Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload






























Facilitati pentru documentele mari

Informatica


Facilitati pentru documentele mari

Crearea sectiunilor documentului

Crearea de sectiuni in cadrul documentului faciliteaza aplicarea de diferite formatari, antete, numerotari de pagina, crearea de numere de capitole.



Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va incepe sectiunea; Insert, Break

Se selecteaza una din optiunile din zona Section Break

Next Page

Sectiunea va incepe pe pagina urmatoare

Continuous

Sectiunea va incepe pe aceeasi pagina

Even Page

Sectiunea va incepe pe urmatoarea pagina impara

Odd Page

Sectiunea va incepe pe urmatoarea pagina para

OK

Gasirea unei sectiuni

Pentru mutarea cursorului intr-o alta sectiune, sau pentru stergerea unui salt la o sectiune noua, este necesara navigarea rapida in cadrul documentului.

Pasi:

Edit, Find, More

Se apasa butonul Special, si se selecteaza optiunea Section Break

Se apasa butonul Find Next pentru gasirea 24124s1810y urmatoarei sectiuni

Se inchide fereastra de cautare.

Eliminarea sectiunilor

Pasi:

Edit, Replace, More

Se apasa butonul Special si se selecteaza optiunea Section Break; nu se scrie nimic in caseta Replace With

Se apasa butonul Find Next pentru gasirea 24124s1810y urmatoarei sectiuni; cand a fost gasita sectiunea ce trebuie stearsa, se apasa butonul Replace

Se inchide fereastra de cautare.

Numerotarea paginilor

Pasi:

In modul de vizualizare Normal sau Page Layout; se selecteaza Insert, Page Numbers

In lista Position se selecteaza Bottom of Page (Footer), or Top of Page (Header) pentru afisarea numerelor in marginea de jos, respectiv sus a paginii; In lista Alignment se selecteaza modul de afisare a numerelor Left (stanga), Center (centrat), Right (drapta), Inside (spre interior pentru doua pagini alaturate), Outside (spre exterior pentru doua pagini alaturate)

Se bifeaza optiunea Show Number on First Page daca se doreste aparitia numarului de pagina si pe prima pagina a documentului

OK; Close.

Formatarea in cadrul numerotarii paginilor:

Pasi:

In modul de vizualizare Normal sau Page Layout, se pozitioneaza cursorul in sectiunea dorita; se selecteaza Insert, Page Numbers

Format

In lista Number Format se selecteaza stilul dorit; se bifeaza optiunea Include Chapter Number, daca se doreste includerea numarului capitolului in numerotare

In lista Chapter Starts with Style se selecteaza stilul pentru numerele de capitole; se selecteaza separatorul din lista Use Separator

OK; Close.

Numerotarea paginilor pe diferite sectiuni ale documentului

Pasi:

Se imparte documentul in sectiuni; se pozitioneaza cursorul in sectiunea ce va fi numerotata

View, Header and Footer; se comuta in Footer (cu butonul Switch Between Header and Footer); clic butonul Same as Previous

Insert, Page Numbers, Format

In sectiunea Page Numbering se bifeaza optiunea Start At si se selecteaza sau se scrie numarul de pagina de la care se va incepe numerotarea pentru aceasta sectiune; OK; OK.

Stergerea numerotarii paginilor

Pasi:

View, Header and Footer; se comuta in Footer (cu butonul Switch Between Header and Footer)

Se selecteaza numarul paginii si se apasa tasta Delete; Close.

Comentarii

In document se pot adauga comentarii ce vor apare intr-o caseta pe fond galben.

