Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload




























EXPERT-CONTAB Evidenta contabila completa

Contabilitate




INFO-EXPERT

Ghircoias & Co s.n.c.

Sibiu, str.Magheru, nr.51, ap.1




telefon 069/43 66 62

EXPERT-CONTAB

Evidenta contabila completa

Manual de utilizare

Martie 1999
Stimate client,

Programul EXPERT_CONTAB (EC) a fost elaborat pe baza unei īndelungate experiente īn informatica a autorului si mai ales de activitate īn mijlocul utilizatorilor directi de produse informatice: economist, contabil, etc.

Varianta actuala a programului s-a obtinut dupa īmbunatatiri, perfectionari si adaptari succesive tinānd seama de cerintele utilizatorilor, ale legislatiei si noului sistem contabil.

Deosebit la acest program este transparenta operatiunilor; ecranul calculatorului devine o fereastra prin care se poate urmari efectul oricarei operatiuni contabile. Acest lucru face din EXPERT_CONTAB un instrument de evidenta contabila simplu de utilizat, eficient si complet.

Functioneaza atāt pe calculator monopost cāt si pe o retea de calculatoare.

Manualul de fata este util īndeosebi īn faza de implementare, iar mai tārziu pentru reamintirea unor functiuni mai rar folosite ale programului. Aceasta pentru ca meniurile sunt deosebit de sugestive si te ghideaza usor spre optiunea dorita.

Observatiile dumneavoastra vor fi bine venite. Autorul va īncerca sa tina cont de ele, dar īn acelasi timp de legislatie si de normele actuale.

Informatician GHIRCOIAs OCTAVIAN

PREZENTARE

Aplicabilitate.

- Programul EXPERT-CONTAB (EC) functioneaza pentru o societate comerciala cu oricare din profilurile: productie, prestari servicii si comert.

- Se poate instala pe un calculator monopost sau pe o retea de calculatoare.

Facilitati:

- Usor de utilizat pentru persoane neinitiate īn lucrul cu calculatorul.

- Introducerea datelor se poate face direct de pe documentul primar: factura, receptie, chitanta, nota contabila, extras de cont, registru de casa, etc.

- Emitere automata/manuala de facturi cu īnregistrarea simultana a operatiunilor īn calculator.

- Calcul automat TVA din baza de impozitare, respectiv baza de impozitare din TVA.

- Operare receptii de materiale/marfuri cu calcul automat de adaos comercial si TVA. Editare raport de gestiune.

- Urmarire facturi neāncasate/furnizori neplatiti. Fisa clientului/furnizorului.

- Jurnal pentru vānzari/cumparari.

- Urmarire analitica "conturi mici" (debitori, creditori, avansuri, etc.).

- Verificare la zi sold cont de banca/casa/cec cu cel din extras/registru de casa.

- Articole contabile predefinite si concomitente.

- Operatiuni simultane pe luna de gestiune si pe urmatoarele luni.

- Redeschiderea unei luni īnchise.

- Editare automata/manuala ordine de plata pentru impozite si taxe.

- īnchidere automata/manuala conturi de venituri si cheltuieli, contul 371.

- Editare automata: registru jurnal general, registre jurnal auxiliare, fise de cont, balante de verificare, cartea mare, etc.

- Calculul automat/manual al impozitului pe profit cu editarea declaratiei calculului impozitului pe profit.

- Operatiuni pe conturi de gestiune; note contabile, balanta, repartizare sume din conturi financiare pe conturi de gestiune si invers.

- Baza de date din EC poate fi alimentata automat cu articole contabile din programele de gestiune materiale (MAT), produse (PRO), marfuri (MR), mijloace fixe (MF) si salarii (SAL).

Luna de gestiune. Luna curenta.

Prin conventie īn acest program luna de gestiune este prima luna care urmeaza dupa ultima luna īnchisa. De exemplu, luna de gestiune poate fi septembrie desi dupa calendar suntem īn noiembrie.

Programul permite introducerea datelor pentru orice luna care nu este īnchisa. Īn exemplul de mai sus se pot introduce date atāt pentru lunile septebmrie cāt si pentru octombrie si noiebrie. Programul stie sa le separe dupa data documentului. Unele situatii se pot scoate la zi (de ex.facturi neīncasate), altele numai pāna la luna de gestiune (de ex. balanta de verificare).

CUPRINS

I. Cerinte hard; instalare program

1. Cerinte hard

2. Instalare

II. CONFIGURARE PROGRAM

1. Societate, cota TVA

2. Urmarire analitica clienti/furnizori/conturi mici

III. ĪNCĂRCAREA BAZEI DE DATE DE PORNIRE

1. Plan de conturi

2. Dictionar de clienti/furnizori (parteneri)

3. Balanta contabila de pornire

4. Activitati

5. Numere de facturi

6. Componenta sold de clienti/furnizori/conturi mici

IV. CLIENŢI

1. Emitere automata facturi

2. Operare manuala facturi

3. Consultare toate operatiunile

4. Liste

5. Evidenta numere de facturi atribuite

6. Actualizare conturi pe activitati

7. Reeditare facturi

8. Listare borderou de facturi

9. Optiuni

V. FURNIZORI

Operatiuni pe furnizor/factura

Oeratiuni pe nota contabila

Consultare toate operatiunile

Liste

Optiuni

VI. BANCA/ CASA/ CECURI

1. Operatiuni

2. Consultare toate operatiunile

3. Liste

4. Optiuni

VII. OPERAŢIUNI DIVERSE

1. Operatiuni

2. Consultare toate operatiunile

3. Registrul jurnal general

4. Optiuni

VIII. ĪNCHIDERE CONTURI. IMPOZIT PE PROFIT

IX. CONSULTARE OPERAŢIUNI PE UN CONT

X. SOLDUL UNUI CONT

XI. LISTE FINALE

1. Balante

2. Fise cont

3. Cartea mare

4. Ordine de plata impozite si taxe

5.Venituri-cheltuieli pe activitati

XII. DIVERSE

1. Societate

2. Configurare

3. Dictionar de clienti/furnizori

4. Plan de conturi

5. Refacere indexi

6. Salvare fisiere pe discheta

7. Īnchidere de luna

8. Redeschidere luna

9. Īncarcare/modificare sume īn balanta

10. Īncarcare componenta sold la clienti/furnizori/conturi mici

XIII. ALTE OPERAŢIUNI

1. Defalcare sume din cont sintetic pe subconturi analitice

2. Comasare sume din subconturi analitice pe cont sintetic

XIV. INSTRUCŢIUNI PRIVIND NAVIGAREA PRIN MACHETELE ECRAN

Cap.I CERINŢE HARD, INSTALARE PROGRAM

Cerinte hard

Programul poate fi instalat pe un calculator PC 386, 486 etc. IBM compatibil, cu o memorie de minim 4MB, un hard disc de minim 40MB, o unitate de floppy disc si imprimanta.

Toate listele cu exceptia la Cartea mare se pot lista pe o imprimanta A4. Daca dispuneti de o imprimanta A3 listele se vor tipari tot pe hārtie A4 vertical sau orizontal, dupa caz, iar Cartea mare pe hārtie A3 montata orizontal.

2. Instalare

Se creaza urmatoarele directoare:

- Pentru programe:

C:\ECBD>

Acest director contine programul EC.EXE si fisierul SOCSER.MEM cu cheia de protectie a programului. Acest fisier se creeaza de furnizorul programului la instalarea lui. Daca el se sterge accidental trebuie copiat de pe discheta de rezerva. Daca se fac modificari īn componentele de baza ale calculatorului (hard disc, placa de baza memorie) atunci se mai poate lucra pe program o perioada limitata, timp īn care trebuie sa chemati furnizorul pentru a genera o noua cheie de protectie.

