COMUNICAREA IN CADRUL NEGOCIERII

COMUNICAREA IN CADRUL NEGOCIERII

4.1.Agenda negocierii

Elaborarea unui proiect al ordinei de zi a negocierilor este utila pentru a orienta desfasurarea acestora astfel incat sa se obtina realizarea obiectivelor strategice urmarite.

Proiectul trebuie prezentat partenerului inainte de inceperea negocierilor sau in faza initiala,a acestora si el insusi poate fi "negociat".In acest sens se vor urmari:

-problemele ce au fost incluse de partener in agenda;

-motivele pentru care anumite probleme nu au fost incluse;

-daca au fost incluse eventual anumite probleme care nu sunt negociabile;

-daca ordinea abordarii punctelor de pe agenda este sau nu convenabila.

Prin agenda se poate stabili,de asemenea,daca negocierile vor decurge punct cu punct(clauza cu clauza) sau pachet.

De regula,dupa o clarificare a obiectului tranzactiei,aspectele acesteia se negociaza pe rand,intr-un sistem "combinat" in care solutiile gasite si convenite pentru anumite aspecte sunt considerate provizorii si pot fi modificate,pana la convenirea solutiei finale care sa fie acceptabila ambelor parti in ansamblu.

Desfasurarea negocierilor se realizeaza corespunzator planului de lucru convenit intre parti.Planul sau agenda sunt compart 424b18e imentate pe genuri de activitate potrivit caracterului obiectului de negociat.In cazul unei negocieri comerciale,de complexitate sporita,se profileaza sase genuri de activitati,si anume:

-dezbateri referitoare la conditii tehnice si de calitate;

-dezbateri referitoare la conditii comerciale;

-dezbateri referitoare la conditiile de plata;

-dezbateri privind transportul,asigurarea si expeditia;

-dezbateri privind elaborarea proiectului de contract;

-dezbateri referitoare la probleme diverse,auxiliare.

In scopul de mai sus se constituie grupuri mixte,alcatuite din specialisti si se convin grafice de lucru pe perioade determinate,cu scopul de a se examina in detaliu elementele ofertei.

Clarificarile si intelegerile din grupe sunt communicate in flux continuu grupei de elaborare a proiectului de contract,care are si rolul de grupa coordonatoare de sinteza.Aceasta coreleaza elementele convenite de specialisti si la intervale de timp determinate se prevad dezbateri in sedinte plenare ale echipelor,in care rolul esential revine sefilor de echipa,in calitate de negociatori coordonatori.Pornind de la premisa cunoasterii si intelegerii intereselor partenerului se poate ajunge la o tranzactie de afaceri corecta,in care toate partile castiga.

4.2.Reguli de comportament

Negociatorul va trebui sa aiba in vedere si sa respecte urmatoarele reguli:

a)educarea vointei -pentru a-si pastra calmul si a nu se enerva;

b)pastrarea stimei si respectului fata de partener fara sub sau supraestimarea acestuia;

c)nici o acuzatie sau repros sa nu fie lasate fara raspunsul diplomatic cuvenit;

d)sub nici o forma sa nu admita stirbirea demnitatii lui sau a colaboratorilor;

e)educarea vointei de a asculta cu rabdare si calm argumentele partenerului;

f)exprimarea bucuriei cu privire la intelegere sa nu se transforme in entuziasm;

g)actiunile protocolare sa fie sobre,fara sa degenereze,creind suspiciuni;

h)nici un angajament sa nu fie asumat ferm fara posibilitatea reconsiderarii lui in contextul rezultatelor generale ale negocierii;

i)in nici o imprejurare sa nu se duca discutii in contradictoriu in echipa;

j)interventia in discutie a oricarui membru din echipa nu se face spontan ci organizat cu acordul sefului de echipa;

k)echipa oponenta nu va fi lasata sa greseasca datorita ignorantei,grabei sau altor circumstante de moment,defavorabile;

l)niciodata sa nu se porneasca la negocieri cu idei preconcepute;

m)partenerul nu va fi intrerupt in timpul interventiei,chiar si atunci cand argumentele aduse sunt neadevarate;tacerea semnificativa il va conduce la intelegerea greselilor comise,pe care probabil ca le va regreta si va reveni;

n)pe cat posibil sa nu se recurga la o intrerupere brusca a negocierilor,ci la o amanare a acestora.