Pasi:

Se selecteaza obiectul caruia i se ataseaza comentariul sau se plaseaza cursorul in locul dorit

Insert, Comment

Se scrie comentariul in fereastra ce apare in partea de jos a documentului; Close

Pentru stergerea comentariului, clic-dreapta pe comentariu si se selecteaza Delete

Vizualizarea comentariilor

Pasi:

View, Comments

Se defileaza in lista de comentarii din fereastra aparuta

Se poate selecta un comentariu de la o persoana specificata (se alege din lista reviewer)

Pentru editarea unui cometariu se pozitioneaza cursorul in fereastra cu comentarii pe randul cu textul respectiv

Close

Se pot vizualiza comentarii si cu ajutorul butoanelor Next Comment si Previous Comment.

Imprimarea comentariilor

Pasi:

File, Print

Options, se bifeaza optiunea Comments; OK

Pentru imprimarea doar a comentariilor, in ferestra Print se alege Comments in lista Print What.

Note de subsol (Footnotes)

Notele de subsol (Footnotes) inserate in document apar marcate cu un numar subscript cu referinta la subsolul paginii, unde se afla textul notei respective

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata nota

Insert, Footnote, Footnote

In sectiunea Numbering se lasa bifata optiunea AutoNumber pentru stilul implicit de numerotare, sau se selecteaza un alt format de numerotare prin apasarea butonului Options (in fefreastra aparuta se aleg toate optiunile; OK)

OK; se scrie nota in fereastra Footnote aparuta, apoi clic in document pentru continuarea editarii si lasarea ferestrei Footnote deschisa, sau se inchide fereastra prin alegerea optiunii Close. Ferestra Footnote apare in modul Normal View; in modul Page Layout nota se scrie direct la subsolul paginii.

Note de sfarsit (Endnotes)



Notele de sfarsit (Endnotes) inserate in document apar marcate cu un numar superscript, cu referinta la ultima pagina a documentului, unde se afla textul notei respective.

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata nota

Insert, Footnote, Endnote

In sectiunea Numbering se lasa bifata optiunea AutoNumber pentru stilul implicit de numerotare, sau se selecteaza un alt format de numerotare prin apasarea butonului Options (in fefreastra aparuta se aleg toate optiunile; OK)

OK; se scrie nota in fereastra Endnote aparuta, apoi clic in document pentru continuarea editarii si lasarea ferestrei Endnote deschisa, sau se inchide fereastra prin alegerea optiunii Close. Ferestra Endnote apare in modul Normal View; in modul Page Layout nota se scrie direct la sfarsitul documentului.

Crearea de referinte (Cross-References

Folosirea facilitatii cross-references in documente permite accesul rapid la informatii din alte sectiuni ale documentului, sau din alte documente; aceste referinte sunt campuri inserate in document, pe care Word- ul le poate actualiza automat de cate ori este imprimat documentul, prin selectarea campului si apasarea tastei F9. Aceste legaturi contin doua tipuri de informatii: textul tastat si informatia ce realizeaza legatura, introdusa de Word.

Tipurile de obiecte la care se poate face referire intr-un document sunt: heading-uri, bookmark-uri, note de subsol, ecuatii, figuri, tabele.

Pasi:

Se scrie textul introductiv pentru referinta respectiva, apoi se alege Insert, Cross-Reference

In lista Cross-Reference se selecteaza tipul dorit, apoi in lista Insert Reference To se alege una din optiunile afisate

Daca se doreste ca referinta sa fie text hyperlink, se bifeaza optiunea Insert as Hyperlink

In functie de optiunea aleasa la pasul 3, apare o lista din care se va selecta o optiune, apoi se apasa butonul Insert

Se repeta pasii 2, 3, 4 pentru orice referinta aditionala, apoi se apasa butonul Close.

Crearea unui index

Pasi:

Se selecteaza cuvantul/cuvintele ce trebuie indexate; Insert, Index and Tables

Index, Mark Entry

Cuvintele selectate sunt afisate in caseta Main Entry; se pot face schimbari ale textului

Se selecteaza una din optiunile: Cross-Reference, Current Page, Page Range Bookmark; se apasa butonul Mark

Se repeta pasul 4 de cate ori e nevoie, apoi se inchide fereastra cu butonul Close.

