Se adreseaza întreprinderilor si organizatiilor care încearca sa valorizeze cât mai bine investitia în Tehnologia Informationala (TI), sau celor care planuiesc sa faca una.

Scopul acestei brosuri este de a familiariza echipa de manageri cu problemele implicate de alcatuirea unui buget pentru TI - de la crearea unei structuri durabile, sigure si functionale, la dezvoltarea si actualizarea acesteia.

Întregul material porneste de la nevoile functionale ale unei afaceri si continua cu determinarea software-ului, hardware-ului si a serviciilor necesare pentru servirea cât mai eficienta a acestor nevoi. în paralel este dezvoltat si un mic studiu de caz pentru o microîntreprindere care doreste sa realizeze o serie din functiile sale cu ajutorul TI.

Principalele functii îndeplinite de TI:

Comunicare

Prima functie de baza îndeplinita de TI este cea de comunicare, iar una dintre problemele comunicarii este canalul de comunicare, mai precis lungimea sa. Comparativ cu începutul secolului, când abia aparuse telefonul, acum exista o multime de mijloace care faciliteaza comunicarea la distanta: telefoanele mobile, televiziunea, Internetul, e-mail-ul fiind doar câteva exemple. Prin folosirea acestor canale de comunicare, oamenii îsi îmbunatatesc eficienta, în principal prin reducerea timpului de acces la anumite informatii sau date.

Chiar daca exista mai demult, posibilitatea de comunicare la distanta era de obicei 1 la 1, spre deosebire de momentul actual, în care se poate comunica 1 la n (transmiterea unui discurs / curs la distanta catre mai multi participa 17217i83r nti) sau n la n (video conferinte)

TI satisface cu succes aceste nevoi de comunicare, în special prin e-mail, care în afaceri, cu exceptia cerintelor legale, a înlocuit aproape total posta clasica.

Partajarea resurselor / informatiilor

Partajarea resurselor este necesara într-o organizatie în primul rând din considerente economice. De exemplu, este mult mai usor ca într-o firma toti angajatii sa foloseasca aceeasi imprimanta, în loc sa se cumpere câte una pentru fiecare post de lucru (calculator).

Lucrurile stau la fel si în cazul gestiunii datelor, unde se pune problema sincronizarii versiunilor. Sa luam un alt exemplu: Popescu de la Contabilitate si Georgescu de la Stocuri utilizeaza aceleasi date. Daca acestea ar fi tinute în doua fisiere separate, pe calculatoare separate, ar fi greu sa se gestioneze modificarile diferite facute de cei doi asupra aceluiasi set de date. Cineva ar trebui sa urmareasca ultimele modificari facute de Popescu, sa le îmbine cu modificarile facute de Georgescu si apoi sa anunte ca fisierele sunt actualizate, iar aceste operatii tin blocate mai multe resurse (în primul rând persoana care ar trebui sa faca aceste sarcini) si necesita astfel un cost suplimentar. Ei bine, acest neajuns este înlaturat de TI, care poate pune la dispozitia utilizatorilor un singur fisier. Acest lucru se realizeaza prin tehnologia de partajare a fisierelor (file sharing). De obicei, fisierele stau pe un singur calculator (numit server). Daca un utilizator are nevoie de o informatie, sau trebuie sa modifice anumite date, care apoi trebuie sa fie disponibile si pentru ceilalti, el acceseaza fisierul de pe server, îl modifica si îl înregistreaza, iar ceilalti utilizatori vor vedea imediat modificarile la urmatoare accesare a fisierului.

Evidenta (Urmarire)

TI permite evidenta computerizata a anumitor date (de exemplu, datele despre angajatii unei companii sau despre facturile emise si încasate de compania respectiva), oferind în felul acesta si posibilitatea prelucrarii usoare a acestora (centralizari, statistici, calculul indicatorilor.)

Evidenta se poate întelege si la modul urmaririi activitatii unei persoane (de exemplu, înregistrarea automata a operatiilor facute de un utilizator pe un calculator, pentru analiza sau referinta ulterioara).

Control

Revenind la exemplul cu datele, se poate gestiona accesul la date prin politici de drepturi. Partajarea datelor permite unui numar de persoane sa foloseasca acelasi set, numai pentru citire (utilizatorul poate vedea continutul fisierului respectiv, dar nu îl poate modifica), modificare, copiere sau imprimare. Mediul afacerilor impune o serie de restrictii minime, ce tin de accesul sau modificarea anumitor date. De aceea utilizatorii vor avea niveluri diferite de permisiuni. TI faciliteaza acest proces de atribuire a permisiunilor, care în mod traditional nici nu ar putea fi oferite în mod eficient (imaginati-va ce trebuie facut pentru a putea restrictiona posibilitatea de a sterge sau modifica o data scrisa pe o hârtie fara însa a restrictiona citirea ei catre un anumit grup de persoane.)

Controlul se poate gestiona nu numai asupra fisierelor sau aplicatiilor software, ci si asupra echipamentelor fizice. De exemplu, se pot implementa politici care permit doar anumitor utilizatori folosirea imprimantei sau a unui dispozitiv de scriere a CD-urilor (CD-Writer.)

Software:

Legatura dintre TI si organizatie

Aceasta este structura tipica pentru o organizatie, din punct de vedere al legaturii cu TI. Toate departamentele din cadrul unei companii depind de aplicatiile folosite (pe schema notate cu software), care nu pot rula fara echipamente hardware.

Sistemele de operare (SO)

Sistemul de operare (SO) reprezinta cel mai important program care ruleaza pe un calculator. Este necesar ca fiecare calculator sa aiba un SO pentru a putea rula alte programe. Sistemele de operare îndeplinesc sarcini de baza, cum ar fi recunoasterea semnalelor de la tastatura, trimiterea rezultatelor pe monitor (ecran), evidenta fisierelor pe disc, controlul asupra echipamentelor periferice, cum ar fi hard disk-urile sau imprimantele.

Sistemele de operare ofera o platforma software pe care se sprijina toate celelalte programe, numite aplicatii. Multe aplicatii sunt facute sa ruleze doar pe un singur sistem de operare, deci alegerea sistemului de operare se face în functie de aplicatiile care se doresc a rula pe el.

Pentru calculatoarele personale (cunoscute sub acronimul PC - Personal Computer) cele mai cunoscute sisteme de operare sunt:

DOS (Disk Operating System)

Windows (cu versiunile sale mai vechi Windows 95, Windows 98, si cele mai noi Windows 2000, Windows XP)

Linux (cu distributiile: SuSe, Debian, Mandrake, Red Hat, Caldera)

FreeBSD

Suite de programe de birou

Suitele de programe de birou reprezinta pachete de aplicatii care includ programe pentru a crea, partaja si analiza datele. În mod obisnuit, aceste pachete includ aplicatii pentru editarea documentelor (aplicatii cunoscute si sub numele de editoare de texte - "word processing"), calcul tabelar ("spreadsheet") si conceperea prezentarilor.

Aceste aplicatii se vând de obicei într-un singur pachet, din considerente de pret, integrare între programele care compun pachetul si rentabilitate pentru un utilizator normal (care în acest fel nu mai este nevoit sa cumpere licente diferite, de la furnizori diferiti.)

