Managementul comunicarii in proiecte
Managementul comunicarii include procesele prin care se asigura g 828e42i enerarea, colectarea, diseminarea, memorarea si distribuirea finala a informatiilor despre proiect.
Comunicarea in proiect asigura legaturile critice intre diferitele categorii de participanti, legaturi care contribuie esential la succesul proiectului. Oricine este implicat in proiect trebuie sa poata comunica in limbajul proiectului si, sa inteleaga modul in care procesele de comunicare in care sunt implicati ca indivizi afecteaza proiectul in ansamblu.
Principalele procese ale managementului comunicarii sunt:
Planificarea comunicarii, prin care se asigura identificarea informatiilor si a cerintelor de comunicare intre partile implicate in proiect (stakeholders), stabilindu-se: ce informatii sunt necesare, cine are nevoie de aceste informatii, cand sunt necesare informatiile, cum vor fi ele oferite.
Distribuirea informatiilor, prin care se asigura difuzarea la timp a informatiilor catre diferitele parti implicate in proiect.
Raportarea performantelor, prin care se asigura colectarea si diseminarea informatiilor privind performantele, respectiv: raportul privind starea proiectului, stadiul de executie a lucrarilor, previzionarea rezultatelor proiectului.
Incheierea administrativa a proiectului, prin care se asigura g 828e42i enerarea, colectarea si diseminarea informatiilor necesare la incheierea unei faze sau a proiectului.
Aceste procese interactioneaza unele cu altele, precum si cu procesele specifice altor functiuni manageriale. Aceste procese se manifesta cel putin o data in cadrul fiecarei faze a proiectului. Desi procesele de comunicare sunt prezentate ca elemente discrete, cu interfete bine definite, in realitate ele se suprapun si interactioneaza intr-un mod complex.
Abilitatile manageriale generale de comunicare se afla in legatura directa cu managementul comunicarii in proiect, fara a se identifica insa cu acesta. Comunicarea reprezinta o problematica mai ampla, direct de contextul proiectului, precum:
modelele emitent-receptor, feed-back-ul circular, barierele de comunicare etc;
alegerea mediului de comunicare (forma scrisa/orala, nota informala/raport formal etc);
stilul de redactare a mesajelor scrise (forma pasiva/activa, alegerea cuvintelor, formularea frazelor etc);
tehnicile de prezentare;
tehnicile pentru managementul intalnirilor (sedintelor), precum cele de pregatire a agendei, de rezolvare a conflictelor etc.
Un management de succes se concentreaza pe comunicarile efective in mediul proiectului ca o prioritate de varf. Studiile facute in ultimii ani releva ca 84% din managerii proiectelor vad comunicarea ca atributul numarul 1 cerut unui manager de proiect de succes. Si, managerii de proiect comunica peste 90% din timpul lor de lucru. Recunoscand comunicarea ca esentiala pentru managerul proiectului, intrebarea reala este 'cum comunica efectiv managerul?' Primul pas ar fi sa se inteleaga complexitatea comunicarilor in mediul proiectului. Educati echipa in ceea ce priveste complexitatea.
Comunicarea este un proces prin care oamenii isi manifesta linul altuia intentiile lor. Foarte simplu, este un proces prin care persoana B ajunge sa inteleaga ce gandeste, ce simte sau ce nevoi are persoana A. Manifestarea intentiilor impartasite poate fi reprezentat ca un proces in spirala care cere numeroase runde de schimburi de informatii. Este de asemenea un proces care scopul de a bara sau de a opri intelegerea gresita a oamenilor unii de catre altii.
Comunicarea face legatura intre manifestarea intelegerii comune si angajare. Managerul proiectului trebuie sa fie capabil sa comunice efectiv cu o varietate de resurse, furnizand fiecarei resurse informatia de care are nevoie sa inteleaga si sa sustina proiectul.
Managerul proiectului ar trebui sa fie un strateg si un mentor in comunicare. Ca strateg, managerul de proiect ar trebui sa desfasoare un plan al comunicarii la nivelul proiectului care sa dea posibilitati variate indivizilor si grupurilor sa ia informatiile de care au nevoie si in forma in care pot sa ie foloseasca.
