Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload


loading...



















































FUNCTIA DE TRATARE A INFORMATIEI

management




FUNCŢIA DE TRATARE A INFORMAŢIEI



1.1. Rolul secretariatul īn sistemul informational al organizatiilor




Notiunea de informatie, īn activitatile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informatie stiintifica, care constituie baza unei cercetari.

La nivelul organizatiilor, orice angajat care vorbeste, efectueaza o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaza o chitanta, o schita etc. emite informatii. De asemenea, un termometru care indica temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tipareste rezultatul unui calcul, emit informatii. Se poate observa, deci, ca informatiile īn sensul pe care l-am mentionat, pot fi generate de un emitator uman dar si de catre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informatiei pentru desfasurarea activitatilor administrative se face īn urmatoarele etape succesive:

ˇ        Culegerea informatiilor - adica receptionarea planificata, urmarind un anumit scop;

ˇ        Prelucrarea informatiilor - presupunānd totalitatea transformarilor la care sunt supuse mesajele receptionate, īn asa fel īncāt, sa rezulte informatii distincte de cele receptionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un functionar va īntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informatii noi, fata de datele receptionate; prelucrari de informatii sunt si diversele calcule matematice pe care le efectueaza calculatorii umani sau masinile de calcul. Īn general, prelucrarea informatiilor constituie partea cea mai complexa si subtila dintre etapele procesului informational.

ˇ        Stocarea informatiilor (sau memorarea) este operatia prin care o cantitate de informatii este īnmagazinata pe un suport material sau īn creierul uman; aceasta informatie poate fi receptionata de mai multe ori, fiind conservata, īn functie de necesitati sau importanta, pentru perioade mai scurte sau mai īndelungate de timp.

Parcurgerea acestor etape constituie asa numitele procese informationale.

Pentru a fi valorificate, informatiile trebuie sa circule. Schimbul de informatii īn interiorul organizatiilor sau īntre organizatii este denumit comunicatie. Procesele comunicationale cuprind fazele de predare, transmitere si primire a informatiilor.

In orice structura organizatorica, aceste procese nu se desfasoara la īntāmplare ci sunt strāns intercolerate, constituind sistemul informational al unei organizatii.

Orice angajat, implicat īn activitatile de birou, trebuie sa cunoasca provenienta informatiilor pe care le culege, natura informatiilor, avantajele si dezavantajele metodelor si mijloacelor de prelucrare, directia de transmitere si rolul lor īn sistem.

Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaza, desigur, cu informatiile materializate si nematerializate care circula la acest nivel al organizatiei. Gradul de complexitate, al activitatilor specifice procesului informational, variaza īn functie de complexitatea activitatii de management, a deciziilor si actiunilor īntreprinse de managerul caruia īi este subordonat secretariatul.

Structura timpului de lucru a unui manager, analizata din diferite puncte de vedere, de catre specialisti īn domeniu, se consuma astfel:

ˇ         primirea de informatii 23 %

ˇ         luarea de decizii 41%

ˇ         dare de dispozitii 1%

ˇ         schimb de informatii 4%

ˇ         elaborare de informatii 4%

ˇ         executare de lucrari 5%_

ˇ         confirmare decizii 8 %

ˇ         explicatii, īndrumari 14%

In aceste conditii, se poate afirma ca informatia constituie o resursa fundamentala a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizatiei.

Sistemul informational al organizatiilor asigura coeziunea sistemului de conducere. Informatia circul 18318l1110s 59; pe canale formate de legaturi ierarhice si functionale materializate de structura organizatorica a unitatii. Din sistemul informational face parte si sistemul de comunicatii prin care se pun īn contact sursele de informatii prin intermediul retelelor.

1.2. Tipologia circuitelor informationale la nivelul secretariatului

In sistemul informational al organizatiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevarate centrale de comutatie a informatiilor, unde acestea converg din toate partile īntreprinderii si din exterior.

O structurare orientativa circuitelor informationale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] :

A) īn secretariate se constituie un important canal informational īn relatiile ierarhice directe cu conducerea, īn sensurile:

ˇ        de la conducere spre secretariat

ˇ        circuit informational linear si descendent;

ˇ        se concretizeaza prin dispozitii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicatii pentru efectuarea unor lucrari, rezolutii pe acte, pe scrisori, solicitari de legaturi telefonice, etc.