Suita cea mai cunoscuta si folosita la ora actuala este Miscrosoft Office, care pâna în prezent a cunoscut mai multe versiuni: MS Office 95, MS Office 97, MS Office 2000, MS Office XP. Aceasta suita ofera:

MS Word - pentru editarea documentelor

MS Excel - pentru calcul tabelar

MS PowerPoint - pentru crearea prezentarilor

MS Outlook - pentru e-mail

Sub Linux exista suitele StarOffice, 602 si OpenOffice, cu programe similare, dar destinate initial a rula sub Linux. Diferenta majora intre suitele pentru Microsoft si cele pentru Linux ar fi costul mai scazut si facilitatile mai reduse ale celor pentru Linux. Un alt lucru demn de luat în seama este faptul ca la suitele de programe sub Linux exista posibilitatea de a crea documente partial compatibile cu cele pentru platforma Microsoft.

Ca alternative la suitele de birou exista programe care ofera suport pentru anumite functionalitati din cadrul unei suite, dar care se vând separat de aceasta (de exemplu, editoare de text independente sau programe de e-mail independente). Ca avantaje ale acestor tipuri de programe, putem mentiona faptul ca uneori sunt mai robuste si ofera mai multe facilitati de prelucrare a datelor (de exemplu, editoarele de text pentru tipografii). Ca dezavantaj, putem aminti faptul ca nu ofera întotdeauna documente standard (de exemplu, formatarea facuta cu un anumit editor de text se pierde atunci când se editeaza documentul cu un alt editor de text decât cel în care a fost creat).

Lucrul în grup

Programele pentru lucrul în grup sunt cunoscute sub numele de "groupware" sau "workgroup productivity software". Programele groupware îi ajuta pe utilizatori sa lucreze împreuna pe aceleasi date, chiar daca fizic sunt la distanta unii de altii. Datele pe care ei opereaza se refera în general la calendar, e-mail, planuri de proiecte si facilitati cum ar fi teleconferinte sau video conferinte.

Printre elementele cheie ale tehnologiei groupware se regasesc:

Comunicarea. Reprezinta poate cea mai importanta functionalitate pusa la dispozitia utilizatorilor de catre tehnologiile groupware. O comunicare eficienta se asigura prin e-mail, Internet, teleconferinte si videoconferinte.

Coordonarea. Prin intermediul unei tehnologii groupware se pot coordona usor activitatile mai multor utilizatori, prin repartizarea sarcinilor, de exemplu, pe care le vad toti cei implicati în procesul respectiv.

Distribuirea. Tehnologiile groupware ofera facilitati pentru a distribui, de exemplu, materiale, foarte usor în cadrul unei echipe (trimit un singur e-mail cu o anumita documentatie la toti utilizatorii care au nevoie de ea.)

Posibilitatea extinderii, în sensul ca un sistem care implementeaza o tehnologie groupware poate fi usor extins (i se pot aduce imbunatatiri), fara costuri foarte mari sau configurari foarte complicate.

Transparenta. în mod normal, un proiect implica mai multe persoane si fiecare dintre ele trebuie sa vada la un moment dat ce fac ceilalti din cadrul echipei, adica sarcinile si rezultatele trebuie sa fie transparente tuturor celor implicati în proiect. Acest lucru se implementeaza usor prin partajarea informatiilor si a datelor.

Partajarea conexiunilor la Internet, în sensul ca mai multe calculatoare aflate în retea pot folosi conexiunea configurata pe un singur calculator dintre ele pentru a se conecta la Internet.

Programe dedicate

Se refera la aplicatii scrise pentru un anumit tip de activitati. Aici se pot include programele de contabilitate, de salarizare, de gestiune a stocurilor, a achizitiilor si a vânzarilor. Aceste programe sunt în general cunoscute de specialistii (contabili, analisti financiari) din domeniile pe care le deservesc.

A fabrica sau a cumpara ?

Una dintre problemele cu care se confrunta adesea un manager este aceea de a cumpara sau a dezvolta software în interiorul organizatiei ("in-house"). Desi pe piata exista multe solutii pentru o anumita problema, unii manageri aleg uneori varianta dezvoltarii unui software cu propriile resurse, în marea majoritate a cazurilor dintr-un fals motiv: costul.

Argumentele pentru a dezvolta software în interiorul organizatiei

câteodata nevoile unei anumite organizatii sunt unice (nu se regasesc implementate într-una din solutiile de pe piata);

Argumentele pentru a cumpara software

de multe ori este mai ieftin ;

în acest caz beneficiezi si de suportul, serviciile de întretinere si facilitatile de upgrade oferite de vânzator;

prin cumpararea unor programe se pot elibera anumite resurse umane interne ce pot fi realocate în interiorul organizatiei pentru alte nevoi, care nu pot fi satisfacute cumparând resurse din exterior;

timpul de implementare este mai scurt, în acest fel diminuând perioada de recuperare a investitiei;

se beneficiaza de investitia furnizorului în cercetare/dezvoltare si în perfectionarea continua a produselor sale.

In concluzie, atunci când suntem confruntati cu aceasta alegere, trebuie sa avem în vedere urmatoarele aspecte: flexibilitatea, posibilitatile de îmbunatatire / extindere, costul total al proprietatii (TCO - Total Cost of Ownership). TCO reprezinta un mod de calcul al costurilor care îi ajuta pe consumatori sau manageri sa evalueze atât costurile de achizitie, cât si costurile colaterale în raport cu beneficiile, atunci când achizitioneaza o componenta TI (fie ea hardware sau software). De exemplu, la achizitionarea unei imprimante, costul de achizitie este pretul platit pentru imprimanta în sine, iar costurile colaterale sunt reprezentate de cumpararea de noi cartuse sau reumplerea celor vechi si de întretinerea periodica a aparatului.

Hardware:

Hardware-ul reprezinta partea fizica a unui calculator, cea care se vede. Un calculator nu poate functiona corespunzator daca nu are cel putin un minim de componente hardware. Acestea sunt:

Placa de baza (suportul pe care stau celelalte componente ale calculatorului; placa de baza asigura si comunicare intre dispozitivele calculatorului);

Procesor (partea cea mai importanta a calculatorului; procesorul realizeaza toate procesarile de date într-un calculator);

Placa video (convertorul care transforma mesajele de la procesor în semnale pe întelesul utilizatorilor, aceste semnale regasindu-se pe ecranul calculatorului);

HDD (Hard Disk Drive - unitate de stocare a datelor si programelor pe care acestea le folosesc);

Memorie RAM (Random Access Memory - memorie pe care programele o folosesc atunci când calculatorul este pornit. Diferenta intre RAM si HDD este ca RAM reprezinta o memorie volatila, adica isi pierde continutul atunci când se opreste calculatorul, si ca procesorul comunica cu RAM mult mai repede decât cu HDD);

Carcasa (cutia în care se fixeaza placa de baza si care acopera toate celelalte componente interne ale calculatorului);

Tastatura, mouse-ul si ecranul;

Placa de retea / modem

CD-ROM, unitate de discheta.

Echipamente disponibile

Pe piata exista foarte multe echipamente hardware disponibile si foarte multe firme care le comercializeaza.

Un calculator depinde atât de componentele sale hardware (procesor, memorie, disc), cât si de magistrale (prin magistrala întelegem "conductele" prin care diferitele echipamente comunica între ele). în exemplul de mai sus, degeaba avem un procesor si o memorie foarte performante, daca legatura dintre ele, canalul de date, nu se ridica la acelasi nivel, creând astfel o "gâtuire".

