Bugetul proiectelor

Bugetul proiectelor

Un buget este definit de Dictionarul American “Heritage” ca fiind:

   „Un centralizator specificat referitor la cheltuielile pe o perioada de timp data, impreuna cu propunerile de a le finanta”;

   „Un plan sistematic ce priveste cheltuielile unei resurse de obicei fixe, cum ar fi banii sau timpul, pe o anumita perioada data”;

   „Totalul sumei de bani alocati pentru un anume scop sau o perioada de timp”.

De ce este necesar un buget ?

□      Datorita faptului ca resursele financiare sunt limitate, iar cei care initiaza si fundamenteaza proiectul trebuie sa maximizeze utilizarea lor prin planificare.

□      Ajuta managerii sa ia decizii mai bune de investitii.

□      Este un mijloc de a estima performanta.

□      Furnizeaza in avans avertismente referitoare la problemele operationale.

□      Aliniaza proiectele si activitatile cu strategia de organizare si obiectivele afacerii.

□      Furnizeaza o imagine financiara ce poate ajuta la mentinerea unui flux monetar mai sanatos si a unui cost mai redus.

Cum se planifica  un buget ?

□      Se creaza un sistem de planificare a bugetului in care sa poata fi trecute si urmarite „cheile financiare” pe care managementul le recunoaste ca fiind de succes.

□      Datele cu care se opereaza trebuie sa fie de incredere, deci verificabile oricand pe teren.

□      Estimare detaliata si precisa pe cat posibil a costurilor proiectului – salarii, materiale, servicii, bunuri etc. pentru atingerea performantelor acestuia.

□      Construire buget detaliat pentru fiecare activitate a proiectului pe baza orarului de munca.

Costurile tipice ale unui proiect

     Munca

     Materiale

     Inchirieri (locatii, echipamente, masini)

     Generale si administrative

Costurile muncii

Se refera la sumele platite personalului implicat in mod direct in realizarea proiectului pe parcursul implementarii acestuia. Personalul direct implicat in proiect este format din echipa de proiect, expertii si consultantii angajati in cadrul proiectului pentru realizarea anumitor activitati care necesita expertiza specifica (activitati care nu pot fi realizate de catre echipa de proiect).

Costurile cu materialele

Se refera la sumele care se platesc pentru achizitionarea tuturor materialelor necesare pentru realizarea proiectului: materiale consumabile – hartie, toner, alte produse de papetarie, achizitie echipamente, achizitie mobilier s.a.

Costurile de inchiriere

Se refera la sumele care se platesc pentru inchirieri de locatii – spatii necesare pentru desfasurarea anumitor activitati si de care nu dispune beneficiarul de proiect, echipamente – calculatoare, imprimante, video proiectoare, retroproiectoare, copiatoare etc., masini s.a.

Costurile generale si administrative

Aceste costuri se refera la costurile de management si ale serviciilor suport ca: aprovizionare, contabilitate, secretariat, utilitati – telefon, fax, internet etc., necesare pentru executia proiectului. Ele se calculeaza de obicei ca un procent (in cele mai multe cazuri max.7% din total cheltuieli eligibile).

Cand bugetul proiectului este construit in moneda nationala este necesar a se lua in calcul si inflatia estimata pentru perioada preconizata in care se va derula proiectul. Acest lucru se poate face urmarind previziunile oferite de oficialitati referitoare la rata inflatiei.

Cand bugetul proiectului este construit in valuta (euro sau dolari) se va folosi o rata de schimb  existenta, data de Banca Nationala a Romaniei, la o data din intervalul de bugetare a proiectului.

Tipuri de bugete

Buget pe categorii de cheltuieli

Acest tip de buget grupeaza cheltuielile pe categorii. De exemplu:

Buget pe categorii de cheltuieli si activitati

Buget pe categorii de cheltuieli si surse de finantare

Acest tip de buget reprezinta forma sub care se prezinta finantatorilor carora li se solicita fonduri pentru realizarea proiectului. Fiecare finantator in parte doreste sa vada cine mai sustine din punct de vedere financiar proiectul respectiv si in ce masura.

La acest buget general al proiectului se va atasa intotdeauna si bugetul detaliat pentru fiecare activitate care este construit in mod similar. In plus, bugetul detaliat al activitatii se fundamenteaza in baza detalierii fiecarei linii de cheltuieli. De exemplu:

Atunci cand se acceseaza programe de finantare externe, finantatorul indica modul de prezentare al bugetului general, si anume:

1. Categorii detaliate de cheltuieli, cost in euro si modul de determinare al acestora
2. Sursele de finantare

La acest gen de buget general, care reprezinta o sinteza, se ataseaza detaliile de buget construite conform modelului anterior.