ˇ        de la secretariat spre conducere

ˇ        circuit informational ascendent si linear;

ˇ        se concretizeaza prin: comunicari verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anuntarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondentei si a altor documente din arhiva curenta a secretariatului etc.

B)     Secretariatul este o centrala īn circuitul ascendent si descendent al informatiei ce se desfasoara īntre conducator si subsistemul condus:

ˇ        circuit ascendent īn etapa premergatoare deciziilor, furnizānd conducerii informatiile obtinute de la diferite compartimente ale organizatiei, eventual selectate prin tehnici specifice.

ˇ        circuit descendent prin care conducerea organizatiei, īn exercitarea functiei de comanda, emite decizii de organizare, coordonare si executie catre subsistemul condus; acestea se concretizeaza prin ordine, dispozitii, circulare, redactate si transmise de catre secretariat.

ˇ        circuit ascendent īn cursul executarii deciziilor, adica informatiile de control prin care conducatorul se asigura daca deciziile transmise au fost executate; se concretizeaza prin de dari seama, rapoarte, pontaje si alte situatii sintetice. Este faza de retroactiune (feed-back-ul) īn exercitarea functiei ce control si evaluare.

C) Secretariatul este o centrala de comutatie a informatiilor pentru informatiile care intra din mediul extern catre toate nivelurile organizatiei si a celor care ies din organizatie spre mediul extern. Orice organizatie are relatii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizatii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agentii, sucursale), alte organizatii si parteneri de afaceri. Comunicarile oficiale se desfasoara cu preponderenta prin scrisori, chiar daca īntr-o faza initiala se poarta eventuale comunicari verbale.

D) Circuit informational orizontal si linear se stabileste īntre diferite compartimente de secretariat, īn cadrul relatiilor de cooperare, atunci cānd dimensiunile organizatiei permit astfel de structuri.

Experienta practica arata ca: procurarea, culegerea, valorificarea si transmiterea directionata a informatiilor reprezinta o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.

Tratarea informatiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operatiuni care sunt īn general:

ˇ        logice (sortare, clasare, grupare);,

ˇ        intelectuale (redactare de texte, traduceri);

ˇ        de prezentare (īnscriere simpla, imprimare speciala, afisaj, etc.). -administrative (īndosarieri, setari, stampilari etc.).

In vederea usurarii activitatii, se utilizeaza numeroase mijloace de tratare manuale si automatizate.

Tratarea eficienta a informatiei scrise specifice activitatii de secretariat este conditionata de o serie de factori, dintre  care cei mai importanti ar fi:

ˇ        gradul de pregatire profesionala pentru aplicarea corecta a metodelor si tehnicilor de lucru;

ˇ        gradul de implicare īn domeniul īn care activeaza managementul;

ˇ        gradul de stapānire a mijloacelor tehnice de tratare a informatiei;

ˇ        gradul de adaptare la ritmuri variate de munca.

Organizatiile genereaza o multime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economica, administrativ sociala, culturala sau stiintifica, apare īntāi ca idee, apoi se concretizeaza treptat īn documente care adeveresc, constata sau preconizeaza fapte.

Documentele scrise sunt utilizate, īn proportie ridicata, si pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizatiei. Dincolo de situatiile īn care comunicarea scrisī este absolut necesara, īn practica se īnregistreaza asa numitul "mit al hārtiei". Sistemele de computere genereaza o multime de hārtii iar copiatoarele omniprezente īncurajeaza reproducerea documentelor īntr-o larga distributie, avānd īn vedere usurinta cu care acestea pot fi obtinute. Conform unor investigatii, īn acest sens, īn economia germana [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informatiilor erau memorate pe hārtii si nu puteau fi accesate decāt manual, iar 20% se gaseau sub forma structurata, memorata electronic.

Stocarea electronica permite accesul la o cantitatea mare de informatii Informatiile de pe hārtii pot fi digitalizate prin scanare si facute astfel prelucrabile si gestionabile. Aceste procedee sunt īnsa posibile numai īn unele domenii de activitate, cum ar fi īntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clienti si la modalitatile de facturare corespunzatoare si care īnlocuiesc formularele de hārtie cu documente electronice. Īn acest sens, putem mentiona bancile, societatile de asigurari generale si de sanatate, societati de telefoane etc.

