"Dorim sa-i oferim clientului ceea ce nu a visat vreodata ca doreste!"
Evaluarea proiectelor trebuie sa se faca īn termeni de:
q UAU!
q Frumusete
q Impact
q Placere
Evaluarea personala a fiecaruia trebuie sa cuprinda urmatoarele aspecte:
q "Sunt cunoscut pentru (2 - 3 lucruri). Anul viitor voi fi cunoscut pentru un singur lucru!"
q Proiectul meu curent este.
q Īn ultimele trei luni am īnvatat urmatoarele lucruri noi.
q Programul meu de "recunoastere publica" include urmatoarele.
q Īn ultimele trei luni am "a 13413h724n chizitionat" un numar de . noi carti de vizita.
q CV-ul meu este diferit de anul trecut prin."
La īncheierea cursului, participantii vor avea cunostintele si deprinderile necesare evaluarii proiectului.
Puncte principale:
q Tipuri si tehnici de evaluare
q Evaluarea performantelor individuale
q Evaluarea impactului proiectelor
q Utilizarea proiectelor īn cresterea calitatii
Fiecare proiect este diferit, chiar daca are elemente identice cu alte proiecte, si ceea ce īl face sa fie unic este experienta echipei care īl realizeaza. Exista īntotdeauna ceva de īnvatat din ceea ce se īntāmpla pe parcursul unui proiect.
Evaluam un proiect pentru a compara rezultatele obtinute cu obiectivele stabilite, altfel spus pentru a confrunta cele īntāmplate cu cele planificate.
Prin evaluare, raspundem la o serie de īntrebari, cum ar fi:
q Proiectul a fost un succes sau nu?
q Cum puteam face mai bine?
q Ce am īnvatat pe parcursul derularii proiectului?
Raspundem la īntrebari de acest tip formulānd judecati - īn termeni de utilitate, valoare, dezirabilitate - asupra datelor pe care le culegem īn procesul de monitorizare a proiectului.
q Pentru a cunoaste masura īn care au fost atinse obiectivele proiectului
q Pentru a aprecia satisfactia beneficiarului proiectului fata de rezultatele obtinute
q Pentru a aprecia modul īn care au fost cheltuite resursele (financiare, umane, de timp)
q Pentru a identifica practicile care s-au dovedit eficace, pentru a le replica si multiplica īn proiectele urmatoare
q Pentru a identifica ariile de īmbunatatire īn managementul proiectului si eventualele puncte slabe ale proiectului
q Pentru a identifica nevoi, oportunitati si resurse pentru proiectele viitoare
q Pentru a compara īntre mai multe proiecte din punctul de vedere al performantelor lor, īn eventualitatea unei competitii īntre proiecte
q Pentru a evidentia performante de exceptie care pot fi folosite ca īnvataminte pentru dezvoltatorii de programe si proiecte
q Pentru a vedea daca obiectivele au fost stabilite īn mod realist
q Pentru a īnvata din greseli si a nu le mai repeta
q Daca facem ceea ce trebuie, daca ne-am stabilit un scop pertinent, conform nevoilor / problemelor identificate. Aceasta evaluare intervine īnca din momentul determinarii nevoilor si elaborarii termenilor de referinta
q Daca s-au realizat obiectivele proiectului si daca a fost atins scopul proiectului (s-a rezolvat problema). Pot fi realizate obiectivele, fara ca scopul sa fie atins. De exemplu, un chirurg are scopul de a salva viata unui pacient. Pentru aceasta īsi fixeaza obiectivul de a-i extirpa o tumora maligna. El īsi poate atinge obiectivul dar pacientul poate sa nu supravietuiasca operatiei.
q Daca au fost obtinute rezultatele, efectele si impactul preconizate. Rezultatele corespund obiectivelor, efectele corespund scopului (nevoilor, problemelor), iar impactul depaseste scopul (rezolva si probleme colaterale sau care nu au fost vizate direct). Rezultatele pot fi sau nu obtinute, īntr-o masura mai mare sau mai mica. Efectele si impactul pot fi pozitive sau negative, dorite (vizate) sau secundare.
q Daca ne-am īncadrat īn restrictiile trasate proiectului īn termenii de referinta (timp, resurse, costuri)
q Daca au aparut schimbari īn planificare, care sunt cauzele acestor schimbari si consecintele asupra obiectivelor proiectului
q Daca au aparut schimbari īn obiective, care sunt cauzele acestor schimbari si consecintele asupra scopului proiectului
q Calitatea rezultatelor, satisfactia stakeholders, performantele managerului de proiect si ale membrilor echipei de proiect
q Calitatea colaborarii īntre echipa proiectului, clienti, sponsor, comitet de conducere, etc.
q Eficacitatea metodelor si procedurilor folosite
Ca activitate distincta, evaluarea se programeaza de regula la finalul proiectului. De fapt, ea este continua, se realizeaza pe toata durata proiectului.
