Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload




























Procesarea documentelor si a prezentarilor

Informatica




Procesarea documentelor si a prezentarilor

Cuprins

Capitolul 1 - Notepad




Capitolul 2 - WordPad

Capitolul 3 - Microsoft Word

o        3.1. Scurta prezentare

o        3.2. Bazele editarii

o        3.3. Tehnici de formatare

o        3.4. Notiuni avansate

Capitolul 4 - Microsoft PowerPoint

Capitolul 1 - Notepad

  1.1. Prezentarea programului Notepad

Motivatia existentei programului Notepad este faptul ca anumite tipuri de fisier trebuie sa nu contina nimic altceva în afara de text. Este vorba de fisierele cu cod-sursa pentru limbajele de programare, documentele HTML si fisierele .ini, care contin informasiile de configurare folosite de anumite aplicatii (si de unele componente ale sistemului de operare).
Notepad este ideal pentru lucrul cu fisiere de acest tip, deoarece, spre deosebire de WordPad sau de alt program pentru procesarea de text, nu genereaza decât un sir de caractere tip text.

Programul Notepad

Versiunea programului Notepad inclusa în Windows 2000 sau XP ofera câteva îmbunatatiri fata de precedesorii sai. Cea mai importanta este capacitatea marita. Daca ati folosit versiunile anterioare, probabil ati observat ca programul nu permitea editarea fisierelor mari de text. Daca încercati sa deschideti un fisier care depasea capacitatea vechiului Notepad, aparea o caseta de dialog care va oferea posibilitatea sa-l deschideti în WordPad în loc de Notepad sau sa nu-l mai deschideti deloc. Versiunea Notepad din Windows 2000 XP are în pricipiu o capacitate nelimitata.

O alta caracteristica nou introdusa în Notepad este recunoasterea de scurtaturi de genul Ctrl+O (Open - Deschidere), Ctrl+S (Save - Salvare), Ctrl+N (New - Nou), Ctrl+P (Print - Tiparire), Ctrl+F (Find - Gasire) si Ctrl+H (Replace - Înlocuire). Meniurile noii versiuni au fost si ele rearanjate ca sa corespunda mai bine standardelor Windows. De exemplu, comanda Font se gaseste acum în meniul Format, la fel ca în majoritatea procesoarelor de text.

1.2 Setul de caracteristici ale programului Notepad.

1.2.1. Folosirea programului Notepad ca jurnal de timp

Ca toate versiunile programului Notepad de la începuturile sistemului de operare Windows, versiunea actuala are o facilitate ascunsa (adica, una care nu apare în nici un meniu) care permite folosirea programului ca jurnal de timp. Pentru a folosi acesta facilitate, tastati .LOG într-un rând separat la începutul unui nou fisier. Salvati fisierul s 19419i811t i închideti-l.

De fiecare data când veti deschide acest fisier, Windows va anexa data si ora curenta la sfârsitul fisierului. Deci, pentru a înregistra o activitate productiva:

Deschideti fisierul. Ora si data curenta apar în partea de jos a fisierului. Puteti sa adaugati un scurt text în dreapta lor, sub forma unei însemnari, cum ar fi Începerea lucrarii.

Salvati fisierul s 19419i811t i închideti-l, sau lasati-l deschis sau minimizat.

Dupa ce terminati activitatea a carei durata vreti sa o înregistrati, redeschideti fisierul. Daca ati lasat deschis fisierul, alegeti Open din meniul File pentru a-l redeschide totusi (raspundeti cu Yes când vi se cere sa-l salvati) pentru ca noua ora si data sa fie anexate în fisier.

Introduceti o însemnare în dreapta noii date, daca doriti, de pilda Pauza de masa, salvati-l si închideti-l.

O alta posibilitate este sa adaugati manual data si ora curenta într-un fisier, deschizând meniul Edit si alegând Time/Date. (F5 este scurtatura pentru acesta comanda). Data si ora vor aparea în locul unde se gaseste cursorul în momentul respectiv.

1.2.2. Stabilirea optiunilor pentru configurarea paginii si tiparire

Caseta de dialog Page Setup din Notepad ofera optiuni pentru selectarea hârtiei, precum orientarea paginii, pentru margini si pentru antet subsol. Parametrii selectati aici vor fi aplicati numai pentru sesiunea curenta.
De exemplu, daca treceti de la orientarea portret (Portrait) la orientarea peisaj (Landscape), parametrul Landscape va fi aplicat pentru toate fisierele cu care veti lucra în sesiunea curenta. când veti deschide însa din nou Notepad cu orice fisier, va fi reintrodus parametrul pentru optiunea Orientation pe care l-ati selectat în caseta de dialog cu preferinte pentru tiparire ale imprimantei.

În configuratia implicita, Notepad va tipari denumirea fisierului ca antet (Header) al paginii (text plasat la începutul fiecarei pagini). Ca nota de subsol (Footer) a paginii (text tiparit la sfârsitul fiecarei pagini) va fi tiparit cuvântul Page urmat de numarul paginii. Puteti sa introduceti în antet si în nota de subsol orice text literal pe care îl doriti (textul literal va fi tiparit ca atare pe fiecare pagina). Notepad recunoaste si urmatoarele coduri, care fie formateaza textul, fie actioneaza ca variabile care vor fi înlocuite de text în momentul tiparirii:
 

Daca tastati...

Notepad va tipari...

&f

Denumirea fisierului curent

&d

Data curenta

&t

Ora curenta

&p

Numarul paginii

&&

Caracterul Ampersand în forma literala

&l

Antetul sau nota de subsol aliniata la stânga

&c

Antetul sau nota de subsol centrata

&r

Antetul sau nota de subsol aliniata la dreapta

1.2.3. Cautarea, înlocuirea si navigarea

Meniul Edit contine comenzile Find si Replace. Dupa ce cautati ceva, puteti sa reluati cautarea aceluiasi element, folosind comanda Find Next din meniul Edit, sau, mai simplu apasând tasta F3.
Noua comanda Goto din meniul Edit permite acum saltul direct la rândul cu un anumit numar. Aceasta comanda va poate fi utila daca fisierul contine informatii dispuse pe rânduri, ca în cazul înregistrarilor dintr-un fisier baza de date sau în cazul rândurilor numerotate dintr-un limbaj de programare de genul Basic. Este mai putin utila pentru fisierele care contin text în paragrafe.
Pentru a ajunge la sfârsitul unui fisier, apasati Ctrl+End. Pentru a ajunge la început, folositi Ctrl+Home. Pentru a selecta tot continutul unui fisier, apasati Ctrl+A sau alegeti Select All din meniul Edit.

1.2.4. Alegerea optiunilor pentru afisare

Meniul Format contine doua comenzi care privesc afisarea, dar nu si continutul unui fisier: Word Wrap si Font.
Comanda Word Wrap, un comutator care în mod prestabilit este activat, determina despartirea textului la marginea din dreapta a ferestrei, la fel cum se întâmpla într-un program de procesare a textului. Daca folositi Notepad ca editor pentru cod sursa de programe, puteti sa dezactivati aceasta functie pentru a împiedica despartirea rândurilor.
Comanda Font determina afisarea unei casete de dialog comune pentru fonturi. Trebuie mentionat ca fontul ales afecteaza întregul document. Nu puteti sa îl aplicati unor sectiuni individuale, iar fontul nu este înregistrat în fisier, deoarece aceasta ar impieta asupra rolului de generare a fisierelor cu text neformatat, adica a fisierelor fara coduri de formatare. Notepad va memora însa fontul pe care îl selectati si-l va folosi în continuare ca font prestabilit pentru afisare pâna când îl schimbati din nou.

Sfat: Document. Un document este un fisier pe care l-ati creat în orice program Windows. Documentele pot fi (de exemplu) fisiere tip foaie de calcul tabelar, text simplu, prelucrare de texte, grafice sau baze de date.
 