In principal, tratarea informatiei īn secretariate presupune:

ˇ        activitati cu corespondenta organizatiei;

ˇ        reproducerea de texte sau scrierea dupa dictare;

ˇ        traducerea documentelor.

Comunicarea scrisa se realizeaza prin intermediul corespondentei.

1.3. Activitatea cu corespondenta

Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe persoane. Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alcatuiesc obiectul corespondentei oficiale sau private.

Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si a actelor care circula īntre persoane juridice sau īntre o persoana fizica si o persoana juridica.

Sfera corespondentei oficiale este larga si cuprinde probleme cu continut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc.

Pentru exercitarea acestei activitati trebuie respectare anumite principii:

ˇ           evitarea corespondentei inutile, īn cazul īn care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic;

ˇ           promtitudinea raspunsurilor

ˇ           operativitate īn rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei.



In pofida existentei telefonului, a faxului si a cutiei postale electronice comunicatia prin corespondenta clasica predomina īn viata organizatiilor.

Factorii care stau la baza mentinerii acestei forme de comunicare se justifica astfel:

ˇ         consemnarea scriptica a unei activitati cu elementele de autenticitate (stampile, iscalituri) au valoare probatorie juridica, deci, putere de convingere mai mare īn relatiile oficiale ale organizatiilor;

ˇ         constituie o baza de īnregistrari contabile;

ˇ         expeditorul si destinatarul au īn fata texte identice;

ˇ         elaborarea scrisa ofera un timp mai mare de gāndire pentru formularea si structurarea ideilor ;

ˇ         comporta un anumit ascendent al emitatorului fata de receptor;

ˇ         scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise si pe alte canale (fax sau posta electronica);

ˇ         permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumita problema, constituirea unui ciclu de corespondenta ce oglindeste nasterea, modificarea sau stingerea unor relatii īntre persoane juridice si persoane fizice;

ˇ         prin constituirea unui fond arhivistic, corespondenta poate deveni o sursa de documentare.

In ceea ce priveste dezavantajele comunicarii scrise, putem enumera:

ˇ           depersonalizarea comunicarii prin eliminarea relatiei directe īntre participanti;

ˇ           consum ridicat de energie umana īn prelucrarea informatiei, cu implicatii asupra multiplicarii posturilor din structura organizatorica;

ˇ           costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hārtie, mijloace de prelucrare, imprimare si transmisie - dar si indirecte, cerute de conservarea īn dosare si spatii special amenajate;

ˇ           prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scrisa presupune o serie de costuri sociale: exploatarea padurilor, efecte poluante ale fabricilor de hārtie īn mediu.

1. 3.1. Ciclul operatiunilor practice de secretariat cu corespondenta

  A) Operatiuni cu corespondenta primita

- Verificarea corespondentei - este operatiunea necesara pentru a constata eventuale greseli de expeditie, daca numarul scrisorilor corespunde cu cele scrise īn condica de expeditie sau daca sunt īn stare buna.

Semnatura de primire īn condica de expediere sau īn cea a registraturii trebuie sa fie lizibila.

In ultimul timp, se pune si problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcana. Indiciile īn acest sens ar fi: o forma sau o marime neobisnuita, sārme atasate, urme de ulei sau de grasime pe ambalaj, greutate prea mare fata de marimea lor, miros de migdale sau o gaura de ac īn ambalaj.

Se recomanda, ca īn astfel de situatii, sa se aseze pachetul pe o suprafata plana, cāt mai departe de birou si sa nu se deschida pāna la verificarea acestuia de catre persoane competente īn astfel de situatii.

- Deschiderea plicurilor se face, īn general de catre secretara, numai daca exista acordul conducerii īn acest sens.

Recomandari:

Īnainte de deschidere, se grupeaza īn teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaza de primire), private (confidentiale, personale), cele marcate "Urgent", alte scrisori adresate firmei si, eventual, scrisori

ˇ   Adresate gresit.