Ca mentor, managerul de proiect trebuie sa monitorizeze si sa lucreze cu membrii echipei asa incat sa fie capabil si sa doreasca sa comunice efectiv unul cu altul sau cu indivizi si grupuri din afara echipei.
Succesul echipei proiectului depinde de cat de bine managerul de proiect este capabil sa structureze si sa foloseasca procesul comunicarii astfel incat: .
sa initieze si sa mentina concentrarea echipei asupra scopurilor proiectului
sa initieze si sa mentina increderea in scopurile proiectului
sa initieze si sa mentina.coziunea echipei
sa furnizeze feedback-ul privind performanta
sa inteleaga si sa rezolve problemele
Aceasta poate fi chiar o provocare, ca oricine lucreaza in grupuri diverse ca profesii si cultura, sa se afirme. Chiar cand ceva ce facem zilnic, de rutina, procesul comunicarii poate fi extrem de provocator. Poate de aceea domeniul comunicatiilor si-a gasit o dezvoltare rapida in ultimii 50 de ani. Exista acum un intreg larg (si in crestere) volum de cercetari si teorii cu care managerii pot conduce ghidati.
Planificarea comunicarii presupune determinarea cerintelor de informatii si de comunicare ale diferitelor parti implicate in proiect.
Desi in cadrul fiecarui proiect este necesar sa se comunice diferitelor parti implicate informatii despre proiect, cerintele informationale si metodele de distribuire a informatiilor variaza foarte mult.
Planificarea comunicarii este realizata in cele mai multe cazuri in cadrul fazelor initiale ale proiectului, rezultatele acestui proces fiind ulterior revazute si revizuite periodic. Planificarea comunicarii se realizeaza in stransa legatura cu stabilirea structurii organizatorice a proiectului (vezi Managementul resurselor umane in proiecte).
a) Intrari
Cerintele de comunicare. Reprezinta ansamblul cerintelor informationale ale partilor implicate in proiect. Cerintele sunt definite prin combinarea tipului si formatului informatiei solicitate cu o analiza a valorii acelei informatii. Resursele proiectului urmeaza a fi consumate numai pentru comunicarea informatiilor care contribuie la succesul proiectului sau a caror absenta poate determina esecul proiectului. Determinarea cerintelor de comunicare se realizeaza pe baza urmatoarelor elemente:
organizarea proiectului si relatiile de responsabilitate a partilor implicate;
disciplinele, departamentele si specializarile implicate in proiect;
numarul de persoane implicate in proiect si localizarea acestora;
cerintele externe de informatii.
Tehnologia de comunicare. Tehnologiile si metodele utilizate pentru transferul informatiilor intre elementele proiectului pot varia foarte mult, de la simple conversatii la intalniri extinse, de la simple documente la planuri si baze de date accesibile on-line. Factorii de tehnologie ai comunicarii ce pot influenta proiectul sunt:
urgenta cerintei de informatii (succesul proiectului depinde de existenta
informatiilor actualizate la un moment dat sau de generarea regulata a unor
rapoarte)
disponibilitatea tehnologiei
personalul care va lucra in proiect (sistemul de comunicare propus este compatibil cu experienta si cunostintele participantilor la proiect sau este necesara instruirea prealabila a acestora)
durata proiectului (este posibil ca tehnologia disponibila sa se schimbe inainte de finalizarea proiectului, impunand adoptarea unor noi tehnologii)
Restrictiile de comunicare. Reprezinta factori care limiteaza optiunile echipei de proiect. De exemplu, daca realizarea proiectului reclama procurarea unor resurse substantiale, tratarea informatiilor contractuale trebuie sa prezinte o importanta deosebita. Atunci cand executarea proiectului se realizeaza prin contract exista o serie de prevederi contractuale care afecteaza sistemul de comunicare in proiect.
