1.Introducere
Identificarea proiectelor potentiale se poate face in baza problemelor identificate si a obiectivelor stabilite pentru fiecare proiect. Practica a demonstrat ca exista mai multe proiecte potentiale decat ne-am astepta. Pentru selectionarea proiectelor 'cele mai potentiale' in vederea implementarii, se procedeaza la prioritizarea lor in functie de anumite criterii. Inainte, insa, de a face prioritizarea, este bine sa se ia in considerare proiectele 'aditionale' (daca exista). Totodata, este important sa se considere modurile alternative de a atinge aceleasi obiective ale diferitelor proiecte: in acest stadiu nu este stabilita, inca, metoda exacta de implementare.
2. Surse de idei de proiecte
Ideile si schitele de proiecte pot veni din diferite surse, ca:
q Sponsorii (actionarii) proiectului
q Guvernul sau autoritatea locala
q Analiza necesitatilor dintr-un sector specific
q Expertii externi si experienta lor
Atunci cand ideile de proiecte vin de la sponsori intrebarea care se pune este cine beneficiaza de proiect: sponsorul sau beneficiarul final? In cazul guvernului sau a autoritatii locale intrebarea care se pune este: proiectul propus este fundamental relevant sau este mai curand o necesitate politica? Proiectele propuse de expertii externi ridica urmatoarea intrebare: este proiectul relevant cu adevarat pentru necesitatile din Romania?
Atunci cand ideile de proiecte vin de la actionari trebuie sa se inteleaga ' De ce' actionarii promoveaza proiecte specifice.
Motivele se pot enumera dupa cum urmeaza:
q Pentru ca 'EI CRED IN OBIECTIVE'
Din pacate, situatia aceasta este mai rara decat ar fi ideal. Chiar daca actionarii cred in obiectivele generale ale proiectului propus, de cele mai multe ori au propriile lor obiective aditionale.
q Pentru ca 'EI VOR BANII'
Un motiv important pentru actionari sa promoveze proiecte ar fi sprijinul strain ca bani 'fara obligatii'. Acest obiectiv este indeplinit foarte rar, din moment ce asemenea proiecte nu fac referire in mod direct la subsidii. Daca acesta este motivul principal pentru care este implicat un actionar, inseamna ca managementul asteptarilor (sperantelor) va fi dificil.
q Pentru ca 'EI AU NEVOIE SA-SI SPRIJINE PROPRIILE ORGANIZATII'
Acesta este un obiectiv particular al organizatiilor infiintate de proiecte anterioare, care au nevoie sa-si gaseasca o justificare pentru a-si continua existenta. Aceste organizatii trebuie provocate sa defineasca o data limita pentru proiect astfel incat interventia sa nu reprezinte mai curand un stipendiu continuu.
q Pentru ca 'EI AU NEVOIE DE INTAIETATE IN CADRUL COMPETITIEI'
Actionarii promoveaza proiecte pentru ca ei vor mai curand sa fie ei implicati in proiect decat competitorii lor si nu pentru ca ar fi neaparat interesati in realizarea proiectului. negocierea cu asemenea actionari este foarte dificila deoarece ei sunt in general dezinteresati de rezultatele proiectului.
Idei de proiecte pot veni si de la Guvern sau de la Autoritatile Locale. Datorita fortei acestor institutii este bine ca ele sa fie ascultate. Trebuie sa se inteleaga originea ideilor pe care aceste institutii doresc sa le promoveze.
In ce priveste proiectele propuse de expertii straini este bine sa se incerce utilizarea experientei castigate pe alte meleaguri, dar aceasta trebuie facuta cu multa atentie, pe baza unei analize relevante pentru aflarea cauzei care a determinat (sau nu) functionarea respectivei experiente. Este important sa se analizeze cu atentie daca respectivul proiect propus este posibil a se realiza si in Romania, in bune conditii si cu rezultate scontate optime. Surse ale experientei straine sunt destul de multe. Astfel, multe institutii din Europa de Vest incearca sa-si vanda experienta Europei de Est, chiar pana la a pregati cursuri de perfectionare in diferite domenii. De cele mai multe ori insa aceste cursuri sunt doar traduceri a experientei occidentale si nu adaptari la conditiile locale din Europa de Est.