ˇ   Scrisorile marcate "urgent" vor fi deschise cu prioritate;

ˇ   Nu se deschid scrisorile care poarta mentiunea "Personal" "strict secret", Strict personal"

Verificarea continutului scrisorii dupa deschidere

ˇ   Se verifica daca nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;

ˇ   Daca se constata lipsa unei anexe se face o nota pe scrisoare īn acest sens, īnainte de distribuire;

ˇ   Daca lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei īn scrisoare, se comunica imediat expeditorului aceasta problema;

ˇ   Filele anexei se prind īmpreuna cu scrisoarea;

ˇ   Plicul se prinde de scrisoare īn urmatoarele situatii: a) daca scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) daca adresa mentionata īn interior nu este identica cu cea de pe plic; c) daca timpul scurs īntre data sosirii si data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza īntārzierii prin verificarea stampilei postei;

- Sortarea corespondentei primite

Dupa deschiderea plicurilor, corespondenta se sorteaza īn trei grupe: a) cele care necesita atentia conducerii; b) cele care necesita atentia altor persoane din organizatie; c) cele care necesita atentia secretariatului.

Pentru usurarea operatiunii de distribuire a corespondentei, de o deosebita utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.

- Datarea si aplicarea stampilelor de īnregistrare

Mentionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmatoarele motive:

ˇ        constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu īntārziere a documentului;

ˇ        data sosirii este o posibilitate de amplasare īn timp, īn cazul folosirii ulterioare a scrisorii;

Data se va amplasa, pe cāt posibil, īntotdeauna īn acelasi loc, adica sub data de origine a expeditorului pentru scrisori si sus īn dreapta pe prima pagina, pentru corespondenta iesita ca raspuns sau din oficiu.

- Īnregistrarea corespondentei īn Registrul de Intrare-Iesire

Aceasta operatiune se efectueaza conform instructiunilor de aplicare a Legii Arhivelor Nationale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidenta documentelor (nota de trimitere la Arhivistica).

Repartizarea corespondentei pe compartimente

In prealabil, se face o selectie a scrisorilor oficiale de cele personale si se aseaza īn ordinea importantei.

Daca mai multe persoane trebuie sa ia cunostinta de continutul unei scrisori se procedeaza astfel:

ˇ        se face un duplicat al scrisorii

ˇ        se īntocmeste un tabel cu urmatoarele elemente: primitor, semnatura, data

ˇ        tabelul se transmite fiecarei persoane īnsotit de scrisoare, fiecare semnānd de primire.

Avantajele sistemului:

-   scrisoarea originala ramāne la secretariat, evitāndu-se pierderea sau deteriorarea;

-   prin trecerea datei cānd a fost primita scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai usor compartimentele īn care a fost retinuta mai mult timp.

Alte posibilitati:

ˇ        secretariatul trimite cāte o copie a scrisorii catre toate compartimentele, dupa aplicarea rezolutiei de catre conducator;

ˇ        secretara face copii dupa fragmentele scrisorii care intereseaza un anumit compartiment.

B) Operatiuni cu corespondenta expediata

Scrisorile expediate de organizatii pot fi:

-   raspunsuri la scrisori primite

-   scrisori expediate din initiativa organizatiei cunoscute sub denumirea de corespondenta din oficiu.

Corespondenta poate sa provina din toate compartimentele organizatiei.

Daca solutionarea unei corespondente primite comporta o perioada mai īndelungata de timp, organizatia expeditoare trebuie anuntata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul īntārzierii si termenul prevazut pentru raspunsul definitiv.

Indiferent de metoda folosita, secretariatul mai are urmatoarele responsabilitati:

ˇ         sa anunte termenul la care trebuie sa raspunda;

ˇ         sa vegheze asupra respectarii termenului si obtinerii ciornelor pentru dactilografiere.

- Redactarea corespondentei

Situatii:

a) Scrisoarea este conceputa de manager.

In aceasta situatie, secretariatul va asigura documentatia necesara (scrisoarea primita si alte date sau informatii legate de continutul scrisorii expediate.

b) Scrisoarea este conceputa de alte compartimente

ˇ        secretariatul va procesa scrisoarea īn forma finala si o va multiplica īn numarul de exemplare cerute; poate interveni īn corectarea eventualelor greseli de formulare sau de ortografie, gramatica sau punctuatie;

ˇ        va verifica si va atasa anexele la scrisoarea corespunzatoare;

c) Scrisoarea este conceputa de secretariat

ˇ        īn cazul corespondentei de raspuns, se analizeaza rezolutia si dispozitia primita, se consulta corespondenta anterioara si documentatia la care se refera;

ˇ        īn cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dupa tipul de corespondenta, se aduna si se studiaza actele normative sau alte documente care reglementeaza problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informatii de la serviciile de specialitate si de la cei īn drept, daca e cazul (manager, consilier juridic, sefi de compartimente).

ˇ        se īntocmeste ciorna sau conceptul scrisorii si eventual, se prezinta spre avizare personalului de specialitate.

ˇ        se dactilografiaza sau proceseaza corespondenta; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat si se face corectura eventualelor greseli sau omisiuni.

- Introducerea corespondentei īn mapa managerului si prezentarea la semnat.

Corespondenta de raspuns se prezinta īn mapa īnsotita de corespondenta de baza.

- stampilarea scrisorilor se efectueaza numai dupa semnarea de catre cei īn drept si numai de catre persoana īnsarcinata cu pastrarea stampilei. stampila se aplica pe semnaturile autorizate.

Īnregistrarea corespondentei īn Registrul de evidenta la rubrica Iesiri si aplicarea datei si numarului de īnregistrare pe fiecare scrisoare expediata.

- Scrierea adresei pe plic

Distribuirea rapida a corespondentei depinde de scrierea corecta a adresei care trebuie sa cuprinda elementele: numele destinatarului; numele strazii; si numarul; numele localitatii; orasul cu oficiul postal; numele judetului/ districtului; codul postal; tara.

ˇ        Se noteaza fiecare element al adresei pe un rānd, separat;



ˇ        Se lasa īn partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila postei ;

ˇ        Se scrie codul postal īn partea de jos a adresei;

ˇ        Se scrie orice mentiune speciala, ca de exemplu: Personal, Secret, In atentia ., separat de adresa, de obicei la doua spatii albe de numele destinatarului; mentiunea Urgent se va scrie pe plic īn dreapta si dedesuptul adresei;

ˇ        Se verifica daca timbrele corespund cerintelor postei

ˇ        Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii īnainte de īmpaturire.

- Īmpaturirea si introducerea scrisorilor īn plic

ˇ        Se procedeaza astfel īncāt, atunci cānd se scoate scrisoarea din plic, antetul sa fie īn partea de sus;

ˇ        Se evita īmpaturirea scrisorii mai mult decāt este nevoie pentru a fi introdusa īn plic.

- Introducerea anexelor īn plicuri

ˇ        Anexele de marimea scrisorii se īmpaturesc simplu, īmpreuna cu scrisorile;

ˇ        Daca anexele contin mai multe foi, acestea se capseaza īntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se īmpatureste anexa, se īmpatureste scrisoarea si se introduce anexa īn ultima īmpaturire a scrisorii;

ˇ        Anexele mai mari decāt scrisoarea (brosuri, prospecte, cataloage etc.) se expediaza īn plicuri mari. Scrisorile, īn acest caz pot fi introduse īn prealabil īntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, īn functie de cerinte, si introdus īn plicul mare;

ˇ        Anexele mai mici decāt scrisoarea se prind de scrisoare, īn coltul de sus, stānga. Daca sunt mai multe anexe, cea mai mica va fi prinsa deasupra.

ˇ        Plicurile sunt repartizate si legate īn pachet dupa criteriile de expediere: a) cu adrese īn aceeasi directie; b) recomandate; c) strainatate

- Expedierea corespondentei prin posta

In organizatiile mari, se ocupa de primirea si expedierea corespondentei, serviciul de registratura.

Modalitatile de expediere a corespondentei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor.

Alegerea uneia sau alteia dintre aceste cai se face īn functie de distanta pāna la destinatar, de importanta scrisorii, de costul expedierii s.a.

Pentru expediere se īntocmesc borderouri de expediere, dupa urmatorul model (vezi model).

Borderou de expeditie nr.

Nr. crt.