Capitolul 2 - WordPad

.1. Ce este programul WordPad

WordPAd este alt program pentru redactarea de text din Windows. Cu WordPad putem sa cream documente de genul scrisorilor, notitelor, rapoartelor, listelor etc.
Desi WordPad este un program pentru redactarea de text, este o aplicatie simpla de redactare. De exemplu, în WordPad nu putem verifica ortografia sau sintaxa si nu exista decât un numar limitat de bare cu instrumente si pictograme care ne pot ajuta sa marim viteza de lucru. Însa, cu WordPad putem sa cream, sa editam si sa formatam multe tipuri de documente simple. În principiu, este perfect pentru a fi folosit în cazul în care nu avem alt program de redactare cum ar fi Word.

Pentru a deschide WordPad:

Pe suprafata de lucru, executati clic pe butonul Start, selectati Programs, apoi Accessories.

Executati clic pe optiunea WordPad din partea de jos a meniului Accessories. Programul va aparea în fereastra cu un nou document, fara titlu, ca în figura de mai jos. O bara verticala pulsanta, numita punct de inserare, va aparea în coltul din stânga sus al zonei documentului.
Ca majoritatea programelor de redactare de text, WordPad are functie automata de dispunere a textului la sfârsit de rând. Nu trebuie sa apasati tasta Enter la sfarsitul fiecariu rând. Apasati tasta Enter numai pentru a marca sfârsitul unui paragraf sau pentru a insera un rând liber în pagina.

Ecranul WordPad contine urmatoarele elemente:

Denumirea aplicatiei (WordPad) si denumirea documentului (denumirea generica de Document, pâna când alocati dumneavoastra o denumire când salvati documentul) pe bara de titlu.

Bara de meniuri contine meniurile programului.

Doua bare cu instrumente care contin comenzi rapide pentru salvarea si formatarea documentelor.

O rigla care va permite sa setati tab uri si marginile foii.

Punctul pentru inserarea de text, care marcheaza locul în care va fi afisat textul introdus de dumneavoastra.

O bara de stare care ofera indicatii si informatii utile despre program.

2.2.  Mutarea punctului de inserare a textului

Pentru a muta punctul de inserare a textului cu mouse-ul, executati clic în locul din text unde vreti sa îl mutati. Pentru a muta punctul de inserare a textului folosind tastatura, folositi optiunile din tabelul de mai jos.

Apasati

Pentru a va deplasa

Un rând în jos

Un rând în sus

Un caracter la dreapta

Un caracter la stânga

Page Up

În ecranul anterior

Page Down

În ecranul urmator

Ctrl + →

Urmatorul cuvânt

Ctrl + ←

Cuvântul anterior

Ctrl + Page Up



În partea de sus a ecranului

Ctrl + Page Down

În partea de jos a ecranului

Home

La începutul rândului

End

La sfârsitul rândului

Ctrl + Home

La începutul documentului

Ctrl + End

La sfârsitul documentului

2.3. Inserarea si stergerea textului

Pentru a insera text într un text deja existent, plasati punctul de inserare a textului în pozitia dorita (folosind mouse ul sau tastatura) si începeti sa scrieti. Caracterele existente vor fi deplasate spre dreapta pe masura ce scrieti, pentru a face loc noului text. Când caracterele se deplaseaza spre dreapta în timp ce scrieti, va aflati în modul Insert (inserare), care este modul prestabilit din WordPad. Daca apasati tasta Insert, urmatorul text pe care îl veti introduce va înlocui textul existent.

Pentru a sterge un singur caracter din stânga punctului de inserare, apasati tasta Backspace. Pentru a sterge caracterul din dreapta punctului de inserare, apasati tasta Delete. Pentru a sterge un fragment mai mare de text, selectati textul respectiv si apasati tasta Delete.
 

2.4. Selectarea, decuparea, copierea si lipirea textului

Pentru a putea lucra pe un text, trebuie mai întâi sa îl selectati. Pentru a selecta un text cu mouse ul, executati clic la începutul textului si trageti indicatorul în forma de bara pe deasupra textului, care va fi evidentiat. Pentru a selecta textul folosind tastatura, plasati punctul de inserare la începutul textului, apasati si tineti apasata tasta Shift si folositi metodele indicate în tabelul anterior pentru a va deplasa la sfârsitul textului pe care vreti sa îl selectati. Când eliberati tasta Shift, textul pe care l ati marcat va aparea evidentiat.

WordPad foloseste si el memoria temporara Clipboard pentru a salva textul decupat sau copiat pâna când efectuati o alta operatie de decupare sau copiere. Pentru a decupa si a copia text, selectati mai întâi textul, apoi folositi meniul Edit sau butoanele Cut si Copy de pe bara cu instrumente. Pentru a lipi, mutati punctul de inserare în locul unde vreti sa lipiti textul, apoi selectati Edit, Paste sau executati clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente.

2.5. Formatarea unui document

Puteti sa modificati aspectul unui document pe ecran si în forma tiparita modificându-i atributele de formatare. Formatarea reprezinta aspectul textului, inclusiv stilul si marimea fontului, alinierea textului, precum si formatul paginii.

Puteti sa formatati textul înainte sau dupa ce îl scrieti.
Pentru a formata textul înainte de a
-l scrie, alegeti atributele de formatare, apoi introduceti textul. Atributele de formatare vor fi folosite în continuare, pâna când le modificati din nou.
Pentru a formata un text dupa ce îl scrieti, selectati textul pe care vreti sa îl modificati, apoi aplicati atributele de formatare dorite.

2.6. Formatarea textului

Putem sa modificam urmatoarele atribute de formatare a textului pentru a-i îmbunatati aspectul sau pentru a-l evidentia fata de restul textului.

Font

Puteti folosi fonturile Arial, Tahoma, Times New Roman etc.

Font Style

Folositi atributele Bold, Italic, Underline, Superscript sau Subscript pentru a modifica stilul textului.

Font Size

Folositi un font de 10, 12 sau 72 dpi sau orice valoare intermediara (sau chiar mai mare) pentru a modifica marimea textului pentru titluri s.a.m.d.

Pentru a modifica fontul, stilul fontului sau marimea fontului, efectuati pasii urmatori:

Selectati textul care trebuie formatat.

Selectati Format, Font de pe bara de meniuri a programului WordPad.

Selectati fontul, stilul fontului si marimea lui folosind optiunile dorite. În sectiunea Sample Area puteti vedea un exemplu al textului în functie de optiunile pe care le-ati selectat.

Executati clic pe OK pentru a aplica modificarile.

2.7. Alinierea textului

În mod normal, textul este aliniat în stânga. Însa, putem sa aliniem textul si la dreapta sau sa îl centram între margini.

Aliniere - Textul aliniat la stânga este dispus ordonat la marginea din stânga a paginii si franjurat la marginea din dreapta. Textul aliniat la stânga este forma prestabilita în majoritatea programelor de redactare de text. Textul aliniat la dreapta este invers fata de cel aliniat la stânga. Textul centrat în pagina este franjurat atât în dreapta, cât si în stânga paginii, dar fiecare rând este centrat între cele doua margini laterale. Textul centrat în pagina genereaza dispunerea ordonata atât în dreapta, cât si în stânga fata de marginile paginii, aceasta solutie fiind folosita în multe programe.

Pentru a alinia textul:

Selectati textul.

Folositi butoanele de pe bara cu instrumente de formatare pentru a alege genul de aliniere.

2.8. Modificarea marginilor paginii

 Putem sa modificam marginile paginii folosind caseta de dialog Page Setup. Tot în aceasta caseta de dialog putem sa modificam si marimea si orientarea paginii.

Parametrii paginii - Pentru a putea modifica marimea paginii, sursa sau orientarea paginii, cititi documentatia imprimantei pentru a vedea daca poate tipari si în configuratii speciale. De exemplu, multe imprimante pot tipari pe coli de hârtie mici sau pe plicuri A4, iar majoritatea imprimantelor impun folosirea unor anumite margini (de regula, cel putin 0,25").