Pe de alta parte, atunci cand experienta occidentala este 'vazuta' la ea acasa, in cadrul excursiilor de studiu, este important sa se inteleaga ca:
Initiativele straine vor incerca sa ofere cea mai buna imagine
Motivatiile succesului pot sa rezide in chiar definirea problemelor sau oportunitatilor
Motivatiile initiativei pot sa nu fie, unele, declarate public.
In aceste situatii este bine ca respectivele proiecte sau idei de proiecte sa fie analizate critic, sa se solicite toate detaliile si sa se gaseasca raspunsuri la intrebarile:
Ÿ cum se masoara succesul proiectului?
Ÿ cum definesc ei problema pe care au de gand sa o rezolve?
Ÿce conditii de finantare au existat?
Exemple de idei de proiecte straine, adoptate si la noi sunt, de exemplu, incubatoarele de afaceri. Ideea de transformare a unei cladiri parasite in mai multe unitati mici este foarte atractiva in Vest pentru ca:
exista donatii de la guvern pentru renovarea proprietatilor abandonate
problema careia se adreseaza (cum ar fi somajul din oras) este localizata in acel loc in care este construita cladirea in cauza
este posibil a se elabora un studiu de fezabilitate pe baza unui proiect fundamentat pe analiza chiriilor in zona si a cererii pentru unitati de diferite marimi.
In Europa de Est, situatia este diferita. de exemplu:
Nu exista donatii guvernamentale pentru asemenea proiecte. Cea mai mare parte a programelor finantate din exterior nu sunt de acord cu reconditionarea cladirilor
Problemele intreprinderilor mici se refera mai mult la consultanta si informatie decat la proprietate (problema proprietatii se refera mai curand la accesul la proprietate decat la existenta acesteia - de exemplu nu este clar cine este proprietarul sau ce fel de intelegeri se pot face cu acesta)
O mare parte a proprietatilor din care nu se pot fructifica chirii comerciale sunt detinute de organizatiile publice. In consecinta, o previziune asupra chiriilor viitoare este mai mult sau mai putin imposibila. Cu siguranta este dificil de stiut care poate fi o valoare 'comerciala' a chiriei.
Orice proprietate care este disponibila, libera si nu este proprietate disputabila poate sa nu constituie cea mai buna locatie pentru un incubator de afaceri.
Prin urmare, desi ideea incubatorului de afaceri este foarte frumoasa si utila, ea este mai greu de realizat, caci nu exista subsidii pentru renovarea cladirilor, investitorii straini nu cumpara cladirile pentru noi, iar plata chiriilor contravine ideii de incubator.
Pentru a putea selecta proiectul 'potrivit' dintr-un numar de proiecte potentiale se pot folosi diferite metode.
Toate proiectele au de a face cu schimbarea. Dar, procesul schimbarii poate oferi atat oportunitatea implementarii proiectului cu succes, cat si riscul de a nu reusi.
Este important de stiut faptul ca reusita implementarii proiectului poate fi motivata de o conducere abila si eficienta dar, si de alegerea proiectului 'potrivit', tinand cont riscurile pe care acesta le implica.
Riscurile sunt cel mai adesea ancorate in incertitudinea care domneste in cadrul organizatiei care a propus proiectul. Si anume, intotdeauna vor fi alternative la care nu ne-am gandit, pe care nu le-am prevazut sau nu le-am luat in considerare, precum si limitari referitoare la cantitatea sau calitatea informatiei pe care ne-am bazat in procesul de luare a deciziilor.
Dar, nu intotdeauna riscul si incertitudinea au conotatii negative. Se poate ajunge la succes doar facand fata incertutudinii si prin asumarea riscului.
Prin incertitudine se intelege lipsa de informatii referitoare la durata, aparitia sau valoarea unor evenimente viitoare.
Prin risc se intelege gradul estimativ de incertitudine.
Se cunoaste faptul ca proiectele reprezinta schimbari efective, deliberate. De aceea, una din actiunile cheie in managementul proiectelor este asigurarea ca, consecintele schimbarii sunt acceptabile din punct de vedere al riscului pe care il implica. Prin urmare trebuie foarte bine analizate riscurile. Asta nu inseamna ca ele vor fi si eliminate. Ceea ce se poate face este sa se limiteze influenta lor.