In general, diferenta dintre diferite computere este facuta si de firma producatoare si mai ales de justa calibrare a tuturor componentelor dintr-un calculator si a legaturilor dintre ele. Exista astfel:

"de firma" - marca globala cunoscuta la nivel mondial (HP, Dell, IBM etc.)

marca obisnuita, cunoscuta de obicei numai la nivel national (Acorp, Flamingo, Ager etc.)

"fara nume" (no name), asamblate de un prieten, firme mici ("pe genunchi")

Diferenta între firme este în functie atât de componentele folosite si de adecvata îmbinare lor, cât si de serviciile oferite.

Un calculator din prima categorie functioneaza cu circa 20 % mai repede si este mai fiabil, dar are si un pret ceva mai ridicat. De asemenea, trebuie amintite riscurile legate de garantia oferita de furnizor. Astfel, pentru firmele cunoscute la nivel mondial (care au la dispozitie laboratoare si tehnici de testare avansate), garantia si service-ul sunt mult mai sigure în comparatie cu cele cunoscute la nivel national. Totusi, acestea din urma, ca si cele globale, au o imagine de aparat si în consecinta nu îsi pot permite sa nu ofere garantie la anumite standarde. Pentru firmele mici, desi se ofera o garantie mare la echipamentele hardware, exista riscul ca acestea sa dispara de pe piata înainte ca termenul de garantie sa expire.

Compatibilitatea cu software-ul dvs.

Aspectul de luat în seama la acest capitol este viteza cu care tehnologia avanseaza. De exemplu, o placa de baza care acum 6 luni detinea suprematia în cadrul clasei ei de componente poate fi în prezent uzata moral în proportie de 30-50%.

Legatura între hardware si software din punct de vedere tehnologic este foarte strânsa. Daca o firma producatoare de componente lanseaza un produs nou, dezvoltatorii de software se grabesc sa implementeze noile functionalitati si vice-versa.

Anumite aplicatii nu pot rula decât pentru anumite cerinte minime hardware. De aceea, în manualul de instalare al unui software se specifica si configuratia hardware minima pe care acel soft poate fi rulat si de multe ori una recomandata, care este de preferat în cele mai multe cazuri, fiindca cea minima presupune ca nimic altceva sa nu ruleze în acelasi timp pe acel calculator, iar viteza de executie poate deveni o problema serioasa chiar daca software-ul executa corect comenzile. De exemplu, sistemul de operare Windows XP nu poate rula pe o configuratie hardware care include memorie RAM de mai putin de 64 MB.

Disponibilitatea actualizarii

Ţinând cont de considerentele de la punctul anterior, apare la un moment dat un decalaj de performanta între hardware si software, în sensul ca la un moment dat s-ar putea sa fie necesara o anumita aplicatie pe care hardware-ul existent nu o poate rula. În acest caz, din considerente de rentabilitate, nu se poate face tot timpul o schimbare completa a echipamentelor. Solutia este actualizarea.

In terminologia TI, actualizarea (upgrade-ul) reprezinta o noua versiune a unui produs hardware sau software care este deja instalat si în folosinta, sau suplimentarea fizica cu o serie de extensii. În cazul hardware-ului, actualizarea se dovedeste a fi o solutie mai putin costisitoare în comparatie cu schimbarea întregului echipament si este posibila datorita faptului ca producatorii de hardware pastreaza compatibilitatea cu tehnologia mai veche pentru o perioada de timp si un sistem modular de constructie.

entru a întelege mai bine acest aspect, sa luam un exemplu: presupunem ca avem un calculator cu memorie RAM de 128 MB si am achizitionat o licenta a unui program care are nevoie de minim 256 MB. În acest caz, este clar ca vom cumpara înca 128 MB RAM si îi vom atasa sistemului, decât sa schimbam întregul calculator.

Totusi actualizarea are si limitari, în sensul ca nu tot timpul se poate implementa o anumita solutie tehnologica. În exemplul de mai sus, locurile unde poate fi instalata memoria suplimentara sunt deja ocupate, sau este greu sa gasim pe piata memorie care sa se potriveasca cu calculatorul nostru "vechi de 3 ani".

Legatura dintre hardware si software

Dupa cum se poate observa din schema de mai sus, legatura intre hardware si software este asigurata de sistemul de operare. De asemenea, partea vizibila utilizatorilor obisnuiti este cea cu aplicatiile si sistemul de operare, de multe ori acestia neavând nevoie sa stie pe ce configuratie hardware sunt instalate SO si software-ul.

Servicii

Service hardware

Atunci când se achizitioneaza o componenta hardware, furnizorul local (firma autorizata de producator sa vânda echipamentul respectiv) ofera prin contractul de vânzare cumparare o anumita garantie, durata ei variind de la o componenta la alta. Garantia presupune repararea pe cât posibil sau inlocuirea gratuita a echipamentului, daca acesta s-a defectat din diverse motive. Garantia se pierde însa daca defectiunea a survenit din utilizarea necorespunzatoare a echipamentului de catre utilizator (a fost scapat pe jos si s-a spart, nu s-a respectat succesiunea pasilor pentru instalarea corecta a echipamentului etc). Dupa expirarea garantiei, se poate oferi service hardware, însa contra cost.

Pe piata din România, termenele de garantie hardware (în intervalul acesta de timp fiind incluse service sau înlocuire gratuite) difera de la o componenta la alta si de la un furnizor la altul. Recomandat este ca atunci când achizitionati un calculator (sistem) sa solicitati o garantie minima de 18 - 24 luni, iar daca achizitionati componente separate, sa aveti o garantie minima de 12 luni.

Comunicare

Unul din cele mai importante servicii pe care le ofera TI este comunicarea. Un mijloc frecvent de comunicare actualmente este e-mail-ul (electronic mail = posta electronica). Procesul este similar postei normale, cu diferenta ca totul se face electronic.

O a doua facilitate oferita de TI în ceea ce priveste comunicarea este conectivitatea de la distanta. Aceasta cuprinde orice mijloc care permite calculatoarelor aflate în locatii fizice diferite sa comunice între ele: VPN (Virtual Private Network sau Retea privata virtuala), RAS (Remote Access Service sau Serviciul de acces la distanta), Remote Desktop Connectivity (Conectarea la un calculator de la distanta).

VPN - Reprezinta o modalitate de a oferi birourilor aflate la distanta sau utilizatorilor individuali acces securizat la reteaua organizatiei prin intermediul Internet-ului. Cu alte cuvinte, un utilizator aflat în afara retelei poate accesa fisierele de pe serverul retelei ca si cum ar fi fizic conectat la aceasta.

RAS - Reprezinta un serviciu oferit de sistemele de operare, care da posibilitatea realizarii unei conexiuni de date (retea) între doua calculatoare prin intermediul telefonului, cu ajutorul unor modem-uri.

Remote Desktop Connectivity - este o aplicatie care permite conectarea de la un calculator dintr-o retea la alt calculator din alta retea, ca si cum utilizatorul ar fi prezent fizic în fata calculatorului la care se conecteaza. Prin aceasta tehnologie, un utilizator poate lucra de la distanta pe un alt calculator, aflat uneori chiar la mii de km departare.

Nu putem încheia acest capitol fara a mentiona cea mai importanta modalitate de comunicare si informare pe care o ofera TI: reteaua Internet. Internet-ul, asa cum sugereaza si numele lui, este o retea de retele: retele locale (LAN - Local Area Network) si retele pe arii extinse (WAN - Wide Area Network).