- Pentru baza de date permanenta se creaza un subdirector al celui de mai sus:

C:\ECBD\societate1\EC>

Īn acest director se copiaza toate fisierele bazei de date permanente. Atentie! Aceste fisiere nu trebuie sterse sau modificate; ele sunt gestionate numai de program.

- Pentru fisierele temporare (de manevra) se creaza un director similar celui de mai sus dar fara secventa BD:

C:\EC\societate1\EC>

Īn acest fisier se creaza fisiere temporare care pot fi sterse fara sa afecteze integritatea bazei de date.

Multisocietate

Īn acest caz directoarele C:\ECBD> si C:\EC> vor avea cāte un subdirector pentru fiecare societate:

C:\ECBD\societate1\EC\baza de date societate 1

C:\ECBD\societate2\EC\baza de date societate 2, etc.

Monopost

Īn cazul monopost instalarea se face ca mai sus, eventual discul C: poate avea alt simbol.

Retea

Īn acest caz pe fiecare post de lucru (statie) se creaza directorul C:\EC\societate1\EC> (cu mai multe "societate i", īn cazul multisocietate) pentru fisierele temporare.

Pe server se creaza directorul F:\ECBD\societate1\EC> (cu mai multe directoare "societate i" īn cazul multisocietate) pentru baza de date permanenta dupa modelul de la monopost, cu deosebirea ca discul C: va fi de exemplu: F:, H:, D: etc.

Lansare īn executie

Īn directorul C:\EC> trebuie sa existe fisierul EC.BAT cu urmatorul continut:

C:\ECBD\ECINI - pentru cazul monopost

F:\ECBD\ECINI - pentru cazul retea

(F: este ca titlu de exemplu, el poate fi īnlocuit īn orice simbol de driver pe server).

Lansarea īn executie se fac tastānd comanda EC <Enter> din directorul C:\EC>. Fisierul EC.BAT, se poate copia in orice director (īn radacina de exemplu) pentru a putea tasta comanda EC si din aceste directoare.

Totusi prezenta fisierului EC.BAT īn directorul C:\EC> este obligatorie.

Cap.II CONFIGURARE PROGRAM

1. Societate, cota TVA

Se intra pe optiunea "Diverse" si se tasteaza <Enter> pe "Societate". Se introduc datele cerute pe ecran. La cele trei rubrici de TVA se introduc īn ordine: 22, 11 si 0 pentru cotele TVA 22, 11 si scutite. Daca societatea foloseste numai una din cote se va introduce 22,0,0 sau 11,0,0. Īn plus, daca societatea evidentiaza cotele TVA īn analitice separate, atunci aceste analitice trebuie sa fie 1,2,3 respectiv pentru cotele 22,11,0. Īn acest caz rubrica "Pozitie TVA īn cont" se completeaza cu numarul de ordine pe care īl ocupa cifra 1,2,3 īn cont, numaratoarea īncepīnd dupa radacina contului. Ex: pentru 3711 completam 1, pentru 37151 completam 2, pentru 44281 completam 1, pentru 442851 completam 2.

2. Urmarire analitica clienti/furnizori/conturi mici

Se intra pe optiunea "Plan de conturi" din meniul "Diverse" si se pune caracterul * īn coloana URM īn dreptul conturilor care se doresc a se umari analitic pe un cod de partener (cod fiscal). Exemplu: clienti, furnizori, debitori, creditori, avansuri primite, avansuri acordate, salarii neridicate, etc. La toate articolele contabile facute cu un astfel de cont trebuie completata rubrica COD. Codul la rīndul lui trebuie sa fie introdus īn Dictionarul de clienti-furnizori.

Cap.III ĪNCARCARE BAZA DE DATE DE PORNIRE

De retinut ca urmatoarele optiuni se folosesc ori de cite ori e necesar, nu numai la implementare.

1. Plan de conturi

Programul este livrat īmpreuna cu un fisier plan de conturi redus care se va modifica si completa cu conturile folosite de beneficiar.

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Diverse". Fisierul contine urmatoarele informatii:

CONT - simbol cont sintetic si analitic

DENS - denumire cont (prescurtata)

TIP - tip (A-activ,P-pasiv,B-bifunctional)

RAD - lungime radacina (3 sau 4 cifre)

CEN - centralizabil: se completeaza cu DA daca īn fisa de cont analitica dorim ca acest cont sa apara centralizat, desi īnregistrarile s-au facut analitice (pentru a nu obtine liste prea lungi).

Ex: 411, 371, etc.

URM - indicator urmarire analitica pe un cod a contului respectiv. Se completeaza cu * daca contul se urmareste analitic. Daca contul are analitice e suficient sa se faca marcajul numai la contul radacina.

DEN - denumire completa (optional)

ANA_121 - se completeaza pentru conturile de venituri si cheltuieli numai daca se īnchid prin analiticele lui 121.

IC - se marcheaza cu * conturile marcate cu * īn coloana URM numai daca īmperecherea se doreste a se face doar pe COD nu si pe factura (nr.document).

Marcajele Activ/Pasiv, DA/NU, * se modifica tastānd bara de spatiu.

Structura planului de conturi determina nivelele de totalizare din balanta. De exemplu: daca īn planul de conturi am structura

411 Clienti

411.1 Clienti interni

411.1.1 Clienti vānzari produse



atunci īn balanta analitica voi avea totaluri pe toate aceste trei niveluri. Balanta sintetica va contine numai total 411.

Nu se poate sterge un cont care are sold sau rulaje.

De retinut ca nu se poate face nici o īnregistrare contabila daca contul nu e īn planul de conturi pe ultimul nivel. Nu deranjeaza cu nimic faptul ca īn fisierul plan de conturi sunt conturi nefolosite de beneficiar.

Radacina de 4 cifre se pune la conturile la care nu are sens un total pe primele 3 cifre. Ex: 5121, 5311, 4426, 4427 4428, etc. De retinut ca lungimea acestei radacini determina si nivelul de totalizare īn Cartea Mare.

2.Dictionar de Clienti/Furnizori/Colaboratori

Nu e necesara īncarcarea acestui fisier daca īn Planul de conturi nu s-a completat rubrica URM la nici un cont. Īn acest fisier se īnregistreaza urmatoarele informatii despre clienti/furnizori/colaboratori:

- codul fiscal

- denumirea

- banca

- contul curent la banca

- localitatea

- adresa

- judet

- intern/extern: DA= extern, spatiu sau NU=intern

Fisierul este utilizat la afisarea denumirii Clientului/Furnizorului/Colaboratorului īn diferite liste, iar banca, contul, adresa, localitatea, judet sunt folosite la emitere automata facturi,ordine de plata, deci aceste ultime informatii se completeaza daca e cazul.

Īn locul codului fiscal al beneficiarului programul permite introducerea unui cod de 4 cifre, dar īn acest caz programul nu va completa rubrica corespunzatoare codului fiscal la emitere automata facturi si dispozitii de īncasare.

Tot īn locul codului fiscal poate fi introdus de exemplu un nr. de comanda dupa care poate fi urmarita executarea unor lucrari pentru un client la care nu intereseaza urmarirea pe factura. De asemenea, daca se doreste urmarirea analitica a facturilor dar nu pe clienti/furnizori atunci se poate da un cod comun tuturor. (De exemplu: toti furnizorii pot primi acelasi cod: 1111).

La conturile mici īn locul codului fiscal se poate introduce un cod al persoanei (marca) daca este cazul.

Daca se modifica codul unui client, atunci el se va modifica automat īn toate operatiunile facute pe codul vechi.

3. Balanta contabila de pornire

Se intra pe optiunea "Īncarcare/modificare sume īn balanta" din meniul "Diverse". Se introduc soldurile si rulajele din balanta lunii precedente īn doua variante (functie de continutul coloanelor acestei balante):

- Varianta 1: Se introduc soldurile de īnceput de an si totalul sume (sold īnceput de an + rulaje cumulate).

