loc intr-un proces de permanenta evolutie si dezvoltare a societatii, care influenteaza, pe langa sporirea categoriilor de genuri de documente, si diversificarea suportului purtator de informatie, si, in aelasi timp, impune necesitatea unei permanente perfectionari si in domeniul arhivistic, respectiv al legislatiei arhivistice.