Principalele functii care pot fi îndeplinite cu succes de aceasta (reteaua Internet) sunt:

Comunicare

Posta electronica (e-mail) prin care se pot transmite si primi mesaje;

Liste de discutii (discussion lists) care permit participarea la discutii si schimburi de informatii în grupuri, pe diverse teme;

Grupuri de stiri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea în grupuri de stiri publice;

Chat-ul care permite comunicarea on-line (termen care de obicei desemneaza o entitate calculator-utilizator - conectata la Internet) a 2 sau mai multi utilizatori.

Informare prin accesul la distanta si la surse de informatii

World Wide Web (WWW - sau mai pe scurt Web-ul) prin care se pot accesa paginile Web care contin informatii de larga circulatie si resurse, cu ajutorul instrumentelor de cautare si a hyper-legaturilor (hyperlinks) inserate în documente;

FTP ( File Transfer Protocol ) care permite transmiterea si primirea de informatii la si de la distanta.

Caracteristica pentru legaturile la Internet este latimea de banda. Practic, aceasta reprezinta viteza de acces a utilizatorului la paginile Web sau la alte resurse aflate pe Internet.

Aceste caracteristici sunt limitate si de natura conexiunii la Internet. Astfel, exista mai multe tipuri de conectare:

dial-up prin modem si linie telefonica, viteza maxima 56 kb per secunda;

acces broadband prin modem de cablu coaxial (cablu CATV) 10 Mb/s (10 240 kb/s)

acces prin satelit, viteza maxima este de ordinul Gb/s (peste 1 000 000 kb/s)

Trebuie stiut ca în orice legatura Internet exista 3 mari tipuri de tronsoane: de la utilizator la furnizor, de la furnizorul utilizatorului la cel al destinatiei cerute si de la furnizorul destinatiei la destinatie. Viteza cu care se face transferul între utilizator si destinatie este limitata de cel mai slab dintre aceste trei mari tronsoane, asa cum puterea unui lant este data de cea mai slaba veriga a sa. De obicei tronsoanele 1 si 3 sunt verigile slabe, furnizorii de Internet fiind conectati între ei la viteze suficient de mari.

Gazduire

Gazduirea se refera la oferirea de spatiu pentru pastrarea anumitor fisiere/date pentru unul sau mai multe site-uri web, e-mail, fisiere de date etc. Mai important decât spatiul oferit pentru tinerea fisierelor este conectivitatea rapida la Internet a furnizorului acestui serviciu. Folosind serviciile de gazduire, o companie nu trebuie sa achizitioneze un anumit tip de conexiune (necesara daca ar fi tinut datele pe serverul propriu care ar fi trebuit sa fie conectat în permanenta la Internet), conexiune uneori destul de costisitoare. Pe piata româneasca exista deja o oferta destul de competitiva (pret-facilitati) pentru gazduirea de pagini web, e-mail si fisiere.

Administrare

Multi se întreaba ce anume se poate administra? Ei bine, în TI sunt multe aspecte care necesita administrare, unele chiar supraveghere continua: reteaua locala si securitatea acesteia, aplicatiile instalate pe fiecare post de lucru, site-ul web, fisierele pe disc si lista poate continua. În timp ce anumite lucruri se pot face relativ usor si fara un cost foarte mare (de exemplu, pastrarea în ordine a fisierelor pe disc sau actualizarea continutului website-ului), altele necesita anumite componente (de exemplu, securizarea datelor).

Pentru firmele mici si mijlocii, o modalitate de a realiza totusi aceste sarcini complexe este externalizarea (outsourcing). Externalizarea reprezinta încredintarea unui serviciu sau a unei functii unui prestator extern specializat, de obicei pentru o durata mai mare de un an. Cu alte cuvinte, raportându-ne la TI, externalizarea înseamna ca organizatia angajeaza o firma specializata sa se ocupe de o anumita functie TI sau chiar de toate functiile TI. Exemple tipice în acest caz: o organizatie poate angaja o firma care se ocupa cu site-urile web pentru a-i crea un site propriu functional si pentru a-l gazdui, sau o firma specializata pe securitate care sa îi instaleze si sa îi întretina un firewall (aplicatie pentru protectia unei retele conectate la Internet) si un VPN (retea virtuala privata). Astfel, companiile angajate joaca rolul de departament TI al organizatiei angajatoare, care poate sa îsi concentreze resursele pe activitatea de baza.

Ca avantaje pentru outsourcing putem mentiona:

costuri mai mici pentru întreprinzator

disponibilizarea mai multor resurse (care nu mai sunt ocupate cu realizarea sarcinilor facute de consultantii externi)

eficienta sporita.

Desigur, exista si câteva dezavantaje:

contactul consultantului cu organizatia (nu întotdeauna consultantii sunt bine vazuti în cadrul organizatiei, pentru ca de cele mai multe ori ei aduc schimbari, venind din structuri cu alta cultura de afaceri);

disponibilitatea consultantului fata de organizatie (un consultant are mai multi clienti pentru care lucreaza, în consecinta el nu poate raspunde la probleme/solicitari întotdeauna imediat ce acestea apar).

Consultanta

In sfârsit, am ajuns la un aspect delicat legat de TI. În România, multi manageri, antreprenori nu apreciaza corect necesitatea acestei laturi a TI, fie din mândrie ("Eu nu am nevoie de consultanti. EU stiu sa fac totul!"), fie din faptul ca la un moment dat poate au fost înselati de pseudo-consultanti.

Totusi, pentru a realiza o infrastructura TI competitiva este nevoie de competente si acestea se achizitioneaza cel mai usor din exterior. Daca ar fi sa argumentam nevoia de consultanta, am mentiona faptul ca firmele specializate în consultanta sunt obiective, au deja dezvoltata o metodologie flexibila (pentru ca nici o misiune de consultanta nu seamana cu alta), au competente si experienta în domeniu, cunosc foarte bine piata.

Exista mai multe domenii pentru care se ofera consultanta TI. Dintre acestea, le mentionam pe cele mai importante:

Realizarea site-urilor web. În conditiile în care Internet-ul a cunoscut o dezvoltare exponentiala în ultimii ani, companiile s-au grabit sa foloseasca aceasta metoda de promovare. Paginile web reprezinta astazi una din cele mai usoare modalitati de a te face cunoscut si de a atrage clientela.

Strategii TI. Intr-o organizatie, menirea departamentului TI este de a sustine tehnologic afacerea. De multe ori managerii nu estimeaza corect necesarul TI în raport cu nevoile organizatiei. Consultantii pot ajuta la dimensionarea corecta a echipamentelor hardware si a programelor care sunt necesare organizatiei pentru a îsi desfasura activitatea corespunzator.

Auditul functiei TI. De multe ori este nevoie de o evaluare obiectiva a departamentului TI dintr-o organizatie. Rolul consultantilor în acest caz este dublu: de a corecta anumite nereguli din functionarea departamentului si de a stabili noi directii de dezvoltare investitii în TI pentru extinderea organizatiei vizate.

Securizarea informatiilor. A aparut ca urmare a dezvoltarii rapide a Internet-ului si a nevoii organizatiilor de a putea comunica liber unele cu altele, dar de a avea siguranta datelor si informatiilor pe care le detin. Este realizata de ethical hackers (experti în probleme de securitate care sunt angajati sa evalueze amenintarile posibililor intrusi la care sunt expuse organizatiile). Ethical hacker-ii au cunostinte solide de programare si securitate si trebuie sa fie demni de încredere, pentru ca atunci când evalueaza o organizatie, detin practic "cheile" acelei organizatii, avand acces la informatii si date sensibile. Ethical hacking-ul reprezinta procesul prin care se descopera punctele slabe ale unui anumit mediu de lucru. De obicei, cei care fac aceasta munca aplica aceleasi tehnici pe care le foloseste un atacator, dar fara a dauna organizatiei tinta. În acest fel, ei evalueaza siguranta sistemului informatic al clientului si întocmesc un raport cu recomandari în functie de punctele slabe descoperite.