- Varianta 2: Se introduc soldurile de īnceput de an si rulajele cumulate.

La iesirea din aceasta optiune se stabileste luna ale carei prime operatiuni se vor introduce prin programul EXPERT_CONTAB.

ATENŢIE !

- Planul de conturi trebuie completat īnaintea īncarcarii balantei.

- Īn balanta soldurile si rulajele trebuie introduse pe analiticele de ultim nivel din planul de conturi, totalurile pe sintetic dobāndindu-se prin program.

- La iesirea din aceasta optiune necorelarile dintre balanta si planul de conturi apar pe rānd pe ecran si trebuie rezolvate īnainte de a face alte operatiuni. A se vedea si Cap."ALTE OPERAŢIUNI" paragrafele 1. si 2.

Dupa introducerea balantei se face o listare de proba a balantei intrānd pe una din optiunile "Balanta..." din meniul "Liste finale". Daca sunt erori se revine pe optiunea "Introducere/modificare sume īn balanta" pentru corectarea lor, apoi se reia verificarea pāna cānd balanta este corect introdusa.

4. Activitati

Se intra pe optiunea "Nr.activitati si conturi" din meniul "Clienti" numai daca se face facturare automata sau daca contul 411 este urmarit pe diferite activitati ale societatii.

Se introduc:

- nr. de activitate: 1,2,...9,A,B,...

- pozitia din cont īn care apare ca analitic nr. de activitate (ex.4 pentru 4113). Daca activitatea nu se ia din analiticul contului ci se introduce direct īn nota contabila ca rubrica separata atunci acest marcaj trebuie sa ia valoarea 1, 2 sau 3. Daca urmarirea pe activitati nu intereseaza marcajul ia valoarea 0.

- denumirea activitatii

- articolul contabil la emitere facturi: (ex. 4113 704)

- analitic TVA: (Ex.3 daca dorim sa generam contul 4427.3 la editare automata facturi)

- (optional) explicatia care sa apara implicit pe facturi la emitere automata facturi, explicatie ce poate fi completata cu alte informatii īn momentul editarii facturii. Daca explicatia depaseste 22 de caractere (un rānd pe factura), atunci inserānd o bara (/) īn text explicatia se va continua pe rāndul urmator de factura. Inserānd doua bare consecutive (//)se poate sari peste un rānd de factura s.a.m.d.

5. Numere de facturi

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Clienti" numai daca se face editarea automata de facturi, pentru introducerea si corectarea numerelor de facturi acordate automat de program.

Se introduce:

- nr. minim (primul acordat)

- ultimul acordat

- nr. maxim (cānd se depaseste, programul de editare al facturii avertizeaza ca trebuie marit)

- ultimul nr. de facturi comunicat deja īn borderoul facturilor emise catre banca.

Ultimul acordat este incrementat automat cu 1 la fiecare factura editata cu calculatorul.

ATENŢIE !

- Ultimul numar acordat trebuie sa fie cuprins īntre minim si maxim, de aceea modificarile trebuie facute īntr-o ordine logica: modificam īntāi "maximul", apoi "ultimul acordat" si pe urma "minimul".

Exemplu:

Procedam astfel:

Initial Final faza1 faza 2 faza 3

- minim 1 8 1 1 8

- ultim acordat 5 15 5 15 15

- maximum 10 20 20 20 20

6. Componenta sold clienti / furnizori / conturi mici

Daca rubrica URM din Planul de conturi s-a completat la cel putin un cont, atunci trebuie introdusa īnregistrarea care compune acest sold pe fiecare client/furnizor/colaborator (si factura):

- cod fiscal

- nr. factura

- data

- cont debitor

- cont creditor

- valoare

- explicatii (optional)

Observatii pentru cazul Clienti: (Se procedeaza similar pentru Furnizori si conturi mici.)

-Īn locul codului fiscal programul accepta introducerea unui cod intern de 4 cifre.

-Factura nu se completeaza daca urmarirea se face pe total client .

-Īnregistrarea soldului unui client(factura) se face completānd DATA cu data emiterii facturii sau orice data din perioada īnchisa, contul debitor cu 411, īn valoarea cu soldul facturii la īnceputul perioadei.

Cap.IV CLIENŢI

1. Editare automata facturi

Prin aceasta optiune se face atāt editarea facturii la imprimanta calculatorului cāt si īnregistrarile contabile corespunzatoare īn fisierul jurnal de operatiuni. De retinut ca aceasta facturare are ca efect numai debitarea lui 411 nu si creditarea unui cont de stocuri.

Īn prealabil trebuie sa fie completate datele despre activitatile firmei prin optiunea "Activitati si conturi" din acelasi meniu "Clienti". De asemenea īn fisierul de terti trebuie completate datele despre clienti prin optiunea "Terti" din meniul "Diverse".

Numarul de factura este dat automat de calculator si se poate vizualiza sau modifica prin optiunea "Evidenta nr. de facturi atribuite" din acelasi meniu "Clienti".

Corpul facturii se completeaza rānd cu rānd trecānd cu <Enter> de la o coloana la alta. Coloana Explicatii se v-a completa automat cu continutul coloanei Explicatii din fisierul de Activitati.

Apasānd tasta Page_Down cānd cursorul de ecran se afla īn coloana Nr.crt. se sare automat la subsolul facturii.

Daca s-a gresit, cu optiunea <Reiau> se poate relua introducerea facturii, iar cu tasta ESC se poate abandona editarea facturii.

Daca la configurare s-a marcat cu [X] "īnregistrari īn clasa 9 odata cu %=7xx", atunci la īnceputul editarii programul ofera spre selectie conturile analitice 931.

2. Operare manuala facturi

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Clienti" pentru:

- īnregistrarea valorii facturii si valoarea TVA la facturi emise manual.

- modificari la facturi īnregistrate manual sau automat.

- consultare sold pe client/factura.

Daca la rubrica Cod fiscal nu se introduce nimic, atunci pe ecran vor aparea toti clientii care īncep cu litera(literele) introduse īn locul codului fiscal. Dupa pozitionarea pe clientul dorit se tasteaza ESC sau ENTER.

Daca la rubrica Factura nu se trece nimic, atunci pe ecran vor apare toate facturile emise la clientul respectiv.

De asemenea, pe ecran se vor vedea si īnregistrarile pe creditul contului de clienti facute prin optiunile Banca/Casa.

Daca dupa īnregistrarea 411 = 7xx se face imediat Adaugare 411 = 4427 programul ofera automat valoarea TVA. Aceasta trebuie verificata cu cea de pe document si se va corecta daca e cazul.

Imediat dupa factura rubrica T se completeaza numai daca pe aceeasi factura exista TVA-uri diferite: 1 pentru 22%, 2 pentru 11%.

Rubrica CONT_G se completeza daca la Configurare s-a marcat cu [X]"īnregistrari īn cls.9"

Īnainte de Confirm/Abandon īn rubrica de 1 caracter este pentru cod activitate. A se vedea paragraful 4. Activitati din Cap.III.

3. Consultare toate operatiunile

Prin aceasta optiune se deschide o fereastra prin care se pot vedea toate operatiunile nesoldate facute prin "Clienti" (nu numai pe un anumit client ca īn optiunea anterioara). Se poate cauta o anumita īnregistrare dupa oricare din coloana: COD_FSC, FACT, CONT_D, CONT_C, VALOARE, etc.

4. Liste

Se pot edita urmatoarele situatii privind evidenta clientilor.

- Facturilor emise/īncasate īn luna curenta. Este necesara īn special pentru vizualizare componenta rulaje īn luna curenta si de asemenea, cāt din acestea reprezinta venit si cāt TVA, pe activitati si total firma.