Pentru a modifica marginile paginii:

Selectati File, Page Setup. Pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup.

Executati clic pe OK pentru a aplica marginile în document.

Sfat:

Modificarea marimii paginii Executati clic pe sageata de derulare a casetei Size din sectiunea Paper pentru a selecta alta marime de pagina, de exemplu, un plic #10 sau o pagina de 8
inci pe 14 inci. Puteti sa selectati si tava de alimentare cu coli de hârtie sau cu plicuri, daca aveti asa ceva, folosind lista derulanta Source.

2.9. Salvarea documentului si închiderea programului WordPad

Pentru a evita pierderea modificarilor facute în fisierul documentului din WordPad, trebuie sa salvam fisierul frecvent. Prima data când salvam un document, îi alocam o denumire si o adresa pe disk. Din acel moment, salvam documentul fara sa-i mai alocam o denumire. Daca încercam sa inchidem WordPad sau sa închidem fisierul fara sa îl salvam, ori fara sa salvam cele mai recente modificari, WordPad ne va cere sa salvam mai întâi documentul.

Pentru a salva un document din WordPad:

Selectati File, Save As. Pe ecran va aparea caseta de dialog Save As.

În lista derulanta Save In, selectati o unitate de disc în care sa salvati fisierul.

În caseta cu lista, executati dublu clic pe dosarul (directorul) în care vreti sa salvati fisierul.

În caseta de text File Name, introduceti o denumire pentru fisier. Puteti sa folositi facilitatea oferita de Windows de a scrie denumiri lungi pentru fisiere, folosind litere, numere si blancuri care depasesc limitarile anterioare din DOS, de opt litere.

Selectati Save. Windows va salva fisierul, va închide caseta de dialog si va reveni la documentul de pe ecran. Denumirea de pa bara de titlu se va modifica din Untitled în denumirea introdusa.

Pentru a închide WordPad, executati clic pe butonul Close ( X ) sau selectati File, Exit.

Save As sau Save Selectati Save As pentru a aloca fisierului o denumire si o adresa când salvati documentul pentru prima data sau de fiecare data când vreti sa salvati un fisier sub o noua denumire la alta adresa. Folositi Save As când trebuie sa salvati o versiune diferita a unui document. Selectati Save pentru a salva modificarile facute într-un document caruia i-ati alocat deja o denumire.

Capitolul 3 MS Word

Cuprins

3.1. Scurta prezentare

3.2. Bazele editarii

3.3. Tehnici de formatare

Notiuni avansate

Scurta prezentare

În mod normal, cea mai simpla cale de pornire a programului Word XP în Windows este prin clic pe Start, Programs, Microsoft Word. Programul se deschide cu un document nou, care nu contine nimic si este gata pentru editare.

Meniurile programului Word, n detaliu, arata astfel:


 

3.1.1.  Barele cu instrumente

În Word putine sunt operatiile care nu se pot realiza cu un singur clic pe un buton. De fapt, uneori partea cea mai complicata este sa gasiti butonul respectiv. Daca nu stiti cu certitudine ce semnificatie au pictogramele de pe unele butoane Word, pozitionati mouse-ul deasupra pictogramei respective si se va afisa eticheta SreenTip, care contine numele butonului.

Sfat. Uneori veti prefera ca în loc de buton sa folositi o comanda rapida de la tastatura. Pentru a afla care este combinatia de taste asociata fiecarui buton, solicitati programului ca, pe lânga eticheta cu numele butoanelor, sa afiseze si comenzile rapide corespunzatoare: selectati View, Toolbars, Customize, apoi alegeti sectiunea Options si bifati caseta de validare Show Shortcut Keys în ScreenTips.

Word contine mai mult de 10 bare cu instrumente, în care sunt grupate butoane pentru realizarea unor operatii înrudite. De exemplu, bara Drawing contine instrumente pentru desenarea, colorarea si manipularea liniilor, formelor si textelor.
Majoritatea barelor cu instrumente pot fi afisate atunci când aveti nevoie de ele prin selectarea optiunii View, Toolbars care conduce la afisarea unei liste în cascada în care puteti bifa barele pe care doriti sa le afisati si sa le folositi.

Iata câteva bare cu instrumente grupate în tabelul urmator:
 

Nume

Contine instrumente pentru...

Standard

Gestionarea si editarea documentelor

Formating

Formatarea la nivel de caracter (font) si de paragraf

AutoText

Inserarea si gestionarea textelor "prefabricate"

Control Toolbox

Inserarea si gestionarea controalelor ActiveX

Database

Controlul tabelelor din baza de date Word si a interogarilor externe

Drawing

Gestionarea elementelor grafice si a imaginilor, a casetelor de text si a textelor grafice (WordArt)

Forms

Formulare electronice

Picture

Inserarea si manipularea imaginilor

Reviewing

Evidenta modificarilor efectuate în procesul de revizuire a documentului

Tables and Borders

Operatii cu tabele: creare, formatare, manipulare si sortare

Visual Basic

Rularea si lucrul cu macrocomenzi Visual Basic

Web

Accesul la resurse Web; crearea de documente în vederea publicarii pe Web

WordArt

Crearea unor imagini grafice bazate pe text

 Alte bare cu instrumente, cum ar fi Header and Footer, apar în mod automat atunci când sunt în curs de desfasurare operatiile carora le sunt destinate, neputând fi afisate în alt context.

Barele cu instrumente Standard si Formating

Butoanele care declanseaza cele mai utilizate operatii Word sunt concentrate pe 2 bare cu instrumente care sunt afisate permanent, în afara de cazul în care le ascundeti în mod deliberat: barele Standard si Formating.
Bara Standard contine instrumentele de baza pentru gestionarea fisierelor si pentru editare, alaturi de butoane pentru realizarea rapida a unor operatii frecvente, cum ar fi inserarea tabelelor, scrierea pe coloane sau inserarea de elemente grafice.



Bara Formating contine butoane pentru formatarea textului, alinierea paragrafelor, crearea listelor marcate sau numerotate, identare, construirea chenarelor si schimbarea fondului sau a culorii scrisului.

Rigla

În Word, rigla este afisata îm mod prestabilit, oferindu-se astfel o metoda simpla si la îndemâna pentru controlul marginilor, identarii si tabulatoarelor.

3.1.2. Obtinerea celei mai bune perspective asupra documentului

Orice lucru poate fi privit din mai multe puncte de vedere, iar documentele Word nu fac exceptie de la aceasta regula. În orice moment, programul va da posibilitatea sa alegeti perspectiva cea mai potrivita pentru scopul urmarit - viteza de editare, previzualizarea, organizarea documentului etc. Astfel, pentru editarea documentului si pentru navigarea în cadrul acestuia aveti la dispozitie 4 moduri de afisare: Normal, Web Layout, Print Layout si Outline (în Word XP). Cea mai rapida metoda de alegere a modului de afisare este sa executati clic pe butonul corespuntator modului respectiv; aceste butoane se gasesc la capatul din stânga al barei orizontale de derulare, la baza ecranului.

Modul de afisare Normal

Modul de afisare Normal este în Word modul prestabilit si reprezinta un compromis între acuratetea de reprezentare si viteza. În acest mod de afisare, documentul apare aproximativ în aceeasi forma în care se va obtine prin tiparire, cu unele exceptii care nu sunt lipsite de importanta. De exemplu, în acest mod de afisare nu veti putea vedea imaginile importante, iar daca veti încerca sa utilizati instrumentele de desenare din Word se va face automat comutarea în modul Print Layout (Page Layout). De asemenea, chiar daca textul documentului vostru este dispus pe mai multe coloane, în acest mod textul respectiv va fi afisat pe o singura coloana.