Premisele (presupunerile) comunicarii. Reprezinta factorii considerati drept reali, adevarati, certi. Presupunerile implica in general un anumit grad de risc, ceea ce face ca identificarea lor sa se realizeze in contextul sistemului de comunicare sau in procesul de identificare a riscului.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Analiza partilor implicate in proiect. Necesitatile informationale ale diferitelor persoane fizice si juridice implicate in proiect sunt analizate pentru a defini in mod sistematic nevoile informationale ale acestora precum si posibilitatile de satisfacere a acestor cerinte. Trebuie sa se aiba in vedere evitarea unor consumuri nejustificate de resurse cu oferirea unor informatii care nu sunt necesare sau cu tehnologii necorespunzatoare.
c) Rezultate
Planul de management al comunicarii. Reprezinta un document (formal sau nu, detaliat sau concis) prin care se precizeaza urmatoarele elemente:
pentru colectarea si memorarea diferitelor tipuri de metodele utilizate informatii;
procedurile de actualizare si de diseminare a .corectiilor la materialele distribuite anterior;
structura de distribuire a informatiilor, prin care se precizeaza spre cine circula informatiile si ce metode vor fi utilizate pentru distribuirea diferitelor tipuri de informatii. Aceasta structura trebuie sa fie compatibila cu structura organizatorica a proiectului.
descrierea informatiilor care vor fi distribuite (formatul, continutul, nivelul de detaliere, conventiile/definitiile care vor fi utilizate);
programarea comunicarilor (precizarea momentelor de timp la care se va produce fiecare tip de comunicare);
metodele de accesare a informatiilor intre momentele de comunicare programate;
metodele de actualizare a planului de management al comunicarii.
Distribuirea informatiilor reprezinta procesele prin care informatiile necesare partilor implicate in proiect sunt puse la dispozitia acestora la momentul potrivit.
Realizarea distribuirii informatiilor presupune implementarea planului d management al comunicarii, precum si satisfacerea unor cerinte de informat neasteptate (neanticipate).
a) Intrari
a. Rezultatele activitatilor din proiect;
b. Planul de management al comunicarii;
c. Planul proiectului
b) Instrumente si tehnici utilizate
Abilitatile de comunicare. Emitatorul trebuie sa asigure claritatea, neambiguitatea si completitudinea informatiilor comunicate, in timp ce receptorul trebuie sa asigure receptionarea integrala a acestor informatii. Comunicarea are mai multe dimensiuni si anume:
scrisa/orala
interna/externa
formala/informala
verticala/orizontala.
Sistemele de regasire a informatiilor. Informatiile pot fi partajate intre membrii echipei printr-o varietate de metode (sisteme manuale, baze de date de tip text software aplicativ pentru managementul proiectelor, software care asigura accesul la documentatiile tehnice, precum desenele (schitele) tehnice.
Sistemele de distribuire a informatiilor. Informatiile despre proiect pot fi distribuite utilizand o varietate de metode, printre care: intalniri in proiect, baze de date, fax, e-mail, sisteme pentru videoconferinte.
c) Rezultate
Documente despre proiect (corespondenta, rapoarte, documente care descriu proiectul).
Raportarea performantelor reprezinta procesele prin care se colecteaza si se disemineaza informatiile privind performantele inregistrate, pentru a oferi partilor implicate informatii cu privire la modul in care sunt utilizate resursele pentru atingerea obiectivelor proiectului.
Aceste procese presupun:
raportarea stadiului de realizare a proiectului;
raportarea evolutiei activitatilor din proiect;
previzionarea stadiului si a evolutiei proiectului.
In cadrul acestor rapoarte sunt incluse informatii privind sfera de cuprindere a proiectului, planificarea activitatilor, costuri si calitate. in multe cazuri, raportarea performantelor presupune oferirea unor informatii referitoare la risc si achizitiile din proiect. Raportarile se pot realiza in forma completa (integrala) sau pe baza de exceptii.
a) Intrari
1. Planul proiectului. Include o serie de elemente de referinta (baseline-uri), utilizate la evaluarea performantelor proiectului.
