FUNCŢIA DE
REPREZENTARE
Functia
secretariatului de reprezentare se exercita, īn mod special, īn
relatiile interpersonale ale managerului cu personalul organizatiei
sau cu mediul extern.
Comunicarea
interpersonala constituie o coordonata esentiala a
procesului de management, asigurānd maximum de eficacitate, data fiind
promtitudinea ră 10510w227k ;spunsului ce o caracterizeaza. Cercetarile
specialistilor īn domeniul managementului evidentiaza faptul
ca, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consuma īn
comunicari interpersonale si comunicari de grup sau "de
echipa" [1] . Īn general, se insista asupra persuadarii
interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul
organizatiilor, īn scopul declansarii de actiuni care
conduc la atingerea obiectivelor .
Īn aceste conditii,
domeniile de competenta ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alta coordonata, aceea a
competentelor sociale.
Dincolo de
provocarile profesionale īn fata tehnologiei informationale
si comunicationale, competentele sociale constituie o noua
provocare īn exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizatiilor
care se desfasoara mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai
mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar si capabile
sa comunice si sa se comporte conform noilor cerinte.
Situatii oficiale
specifice, īn care secretariatul īsi exercita functia de
reprezentare, la nivelul organizatiilor, le reprezinta: primirea
vizitatorilor, audientele, relatiile cu reprezentantii presei,
negocierile.
Rolul secretariatului
este, īn general, acela de a crea conditiile preliminare pentru
desfasurarea eficienta si īn bune conditiuni a acestor
contacte.
Exercitarea functiei
de reprezentare nu poate fi, īnsa, raportata numai la aceste
actiuni specifice procesului de management. Posibilitatile de
reprezentare depasesc aceasta sfera, daca ne
raportam la fluxurile comunicationale gestionate la acest nivel al
organizatiei, mentionate īn capitolele anterioare.
Dincolo de relatiile
ierarhice cu seful direct, solicitarile secretariatul sunt dintre
cele mai diverse, de la simple informatii sau eliberari de īnscrisuri
pāna la situatii complexe de comunicare oficiala īn
absenta managerului.
Functia de
reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extinsa chiar la nivel
de organizatie, secretarele fiind adesea numite "cartea de vizita"
a unei organizatii, īn sensul ca, ele sunt primele persoane cu care
se intra īn contact, la nivelul conducerii, putānd influenta pozitiv
sau negativ imaginea organizatiei. Īn lipsa unui serviciu de Relatii
Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de actiuni de
imagine, mai ales īn cazul comunicarii īn interior si exterior. De
pilda, felul īn care-l trateaza la telefon pe partenerii de afaceri
sau cum vin īn īntāmpinarea colegilor influenteaza puternic imaginea
firmei īn viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat
si inspirat, consecvent si ponderat poate crea adevarate
punti īntre oamenii cu care comunica organizatia.
Posibilitatile lor de influentare directa si
indirecta depind de: treapta ierarhica a sefilor, de domeniile
de sarcini ale sefilor precum si de propria initiativa
si iradiere personala.
Cunoasterea
clara a acestor obiective, consideram ca poate constitui deja o
premiza īn perfectionarea acestei dimensiuni "comportamentul
profesional" care se īnglobeaza īn competentele sociale necesare acestei
profesiuni. Ideea de baza este aceea ca o secretara trebuie
sa placa, sa stie sa se faca placuta.
Īn ultimii ani s-a scris o vasta literatura a omului care place, care
stie sa se faca placut, sa comunice pe plan individual
si profesional. Deoarece aceste aspecte tin de alte domenii ale
cercetarii, precum psihologia sociala, īn contextul acestui manual am
īncercat doar sa exprimam cāteva idei care sa releve idealul.
Īn acest sens, reproduce
un adevar verificat īn orice profesiune: Cunoasterea este arma cu
care se īnvinge īn orice profesiune.