Managementul costurilor include urmatoarele procese:
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; Planificarea resurselor
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; Estimarea costurilor
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; Bugetarea costurilor
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; Controlul costurilor
Managementul costurilor vizeaza, in principal, costurile resurselor necesare efectuarii activitatilor proiectului, dar si efectul deciziilor asupra costurilor utilizarii produsului proiectului. Aceasta viziune extinsa se numeste life-cycle costing. In functie de domeniul de aplicare, managementul costurilor poate include sau nu analizele preliminare de performanta financiara.
Procesul trebuie sa ia in considerare nevoile de informare a diferitelor parti implicate, care pot comensura costurile in moduri diferite si la momente diferite. Atunci cand costurile sunt o componenta a unui sistem de recompensare si recunoastere costurile controlabile si necontrolabile trebuie estimate si bugetate separat pentru a asigura reflectarea in recompense a performantei efective.
Planificarea resurselor reprezinta procesul de determinare a resurselor fizice (oameni, echipamente, materiale) si a cantitatilor din fiecare resursa ce trebuie utilizate in cadrul proiectului, fiind in stransa legatura cu procesul de estimare a costurilor.
a) Intrari
1. &n 848g64i bsp; Structura WBS, care identifica activitatile ce necesita resurse.
2. &n 848g64i bsp; Informatia istorica privind tipurile de resurse care au fost necesare pentru lucrari similare in proiectele anterioare.
3. &n 848g64i bsp; Specificatia sferei de utilizare care contine justificarea si sfera de cuprindere a proiectului
4. &n 848g64i bsp; Descrierea disponibilului de resurse
5. &n 848g64i bsp; Politicile organizationale privind personalul si inchirierea / achizitia de materiale si echipamente.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Opiniile expertilor
2. Identificarea alternativelor
c) Rezultate
Necesarul de resurse, care cuprinde o descriere a tipurilor de resurse necesare si cantitatilor pentru fiecare element din structura WBS.
Estimarea costurilor reprezinta procesul de aproximare (estimare) a costului resurselor necesare indeplinirii activitatilor proiectului.
La proiectele executate sub contract se va face diferenta intre estimarea costurile si preturile la care produsul este oferit clientului. Estimarea costurilor implica asemenea si identificarea si considerarea diverselor alternative de cost (de exemplu, cresterea costurilor in faza de proiectare poate diminua costurile in faza de productie)
a) Intrari
1. Structura WBS
2. Necesarul de resurse
3. Costurile unitare ale resurselor, care pot fi cunoscute sau estimate
Estimarea duratelor activitatilor, care influenteaza estimarea costurilor atunci cand exista un cost al finantarii (dobanzi platite).
5. Informatiile istorice
6. &n 848g64i bsp; Planul de conturi (Chart of accounts), care descrie structura de codificare, raportare in registrele financiare pentru organizatia ce deruleaza proiectul. Costurile estimate sunt asociate conturilor corespunzatoare.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Estimarea analoaga, care se bazeaza pe folosirea costurilor efective (actuale) ale unor proiecte anterioare similare ca baza de estimare.
Modelarea parametrica, care implica utilizarea unui model matematic de previziune a costurilor pe baza parametrilor proiectului.
Estimarea de jos in sus (bottom-up), care implica estimarea costurilor elementelor individuale ale lucrarilor si obtinerea estimarii globale pentru proiect prin totalizare.
Instrumente computerizate, precum software-ul aplicativ pentru managementul proiectelor, calculul tabelar. Acestea simplifica utilizarea tehnicilor prezentate mai sus si faciliteaza evaluarea rapida a mai multor variante.
c) Rezultate
Estimarile costurilor prezentate detaliat sau totalizate, pentru toate resursele implicate in proiect, exprimate in unitati monetare sau alte unitati (ore-om). Estimarile pot fi rafinate in cursul proiectului pe baza detaliilor disponibile.
Detaliile suplimentare care includ:
- &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; descrierea sferei lucrarilor (scope of work) estimate, adesea cu referire la structura WBS,
- &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; documentatia pentru fundamentarea estimarii (modul de elaborare),
- &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; premisele considerate
indicatiile privind intervalul in care se situeaza rezultatul estimarii.
Planul de management al costurilor, care descrie modul in care vor fi gestionate abaterile de cost.