Evaluarea proiectului īncepe īnca din momentul determinarii nevoilor si elaborarii termenilor de referinta. Īn aceasta faza ne punem īntrebarea daca facem ceea ce trebuie, adica daca scopul pe care īn stabilim proiectului este pertinent, raspunde unor nevoi sau unor probleme reale.
Tot īn aceasta perioada stabilim criteriile, indicatorii si standardele de evaluare. De asemenea, trebuie sa stim de la īnceput ce vrem sa facem cu rezultatele evaluarii, daca acestea sunt doar pentru a īnvata din experienta sau pentru a planifica un nou proiect.
Pe parcursul proiectului culegem, īnregistram si sistematizam informatiile necesare evaluarii. Īn diferite momente ale proiectului (la mijloc, dupa etapele mai importante, trimestrial etc.) evaluam progresul proiectului, īncadrarea īn costuri, performanta membrilor sau a liderului etc.
Acestea sunt evaluari partiale si scopul lor este a verifica daca proiectul īsi mentine directia (daca merge pe drumul cel bun) si daca ipotezele (premisele, nevoile) nu s-au schimbat. Rezultatele acestor evaluari sunt incluse īn rapoartele intermediare prezentate sponsorului, proprietarului, comitetului de conduce etc.
Evaluarile intermediare trebuie sa fie rapide (sa nu tina proiectul pe loc) si sa arate concret ce anume nu merge bine pentru ca actiunile corective sa fie īntreprinse imediat.
Evaluarea finala este cea mai completa deoarece se realizeaza pe baza tuturor informatiilor culese pe durata proiectului, inclusiv informatii asupra rezultatelor proiectului. Uneori, este necesara si o evaluare suplimentara la o anumita perioada (3 - 6 luni) de la terminarea proiectului, numita follow-up.
Evaluarea finala va fi:
q cāt de lunga este necesar, pentru a fi completa
q foarte analitica, pentru a decanta ceea ce este de īnvatat
q realizata de preferat de un evaluator extern
Organizatiile abordeaza diferit evaluarea proiectului. A decide daca proiectul a fost un succes sau un esec nu este atāt de usor pe cāt pare. Succesul sau esecul depind de punctul de vedere din care privim.
De exemplu, din punctul de vedere al celor care finanteaza proiectul, acesta ar fi un succes daca nu s-ar depasi bugetul. Din punctul de vedere al utilizatorilor produselor proiectului, acesta ar fi cu atāt mai mult un succes cu cāt produsele sale sau serviciile oferite ar fi mai de calitate.
Īn evaluarea proiectului sunt interesate toate partile implicate īn proiect: finantatorul, proprietarul proiectului, clientul, stakeholders, managerul de proiect. Acestia pot realiza ei īnsisi evaluarea sau pot angaja un evaluator extern.
Evaluarile partiale implica o participare activa a echipei proiectului si nu trebuie neaparat realizate de un evaluator extern. Acesta este recomandat īn situatiile care cer o expertiza speciala (exemplu: expertiza financiara) si atunci cānd se doreste asigurarea unei obiectivitati crescute īn evaluare.
Evaluarea proiectului este imposibil de realizat īn lipsa unor obiective clare si a unei planificari a activitatilor si resurselor. Ea se realizeaza pe baza informatiilor culese, īnregistrate si sistematizate prin procesul de monitorizare a proiectului.
Desi, īn principiu, oricine poate realiza evaluarea proiectului, o evaluare pertinenta si obiectiva depinde de expertiza si experienta evaluatorilor.
Criteriul de evaluare este un punct de vedere (perspectiva, principiu) care ghideaza evaluarea. Exemplu: Evaluam un proiect din punct de vedere al eficientei, al fezabilitatii sau viabilitatii lui, al noutatii sau al caracterului multiplicativ al efectelor sale etc. Toate aceste perspective din care evaluam un proiect sunt criterii de evaluare.
Unui criteriu de evaluare īi corespund unul sau mai multi indicatori. Indicatorul este ceva ce poate fi īnregistrat si masurat pentru a indica o caracteristica a proiectului. Prin masurare se pune īn evidenta valoarea indicatorului. Un indicator poate lua mai multe valori, de aceea se mai numeste si variabila (vezi Anexa 1 pentru exemple de indicatori).
