Tab. 3.2

Surse ale datelor despre post

Cea mai directa sursa de informatie despre un post se obtine din atributiile postului. Oricum, mai sunt si alte surse disponibile (vezi tab. 3). Acestea pot oferi informatii pe care fisa de îndatoriri a majoritatii posturilor nu l 14214f51o e pot oferi, astfel dându-i analistului postului posibilitatea de a evalua mai eficient obligatiile postului.

Primul loc unde un analist al postului trebuie sa caute informatii despre un post este în datele de analiza a postului deja existente. Oricum, analistul postului trebuie sa vizioneze aceste date cu precautie, deoarece se poate ca acestea sa fi fost obtinute folosind proceduri neadecvate sau nu mai constituie descrieri valabile ale unor posturi din zilele noastre.

Chiar daca este posibil ca oameni precum analistii postului, preparatorii, supraveghetorii si alti experti sa nu fi facut niciodata o anumita meserie, ei pot avea cunostinte despre continutul si contextul muncii. De exemplu, un inginer care a proiectat un reactor nuclear poate avea cunostinte despre meseria unui operator al reactorului nuclear.

Pentru a decide ce surse trebuie folosite într-o analiza de post, analistul postului trebuie sa urmeze aceste instructiuni.

Pentru surse non-umane, folositi sursele cele mai recente

Folositi mai multe surse de informare oricând este posibil

Pentru supraveghetori, asigurati-va ca acesti indivizi au avut o posibilitate de a ocupa postul sau de a observa pe cineva facând munca respectiva. Câteva studii recente au aratat ca numarul de surse de informatii despre un post influenteaza acuratetea si siguranta informatiilor oferite.

Asigurati-va ca ocupantii postului intervievati sunt reprezentativi pentru tipurile de oameni care fac respectiva meserie. Adunati informatii atât de la barbati cât si de la femei în cazul în care ambele sexe pot ocupa respectivul post. Dea asemenea, este probabil cel mai bine sa adunati informatii si de la cei care au cele mai bune rezultate si de la cei care le au pe cele mai slabe, cu toate ca studii recente nu au descoperit nici o diferenta între informatia oferita de aceste doua grupuri.

Exista doua metode fundamentale în selectia indivizilor pentru a oferi informatii despre un anume post. O metoda presupune strângerea de date despre trecutul unui individ, performantele sale etc. si folosirea acestor informatii pentru a-i selecta pe cei care vor oferi informatii despre post. Alta metoda este aceea de strânge informatii de la toti angajatii pe un anume post, pentru ca apoi sa fie folosita doar acea informatie care pare mai sigura. O modalitate de a selecta informatia este aceea de a compara raspunsurile unui individ în legatura cu slujba cu raspunsurile tuturor celor care au oferit informatii despre post. Indivizii ale caror raspunsuri sunt foarte diferite de cele ale majoritatii nu vor fi utilizati. Alta metoda implica folosirea unui "indice de nepasare" pentru a selecta datele despre post. Raspunsurile indivizilor sunt examinate pentru a vedea daca exista o tendinta de a mentiona atributii ale postului care nu exista. Datele oferite de astfel de indivizi pot fi respinse.

Cele mai simple proceduri de analiza a postului sunt descrierile narative. Datele adunate din diferite surse sunt transformate în descrieri scrise ale activitatilor specifice postului. O alta categorie de proceduri de analiza este denumita metoda inginereasca. Aceste proceduri au rezultat din munca în domeniul ingineriei industriale si din psihologia ingineriei. Tipic, ele identifica miscarile individuale ale mâinilor, bratelor si ale altor parti ale corpului care sunt folosite pentru a face o munca. Procedurile structurate de analiza a postului folosesc structuri fizice foarte bine definite (de ex., chestionare) si/sau seturi distincte de proceduri pentru a aduna informatii despre post. Procedurile manageriale de analiza a postului sunt special create pentru a analiza posturile manageriale. Natura posturilor de supraveghere si de executie le face dificil de analizat. Astfel, au fost elaborate putine proceduri pentru analiza postului managerial.