Bugetarea costurilor reprezinta procesul de repartizare a estimarii globale a costurilor pe elemente individuale de lucrari, pentru stabilirea unui nivel de referinta pentru masurarea performantei proiectului.
a) Intrari
Estimarile costurilor
Structura WBS
Planul calendaristic al proiectului pentru asocierea costurilor cu perioadele de timp in care acestea apar.
b) Instrumente si tehnici utilizate
Instrumente si tehnici de estimare a costurilor
c) Rezultate
Nivelul de referinta al costurilor (cost baseline), care constituie un buget dezvoltat in functie de timp, utilizat pentru masurarea performantelor de cost ale proiectului. Pot exista mai multe nivele de referinta pentru diferite aspecte ale performantei de cost.
Controlul costurilor reprezinta procesul de influentare a factorilor generatori ai modificarilor nivelului de referinta, de depistare a aparitiei unei modificari a nivelului de referinta precum si de gestionare a schimbarilor la aparitia lor.
Controlul costurilor include:
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; monitorizarea performantelor de cost pentru evidentierea abaterilor de la plan
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; asigurarea inregistrarii modificarilor in nivelul de referinta al costului
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; impiedicarea modificarilor incorecte, nepotrivite sau neautorizate ale nivelului de referinta
ü &n 848g64i bsp; &n 848g64i bsp; informarea entitatilor implicate privind modificarile autorizate
Acest proces trebuie puternic integrat cu alte procese de control (al planului calendaristic, calitatii s.a.).
a) Intrari
1. &n 848g64i bsp; Nivelul de referinta al costurilor
2. &n 848g64i bsp; Rapoartele de performanta, care ofera informatii despre performantele de cost (bugetele care au fost indeplinite si cele care au fost depasite).
3. &n 848g64i bsp; Cerintele de modificare (marirea sau micsorarea bugetului)
4. &n 848g64i bsp; Planul de management al costurilor
b) Instrumente si tehnici utilizate
1. &n 848g64i bsp; Sistemul de control al modificarilor de cost, care defineste procedurile prin care poate fi modificat nivelul de referinta al costurilor. Acesta trebuie integrat sistemului global de control al modificarilor.
2. &n 848g64i bsp; Masurarea performantelor prin tehnici adecvate (Earned value analysis), care stabileste abaterile aparute.
3. &n 848g64i bsp; Planificarea aditionala
4. &n 848g64i bsp; Instrumente computerizate
c) Rezultate
1. Estimari de cost revazute sunt modificari ale informatiei de cost folosite in gestiunea proiectului. Acestea trebuiesc aduse la cunostinta celor implicati si pot cauza ajustari ale altor aspecte ale planului global al proiectului.
2. &n 848g64i bsp; Actualizari ale bugetului sunt o categorie speciala de estimari de cost revazute si prevad modificari ale unui nivel de referinta aprobat. Aceste cifre sunt revazute in cazul modificarilor sferei de cuprindere. In anumite cazuri, modificarile majore atrag refacerea nivelului de referinta (rebaselining).
Actiuni corective
4. &n 848g64i bsp; Estimarea la finalizare (EAC - estimate at completion) este o previziune a costului total al proiectului pe baza stadiului de executie a lucrarilor. Cele mai frecvente tehnici sunt variatii ale urmatoarelor:
ü &n 848g64i bsp; EAC = Costuri actuale (efective) la momentul respectiv plus bugetul ramas, modificat cu un factor de performanta (adesea se foloseste indicele de performanta a costului). Acest mod de calcul este utilizat cand se considera abaterile viitoare dependente de abaterile curente.
ü &n 848g64i bsp; EAC = Costuri actuale (efective) la momentul respectiv plus o noua estimare pentru lucrarile ramase. Se utilizeaza cand rezultate anterioare arata o estimare initiala gresita sau nerelevanta datorita modificarii conditiilor.
ü &n 848g64i bsp; EAC = Costuri actuale (efective) la momentul respectiv plus bugetul ramas. Se utilizeaza cand abaterile curente sunt considerate atipice si echipa nu se asteapta la abateri asemanatoare in viitor.
5. Invataminte. Motivele abaterilor si rationamentul aplicarii masurilor corective sunt documentate si adaugate bazei de date istorice a proiectului si organizatiei.
|