PROCEDURA GENERALA ANALIZA CONTRACTELOR

Cuprins

Lista de difuzare

Lista reviziilor

1. SCOP

Stabilirea reglementarilor în conformitate cu care se desfasoara activitatea de analiza a comenzilor / contractelor încheiate de SOCIETATE în calitate de furnizor.

Scopul acestei analize este sa asigure definirea clara si documentata a cerintelor clientilor, precum si determinarea capacitatii societatii de a realiza cerintele contractuale.

2. DOMENIU

Reglementarile acestei proceduri se adreseaza tuturor compartimentelor SOCIETĂŢII în situatia în care sunt implicate în realizarea contractelor / comenzilor.

3.1. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

SR ISO 9001/95 Sistemele calitatii - Model pentru asigurarea calitatii în proiectare, dezvoltare, productie, montaj si service

EN ISO 8402/95     Managementul calitatii si asigurarea calitatii - Vocabular

Manualul Calitatii

3.2. DOCUMENTE COMPLEMENTARE

Analiza si derularea contractelor service

Analiza comenzilor si solicitarilor de comanda neconforme cu nomenclatorul curent de fabricatie

Analiza comenzilor care se înscriu în nomenclatorul curent de fabricatie

4. DEFINIsII sI PRESCURTĂRI

4.1 DEFINIŢII

Analiza contractului - activitati sistematice efectuate de furnizor înainte de semnarea contractului pentru a se asigura ca sunt definite în mod corespunzator, fara ambiguitati, conditiile referitoare la calitate si ca acestea sunt documentate si pot fi îndeplinite de furnizor.

Client - destinatar al unui produs furnizat de furnizor.

Furnizor - organizatie care furnizeaza un produs clientului.

Cumparator - client într-o situatie contractuala.

Contractant - furnizor într-o situatie contractuala.

Subcontractant - organizatie care furnizeaza un produs furnizorului.

Cerere de oferta - prezentarea cerintelor beneficiarului referitoare la produsul care urmeaza a fi realizat.

Oferta - prezentarea catre beneficiar a posibilitatilor si conditiilor de realizare a produsului.

Contract economic - act juridic, încheiat în formele prevazute de lege, între doua persoane juridice, de pe pozitii de egalitate juridica, în scopul îndeplinirii unor obligatii în legatura cu livrarea de produse, executarea de lucrari si prestarea de servicii. Este un act juridic încheiat cu titlu oneros, constitutiv de drepturi si obligatii. Contractele economice sunt sinalagmatice, în sensul ca ambele parti se obliga reciproc.

4.2 PRESCURTĂRI

DPP - Departament Programarea Productiei

5. OBIECT

1. Generalitati

2. Scopul analizei comenzilor si contractelor

3. Circuitul analizei comenzilor si contractelor

4. Modificarea contractelor sau comenzilor în derulare

5. Înregistrare, urmarire, arhivare

5.1 Generalitati

În calitate de furnizor SOCIETATEA ofera partenerilor sai de afaceri produse/servicii în conformitate cu statutul de functionare. Aceste produse/ servicii sunt :

- produse din nomenclatorul de fabricatie al societatii

- servicii de reparatie si întretinere a produselor din nomenclatorul de fabricatie

- produse executate la cererea clientului

Documentele utilizate de SOCIETATE pentru a asigura interfata cu clientii sai, sunt:

- oferta pentru licitatie

- oferta

- comanda

- contractul

Ofertele sunt utilizate în cadrul activitatii de marketing pentru prezentarea pe pietele specializate a performantelor calitative si tehnico - functionale ale produselor SOCIETĂŢII, sau în activitatea comerciala ca raspuns la cererile de oferta ale clientilor.

Dintre acestea din urma, ofertele pentru licitatie reprezinta o categorie speciala, fiind utilizate pentru participarea societatii la licitatiile organizate de clienti în scopul alegerii unui furnizor optim.

Contractul / Comanda apar ca o consecinta a analizei cererilor de oferta / oferte, de catre partile implicate (SOCIETATE, client) reprezentând documente angajante în activitatea de vânzare - cumparare. În acest sens ele trebuie sa defineasca în mod clar toate aspectele tehnice, economice, comerciale si calitative ale tranzactiei.