Evaluati nevoia de TI a firmei dumneavoastra

Când ar trebui sa investiti în TI?

Tehnologia informatiei ofera suport pentru afacerea dumneavoastra atunci când exista activitati repetitive si similare.

Ajutorul dat de un echipament de calcul se poate clasifica astfel:

Comunicare

Partajarea resurselor / informatiei

Evidenta

Control

In orice organizatie managementul înseamna decizii bazate pe informatii si de aici rezulta ca informatica este necesara oricarui manager, la orice talie de întreprindere, poate la cele mici mai acut decât la cele mari, unde exista oameni cu experienta pe fiecare domeniu (financiar, resurse umane, legal, etc.) si care pot lua decizii bazate mai mult pe experienta proprie, în lipsa anumitor date actuale despre organizatia în care lucreaza. Micul întreprinzator este esential sa fie informat.

Studiu de caz

Pentru o mai buna întelegere vom face un studiu de caz pentru o microîntreprindere. Pentru aceasta am ales o societate care cultiva, ambaleaza si distribuie ciuperci, având 8 angajati.

In cazul nostru, cei 8 angajati ai firmei producatoare de ciuperci sunt dispusi astfel în organizatie:

1 Manager

1 Agent comercial (distributie)

1 Secretara (facturare/evidenta stoc)

3 Cultivatori de ciuperci

2 Ambalatori produse

Firma are 50-60 de clienti si livreaza zilnic produse catre majoritatea dintre acestia.

Criterii pentru evaluarea nevoilor de TI

Pentru o buna evaluare a nevoilor este necesara cunoasterea cerintelor care trebuie îndeplinite de catre echipamentele hardware ce vor fi achizitionate pentru a suporta cât mai bine software-ul pe care îl veti folosi, adica necesitatile afacerii dumneavoastra. Deci nu trebuie niciodata sa începem direct cu achizitiile de hardware.

Procesul: cerinte functionale si necesitati de instruire

Procesul este foarte important si porneste de la nevoile afacerii.

Pasii procesului sunt urmatorii:

Identificarea nevoilor functionale care trebuie satisfacute.

Identificarea programelor (software) care le pot satisface mai eficient si/sau cu o calitate crescuta fata de tratarea manuala a acelorasi cerinte.

Dimensionarea hardware-ului în mod corespunzator pentru aceste programe (software).

Identificarea nivelului de pregatire a personalului ce va lucra cu programele selectate la pasul anterior

Instruirea personalului pentru asigurarea unui nivel minim de cunostinte necesare.

Nevoile functionale trebuie privite pe ansamblul firmei, atât în partea de productie, cât mai ales pe functiile de suport cum ar fi:

Contabilitate

Salarizare

Financiar

Vânzari

Aprovizionare

Comunicare

În general, aceste functii sunt organizate similar în toate întreprinderile, indiferent de domeniul de activitate si asta atat din cauza legislatiei, cat si din cauza instrumentelor specifice consacrate (contabilitatea în partida dubla, indicatorii financiari, evidenta de facturi neîncasate si neplatite etc.) Astfel, pe piata exista deja o serie de programe care acopera aceste functii de suport ale întreprinderii si aici este primul loc în care trebuie sa ne uitam.

La prima vedere ciupercile nu au nimic în comun cu calculatoarele si totusi, asa cum am aratat mai sus, ne uitam în primul rând la functiile de suport si constatam ca salarizarea si contabilitatea pot fi tinute cu ajutorul a doua programe, eliminând astfel necesitatea angajarii unei persoane pentru a realiza aceste functii manual.

Activitatea de aprovizionare nu are un volum atât de ridicat încât sa trebuiasca servita de un program dedicat, dar cea de vânzari da (livrarile ridicându-se la peste 500 pe luna), datorita numarului mare de clienti care trebuie serviti. Stocul de produse este de asemenea important de controlat, datorita perisabilitatii si a termenului scurt de livrare pe care îl impun clientii. Astfel, nevoia de tehnologie îsi face simtita prezenta într-o a doua faza, atât pentru a putea tine o evidenta a stocurilor de ciuperci ce urmeaza a fi vândute, cât si pentru facturarea cantitatilor cerute de clienti.

Foarte importanta este ofertarea pentru activitatea de distributie. Prezentarea grafica a acesteia se poate realiza usor, eficient si cu un design atragator, folosind tot calculatorul si software-ul de tipul procesoarelor de text.

Tot pentru partea de ofertare, foarte importanta este comunicatia si bineînteles gasirea unor potentiali clienti. În mod traditional, aceasta se face batând din usa în usa. Însa cu un calculator, acces la Internet si e-mail, un prim contact poate fi initiat prin acest mediu de comunicare.

Evaluati nevoia de TI a firmei dumneavoastra pe baza standardelor existente în domeniul în care activati

Pentru aceasta etapa trebuie obtinute informatii despre companii similare, pentru a putea "fura" din experienta altora. Acest lucru este important din 2 puncte de vedere:

Ne ajuta sa ne cunoastem mai bine concurenta

Ne arata ce metode sunt validate în practica în domeniul de activitate respectiv

Bineînteles ca nu trebuie sa copiem întru totul concurenta, putem sa încercam noi metode informatice în domeniul respectiv de activitate, dar în acest caz trebuie sa fim constienti de faptul ca efectuam un experiment, deci ne expunem anumitor riscuri care se traduc în general prin eventuale pierderi financiare (de fapt - timp, angajati, clienti.)

Aici ar fi foarte important de spus ca exista studii de caz sau carti despre succesul altor companii cu domenii de activitate similare cu al dumneavoastra, pe Internet, dar si în alte publicatii, iar tinta pentru informare ar trebui sa fie companiile cele mai de succes si care promoveaza cele mai bune practici în domeniu.

In exemplul nostru presupunem ca am facut o astfel de documentare si am aflat ca o firma similara foloseste un singur computer pentru o secretara care se ocupa de ofertare si de corespondenta sporadica prin e-mail. Contabilitatea si salariile sunt tinute manual de catre un angajat specializat pentru aceste activitati. Nimeni altcineva din firma nu interactioneaza cu calculatorul.

Stabiliti suportul pe care îl poate asigura TI-ul în activitatile dumneavoastra primare

In aceasta etapa se vor stabili care sunt sarcinile repetitive si care necesita o putere mare de calcul pentru a reduce timpul alocat acestora. De asemenea, se va gândi si modul în care vor fi identificati potentialii clienti si cu ajutorul caror metode de comunicare vom tine relatia cu acestia.

Pentru afacerea noastra este nevoie de calcul rapid, în cazul aplicatiei de contabilitate, care poate fi una dedicata (program de contabilitate) sau de calcul tabelar. Un computer ne-ar ajuta si la întocmirea ofertelor si a unei evidente a clientilor si a cantitatilor cerute de acestia, pentru a putea elabora dupa o anumita perioada de timp un raport despre puterea de productie si cererile pietei.