Nr. īnregistrare

Data

Destinatar

Localitatea

Greutatea

Taxa

(lei)

Nr. recipisa









Asemenea borderouri se īntocmesc separat pentru urmatoarele situatii:

ˇ        scrisori simple loco;

ˇ        scrisori recomandate loco;

ˇ        scrisori simple alte localitati;

ˇ        scrisori recomandate alte localitati;

ˇ        scrisori simple pentru strainatate;

ˇ         scrisori recomandate pentru strainatate.

Pot fi stabilite si alte categorii īn functie de specificul activitatii organizatiei.

Pe fiecare borderou se totalizeaza costul expedierii pentru descarcarea functionarului responsabil cu aceasta problema, de sumele sau timbrele postale ce i-au fost īncredintate.

Borderoul se īntocmeste zilnic cānd exista corespondenta de expediat prin posta.

Toate scrisorile primite si expediate de o institutie īntr-o zi, se numesc posta zilei.

In cazul expedierii corespondentei prin curier se foloseste Condica de expeditie cu urmatoarele rubrici (vezi tabel).

Nr. crt.

Data

Nr. de īnregistrare

Destinatar

Nume si penume

Semnatura







Expeditia prin curier se practica īn aceeasi localitate.

Condica de expeditie este un instrument de evidenta si control asupra miscarii corespondentei si actelor. Poate fi folosita īn acelasi scop pentru distribuirea si circulatia actelor si īn cadrul organizatiei, īntre compartimente.

  Dupa expedierea corespondentei se sorteaza copiile si sunt transmise compartimentelor de resort, iar corespondenta secretariatului se ordoneaza īn dosare.


[1] Lucretia Preotesiu, Corespondenta si tehnica secretariatului: manual pentru licee economice, Bucuresti, Edit. Didactica si pedagogica, 1998, p. 40.

[2] Margit REUTER; Claudia BEHRENS, Manual de secretariat si asistenta manageriala. Bucuresti, Editura tehnica, 1999, p.101.


1.4. Reproducerea documentelor

Tratarea informatiei scrise presupune aplicarea īntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice.

Pe lānga corespondenta, īn secretariate se reproduc o serie de documente, cu continut si frecventa variabila. Unele intra numai īn sfera de atributii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai īn reproducere, nu si īn conceperea textelor. Altele sunt īntocmite si de secretariat, eventual dupa modele, īn functie de gradul de responsabilitate pe care-l implica.

Putem enumera, astfel:

ˇ        adresele - cele mai simple materiale de corespondenta care contin, de regula, 2-3 fraze si se folosesc pentru īnsotirea unor materiale mai ample, sunt īntocmite de secretariat;

ˇ        notele interne - adresate personalului din cadrul organizatiei sunt īntocmite redactate si difuzate de secretariat;

ˇ        instructiunile - sunt reproduse de secretariatul;

ˇ        darile de seama - sunt īntocmite de manageri, sefi de departamente sau compartimente si reproduse de secretariat;

ˇ        procesele - verbale sunt īntocmite de comisii de specialitate si reproduse de secretariat;

ˇ        informarile - sunt īntocmite de diferiti angajati si reproduse de secretariat;

ˇ        rapoartele si referatele implica secretariatul numai īn reproducere, atunci cānd nu privesc problemele acestuia.

Alte materiale care se reproduc īn secretariate pot fi materialele manifestarilor colective: invitatii, programe, afise, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.

De asemenea, secretariatul are sarcina de a-i prezenta conducatorului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, īn scopul degrevarii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient daca secretariatul ii examineaza minutios documentele īnainte de a intra īn posesia acestora spre a īnlatura problemele care nu sunt presante īn lista de prioritati. Un astfel de demers presupune cunoasterea unor tehnici de lectura si capacitate de sinteza.

1.5. Traducerea documentelor

Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atributie a secretariatului. Īn mod curent, īn organizatiile care au relatii de colaborare cu parteneri straini, una dintre cerintele obligatorii, privind ocuparea functiei de secretara o constituie si cunoasterea a 1-2 limbi de circulatie internationala. Sarcinile sale, īn acest sens, sunt limitate la traducerea corespondentei, la participarea īn cazul unor negocieri sau īncheierea unor contracte sau īn cazul unor comunicari directe.



In cazul unor reuniuni internationale care implica responsabilitati mari, de natura protocolara, economica, publicitara etc. firmele apeleaza la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizata a informatiilor

Partea sistemului informational, īn care informatiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numeste sistem informatie de birou sau sistem birotic [1] .

Birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, distributie si exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou.

Aplicatiile biroticii se īncadreaza īn trei categorii:

ˇ        Birotica autonoma - care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea si arhivarea acestora;

ˇ        Birotica de transmisie - care permite schimbul de informatii de la un post la altul, dar fara ca postul receptor sa poata automat sa recupereze informatia primita, pentru a o transforma dupa interesul sau.

Cuprinde: telefonul, faxul, bancile de date, arhivarile pe discuri optice.

- Birotica de comunicatie - pe care o vom aborda īn subcapitolul urmator.

Mijloacele de tratare automatizata a informatiei si-au gasit ecou larg īn activitatile birourilor de secretariat, unde predomina activitatile de rutina, mari consumatoare de timp.

Beneficiile aduse de domeniul biroticii, īn activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :

ˇ           modul simplu de prelucrare si īntretinere a informatiilor pentru toate tipurile de informatii (documente, date structurate, termene etc.);

ˇ           īmbunatatirea calitatii informatiilor prin punerea la dispozitie a tuturor informatiilor necesare si existente;

ˇ           scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere si asteptare, ca si prin scurtarea datelor de prelucrare;

ˇ           accelerarea cautarii informatiilor prin instrumente adecvate (banci de date pentru cautare directionata si structurata, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilitati de accesare a documentelor arhivate dupa continutul acestora, posibilitatea cautarii īn hiper- text);

ˇ           reutilizarea directionata a informatiilor (de pilda, pentru evaluari, redactarea de scrisori īn serie);

ˇ           calitatea mai īnalta a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date si prin asigurarea actualitatii documentelor sau datelor folosite.

1.6.1. Prelucrarea automatizata a textelor

Prelucrarea textelor, dupa cum am mentionat, ocupa īn continuare o mare parte din timpul secretariatului.

Evolutia merge univoc de la masina de scris spre computer, īn special, īn prelucrarea textelor, datorita posibilitatilor extinse de conceptie.

Astfel:

ˇ        toate formatarile pot fi introduse si modificate rapid;

ˇ        se poate stabili si implementa usor un anumit tip de scrisoare pentru īntreaga īntreprindere, aceasta constituind o contributie importanta pentru Identitatea organizatiei;

ˇ        textele pot fi comod revizuite, corectate si modificate elimināndu-se rescrierile;

ˇ        se pot introduce, decupa si muta sau copia portiuni de text īn alte locuri;

ˇ        textele pot fi memorate (īn memoria de lucru, pe disc si sau pe discheta), putānd astfel sa fie memorate si regasite;

ˇ        salturile la rānd nou si la pagina noua pot fi efectuate automat;

ˇ        datorita programelor de verificare ortografica pot fi gasite si corectate rapid greselile de ortografie si cele de tastare;

ˇ        programele de separare īn silabe usureaza separarea corecta a cuvintelor la sfārsitul rāndurilor si contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme īn dreapta acestuia);

ˇ        existenta dictionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetarii cuvintelor, oferind alternative;

ˇ        ofera posibilitatea prelucrarii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai usor si mai placut prin prezentarea vizuala.

Avānd īn vedere faptul ca, reproducerea textelor ramāne īn continuare o sarcina importanta a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baza īn aceste birouri.

1.7. Comunicatia birotica

O alta categorie de aplicatie a biroticii o constituie si Birotica de comunicatie sau comunicatia birotica.

In acesta forma de comunicatie, receptorul poate asigura toate functiile emitatorului, adica: poate recupera automat informatiile primite; le poate transforma dupa interesul sau.

Comunicatia birotica a fost posibila o data cu aparitia de noi medii, prin care tehnologii odata separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatica si cea a comunicatiilor, au putut fi interconectate odata cu aparitia calculatoarelor multimedia [2] .

Cuprinde: mesageria electronica, Intranetul si Internetul.

Conectarea Internetului īn retelele locale si publice deschide alte posibilitati de informare de o īnsemnatate deosebita si īn birourile secretariatelor.

Introducerea tehnicilor moderne de comunicatie birotica constituie o necesitate īn secretariate, oferind posibilitatea utilizarii eficiente a cunostintelor interne si externe, a prelucrarii, si distribuirii directionate a informatiilor.