4.3.Deschiderea discutiilor

Pentru prima sedinta de negociere putem prezenta urmatorul ghid orientativ:

-se fac prezentarile membrilor delegatiei si se exprima scopul vizitei;

-se multumeste gazdei pentru atentia,amabilitatea de a acorda intrevederea ,desi are un program incarcat;

-se face o reflectie admirativa(privind aranjamentul biroului,expozitia de la intrare,etc.);

-se evoca subiecte banale(de circulatie,vreme,sport,etc.);

-se evoca evenimentele locale(targuri,simpozioane,etc.relatate in presa,radio sau TV;

-se va cere partenerului un sfat oarecare(vizitarea orasului,locuri turistice,teatre,etc.);

-se vor face referiri la corespondenta purtata recent,privind scopul vizitei;

-se va cauta crearea unei atmosfere destinse(daca se relateaza o gluma,trebuie sa fie cunoscute toate sensurile in limbi straine si acestea sa nu vizeze in nici un fel pe partener);

-se va cauta sa se stimuleze partenerul sa dea informatii despre problemele sale,asigurandu-l de bunele intentii,sprijinul,simpatia si increderea noastra;

-scopul intrevederii este de a descoperi adevaratele nevoi sau dorinte ale partenerului

pentru adoptasrea,in sedintele de negocieri ulterioare,a unor strategii,tactici si tehnici adecvate.

In cazul in care Dvs.conduceti sedinta,ar urma sa aveti in vedere urmatoarele:

a)dati tuturor participantilor 3-4 minute pentru a se aseza pe scaune si pentru a-si pregati hartiile;

b)daca sunteti gazda,urati bun sosit echipei oaspete;

c)dati cuvantul sefului echipei de negociere adverse;

d)in timpul expunerii,acesta nu trebuie intrerupt,deaorece acest lucru ar putea fi interpretat ca o incercare de minimizare a spuselor partenerului;

e)ascultati cu atentie si observati reactiile celorlalti membrii ai echipei adverse,semne de aprobare,etc.;

f)incercati,cu maxima atentie,sa vedeti care sunt problemele cele mai spinoase care necesita o rezolvare;verificati mintal daca sunt si ale Dvs.(aveti in vedere variantele pregatite anterior);

g)notati in caietul Dvs.cuvintele cheie si frazele in contextul in care au fost formulate si aveti in vedere faptul ca,in general,in aceasta faza luarile de cuvant sunt lungi;

h)inainte de a raspunde,momentul este prielnic pentru a testa daca toti membrii din echipa adversa sunt de aceeasi parere sau nu;in acest sens,cu o voce scazuta,puteti oune intrebarea "Exista si alte puncte de vedere sau probleme pe care ati dori sa le ridicati?";

i)notati raspunsurile si persoanele care le-au dat;incercati sa completati punctul Dvs.de vedere,pregatit anterior,si tineti seama ca:

-pentru inceput comunicati cat mai putine puncte;

-este de preferat sa repetati aceeasi idee in mai multe feluri decat sa atacati mai multe probleme;

-o intrebare pusa risca sa primeasca un raspuns categoric;deci evitati sa o puneti pentru a nu pierde initiativa;

-incercati sa rezolvati problemele care au acordul partii adverse;in felul acesta faceti ca negocierile sa progreseze,economisiti timp si nervi;

-identificati care sunt punctele de acord si solutionati-le;aceasta creaza impresia ca negocierile sunt pe calea cea buna;

-nu insistati prea nult in rezolvarea unui punct;in cazul in care pozitiile sunt diferite,propuneti solutionarea altui punct,cu mentiunea sa reveniti la punctul nesolutionat;

-folositi un limbaj clar,pe intelesul tuturor;

-adresati raspunsurile Dvs.sefului echipei adverse;

-ganditi de doua ori inainte de a respinge o propunere;aceasta poate fi un pas in directia buna;

-puterea plamanilor si nervizitatea excesiva nu pot inlocui o argumentatie bine facuta;

-intrebati-va daca la concesiile facute de partea adversa ati procedat la fel sau nu;

-hotarati daca la prima luare de cuvant veti vorbi singur sau va mai vorbi cineva si ce anume;

-aveti in vedere permanent ca aceasta sedinta de negocieri este prima nu ultima;

j)tranzitia de la faza initiala la cea de-a doua faza a negocierii este,de regula,neclara;o

cale de a recunoaste aceasta trecere o constituie unele modificari de ton si comportament ale delegatiilor si anume:

-luarile de cuvant devin mai reduse ca durata si mai putin formale;

-constructia frazelor si vocabularul incep sa devina mai "naturale";

-numarul de vorbitori creste si pozitiile se clarifica;

-atmosfera devine mai destinsa,se observa o asezare mai comoda pe scaune,iar unii participanti incep sa fumeze;