Evaluati disponibilitatea organizatiei dumneavoastra fata de TI

Disponibilitatea organizatiei fata de TI se rezuma de la rezistenta personalului la schimbare. Evaluarea personalului se poate realiza distribuind o serie de chestionare sau cu ajutorul unor mini interviuri. Pe baza acestora se decide asupra nevoii de pregatire a angajatilor pentru folosirea echipamentelor si a soft-ului ce urmeaza a fi achizitionat.

Pentru a putea folosi un calculator în mod eficient, orice angajat trebuie sa aiba pe lânga cunostintele necesare utilizarii programelor respective (birotica, contabilitate, etc.) si cunostinte generale despre calculator si sistemul de operare folosit.

Determinati gradul de conectivitate necesar în organizatia dumneavoastra

Pentru a determina gradul de conectivitate necesar pentru organizatia dumneavoastra trebuie sa tineti cont de câteva lucruri esentiale:

Gradul de mobilitate al angajatilor (cât de mult sunt ei plecati de la sediile firmei)

Necesitatea accesarii datelor companiei de la distanta atunci când sunt plecati de la sediile firmei

Necestitatea conectarii la Internet a sediilor firmei.

Intranet si LAN

Pentru ca o întreprindere sa aiba succes, astazi mai mult ca oricând, trebuie sa beneficieze de un sistem de comunicare rapid si performant, atât cu partenerii si clientii, cat si cu furnizorii sai externi. O solutie din ce în ce mai raspândita o reprezinta Intranet-ul, sau reteaua locala. Cea mai concisa definitie a sa este "implementarea tehnologiilor Internet în cadrul unei institutii/întreprinderi". Un intranet nu implica neaparat si conectarea sa la reteaua publica globala Internet. Totusi, aceasta aduce multe beneficii. Imaginati-va un web intern care va permite sa accesati o mare cantitate de informatii de firma stocate pe un server si prin care se poate naviga dupa mai multe criterii de clasificare. Imaginati-va ca sunteti capabil sa creati si sa distribuiti documente si informatii eficient si rapid, folosind un software simplu si ieftin de tip web browser. Desi retelele de tip Internet si Intranet se bazeaza pe aceleasi tehnologii, ele difera totusi foarte mult.

În prezent, cele mai multe corporatii folosesc retele bazate pe PC-uri conectate la baze de date centralizate. Aplicatiile care ruleaza pe PC-uri pot accesa datele corporatiei prin retea, de pe serverele pe care sunt stocate informatiile. Un asemenea scenariu este în mod obisnuit numit "client-server" si este tipic structurilor TI aflate astazi în întreprinderi.

În acest caz vom avea nevoie de 3 computere: pentru manager, pentru secretara si unul care va fi folosit de agentul comercial si de cultivatorii de ciuperci pe rând, 1 imprimanta matriceala (pentru tiparirea facturilor), 1 imprimanta multifunctionala (scaner, fax, imprimanta) pentru oferte.

Cele 3 computere vor fi interconectate unul cu celalalt prin intermediul unui HUB cu 8 porturi care ofera o viteza de transfer de 100 Mb/s, viteza asigurata si de placile de retea din statiile de lucru.

Internet

Internet înseamna comunicare si informare, iar aceste lucruri sunt importante pentru orice afacere. Caracteristica principala pentru legaturile la Internet este latimea de banda. Asa cum gasim mentionat si mai sus aceasta poate varia în functie de necesitati si de numarul de utilizatori care acceseaza simultan resurse publicate pe Internet. În cazul în care avem mai multi utilizatori (user-i) care acceseaza Internet-ul, vom avea nevoie de o latime de banda mai mare pentru a nu se produce o gâtuire a conexiunii.

Odata cu o conexiune la Internet va fi necesara si o modalitate de a limita accesul la o serie de resurse neimportante si chiar periculoase pentru afacerea (site-uri pornografice, web mail, sau download-urile de fisiere multimedia - filme, muzica care nu servesc scopurilor afacerii). O restrictionare si un control al traficului se poate face cu un calculator care sa fie configurat pentru a limita accesul la diferite resurse aflate pe Internet în mod dinamic si poate genera rapoarte de trafic. Acestea ajuta la descoperirea utilizatorilor care petrec mult timp ramânând conectati la Internet, pentru luarea de masuri în consecinta. Acest calculator poarta numele de firewall.

In cazul nostru Internet-ul ne poate ajuta în ofertare si în cautarea de noi clienti, fara a mai fi nevoiti sa cheltuim alte resurse decât timpul petrecut cu navigarea. Pentru conectarea la Internet vom avea nevoie de un modem cu care vom face o legatura de tip dial-up la 56k, acoperind astfel necesitatile noastre.

Servicii de voce

Deocamdata, în România, suprematia transmisiilor de voce la nivel national o detine Romtelecom, deci nu prea avem de unde alege. Însa pentru convorbiri în strainatate s-a dezvoltat un concept nou numit VoIP (Voice over Internet Protocol) sau comunicatie voce prin (Vo) legaturi de date (IP). Datorita acestui serviciu, convorbirile internationale au scazut cu pâna la 4 ori ca si costuri, într-o oarecare masura în detrimentul calitatii, fiind însa un real progres pentru viitorul comunicatiilor.

Definiti nivelul de securitate al organizatiei dumneavoastra

Securitatea informatiei într-o organizatie este foarte importanta si nu depinde de marimea acesteia. Putem proteja informatiile sensibile de la oameni din afara organizatiei sau chiar de angajatii proprii.

De obicei se procedeaza pornind de la:

sensibilitatea informatiilor vehiculate

principiul ca tot ce nu este necesar unui anumit utilizator trebuie restrictionat.

Pe lânga restrictiile tehnice care se impun, se pot defini o serie de masuri administrative, cum ar fi: clauze de confidentialitate, regulamente de ordine interioara cu instructiuni specifice referitoare la lucrul cu datele-proprietate a firmei.

Despre nivelul de securitate în cazul companiei producatoare de ciuperci trebuie spus ca preturile de desfacere sunt confidentiale. De asemenea, gestiunea stocurilor, contabilitatea, evidenta clientilor si salariile sunt si ele confidentiale.

Suportul asigurat de TI în acest caz este maxim, astfel încât posesorii de computere sa poata partaja informatii, sa poata trimite si primi e-mail-uri (Internet e-mail), sa poata verifica stocul si plata facturilor emise, sa poata imprima oferte si facturi tipizate, iar pe Internet pot cauta informatii despre cele mai cunoscute culturi de ciuperci, despre furnizori de spori si de ce nu chiar o piata de desfacere pentru produsele comercializate.

Cât ar trebui sa platesc?

Pentru a putea raspunde la aceasta întrebare am avea nevoie de câteva oferte de preturi de la furnizorii de echipamente TI. Dupa comparare am putea avea o oferta care sa ne satisfaca cererea cu costuri de achizitie minime.

Hardware "de firma" sau "fara nume"

Alegerea hardware-ului pentru echipamentele de calcul si dilema de mai sus sunt valabile doar în cazul în care avem cunostinte solide despre aceste echipamente si subansamblele lor, sau apelam la competente din exteriorul firmei pentru a putea realiza o solutie pe baza unor echipamente "fara nume", cel putin pentru computerele utilizatorilor.

Diferentele de pret dintre marcile locale si calculatoarele asamblate de dumneavoastra sunt destul de mici. Cumparând o marca locala, eliminati eventualele incompatibilitati între componente si posibilele greseli de asamblare.

