CONCEPTUL DE NEGOCIERE

CONCEPTUL DE NEGOCIERE

Elemente de teorie a negocierii

Procesul de negociere este prezent in toate aspectele existentei noastre, negociem oricand, orice si aproape cu oricine. Negocierea este prezenta sub o multitudine de forme, se realizeaza intr-o diversitate de domenii si este cunoscuta pe plan local, national si international.

Negocierea este in egala masura o arta, apanaj al talentului nativ si o stiinta cu reguli, instrumente si parghii specifice dobandite prin experienta si invatare. Teoria negocierii apartine sociologiei si psihologiei sociale, ma 848c24i i precis segmentului care studiaza comportamentul uman in diferite situatii sociale.

Termenul de negociere dateaza inca din secolul al 6-lea i.e.n. si are origini in Roma antica, respective termenul negotium = negot, afacere. D.E.X. defineste negocierea ca fiind o actiune prin care se trateaza cu cineva, incheierea unei conventii economice, politice, culturale, etc. sau o actiune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri. Dictionarul diplomatic considera ca negocierea constituie un process de abordare a unei probleme, a unui diferend, a unei situatii conflictuale prin mijloace pasnice de intelegere directa in scopul promovarii sau infaptuirii unui acord intre parti. In termeni generali este o forma generica de lupta retorica si de confruntare cu argumente si probe, purtata intre doi sau mai multi parteneri, cu interese si opinii complementare care urmaresc sa ajunga la un acord reciproc avantajos. Ea permite crearea, mentinerea sau dezvoltarea unei relatii interumane in general si a unei relatii de afaceri in general.

Negocierea devine necesara si este posibila ori de cate ori sunt indeplinite o serie de conditii :

existenta unui conflict de interese manifestate de cel putin doua parti in raport cu un obiect ;

existenta dorintei si interesului partilor in obtinerea unui acord pentru care sunt dispuse sa faca reciproc concesii ;

posibilitatea demararii unui proces de comunicare, de transfer de informatii si intelegere a lor intre persoanele implicate, comunicarea trebuie sa se poata face in toate modalitatile proprii acesteia ;

lipsa unor reguli si proceduri prestabilite si obligatorii sau lipsa unei autoritati aflate deasupra partilor interesate care sa impuna solutionarea conflictului de interese peste vointa acestora.

Negocierea poate fi definita ca fiind forma de comunicare ce presupune un proces comunicativ activ, dinamic de ajustare, de stabilire a acordului in cazul aparitiei unor conflicte de interese prin care doua sau mai multe parti, cu mobiluri diferite si avand obiective proprii, isi mediaza pozitiile pentru a ajunge la o intelegere mutual satisfacatoare.

Structura conceptuala a procesului de negociere

Procesul de negociere are o structura duala :

o structura pasiva care se refera la relatiile ce se stabilesc intre elementele de context stabile ;

o structura dinamica care se refera la relatiile ce se stabilesc intre elementele ajustabile, active ale procesului.

Structura pasiva

Procesul de negociere presupune existenta urmatoarelor elemente :

I. Obiectul supus negocierii (obiecte, servicii, status, informatii, etc.) este elementul central al structurii pasive a procesului de negociere care declanseaza conflictul de interese intre parti, reprezentand in acelasi timp si obiectul intereselor si dorintelor acestuia ;

II. Domeniile de interes ale partilor reprezinta elementele fundamentale ce permit constituirea intereselor, definirea obiectivelor, angajarea si declansarea unei negocieri ;

III. Obiectivele pe care si le propun si le urmaresc partile in procesul de negociere : acestea pot fi convergente si divergente, in functie de pozitia partilor in raport cu obiectul supus negocierii ; aparitia conflictului de interese este rezultatul proiectarii obiectivelor proprii asupra obiectului supus negocierii ; convergenta obiectivelor induce necesitatea stingerii conflictului prin negociere, in timp ce obiectivele in divergenta impun partilor realizarea de concesii si compromisuri ;

IV. Mediul de negociere se refera la contextul general in care se plaseaza procesul de negociere si obiectul supus negocierii.