Rezultatele activitatilor din proiect (ce rezultate livrabile au fost obtinute - complet sau partial, ce costuri au fost inregistrate). Rezultatele activitatilor sunt raportate in contextul oferit de planul de management al comunicarii.
Alte date despre proiect. Impreuna cu planul proiectului si cu documentele prin care sunt consemnate rezultatele obtinute in proiect, aceste date permit evaluarea performantelor proiectului.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Revederea performantelor, in cadrul unor intalniri organizate pentru evaluarea stadiului sau evolutiei proiectului.
Analiza variatiei rezultatelor, prin compararea rezultatelor efective cu cele planificate sau asteptate in proiect. Cel mai adesea sunt analizate variatiile costurilor si ale planurilor calendaristice, dar sunt si proiecte in care se acorda o atentie deosebita variatiilor in domeniul calitatii, riscului, sferei de cuprindere.
Analiza de trend. Presupune examinarea in timp a rezultatelor proiectului, pentru a se determina daca performantele se amelioreaza sau se deterioreaza.
Analiza earned value. Se bazeaza pe calcularea a trei indicatori de baza, respectiv:
costul bugetat (normat, planificat) al activitatilor planificate (BCWS). Reprezinta partea de cost aprobata a se cheltui pentru realizarea unei activitati pe o perioada de timp data.
costul efectiv (actual) al activitatilor executate (ACWP). Reprezinta costul total (cheltuieli directe si indirecte) pentru realizarea unei activitati pe o perioada data.
costul bugetat al activitatilor executate (BCWP), denumita si earned value. Reprezinta numai un procent din bugetul total, egal cu procentul activitatilor efectiv realizate. De regula, implementarile acestei metode utilizeaza numai cateva procente (de exemplu, 30%, 70%, 90%, 100%) sau chiar numai doua procente si anume 0% si 100%.
Aceste masuri sunt utilizate in combinatie, pentru a se stabili daca activitatile planificate sunt realizate sau nu conform planificarii. Cele mai utilizate masuri sunt:
variatia costului, CV: CV=BCWP-ACWP
variatia planificarii calendaristice, SV: SV=BCWP-BCS
indicele de performanta al costurilor, CPI: CPI=BCWP/ACWP
Indicele CPI cumulat (suma tuturor BCWP raportata la suma tuturor ACWP) este utilizat pentru estimarea costului proiectului la terminarea sa. In unele proiecte indicele de performanta al planului calendaristic, SPI SPI=BCWP/ACWP este utiliza pentru estimarea datei de terminare a proiectului.
5. Instrumente si tehnici de distribuire a informatiilor.
a) Rezultate
Rapoartele de performanta. Permit organizarea si centralizarea informatiilor colectate, redand rezultatele oricarei analize. Rapoartele trebuie sa ofere acele categorii de informatii necesare partilor implicate, la nivelul de detaliere reclamat. Cele mai utilizate tipuri de rapoarte sunt:
diagramele cu bare, denumite si bar chart-uri sau diagrame Gantt;
curbele S;
histogramele;
tabelele de date.
Solicitarile de schimbare.
Orice proiect sau faza dintr-un proiect trebuie sa se incheie la un moment dat.
Incheierea administrativa a proiectului/fazei consta in verificarea si documentarea rezultatelor proiectului in vederea formalizarii procesului de acceptare a produsului proiectului de catre sponsor sau de catre client.
Activitatile de incheiere administrativa nu trebuie amanate pana la terminarea proiectului, pentru a nu risca pierderea unor informatii utile si importante.
a) Intrari
Documentele de masurare a performantei;
Documentatia produsului realizat prin proiect (planuri, specificatii, documentatia tehnica, schite, fisiere etc.);
Alte date despre proiect.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Instrumente si tehnici de raportare a performantelor.
Arhive ale proiectului. Pentru partile implicate in proiect se pregatesc seturi distincte de inregistrari cu date despre proiect.
Acceptarea formala a produsului obtinut prin proiect.
Experienta acumulata in proiect.
|