-luarile de cuvant si schimburile de argumente devin mai personale si unii aprticipanti cauta sa se desprinda de rolul lor oficial;

-luarile dure de cuvant fac nota discordanta si se observa zone de acord intre cele doua parti,cu toate ca nu se recunoaste ca se fac concesii;

-in aceasta perioada se pot face una sau mai multe pauze,la cererea uneia din parti;aceste pauze trebuie folosite pentru:

-a permite celeilalte echipe sa analizeze o noua oferta sau o noua informatie;

-sa se consulte sau sa se raporteze celor din afara;

-sa se calmeze spiritele;

-sa se previna sau sa se trateze oboseala fizica si psihica;

Observatie:Nu trebuie sa va temeti ca solicitarea unei pauze este un semn de slabi-

ciune;utilizarea cu intelepciune a pauzei este un apanaj al negociatori-

lor de marca.

4.4.Comunicarea in timpul negocierilor

Cercetarile specialistilor in domeniu au condus la concluzia ca,in cadrul negocierilor comerciale,partenerii retin,in general,numai circa o treime din elementele aduse in discutie.

In cadrul comunicarii este bine sa avem in vedere,de asemenea,ca putem vorbi in medie 125 de cuvinte pe minut,insa,putem asculta in medie 500 de cuvinte pe minut.Acest lucru pune in evidenta faptul ca avem la dispozitie un spatiu de timp mai mare pentru a asculta.A asculta inseamna a contopi doua activitati mintale:"a auzi" si "a intelege" intr-una singura.

4.5.Legaturile de comunicatie ale echipei de negociere

Aspectul cel mai important al legaturilor de comunicatie intre echipa de negociere-deplasata in strainatate- si firma,este reducerea acestora la minimum.Zicala engleza "No news-good news!"(nici o veste inseamna totusi o veste buna) se aplica si la negocieri si in special la raportarile cu privire la stadiul tratativelor.In caz extrem se recurge la codificari care fac dificila interpretarea atat de catre autoritati cat si de competitori.Motivele pentru a

se proceda astfel sunt:

-legaturile de comunicatie nesigure;

-comunicarea presupune o intaziere in luarea deciziei fata de competitor,care o poate lua operativ;

-chiar daca informarea este detaliata este greu pentru cei de acasa sa-si formeze o imagine fidela a problemelor si atmosferei cu care se confrunta echipa de negociere.

Dupa unele opinii convorbirile telefonice sunt cele mai riscante si in acest sens se mentioneaza urmatoarele:

-nu se pot aduce dovezi privind intelegerea intervenita;

-initiativa ramane de partea celui ce a facut chemarea;

-intelegerea uneori partiala sau gresita a celor communicate;

-costul uneori ridicat al convorbirii.

Protejarea fata de riscurile pe care le ridica comunicarea prin telefon se poate realiza dupa cum urmeaza:

-sa asculti dar sa nu vorbesti dand raspunsul mai tarziu;

-sa se noteze datele transmise telefonic si sa se confirme ulterior letric sau telegrafic.

4.6.Protejarea informatiilor si documentelor

Negociatorul comercial sosit intr-o tara straina trebuie sa cunoasca ca nu trebuie sa-si lase documentele cu caracter confidential in camerele de hotel sau in bagaje intrucat oponentul poate profita de avantajele pe care le ofera actele de neatentie sau neglijenta.In acest sens,este bine ca negociatorul:

-sa nu vorbeasca chestiuni de afaceri in locuri unde conversatia poate fi usor ascultata,ca de exemplu,holul si camera de la hotel sau masina condusa de un sofer profesionist;

-sa nu porneasca de la premisa ca altii nu pot intelege decat propria limba;

-sa nu lase nici un fel de documente in sala de negocieri cand se merge la masa,intrucat pana la intoarcere acestea pot fi xeroxate sau fotografiate;

-sa nu apeleze la oponent pentru copierea unor documente decat daca acestea ii erau oricum destinate;

-la sedintele de negociere sa nu se participe cu cifrele si documentele la vedere;sunt multi cei obisnuiti sa citeasca cu usurinta documente sau cifre dispuse invers;

-sa aiba in vedere faptul ca o copie de pe telexul transmis de el in tara poate fi data-contra cost-concurentei;

-sa nu aiba incredere totala in personalul care lucreaza pentru agent sau comisionar;

-sa utilizeze cu precautie informatiile ce i se ofera din diverse surse intrucat uneori informatiile sunt anume "plantate" pentru a-l induce in eroare pe negociator.