- Centralizator pe conturi. Este o nota contabila a conturilor operate prin clienti pe luna curenta.

- Urmarire facturi neīncasate detaliata. Este necesara pentru cunoasterea tuturor facturilor neīncasate de clienti (care compun soldul contului la clienti). Īn varianta "cu afisare operatiuni soldate" vizualizeaza inclusiv facturile īncasate īn luna curenta .

- Urmarire facturi neīncasate concentrata. Se aseamana cu precedenta, cu deosebirea ca pentru fiecare factura apare un singur rānd īn lista (fara defalcare pe TVA, īncasari partiale) si fara afisarea facturilor soldate.

- Fisa unui client. Contine totate operatiunile facute pe un client inclusiv soldul.

- Jurnal pentru vīnzari necesar pentru evidenta TVA-ului.

- Registru jurnal de clienti

IMPORTANT: Aproape toate listele au la sfirsit soldul contului la clienti la sfārsitul lunii respective, sold obtinut din toate īnregistrarile cu facturi nesoldate care se pastreaza īn fisierul jurnal de operatiuni. (A se vede si optiunea "Īnchidere luna"). Pe de alta parte soldul acestor conturi se poate deduce si din soldul din balanta la sfirsitul lunii precedente si īnregistrarle lunii curente. Aceste doua solduri trebuie sa fie identice, dar e posibil sa difere (a se vedea si optiunea "Soldul unui cont") datorita stergerii unor operatiuni din greseala sau din functionarea defectuoasa a calculatorului.

De exemplu, daca contul e declarat ca se urmareste analitic pe cod si sau facut īnregistrari fara cod, atunci aceste īnregistrari nu vor apare īn listele analitice pe cod ci numai īn fisa contului si balanta si astfel vom avea diferente la sold.

Comparīnd īntre ele fisa contului, listele analitice pe cod si balanta (din luna curenta si luna anterioara) se pot determina īnregistrarile gresite/lipsa, care se pot corecta/reintroduce fie prin optiunea "Operare manuala facturi" daca ele se refera la luna curenta , fie prin optiunea "Componenta sold clienti/furnizori/conturi mici" din meniul "Diverse" daca ele se refera la lunile īnchise.

Aceste observatii sīnt valabile si la furnizori/conturi mici.

5. Evidenta numere de facturi atribuite

A se vedea punctul "5 Numere de facturi" din capitolul III.

6. Actualizare conturi pe activitati

A se vedea punctul "4 Activitati" din capitolul III.

7. Reeditare facturi

Prin aceasta optiune se poate retipari la imprimanta īnca un exemplar al unei facturi (ratacite de exemplu).

8. Optiuni

Se poate opta, prin marcare cu X apasānd tasta <Enter>, pentru urmatoarela variante de operare clienti īn calculator:

[ ] Document auxiliar atasat facturii

Daca se pune X se permite introducerea unui numar auxiliar atasat facturii. Exemplu: numar situatie de lucrari, numar de comanda interna ,etc.

[ ] Completare manuala rubrica EXPLICAŢII

Daca se pune X, se permite introducerea din tastatura a continutului rubricii EXPLICAŢII, īn caz contrar, se completeaza automat de program cu " nume client".

<Articole contabile>

Aceasta optiune permite prestabilirea contului debitor si creditor care sa apara automat īn rubricile CONT_D si CONT_C la operarea manuala facturi, īn zona articol, la optiunea "Adaugare". Īn prima coloana se introduce indicativul CL, iar īn urmatoarele doua conturile debitor si creditor. Se iese apasānd simultan tastele <Ctrl> si <Enter>.

Se iese din "Optiuni" apasānd tasta Esc.

Cap.V FURNIZORI

1.Operatiuni pe furnizor/factura

Problematica de la furnizori este similara cu cea de la clienti cu urmatoarele observatii:

- Cod fiscal - codul fiscal al furnizorului sau un cod intern.

- Factura - factura de la furnizor (sau NIR daca urmarirea furnizorilor se face pe receptii).

- Numar document - nr. nota de intrare-receptie: NIR (sau factura daca urmarirea furnizorilor se face pe receptii).

- Daca nu se doreste urmarirea soldului contului 401 pe furnizori, ci numai pe nota de intrare-receptie, se poate face o īnregistrare simplificata astfel:

- la cod fiscal se introduce acelasi cod la toti (Ex. codul: 1111)

- la factura se introduce numar NIR

Este cazul, de exemplu, la firme cu comert "en gros" unde sunt multe receptii, dar care de regula sunt si platite la ridicarea marfii, deci nu se justifica urmarirea pe furnizori.

Pentru usurarea īnregistrarii la receptii de marfuri este bine sa se introduca articolele contabile posibile prin optiunea "Articole contabile" din meniul "Optiuni", ceea ce va īnsemna ca pentru fiecare receptie programul sa ceara introducerea doar a sumelor nu si a conturilor. Daca pentru o anumita receptie un articol contabil prestabilit nu se face, atunci se introduce zero la valoare si astfel programul īl va ignora. Daca īn meniul "Optiuni" se marcheaza cu [X] optiunea "Receptii marfuri", atunci programul cere total debit 371 si calculeaza automat TVA neexigibil si adaos comercial. Īn acest caz e important ca īn "Articole contabile" sa se introduca conturile īn ordinea: 371 la 401,4428,378 si apoi celelalte. Daca aceste conturi au analitice, atunci ca articole contabile predefinite e suficient sa se introduca numai perechile de conturi pentru analiticul cel mai frecvent, celelalte analitice introducīndu-se pentru fiecare receptie īn parte.

Īn cazul cānd marcajul [X] Receptii marfuri e pus si doresc sa modific CONT_D sau CONT_C din īnregistrarea contabila atunci pot sterge marcajul [X] ACP (Articole contabile predefinite).

2.Operatiuni pe nota contabila

Īn optiunea precedenta articolele contabile sunt grupate pe cod furnizor si factura. Daca doresc sa fac īnregistrari pe aceeasi nota pentru mai multi furnizori (si facturi) de exemplu salarii, la prestatori, atunci fac introducerea prin aceasta optiune.

3.Consultare toate operatiunile

Similar cu clienti.

4.Liste

Listele (care sunt) sunt similare cu cele de clienti. Apare īn plus "Raport de gestiune".

Observatiile de la paragraful "IMPORTANT" din cap.IV , punctul 4 Liste sīnt valabile si la furnizori.



5.Optiuni

Similar clienti.

Cap.VI BANCA /CASA /CECURI

BANCA

1. Operatiuni

Se intra pe aceasta optiune pentru introducerea īn calculator a extraselor de cont de la banca. De retinut ca prin jurnalul de banca se opereaza conturile: 5121, 5126, 5124, 519, 541. Se introduce mai īntāi contul si data extrasului (ziua de banca), pe ecran va apare soldul de īnceput al zilei, care trebuie sa fie identic cu cel din extras daca s-au operat corect toate extrasele precedente. Se opereaza apoi fiecare rānd din extras selectānd dupa caz optiunea "Incasari" sau "Plati".

Daca se face īncasarea unei facturi si clientii se urmaresc analitic (marcaj cu * īn planul de conturi), atunci trebuie introdus numarul de factura (si codul clientului daca factura nu a fost emisa).Daca nu se cunoaste nr.de factura, atunci se introduce codul fiscal, la rubrica factura nu se introduce nimic si pe ecran apare un total cu facturile neīncasate pentru a alege una din ele. Īn zona articol a ecranului va fi adusa automat suma totala de īncasat, care se poate modifica daca īncasarea s-a facut partial. Īn plus, daca optiunea "oglinda facturii" este marcata cu [X], atunci pe ecran imaginea extrasului este īnlocuita temporar cu imaginea īnregistrarilor facute pe factura respectiva. Daca se face o īncasare īn avans, pe ecran va apare avertsmentul "Aceasta factura la acest client nu a fost emisa !".