Compilarea indecsilor

Dupa marcarea tuturor intrarilor index-ului, acestea trebuie compilate intr-o lista, afisata de obicei la sfarsitul documentului.

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata lista (nu trebuie sa fie activata optiunea de vizualizare a caracterelor ascunse)

Insert, Index and Tables, Index; in sectiunea Type se selecteaza tipul indexului: Indented ori Run-In

In lista Formats se selecteaza unul din cele 7 formate

Se selecteaza Headings for Accented Letters, daca se doreste sa fie grupate separat cuvintele care incep cu litera mare

Se selecteaza numarul de coloane dorit pentru index; OK

Crearea unui cuprins al documentului (Table of Contents)

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserat cuprinsul; Insert, Index and Tables, Table of Contents

Se apasa butonul Options; pentru fiecare stil din lista Available Styles si care va fi folosit in cuprins, se bifeaza caseta din stanga si se scrie numarul nivelului din cuprins (in caseta TOC Level); daca se doreste includerea si a informatiilor din campuri, se bifeaza optiunea Table Entry fields; OK

In lista Formats se selecteaza formatul dorit

Se deselecteaza numerotarea paginilor prin apasarea butonului Show Page Numbers; se poate selecta alinierea la dreapta a numarului paginii in cuprins, prin bifarea optiunii Right Align Page Numbers

Pentru vizualizarea a mai mult de 3 nivele in cuprins, se alege numarul din caseta Show Levels; OK.

Crearea unui cuprins al documentului cu ajutorul schitei

Se poate crea un cuprins al documentului, folosindu-se nivelele create in schita documentului.

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul

Insert, Index and Tables, Table of Contents

In lista Formats se selecteaza formatul dorit

Se deselecteaza numerotarea paginilor prin apasarea butonului Show Page Numbers; se poate selecta alinierea la dreapta a numarului paginii in cuprins, prin bifarea optiunii Right Align Page Numbers

Pentru vizualizarea a mai mult de 3 nivele in cuprins, se alege numarul din caseta Show Levels; OK.

Crearea listelor de referinte (Table of Authorities)

Aceste liste de referinte sunt similare cu indecsii, dar au un format special. Pentru realizarea unei astfel de liste, trebuie mai intai marcate citatele din document.

Pasi:

Se selecteaza textul; Insert, Index and Tables, Table of Authorities

Se apasa butonul Mark Citation

Se selecteaza categoria, din lista Category; in caseta Short Citation se scrie un text prescurtat pentru citatul respectiv

Se apasa butonul Mark, sau butonul Mark All pentru marcarea acesteia si cautarea in continuare de alte intrari care sa respecte criteriul dat

Ferestra de dialog Mark Citation ramane deschisa pana la marcarea tuturor intrarilor;Close

Compilarea listelor de referinte

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata lista

Insert, Index and Tables, Table of Authorities

In lista Formats se selecteaza una din optiuni

Se selecteaza categoria; OK.

Crearea listelor de figuri (Table of Figures)

Daca in document au fost inserate ecuatii, tabele sau figuri, se poate crea o lista de figuri.

Pasi:

Se pozitioneaza cursorul in locul unde va fi inserata lista

Insert, Index and Tables, Table of Figures

In lista Caption Label se selecteaza tipul listei

Se deselecteaza numerotarea paginilor, prin apasarea butonului Show Page Numbers; se poate selecta alinierea la dreapta a numarului paginii in cuprins, prin bifarea optiunii Right Align Page Numbers

Se activeaza optiunea de afisare a etichetelor si a numerelor figurilor din lista prin bifarea casetei Include Label and Number; OK.

Bookmark-uri

Crearea

Un bookmark este un nume atribuit unui bloc de text, unui tabel sau grafic, unei celule sau domeniu de celule sau unei simple pozitii in document. Cu ajutorul unui bookmark creat, se poate pozitiona rapid cursorul in document, in locul respectiv; Word-ul foloseste Bookmark-urile pentru crearea cuprinsurilor.

Pasi:



Clic in document in locul dorit, sau se selectioneaza blocul de text

Insert, Bookmark

Se scrie numele in caseta Bookmark Name; poate fi selectat un nume existent, si Word-ul il va muta din locatia lui in locul selectat

Add, se inchide fereastra.

Stergerea

Pasi:

Insert, Bookmark

Se selecteaza numele

Delete

Close

Pozitionarea in document cu ajutorul unui bookmark

Pasi:

Insert, Bookmark

Se selecteaza numele

Go To; caseta de dialog se inchide si cursorul se pozitioneaza pe bookmark

Se mai poate folosi tasta F5, si apoi se alege Go To; in fereastra aparuta se alege categoria bookmark si apoi se selecteaza numele.

Crearea unei schite a documentului (Outline)

O schita a documentului permite o mai buna organizare a documentului si poate permite vizualizarea doar a heading-urilor.

Pasi:

Intr-un document nou sau unul creat, View, Outline

Se selecteaza sau se editeaza textul ce va fi heading si i se atribuie un heading cu ajutorul unuia din butoanele de pe bara Outlining. La sfarsitul randului editat, se apasa tasta Enter si se incepe un nou paragraf la acelasi nivel

Se apasa tasta Tab pentru trecerea unui heading la unul "superior" (exemplu: de la heading2 la heading1), sau Shift+Tab pentru trecerea la unul "inferior" (exemplu: de la heading2 la heading3).

Butoanele de pe bara Outlining

Functia lor

Promote

trecerea unui heading la unul "superior"

Demote

trecerea unui heading la unul "inferior"

Demote to Body text

transforma heading-ul in text normal

Move up

muta un rand mai sus

Move down

muta un rand mai jos

Vizualizarea sau ascunderea diferitelor nivele in Outline

Pasi:

Cu documentul in modul Outline, clic butonul Show All Headings pentru vizualizarea intregului document; clic din nou, pentru vizualizarea tuturor heading-urilor, dar fara text

Clic unul din butoanele cu numere de pe bara, pentru vizualizara schitei cu heading-urile de la nivelul specificat

Se muta cursorul in heading-ul in care se doreste si vizualizarea textului si se apasa butonul Expand; pentru ascunderea textului, se apasa butonul Collapse

Se poate realiza ascunderea/vizualizarea textului ce urmeaza unui heading, prin dublu-clic pe semnul +/- din stanga heading-ului respectiv.

Prin clic pe semnul + sau - din stanga heading-ului se poate selecta tot nivelul (cu nivelele subordonate si textul respectiv) si se poate muta, copia, sterge, etc.

Formatarea in cadrul schitei

Cand se creaza o schita, se aplica stiluri in document: stilul Heading 1 este aplicat nivelului 1, stilul Heading 2 este aplicat nivelului 2,....., stilul Heading 9 este aplicat nivelului 9. Daca se doreste schimbarea formatului diferitelor heading-uri din document, trebuie redefinite stilurile respective asociate heading-urilor.

Pasi:

Se plaseaza cursorul in paragraful al carui stil de heading trebuie schimbat; Format, Style

Se selecteaza stilul din lista Styles; Modify

Format; se aleg din optiunile Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering cele case se vor modifica; dupa operarea modificarilor, se apasa butonul OK pentru intoarcerea la fereastra Modify Style

Se repeta pasii 3-4 de cate ori e nevoie, apoi se bifeaza optiunea Add to Template; se apasa butonul Apply.

Numerotarea cu ajutorul schitei

Folosindu-se facilitatea Outline, numerotarea diferitelor nivele in document devine foarte rapida.

