Contul, procedeu de baza al contabilitatii

Contul, procedeu de baza al contabilitatii

Definitie, importanta, elemente

Contul este un procedeu specific metodei contabilitatii care reflecta existenta

si miscarea fiecarui element patrimonial, ca efect al modificarilor produse de operatiile economice ce au loc in activitatea fiecarei unitati patrimoniale, intr-o perioada de gestiune.

Ideea folosirii conceptului economic de cont s-a datorat imposibilitatii bilantului contabil de a reflecta in dinamica patrimoniul, ca urmare a operatiilor economico-financiare la care participa elementele sale in decursul unei perioade de gestiune. 131d36b Contul poate fi considerat instrumentul operativ cel mai reprezentativ de evidenta si calcul, atat a miscarii elementului patrimonial sub forma de cresteri sau scaderi ca urmare a operatiunilor economico-financiare la care participa, cat si a noilor existente de elemente patrimoniale.

Cu ajutorul conturilor contabilitatea inregistreaza, urmareste si controleaza existentul si schimbarile fiecarui bun economic si surse de finantare, precum si fazele fiecarui proces economic. In acest scop, pentru fiecare fel sau grupa de bunuri economice, surse de finantare, procese economice sau rezultate financiare, se deschide cate un cont distinct in contabilitatea curenta, cu ajutorul caruia se inregistreaza pe baza de documente, existentul la inceputul perioadei de gestiune a elementului pentru care s-a deschis contul, precum si modificarile (cresteri sau scaderi), acestuia ca urmare a operatiilor la care a participat in perioada respectiva.

Asadar, in timp ce bilantul are o sfera mai larga, aratand situatia tuturor elementelor patrimoniale ale unitatii, contul are o sfera de cuprindere mult mai restransa, referindu-se numai la unul dintre elementele patrimoniale cuprinse in bilant, dar despre care arata atat situatia lui la un moment dat, cat si modificarile la care este supus in decursul perioadei de gestiune.

Continutul economic al oricarui cont poate fi:

- un bun economic cu o anumita destinatie, ca de exemplu: masina, materie prima, produs finit, marfa, numerar in casierie, disponibil la banca, etc.

- o sursa de finantare ca de exemplu: capital social, credite bancare, datorii fata de furnizori sau fata de bugetul statului etc.

- un proces economic ce antreneaza veniturile si cheltuielile in fazele circuitului economic, ca de ex.: aprovizionarea cu materii prime, materiale, marfuri, productie de bunuri materiale, efectuare de lucrari, prestare de servicii, vanzare de produse, etc.

- un rezultat contabil ce se poate prezenta ca profit sau pierdere.

Dupa inregistrarea in conturi distincte, la nivelul exercitiului financiar, a existentului de bunuri economice, surse de finantare, sau procese eonomice, la sfarsitul exercitiului se intocmeste bilantul contabil ce reda situatia economica si financiara a unitatii patrimoniale in totalitatea ei. Rezulta ca obiectul contabilitatii se realizeaza nu prin bilantul contabil intocmit dupa fiecare operatie, ci prin inregistrarea completa si continua in conturi pe baza de documente , a tuturor operatiunilor economice sau financiare desfasurate in unitate, exprimate in etalon monetar sau/si etalon natural.

Elementele contului

Structura contului este formata din urmatorele elemente:

a] Denumirea sau titlul contului

Indica numele elementului patrimonial (bun economic, sursa de finantare, proces economic sau rezultat financiar), a carui evidenta se tine cu ajutorul contului respectiv. Exemplu: „utilaje”; „materii prime”; „capital social”; „produse finite”; „marfuri”; „clienti”; „furnizori”; „debitori diversi”; „profit si pierdere”; etc. Totodata, fiecare cont are un simbol cifric. Un cont fara titlu nu poate exista in contabilitate deoarece nu s-ar putea stabili elementul patrimonial care ar fi evidentiat cu ajutorul lui.