Structura dinamica

Negocierea presupune prezenta si actiunea unor participanti la negociere si a unor elemente pe care acestia le relationeaza.

I. Participantii la procesul de negociere pot fi :

partile interesate adica persoanele care angajeaza, manifesta si sustin interese in legatura cu obiectul supus negocierii ;

negociatorii adica persoanele care actioneaza in vederea indeplinirii unor obiective care satisfac interesele manifestate de partile interesate.

II. Elementele pe care le relationeaza participantii la negociere sunt :

interesul reprezinta expresia particulara a dorintei partii interesate de a obtine obiectul supus negocierii ;

obiectivul negocierii expresia analitica a interesului in forma concreta a unor castiguri satisfacatoare obtinute pe baza unui compromis ;

limita initiala a negocierii respective, pozitia declarata initial de fiecare parte astfel incat sa-i asigure un spatiu cat mai larg si divers de manevre in negociere ;

limita finala a negocierii – pozitia ultima acceptata de fiecare parte ca fiind rezonabila si acceptabila ;

spatiul de negociere, respectiv totalitatea circumstantelor si aspectelor considerate ca fiind obiectul negociat pe care fiecare parte este gata sa le aduca in discutie.

Tipurile de interese in negociere

I. Interese negociabile :

comune, respectiv interesele ce sunt recunoscute si sunt sustinute de fiecare parte si reprezinta punctul de echilibru pe termen lung ;

specifice, respectiv fiecare parte avand interese proprii, diferite de ale celeilalte, cel mai adesea opuse, dar care sunt negociabile.

II.     Interese non-negociabile – sunt dictate de anumite norme economice, politice, etnice, etc. ale unor   comunitati, acestea pot avea un caracter interactiv in procesul de negociere, fiind recunoscute si respectate ca atare de fiecare parte sau nu sunt decat prejudecatile uneia sau alteia dintre parti.

III.   Interese reale, respectiv interesele manifestate si acceptate de fiecare dintre parti ca fiind juste si acceptabile in procesul de negociere ; aceste interese sunt rareori declarate in procesul de negociere.

Trasaturi caracteristice ale procesului de negociere

I. Negocierea este un fenomen social care presupune existenta unei comunicari intre oameni, in general si intre cele doua parti interesate, in particular. Procesul de negociere poarta amprenta comportamentului uman, fiecare participant fiind caracterizat prin capacitatile sale psihice si intelectuale si utilizand experienta pe care a acumulat-o in timp. De asemenea procesul de negociere se plaseaza intr-un context social, negociatorul nefiind o persoana izolata de societate.

II.     Negocierea este un proces organizat, concretizat intr-un ansamblu de initiative, schimburi de mesaje, contacte si confruntari care au loc intre partenerii de afaceri cu respectarea unor reguli si uzante statornicite intr-un mediu juridic, cultural, politic si economic, determinant. Negocierile sunt purtate intr-un cadru mai mult sau mai putin formal pe baza unor principii, proceduri si tehnici in general bine stabilite. Partile sunt obligate sa respecte anumite cerinte de ordin procedural, comportamental si deontologic consacrate.

III.   Negocierea este un proces competitiv in care partile urmaresc realizarea unui acord care in paralel cu satisfacerea intereselor commune sa asigure obtinerea unor avantaje proprii, de multe ori preponderente.

IV.  Negocierea este un proces de interactiune, ajustare si armonizare a intereselor distincte ale partilor, astfel incat dincolo de caracterul competitiv al raporturilor dintre parti, acordul de vointa sa devina reciproc avantajos si posibil.

V.     Negocierea este un proces orientat catre o finalitate precisa care presupune armonizarea intereselor celor implicati. Ambii parteneri de negociere trebuie sa incheie procesul de negociere cu sentimentul ca au realizat maximum posibil din ce si-au propus. In final ceea ce conteaza sunt rezultatele negocierii, atingerea unuei stari de echilibru pe care fiecare o apreciaza in functie de obiectivele prestabilite si de informatiile de care dispun.

Tipuri de negociere

Procesul de negociere se constituie intr-o succesiune de activitati care cuprinde :

prezentarea pozitiei proprii ;

cunoasterea pozitiei celeilalte parti ;

evaluarea pozitiilor ;

argumentarea ;

urmarirea cu atentie a contra-argumentelor partenerilor ;

analiza impartiala cu privire la argumente si contra-argumente ;

concesii si contrapropuneri care duc in final la o intelegere acceptabila pentru ambele parti .

Negocierile pot fi de mai multe tipuri : cooperative, conflictuale, obiective.

I. Negocierea cooperativa (integrativa) – scopurile partilor nu se exclud reciproc, castigul uneia dintre parti nu se face neaparat in detrimentul celeilalte. Exista posibilitatea ca ambele parti sa-si atinga obiectivele. In acest caz se scoate in relief interesul comun si se practica toleranta, reciprocitatea, promisiunea facuta cu buna credinta si propunerea unor oferte stimulative (WIN-WIN).

II.      Negocierea conflictuala (distributiva) – se pleaca de pe pozitii de forta neexistand un castig comun, scopurile uneia dintre parti sunt de regula in conflict cu scopurile celeilalte parti. Este o situatie de tip WIN-LOOSE. In astfel de negocieri domina polemica prin devierea subiectului, manevrele de disimulare sau culpabilizare, descalificarea prin persiflare sau atac la persoana si demonstratie de forta prin intimidarea partii opuse.

III. Negocierea obiectiva este orientata in totalitate inspre incheierea acordului. Astefel se evita sau se depasesc tensiunile, se manifesta creativitatea in propunerea de solutii si o larga deschidere catre argumentele partenerului.

Analiza tipului de negociere in care se angajeaza partile interesate este esentiala deoarece a cunoaste si evalua tipul de negociere inseamna deja a prevedea in linii mari tipul de comportament al partenerului si a pregati riguros propriul comportament. Astfel riscul unui esec sau riscul de a incheia un acord dezavantajos scade.

Ø  In functie de domeniul in care se realizeaza negocierile acestea pot fi : diplomatice, economice, sociale, etc.

Ø  In functie de nivelul juridico-politic al partilor negocierea poate fi :

i. Interguvernamentala (interstatala) caz in care se urmareste incheierea de acorduri, conventii, alte intelegeri politice, diplomatice sau economice care vizeaza in esenta crearea cadrului institutional juridic de desfasurare a relatiilor dintre state ;

ii. Neguvernamentale in care obiectul principal al negocierii il constituie incheierea unor contracte sau acorduri de cooperare intre organizatiile economice (firme) sau alte tipuri de parteneri.

Ø  Din punct de vedere al numarului de participanti negocierile pot fi : bilaterale sau multilaterale.

Conceptul de negociere in afacerile comerciale internationale

Compexitatea deosebita a vietii social-economice si politice contemporane, faptul ca participarea la schimburile comerciale internationale a devenit azi o cerinta indispensabila a progresului economic al fiecarui stat, in parte se reflecta si in intensificarea preocuparilor pentru asigurarea prin dialog si conlucrarea prin negociere a unui cadru cat mai adecvat de desfasurare pe baza unor principii corecte si echitabile a relatiilor dintre state. Niciodata negocierile si negociatorii nu au avut la nivel international, acolo unde se deruleaza marile afaceri, o importanta asa de mare. In context international, negocierea serveste intr-o mare masura eforturilor de a furniza raspunsuri la problemele complexe ce deriva din nevoia obiectiva de adancire a cooperarii dintre tari si organizatii economice (firme).

Negocierea comerciala internationala prezinta patru caracteristici specifice :

I. Importanta factorilor culturali – procesul de negociere este abordat diferit de catre negociatori in functie de tara din care provin si de cultura careia ii apartin.

II. Diversitatea considerabila a contextelor – fiecare negociere in parte are un context original determinat de circumstantele particulare care nu sunt niciodata perfect identice, fiind unica din acest punct de vedere.

III. Multipolaritatea – negocierea comerciala internationala implica numerosi factori de natura si statut diferit.

IV. Exigenta sporita generata de natura transculturala a negocierii comerciale internationale, de concurenta acerba care se manifesta in prezent la nivelul economiei mondiale si de costurile si riscurile ridicate pe care le implica negocierea comertului international.

Afirmarea si cresterea importantei negocierii in schimburile comerciale internationale se datoreaza unor factori economici si social-politici cum ar fi :

negocierile servesc intr-o oarecare masura eforturilor de a da raspunsuri la problemele complexe ce deriva din nevoia obiectiva de adancire a cooperarii dintre tari si dintre organizatiile economice care actioneaza la nivel mondial ;

adancirea diviziunii internationale a muncii care a dus la cresterea numarului de parteneri de afaceri amplasati in diferite zone geografice cat mai intinse si mai diferite ;

posibilitatea alegerii dintr-un numar sporit de tehnici de contractare si derulare a schimburilor comerciale internationale ;

adancirea concurentei pe piata internationala in conditiile in care de multe ori oferta depaseste cererea ;

in conditiile existentei unor diferente si limitari in ce priveste dotarea cu resurse a tarilor lumii, acesul la resursele deficitare este posibil in principal, printr-o colaborare reciproc avantajoasa pe baza negocierilor.

Definitia negocierii comerciale internationale

Negocierea comerciala internationala se deifneste ca fiind o actiune intreprinsa de doua sau mai multe parti situate in tari diferite, cu obiective proprii, in cadrul unui proces dinamic de ajustare si armonizare a diferitelor idei si argumente, prin discutiile dintre ele sau in cadrul unui schimb de corespondenta in domeniul relatiilor economice internationale, avand ca scop ajungerea la o intelegere reciproc avantajoasa.

In practica, negocierile comerciale internationale sunt cunoscute si sub denumirea de tratative comerciale internationale.

Negocierile intre state pot fi bilaterale sau multilaterale, in timp ce la nivel de firma negocierile sunt esentialmente bilaterale.

In contextul mondial actual negocierea comerciala internationala este indeaproape asociata cu calificativul de diplomatie comerciala. Diplomatia comerciala este arta de a negocia intr-o forma eleganta si convingatoare, amplificand importanta actului in sine, chiar solemnitatea lui intarind sentimentul de respect reciproc intre parteneri, astfel incat sa se ajunga la intelegeri ce pot fi puse in aplicare in avantajul reciproc al partilor.

Negocierea lipsita de diplomatie comerciala devine obscura, fara orizont, plictisitoare, putand genera fenomene de antipatie si respingere intre parteneri, ceea ce poate duce la esecuri categorice. Dar un exces nejustificat de diplomatie poate fi interpretat de unii parteneri ca pe o incercare de tergiversare, putand sa conduca la suspiciune si neancredere.

Principiile fundamentale ale negocierii comerciale internationale

I. Inseparabilitatea negocierilor de activitatile comerciale internationale – procesul de negociere nu incepe si nu se termina cu semnarea unui contract, el fiind o activitate de lunga durata, continua, care contine atat secventele precontractuale cat si ceea ce presupune rezolvarea prin dialog cu partenerii a problemelor care apar pe perioada de derulare a contractului.

II. Cunoasterea uzantelor si normelor specifice comertului international – negociatorii trebuie sa fie buni cunoscatori ai mediului international, mai ales in materie de legislatie, fiecare parte cauta sa introduca in contract cat mai multe elemente din legislatia sa nationala ca fiindu-i cea mai accesibila ; iesirea din aceasta situatie aparent conflictuala se face prin utilizarea normelor si uzantelor specifice dreptului comercial international, sau a regulilor si normelor elaborate de organizatiile internationale specializate.

III. Respectarea avantajului reciproc – orice tranzactie de afaceri trebuie sa fie reciproc avantajoasa, aceasta nu inseamna ca fiecare parte va castiga la fel, dar fiecare parte trebuie sa aiba ceva de castigat din afacerea castigata.

IV. Respectul si increderea reciproca a angajamentelor asumate – in primul rand respectarea stricta a angajamentelor asumate, consimtamantul dat, excluzand cazul in care acesta este viciat, nu poate fi retrocedat unilateral fara compromiterea partenerului care o face ; respectul reciproc inseamna si manifestarea unui comportament de permanent spirit de cooperare, de receptivitate la argumentele partenerului de negociere si flexibilitate in gasirea unor solutii reciproc avantajoase.

V. Cooperarea in negocieri – aceasta presupune analiza in comun de catre echipele de negociere a diferitelor ipostaze si argumente, eliminarea ideilor preconcepute, patrunderea reciproca in esenta argumentelor partenerului in scopul intelegerii profunde ale interesului partenerului.

VI. Operativitatea decizionala – tergiversarea si prelungirea negocierilor din lipsa capacitatii si curajului de decizie este o practica foarte paguboasa pentru un negociator, atat sub aspectul eficientei cat si al prestigiului personal al acestuia ; negociatorul trebuie sa manifeste initiativa, curaj si putere de decizie in momentele optime ale tratativelor.

VII. Compensarea obligatiilor reciproce – ca o regula generala in comertul exterior nimic nu se dobandeste gratuit, un negociator experimentat stie ca orice concesie care i se face fara o justificare logica urmareste de fapt dobandirea unui avantaj unilateral.

Obiectivele negocierii comerciale internationale

Schimbul de utilitati suplimentare interne cu utilitati complementare externe ;

Asigurarea cu comenzi ;

Asigurarea cu materii prime ;

Urmarirea obtinerii profitului maxim ;

Atragerea de investitii straine

Plasarea capitalului autohton in alte tari.

Clasificarea negocierilor comerciale internationale

Din punct de vedere al subiectului, negocierea delimiteaza trei categorii de negocieri comerciale internationale :

I. Negocierea instrumentelor juridice de politica guvernamentala - documente interstatale prin care se reglementeaza pentru anumite perioade de timp raporturile economice dintre statele semnatare ; instrumentele juridice de politica comerciala cuprind o gama larga de acorduri, tratate conventii, protocoale, etc. profilate pe diferite domenii si aspecte ale relatiilor comerciale interstatale ; se disting in principal urmatoarele tipuri de acorduri :

acordurile de cooperare comerciala si tehnico-stiintifica

acordurile comerciale

acordurile valutare

acordurile comisiilor mixte guvernamentale de colaborare comerciala si tehnico-stiintifica.

II. Negocierea contractului de vanzare internationala face obiectul negocierilor comerciale intre firmele producatoare sau de comert exterior , fiecare avand sediul in tari diferite ; acest tip de negociere acopera o mare varietate de activitati cum a fi : contractare, inchiriere, acorduri de cooperare tehnica, leasing ; in toate cazurile negocierea contractului de vanzare internationala presupune si o livrare de bunuri sau servicii ; principalele trasaturi caracteristice ale negocierii contractului de vanzare internationala sunt :

existenta produsului / serviciului care face obiectul negocierii

existenta atributelor produsului / serviciului respectiv calitate, pret, etc.

existenta specificatiilor produsului / serviciului care sunt atat economice (conditi de livrare, pret, conditii de plata) cat si tehnologice (specificatii tehnice) si juridice (clauze contractuale, acorduri, etc.

III. Negocierea litigiilor rezultate din derularea instrumentelor juridice pe politica comerciala guvernamentala si a contractelor comerciale intrenationale (curtile de arbitraj se ocupa de litigii).

Comunicarea, element fundamental in negocierile comerciale internationale

In general comunicarea semnifica incercarea de a stabili o legatura cu o persoana sau mai multe, de a pune in comun informatii, idei, atitudini, de a le asocia, raporta sau de a stabili legaturi intre ele.

I. Obiectivele generale ale comunicarii :

sa fim receptati

sa fim intelesi

sa fim acceptati

sa provocam o reactie, o schimbare de comportament, de atitudine

II. Functiile comunicarii :

de informare, de cunoastere, de instruire, de convingere, de influentare, de protejare a  convingerilor, de afirmare a originalitatii

III. Abordarea sistemica a procesului de comunicare

In opinia specialistilor sistemul de comunicare este compus din urmatoarele elemente : emitatorul, receptorul, mesajul, mijlocul de transmitere (canalul), codificarea, decodificarea, raspunsul, reactia inversa (feedback), bruiajul (zgomotul de sistem).

IV. Tipuri de comunicare – comunicarea interumana se realizeaza in general pe trei nivele : logic (verbal – direct sau oral 7% si indirect sau scris), nonverbal 55% si paraverbal 38%.

Ø      Comunicarea verbala - in negocierile comerciale internationale reprezinta ceea ce se comunica prin rostirea si descifrarea cuvintelor spuse sau scrise ; comunicarea orala are un rol primordial in cadrul negocierilor comerciale internationale.

Ø      Comunicarea scrisa este mult mai pretentioasa decat comunicarea orala, mesajul scris trebuie sa fie : complet, concis, concret, clar, politicos, corect si sa se adreseze direct partenerului.

Ø      Comunicarea nonverbala se refera la gesturi, mimica, expresii, exprimari tacite, postura, mers, infatisare, etc. ; in negocierile comerciale internationale limbajul nonverbal este de multe ori diferit de la o cultura la alta, limbajul nonverbal trebuie sa fie interpretat in contextul caruia ii apartine.

Ø      Comunicarea paraverbala reprezinta cea ce se comunica prin voce, respectiv volum, intonatie, ritm, accent, pauze, etc. si prin manifestari verbale fara continut verbal cum ar fi : rasul, tusea, tipatul, oftatul.

Pregatirea negocierilor comerciale internationale

O conditie esentiala pentru reusita negocierilor comerciale internationale o constituie pregatirea riguroasa a acestora, respectiv crearea premiselor pentru prezentarea pozitiilor partilor, comunicarea deschisa intre parteneri si finalizarea avantajoasa a tratativelor.

Analiza contextului in care se desfasoara negocierile comerciale internationale

In majoritatea cazurilor procesul de negociere este previzibil, fapt ce ofera posibilitatea pregatiriidin timp a modului in care vor fi abordati partenerii. In acest sens se impune analiza contextului in care se desfasoara tratativele, cunoasterea pietei externe si a climatului general de afaceri. Negociatorii trebuie sa cunoasca foarte bine legislatia si uzantele comerciale, reglementarile de politica comerciala, reglementarile financiar-valutare si incidenta acestora asupraactivitatii de comertexterior, capacitatea pietei externe si delimitarea segmentului de piata caruia i se adreseaza produsele exportate sau de la care urmeaza sa provina importurile, posibilitatea de distributie, conditiile de promovare a vanzarilor, modalitati de comercializare, de transport, etc. De asemenea este necesara documentarea asupra concurentei potentiale. De o mare importanta este si cunoasterea starii economice si financiare a partenerului, solvabilitatea si reputatia comerciala a acestuia. Aceasta cercetare are in vedere consultarea mai multor surse de informare care sa asigure veridicitatea informatiilor obtinute

Stabilirea obiectivelor negocierii

Inca din etapa pregatirii negocierii este necesara identificarea si stabilirea precisa a intereselor si scopurilor negocierii. Chiar daca obiectul supus negocierii este precizat cu exactitate, interesele care se pot constitui in jurul lui sunt multiple. De aceea negociatorii trebuie sa aiba in vedere identificarea a mai mult decat a unui singur interes, fiind recomandabil sa se stabileasca categorii de interese carora li se asociaza o serie de obiective. In general obiectivele se structureaza pe trei categorii : obiective dezirabile, obiective acceptabile si obiective efective.

I. obiectivele dezirabile reprezinta expresia celor mai bune rezultate ce pot fi obtinute pe parcursul negocierii si sunt cele care vor intra de la bun inceput in discutiile dintre negociatori ;

II. obiectivele acceptabile reprezinta expresia intereselor minime a caror acceptare de catre partener poate duce la incheierea intelegerii finale ;

III. obiectivele efective desemneaza obiectivele pe care negociatorii pot in mod real si efectiv sa le atinga.

Pentru succesul negocierilor in afacerile internationale, stabilirea obiectivelor proprii trebuie corelata cu anticiparea pe cat posibil a obiectivelor partenerului. Aceasta anticipare serveste la gasirea din timp a celor mai bune cai pentru aproprierea si concentrarea pozitiilor partenerilor pe parcursul negocierii.

Echipa de negociatori

In raport cu obiectivele propuse, se stabileste echipa de negociatori a carei componenta este determinata de natura si complexitatea tranzactiei si de conditiile in care urmeaza sa aiba loc tratativele.

I. Structura echipei de negociere – complexitatea operatiunilor comertului international actual impune ca negocierea contractelor de vanzare comerciala internationala sa se faca de regula de echipe interdisciplinare de negociatori ; numai in situatii de exceptie, ca de exemplu afaceri repetitive traditionale, negocierea se efectueaza intre doua personae sau prin corespondenta. O echipa de negociere este de regula formata din membrii permanenti si specialisti atrasi in functie de aspectele specifice ale negocierii. Membrii permanenti au putere de decizie si isi asuma riscurile comerciale, in timp ce consilierii (specialisti atrasi) au competente limitate strict la consilierea in probleme specifice profilului lor de activitate.

II. Alegerea echipei de negociatori – se face de regula utilizandu-se trei criterii de selectie :

Ø          Cunostiintele profesionale – se au in vedere pregatirea teoretica si experienta practica a persoanei candidate la pozitia de negociator, un accent deosebit se pune pe cunostintele in domeniul tehnicilor si practicilor de comert exterior, pe cunostintele tehnice privind produsul care face obiectul negocierii si pe cunostintele de limbi straine ;

Ø          Caracteristicile personale – se au in vedere in principal urmatoarele :

ü capacitatea de receptionare si analiza ;

ü spirit de initiativa si creativitate ;

ü tact si discretie ;

ü aptitudini de exprimare clara, concludenta, coerenta si convingatoare ;

ü spirit practic comercial ;

ü incredere in fotele proprii ;

ü capacitate de a se stapanii cand este supus la presiuni ;

ü un grad ridicat de cultura generala si abilitate in a conlucra cu persoane de diferite nationalitati care apartin unor culturi diferite.

Ø          Varsta – fara a fi un criteriu hotarator, varsta este un element important in procesul de selectie a negociatorilor ; varsta optima pentru un negociator se considera a fi intre 35 – 55 ani ; sub limita minima se apreciaza ca experienta acumulata este prea redusa, iar peste limita maxima se considera ca oamenii devin predispusi la concesii radicale si sunt prea comozi.

Seful echipei de negociere

La constituirea echipei de negociere o atentie cu totul speciala se acorda numirii sefului echipei de negociere, adica o persoana care va juca un rol crucial pe parcursul intregii perioade de tratative. In negocierile comerciale internationale adevarata interactiune are loc intre sefii celor doua echipe de negociere. Acesta este raspunzator pentru stabilirea si armonizarea strategiei si a tacticilor, cat si a stilului general care urmeaza a fi adoptat in negociere. Trebuie sa exercite un grad 8nalt de autocontrol si sa mentina echipa pe directia corect in situatiile dificile. Trebuie sa aiba capacitatea de a face fata presiunilor, trebuie sa reprezinte un factor de decizie la nivelul echipei de negociere. Seful echipei de negociere trebuie sa aiba ca trasaturi de caracter : inteligenta pragmatica, capacitate de adaptare, sociabilitate, concentrare, capacitate de exprimare si simtul umorului, rabdare, rezistenta, capacitati organizatorice, sa asigure solidaritatea echipei si sa fie instruit asupra aspectelor tehnice ale obiectului supus negocierii. Negociatorul sef impreuna cu conducerea companiei trebuie sa acorde atentie speciala dimensionarii echipei de negociere, in cele dintre cele mai multe cazuri este bine ca echipa de negociere sa ramana cat mai restransa, numarul optim de negociatori este de 5, numar in care nu se includ si consultantii.