Pasi:

Din orice loc, in orice mod de vizualizare, se selecteaza Format, Bullets and Numbering; se apasa butonul Outline Numbered

Se selecteaza una din metodele de numerotare afisate; in sectiunea List Numbering se selecteaza Restart Numbering sau Continue Previous List

Se poate personaliza stilul de numerotare prin apasarea butonului Customize

OK.

Documente principale (Master Documents)

Crearea unui document principal

Pasi:

Se deschide un nou document; View, Master Document

Se creaza o schita pentru documentul principal; se folosesc butoanele Promote si Demote pentru stabilirea heading-urilor si se stabileste ce heading va marca inceputul unui subdocument nou

Se selecteaza heading-urile din care se vor crea subsocumentele

Clic butonul Create Subdocument de pe bara Create Subdocument

Se salveaza ocumentul principal

Pentru redenumirea sau mutarea unui subdocument trebuie deschis documentul principal; dublu clic pe subdocumentul respectiv, Save As.

Pentru inserarea unui subdocument in documentul principal deja creat, se pozitioneaza cursorul in locul dorit in documentul principal, se apasa butonul Insert Subdocument, se localizeaza documentul ce va fi inserat si se apasa butonul Open.

Crearea unui document principal dintr-un document existent

Un document deja creat poate fi convertit intr-un document principal, urmandu-se pasii:

Se deschide documentul, View, Master Document

Se folosesc butoanele de pe bara Outlining pentru atribuirea de heading-uri documentului

Se selecteaza heading-urilor din care se vor crea subdocumentele

Clic butonul Create Subdocument de pe bara Master Document

Fiecare subdocument creat va fi inclus intr-o caseta; se salveaza documentul principal



Editarea in documentul principal

Pasi:

View, Master document; dublu clic pe subdocumentul ce trebuie editat

Se alege modul de vizualizare Normal View si se lucreaza in subdocument ca si cand ar fi un document independent.

Document Map

Harta documentului faciliteaza mutarea rapida in cadrul documentelor lungi sau in modul de vizualizare Online.

Pasi:

Se apasa butonul Document Map de pe bara Standard

Se pozitioneaza mouse-ul in panoul din stanga in sectiunea dorita din document

Se apasa + sau - de langa fiecare heading din stanga pentru a se extinde sau a se restrange lista heading-urilor

Se poate redimensiona fereastra din stanga cu ajutorul mouse-ului.

Mutarea in fereastra Document Map se mai poate realiza cu tasta F6; se pozitioneaza cu ajutorul sagetilor in locul dorit, apoi se apasa tasta Enter pentru pozitionarea in cadrul documentului.

Vizualizarea documentului Full Screen

In modul de vizualizare Full Screen este vizibil doar documentul; dispar bara de titlu, barele de defilare, meniurile, bara de stare.

Pasi:

View, Full Screen

Clic butonul Close Full Screen pentru intoarcerea la modul de vizualizare Normal

Adaugarea unor bare in modul de vizualizare Full Screen: Alt+V, T.

Pentru ascunderea unor elemente ale ferestrei: Tools, Options, View.

Zoom

Se poate mari procentajul la care sunt vizualizate elementele documetului, cu ajutorul butonului Zoom de pe bara Standard, sau a comenzii Zoom din meniul View. Un procentaj >100% permite vizualizarea unui text marit, iar unul <100% pentru reducerea marimii textului si vizualizarea mai multor date pe ecran.

Antet (Header); Picior de pagina (Footer)

Antetul si piciorul de pagina contin informatii ce vor fi afisate in marginea de sus, respectiv jos a fiecarei pagini a documentului.

Pasi:

View, Header and Footer

Se scrie si se formateaza informatia

Pot fi introduse numere de pagini, data curenta, prin apasarea butoanelor respective de pe bara Header and Footer

Butonul Switch Between Header and Footer permite comutarea intre cele doua sectiuni: Header si Footer

Butonul Close permite intoarcerea la document.