Daca se face plata unui furnizor care se urmareste analitic (marcaj cu * īn planul de conturi) se procedeaza similar cu īncasarea.

Daca se face o īnregistrare cu un cont mic (care se urmareste analitic pe un cod) atunci trebuie completata obligatoriu rubrica COD_FSC.

Daca pentru aceeasi suma se fac mai multe articole contabile concomitent, atunci dupa ce s-a facut primul articol se alege optiunea "Concomitent" pentru a face si urmatoarele. De retinut faptul ca articolele contabile care nu afecteaza contul de banca vor apare tot īn registrul jurnal de banca. Altfel, ele ar trebui īntroduse prin "Operatiuni diverse" si ar apare īn registrul jurnal general.

Daca se alege optiunea Īncasari, pe credit apare %. Sunt doua cazuri: 1) peste % se introduce contul creditor si 2) peste % se tasteaza <Enter> iar īn rubrica valoare se introduce total debit. Īn acest caz dupa ce se tasteaza <Enter> pe Confirm se cer pe rānd conturile creditoare si valorile respective. Suma creditoare se va cere cāt timp nu exista egalitate total debit cu total credit. Daca nu mai am nimic de īnregistrat si programul mai cere, īntrerup cu ESC si corectez īnregistrarile deja introduse.

Daca se fac īnregistrari cu TVA se procedeaza astfel: Īncasari: Īn articolul cu % se introduce valoare totala, iar apoi se introduce contul 4427 si calculatorul va calcula automat TVA colectat. La articolul urmator se introduce contul de venit si calculatorul va afisa valoarea ca diferenta īntre total si TVA.

Daca se alege optiunea Plati se procedeaza similar.

2. Consultare toate operatiunile

Prin aceasta optiune se deschide o fereastra prin care se pot vedea toate operatiunile facute prin "Banca" pe luna de gestiune (nu numai dintr-o anumita zi ca īn optiunea anterioara). Se poate cauta o anumita īnregistrare dupa oricare din coloanele: CONT_D, CONT_C, VALOARE, etc.

3. Liste

Se pot obtine urmatoarele liste:

- Situatia īncasari/plati prin banca. Este o imagine a extraselor de banca.

- Centralizator pe conturi. Este nota contabila a īnregistrarilor prin banca cumulate pe luna.

- Registrul jurnal de banca.

4. Optiuni

Se poate opta, prin marcare cu X apasānd tasta <Enter>, pentru urmatoarele variante de operare banca īn calculator:

[ ] Document auxiliar atasat extrasului de cont

Daca se pune X, se permite completarea rubricii numar document. Exemplu: Nr.extras de cont, ordin de plata, chitanta (la casa) etc.

[ ] Completare manuala rubrica EXPLICAŢII.

Daca se pune X, se permite completarea acestei rubrici, altfel se completeaza automat cu "nume client" pentru īncasari sau "nume furnizor" pentru plati.

[ ] Oglinda facturii/receptiei

Daca se pune X, dupa introducerea codului fiscal si a nr. de factura, imaginea extrasului de cont de pe ecran se īnlocuieste temporar cu toate īnregistrarile facute pe factura respectiva.

<Articole contabile>

Aceasta optiune permite prestabilirea contului debitor si creditor care sa apara automat īn rubricile CONT_D si CONT_C īn zona articol, la optiunile "Īncasare" si "Plata". Īn prima coloana se introduce indicativul BC, iar īn urmatoarele doua conturile debitor si creditor. Se iese apasānd simultan tastele <Ctrl> si <Enter>.

Se iese din "Optiuni" apasānd tasta Esc.

CASA

Problematica este similara cu cea expusa la Banca cu deosebirile:

- extrasul de cont este īnlocuit cu fila registrului de casa;

- indicativul BC se īnlocuieste cu CS.

- apare o situatie īn plus si anume "Borderou de vīnzari(īncasari)" pentru vīnzarile de marfa īn numerar cu chitanta. Īn acest caz la introducerea operatiunilor (valoare marfa fara TVA si TVA) este obligatoriu completarea rubricii NRDOC cu nr.de chitanta.

Important: Nu se pot transfera sume īntre Banca-Casa printr-un singur articol contabil, ci numai prin cont intermediar (doua articole contabile).

Exemplu: la scoaterea de numerar din cont curent se fac 2 articole contabile:

- prin optiunea Banca 581=5121

- prin optiunea Casa 5311=581

Cap. VII OPERAŢIUNI DIVERSE

1. Operatiuni

Prin aceasta optiune se introduc toate articolele contabile, mai putin cele de Banca, Casa, debitul lui 411, creditul lui 401 (daca aceste conturi au fost marcate cu * īn planul de conturi).

Se introduce la īnceput numarul notei contabile si data. Urmeaza doua modalitati de lucru:

- la rubricile % = % se completeaza atāt cont debitor cāt si cont creditor (articol contabil simplu), atunci pentru fiecare articol contabil de introdus trebuie aleasa optiunea "Adaugare" si apoi introduse cele doua conturi ale inregistrarii.

- daca la una din rubricile % = % (articol contabil compus) se introduce un cont, atunci trebuie introdusa īn rubrica alaturata total suma pe nota contabila, dupa care se mai introduce numai celalalt cont si suma pentru fiecare articol contabil ce compune totalul de sus. Se vor cere sume pe cont corespondent cāt timp nu exista egalitate total debit cu total credit. Daca nu mai am nimic de īnregistrat si programul mai cere sume, atunci īntrerup cu ESC si corectez īnregistrarile deja introduse.

Daca unul din conturi se urmareste analitic pe un cod (+factura) programul va crea completarea acestor rubrici. Rubrica de 1 caracter imediat dupa factura se completeaza numai daca pe aceleasi facturi am 2 TVA-uri (1=22%, 2=11%, 3=0). Īn rubrica de 1 caracter īnainte de Confirm se completeaza cod activitate (daca e cazul).

2. Consultare toate operatiunile

Prin aceasta optiune se deschide o fereastra prin care se pot vedea toate operatiunile facute prin "Operatiuni diverse" pe luna de gestiune (nu numai pe un anumit numar de document ca īn optiunea anterioara). Se poate cauta o anumita īnregistrare dupa oricare din coloana: NRDOC, CONT_D, CONT_C, VALOARE, etc.

3. Registru jurnal general

Acest registru contine pe līnga toate operatiunile facute prin optiunea "Operatiuni diverse" si totalurile din registrele auxiliare de clienti, furnizori, banca, casa.

Total rulaje din acest registru trebuie sa coincida cu cele din balanta.

4.Optiuni

Se poate opta, prin marcare cu X apasānd tasta <Enter>, pentru urmatoarele variante de operare operatiuni diverse īn calculator:

[ ] Completare manuala rubrica EXPLICAŢII

Daca se pune X, se permite completarea acestei rubrici, altfel cursotul sare peste ea.

Cap.VIII INCHIDERE CONTURI. IMPOZIT PE PROFIT

Prin aceasta optiune se pot genera automat articole contabile pentru:

- Īnchidere cont 371.

- Īnchidere cont 348.

- Īnchidere conturi de venituri si cheltuieli.

- Calcul impozit pe profit.

- Listare: "Declaratia cu calculul impozitului pe profit".

Nu este obligatoriu ca aceste articole contabile sa se faca automat, ele se pot introduce si manual prin "Operatiuni diverse". Īn acest caz este bine ca prin optiunea "Configurare" din meniul "Diverse" sa se stearga marcajul X.