Odata cu achizitionarea unui computer ca întreg, beneficiati de garantie unitara pentru toate componentele sale. Perioada de garantie unitara este de obicei de 2 ori mai lunga decât cea pentru componentele cumparate separat.

In exemplul ales mai sus am ales computere standard fabricate de dealeri locali (marci locale) cu placi de baza care integreaza placa video si cea de sunet, hard-disk-uri de capacitate medie (40-60Gb), placi de retea 10/100 si monitoare de 15" perfecte pentru aplicatiile de birou (de exemplu: MS Office) si cele de contabilitate (de exemplu: Ciel). Specificatiile de mai sus sunt luate numai ca exemplu la data redactarii prezentei brosuri.

Cum sa realizati bugetul investitiilor TI

Un buget reprezinta previziunea cifrica a resurselor disponibile si a responsabilitatilor aferente pentru realizarea obiectivelor firmei în conditii de maximizare a profitului.

Pentru elaborarea oricarui buget trebuie respectate câteva principii, însa cea mai importanta este previziunea financiara.

Ea se realizeaza prin intermediul bugetelor firmei, care ajuta sa va orientati spre realizarea obiectivelor propuse.

In lipsa unui astfel de plan, conducerea ar fi aleatoare si s-ar baza numai pe experienta precedenta, care nu întotdeauna este concludenta.

Mai jos am exemplificat câteva idei ce trebuie luate în calcul la elaborarea unui buget pentru TI:

Buget TI pentru firma "ABC"
Total	Detalii
*Infrastructura*
Cablarea structurata	Legaturile fizice dintre calculatoare
Camera serverului cu Aer conditionat	Locatia unde vor functiona serverele. Pentru o buna functionare vor avea nevoie de o temperatura adecvata
Conexiune Internet	Legatura retelei proprii la Internet
VoIP	Servicii de voce prin Internet
*Echipamente*
Switch / hub	Echipament necesar pentru interconectarea a mai mult de doua calculatoare în retea
Hardware pentru controller-ul de domeniu	Serverul care se va ocupa de autentificare în retea
Hardware pentru serverul de mesagerie	Serverul care va controla comunicatia e-mail din interiorul organizatiei.
Hardware pentru serverul de fisiere	Serverul care va gazdui toate fisierele de lucru (oferte)
Hardware pentru serverul de firewall	Serverul care va proteja Intranet-ul de eventuale atacuri venite din partea user-ilor conectati la Internet
Unitate pentru back-up	Solutie aleasa pentru depozitarea backup-ului.
Computere portabile	Laptop-uri, notebook-uri
PDA	Echipamente portabile de genul organizatoarelor
UPS	Surse continue de curent care vor proteja serverele de pierderea informatiei în cazul unei eventuale caderi de tensiune
Hardware pentru calculatoarele utilizatorilor	Statiile de lucru pentru utilizatori
*Consumabile*
Mentenanta pentru imprimante si fax-uri	Curatare periodica pentru imprimante si fax-uri
Cartuse pentru imprimante	Cerneala pentru imprimanta
Medii de stocare (floppy, CD)	Suport pentru pastrarea datelor
*Pachete software*
Sisteme de operare	Pentru statiile de lucru
Suita Birotica	Procesoare de text
Software pentru serverul de mesagerie	Aplicatii care va gestiona comunicatia e-mail
Sistem de operare pentru controller-ul de domeniu	Sistem de operare
Sistem de operare pentru serverul de fisiere	Sistem de operare pentru serverul care va stoca documentele companiei
Pagina de web	Designul si realizarea pagii de web pentru o mai buna redare a imaginii companiei
Alte soft-uri specifice afacerii	Software specific în functie de organizatie (procesoare pentru grafica sau film, arhitectura, programare)
AntiVirus	Software pentru gasirea si eliminarea posibilelor infectii cu virusi
*Pregatire Cursuri*
Sisteme de operare	Notiuni introductive si lucru cu fisierele si directoarele
Suita birotica	Notiuni referitoare la calculul tabelar si formatarea documentelor
*Recurent*
Set-up network infrastructure	Realizarea retelei
Administrare lunara	Administrarea echipamentelor de retea si help-desk
ASP	Gazduire de aplicatii la un furnizor de aplicatii
Gazduire	Gazduirea paginii de web de catre un ISP
Altele

Costul real: cost total al solutiei alese versus cost de achizitie

La alegerea unei solutii informatice trebuie avut în vedere costul de implementare al respectivei solutii, lucrul acesta este de obicei uitat sau se produce confuzie la întocmirea unui plan de implementare. Costul de achizitie al echipamentelor hardware si cel al softului necesar unei bune functionari reprezinta numai o parte din costurile totale implicate de acel echipament.

Costul real de implementare al solutiei cuprinde costul de achizitie si costurile de instalare, configurare a respectivei solutii, inclusiv eforturile de timp facute de angajatii organizatiei la momentul implementarii si în perioada urmatoare pentru administrarea recurenta.

Elementele care constituie calculul costului total al solutiei alese sunt:

costurile echipamentelor hardware (statii de lucru, servere)

costurile licentelor software necesare pe statiile de lucru si servere

costurile administrarii curente

costurile pentru consumabile (cartuse imprimanta)

Elementul cheie: Adaptati investitia TI având în vedere strict scopul afacerii dumneavoastra

Pentru a adapta investitia dumneavoastra în TI cât mai bine pentru societatea pe care o conduceti trebuie sa parcurgeti toti pasii de mai sus începând cu:

Cerinte functionale si cerinte sau necesitati de instruire;

Evaluati nevoia de TI a firmei dumneavoastra pe baza standardelor existente în domeniul în care activitati;

Stabiliti suportul pe care îl poate asigura TI-ul în activitatile dumneavoastra primare.

Automatizarea activitatilor din cadrul organizatiei dumneavoastra poate fi realizata cu succes printr-o investitie în TI. Mai important este sa se înteleaga ca investitia în TI nu este o investitie pentru TI, ci pentru bunul mers al organizatiei respective. Cei care iau decizii în acest sens trebuie sa vada în aceste investitii beneficiile, profitul ce urmeaza sa apara peste câtva timp.

Exemplu de buget TI pentru o demarare clasica a unei societati

Mai jos vom trata exclusiv exemplul nostru legat de societatea de cultivare si de distribuire de ciuperci cu un numar de 3 utilizatori.

Budget TI pentru un an pentru firma Ciuperca SA	MS u.m.	Linux u.m.

Total general
*Infrastructura*
Cablare structurata (100Mb/sec UTP Cat5 + Patch panel de perete)
Conexiune Internet abonament lunar
Total
*Echipamente*
Hub 8 porturi
Imprimanta combinata cu fax
O unitate CD-RW pentru programul de backup
Hardware cu sistem de operare preinstalat pentru posturile utilizatorilor
Total
*Consumabile*
Mentenanta imprimante (curatare periodica)
Cartuse imprimante
Unitati de stocare (CD-uri, casete, dischete etc.)
Total
*Pachete software*
3* Microsoft Office / OpenOffice
3* RAV (antivirus românesc)
Total
*Cursuri formare*
Sisteme de operare
Suita birotica
*Recurent*
Administrare
Alte

*Total*

Solutia de buget prezentata mai sus se bazeaza, în prima coloana, pe un sistem de operare Windows si suita de birou Office de la Microsoft, iar în cea de a doua coloana, pe un sistem bazat pe SUSE Linux si OPEN OFFICE. Dupa cum se observa, administrarea celei Linux este ceva mai costisitoare decât cea de Microsoft, care este însa mai scumpa din punct de vedere al achizitiei. Pe de alta parte si costurile de training pentru varianta Linux pot fi ceva mai ridicate, datorita raspândirii ei mai mici pe piata la ora actuala si deci implicit a probabilitatii reduse pentru utilizatorii sa fie familiari cu programele respective.