Modul de afisare Print Layout (Page Layout)

În modul de afisare Print Layout documentul apare exact asa cum va rezulta în urma tiparirii, cu anteturile, notele de subsol, imaginile, coloanele si celelalte elemente la locurile lor. Acest mod de afisare este însa mai lent, deoarece programul Word, sistemul Windows si calculatorul trebuie sa munceasca mai mult pentru a afisa toate aceste elemente.

Modul de afisare Web Layout (Online Layout)

Acest mod de afisare este un element nou, introdus pentru prima oara în Word 97 (Page Layout), al carui scop este ca, în loc sa reproduca fidel modul în care textul va aparea la imprimanta, sa îl faca mai usor de citit pe ecran. De exemplu, în acest mod textul este aranjat pe linii astfel încât sa nu depaseasca marginile ecranului, iar daca ati folosit caractere mai mici de 12 puncte tipografice acestea sunt marite astfel încât sa apara pe ecran la fel ca niste caractere de 12 puncte. De esemenea, modul acesta de afisare activeaza harta documentului (Document Map).

Document Map. Daca documentul vostru contine elemente care pot fi folosite de Word ca niste marcaje sau "pietre de hotar", va veti putea vedea simultan atât textul din componenta documentului, cât si harta acestuia. Daca executati clic pe un element al hartii, va veti deplasa în pozitia respectiva în text - exect asa cun se întâmpla când executati clic pe o hiperlegatura într-o pagina Web.

Modul de afisare Outline

Modul Outline afiseaza structura documentului, astfel încât sa puteti vizualiza (si modifica) rapid modul în care acesta este organizat. Ca sa observati diferenta între acest mod si celelalte, este necesar sa folositi în cadrul documentului stilurile predefinite pentru titluri sau niveluri de structurare, facând astfel distinctie între diferite niveluri ale textului. Folosirea acestor caracteristici va ofera un control foarte bun asupra documentului, pe care nu îl puteti obtine într-o alta maniera.
 

3.1.3. Marirea zonei de interes

În mod prestabilit, Word afiseaza textul în marime naturala în modul Normal: 100%. Uneori, veti dori sa schimbati aceasta scara, de exemplu, spre a vedea mai bine un detaliu al unui desen veti folosi o scara de 200%, iar pentru a vedea toata pagina în modul Page Layout veti alege o scara de 50 sau chiar mai putin. În Word, aceste schimbari de scara se realizeaza prin intermediul casetei cu lista derulanta Zoom, aflata în bara cu instrumente Standard.

Daca executati clic pe sageata din dreapta casetei Zoom, veti putea alege unul dintre factorii de scara predefiniti: 10 , 25%, 50%, 75%, 100%, 150%, 200%, 500%, sau optiunea Page Width, care asigura un factor de scara astfel încât pe orizontala textul sa nu depaseasca marginile ecranului.
Uneori, se pot ivi situatii în care sa doriti utilizarea unui factor de scara care nu este inclus în lista. De exemplu, multi utilizatori considera ca documentele lor sunt mai usor de editat daca textul este marit cu 110
% sau 120%. Pentru a specifica un factor de scara foarte exact, executati clic în interiorul casetei Zoom si introduceti acolo valoarea dorita. Va fi acceptata orice valoare întreaga între 10 si 500

Bara de stare

În multe cazuri veti dori sa stiti exact unde va aflati - atât în cadrul documentului, cât si în cadrul paginii curente; aceste informatii sunt utile mai ales în modul de afisare Normal, în care pozitia în pagina nu este întotdeauna evidenta. Aceste informatii - alaturi de altele - pot fi obtinute prin intermediul barei de stare (Status Bar), care se gaseste la baza ecranului Word, chiar deasupra barei de task-uri a sistemului Windows.

O imagine care reprezinta bara de stare copiata din Web este urmatoarea:

Pozitia curenta

Informatia de pozitie afisata în bara de stare va spune în ce pagina si în ce sectiune va aflati în cadrul documentului si va precizeaza numarul total de pagini din cadrul acestuia. Daca documentul are mai multe sectiuni si daca ati instruit programul sa numeroteze separat fiecare sectiune în parte, pornind mereu de la 1, atunci în bara de stare se va afisa atât numarul de pagina valabil în cadrul sectiunii respective, cât si numarul de pagina corespunzator în cadrul documentului în ansamblu.
În plus, informatia de pozitie va spune si care este pozitia exacta în pagina. Pozitia pe verticala este exprimata în inci si ca numar de linii, iar pozitia pe orizontala este data în coloane. fiecarui caracter din cadrul liniei respective de text corespunzându-i o coloana.

Modul curent

În majoritatea timpului veti lucra probabil în modul Word standard de editare, dar unele operatii necesita lucrul în alte moduri. De exemplu, atunci când îi solicitati programului sa tina evidenta modificarilor pe care le faceti în cadrul documentului va veti afla modul Track Changes. Toate modurile active sunt afisate în bare de stare; modurile inactive sunt afisate estompat.
La capatul din stânga al barei de stare se afla pictograma animata Spelling and Grammar Status. Atunci când aceasta pictograma reprezinta un creion
care scrie într-un caiet, programul Word se ocupa cu preluarea si afisarea pe ecran a caracterelor tastate de dumneavoastra. Daca luati o scurta pauza, pictograma se va schimba, prezentând un caiet marcat cu un X rusu; asta înseamna ca în momentul respectiv programul verifica ortografic si gramatical textul pe care l-ati introdus.

3.1.5. Utilizarea meniurilor imediate (contextuale)

Programul Word va pune la dispozitie o serie de meniuri imediate, care grupeaza optiunile de care este cel mai probabil ca veti avea nevoie pentru editarea documentului. Continutul acestor meniuri depinde în mod direct de operatia în cursul careia va aflati. De exemplu, daca ati selectat un text, meniul imediat va include optiuni de taiere, copiere si lipire, sau optiuni de formatare a textului. Pe de alta parte, daca lucrati într-un tabel atunci meniul va contine optiuni pentru inserarea de linii, stergerea unor celule sau formatare a chenarului pentru tabelul respectiv.

Bazele editarii

Prezentare generala

 Pentru a introduce text într-un document nou sau existent, trebuie doar sa-l tastati în fereastra de editare. Daca textul nu apare pe ecran, asigurati-va ca Word este aplicatia activa, executând clic oriunde în fereastra acestui program.
În pozitia din document în care va aparea textul introdus este afisata intermitent o linie verticala care poarta numele de punct de inserare. Pe masura ce introduceti textul, cuvintele vor fi plasate în stânga punctului de inserare, acesta deplasându-se catre dreapta. Pentru a muta punctul de inserare în alta pozitie, executati clic în orice alt punct al ferestrei de editare.

3.2.2.  Selectarea textului

În Word, textul poate fi manipulat în foarte multe moduri, dar înainte de orice va trebui sa îl selectati. Pentru aceasta, aveti la îndemâna mai multe metode.

Selectarea textului cu mouse-ul. Cea mai simpla metoda de selectare a textului face apel la mouse: executati clic în punctul din care doriti sa începeti selectarea textului, apoi trageti mouse-ul pâna la sfârsitul acestuia si eliberati butonul.
Operatia de tragere a mouse-ului se poate face în orice directie; daca va deplasati pe orizontala, veti selecta textul de pe aceeasi linie. Daca trageti mouse-ul în sus sau în jos, veti putea selecta mai multe linii de text.
Acest mod de selectare este foarte simplu si se recomanda în special atunci când textul care trebuie selectat nu are niste granite naturale - de exemplu, atunci când selectati un text care face parte din paragrafe diferite sau mai multe cuvinte consecutive. Daca aveti însa de selectat un element de text cum ar fi un cuvânt, o linie, o fraza, un paragraf sau întregul document, exista si alternative mai rapide.

Selectarea rapida a textului cu mouse-ul. Pentru a selecta un cuvânt, executati dublu clic pe el; pentru a selecta paragraful curent, executati triplu clic pe el. Daca doriti sa selectati linia curenta, executati clic la marginea din stânga a ecranului, în afara marginilor (când veti ajunge în pozitia corecta, indicatorul mouse-ului va avea vârful îndreptat catre text). Apoi, veti putea extinde selectia asupra mai multor linii de text prin tragerea mouse-ului în sus sau în jos.