Chiar īn cazul cānd se fac automat aceste articole contabile se pot modifica /sterge /adauga prin optiunea "Operatiuni diverse" intrānd pe nr.document: NC995, NC996, NC997, NC998, NC999. Atentie: daca se reia īnchiderea de conturi, modificarile facute manual pe aceste note se vor pierde.

Īnchidere cont 371.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se creaza īnregistrarile 607,378,4428=371 cu numar de document NC995. Coeficientul K se calculeaza procentual cu 2 zecimale pentru fiecare analitic al contului 371 īn parte.

Īnchidere conturi de venituri si cheltuieli.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se creaza īnregistrarile 7xx=121 cu numar de document NC997 si 121=6xx cu numar de document NC998.

Calcul impozit pe profit.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se genereaza "Declaratia privind calculul impozitului pe profit" pe baza datelor din calculator si a īntrebarilor puse de program si se creaza īnregistrarile 691=441 si 121=691 cu numar de document NC999. Pe ecran va apare "Declaratia privind calculul impozitului pe profit", din care, dupa consultare, se iese apasānd tasta Esc.

Listare declaratie la imprimanta.

Daca la aceasta optiune se raspunde cu DA , se va lista la imprimanta "Declaratia privind calculul impozitului pe profit".

Daca dupa ce s-au īnchis conturile si s-a calculat impozitul pe profit, se mai fac modificari īn operatiuni (altele decāt pe NC995, NC996, NC997, NC998, NC999), atunci trebuie reluate aceste optiuni. Prin reluare se vor sterge automat vechile īnregistrari si se vor crea altele cu aceleasi numere: NC995, NC996, NC997, NC998, NC999. De regula daca se reia īnchiderea conturilor de venituri si cheltuieli trebuie reluat si calculul impozitului pe profit.

Cap.IX CONSULTARE OPERAŢIUNI PE UN CONT

Prin aceasta optiune se pot afisa pe ecran sau la imprimanta toate operatiunile facute pe un anumit cont indiferent daca au fost introduse prin "Operatiuni diverse" sau celelalte meniuri. Este utila pentru a vedea sumele din debitul si creditul contului.

Daca se introduce de exemplu contul 411.01 se vor afisa operatiunile facute pe acest analitic, iar daca se introduce 411 se vor afisa īntregistrarile pe toate analiticele lui 411.

Cap.X SOLDUL UNUI CONT

Prin aceasta optiune se poate consulta la ecran soldul de īnceput de an, rulajele cumulate la inceputul lunii, rulajele lunii si soldul de sfirsit de luna. Aceste sume se obtin relativ la luna dorita care poate fi luna de gestiune sau alta luna neīnchisa. De asemenea, sumele se obtin pe cont sintetic sau analitic dupa cum contul s-a introdus cu sau fara analitic.

Daca contul solicitat este urmarit analitic (marcaj cu * īn col. URM īn planul de conturi), atunci soldul din balanta al acestor conturi trebuie sa coincida cu cel obtinut din īnregistrarile ce īl compun. Daca nu coincid pe ecran va apare aceasta diferenta, care trebuie rezolvata. (A se vedea Cap.IV punctul 4 paragraful IMPORTANT).

Cap.XI LISTE FINALE

1.Balante

Balanta se poate scoate īn patru variante:

- cu rulaje lunare si cumulate.

- cu rulaje lunare si total sume.

- cu rulaje cumulate si total sume.

- cu 5 serii de egalitati

Fiecare din cele 4 variante poate fi analitica sau sintetica. Cea sintetica contine total pe atātea cifre din cont cāt s-a declarat radacina īn planul de conturi.

La un cont pot obtine subtotaluri īn balanta analitica cāte nivele s-au introdus īn planul de conturi.

De exemplu: daca īn planul de conturi am conturile 6 Cheltuieli:

600 Cheltuieli materiale

60001 Cheltuieli sectia 01

60002 Cheltuieli sectia 02

atunci īn balanta voi avea aceste 4 rānduri de totaluri.

2.Fise cont

Fisele de cont contin operatiunile grupate pe fiecare cont (debit si credit). Ele se pot scoate pentru orice perioada se doreste si īn acelasi timp pentru un anumit cont sau pentru toate. Deci aceste fise trebuie listate cel putin īnainte de īnchiderea de an.

Conturile care au foarte multe operatiuni (411, 371, etc.) se pot lista centralizat daca īn Planul de conturi coloana CEN se completeaza cu DA.

3.Cartea mare

Cartea mare are lunile pe orizontala (pe coloane), iar conturile pe verticala. Nu se poate lista decāt pe o imprimanta A3 cu hīrtia montata orizontal.

Nivelul de totalizare din cartea mare este determinat de radacina contului (3 sau 4 cifre) declarata īn planul de conturi.

4.Ordin de plata impozite si taxe

Cu aceasta optiune se pot edita automat la imprimanta ordinele de plata pentru impozite si taxe cāte trei exemplare pe fiecare pagina A4. Sumele de plata se iau fie din rulajul lunar fie din soldul contului corespunzator din balanta. Aceste conturi precum si beneficiarii, banca si conturile de banca trebuie introduse īntr-un fisier īn care se poate intra daca se raspunde cu DA la īntrebarea "Modificati fisier taxe ?". Aceasta īntrebare apare cānd se intra pe optiunea "Ordin de plata". A doua coloana din fisier se completeaza cu S, D, C dupa cum suma de plata se ia din sold, rulaj debitor sau rulaj creditor. Daca coloana SUMA se lasa necompletata (zero), atunci ea se va completa automat de program, iar daca se completeaza, atunci va fi preluata ca atare īn ordin. Īn acest ultim caz nu e obligatorie completarea primelor 2 coloane.

Daca trebuie refacut un ordin pastrānd numarul acordat de program, atunci la īntrebarea "Ultimul numar acordat" se raspunde cu numarul ordinului minus 1 si se va raspunde cu DA numai la ordinul īn cauza.

Venituri-Cheltuieli pe activitati

Dupa cum s-a vazut īn paragrafele de introducere operatiuni, orice articol contabil care are īn debit un cont de cheltuieli de exploatare, iar īn credit un cont de venituri din exploatare, are atasat si contul de gestiune 921,923,924,931 cu analitice sectii, centre de cheltuieli sau subunitati.

Generare īnregistrari īn clasa 9

Pornind de la īnregistrarile īn conturi financiare care īndeplinesc conditiile de mai sus, programul face automat īnregistrari contabile īn clasa 9.

Optiunea:   <9xx=901>

Prin aceasta optiune se genereaza automat īnregistrarile care vor avea īn debit contul de gestiune din īnregistrarile cu cheltuieli de exploatare (6xx= % )

Exemplu:   % =

921

923

924

Optiunea: <9xx=902>

Prin aceasta optiune se genereaza automat īnregistrarile care vor avea īn debit contul de gestiune din īnregistrarile cu venituri din exploatare ( % =7xx )

Exemplu:   931

Repartizarea sumelor din conturile 923 si 924 se poate face manual sau automat de program.



Liste

Lista tuturor operatiunilor

Se obtine o lista cu toate īnregistrarile din clasa 9 facute automat sau manual.

Situatia lunara (cumulata)

Se obtine pe de o parte situatia veniturilor īn doua variante de listare:

venituri realizate de o anumita activitate defalcate pe feluri de venit.

venituri de un anumit fel defalcate pe activitatile care le-au realizat.

si pe de alta parte situatia cheltuielilor īn doua variante de listare:

cheltuieli facute de o anumita activitate defalcate pe feluri de cheltuieli.

cheltuieli de un anumit fel defalcate pe activitatile care le-au facut.

Situatia comparativa

Contine venituri, cheltuieli si beneficii realizate de fiecare activitate.
Cap.XII DIVERSE

1.Societate

Cu aceasta optiune se stabilesc date specifice societatii pentru care e folosit programul. Unele din aceste date se folosesc la titlul sau finalul listelor, altele la facturi si dispozitii de īncasare/plata.