Descrierile narative ale postului si specificatiile sunt cele mai simple forme ale analizei postului. Analistul postului aduna date calitative din toate sursele de date despre post. Cel mai adesea analistul intervieveaza angajatii si supraveghetorii si îi observa pe muncitori în timpul lucrului. Descrierile narative ale postului rezultate din aceste procese inclus în mod normal urmatoarele: denumirea postului; nr. de identificare al postului; numele departamentului unde este realizata respectiva activitate; numele analistului postului; un scurt rezumat scris al activitatii respective; lista îndatoririlor majore ale postului; descrierea aptitudinilor, cunostintelor (inclusiv educatia) si a calitatilor necesare pentru a face munca respectiva; lista masinilor, uneltelor si a echipamentelor folosite; explicarea modului în care respectivul post are legatura cu celelalte din cadrul organizatiei. Un exemplu de descriere narativa a postului este prezentat în figura 3.2.

Scriind aceste descrieri, analistul postului încearca sa descrie postul într-un stil direct si concis, cu un limbaj simplu si concret. Sunt evitati termenii tehnici (în afara cazului în care acestia sunt larg folositi pentru a descrie acel post) si folosesc putine adjective, gerunzii si participii. În continuare sunt prezentate câteva reguli pentru a scrie descrieri ale postului.

Fig. 3.2

Denumirea postului: receptioner    Organizatie: Bonwit-Maxwell

Nr. de identificare: 071-582-911A    Department Stores

Departament: Credit pentru Clienti    Analist de post: Edward Bourgois

Data anlizei: 7 nov. 1985

Rezumatul postului:

Raspunde întrebarilor si da indicatii clientilor, autorizeaza plata cecurilor acestora, înregistreaza si înapoiaza cardurile pierdute, surteaza si înregistreaza noi cereri de credit.

Atributiile postului:

Raspunde la întrebari si da indicatii clientilor. Întâmpina clientii la biroul de informatii si le da explicatii despre biroul de credite. Trimite clientii la Intervievatorul de Credit pentru a deschide conturi de credit si la Casierie pentru a plati facturile, la Departamentul de Reglaj (ajustare) pentru a obtine corectarea erorilor la taxare. Îndruma clientii catre celelalte departamente ale magazinului la cererea acestora

Autorizeaza plata cecurilor. Autorizeaza plata cecurilor personale sau pe rol (pâna la o anumita suma)pentru clientii care doresc sa faca plata din contul de credit. Solicita actele de identitate, precum permisul de conducere sau carti de credit clientilor si examineaza cecurile pentru a verifica data, suma, semnatura si acoperirea. Semneaza cecul si îl trimite la casierie.

Raspunde apelurilor telefonice ale clientilor care raporteaza pierderea sau furtul cardurilor si opereaza stergerea sau înlocuirea vechilor carduri. Obtine toate detaliile posibile de la clienti cu privire la cardurile pierdute sau furate si trimite datele la Biroul Central de Autorizari pentru procesare. Anunta acest departament imediat, pentru prevenirea folosirii frauduloase a cardurilor lipsa. Comanda înlocuirea cardurilor pentru clienti atunci când se primesc scrisorile de confirmare.

înregistreaza cardurile lasate din greseala în departamentul de vânzari si le returneaza clientilor. stampileaza copii ale cardurilor folosind aparatura de imprimare, completeaza formulare cu date precum numele clientilor, adresa si data la care cardurile au fost returnate. Trimite fisele la Biroul Central de Autorizari.

sorteaza si înregistreaza zilnic noile cereri de credit. Separa cererile obisnuite pentru conturi de credit de conturile de buget. Separa cererile de credit în cereri locale si cereri din alte localitati si le aranjeaza alfabetic. Numara cererile din fiecare categorie si le înregistreaza în Registrul Zilnic. Leaga fiecare grupa de cereri si o trimite la Camera de Întabulare.