Selectarea textului cu ajutorul tastaturii. De multe ori, cea mai simpla metoda de a selecta cu precizie un bloc de text este folosirea unor combinatii de taste. Daca doriti sa stiti aceste combinatii de taste, discutati cu instructorul pentru a va furniza un tabel.

3.2.3. Taierea, copierea si lipirea

Elementul cheie al procesarii de text - si principala îmbunatatire fata de vechile masini de scris - îl constituie usurinta cu care puteti realiza aceste operatii: taiere (cut), copiere (copy) si lipire (paste). În Word puteti muta textul oricum doriti, pâna când veti fi pe deplin multumit atât de continut, cât si de modul în care acesta este organizat. Pentru a taia, copia sau lipi un text (sau un alt element al documentului, de exemplu, o imagine), trebuie ca mai întâi sa îl selectati. Dupa selectare, puteti utiliza una din comenzile cu mouse-ul, din meniu sau de la tastatura, care sunt prezentate în tabelul urmator:

Operatia

Optiunea din meniu

Combinatia de taste

Buton din bara Standard

Taiere

Edit, Cut

Ctrl+X

Copiere

Edit, Copy

Crtl+C

Lipire

Edit, Paste

Crtl+V

3.2.4. Când trebuie folosita procedura de tragere si plasare

În realitate, atunci când dorim sa mutam ceva nu procedam prin taiere si lipire, ci luam pur si simplu obiectul si îl asezam în noua pozitie. Acelasi lucru se poate face în Word prin intermediul procedurii de tragere si plasare (drag-and-drop). Selectati textul pe care doriti sa îl mutati, apoi executati clic stânga în zona evidentiata si trageti textul respectiv în punctul în care doriti sa apara.

Sfat: În Word, atunci când executati un clic dreapta si trageti textul într-o noua pozitie se va afisa un meniu imediat care va solicita sa precizati daca doriti sa mutati, sa copiati sau sa creati o hiperlegatura pentru textul respectiv. Pentru copierea textului, aceasta metoda este mai rapida si chiar mai intuitiva decât utilizarea butonului Copy din bara cu instrumente Standard.

Operatiile de taiere, copiere si lipire se pot realiza atât în cadrul aceluiasi document Word, cât si între documente diferite deschise în cadrul programului - prin intermediul meniului Window. De asemenea, puteti taia, copia sau lipi si în alte programe Windows, de exemplu, ati putea copia o foaie de date dintr-un raport Excel într-un raport de activitate creat în Word.

3.2.5. Utilizarea facilitatilor Word de anulare a operatiilor si revenire asupra anularii

Utilizând toate aceste facilitati - taiere, lipire, tragere si plasare - puteti face si destul de multe greseli. De aceea, este utilila comanda Undo. Aceasta comanda anuleaza efectul unei actiuni si readuce documentul la starea anterioara efectuarii actiunii respective. Facilitatea de Undo din Word stocheaza nu una, ci 100 de actiuni, asa ca aveti destul timp sa va dati seama ca ati facut o greseala. Undo poate fi invocat în mai multe moduri. Dintre acestea, combinatia de taste Ctrl+Z si selectarea optiunii Edit, Undo anuleaza efectul ultimei actiuni; la fel functioneaza si butonul din bara Standard. Daca doriti totusi sa anulati efectul mai multor actiuni, va trebui sa folositi butonul din bara Standard:

Executati clic pe sageata de derulare de lânga butonul Undo din bara de instrumente. Se va afisa o lista cu cele mai recente actiuni efectuate.

Selectati începând din vârful listei în jos actiunile pe care doriti sa le anulati. (Nu se pot alege actiuni pe sarite; trebuie sa anulam actiunile secvential, în ordinea inversa a executiei.)

Atentie: Una dintre cele mai importante actiuni pe care Undo nu le poate anula este salvarea fisierului. Atunci când salvati un document pestea vechea versiune, vechiul document este pierdut pentru totdeauna.

3.2.6. Salvarea documentelor

Dupa ce s-au trecut în revista câteva operatii elementare pentru editarea documentelor, sa vedem cum trebuie sa procedam pentru a le salva. Îm majoritatea cazurilor, vom dori sa salvam un document deja existent în locatia initiala, iar Word ne pune la dispozitie 3 metode rapide de realizare a acestui tip de salvare. În acest scop, puteti executa clic pe butonul Save din bara Standard, sa folositi combinatia de taste Ctrl+S sau sa selectati din meniu optiunea File, Save.
Sunt însa si situatii în care veti dori sa faceti unele modificari în modul de salvare a fisierului. În particular, uneori veti dori sa salvati un fisier într-o alta locatie, pe calculator sau în retea. Alteori veti salva fisierul într-un alt format, pentru a putea fi folosit de catre alti utilizatori, care ruleaza alte programe decât Word. Pentru a afisa aceasta caseta de dialog, selectati din meniu optiunea File, Save As.


Caseta de dialog Save As

De asemenea, caseta de dialog Save As este afisata si atunci când efectuati prima salvare a fisierului, deoarece trebuie sa specificati cu acest prilej locatia si tipul fisierului. În mod prestabilit, programul Word se asteapta sa salvati fisierele în dosarul My Documents si insereaza în caseta de text File Name primul cuvânt sau prima propozitie din document, presupunând ca acesta este titlul documentului. Daca aceste presupuneri sunt corecte, tot ce aveti de facut este sa executati clic pe butonul Save, daca nu, numim noi documentul.

3.2.7. Regasirea documentelor

Pentru a regasi si deschide orice document salvat anterior, aveti la îndemâna mai multe metode: executati clic pe butonul Open din bara Standard de instrumente, combinatia de taste Ctrl+O sau selectarea din meniu a comenzii File, Open. Utilizarea oricareia dintre aceste metode va avea ca efect deschiderea casetei de dialog Open.


Caseta de dialog Open

Dupa ce ati deschis aceasta caseta de dialog, puteti sa parcurgeti lista de discuri si dosare; selectati fisierul pe care doriti sa-l deschideti, apoi clic pe butonul Open.
În mod implicit, Word va afisa în caseta de dialog Open numai fisierele cu extensia .DOC, care se presupune ca sunt fisiere Word. Daca nu gasiti un fisier acolo unde va asteptati sa fie, e posibil ca el sa aiba alta extensie. Pentru a afla daca asa stau lucrurile, executati clic în caseta cu lista derulanta Files of type: si selectati optiunea All Files(*.*). Programul va afisa acum nu doar fisierele cu extensia .DOC, ci toate fisierele din dosarul respectiv.
Daca stiti de la început care este extensia fisierului pe care doriti sa-l deschideti, puteti alege sa afisati doar fisierele de tipul respectiv. Daca fisierul are o extensie necunoscuta de Word, cum este .WPS pentru fisierele Microsoft Works, puteti selecta extensia respectiva din caseta cu lista derulanta File of type. În caz contrar, introduceti extensia respectiva în caseta File name, utilizând caracterul generic *. De exemplu, pentru a afisa toate fisierele cu extensia RPT, tastati *.RPT.

3.2.8. Cautarea documentelor

Pâna acum am presupus de fiecare data ca stim numele, cât si pozitia fisierului pe care dorim sa-l deschidem. În practica, lucrurile nu stau totdeauna asa. De câte ori nu v-ati pus întrebari de genul: "Unde am pus fisierul acela ?" sau "Ce nume i-am dat ?".
Special pentru aceste situatii, Word va pune la dispozitie un instrument foarte puternic de cautare a fisierelor, care este complet integrat în caseta de dialog Open.

Efectuarea unei cautari simple.