5.2. Scopul analizei comenzilor si contractelor

Înainte de prezentarea unei oferte sau înainte de acceptarea unui contract / comanda, acestea sunt analizate la nivelul conducerii societatii.

Aceasta analiza urmareste rezolvarea urmatoarelor probleme :

1. Definirea clara si documentarea exigentelor referitoare la produsul ofertat sau comandat / contractat;

2. Solutionarea tuturor cerintelor diferite fata de cele din oferta, diferendelor intre exigentele ofertei si cele ale contractului / comenzii;

3. Concluzionarea asupra capabilitatii SOCIETĂŢII de a satisface exigentele ofertei / comenzii / contractului;

4. Se analizeaza contractele/comenzile pentru a se evita modificarea mijloacelor de masurare fata de modelul aprobat.

5.2.1 Definirea exigentelor referitoare la produs împiedica orice întelegere eronata sau ambigua asupra caracteristicilor produsului sau asupra capabilitatilor societatii de a-l realiza. În acest sens oferta sau contractul / comanda cuprinde toate informatiile necesare realizarii acestui deziderat, respectiv :

- oferta / comanda contine:

- caracteristici si performante tehnico - functionale si calitative

- domenii de utilizare

- standarde si norme de referinta

- servicii asociate

- garantii si limite de utilizare

- alte informatii privind avantajele oferite

- contractul contine:

- identificarea produsului ( reper, tip, denumire, etc. )

- standardul de definitie / varianta

- standarde si norme de referinta

- modul de efectuare a supravegherii si/sau a receptiei calitative

- nivelul si volumul documentatiei de însotire

- garantii de functionare / conservare

- limite de viata si limite de functionare

- termene de livrare

- ambalare, conservare, transport

- pret si modalitati de plata

- penalitati pentru nerespectarea clauzelor contractuale

- serviciile asociate

- alte precizari specifice

5.2.2 Orice întelegere eronata sau exprimare ambigua, este explicitata si eventual reexprimata. În acelasi timp exista posibilitatea negocierii introducerii sau eliminarii anumitor exigente astfel încât sa se obtina satisfacerea atât a intereselor clientului cît si a intereselor societatii.

5.2.3 Beneficiarul are dreptul si tot o data obligatia fata de propriile interese, de a cere dovezi documentate privind capabilitatea SOCIETĂŢII de a satisface exigentele referitoare la produsul comandat / contractat. În acest sens SOCIETATEA poate sa demonstreze existenta, gradul de implementare si eficienta sistemului calitatii. Aceasta demonstratie poate fi facuta in cadrul unui audit de evaluare realizat de client sau de un reprezentant al acestuia.

5.3 Circuitul analizei ofertei / comenzii / contractului

În cadrul societatii analiza contractului / comenzii este procedurata astfel :

A - Pentru produsele din nomenclatorul de fabricatie.

A1 Cererea de oferta transmisa de catre client este primita la Departamentul Comercial. Pe baza cererii de oferta a clientului, Directorul General si Inginerul sef DPP, analizeaza conditiile referitoare la capacitatea SOCIETĂŢII de a îndeplini cerintele impuse si elaboreaza oferta având în vedere urmatoarele considerente:

a) estimarile bugetare si posibilitatea de procurare a materialelor - responsabilitatea pentru aceasta activitate revenind Serviciului Aprovizionare;

b) elaborarea unui plan detaliat si a unor costuri estimative de catre Departamentul Programarea Productiei.

A2 Oferta semnata de Inginerul sef DPP (ca dovada a analizarii acesteia) si aprobata de Directorul General este retransmisa clientului. Daca oferta este acceptata de client, se stabileste modalitatea de consultare între client si reprezentantul legal al SOCIETĂŢII pentru elaborarea proiectului de contract.

A3 Proiectul de contract este analizat de catre delegatul clientului împreuna cu reprezentantul legal al SOCIETĂŢII în scopul negocierii tuturor clauzelor contractuale si a definirii elementelor specifice de continut si tip ale contractului.

A4 În urma stabilirii (pe cale amiabila, ca urmare a analizei anterioare) tuturor cerintelor finale, este redactat contractul în forma finala. Acesta devine valabil în momentul în care este semnat de catre reprezentantul împuternicit al clientului si Directorul General al SOCIETĂŢII.

A5 Etapele descrise mai sus sunt abordate obligatoriu pentru orice tip de contract încheiat de catre SOCIETATE.

B - Pentru produsele ce nu fac parte din nomenclatorul de fabricatie

B1 Cererea de oferta/ comanda este primita si analizata de catre Inginerul sef DPP, semnatura acestuia reprezentând

dovada analizarii si acordului sau de onorare a comenzii.

B2 Orice contract în forma finala este supus aprobarii Directorului General a carui semnatura decide angajarea/

neangajarea societatii în onorarea contractului.

5.4 Modificarea contractelor

Orice modificare adusa unui contract/ comanda se realizeaza prin amendamente ce urmeaza acelasi traseu de analiza si aprobare ca si un contract/comanda nou. Orice modificare a unui contract/ comanda devine valabila numai dupa acceptarea si semnarea ei de catre ambele parti. Modificarile sunt difuzate în timp util compartimentelor implicate în derularea si urmarirea contractului/ comenzii, atât în cadrul SOCIETĂŢII cât si la client.

5.5 Înregistrare si arhivare

Cererile de oferta, ofertele si contractele aprobate sunt identificate si arhivate de catre Departamentul Comercial.

Orice modificare a acestora este identificata oficial si înregistrata astfel încât sa poata fi folosita în cazul unui litigiu.

Înregistrarile se fac într-un registru de evidenta al contractelor/ comenzilor.

Anexa 1 prezinta formularul cadru al unui contract de aprovizionare/ vânzare.

Anexa 2 prezinta formularul de comanda.

5.6 Responsabilitati

Departamentul Comercial

- negociaza si stabileste cadrul comercial al contractului

- redacteaza contractul/ comanda

- înregistreaza, urmareste si arhiveaza date referitoare la comenzi/ contracte

Departamentul Calitate

- stabileste cu clientul tipul si modul de efectuare al supravegherii si/sau receptiei calitative

- decide asupra nivelului si volumului documentatiei de însotire

Departamentul Programarea Productiei

- analizeaza capacitatile tehnologice ale societatii de realizare a contractului

- analizeaza capacitatea societatii de realizarea a termenelor contractuale functie de marimea si complexitatea comenzii/ contractului precum si de ritmul de aprovizionare estimat

- analizeaza/ propune calculatia de pret

Consilier Juridic si Director Financiar

- urmaresc corectitudinea încheierii contractelor/ comenzilor d.p.v. juridic respectiv economico financiar.

ANEXA 1

CONTRACT DE VINZARE - CUMPARARE

Data:.../.../......

Locul: Bucuresti

Numarul:

Incheiat intre:

S.C. INTERSOFEX S.R.L. cu sediul in Bucuresti, strada Ana Davila nr. 11, sector 5, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J 40/10487/1992, cod fiscal R 413 384, cont nr. 0300922701 la Banca Volksbank Romania, tel: 4104012, tel/fax: 4108359, reprezentata prin domnul ALEXANDRU CAPATINA in calitate de Director societate denumita in cele ce urmeaza VINZATOR;

Si

SC .......... ..... ...... .... cu sediul in Str. .............................., din ......................, Cod Fiscal ......., Registrul Comertului ......., Cont nr. .........., deschis la .............., reprezentata prin Dl. .......... ..... ...... in calitate de Director, societate denumita in cele ce urmeaza CUMPARATOR.

Art. 1 OBIECTUL CONTRACTULUI

VINZATORUL se obliga sa livreze iar CUMPARATORUL se obliga sa plateasca produsele specificate mai jos, reprezintind obiectul prezentului Contract:

TOTAL fara TVA : ................ EUR

Art. 2 VALOAREA CONTRACTULUI

Valoarea prezentului Contract este de ............. EUR inclusiv TVA

Art. 3 PRETUL, MODALITATI DE PLATA

PRETUL

Pretul este in Euro si se calculeaza in lei la cursul oficial de schimb VOLSKBANK din ziua efectuarii platii. Pretul include documentatie tehnica (manual de utilizare, planuri de fundatie manopera de montaj, punerea in functiune si instructajul).

Cota de 19% TVA se va evidentia separat, in lei, la emiterea facturii.

MODALITATI DE PLATA

Plata se va face de catre Cumparator in LEI la cursul Bancii Volksbank Bucuresti, in contul 03.00922.701, in termen de cel mult trei zile de la data facturarii. Plata se va face dupa cum urmeaza:

- 50% din valoarea prezentului contract, respectiv ................ EUR, in termen de trei zile de la semnarea contractului;

- 50% din valoarea prezentului contract, respectiv ............... EUR, la livrarea echipamentelor;

Platile de mai sus includ TVA.

Diferenta de curs valutar va fi suportata de catre Cumparator.

Data platii este data acceptarii ordinului de plata de catre banca cumparatorului.

Art. 4 TERMEN DE LIVRARE

Vinzatorul se angajeaza sa livreze echipamentele ce fac obiectul prezentului contract in maximum 30 zile lucratoare de la semnarea contractului;

Art. 5 OBLIGATIILE SI DREPTURILE VANZATORULUI

Vanzatorul se obliga sa livreze Cumparatorului, in conditii franco-depozit VANZATOR,echipamentele ce constitue obiectul contractului, in termen de 30 zile lucratoare de la achitarea avansului mentionat la art. 3 pct. 2.

5.2. Vanzatorul acorda Cumparatorului o garantie de buna functionare a ecgipamentelor, pentru o perioada de 12 luni de la data punerii in functiune, dar nu mai mult de 13 luni de la data livrarii.

5.3. Vinzatorul se obliga ca la punerea in functiune a aparatului ce face obiectul prezentului contract sa asigure instructajul personalului Cumparatorului prin resurse proprii. Functionarea aparatului este definita ca fiind posibilitatea de utilizare a acestuia la parametrii standard recunoscuti de producator conform instructiunilor tehnice.

5.4. Vanzatorul se obliga sa furnizeze impreuna cu echipamentul si manualele de utilizare si intretinere, precum si baza de date necesara ,acolo unde aceasta exista.

Art. 6 OBLIGATIILE SI DREPTURILE Cumparatorului

Cumparatorul se obliga sa plateasca in termen de 3 zile de la semnarea contractului suma da bani reprezentand avansul.

Cumparatorul se obliga sa alimenteze contul bancar, astfel incat la data scadenta a Biletelor la Ordin/ filelor CEC, aceastea sa poata fi onorate, in caz contrar fiind de acord cu restituirea echipamentelor.

Cumparatorul se obliga sa trimita un delegat inputernicit pentru preluarea bunurilor de la sediul Vanzatorului.

Cumparatorul se obliga sa predea frontul de lucru in termen de 7 zile de la livrarea echipamentelor, in caz contrar fiind exclusa orice culpa a Vanzatorului privind indeplinirea obligatiei de instalare a echipamentelor, plata facindu-se neconditionat conform contractului.

6.5. Cumparatorul se obliga sa anunte telefonic sau prin fax Vanzatorul data stabilita pentru livrare, cu 48 ore inainte.

Cumparatorul se obliga sa anunte telefonic sau prin fax Vanzatorul data stabilita pentru montaj si punere in functiune, cu 48 ore inainte

Cumparatorul nu poate ceda sau instraina folosinta echipamentelor, prin nici un fel de act, cu titlu gratuit sau cu titlu oneros, pana la plata integrala a acestora.

Cumparatorul se obliga sa anunte in scris Vanzatorul pentru orice modificare privind regimul juridic de organizare sau schimbare de sediu/domiciliu, cont sau banca, in termen de 5 zile de la efectuarea acesteia, astfel incat derularea contractului sa nu fie perturbata.

6.9. Cumparatorul se obliga sa plateasca Vanzatorului penalitati de pe zi din valoarea sumei neachitate, pentru fiecare zi de intarziere, fara a depasi valoarea prezentului contract

Art. 7 GARANTI SI INTRETINERE

7.1. Perioada de garantie a echipamentelor este de 12 luni de la instalarea acestora, dar nu mai mult de 13 luni de la livrare. Garantia presupune exploatarea echipamentelor in conditii normale si conform prescriptiilor tehnice. Defectiunile si deteliorarile aparute in urma folosirii necorespunzatoare, precum si piesele consumabile nu sunt in sarcina Vanzatorului.

Service-ul va fi asigurat in perioada de garantie si contracost la expirarea acesteia, prin contract de post garantie.

7.3. Garantia inceteaza in cazul nerespectarii obligatiilor de la art. 6.2.,6.7., 6.8., art. 7 pct. 1, art. 7 pct. 5 sau al violarii sigiliilor, iar eventualele cheltuieli de reparatii sau inlocuiri de piese vor fi suportate de Cumparator.

Cumparatorul se obliga sa respecte modul de exploatare prevazut in cartea tehnica si nu va fi raspunzator de uzura datorata exploatarii normale a echipamentului.

7.5. Cumparatorul se obliga san u intervina asupra sigiliilor aplicate de metrologie.

7.5. La expirarea perioadei de garantie, cheltuialile de intretinere si reparatii cad in sarcina Cumparatorului.

7.6. Piesele de schimb se asigura contra cost pe o perioada de 10 ani.

7.7. Cumparatorul se obliga sa nu intervina asupra sigiliilor aplicate de metrologie.

Art. 8 CLAUZE SPECIALE

8.1. Nerespectarea de catre Cumparator a prevederilor contractuale,da dreptul Vanzatorului sa treaca imediat la rezilierea creantelor sale si la redobindirea posesiei asupra echipamentelor, fara somatie sau punere in intarziere , prezentul contract constituind titlu executoriu.

8.2. Livrarea se face pe baza de receptie cantitativa la sediul Cumparatorului.

8.3. Transportul echipamentelor la Cumparator este asigurat de catre Cumparator iar eventualele defectiuni cauzate de acest transport cad in sarcina sa.

8.4. Modificarea unilaterala a prezentului Contract este interzisa sub sanctiunea Codului Penal.

8.5. Forta majora ,asa cum este ea definite de legislatia in vigoare, apara partea care o invoca si o notifica celeilalte parti in cinci zile de la data aparitiei sale.

8.6. In cazul rezilierii unilaterale de catre cumparatoR a prezentului contract inainte de livrare Cumparatorul va pierde va pierde definitiv valoarea platilor effectuate pana in acel moment.

Art. 9 INTRAREA IN VIGOARE

Intrarea in vigoare a prezentului Contract are loc la data semnarii acestuia de catre ambele parti.

Art. 10 LITIGII

Toate neintelegerile privind validitatea sau rezultate din interpretarea, din executarea sau incetarea prezentului contract vor fi supuse spre solutionare tribunalului arbitral conform Regulilor de procedura aplicabile arbitrajului comercial ad-hoc organizat de Camera de Comert si Industrie a Romaniei, in Bucuresti.

Prezentul Contract a fost incheiat la Bucuresti in doua exemplare, ambele avind aceiasi putere juridica, cite unul pentru fiecare parte.

VINZATOR CUMPARATOR

SC INTERSOFEX SRL

ANEXA 2

P.P. _____ / _____________

Catre,

Prin prezenta adresa, va comandam ferm __________________ buc., produsul _____ _______ ______ ______________ , cod _____ _______ ______ ______________ .

Pretul unitar acceptat (conform ofertei dumneavoastra nr. _______ / ___________) este de _________________ (exclusiv TVA).

Valoarea totala a comenzii este de _____ _______ ______ ______ (exclusiv TVA).

Anexat comenzii va transmitem urmatoarea documentatie/ SDV-istica aferenta produsului comandat (document de predare-primire este avizul de expediere).

Receptionarea produsului se va face la _____ _______ ______ ________ conform impusurilor din desenul de executie.

Produsele vor fi însotite la livrare de:

- certificat de calitate

- factura

- aviz de expediere

Director General sef Serviciu Plan Programare