In realizarea posibilitatilor de comunicatie birotica, un rol important īl are infrastructura tehnica informatica si conlucrarea componentelor tehnice.

In organizatiile mari se extind asa numitele Sisteme client - server, clientii reprezentānd computerele de la locul de munca, care comunica cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea īntreprinderilor. Tranzactiile de afaceri si procesele de comunicatie se realizeaza tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecinte enorme si asupra cerintelor profesionale ale angajatilor.

Internetul este o retea de computere, cu ramificatii mondiale, īn care sunt interconectate circa 60 000 de retele si mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaza integrarea diferitelor servicii la acelasi nivel si dispune de capacitatea de a genera si de a utiliza documente hiper-media.

Tehnologiile Internet- ului se pot folosi si īn interiorul īntreprinderilor, formāndu-se asa numitele Intranet-uri.

La realizarea aplicatiilor Intranet, firmele īncep de obicei cu informatiile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de presa, informatiile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informatii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc.

Avantajele retelei de calculatoare sunt mult mai evidente īn marile organizatii. Pentru birourile care desfasoara procese informationale care implica mai multe locuri de munca, au fost create pachete de programe pentru lucrul īn grup (Groupware). Acestea ofera o sansa reala pentru comunicatia eficienta, avānd īn vedere faptul ca, mai multe persoane, participa la īndeplinirea unei sarcini.

Programe care s-au dovedit foarte eficiente pentru lucrul īn grup functioneaza pe principiul postei electronice (Electronic- Mail).

Fiecare utilizator final conectat dispune, īn acest caz, de o cutie postala electronica (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor.

Functiile principale ale acestui sistem sunt:

ˇ         primirea corespondentei;

ˇ         trimiterea de mesaje;

ˇ         confirmarea automata a primirii corespondentei;

ˇ         memorarea de documente si de mesaje;

ˇ         compilarea si editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

ˇ         distribuirea corespondentei electronice.

In aceste coditii, partenerii pot comunica, cānd si unde le convine, pentru realizarea īn comun a unor sarcini intelectuale comune.

1.7.1. Aplicatiile postei electronice īn secretariate

Secventele de activitati īn care secretariatele pot aplica principiile E-mail-ului pot fi:

ˇ         pregatirea sedintelor sau a altor manifestari de grup ;

ˇ         punerea de acord īn informari curente;

ˇ         difuzarea informatiilor generale pentru angajati (Avizier electronic);

ˇ         planificarea si coordonarea unor proiecte comune;

ˇ         coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitatilor de aplicatie a comunicatiei birotice īn cazul exercitarii functiei de tratare a informatiei. Asupra altor posibilitati de comunicatie birotica īn exercitarea altor functii ale secretariatului, vom reveni īn capitolele respective

1.7.2 Internet-ul īn secretariate. Potentiale de aplicare

Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informatii si comunicare globala. Īn scop orientativ, pentru secretariate, s-ar putea recomanda:

ˇ        procurari de informatii (informatii hiper-mediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de stiri);

ˇ        afaceri on-line (rezervari calatorii, cumparaturi electronice, operatiuni bancare electronice);

ˇ        publicare (marketing de produse, relatii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (E-Mail, E- Fax, telefon, conferinte).

1.7.3 Utilitatea comunicatiei birotice moderne

- Prin utilizarea noilor tehnologii informationale si comunicationale se poate creste eficienta economica īn birouri si īn administratie.

-   Tehnologiile informationale si comunicationale aduc o contributie importanta la cresterea capacitatii de prestatie, īn cazul muncii de birou (īn special īn cel al secretariatului).

In general, prin utilizarea telecomunicatiilor, īn activitatea birourilor se urmareste: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp si costuri; intensificarea relatiilor cu clientii. Īmplinirea unor astfel de deziderate, īn viata birourilor este foarte importanta, pentru orice īntreprindere, pentru a asigura pastrarea competitivitatii si succese economice remarcabile.

[1] Vezi capitolul "Birotica" din prezentul volum.

[2] Ionel ENACHE , Birotica, Credis, Bucuresti, 2001, pp. 47-49.




loading...








Document Info


Accesari: 2365
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate

Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2020 )