Asa cum am vazut deja, va puteti folosi de caseta File of type din cadrul de dialog Open pentru a instrui programul sa caute toate fisierele de un anumit tip care se afla în dosarul curent.
De exemplu, daca doriti sa cautati toate fisierele dintr-un dosar care contin un anumit text, trebuie sa introduceti textul respectiv în caseta de text Search text: si sa execuatti clic pe butonul Search. Pentru a cauta o expresie (un anumit grup de cuvinte), încadrati expresia respectiva între ghilimele.


Fereastra de mai sus prezinta si alte facilitati. Descoperiti-le singuri !

Tehnici de formatare

3.3.1. Utilizarea sabloanelor Word

Un sablon (template) este un model de document care include informatii, elemente de formatare si alte elemente utilizate în tipuri particulare de documente. Daca nu specificati altceva, toate documentele noi, create cu Word, folosesc sablonul Blank Document. Programul Word va ofera alte câteva sabloane pe care le puteti folosi asa cum sunt, sau le puteti modifica.  De asemenea, puteti sa creati propriile voastre sabloane.

În timpul procesului de instalare a aplicatiei MS Word, sabloanele vor fi copiate în subdosarul Templates care se gaseste în dosarul Microsoft Office, Program Files de pa hard disk-ul vostru.

Pentru a previzualiza aceste dosare, urmati pasii:

Lansati în executie programul Word.

Verificati daca sunt afisate ambele riglete (daca nu sunt afisate, selectati optiunea Ruler din meniul View) si daca sunt afisate caracterele netiparibile (daca nu sunt afisate, executati clic pe butonul Show/Hide).

Alegeti optiunea New din meniul File pentru a deschide caseta de dialog din figura urmatoare

 

(în Word XP), caseta care contine mai multe sectiuni. Programul Word împarte sabloanele pe categorii, în sectiuni diferite.



Executati clic pe eticheta Publications si apoi un clic pe Brochure pentru a o evidentia. Caseta Preview din partea dreapta a casetei de dialog afiseaza o imagine a documentului creat cu sablonul selectat.

Executati clic pe rând pe mai multe sabloane din sectiunea Publications si apoi comutati si în alte sectiuni. Dupa cum puteti constata atât dupa nume cât si dupa imaginile afisate în caseta Preview, sabloanele reprezinta foarte multe tipuri de documente de afaceri.

Când sunteti gata, selectati din sectiunea Memos sablonul Professional Memo si apoi apasati butonul OK. Word va trece în modul de afisare Print Layout View si va afisa pe ecran formularul scrisorii de afaceri, asa cum se vede în figura:

Dupa cum se vede în figura, toate elementele comune ale unei scrisori de afaceri au fost înlocuite cu marcaje de rezervare încadrate între paranteze patrate.

Crearea sabloanelor personalizate

Puteti sa salvati orice document ca pe un sablon, ca sa l folositi ulterior. Din meniul File, Save As si în dreapta casetei Save As Type executati clic pe sageata în jos si selectati din lista optiunea Document Template. Word afiseaza continutul subdosarului Template. Executati dublu clic pe dosarul în care vreti sa stocati noul sablon. Atribuiti i un nume în caseta de editare File name: si executati clic pe butonul Save. Daca vreti sa folositi noul sablon, executati clic pe optiunea New din meniul File si selectati sablonul în acelasi mod în care ati fi selectat orice alt sablon Word.
Documentele tip sablon sunt fisiere cu extensia .dot.
 

Copierea modurilor de formatare
Daca vreti sa utilizati pentru un bloc de text un mod de formatare pe care l
ati mai aplicat si în alt document, puteti sa copiati formatarea printr o procedura simpla, care necesita doar 3 pasi: selectati textul a carui formatare vreti sa o copiati, executati clic pe butonul Format Painter de pe bara cu instrumente Standard si apoi selectati textul pe care vreti sa l formatati. Programul Word va duplica formatarea pentru noua zona selectata.

Evidentierea titlurilor

Mutati cursorul de inserare la începutul documentului (Ctrl Home), selectati titlul, executati clic pe butonul Center de pe bara cu instrumente de formatare, pentru a centra titlul, schimbati fontul titlului cu fontul Tahoma si fixati dimensiunea caracterelor la 16 puncte. Apoi apasati butonul Bold pentru ca titlul sa apara cu litere îngrosate (aldine).

3.3.3. Adaugarea chenarelor si a umbrelor

Pentru a atrage atentia asupra anumitor paragrafe, puteti desena linii înainte si dupa paragraf, sau la stânga si la dreapta acestuia, ori puteti înconjura paragraful cu diferite stiluri de chenare. În continuare vom plasa un chenar în jurul titlului Lucrare de diploma dintr un document conform figurii de mai jos:

Urmariti urmatorii pasi:

Având titlul selectat, alegeti din meniul Format optiunea Borders and Shading pentru a afisa caseta de dialog urmatoare sau din bara cu instrumente de formatare alegeti butonul cu setarea   chenarelor (Word XP) ca în figura de mai sus.

2. În aceasta caseta se pot alege stilul de linie folosita pentru chenar, culoarea si grosimea liniei, tipuri de chenare: gen cutie (box), cu umbra dreapta, în relief etc. Adaugarea sau stergerea unei linii de chenar se aplica în zona Preview prin clic pe marginea sectiunii sau folosim cele 4 butoane din jurul ferestrei de previzualizare.

Executati clic pe pictograma Box din grupul de pictograme Setting. Word afiseaza în partea dreapta a casetei de dialog o imagine a acestui tip de formatare.

4. Executati clic pe eticheta Shading. În sectiunea Fill executati clic pe Gray-25% pentru a unple caseta care nconjoara titlul cu un fond gri deschis. Apoi executati clic pe OK.

5. Executati clic oriunde în fereastra documentului pentru a anula evidentierea titlului.

3.3.4. Împartirea documentului pe mai multe coloane

Buletinele de informatii si pliantele de prezentare a unei companii necesita adeseori scrierea pe mai multe coloane, la fel ca ziarele sau unele reviste. Aceasta aranjare da o mai mare flexibilitate la asezarea elementelor în pagina si de multe ori o viziune asupra documentului mai interesanta decât în cazul aranjarii pe o singura coloana. Cu Word formatarea pe mai multe coloane a întregului document este o operatie simpla.

Selectati tot textul sau o parte din el si executati clic pe butonul Columns de pe bara cu instrumente Standard, apoi alegeti numarul dorit de coloane.

3.3.5. Crearea anteturilor si a notelor de subsol

În mod obisnuit, se adauga un antet sau un subsol la documente mai lungi de o pagina. Aceasta nu este o regula, pentru ca, daca documentul are o singura pagina, si acesteia i se pot adauga un antet si sau un subsol.

Anteturile apar în extremitatea superioara a paginii, iar subsolurile la cea inferioara. Cu Word avem la dispozitie mai multe optiuni pentru anteturi si subsoluri. De exemplu, putem crea anteturi si subsoluri identice pentru fiecare pagina, sau un antet si un subsol diferit pentru prima pagina, ori anteturi si subsoluri diferite pentru paginile din stânga (paginile pare) fata de paginile din dreapta (paginile impare) sau anteturi si subsoluri specifice pentru fiecare sectiune a documentului.

Sectiunile documetului

Atunci când aplicam diferite formatari numai în anumite zone ale documentului (ca de exemplu schimbarea numarului de coloane sau schimbarea dimensiunilor pentru marginile paginii), Word delimiteaza începutul si sfârsitul acestor zone cu marcaje de întrerupere de sectiune. De asemenea, putem sa inseram marcaje manuale de întrerupere de sectiune, astfel: alegem din meniul Insert optiunea Break, selectam una dintre optiunile din zona Section break types a casetei de dialog Break si apoi executam clic pe OK.

Noua sectiune poate sa înceapa pe pagina urmatoare, poate continua imediat dupa sectiunea anterioara, poate sa înceapa pe pagina para sau pe pagina impara.

Sa presupunem ca vrem sa apara acelasi antet pe toate paginile documentului, mai putin pe prima pagina. Aceasta înseamna ca vom avea în cadrul documentului câteva pagini.

Adaugarea antetului

1. Din meniul View alegeti optiunea Header and Footer. Word afiseaza estompat  textul  documentului,  delimiteaza printr un chenar punctat spatiul în care va aparea antetul, si afiseaza bara mobila cu instrumente Header and Footer ca în figura urmatoare:

2. Executati clic pe butonul Page Setup de pe bara Header and Footer pentru a afisa sectiunea Layout din caseta de dialog Page Setup:

3. În zona Header and footers selectati optiunea Different first page si executati clic pe OK. Word modifica denumirea antetului si puteti citi First Page Header Section 1

4. Vom parasi acum antetul pentru prima pagina, care este goala, asa ca executam clic pe butonul Show Next de pe bara cu instrumente Header and Footer pentru a ne deplasa la pagina urmatoare. Cu aceasta pagina începe sectiunea 2.

5. Executati clic pe butonul Same as Previous pentru a dezactiva aceasta optiune, si ca sa aratati programului Word ca vreti ca acest antet sa fie diferit fata de primul.

6. Introduceti textul antetului. Daca doriti ca numarul de pagina sa apara din acest loc, aranjati estetic cuvântul Pagina: eventual în partea stânga a antetului si apoi executati clic pe butonul Insert Page Number.

7. Selectati tot antetul, executati clic pe butoanele de formatare din barele cu instrumente Standard si Formating si dati i un aspect placut.

8. Pentru a reveni în cadrul documentului, apasati pe butonul Close de pe bara cu instrumente Header and Footer.

Adaugarea notelor de subsol

În notele de subsol sunt mentionate de obicei sursele documentului sau sunt furnizate informatii suplimentare în legatura cu subiectul în cauza, atunci când includerea lor în cadrul textului principal ar distrage prea mult atentia cititorului. Pentru a adauga note de subsol, executati un clic dupa cuvântul la care doriti sa fie plasat marcajul pentru nota. Apoi alegeti din meniul Insert optiunea Reference (în Word XP) pentru a deschide caseta de dialog Footnote and Endnote:

n mod prestabilit, Word numeroteaza automat notele de subsol si le plaseaza în partea inferioara a paginii. (Executati clic pe optiunea Endnote daca vreti ca nota la care va referiti sa apara la sfârsitul documentului, si nu la subsolul paginii.) Pentru a schimba locul în care sunt plasate notele de subsol si notele de sfârsit, formatul numerelor sau optiunile privind numerotarea notelor, executati clic pe butonul Options în caseta de dialog Footnote and Endnote si faceti modificarile dorite.

- Notiuni avansate

Tabelele sunt instrumente foarte puternice. În documentele Word, ele pot fi folosite pentru prezentarea informatiilor într-o forma matriceala, dar le puteti folosi si pentru aranjarea informatiilor în cadrul unor pagini de Web.

3.4.1 Draw Table

Noul instrument Draw Table (trasare tabel) va permite sa trasati "cu mâna libera". În timp ce trasati tabelul, Word se asigura ca liniile pe care le trageti sunt drepte si egale între ele. Acest instrument este foarte eficient atunci când doriti sa creati tabele cu coloane sau linii inagale.

Procedura de trasare a unui tabel cu Draw Table este urmatoarea:

Executati clic pe butonul Tables and Borders din bara Standard. Daca este necesar, Word va comuta în modul de afisare Page Layout, dupa care va afisa bara cu instrumente Tables and Borders. Pâna la crearea unui tablel, majoritatea instrumentelor din aceasta bara sunt inactive (afisate cu gri închis).

Plasati indicatorul mouse-ului în locul din document în care doriti sa trasati tabelul. Indicatorul va lua forma unui creion.

Trageti indicatorul mouse-ului în jos si spre dreapta, pâna când chenarul care apare are aproximativ dimensiunile tabelului pe care doriti sa-l creati.

De îndata ce veti elibera butonul mouse-ului, punctul de inserare va aoprea în interiorul tabelului, care deocamdata arata ca un dreptunghi. La început, tabelul se compune dintr-o singura celula (cell) - intersectia dintre o linie si o coloana. Pentru a crea mai multe celule, care sa formeze linii si coloane, puteti desena în interiorul celulei initiale linii suplimentare.

3.4.2. CREAREA DE LINII sI COLOANE EGALE

Daca preferati, la crearea tabelului puteti specifica direct numarul de linii si coloane. Plasati punctul de inserare în locul din document în care doriti sa apara tabelul si selectati din meniul Table Insert, Table. Se va afisa caseta de dialog Insert Table.

Dupa ce ati precizat numarul dorit de linii si coloane, alegeti OK. Word va insera în documentul vostru un tabel care respecta specificatiile pe care le-ati facut.

Ca o alternativa, puteti sa execuatti clic pe butonul Insert Table din bara Standard; se va afisa o grila în care trebuie sa selectati atâtea linii si coloane câte doriti sa aiba tabelul. În Word XP, apasarea acestui buton declanseaza caseta de dialog prezentata mai sus.

. EDITAREA TABELELOR

Arareori, se întâmpla ca cineva sa creeze din prima încercare exact tabelul de care are nevoie. Editarea tabelului presupune 2 activitati distincte: schimbarea structurii tabelului si modificarea informatiilor continute în tabel.
Pentru a modifica structura tabelului puteti sa contopiti si sa divizati celule, sa adaugati si sa stergeti celule, linii sau coloane si sa modificati dimensiunea liniilor si a coloanelor. În schimb, pentru a modifica informatiile cuprinse în tabel va trebui sa stiti sa navigati în cadrul acestuia si sa selectati text. În plus, exista câteva tehnici speciale pentru folosirea într-un tabel a operatiilor de taiere si lipire.

3.4.3.1. Selectarea celulelor, liniilor si coloanelor

Pentru a putea face modificari în structura unui tabel, va trebui sa stiti cum sa selectati elemente ale acestuia. Cea mai simpla metoda de selectare a unor elemente de tabel (coloane, linii sau celule) foloseste mouse-ul.
Pentru a selecta o coloana, plasati indicatorul mouse-ului deasupra coloanei respective si executati clic atunci când acesta ia forma unei sageti negre cu vârful în jos.
Pentru a selecta o linie, plasati indicatorul mouse-ului dincolo de capatul din stânga al liniei respective si executati clic atunci când acesta ia forma unei sageti albe îndreptate spre dreapta sus.
Daca doriti sa selectati o celula (intersectia unei linii cu o coloana), plasati indicatorul mouse-ului peste latura din stânga a chenarului acesteia si executati clic atunci când indicatorul ia forma unei sageti albe cu vârful spre dreapta sus (aceeasi sageata pe care o folositi pentru selectarea liniilor).
Pentru a selecta mai multe celule, dar nu întreaga linie, aliniati mouse-ul ca pentru selectarea primei celule, fara sa executati clic, si trageti-l de-a lungul celulei, catre celula urmatoare.

3.4.3.2. Contopirea si divizarea celulelor

Când trasam un tabel cu Draw Table, acesta consta în prima faza dintr-o singura celula, mare cât tabelul. Pentru a crea mai multe celule, dispuse pe linii si coloane, trebuie sa divizati celula initiala. De asemenea, uneori veti fi în situatia de a diviza o celula dintr-un tabel pe care l-ati trasat manual; procedura este aceeasi.

Executati clic pe butonul Split Cells din bara Tables and Borders. Word va afisa caseta de dialog urmatoare:

Furnizati numarul aproximativ de linii si coloane pentru tabel - oricum veti putea sa adaugati sau sa stergeti linii si coloane mai târziu. Dupa ce selectati OK, programul va împarti în mod egal tabelul în linii si coloane conform celor specificate, iar celulele tabelului vor fi selectate.