Aptitudini, cunostinte, abilitati:

Educatia ceruta: 6 clase

Perioada de proba: 3-5 saptamâni

Masini, unelte echipament folosit:

stampila, aparat de imprimat, capsator

Legatura cu celelalte posturi

Promovare de la: acest post e unul de prim nivel

Promovare la: intervievator pentru credit

Supraveghere pentru: nu exista subordonati pentru acest post

folositi verbe la prezent, active (ex.: conduce un camion, înlocuieste pantofi rupti, inspecteaza circuite)

faceti astfel încât fiecare propozitie sa reflecte un obiectiv atins prin activitatea descrisa

folositi cuvinte care sa ofere informatiile necesare; omiteti toate celelalte cuvinte

folositi cuvinte care au un singur înteles si are descriu modul în care se realizeaza activitatea

folosirea descrierilor narative este relativ limitata. Informatia oferita este atât de generala încât folosirea sa în aprecierea performantei sau a continutului pregatirii este dificila. Aceleasi probleme se întâlnesc în determinarea platii sau a design-ului postului. Oricum, descrierile narative sunt utile pentru recrutare si orientare, creând descrieri realiste de post si planificari pentru cariera.

Metodele ingineresti

Aceste proceduri examineaza miscarile specifice ale corpului si/sau pasii procedurali folositi pentru îndeplinirea unei anumite sarcini. Analistul de post strânge date observându-i pe angajati în timpul lucrului, vizionând filme cu acestia, sau ambele modalitati. Apoi analistul realizeaza un grafic al operatiunilor pentru a arata actiunile unui angajat care face o anumita activitate. Graficul foloseste simboluri pentru a reprezenta actiunile specifice ale muncitorului si ordinea în care acestea au loc, iar prin folosirea simbolurilor si a unor fraze scurte se obtine descrierea unei activitati. Un grafic tipic de acest fel    este reprezentat în fig. 3.3.

Studiile de micromiscare sunt foarte asemanatoare graficelor de operatiuni. Ele sunt cele mai potrivite pentru analiza posturilor care cer un ciclu foarte scurt de sarcini repetitive (de ex., sudarea circuitului electric pe cadrul unui televizor). Analistul postului realizeaza o lista cu miscarile de baza si o foloseste pentru a analiza toate problemele incluse în studiu. Au fost realizate câteva liste standard de miscari ale corpului. Aceste liste includ miscari precum cautarea, selectarea, apucarea, tinerea, pozitionarea, inspectarea, asamblarea si dezasamblarea. Analistul îi filmeaza pe muncitori realizând o activitate si apoi analizeaza filmele pentru a identifica miscarile separate si timpul necesar pentru îndeplinirea fiecarei miscari. Termenul studiu de timp si de miscare, care deriva din aceasta analiza a timpului si a miscarilor, este adesea folosit pentru a descrie aceasta categorie de proceduri de analiza a posturilor.

Metoda inginereasca de analiza a postului ofera informatii detaliate despre posturi. Aceste metode se concentreaza pe sarcini si/sau miscari de baza ale corpului, sunt relativ obiective în felul lor de a aduna informatii, si de obicei constau într-un fel de date cantitative. Datele sunt în principal folositoare pentru design-ul echipamentului ce va fi folosit pentru respectiva activitate. Oricum, aceste proceduri ofera putin din largul context în care este realizata activitatea. Ele prezinta putina informatie directa despre mediul în care se desfasoara activitatea sau despre abilitatile necesare pentru a o desfasura.

Procedurile structurale de analiza a postului

Cu toate ca exista multe proceduri diferite de analiza structurata a postului, vom discuta despre cinci, care sunt reprezentative. Fiecare procedura ofera o viziune diferita a posturilor si este potrivita pentru diferite utilizari.

Tehnica incidentelor critice (TIC). J.C. Flanagan a elaborat tehnica Incidentelor Critice pentru asamblarea listei de comportamente critice pentru performanta postului. Procedura consta în patru pasi.

Un numar de experti ofera exemple scrise de comportament ce reprezinta eficienta sau ineficienta în îndeplinirea atributiilor postului. Aceste exemple descriu un anumit incident: ceea ce a condus la acesta, ceea ce a facut angajatul, consecintele comportamentului si în ce masura consecintele comportamentului se afla sub controlul angajatului. Urmatorul exemplu de incident critic arata performanta pozitiva a unui bodyguard de noapte.

Bodyguardul a auzit un sâsâit ciudat care venea din pivnita. A investigat de unde provenea zgomotul si a descoperit o scurgere de gaz de la furnalul (cuptorul) cladirii. A oprit imediat gazul care intra în conducta rezervorului, înlaturând astfel pericolul unei explozii si a chemat compania de gaze pentru a repara defectiunea.

toate exemplele gasite la pasul 1 sunt sortate în grupuri de comportamente similare (ex.: rezolvarea situatiilor de urgenta). Aceasta sortare poate fi realizata atât de analistul postului cât si de un grup de experti ai respectivei activitati.

categoriile identificate la pasul 2 sunt definite si denumite atât de analistul postului cât si de experti.

categoriile de comportamente ale ocupantilor unui anumit post sunt evaluate în functie de cât de importante sunt ele pentru performanta respectivei activitati. Aceasta evaluare este realizata de un grup de experti.

Utilizând TIC, analistii postului pot identifica tipurile majore de comportamente ce se coreleaza cu performanta ridicata sau scazuta. TIC este potrivita pentru sistemele de apreciere a performantei si pentru determinarea nevoilor de pregatire ale angajatilor. Oricum, ofera putine informatii despre posturi "în întregime", deoarece nu identifica comportamentul comun, de rutina al ocupantului postului. Aceasta limitare în metoda lui J.C. Flanagan poate fi usor eliminata prin extinderea procedurilor TIC. În aceste Tehnici Extinse ale Incidentelor Critice, sunt incluse si sisteme care privesc performanta medie pentru o mai buna vedere de ansamblu asupra comportamentelor la locul de munca.

Tabelul 3.3.

Munca realizata

Functiile muncitorului. Ceea ce face muncitorul în realizarea sarcinilor de serviciu în ceea ce priveste datele (informatii si idei), oamenii (comunicarea interpersonala) si lucruri (echipament, materiale, produse)

Câmpurile muncii. Caracteristicile masinilor, uneltelor, echipamentului; tehnicile utilizate (ex.: vopsitorie, aptitudinile de secretariat, operarea calculatoarelor)

Masini, unelte, echipament. Utilajele folosite pentru desfasurarea activitatii

Materiale, produse, servicii. Materialele de baza folosite (ex.: otel sau petrol), produsele finite (ex.: masini sau benzina), serviciile oferite (ex.: educationale sau medicale), încadrate în 55 de grupe cu 580 de categorii listate de Camera de Munca.

Sarcini: activitati specifice postului

Caracteristicile muncitorului

Dezvoltare educationala generala. Acele aspecte ale educatiei care au legatura cu abilitatea unei persoane de a folosi matematica si limbile straine în desfasurarea activitatii.

Pregatire vocationala specifica. Pregatirea de care este nevoie pentru a-si însusi tehnici specifice sau informatii de care este nevoie pentru a învata si desfasura o activitate.

Temperamente. Caracteristicile de adaptabilitate de care muncitorul are nevoie pentru a desfasura activitatea. Interese. Preferintele muncitorilor pentru diferite tipuri de experiente si situatii aparute în desfasurarea activitatii specifice postului.

Interese. Preferintele muncitorului pentru anumite experiente si situatii în cadrul locului de munca

Cerinte fizice. Capacitatile fizice cerute ale muncitorului la locul de munca

Conditii de mediu. Împrejurarile în care se desfasoara activitatea care au influenta asupra muncitorului.

Metoda Departamentului (Camerei) de Munca (MDC). MDC, descrisa în Manualul Camerei de Munca pentru analiza posturilor, foloseste date cu privire la munca prestata si la caracteristicile muncitorilor. Analistii posturilor bine pregatiti obtin date din rezumate ale unor materiale scrise, observatii ale ocupantilor postului si ale supraveghetorilor. Analistii înregistreaza apoi aceste date, le organizeaza în subcategorii si sorteaza diferitele caracteristici si trasaturi ale muncitorilor.

Categoria "functiile muncitorilor" a MDC este deosebit de importanta. Scala cu trei trepte a functiilor este bazata pe presupunerea ca toate activitatile respectivului post implica date, oameni sau lucruri. Presupunerile aditionale sunt acelea ca un numar relativ limitat de tipuri de activitati se pot face doar implicând date, oameni si lucruri si ca aceste activitati pot fi bine evaluate. Urmatorul capitol, Analiza Functionala a Postului (AFP), ofera o descriere a modelelor de evaluare. Orice post poate fi evaluat folosind aceste modele si orice post poate fi comparat cu orice alt post bazat pe aceste modele. În cadrul procedurii MDC, informatia este înregistrata pe un plan standardizat de analiza a postului.

Cu toate ca utilizatorii sai sugereaza faptul ca MDC poate fi utilizata pentru o varietate de scopuri, utilitatea sa reala este oarecum restrictionata. MDC identifica cerinte specifice ale postului dar nu leaga evaluarea capacitatilor muncitorului direct de aceste cerinte. Cu alte cuvinte, foloseste o "perspectiva generala" asupra postului, luând în considerare toate cerintele specifice unui post, nu doar cele care necesita abilitatile respective. Atunci când se folosesc date despre post în scopuri de selectie a personalului, au fost luate recent decizii de catre tribunal referitoare la faptul ca evaluarile trebuie facute cu privire la fiecare cerinta, mai degraba decât la post ca întreg. În orice caz, procedura MDC reprezinta o importanta metoda de analiza a postului.

Utilizând aceasta metoda au fost adunate date despre mii de posturi si apoi publicate în Dictionarul Titlurilor Ocupationale (DTO), care ofera informatii valoroase analistilor si managerilor de resurse umane. Fiecare post din DTO are un numar de cod cu 9 cifre, iar posturile sunt aranjate în conformitate cu aceste numere. Primele trei cifre indica categoria majora ocupationala în care intra activitatea. Urmatoarele trei cifre sunt evaluarile functiilor muncitorului. Ultimele trei cifre sunt folosite pentru ca fiecare post sa aiba un cod DTO unic. Procedura MDC este de asemenea importanta pentru ca este piatra de temelie a altor proceduri de analiza a postului.

Analizele Functionale ale postului.

AFP reprezinta o modificare a metodei MDC. În metoda AFP, analistii de post cu experienta trec în revista materialele scrise, observa muncitorii desfasurând activitatea si intervieveaza ocupantii postului si supraveghetorii pentru a obtine informatii. Sunt 5 pasi în cadrul procedurii AFP:

Analistul postului si managementul de vârf se decid asupra scopurilor si obiectivelor proiectului AFP.

analistii postului identifica si descriu cerintele îndeplinite în cadrul activitatii. Analistii descriu aceste cerinte într-un format scris standard subliniind actiunea cere are loc, scopul în care are loc, conditiile specifice.

Analistii postului analizeaza fiecare cerinta, folosind câteva grafice - trei grafice de functii ale muncitorilor (vezi tab. 3.4), un grafic al instruirii muncitorilor si trei grafice ilustrând dezvoltarea în domenii precum gândirea logica, matematica si domeniul lingvistic. Graficele functiilor muncitorilor indica tipul de comportament implicând date, oameni si lucruri; aceste grafice mai indica si procentul de timp petrecut pentru îndeplinirea fiecarei sarcini implicat.....