Cum se masoara returul investitiei.

Pentru masurarea performantelor unei investitii sunt folositi o serie de indicatori financiari, cum ar fi: câstigul pe investitie (ROI - Return on Investment), perioada de recuperare. Înainte de a calcula acesti indicatori, trebuie estimate costurile necesare investitiei si beneficiile obtinute.

In general beneficiile obtinute în urma unei investitii în TI sunt:

Reducerea costurilor (cu anumite activitati, de personal, de achizitie etc.)

Cresterea productivitatii angajatilor

Îmbunatatirea calitatii rezultatelor.

Câstigul pe investitie (ROI) se calculeaza prin raportarea beneficiilor nete estimate la costurile investitiei. De exemplu obtinerea unor beneficii de 2 USD la o investitie de 1 USD implica un câstig pe investitie de 200%. Acest indicator nu tine cont de valoarea în timp a banilor.

ROI =

Beneficiile nete reprezinta acea parte din profit ramasa dupa plata taxelor si impozitelor catre stat.

Termenul de recuperare poate fi definit ca timp necesar pentru ca investitia initiala sa fie recuperata prin intrarile anuale de numerar. Cea mai utilizata metoda de calcul a TR este metoda de calcul exhaustiv si presupune deducerea intrarilor anuale de numerar din valoarea investitiei initiale pâna când aceasta valoare devine egala cu zero. Formula metodei exhaustive este:

Termenul de recuperare = Investitie initiala - Intrari de numerar cumulate

Calcularea termenului de recuperare prin metoda exhaustiva este un proces repetitiv care necesita ca beneficiile cumulate sa fie scazute din investitia initiala pâna când rezultatul este 0. Timpul care a trecut pâna la acel moment reprezinta timpul în care investitia a fost recuperata.

Referitor la masurarea rezultatelor obtinute în urma unei investitii în TI, una dintre cele mai dificile sarcini fiind cuantificarea beneficiilor. Spre deosebire de investitiile obisnuite în active, investitiile în TI genereaza o serie de beneficii intangibile si uneori greu de cuantificat cum ar fi: cresterea satisfactiei angajatilor si a clientilor, îmbunatatirea imaginii companiei, etc.

In masura în care este posibil, aceste beneficii trebuie cuantificate si considerate în calculul indicatorilor de rentabilitate a investitiei.

Aspecte legale

Legea dreptului de autor a generat schimbari majore în toate domeniile în care este implicata informatica. În primul rând, este vorba despre legalitatea detinerii de software si licente pentru folosirea lui si apoi, un aspect deseori omis este cel al eticii profesionale.

Licente si moduri de licentiere

Achizitionarea de software sau licentierea este pusa la dispozitie de cel care detine drepturile de autor (copyright-ul) catre persoana sau organizatia ce achizitioneaza o copie a produsului respectiv, dând permisiunea de a folosi produsul în schimbul unei taxe de licentiere ("pretul"). Licenta poate fi pentru o perioada de timp fixa, care se poate eventual prelungi, sau poate sa nu existe nici o mentionare a duratei, caz în care se presupune ca licenta e valabila atât timp cât produsul este protejat de drepturile de autor.

Licentierea prin închiriere de software este o varianta demna de luat în calcul, întrucât costurile licentelor se repartizeaza pe o perioada mai mare de timp. Tot mai multi producatori de software au în programul lor de vânzari si acest tip de licentiere.

Un alt mod de folosire a unei aplicatii este licentierea prin închirierea de aplicatii. Astfel aplicatia nu se instaleaza local pe statiile de lucru din organizatia dumneavoastra -gazduirea ei se face la producator sau o terta parte (Application Service Provider) si clientul plateste pentru dreptul de acces la aplicatia respectiva. Pentru acest lucru trebuie însa sa aveti o legatura de date (eventual prin Internet) pâna la cel care o pune la dispozitie.

Taxe, penalitati

In urma conjugarii eforturilor la nivel international pentru combaterea si stoparea pirateriei în materie de software, au fost create organisme care urmaresc eventualele fraude. În acest fel, persoana sau compania care nu are o licenta pentru fiecare dintre produsele informatice pe care le foloseste va fi expusa penalitatilor stipulate în legislatia de pe teritoriul statului caruia îi apartine, în urma sesizarii parvenite de la o autoritate de control, de la producatorul sau distribuitorul autorizat al respectivului produs.

In urma sesizarilor se va initia un proces pentru despagubirea producatorului de software, si/sau pentru penalizarea fraudei utilizatorului, amenzile fiind determinate de catre fiecare casa de software, autoritate nationala sau internationala în parte.

Conform legislatiei în vigoare pe teritoriul României, orice comunicatie cu caracter comercial care nu a fost solicitata, primita prin canale de comunicatie electronica poate fi reclamata ca atare. Initial, reclamantul va trimite un mesaj de avertizare catre sursa, urmând ca aceasta sa înceteze emiterea mesajelor în cauza si fara a fi autorizata sa reia comunicarea decât în cazul unui mesaj adresat direct destinatarului.

În cazul în care emitentul mesajului continua sa trimita mesaje nesolicitate, acestuia îi pot fi aplicate taxe sau penalitati financiare, administrative sau chiar penale.

În cazul în care comunicatiile electronice sunt emise de pe un server fara acordul sau cunostinta proprietarului acestuia, persoana în cauza va fi tinuta de orice raspundere administrativa sau penala, urmând a fi gasita si identificata persoana care a provocat mesajele respective, pentru a-i fi aplicate sanctiunile necesare.

Exista tendinta ca angajatorul sa citeasca e-mail-urile angajatilor fara ca sa-i fi avertizat în prealabil. Pentru a evita problemele generate de aspectele legale aceste actiuni trebuie documentate prin regulamente de ordine interioara.

Linkuri utile

Software: www.microsoft.ro,, www.redhat.com, www.suse.com, ,www.antivirus.ro,

Site de comparatie si sfaturi pentru birotica sau alte aplicatii: www.cnet.com, www.zdnet.com

Lanturi de magazine românesti: www.flamingo.ro, www.price.ro, www.bestcomputers.ro, www.elsaco.ro, www.ager.ro, www.genesys.ro

Retele: www.smc.com, www.3com.com, www.nexans.ro,

Site-uri de comparatie si sfaturi: www.nwfusion.com/index.html,

stiri TI: www.ensight.ro, https://www.techrepublic.com/, www.smartnews.ro, www.rol.ro ,

Reviste interactive: www.chip.ro, www.pcmagazine.ro, www.agora.ro

Furnizori servicii Internet: www.pcnet.ro, www.fx.ro, www.rdsnet.ro, www.xnet.ro

Gazduire: www.myx.net, www.gazduire.ro

Probleme legate de licentiere (BSA): global.bsa.org/romania/

Consultanta TI: www.ensight.ro, www.compass.ro, www.gecad.ro, www.accenture.com.

Pentru detalii suplimentare vizitati: www.alinean.com/Meth-Value.asp (pagina Internet în limba engleza)

Document Info

Accesari: 5021
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta

Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul:
in pagina web a site-ului tau.

eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare