Sistemul de gestionare a documentatiei economice si urmarire a realizarii si încasarii lucrarilor INTCON
Unul dintre cele mai bune sisteme informatice pentru conducerea activitatii economice a unei firme de constructii a fost elaborat de c 525m125f 59;tre INFSERV S.R.L. sub numele INTCON.
Sistemul permite calculul pretului oferta pentru lucrarile scoase la licitatie, evaluarea situatiilor lunare de plata actualizate, programarea executiei lucrarilor, gestionarea stocurilor de materiale, urmarirea consumurilor de manopera, gestionarea utilajelor de constructii si a mijloacelor de transport si derularea automata a evidentei financiar - contabile si a salarizarii personalului.
Acest sistem cuprinde soft de ofertare, decontare, proiectare asistata, desen automat (cu ocazia proiectarii asistate se obtin totodata desenele de executie si devizele).
Firma INFSERV are în prezent peste 4100 utilizatori: antreprize, proiectanti, beneficiari si alte organizatii. INFSERV foloseste 60 de reprezentanti distribuitori specialisti în domeniu, care asigura, în toata tara, promovarea produsului, asistenta tehnica si livrarea îmbunatatirilor aduse sistemului. Toate produsele firmei sunt oferite gratuit clientilor în regim de testare timp de 45 de zile.
1. Abordarea integrata a gestiunii informatiei la nivelul firmei
Calitatea deciziilor unei firme de constructii depinde de cantitatea si calitatea informatiilor pe care aceasta le are la dispozitie în momentul luarii deciziei. Pentru a raspunde acestor cerinte firma INFSERV a urmarit în proiectarea si realizarea sistemului integrat INTCOM sa permita managerului de proiect sa cunoasca, în fiecare moment, situatia lucrarilor executate, costul acestora, încadrarea în graficul de realizare a proiectului, precum si masurile posibile pentru reglarea unor devieri înregistrate în derularea lucrarilor.
La proiectarea si realizarea sistemului INTCON, ca si pentru obtinerea unui maximum de beneficiu al constructorului din utilizarea acestui produs sunt avute în vedere urmatoarele principii:
1) independenta preturilor materialelor de devizele în care acestea sunt folosite.
Preturile nu depind de lucrare, ci de furnizorii din zona, de cariere, de balastiere, ca si de distantele de la acestia. Rezulta ca preturile materialelor nu mai sunt urmarite în extrasele de materiale ale devizelor, ci vor fi întretinute într-un fisier unic (numit BAZĂ DE PREŢ) în care se vor înscrie codurile si preturile resurselor din devizele ce se realizeaza pe un anumit amplasament. Autorii sistemului informatic recomanda ca bazele de pret sa se constituie pe amplasamente si nu pe lucrari. În acest fel, în baza de pret nu mai sunt incluse datele (coduri, denumiri) si preturile pentru aproximativ 90.000 de materiale, ci numai codurile materialelor din lucrarile executate într-o anumita zona (amplasament). Un pret de la un cod din baza de pret serveste atât pentru calcularea situatiei de plata , în preturi la zi, a unei lucrari contractate în trecut (aflata în curs de executie), cât si pentru calculul devizului oferta pentru o lucrare ce poate fi contractata si executata în viitor. La elaborarea devizelor se declara apartenenta la o anumita baza de pret în vederea accesarii preturilor la zi practicate de furnizorii din zona. Preturile din baza de pret se pot actualiza manual sau automat pe baza înregistrarii lor, din facturi, în contabilitate.
2) dubla legatura tehnic-contabilitate.
Prin aceasta legatura trebuie realizate doua cerinte:
- tehnicul sa ofere contabilitatii codurile de materiale care apar în lucrari (în bazele de pret);
- contabilitatea sa ofere preturi la aceste coduri.
Aceste doua cerinte se vor realiza automat daca utilizatorul foloseste subsistemele DOCLIB si CONTLIB si daca în contabilitate materialele se înscriu pe codurile pe care le-a primit automat din bazele de pret ale DOCLIB.
3. evaluarea situatiilor de plata lunare sa se faca cu aceeasi algoritmi ca si devizul oferta, cu aceeasi coeficienti de recapitulatie, dar pentru cantitatile realizate în luna respectiva si în preturi la zi.
4. utilizarea unor algoritmi si modele de optimizare în organizarea activitatii de constructii (pregatirea, programarea si urmarirea executiei).
2. Subsistemele sistemului integrat INTCON
I. Sistemul informatic DOCLIB 19
Produsul se adreseaza în principal inginerului proiectant sau executant, precum si arhitectului.
Sistemul permite realizarea automata a activitatilor de: ofertare, decontare, ca si obtinerea automata a documentatiei economice (antemasuratorii) din activitatea de proiectare asistata.
De asemenea, programul este un soft de proiectare asistata, punând la dispozitia utilizatorului un limbaj propriu de programare - limbajul LIDES - pentru scrierea de algoritmi si rutine (descriptorii) si un sistem propriu de desenat la care cotele pot fi si nume de variabile (desene parametrizate, generator de desene) - sistemul DESLIB. Acest produs este singurul soft de proiectare asistata ce permite obtinerea automata a antemasuratorii în cantitati de articole din indicatoare românesti pe baza dimensiunilor si optiunilor din piesele desenate (a fost realizata legatura desen - antemasuratoare).
Baza de date normative a sistemului contine:
- nomenclatorul de materiale (editat de MCIND-COCC în anul 1987).
- norme de consumuri de resurse editate în 1981-1982.
- norme orientative de consumuri de resurse INCERC editate în 1991-1995.
- Facilitatile oferite de catre acest produs informatic sunt urmatoarele:
- elibereaza total pe utilizator de povara cunoasterii codurilor la toate entitatile din sistem (materiale, materiale din liste, manopere, utilaje, norme) având posibilitati de regasire instantanee prin denumire sau caracteristici de sorto-tipodimensiuni a tuturor informatiilor;
- ofera posibilitatea de a lucra cu "baze de pret" pe amplasamente;
- permite calculul automat al situatiei de plata lunare în preturi oferta si în preturi la zi provenite automat din contabilitate (sistemul CONTLIB), sau cu indici de inflatie lunari (Ord. 34);
- asigura functiuni simple de limbaj de programare pentru inginer sau arhitect cu ajutorul caruia utilizatorul îsi poate scrie algoritmi (rutine) numiti DESCRIPTORI gazduiti într-o colectie de descriptori independenta de devize; descriptorii pot fi atasati articolelor de deviz si au rolul de a le calcula cantitatea acelor articole; descriptorul poate fi redactat si pe loc la articolul de deviz respectiv în timpul generarii devizului daca formula de calcul este mai simpla; daca algoritmul de calcul este complicat el este chemat în dreptul articolului din colectia de descriptori gata facuti. Descriptorul este un instrument foarte puternic de simplificare a muncii inginerului;
- permite automatizarea realizarii antemasuratorii; utilizatorul furnizeaza programului cotele (dimensiunile) din proiect direct pe imaginile de pe ecran (imaginile fiind sectiunile verticale si orizontale ale prototipurilor realizate cu sistemul propriu de desenat DESLIB);
- pune la dispozitia utilizatorilor colectii de prototipuri de constructii civile realizate de firma INFSERV (prototip însemnând un element de constructii sau instalatii format din perechea norma compusa cu descriptori - desen asociat). Prototipurile livrate în acest moment sunt: fundatii, stâlpi, grinzi, placi, pereti, acoperisuri, terase, sapaturi, scari, ferestre, usi, profile în lung, platforme, diafragme;
- ofera posibilitatea de a lucra cu mai multe variante tehnologice proprii de reteta la un simbol din indicatoarele 1981 - 1982;
- permite vizualizarea, modificarea, tiparirea rapoartelor direct din meniu;
- editeaza defalcatorul productiei (borderoul) cu valoarea de deviz si valoarea realizata pe categorii de cheltuieli;
- prin varianta 18.1 permite obtinerea de devize oferta si situatii de plata. De asemenea, utilizatorul are posibilitatea, în timpul generarii devizului, de a indica pentru materialele din deviz furnizorul de la care este procurat materialul;
- prin varianta 18.2 se realizeaza evaluarea, optimizarea cheltuielilor de transport auto si un raport de justificare în fata beneficiarului a cheltuielilor cu transport auto;
- prin varianta 19 se realizeaza: compatibilitatea cu anul 2000 si se asigura posibilitatea ca în baza de pret la un material sa se declare fie pretul materialului, fie, în loc de pret, sa se indice un pointer la un furnizor al acelui material; în acest mod, când se schimba pretul la furnizor la acest material, toate bazele de pret si toate devizele beneficiaza automat de noul pret fara a mai fi nevoie sa se modifice pretul în diversele baze unde apare acest material;
- principalele rapoarte pot sa fie prezentate si în mii lei (rezolva problema valorilor mari din cauza inflatiei);
- se pot întocmi devize-oferta pe lista (grup) de devize cu recapitulatie unica;
- în meniu se poate preciza un director pentru fisierele de date si un director pentru fisierele de rapoarte;
- permite utilizarea mai multor tipuri de imprimanta pentru printarea din meniu;
- permite obtinerea automata a antemasuratorilor în urma realizarii pieselor desenate ale proiectului (proiectare asistata).
II. Sistemul DESLIB 2
Sistemul DESLIB 2 ofera:
- functiuni generale proprii de desenat pe ecran cu posibilitatea de printare pentru planuri sau detalii de executie ale elementelor de constructii sau instalatii (prototipuri);
- posibilitatea de desenare la scara pe baza dimensiunilor din teren;
- posibilitatea de realizare a desenelor parametrizate "prototip" la care cotele nu sunt numerice, ci nume de variabile-cote (atribuind valori sau descriptori la aceste variabile-cote, desenul parametrizat prototip se redeseneaza automat cu dimensiunile concrete de moment, obtinându-se desenul "instantiere" al prototipului);
- legatura desen-deviz (comunicarea dimensiunilor si optiunilor pe imaginea de pe ecran provoaca calculul automat al cantitatilor articolelor în deviz, ca si desenarea automata a prototipului cu aceste dimensiuni concrete la scara pe imprimanta (instantierea prototipului).
Observatia 1. De remarcat ca un desen prototip este un desen dublu parametrizat:
- parametrizarea prin cote nume de variabile;
- parametrizarea prin algoritmi (descriptori) atasati variabilelor cote.
Observatia 2. Descriptorii în DOCLIB servesc pentru calculul cantitatilor articolelor de deviz în vederea evaluarii economice a lucrarilor, pe când descriptorii în DESLIB servesc la definirea unor elemente ale desenului.
III. Sistemul financiar contabil CONTLIB 9
Sistemul face ca evidenta contabila sa fie AUTOMATĂ, OBIECTIVĂ si TRANSPARENTĂ. Prelucrarea datelor presupune înregistrarea documentelor primare de catre un operator de calculator.
Evidenta contabila este AUTOMATĂ deoarece calculatorul asigura direct contarea documentelor primare, nemaifiind necesare notele contabile, jurnalele si nici înregistrarile sistematice sau cronologice în jurnale si registre contabile, iar rapoartele si rezultatele financiare se obtin automat.
Evidenta contabila devine OBIECTIVĂ deoarece situatia din conturi nu mai depinde de notele contabile facute de contabil, ci de documentele justificative încarcate de un operator PC si este TRANSPARENTĂ fiindca, în orice moment, patronul, directorul sau contabilul poate sa vada care sunt rezultatele financiare sau rentabilitatea activitatii.
În cazul folosirii integrate toate celelalte subsisteme alimenteaza automat CONTLIB. Legatura DOCLIB-CONTLIB permite ca preturile medii ponderate, calculate automat în CONTLIB (în fisierul PMS), prin înregistrarea facturilor pe codurile de materiale venite din bazele de pret de la DOCLIB, sa se poata transmite automat înapoi în "baza de pret" din DOCLIB.
IV. Sistemul informatic ORGLIB
Sistemul ORGLIB este un sistem de organizare a productiei de constructii si instalatii (pregatire, programare, lansare si urmarire a productiei), care realizeaza grafice de executie, optimizarea folosirii resurselor materiale, umane, utilaje si banesti pe baza metodei drumului critic.
Legatura DOCLIB-ORGLIB este foarte puternica si în ambele sensuri 95% din datele necesare modelului de ordonantare sunt luate automat din baza de date DOCLIB.
Utilizatorul întocmeste lista activitatilor si conditionarilor si apoi asociaza acestor activitati articole sau parti de cantitati de articole din colectia de devize DOCLIB. De asemenea, utilizatorul furnizeaza aplicatiei în mod extrem de sintetic densitatea (concentrarea) de forta de munca si de utilaje pe care le aloca lucrarii.
Din sistem rezulta ce resurse sunt necesare la un moment dat si unde trebuie duse, rezerva libera, data limita, activitatile critice. Daca o activitate critica este în pericol de întârziere, calculatorul arata de la care activitati necritice se pot muta resurse pentru a putea termina la termenul necesar activitatea critica aflata în pericol.
Sistemul ofera trei variante de grafice: grafic GANTT, grafic retea, histograma resurselor, fiind util atât proiectantului, beneficiarului, cât mai ales constructorului. Comunicarile de realizari din ORGLIB se pot transmite automat în DOCLIB, conducând la obtinerea automata a situatiilor de plata din DOCLIB. Constructorul poate, de asemenea, sa calculeze un grafic de executie la momentul contractarii, care se pastreaza (dupa care îl urmareste si beneficiarul), dupa care daca apar factori perturbatori si, în urma comunicarilor de realizari din ORGLIB, drumul critic se recalculeaza automat "pe rest de realizat", pentru a vedea ce masuri sunt necesare pentru a ne încadra în termenele din graful elaborat la momentul contractarii lucrarii.
V. Sistemul de salarii SALLIB
Permite gestionarea informatiilor legate de cheltuielile de manopera ale antreprizei. Atunci când SALLIB este utilizat integrat cu DOCLIB, calculul salariilor se face automat deoarece sistemul repartizeaza manopera pe maistru, din situatiile de plata lunara calculate în DOCLIB, la muncitorii din echipa maistrului, proportional cu trei elemente: numarul de ore pontate, retributia orara a muncitorului si un coeficient de randament atribuit de maistru muncitorilor.
VI. Sistemul de mijloace fixe FIXLIB
Sistemul gestioneaza mijloacele fixe conform noilor reglementari pentru calculul amortizarii.
3. Proiectarea asistata cu ajutorul soft-ului DOCLIB 18
Orice activitate sau proces din orice ramura de activitate economica (productie de constructii-montaj, industrie, servicii sau comert) poate fi descrisa din punct de vedere al desfasurarii tehnologice cu ajutorul a trei elemente de proiectare (instrumente):
- retete de consumuri de resurse ale operatiilor elementare în care s-a descompus activitatea (procesul);
- descriptori (algoritmi, formule) care calculeaza cantitatile operatiilor elementare de mai sus;
- schite dublu parametrizate (piesele desenate): parametrizare prin cote variabile sau prin descriptori asociati unor elemente din desen.
Cu aceste trei instrumente de proiectare se poate descrie (formaliza) tehnologia oricarui proces din activitatea economica.
Produsul DOCLIB ofera functiuni puternice pentru operarea cu aceste instrumente de proiectare deoarece:
- retetele de consumuri de resurse sunt gestionate cu ajutorul variantelor tehnologice asociate unor simboluri de operatii elementare (articole);
- algoritmii sunt gestionati cu descriptorii scrisi de utilizatori în limbajul de programare LIDES;
- schitele parametrizate se vor realiza cu produsul DESLIB (care în plus permite si automatizarea activitatii de desen).
Cea mai frecventa aplicare a sistemului DOCLIB a fost înregistrata pâna în prezent în ramura constructiilor (pentru productia de constructii montaj).
Utilizatorii de DOCLIB trebuie sa respecte urmatoarele cerinte:
1. În baza de pret sau la furnizorii indicati la generarea devizului preturile trebuie sa fie independente de devize (sa fie în concordanta cu furnizorii din zona).
2. Bazele de pret sa fie create pe zone (în functie de amplasamentul lucrarilor si nu pe devize sau investitii). În baza de pret utilizatorul are posibilitatea de a declara pretul dorit de el la materiale (pretul local al bazei la acel material), sau poate sa comunice în loc de pret o apartenenta la un furnizor de materiale (pointer la furnizor). Prin aceasta facilitate puternica, în momentul în care la un furnizor la un anumit material modificam pretul de factura, în mod automat toate bazele care au pointat acel furnizor si toate devizele care apartin de acele baze vor beneficia automat de noul pret. În acest mod, când un furnizor modifica pretul unui material, avem de modificat într-un singur loc: la furnizor, fara a ne mai interesa în ce baze si devize se lucreaza cu acel material.
3. Daca la un material dintr-un deviz nu poate fi acceptat pretul din baza, se poate indica direct furnizorul acestui material chiar la momentul generarii devizului. Deci exista posibilitatea de a indica furnizorul unui material în doua momente: fie la întocmirea bazei de preturi, fie în momentul generarii devizului. În acest mod, un acelasi material poate sa fie luat în calcul cu preturi si furnizori diferiti de cei din baza de pret, fara a mai trebui sa facem baze de pret suplimentare din cauza preturilor diferite pe care poate sa le aiba un material în diverse devize.
4. La calculul devizului se retin automat preturile unitare ale articolelor calculate în functie de preturile momentului care erau în baza de pret sau la furnizorii precizati la deviz.
5. La un deviz calculat si contractat nu se mai poate solicita un nou calcul de deviz pentru ca baza de pret evolueaza si astfel am afecta preturile unitare calculate la articole în preturi de referinta.
6. La articolele cu care lucreaza frecvent, utilizatorul sa faca variante proprii tehnologice la simbolurile din 1981 în concordanta cu tehnologia reala a lucrarilor sale (varianta 0 a simbolului din NOR.DAT ramânând reteta din indicatoarele din 1981, iar variantele 1, 2, ... din TEHNO.DAT fiind retetele proprii ale utilizatorului).
7. Este total interzis sa se apeleze functia "calcul deviz" înainte de situatia de plata.
8. Pentru a elabora situatii de plata conform legislatiei în vigoare utilizatorul trebuie sa respecte patru cerinte:
- devizul sa aiba luna de referinta corecta;
- cele trei fisiere cu brutul pe economie, carburantul sau energia la utilaje, carburantul la transporturi sa aiba date corecte;
- de la contractarea devizului sa nu se mai fi facut nici un calcul de deviz;
- în baza de pret sau la furnizorii de deviz preturile sa fie de ultima ora.
9. Pentru a genera o grupa de materiale noi (de exemplu, 15 materiale de un anumit tip) se vor realiza urmatoarele operatii:
- se înscriu pe o coala de hârtie denumirile celor 15 materiale noi;
- cu functia de cautare a programului "MATERIALE" din meniul principal se cauta o zona de materiale din aceeasi categorie din nomenclatorul MAT.DAT;
- în zona respectiva se aleg 15 coduri libere de materiale care se atribuie celor 15 denumiri de materiale noi;
- se încarca în MAT.DAT materialele, de la ultimul de pe lista întocmita pe hârtie (pentru ca atunci când se genereaza informatia de înlantuire "cod material urmator", materialul urmator sa fie deja generat);
- informatia "cod material urmator" este obligatoriu de furnizat la generarea materialelor pentru ca ea realizeaza înlantuirea materialelor în grupa (la ultimul material de pe foaie nu se da aceasta informatie, neexistând dupa el alt material);
- OBLIGATORIU la materialele noi, încarcate de utilizator, primul caracter din denumire trebuie sa fie a-rond;
- pentru a putea gasi usor prin intermediul denumirii aceste materiale noi atunci când se genereaza devize, este necesar sa se creeze si un pointer de cautare prin denumire pentru aceste 15 materiale noi;
- pointerul se genereaza cu functiunea "GENERARE POINTER PENTRU CĂUTARE MATERIALE" de la "ALTE FUNCŢIUNI" din meniul principal. Pointerul are structura: codul primului material din cele 15 de pe foaie; 1 spatiu; denumirea pointerului (o denumire care sa fie sugestiva pentru utilizator pentru a califica aceasta grupa de 15 materiale);
- la generarea devizelor, pentru a gasi unul din cele 15 materiale noi se dau doua, trei sau patru cuvinte din denumirea pointerului, iar apoi, pentru a alege efectiv unul din cele 15 materiale se actioneaza sageata în jos.
Produsul prezentat are avantajul ca poate sa evalueze rapid si precis o noua lucrare, chiar si atunci când documentatia pentru respectiva lucrare este incompleta. Sistemul permite determinarea cu exactitate a influentelor unor modificari constructive asupra costului lucrarilor, ceea ce acorda un avantaj major contractantului care îl utilizeaza.
|