2.Configurare

Pozitionarea pe una din optiunile urmatoare se face cu sagetile, iar marcajul X dintre parantezele drepte apare si dispare apasānd tasta <Enter> .

[ ] Īmprospatare automata a ferestrei.

Daca se pune X orice adaugare/modificare īn zona articol apare imediat īn zona fereastra.

[ ] Īnregistrari īn clasa 9 odata cu 6xx=%.

Daca se pune X orice articol contabil cu 6xx īn debit (numai cheltuieli de exploatare) va cere introducere obligatorie cont de gestiune, (care trebuie sa existe īn planul de conturi).

[ ] Īnregistrari īn clasa 9 odata cu %=7xx.

Similar cu cheltuieli dar pentru venituri din exploatare.

[ ] Blocare optiune "Operatiuni".

Se foloseste īn special pe retea cānd responsabilul cu balanta a scos o balanta corecta, nu a īnchis īnca luna si īi īmpiedica pe ceilalti utilizatori sa mai faca operatiuni. Ei pot totusi consulta operatiuni.

[ ] Īnchidere automata conturi.

Daca se pune X se activeaza optiunea "Īnchidere conturi si calcul impozit" din meniul "Operatiuni".

[ ] Data facturii indica luna de īnregistrare īn contabilitate.

Daca se pune X luna īn care factura intra īn contabilitate la emitere automata facturi este preluata din data facturii, altfel programul cere aceasta data.

[ ] Imprimanta.

Se intra pe un fisier cu cāte o īnregistrare pentru fiecare lista a programului. Īn functie de tipul imprimantei se poate modifica formatul A4/A3 Orizontal/Vertical si densitatea caracterelor pe rānd si pe coloana.

3.Dictionar de Clienti/Furnizori

Nu e necesara īncarcarea acestui fisier daca īn Planul de conturi nu s-a completat rubrica URM la nici un cont. Īn acest fisier se īnregistreaza urmatoarele informatii despre clienti/furnizori/colaboratori:

- codul fiscal

- denumirea

- banca

- contul curent la banca

- localitatea

- adresa

- judet

- intern/extern: DA= extern, spatiu sau NU=intern

Fisierul este utilizat la afisarea denumirii Clientului/Furnizorului/Colaboratorului īn diferite liste, iar banca, contul, adresa, localitatea, judet sunt folosite la emitere automata facturi,ordine de plata, deci aceste ultime informatii se completeaza daca e cazul.

Īn locul codului fiscal al beneficiarului programul permite introducerea unui cod de 4 cifre, dar īn acest caz programul nu va completa rubrica corespunzatoare codului fiscal la emitere automata facturi si dispozitii de īncasare.

Tot īn locul codului fiscal poate fi introdus de exemplu un nr. de comanda dupa care poate fi urmarita executarea unor lucrari pentru un client la care nu intereseaza urmarirea pe factura. De asemenea, daca se doreste urmarirea analitica a facturilor dar nu pe clienti/furnizori atunci se poate da un cod comun tuturor. (De exemplu: la unitatile de comert cu ridicata toti furnizorii pot primi acelasi cod: 1111).

La conturile mici īn locul codului fiscal se poate introduce un cod al persoanei (marca) daca este cazul.

Daca se modifica codul unui client, atunci el se va modifica automat īn toate operatiunile facute pe codul vechi.

4. Plan de conturi

Programul este livrat īmpreuna cu un fisier plan de conturi redus care se va modifica si completa cu conturile folosite de beneficiar.

Se intra pe aceasta optiune din meniul "Diverse". Fisierul contine urmatoarele informatii:

CONT - simbol cont sintetic si analitic

DENS - denumire cont (prescurtata)

TIP - tip (A-activ,P-pasiv,B-bifunctional)

RAD - lungime radacina (3 sau 4 cifre)

CEN - centralizabil: se completeaza cu DA daca īn fisa de cont analitica dorim ca acest cont sa apara centralizat, desi īnregistrarile s-au facut analitice (pentru a nu obtine liste prea lungi).

Ex: 411, 371, etc.

URM - indicator urmarire analitica pe un cod a contului respectiv. Se completeaza cu * daca contul se urmareste analitic. Daca contul are analitice e suficient sa se faca marcajul numai la contul radacina.

DEN - denumire completa (optional)

ANA_121 - se completeaza pentru conturile de venituri si cheltuieli numai daca se īnchid prin analiticele lui 121.

IC - se marcheaza cu * conturile marcate cu * īn coloana URM numai daca īmperecherea se doreste a se face doar pe COD nu si pe factura (nr.document).

Marcajele Activ/Pasiv, DA/NU, * se modifica tastānd bara de spatiu.

Structura planului de conturi determina nivelele de totalizare din balanta. De exemplu: daca īn planul de conturi am structura

411 Clienti

411.1 Clienti interni

411.1.1 Clienti vānzari produse

atunci īn balanta analitica voi avea totaluri pe toate aceste trei niveluri. Balanta sintetica va contine numai total 411.

Nu se poate sterge un cont care are sold sau rulaje.

De retinut ca nu se poate face nici o īnregistrare contabila daca contul nu e īn planul de conturi pe ultimul nivel. Nu deranjeaza cu nimic faptul ca īn fisierul plan de conturi sunt conturi nefolosite de beneficiar.

Radacina de 4 cifre se pune la conturile la care nu are sens un total pe primele 3 cifre. Ex: 5121, 5311, 4426, 4427 4428, etc. De retinut ca lungimea acestei radacini determina si nivelul de totalizare īn Cartea Mare.

5.Refacere indexi

Din cānd īn cānd, dar mai ales dupa oprirea fortata a calculatorului, īntreruperi de curent, observarea unor incoerente sau mesaje neasteptate se va lansa aceasta optiune pentru refacerea unor legaturi ale fisierelor.

De retinut ca aceasta optiune poate doar ajuta, īn nici un caz nu strica ceva.

6.Salvare fisiere pe discheta

Pentru securitatea datelor este bine ca periodic, dar cel putin o data pe luna īnainte de īnchidere sa se faca o salvare pe discheta a datelor pentru a avea o rezerva īn caz de alterare sau distrugere a fisierelor din cauza unor defectiuni hard, īntreruperi de curent, etc.

Daca se reia salvarea pe aceeasi discheta fisierele se vor copia peste primele.

E de preferat sa se faca o salvare cu īmpachetare a bazei de date din afara programului pentru ca capacitatea dischetei este de cele mai multe ori prea mica.

7.Īnchidere de luna

Odata pe luna dupa introducerea tuturor operatiunilor, listarea situatiilor si verificarea lor, se lanseaza aceasta optiune pentru a pregati trecerea la luna urmatoare: incrementarea cu 1 a lunii de gestiune, cumularea rulajelor lunare la rulaje cumulate īn balanta, trecerea īn fisierul istoric a operatiunilor, etc. Pe luna īnchisa nu se vor mai putea face operatiuni.

Īnainte de īnchiderea propriu-zisa programul face 3 verificari, si anume:

- daca s-a generat registru jurnal general;

- daca s-au mai facut īnregistrari dupa generarea ultimei balante;

- daca exista īnregistrari cu conturi urmarite analitic (marcate cu * īn planul de conturi), dar care nu au completata rubrica Cod fiscal sau atāt contul debitor cāt si creditor din aceeasi īnregistrare sunt urmarite analitic (Īn acest caz, operatiunea trebuie stearsa si facuta prin cont intermediar 581 pe doua īnregistrari).

Īnchiderea de luna este o operatiune mai delicata si de aceea oprirea calculatorului sau īntreruperea de curent pe parcursul executiei poate duce la alterarea bazei de date. O copie īnainte de īnchidere este foarte importanta.