Standardele sunt valori prestabilite ale indicatorilor care se doresc a fi atinse prin derularea proiectului.
Indicatorii de performanta folositi īn evaluarea proiectului trebuie sa īndeplineasca urmatoarele conditii:
q sa fie masurabili - iar costul masurarii si interpretarii sa nu depaseasca beneficiul acesteia
q sa masoare ceva ce poate fi controlat sau īmbunatatit - nu are sens sa masori ceva ce nu poate fi schimbat
q īmpreuna, toti indicatorii sa ne ofere o imagine completa a progresului proiectului catre īndeplinirea obiectivelor
q sa fie agreati īn prealabil de catre cei implicati - nu impusi retrospectiv
Indicatorii folositi īn evaluarea proiectului pot fi calitativi sau cantitativi:
q Indicatorii calitativi masoara daca s-a obtinut ceea ce s-a dorit si ce anume s-a obtinut. Rezultatul masurarii unui indicator calitativ este una sau mai multe calitati distincte. Exemplu: s-a obtinut produsul dorit, clientii sunt / nu sunt multumiti etc.
q Indicatorii cantitativi masoara īn ce masura sau la ce extindere s-au obtinut rezultatele. Rezultatul masurarii unui indicator cantitativ este cantitatea (masura, gradul) īn care este prezenta o anumita calitate. Exemplu: unitati de produs realizate, procentul clientilor satisfacuti de calitatea serviciilor etc.
Metodele si instrumentele prin care masuram indicatorii pot fi, de asemenea, calitative si cantitative, corespunzator tipului de indicator masurat. A nu se face confuzie īntre "calitativ" si "de calitate". Daca īn evaluare folosim metode si instrumente calitative, nu īnseamna ca acestea sunt automat de calitate. Exemplu: pentru evaluarea satisfactiei clientilor putem folosi tehnica focus-grup, care este calitativa deoarece pune īn evidenta anumite fapte fara sa precizeze masura sau extinderea acestora. Daca aplicarea acestei tehnici este sau nu de calitate depinde īn special de abilitatile si experienta moderatorului.
Indicatorii cantitativi nu spun nimic prin ei īnsisi. Ei trebuie raportati la criteriul de masurare pentru ca valoarea lor sa fie interpretata. Interpretarile sunt judecati cu privire la valorile indicatorilor. Exemplu: un indicator al eficientei proiectului este volumul vānzarilor preconizate raportat la numarul de ore / om necesare realizarii activitatilor proiectului. Valoarea acestui indicator va fi interpretata pentru a decide daca eficienta este buna sau nu. Cel care interpreteaza va raporta valoarea indicatorului la valoarea asteptata (īn cāt timp spera sa-si recupereze investitia) sau la valori ale acestui indicator care se pot obtine īn alte proiecte.
Etapele procesului de evaluare a proiectului
(planificarea evaluarii)
q Decizia
q De ce se evalueaza
q Cine si pentru cine evalueaza
q Ce / cine este evaluat
q Cum, cānd, cu ce resurse se evalueaza
q Cum vor fi folosite rezultatele evaluarii
q Proiectarea evaluarii
q Stabilirea criteriilor si indicatorilor
q Alegerea metodelor si instrumentelor
q Colectarea informatiilor
q Analiza si interpretarea
q Prezentarea rezultatelor (raport de evaluare, vezi Anexa 2)
q Feed-back asupra raportului
q Acord asupra recomandarilor
q Schitarea corectiilor sau planurilor de actiune
Recomandari pentru o buna evaluare a proiectului
q Includeti evaluarea ca activitate distincta īn proiect (ca si activitatile corelate ei: stabilirea obiectivelor, monitorizarea si raportarea). Asigurati buget si durata suficiente pentru aceasta activitate.
q Evaluati continuu. Planificati-va zilnic cel putin 10 minute de reflectie īn termeni de scop, obiective, rezultate, efecte
q Puneti-va dumneavoastra īnsiva si partenerilor, ori de cāte ori planificati sau realizati o activitate, īntrebarile: de ce fac aceasta activitate si care este rezultatul, respectiv efectul, acestei activitati.
q Preluati cu orice ocazie feed-back-ul oferit de toti cei implicati sau vizati de proiect. Īnregistrati acest feed-back (pe hārtie sau suport magnetic). Va va ajuta sa cresteti obiectivitatea evaluarilor dumneavoastra.
q Fiti cāt mai convingatori īn raportul de evaluare. Scoateti īn evidenta aspectele pozitive si aratati ca sunteti constient de limite.
q Fiti corect īn evaluare. Nu putem īnvata din greseli daca nu le recunoastem.
|