Pentru limitarea influentei riscurilor, este nevoie de:
identificarea tipului, nivelului si sursa riscului
adoptarea masurilor necesare (daca este posibil) pentru reducerea riscului respectiv
adoptarea deciziei de asumare sau nu a riscului
In vederea identificarii naturii si a sursei riscului se poate utiliza matricea de risc aplicata procesului de schimbare.
REZULTATUL PROIECTULUI
|
PROCESUL DE SCHIMBARE I - Risc redus S-a mai facut inainte |
II - Risc moderat Nu s-a mai facut inainte |
||
|
III - Risc moderat |
IV - Risc ridicat Nu s-a mai facut inainte |
Conform matricei un proiect riscant este atunci cand se propune ceva ce nu s-a mai facut pana acum prin modalitati care nu au mai fost utilizate. Cauzele acestui risc sunt incertitudinea asupra rezultatului proiectului, daca acesta va fi obtinut. Daca se folosesc metode incercate anterior sau se urmaresc rezultate, care au mai fost obtinute, nivelul de risc se reduce considerabil. Dupa identificarea naturii si a nivelului riscului, se recomanda analizarea consecintelor pe care riscul respectiv le implica.
Reducerea riscurilor identificate se poate face prin:
q utilizarea unui proces de schimbare deja incercat
q generarea unui rezultat deja cunoscut
In situatia in care acest lucru nu se poate si proiectul propus propune o schimbare inedita cu un rezultat complet nou, se va proceda la o evaluare detaliata a riscului precum si la asumarea constienta a lui. Pentru aceasta 'listele de control' ale riscului sunt des utilizate.
Exemplu de lista de control a riscului:
1. REZULTATUL PROIECTULUI
consta intr-un produs/serviciu nou da nu
necesita utilizarea de noi tehnologii da nu
te tine treaz noaptea deoarece nu esti sigur de succes da nu
este complex si/sau sofisticat da nu
se adreseaza unei minoritati de utilizatori da nu
2. PROCESUL DE SCHIMBARE AL PROIECTULUI
ignora experiente anterioare reusite da nu
nu are abilitatea de a face fata unui risc neasteptat da nu
utilizeaza echipamente mai putin obisnuite da nu
te face sa fi ingrijorat asupra viitorului da nu
Din punctul de vedere al analizarii riscurilor, putem spune ca riscurile tipice se refera la:
q sprijinul si reactiile altor institutii (actionari) implicate in proiect
q fezabilitatea activitatilor care se produc la timp (desi un studiu de fezabilitate ar trebui sa dea un raspuns la aceasta)
q efect pozitiv al promovarii si campanii de constientizare/intelegere a populatiei atunci cand impactul este dificil de evaluat
O alta modalitate de evaluare corecta a riscurilor si beneficiilor este intocmirea unui studiu de fezabilitate. Prin acesta se vor inlatura ideile gresite si se vor putea prezenta recomandari privind etapele urmatoare de realizare a proiectului, ca de exemplu folosirea prototipurilor sau a incercarilor. Un prototip reprezinta o prima tentativa de realizare a rezultatului proiectului, iar o incercare consta in promovarea prototipului catre unii utilizatori. Atat prototipurile cat si incercarile costa bani dar, pierderile vor fi mai mici decat in cazul nereusitei proiectului.
Dintr-un studiu de fezabilitate se vor putea obtine o multime de informatii legate de proiect, astfel:
q Problema daca institutia beneficiara propusa este capabila sa realizeze managementul proiectului
q Durata de timp in care se cheltuie bani pe un numar mai mare de actiuni de unica anvergura
q Beneficiarul final trebuie sa convinga asupra beneficiilor proiectului
q Proiectul presupune schimbari ale reglementarilor si legilor care nu sunt sigure
q Necesitatea asumarii responsabilitatii si controlul administrativ inseamna ca proiectul propus nu-si atinge obiectivele de desfasurare rapida si eficienta
Tehnicile utilizate in evaluarea si selectarea proiectelor trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:
q sa fie usor de utilizat
q sa implice costuri reduse in raport cu costul proiectului
q sa fie flexibile si sa reactioneze la schimbari
q sa poata genera rezultate usor de inteles si acceptat
q sa fie realiste atat referitor la datele de intrare necesare cat si la modul de utilizare
Toate aceste tehnici trebuie, de fapt, sa conduca la alegerea unui proiect potential dintre proiectele alternative.
|