Pentru a crea un tabel cu linii si coloane inegale, puteti contopi celulele stergând liniile de chenar ale unor linii sau coloane. Trageti indicatorul în forma de guma de sters peste linia de chenar pe care doriti sa o stergeti. Word va selecta linia respectiva de chenar, iar când veti elibera butonul mouse-ului ea va fi stearsa din tabel.

Daca preferati sa lucrati cu comenzile din meniu, veti gasi în meniul Table doua comenzi: Merge Cells si Split Cells.
Ca sa puteti folosi comanda Merge Cells, trebuie sa selectati mai întâi celulele pe care doriti sa le contopiti. Daca doriti, puteti sa selectati si celulele pe care le divizati - dar nu este obligatoriu. Daca selectati comanda Split Cells se va deschide caseta de dialog cu acelasi nume, în care trebuie sa specificati numarul de linii si de coloane care doriti sa se creeze prin divizarea celulei.

3.4.3.3. Inserarea si stergerea celulelor, liniilor si coloanelor

Un tabel este greu sa fie structurat corect de la bun început. Adesea apar situatii în care aveti nevoie de înca o linie, sau trebuie sa stergeti o coloana.
Pentru a insera în tabel o linie, plasati punctul de inserare în linia în care doriti sa fie plasata linia noua, apoi executati clic pe butonul Insert Row sau selectati din meniu Table, Insert, Rows Above (Rows Below), în functie de scopul propus: inserare de linie înaintea liniei selectate sau dupa.

Pentru a sterge celule din tabel, selectati celulele respective (daca este vorba despre o singura celula, plasati punctul de inserare în ea; pentru un grup de celule, selectati întregul grup) si apelati comanda Table, Delete, Cells.

 Se va afisa o caseta de dialog prin care vi se cere sa precizati cum doriti sa fie ajustat tabelul dupa stergerea celulelor respective:

Aveti grija: daca stergeti o singura celula sau mai putine celule decât au celelalte linii sau coloane ale tabelului, puteti obtine un tabel cu margini neregulate.

Pentru a sterge o linie sau o coloana, selectati-o si apelati comada Table, Delete Rows sau Table, Delete Columns.

3.4.3.4. Controlul dimensiunilor liniilor si coloanelor

Uneori veti dori sa mariti sau sa micsorati latimea unei coloane, sa schimbati înaltimea unei linii sau sa distribuiti în mod egal spatiul între niste coloane care au latimi diferite.

Cea mai simpla metoda de modificare a dimensiunii unei linii sau coloane este sa trageti linia ei de chenar în noua pozitie sau sa trageti marcajul de linie sau coloana în lungul riglei. Marcajul de coloana (Table Column) arata ca un mic patratel gri, care contine o grila, iar marcajul de linie (Table Row) este un dreptunghi îngust de culoare gri anchis.
Daca trageti chenarul din dreapta sau marcajul de coloana spre dreapta, latimea coloanei se va mari, iar daca trageti chenarul sau marcajul spre stânga, coloana îsi va reduce dimensiunile. La fel, tragând chenarul de sus sau marcajul unei linii în sus veti mari înaltimea liniei, iar daca le veti trage în jos o veti micsora. Atunci când trageti un chenar de linie sau de coloana, indicatorul mouse-ului ia forma unei bare cu doua sageti. Pentru a vizualiza pe rigla dimensiunea execta a liniei sau coloanei, mentineti apasata tasta Alt în timpul operatiei de tragere.

3.4.3.5. Introducerea de text si navigarea în cadrul tabelului

Imediat dupa ce ati creat un tabel, Word plaseaza punctul de inserare în coltul din stânga sus al acestuia. Pentru a introduce informatii în tabel, trebuie sa le tastam. Pe masura ce introduceti text într-o celula, daca este cazul programul îl aranjeaza automat pe mai multe linii, ajustând corespunzator si înaltimea celulei respective. Daca apasati tasta Enter, veti trece la linie noua în cadrul aceleiasi celule.

Pentru a muta punctul de inserare antr-o alta celula, puteti sa executati clic în celula respectiva. Daca doriti sa treceti în celula urmatoare, apasati tasta Tab. Combinatia de taste Shift+Tab va ajuta sa va deplasati la celula precedenta. Daca celula în care va mutati contine text, acesta va fi selectat în mod automat.

Sfat: Daca apasati tasta Tab în timp ce punctul de inserare se afla în ultima celula a tabelului (cea din coltul din dreapta jos), veti adauga o linie noua la sfârsitul tabelului.

Apasarea tastelor sageti Left si Right permite deplasarea caracter cu caracter în cadrul celulei. Daca punctul de inserare ajunge la ultimul caracter din celula, apasarea uneia dintre tastele sageti îl va muta în celula urmatoare. Apasarea tastelor Up si Down permite deplasarea de la un rând la altul în cadrul celulei. Daca punctul de inserare ajunge la primul sau la ultimul rând din celula, apasarea uneia dintre tastele sageti îl va muta în linia anterioara sau urmatoare.
Combinatia Alt+Home muta punctul de inserare la începutul liniei curente, iar combinatia Alt+End la sfârsitul acesteia.
Combinatia Alt+PageUp muta punctul de inserare la începutul coloanei curente, iar combinatia Alt+PageDown la sfârsitul acesteia.

3.4.3.6. Transformarea textelor în tabele

Sa presupunem ca ati introdus un material si dupa aceea va decideti ca ar fi mai bine sa îl prezentati sub forma de tabel. În acest caz, nu este necesar sa introduceti din nou informatiile respective; le puteti transforma în tabel. Tot ceea ce trebuie sa faceti este sa va asigurati ca textul pe care doriti sa-l transformati în tabel contine o serie de marcaje, cum ar fi marcajele de paragraf sau tabulatoarele, pe care Word sa le poata folosi ca sa-si dea seama unde începe o coloana noua.

Procedura de transformare a unui tabel în text este urmatoarea:

  1. Selectati tabelul pe care doriti sa îl transformati în text.
  2. Apelati comanda Tables, Convert, Table to Text. Se va afisa caseta de dialog Convert Table to Text ca în figura alaturata.
  3. În caseta Separate text with, selectati una dintre urmatoarele optiuni: Paragraph marks, Tabs, Commas si Other. Daca selectati Other, introduceti si caracterul pe care doriti ca programul sa îl folosesca atunci când transforma coloanele tabelului în text.
  4. Selectati OK. Word va transforma tabelul selectat în text, folosind separatorul pe care l-ati precizat.

. EFECTUAREA DE CALCULE ÎN CADRUL TABELELOR

În majoritatea cazurilor, pentru efectuarea unor calcule utilizatorii apeleaza la Excel. Cu toate acestea, uneori vom crea în Word tabele care contin numere si vom dori sa efectuam cu aceste numere unele calcule.

3.4.4.1. Metoda simpla si rapida de însumare a unei liste de numere

Cel mai adesea va trebui probabil sa însumati o coloana de numere. Ori de câte ori plasati punctul de inserare într-o celula care apare la baza unei coloane de numere, Word presupune ca doriti sa faceti suma pe coloana respectiva. Selectati Table, Formula; se va afisa caseta de dialog Formula. Executati clic pe butonul OK, si Word va afisa în celula curenta suma coloanei respective.

O metoda rapida pentru însumarea numerelor dintr-o coloana se efectueaza cu ajutorul butonului AutoSum de pe bara cu instrumente Standard.

3.4.4.2. Crearea în tabelele Word a altor formule

Desi cea mai folosita operatie este însumarea, puteti crea si alte formule - care sunt afisate în caseta de dialog Formula. Pentru a crea o formula, folositi caseta cu lista Paste function pentru a alege o formula.
Pentru a specifica modul în care sunt afisate numerele, folositi caseta cu lista Number format; de exemplu, puteti formata un numar astfel încât sa includa simbolul dolarului sau sa fie afisat ca procent.










Document Info


Accesari: 7679
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate




Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2021 )