Recomandari cu privire la comportamentul echipei de negociere

Pe parcursul tratativelor negociatorii trebuie sa acioneze in sensul :

pastrarii caracterului confidential al negocierii absolut obligatoriu ;

pastrarii stapanirii de sine ;

pastrarii stimei si respectului fata de partener ;

combaterea reprosurilor ;

pastrarea demnitatii ;

vointa si puterea de a asculta expunerea partenerului ;

exprimarea bucuriei si a supararii nu trebuie sa fie facuta in fata partenerului.

Dupa constituire echipa de negociere primeste instructiunile aferente atributiilor pe care le are de indeplinit pe toata durata tratativelor pana la prezentarea raportului de finalizare a negocierii.

Pregatirea materialului documentar

Structura si volumul acestui material depinde de natura obiectului de negociat. Informatiile necesare sunt selectionate, prelucrate, sistematizate si completate cu calcule de analiza si sunt transpuse in trei categorii de dosare :

I. Dosarele de fise tehnice – fisele tehnice se elaboreaza intr-una sau mai multe limbi de circulatie internationale si la cerere, in limba solicitata de importator ; nu contin informatii cu caracter confidential.

II. Dosarele de fise comerciale – de regula unei fise tehnice ii corespunde o fisa comerciala special elaborata pentru uzul intern al companiei ; fisa comerciala contine elemente negociabile, confidentiale cu privire la nivelul pretului, posibilitatile concurentei, posibilitatile companiei de vanzare-cumparare pe alte piete, etc. ; fiind de uz intern se redacteaza in limba nationala a membrilor companiei ; in fisa comerciala se vor inscrie informatii cu un grad inalt de confidentialitate : nivelul limita al pretului care poate fi acceptat, clauza esentiala care necesita o negociere speciala.

III. Dosarele cu materiale documentare suplimentare – in etapele pregatitoare ale negocierii, negociatorii au obligatia sa culeaga date, sa le selectioneze si sa le sistematizeze in fise documentare suplimentare cu privire la bonitatea partenerului, potentialul economic al acestuia, potentialul concurentei, structura cererii si a ofertei, particularitatile legislative pe piata, politica comerciala, etc.

Fixarea legaturilor de comunicatie

Se are in vedere stabilirea modului in care se vor realiza pe perioada negocierii legaturile de comunicatie intre echipa de negociere si conducerea companiei.

Intocmirea mandatului echipei de negociere

Mandatul reprezinta documentul care consfiinteste sarcinile si obiectivele cu care pleaca o echipa la negociere. Mandatul se intocmeste in forma scrisa si se semneaza de cel care are responsabilitatea companiei. Pozitia de mandat nu se incalca.

Intocmirea programului de negociere

Pe baza mandatului si a celorlalte materiale documentare, echipa de negociere elaboreaza propriul sau plan-model de negociere, cu mentionarea strategiilor si tacticilor pe care le va utiliza, a argumentelor pe care le va sustine si a modului in care le va grada in functie de argumentarea partenerilor.

Simularea negocierilor

Verificarea si definitivarea planului de negociere se face in procesul de simulare a negocierilor. Simularea se poate face in cadrul echipei sau cu o echipa din aceeasi companie.

Elaborarea proiectului de contract

In limita mandatului, echipa de negociere va elabora propria varianta de contract de vanzare-cumparare internationala ca instrument ajutator pentru elaborarea in cursul negocierilor a proiectului de contract conceput impreuna cu partenerii, pe baza discutiilor purtate si a rezultatelor convenite de comun acord.