In tara noastra, titlul si simbolurile conturillor se stabilesc unitar prin planul de conturi general elaborat pe intreaga economie nationala. (vezi anexa !).

b] Debitul si creditul contului

Indica denumirea celor doua parti opuse ale contului (debit in partea stanga, credit in partea dreapta), care permit separarea celor doua tipuri de modificari (cresteri si micsorari), ale elementelor patrimoniale; se impune precizarea ca semnificatia debitului si a creditului nu este aceeasi pentru toate conturile.

c] Miscarea sau rulajul contului

Reprezinta totalul sumelor inregistrate in debitul si creditul unui cont ca urmare a cresterilor si scaderilor determinate de operatiile economice si financiare care se produc in structura elementului patrimonial gestionat de contul respectiv. Deci, exista miscare sau rulaj debitor si miscare sau rulaj creditor.

Inregistrarea unei sume in debitul contului inseamna debitarea lui, iar suma se numeste suma debitoare, in timp ce inregistrarea unei sume in creditul contului, inseamna creditarea acestuia, iar suma inregistrata se numeste suma creditoare. Prin insumare se obtine total sume debitoare si respectiv, total sume creditoare.

d] Explicatia operatiunilor inregistrate in cont

Explicatia are ca scop cunoasterea anumitor date in legatura cu operatia, in vederea identificarii ei cu usurinta si a intelegerii sensului si continutului operatiei.

Explicatia este de doua feluri: descriptiva care consta in prezentarea pe scurt continutului operatiei economice sau financiare cu indicarea documentului justificativ in care s-a consemnat efectuarea ei si a datei la care a avut loc; explicatie contabila, care consta in indicarea, in debitul sau in creditul contului utilizat la inregistrarea simultana a aceleeasi operatii potrivit principiului dublei inregistrari.

e] Soldul contului

Reprezina existentul valoric la un moment dat al elementului patrimonial pentru care s-a deschis contul.

Se stabileste ca diferenta intre totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare.

Privitor la sold, pot exista urmatoarele trei situatii:

TSD (total sume debitoare) > TSC (Total sume creditoare) si soldul se

numeste sold debitor.

TSC > TSD, iar soldul sumelor se numeste sold creditor.

TSD – TSC = 0. Cele doua solduri sunt egale, situatia se numeste fara sold

sau cont soldat sau balansat, sold care, desi nu apare in bilant, are totusi o functie de documentare.

Soldul stabilit la sfarsitul exercitiului financiar in ultima zi a lunii, se numste sold

final si apare ca sold initial la inceputul lunii viitoare.

Spre exemplificare, redam mai jos, structura si explicatia contabila a contului „Materii prime”

Contul „Materii prime”

Debit  Credit

Din contul „Materii prime” prezentat rezulta ca soldul debitor este de 500.000 lei, rulajul debitor de 1.500.000, totalul sumelor debitoare de 2.000.000 lei iar soldul final debitor este de 100.000 lei si a fost trecut, pentru inchiderea contului, pe partea opusa celui din care a provenit, adica pe credit unde s-a adunat cu totalul sumelor din aceasta parte, obtinandu-se total sume de 2.000.000 lei, cat este si in debit.

Asadar, contul care are sold debitor se inchide prin trecerea acestuia in creditul contului respectiv, unde se aduna la totalul sumelor creditoare, iar rezultatul trebuie sa fie egal cu totalul sumelor debitoare; contul care are sold final creditor se inchide prin trecerea lui in debitul aceluiasi cont, unde se aduna

la totalul sumelor debitoare, rezultatul fiind egal cu totalul sumelor creditoare. Asa se creeaza si o cheie de control asupra exactitatii stabilirii contului.

La inceputul exercitiului financiar urmator, conturile se redeschid prin

inscrierea soldurilor lor finale din perioada precedenta in aceeasi parte din care au provenit, ca solduri initiale pentru perioada care urmeaza. Astfel, un cont care la sfarsitul exercitiului a avut sold debitor si s-a inchis prin trecerea lui in credit, se redeschide prin inscrierea soldului respectiv in debit, iar contul care, la sfarsitul exercitiului financiar precedent a avut sold creditor si s-a inchis prin trecerea lui in debit, se redeschide prin inscrierea soldului respectiv in credit.

Se impune mentiunea ca, pe langa forma bilaterala a contului, cu coloane

separate in cele doua parti ale sale pentru nr.crt, data, explicatie si suma, in activitatea practica exista si alte forme si anume: forma unilaterala, forma contului cu duble valori, forma sah s.a.

Reguli de functionare a conturilor

Prin regulile de functionare a conturilor se stabileste modul de debitare si de

creditare a acestora cu soldul initial si modificarile determinate de operatiile economice si financiare asupra elementelor de patrimoniu pentru care se deschid conturile. (Reamintim ca inregistrarea unui bun in debitul contului se numeste debitare, iar suma, suma debitoare si inregistrarea unei sume in creditul contului se numeste creditare iar suma, suma creditoare).

Respectarea acestor reguli este conditie esentiala pentru inregistrarea corecta a operatiilor in contabilitate.

Regulile de functionare a conturilor au ca punct de plecare bilantul ca model al dublei reprezentari a patrimoniului, ca trasatura fundamentala a metodei contabilitatii, din care rezulta o alta trasatura fundamentala si anume dubla inregistrare a operatiilor economice si financiare in conturi.

Intre cont si bilant exista o stransa legatura, ce actioneaza in dublu sens:

de la bilant catre conturi in sensul ca pe baza posturilor acestuia se porneste

la deschiderea conturilor la inceputul perioadei de gestiune;

de la conturi catre bilant, in sensul ca, la sfarsitul perioadelor de gestiune se

trece la completarea posturilor de bilant si deci la intocmirea bilantului, pornind de la conturi.

In cadrul acestei interdependente valorile circula in sens unic si anume: din stanga bilantului (din activ), datele merg, la inceputul perioadei de gestiune, in stanga contului (debit), iar din dreapta bilantului (din pasiv), valorile trec tot in dreapta (adica in creditul contului). La sfarsitul perioadei de gestiune, informatia circula tot in sens unic, insa dinspre cont spre bilant, si anume: din stanga conturilor (adica din debit), in stanga bilantului (in activ) si din dreapta conturilor (din credit), in dreapta bilantului (adica in pasivul acestuia), si astfel pe baza soldurilor finale ale conturilor se completeaza posturile noului bilant.

Pentru demonstrarea regulilor de functionare a conturilor se porneste de la un model simplificat combinat de bilant la inceputul anului, pe baza caruia, potrivit explicatiilor anterioare, pentru fiecare post din bilant se deschide cate un cont in contabilitatea curenta. In acest model combinat simplificat se prezinta: deschiderea conturilor si inregistrarea operatiunilor economice, inchiderea conturilor si intocmirea bilantului la sfarsitul exercitiului financiar, adica intregul flux informational contabil:

Bilant initial (inceputul anului.)

ACTIV  PASIV

Deschiderea conturilor

De Activ  CONTABILITATEA CURENTA De Pasiv

Conturi de  Intocmirea bilantului final Conturi de

ACTIV  Bilant la sfarsitul anului. PASIV

ACTIV  PASIV

Schema combinata a fluxului informatational contabil,

dupa Oct. Bojian, Bazele contabilitatii, Edit. Eficient,

1997, p.113-115

Din schema prezentata rezulta ca toate conturile deschise pe baza elementelor (posturilor) din activ sunt conturi de activ si toate conturile deschise pe baza elementelor de pasiv sunt conturi de pasiv.

De asemenea, potrivit circulatiei valorilor in sens unic, existentele initiale de activ s-au inscris in stanga conturilor de activ (in debit), iar existentele initiale de pasiv s-au inscris in dreapta conturilor de pasiv (in credit).

Rezulta de aici: 1) Prima regula de functionare a conturilor de activ – incep

sa functioneze prin a se debita si se debiteaza cu existentele initiale de activ, iar conturile de pasiv incep sa functioneze prin a se credita, creditandu-se cu existentele initiale de pasiv.

Operatile eonomice si financiare ce au loc in timpul exercitiului financiar determina modificari atat asupra elementelor de activ (mijloace economice), cat si asupra elementelor de pasiv (surse de finantare), modificari ce constau in majorari (cresteri, sporuri) si in micsorari (scaderi, diminuari).

Privitor la inregistrarea acestor operatii se aplica urmatoarele doua reguli:

2) A doua regula de functionare a conturilor se refera la majorarile de A si P si stabileste ca, conturile de activ se debiteaza si cu majorarile, cresterile elementelor de activ, iar conturile de pasiv se mai crediteaza cu majorarile, cresterile elementelor de pasiv.

3) A treia regula a functionarii conturilor se refera la modul de inregistrare a micsorarilor de elemente patrimoniale (de activ si de pasiv) si stabileste ca: conturile de activ se crediteaza cu micsorarile elementelor de activ, iar conturile de pasiv se debiteaza cu micsorarile elementelor de pasiv.

Dupa inregistrarea tuturor operatiilor economice ce au loc in perioada de gestiune, se poate stabili soldul final ca diferenta intre T.S.D si T.S.C, el putand fi sold debitor (cand TSD > TSC), sau creditor cand TSD < TSC).

Daca TSD = TSC, atunci conturile respective nu mai au sold final. De asemenea totalul iesirilor (micsorarilor) nu poate fi mai mare decat existentul initial + cresterile (intrarile), intrucat, in mod logic nu se poate diminua ceea ce nu exista sau mai mult decat exista.

Dintre cele aratate mai inainte se poate deduce 4) A patra regula de functonare a conturilor potrivit careia conturile de activ au sold final debitor sau nu prezinta sold (sunt soldate), iar conturile de pasiv au sold final creditor sau nu prezinta sold (sunt soldate).

Prin condensare, adica prin separarea regulilor de functionare mentionate, pe conturi de activ si conturi de pasiv, rezulta urmatoarele doua reguli:

Regula 1: Conturile de activ incep sa functioneze prin a se debita si se debiteaza

cu existentul initial si cu majorarile (cresterile) de activ si se

crediteaza cu micsorarile de activ, iar in final prezinta sold debitor sau

nu prezinta sold (sunt soldate);

Regula 2: Conturile de pasiv incep a functiona prin a se credita, se crediteaza cu

existentul initial si cu majorarile de pasiv si se debiteaza cu micsorarile

de pasiv, iar in final prezinta sold creditor sau nu prezinta sold (sunt

soldate).

Asadar, continutul economic diametral opus al conturilor ( de activ si de pasiv), determina si caracterul opus al regulilor de functionare a acestora.

Analiza contabila a operatiilor economice si financiare

In general, prin analiza se intelege descompunerea unui fenpmen, proces,

etc., in partile lui componente, in vederea cunoasterii mai bine a fiecaruia si a stabilirii contributiei pe care o are la realizarea fenomenului sau procesului supus cercetarii.

Analiza contabia consta in cercetarea pe baza de documente justificative, a fiecarei operatiuni ecpnomice si financiare, prin descompunerea acestora in elemente componente, in scopul stabilirii modificarilor pe care le produce asupra elementelor patrimoniale pe care le influenteaza si a conturilor corespondente si partilor acestora (debit sau credit), in care urmeaza sa se inregistreze operatia, concomitent si cu aceasi suma.