Īnchiderea lunii a XII-a are ca efect automat īnchiderea anului, odata cu care programul face arhivari ale datelor anuale.

8.Redeschidere de luna

Ultima luna īnchisa se poate redeschide pentru a mai face anumite operatiuni sau pentru reeditarea unor situatii. Este importanta la īnceput de an cānd normele de bilant vin doar prin luna martie si trebuie redeschisa luna a XII-a.

9.Īncarcare/modificare sume īn balanta

Aceasta optiune se foloseste:

la implementarea aplicatiei pentru introducerea sumelor din balanta de pornire.

pentru corectarea sumelor din balanta īn caz de alterare a acestora.

pentru defalcarea sumelor de pe un cont sintetic pe subconturi analitice daca acest lucru nu a fost facut la implementare.

pentru comasare sume din subconturi analitice īn cont sintetic.

A se vedea si Cap.VIII Alte operatiuni.

10.Īncarcare componenta sold la clienti/furnizori / conturi mici

Daca rubrica URM din Planul de conturi s-a completat la cel putin un cont, atunci trebuie introdusa īnregistrarea care compune acest sold pe fiecare client/furnizor/colaborator (si factura):

- cod fiscal

- nr. factura

- data

- cont debitor

- cont creditor

- valoare

- explicatii (optional)

Observatii pentru cazul Clienti: (Se procedeaza similar pentru Furnizori si conturi mici.)

- Īn locul codului fiscal programul accepta introducerea unui cod intern de 4 cifre.

- Factura nu se completeaza daca urmarirea se face pe total client .

- Īnregistrarea soldului unui client(factura) se face completānd DATA cu data emiterii facturii sau orice data din perioada īnchisa, contul debitor cu 411, īn valoarea cu soldul facturii la īnceputul perioadei.

Cap.XIII ALTE OPERAŢIUNI

1. Defalcare sume din cont sintetic pe subconturi analitice

Aceasta operatiune se face parcurgānd urmatoarele faze:

a) Se introduc īn planul de conturi conturile analitice.

b) Se intra pe optiunea "Īncarcare/modificare sume īn balanta" si se face pozitionarea pe contul analitic īn cauza, apoi se selecteaza "Modificare".

- se introduc soldul si rulajele defalcate pe analitice.

- se sterge rāndul de sintetic selectānd "¦tergere".

c) Daca sunt operatiuni pe lunile neīnchise īn contul sintetic ele trebuie corectate īn analitice.

Observatie: Īn unele cazuri e de preferat ca īn loc sa se defalce soldul initial si rulajele cumulate de pe contul sintetic pe analitic, sa se creeze un analitic separat īn care sa se preia aceste sume. Pe acest analitic nu se va mai opera īn continuare, deci el nu va mai cumula rulaje, iar celelalte analitice create sau vor avea sold initial ci numai rulaje. Bineīnteles īn balanta pe totalul sintetic se vor vedea atāt solduri initiale cāt si rulaje.

Atentie: daca dupa operatiile de mai sus se face o redeschidere de luna, atunci e bine sa se consulte acest cont īn balanta si sa se refaca daca e cazul planul de conturi cum a fost īn luna redeschisa. Acelasi lucru trebuie facut si cīnd se reia īnchiderea.

2.Comasare sume din subconturi analitice pe cont sintetic

Aceasta operatiune se face parcurgānd urmatoarele faze:

a) Se sterg rāndurile din balanta cu conturile analitice īn cauza prin optiunea "Īncarcare/modificare sume īn balanta" (Īn prealabil se noteaza soldul initial si rulajale cumulate de pe conturile analitice pentru a se totaliza).

b) Se sterg din planul de conturi conturile analitice prin optiunea "Plan de conturi".

c) Se īnregistreaza totalurile de la a) pe contul sintetic prin optiunea "Īncarcare /modificare sume īn balanta".

d) Daca sunt operatiuni pe lunile neīnchise īn conturi analitice, ele trebuie corectate īn cont sintetic.

Atentie: daca dupa operatiile de mai sus se face o redeschidere de luna, atunci e bine sa se consulte acest cont īn balanta si sa se refaca daca e cazul planul de conturi cum a fost īn luna redeschisa. Acelasi lucru trebuie facut si cīnd se reia īnchiderea.

Cap.XIV INSTRUCŢIUNI PRIVIND NAVIGAREA PRIN MACHETELE DE ECRAN

Indiferent daca se introduc īn calculator articole contabile sau se actualizeaza fisierele de plan de conturi, terti, balanta, machetele de ecran au o structura asemanatoare si se compun din urmatoarele zone:

- zona de grupare - apare la operare clienti, furnizori, banca, casa si operatiuni diverse. Aici se cer datele de grupare a articolelor respectiv pe :

- cod fiscal /factura - la clienti si furnizori.

- data - la banca, casa

- numar document - la operatiuni diverse

- zona fereastra - īn care sunt vizualizate īnregistrari facute pe un anumit grup, respectiv toate īnregistrarile (daca nu exista grupare) dinaintea si dupa īnregistrarea curenta. Se poate intra īn aceasta zona daca se selecteaza "Fereastra" din zona actualizare.

- zona articol - īn care este vizualizata īnregistrarea curenta si īn care se introduc si se modifica date. Pentru a-l modifica orice articol trebuie adus īn aceasta zona. Īn fiecare din rubricile acestei zone se pot introduce sau corecta cifre sau alte caractere dupa care se apasa <Enter> ca sa treaca cursorul īn rubrica urmatoare. Daca vrem sa trecem peste rubrici fara sa le modificam, atunci apasam doar <Enter>. Tot fara modificare se poate trece peste rubrici īnainte cu tasta "sageata jos" si īnapoi cu tasta "sageata sus". Ultimile doua rubrici sunt de control: "Confirm" si "Abandon". Selectarea uneia din ele se face cu sagetile si apasare <Enter>, sau apasānd direct litera C sau A. Daca se selecteaza "Confirm" īnregistrarea va fi preluata īn calculator, altfel va fi abandonata. (Tot abandonare se obtine si daca se apasa Esc indiferent pe ce rubrica se afla cursorul).

Daca īnregistrarea este preluata, atunci ea va aparea īn zona fereastra. Cursorul va trece automat īn zona de actualizare.

- zona de actualizare - contine optiunile de actualizare a fisierelor: adaugare, modificare, incasare, plata, stergere, fereastra, etc. Selectarea optiunii dorite se face fie prin deplasare cu sagetile si apasare <Enter>, fie apasānd direct litera "aprinsa" a optiunii. Efectul este pozitionarea cursorului pe una din rubricile zonei articol. Exceptie face selectarea optiunii "Fereastra" care are ca efect marirea zonei fereastra si pozitionarea cursorului īn aceasta zona cu scopul de a face o consultare de ansamblu a īnregistrarilor. Deplasarea īn aceasta zona se face cu tastele: sagetile, enter, home, end, page-up, page-down. Revenirea din zona fereastra īn zona articol se face cu tasta Esc.

Iesire din zona actualizare īn zona de grupare se face apasānd Esc.

- zona de pozitionare - contine optiunile de pozitionare pe un anumit articol: primul, ultimul, urmatorul, precedentul, cautare. Selectarea optiunii dorite se face fie prin deplasare cu sagetile si apasare <Enter>, fie apasānd direct litera "aprinsa" a optiunii. Efectul este aducerea din zona fereastra īn zona articol a īnregistrarii corespunzatoare cu scopul de a o vizuliza sau modifica. Daca s-a selectat "Cautare", se poate aduce īn zona articol o īnregistrare care are o anumita valoare a unei rubrici.










Document Info


Accesari: 4981
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate

Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2020 )