Sortarea si filtrarea datelor

IV.1. Sortarea listelor

Sortarea listelor dupa o singura coloana

Clic pe coloana (o celula componenta) din tabel dupa care se face sortarea

Bara de instrumente stan 949b16j dard are doua butoane de sortare:

Sort Ascending pentru sortare crescatoare

Sort Descending pentru sortare descrescatoare

Se selecteaza unul dintre ele si lista sau tabelul vor fi sortate.

Observatie: Pentru a sorta o singura coloana din tabel fara a sorta datele atasate odata cu coloana se selecteaza toate celulele din coloana respectiva inainte de sortare.

Sortarea unei liste dupa doua sau trei chei

Clic pe o celula din tabel. Data-Sort. Apare caseta de editare Sort.

In caseta Sort by- clic pe sageata in jos apoi clic pe cheia de sortare de pe primul nivel. Se selecteaza si butonul cu optiunea pentru ordinea de sortare dorita (Ascending sau Descending).

In caseta Then by se alege cheia de sortare pentru al doilea nivel si o ordine de sortare.

In a doua caseta Then by se alege cheia de sortare pentru al treilea nivel si o ordine de sortare. OK.

IV.2 Filtrarea listelor

Inseamna afisarea doar a inregistrarilor care satidfac un anumit criteriu.

Filtrarea unei liste dupa un singur criteriu cu Autofilter.

Clic pe o celula din tabel.

Filter-Autofilter-apar sageti mici de filtrare.

Clic pe criteriul dupa care se efectueaza filtrarea. Vor fi afisate doar inregistrarile care satisfac criteriul ales. Sageata de filtrare din campul de filtrare este albastra.

Pentru a sterge criteriile de filtrare- clic pe sageata de filtrare si se selecteaza All. Filtrarea automata se pastreaza.

Pentru a sterge filtrul si a afisa toate inregistrarile: Data-Filter-Autofilter

Filtrarea unei liste dupa mai multe criterii

Sunt posibile patru variante:

1. Filtrarea a doua campuri diferite:

Presupunem un tabel numit Vanzari avand campurile:

data

furnizor

utilitate

categorie articol

suma

Presupunem ca dorim sa vedem cheltuielile pentru o anumita categorie, cum ar fi articolele de birou de la un anumit furnizor, sa zicem firma Impact.

Clic pe tabel. Data-Filter-Autofilter

Clic pe sageata de filtrare din campul categorie articol si se selecteaza criteriul dorit: Articole de birou

Clic pe sageata de filtrare din al doilea camp (Furnizor) si apoi se selecteaza criteriul dorit (Impact).

2. Filtrarea dupa doua criterii ale aceluiasi camp

Presupunem ca in tabelul Vanzari vrem sa vedem suma cheltuita de doi furnizori: firma Alfa si firma Beta. E necesara configurarea unui criteriu care sa efectueze operatia logica SAU pentru campurile furnizorilor astfel incat sa fie afisate toate inregistrarile care au ca furnizor Alfa sau Beta:

Clic in tabel: Data-Filter-Autofilter

Clic pe sageata de filtrare din campul furnizori si apoi pe Custom.. Apare caseta de dialog Custom Autofilter

In caseta stanga sus se selecteaza un operator de comparatie din lista (in exemplu egalitatea:equals)

In caseta dreapta sus se selecteaza o valoare din camp (in exemplu Alfa)

Clic pe butonul Or (SAU)

In castea din partea de jos se selecteaza un operator de comparatie si valori (equals si Beta). OK.

Filtrarea dupa un domeniu de criterii

Presupunem ca in tabelul Vanzari se doreste o lista filtrata cu toate cheltuielile din luna ianuarie. Acesta este un exemplu de filtru SI: valoarea datei mai mare sau egala cu 1/1/02 si mai mica sau egala cu 31/1/02. Se procedeaza analog ca la punctul 2 dar se va selecta butonul pentru optiunea AND.

Filtrarea dupa cele mai mici sau cele mai mari numere dintr-un camp de numere

Presupunem ca dorim sa vedem cele mai mari cinci cheltuieli dintr-un an.

Clic in tabel. Data-Filter-Autofilter

Clic pe sageata de filtrare dintr-un camp cu numere (in exemplu cel din suma ) si apoi clic pe Top10.

In caseta cea mai din stanga se selecteaza Top sau Bottom (in exemplu Top)

In caseta din centru se tasteaza sau se defileaza pana la numarul de inregistrari care se doreste a fi afisate

In caseta din dreapta se selecteaza Items sau Percent. In exemplu se selecteaza Items; Percent afiseaza cantitatile din lista care se incadreaza in primele 5 procente. OK.

Calcularea inregistrarilor filtrate

Presupunem ca dorim sa calculam suma medie din facturile unei companii de telefoane, in tabelul Vanzari. Se poate folosi functia SUBTOTAL in lista filtrata. Daca s-ar folosi SUM sau AVERAGE ar intra in calcul toate inregistrarile din tabel si nu doar cele afisate in urma filtrarii. Prin utilizarea functiei SUBTOTAL formula va calcula numai inregistrarile filtrate si afisate.

Functia SUBTOTAL(function_num,Ref1) necesita un numar in locul argumentului function_num care sa determine ce calcul concret urmeaza sa efectueze. Folosirea functiei SUBTOTAL tine cont de tabelul urmator si parcurge pasii descrisi in continuare pentru lista filtrata:

Clic pe o celula de sub lista unde se va afisa rezultatul formulei.

Paste Function sau Insert Function. Se selecteaza SUBTOTAL. Apare caseta de dialog SUBTOTAL.

In caseta Function_num se tasteaza 1 ceea ce informeaza functia SUBTOTAL ca va fi calculata o medie.

In caseta Ref1 se introduce domeniul pentru care se va efectua calculul. OK.