Efectuarea analizei contabile a operatiilor economice si financiare presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1) Stabilirea naturii si continutului economic al operatiei ce urmeaza a se inregistra in contabilitate, adica ce se intelege prin si la ce se refera operatia in cauza: incasare, plata, vanzare, cumparare, consum de valori materiale, obtinere de produse finite, etc.;

2) Identificarea elementelor patrimoniale care se modifica ca urmare a operatiilor si a partii bilantului in care se regasesc (activ, pasiv);

3) Stabilirea sensului modificarii elementelor patrimoniale ca urmare a operatiilor economico-financiare (crestere, micsorare, intrare, iesire, etc.);

4) Aplicarea regulilor de functionare a conturilor pornind de la sensul modificarii elementelor patrimoniale ca urmare a operatiei;

5) Redactarea formulei contabile, adica stabilirea conturilor care se debiteaza si a sumei cu care se modifica elementele patrimoniale afectate de operatia economico-financiara in cauza.

Exemplificarea modului in care se face analiza unei operatii eonomico-financiare: Firma X primeste de la furnizor, pe baza facturii, 50 kg zahar cu pretul de 2 lei/kg (valoare = 1.000 lei).

natura operatiei: intrari de materiale prin aprovizionare de la furnizor.

modificari patrimoniale: - crestere de stocuri de materiale, element de

activ care creste prin aprovizionare cu materii prime; - crearea de datorii fata de furnizor, element de pasiv, care creste prin crearea datoriilor;

conturi corespondente: pentru cresterea de activ se foloseste contul

„Materii prime”, iar pentru cresterea de pasiv, contul „Furnizori”.

Partea de debit si de credit: cresterea de activ se va face in debit,

cresterea de pasiv, in partea de credit.

formula contabila:

1 Formula contabila si articolul contabil

Formula contabila este modalitatea de exprimare grafica, cu ajutorul conturilor, a unei operatii economico-financiare, pe baza principiului dublei inregistrari si a dublei reprezentari.

Orice formula contabila trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

Simbolul (codul cifric) si denumirea contului corespondent debitor;

Simbolul (codul cifric) si denumirea contului corespondent creditor;

Semnul „ = ” intre conturile care se debiteaza si cele care se crediteaza;

Suma la care se refera operatia supusa inregistrarii.

Formulele contabile se clasifica dupa urmatoarele criterii:

[a] In functie de numarul elementelor implicate in operatia economico-

financiara, formula poate fi:

a.1.) formula contabila simpla: compusa dintr-un singur cont debitor si un singur cont creditor.

a.2.) formula contabila compusa: cuprinde un singur cont debitor si doua sau mai multe conturi creditoare, sau invers.

a.) formula contabila recapitulativa (cumulativa): formata din doua sau mai multe conturi debitoare si doua sau mai multe conturi creditoare.

[b] In functie de scopul pentru care se intocmesc:

b.1.) formule contabile curente: evidentiaza operatiunile economice si financiare normale, obisnuite.

b.2.) formule contabile de stornare: se intocmesc cu scopul de a corecta formulele contabile curente eronate. Acestea pot fi clasificate astfel: in functie de modul de efectuare a stornarii, formulele contabile de stornare pot fi:

b.2.1.) formule de stornare in rosu, in care anularea se face prin repetarea formule eronate cu inscrierea sumei in rosu, aceasta inseamnand ca va fi luata in calcul cu semnul minus.

b.2.2) formule de stornare in negru, in care anularea sau corectarea se face prin inversarea pozitiei detinute de conturi in cadrul corespondentei.

Exemplu de formula contabila:

2. Aplicatii privind formula contabila:

a) Se inregistreaza in contabilitate salarii cuvenite personalului = 20.000.000 lei

Formula contabila simpla:

b) Se achizitioneaza marfuri de la furnizori, in valoare de 10.000.000 lei, TVA 24%:

Formula contabila compusa:

c) Sunt vandute clientilor produse finite pe baza de factura, in valoare de

20.000.000 , TVA 24%

„Clienti” = % 24.800.000

701 „Venituri din vanzare produse finite” 20.000.000

4427 „TVA Colectata” 4.800.000