Pot fi introduse diverse antete si subsoluri in sectiuni diferite ale aceluiasi document; pentru realizarea acestui lucru se urmeaza pasii:

Dupa aplicarea salturilor de sectiune, se muta cursorul in sectiunea in care se vor face schimbarile de antet si picior de pagina; se selecteaza View, Header and Footer

In ferestra Header va fi afisat un numar de sectiune; Clic butonul Same as Previous

Se scrie si se formateaza noul antet si noul picior de pagina.

Pentru adaugarea de informatii stocate in campurile cu expresii-cod predefinite, se urmeaza pasii:

View, Header and Footer; Clic butonul Show Previous sau Show Next pentru localizarea sectiunii unde se va insera campul cu coduri

Insert, Field; din lista Categories se selecteaza o categorie reprezentand tipul de informatie dorit

In lista Field Names se selecteaza campul ce se va insera; clic butonul Options pentru afisarea ferestrei cu optiuni de formatare; clic butonul Field Specific Switches pentru afisarea ferestrei cu alte optiuni ce pot fi adaugate (se selecteaza din lista; Add to Field; OK)

Se repeta pasii 2 si 3 de cate ori este nevoie, apoi se inchide fereastra cu butonul Close.

In unele cazuri este nevoie ca pe prima pagina sa apara antet diferit de cele de pe celelate pagini (sau sa nu apara deloc antet sau picior de pagina pe prima pagina a documentului); pentru realizarea acestui lucru se urmeaza pasii:

View, Header and Footer; clic butonul Show Previous sau Show Next, pentru localizarea sectiunii unde se va modifica antetul primei pagini

Clic butonul Page Setup de pe bara Header and Footer, Layout

In sectiunea Headers and Footers se selecteaza Different First Page; OK; fereastra Headers and Footers va afisa un titlu cu informatia "first page header" si numarul sectiunii; se modifica sau se sterge antetul

Se inchide fereastra cu butonul Close.

In unele cazuri este nevoie ca pe paginile impare sa apara antet diferit de cele de pe paginile pare; pentru realizarea acestui lucru se urmeaza pasii:

View, Header and Footer; clic butonul Show Previous sau Show Next, pentru localizarea sectiunii unde se va incepe afisarea antetelor diferite, functie de paritatea numarului paginii

Clic butonul Page Setup de pe bara Header and Footer, Layout

In sectiunea Headers and Footers se selecteaza Different Odd and Even; OK; fereastra Headers and Footers va afisa un titlu cu informatia "Even Page Header (footer)" si numarul sectiunii; se modifica sau se sterge antetul

Se inchide fereastra cu butonul Close.

Pentru mutarea mai jos sau mai sus fata de marginea paginii a unui Header sau Footer (implicit, sunt pozitionate la 1 inch fata de margine), se urmeaza pasii:.

View, Header and Footer; clic butonul Show Previous sau Show Next, pentru localizarea sectiunii unde se va face repozitionarea

Clic butonul Page Setup de pe bara Header and Footer, Margins

In sectiunea From Edge se selecteaza Header or Footer si se scrie distanta in caseta de text; OK

Se inchide fereastra cu butonul Close.

Crearea automata a unui rezumat al documentului (AutoSummarize)

Pasi:

Cu documentul deschis, Tools, AutoSummarize

In sectiunea Type of Summary se alege tipul dorit. Word-ul poate crea automat patru tipuri de rezumat pentru un document:

Rezumat cu punctele importante din document colorate in galben

Rezumat plasat la inceputul documentului

Rezumat plasat intr-un nou document

Vizualizarea doar a rezumatului, nu si a documentului original.

In caseta Percent of Original se poata mentiona marimea rezumatului, prin procentaj din marimea documentului original

OK. Se poate vizualiza doar sumarul, prin apasarea butonului Highlight/Show Only Summary





Document Info


Accesari: 2414
Apreciat: hand-up

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site


in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare




Copyright Contact (SCRIGROUP Int. 2024 )