Fisa activitate: Persoana responsabila cu verificarea si cu trimiterea documentelor

Fisa activitate:    Persoana responsabila cu verificarea si cu trimiterea documentelor

Activitati desfasurate in ordine cronologica:

1. Primeste, una cate una, perechile "act de aderare - copie BI" de la agentii care sosesc la biroul sau.
2. DACA actul de aderare si copia BI sunt prinse cu ajutorul unui element mecanic de prindere (capsa, agrafa, bold, etc. 13513m1210n ) atunci INDEPARTEAZA acest element (manual sau cu ajutorul decapsatorului). In timpul in care executa pasii urmatori, poate solicita agentului sa indeparteze eventualele elemente mecanice de prindere ale actelor de aderare pe care acesta le mai are de predat.
3. DACA marginea perforata (cotorul) actului de aderare nu este rupta sau inca mai are portiuni incomplet rupte, atunci INDEPARTEAZA COMPLET marginea perforata (cotorul), avand grija ca odata cu cotorul sa nu rupa si din actul de aderare;
4. IN PREZENTA AGENTULUI, pentru fiecare act de aderare in parte, verifica daca:

- au fost completate campurile obligatorii;

- actul de aderare a fost semnat atat de catre agent cat si de catre participant;

- actul de aderare este insotit de o fotocopie lizibila a actului de identitate al participantului, imprimata pe o coala de hartie A4 (si nu pe jumatati de coala de hartie A4);

- fotocopia actului de identitate este semnata de catre participant;

5. In situatia in care - in raport cu oricare dintre criteriile de la punctul 4 - persoana responsabila de verificare considera ca un act de aderare este "defect", atunci precizeaza agentului care este elementul "defect", care sunt actiunile de remediere (ex.: completarea datelor care lipsesc, refacerea actului, etc., dupa caz) si plaseaza actul de aderare "defect" in tava etichetata "Respinse" [1]; va recomandam sa īncercuiti zona care prezinta defecte de pe formular, pentru ca sa poata fi identificata mai usor eroarea respectiva.
6. Separa actul de aderare de copia BI aferenta (in agentie nu le separa, dar la sediul central le separa!) Daca in momentul separarii constata ca actul de aderare nu este īnsotit de copia BI, atunci considera aceasta cerere ca fiind "defecta" si o depune separat in tava etichetata "Respinse".
7. Daca actul de aderare nu are defecte, atunci īl depune cu fata tiparita in sus, in tava de plastic etichetata "OUT - ACTE", iar copia BI o va plasa in tava de plastic etichetata "OUT - COPII BI"
8. In momentele in care la biroul sau nu se afla nici un agent - dar cel mai tarziu la umplerea tavilor "OUT" - ia teancul cu acte de aderare si copiile BI din tavile "OUT" si le numara;
9. Īn momentul īn care a ajuns la 400 documente (200 copii BI si 200 acte de aderare), care reprezinta capacitatea maxima de documente acceptate intr-un plic:

- īntrerupe prelucrarea oricaror alte acte de aderare;

- ia teancul cu acte de aderare din tava "Acte" si īl pune peste teancul cu copiile BI din tava "Copii BI";

- desface un plic "Cargus" nou si introduce cele doua teancuri (acum suprapuse) in plic;

- lipeste plicul si completeaza pe plic, numarul FIZIC de coli din interiorul acestuia (adica dublul numarului de acte de aderare);

10. Dupa īncheierea pregatirii plicului CARGUS, continua primirea si verificarea actelor de aderare aduse de catre agenti, pana la sfarsitul simularii;

LA ORA 16.00 īntrerupe orice activitate, si:

- pregateste ultimul plic al zilei, conform indicatiilor de la punctul 10, cu actele de aderare si copiile BI pe care le-a īnregistrat pana la ora 16.00 din cele doua tavi etichetate "Acte" respectiv "Copii_BI" (chiar daca nu s-a atins pragul de 200 de acte de aderare in plic);