ANALIZA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL LA SOCIETATEA COMERCIALA ELVEST S.C.A.

II. 1 Prezentarea societatii comerciale Elvest SCA

Societatea comerciala ELVEST S.C.A. a luat fiinta în 1990 conform legii 31/90, legea societatilor comerciale. Societatea s-a înfiintat având la baza patrimo 151c23b niul vechii societati cooperatiste ce a existat pâna atunci. Patrimoniul reevaluat atunci a fost în valoare de 15000000 lei si a fost împartit în 80000 de actiuni pentru a putea fi cumparate atât de persoane fizice cât si juridice.

Societatea este o societate cooperatista pe actiuni cu capital mixt. Forul de conducere cel mai înalt este Adunarea Generala a Actionarilor(A.G.A.). AGA desemneaza un Consiliu Director compus dintr-un director, un contabil sef si un inginer sef. Acestia au în subordine diverse departamente, servicii, ateliere de productie.

Obiectul de activitate al acestei societati îl constituie realizarea de confectii si produse de îmbracaminte.

În ceea ce priveste conducerea întreprinderii, structura organizatorica a societatii este urmatoarea :

Organe de conducere generala : Adunarea Generala a Actionatilor

Organe de conducere executiva: Consiliul de Administratie

Comitetul Director : director, contabil sef, inginer sef.

Compartimentele principale ale unitatii sunt :

Serviciul comercial

Serviciul administrativ si de resurse umane

Serviciul contabil financiar

Serviciul de productie 

Forma organizatorica actuala are în vedere realizarea tuturor cerintelor pietei .

Echipa manageriala acorda o atentie echilibrata atât productiei, cât si factorului uman si dovedeste preocupari semnificative pentru cresterea eficientei activitatii manageriale, mai ales la nivelul managementului superior.

Resursele umane au un rol important în desfasurarea normala si cât mai optima a activitatii si sunt direct interesate, având în vedere ca o parte a personalului socitatii detine actiuni ale acesteia.

Numarul de personal prezent la lucru în anul 1998 a fost de 190 persoane, din care 170 persoane cu contract de munca si 20 colaboratori.

Structura resurselor umane analizata dupa urmatoarele criterii se preinta astfel :

v    dupa principalele categorii de salariati la sfârsitul anului 1998 era urmatoarea situatie: Personal direct productiv: 169 persoane;

Personal tehnic-ingineresc: 9 persoane;

Personal de administrare si conducere: 12 persoane;

v    dupa vârsta salariatii(cu contract de munca) aflati în întreprindere la sfrsitul anului 1998 se clasifica astfel :

persoane cu vârsta mai mica de 25 ani - 65

persoane cu vârsta cuprinsa între 26 si 35 ani - 62

persoane cu vârsta cuprinsa între 36 si 45 ani - 7

persoane cu vârsta mai mare de 45 ani - 36

v    în functie de sex personalul întreprinderii este format din 11 barbati, iar restul de 159 fiind femei;

v    modalitatile de calificare împarte personalul societatii în:

personal cu studii superioare - 11

personal cu studii medii - 9

personal cu studii profesionale - 151

Structura personalului corespunde în general cerintelor actuale . Structura formativa si experienta personalului constituie premise favorabile realizarii strategiei propuse de unitate, nepunându-se problema unor actiuni deosebite de formare a personalului.

Pentru analiza eficientei utilizarii fortei de munca am folosit o serie de indicatori de randament sintetizati în tabelul urmator:

Fig. 2.1 Tabel privind calculul unor indicatori referitori la situatia personalului

Concluzia care se poate trage de aici este ca se observa o evolutie crescatoare în timp a tutuor acestor indicatori reprezentati aici în valori nominale, însa nu trebuie uitata nici evolutia ratei inflatiei care poate face ca în valori reale acesti indicatori sa nu mai evolueze în acelasi ritm.

Produsele comercializate de catre societatea comerciala ELVEST SCA sunt în principal confectii pentru femei.

Din datele furnizate de societate evolutia productiei ( volum valoric) de-a lungul perioadei de analiza (1996-1998) este prezentata în graficul ce urmeaza:

Fig. 2.2 Grafic privind evolutia în timp a productiei

Societatea comerciala ELVEST SCA activeaza pe piata confectiilor.

În ultimii ani aceasta piata este în continua crestere, desi ca toate sectoarele economiei românesti se confrunta si ea cu greutati financiare. De altfel, marea majoritate a fabricilor de confectii lucreaza în sistem lohn, utilizând în procesul de fabricatie materialele (tesaturile ) trimise de catre client, care de multe ori este o firma straina.

Acesta este si cazul societatii comerciale ELVEST SCA. Piata pe care activeaza aceasta societate este cu precadere piata externa (germana), existând însa si o cota, destul de redusa pentru piata interna.

Principalii clenti care au achizitionat produse ale societatii în anii 1996, 1997, 1998 sunt : MARKWALD, STEILMAN , JEAN CLAIRE etc.

Concurentii societatii pe piata interna cât si pe cea externa sunt deosebit de numerosi, existând în prezent o serie de societati specializate în confectii, multe dintre ele fiind competitive si având deja conturata piata de desfacere. Nu pot fi uitate nici micile societati care încearca sa se impuna pe piata si nici casele de moda care în ultimul timp în România au devenit tot mai multe si mai competitive, concurând cu cele din strainatate. Acestea nu trebuiesc tratate numai ca si concurenti, ci trebuie avut în vedere ca ele pot deveni si potentiali colaboratori, deoarece societatea poate fabrica în sistem lohn produse pentru acestia.

În cadrul Compartimentului comercial, preocuparea specialistilor a constat în:

-prospectarea permanenta a pietei interne si externe si întocmirea unor analize care cuprind:

specificul pietei

conditii de desfacere

concurenta

potentiali beneficiari

canale de circulatie

retea de desfacere

-prezentarea ofertelor pentru desfacerea produselor si evaluarea capacitatilor de absorbtie a pietelor interne si externe

-studierea politicii economice si sistemul vamal, fiscal, financiar pentru tarile importatoare

-studierea produselor similare oferite de concurenta

-efectuarea unor cercetari de determinare a cauzelor pentru care se cumpara sau nu un anumit produs

-comunicarea la serviciile tehnice a modificarilor solicitate de consumator

-editarea materialelor publicitare corespunzatoare diferentiate în functie de produs

-organizarea participarii la târguri si expozitii pe profil si încercarea de atragere a potentialilor clienti.

Un capitol important în desfasurarea activitatii îl reprezinta serviciul de aprovizionarea cu materii prime si materiale. Acest serviciu asigura aprovizionarea cu materiale, materii prime, accesorii, materiale necesare pentru productie.

Principalele materii prime si materiale sunt:

tesaturi (bumbac, lâna, matase)

accesorii (fermoare,nasturi, capse, ata)

vopseluri pentru tesaturi, etc.

Societatea are numerosi furnizori atât în tara cât si în exterior.

Aprovizonarea cu materii prime,materiale, piese de schimb se face pe baza necesarului trasmis de client, asta având in vedere sistemul de productie în sistem lohn.Materiile prime, materialele si alte elemente sunt spuse controlului de receptie conform reglementarilor Sistemului de Asigurare a Calitatii. Verificarile se fac pe fise de receptie proprii fiecarui material aprovizonat,evidenta materialelor fiind relativ computerizata.

Verificarrea realizarii calitatii produselor cuprinde întreg ciclul de realizare: Conceptie-aprovizionere-fabricatie-asamblare-depozitare-livrare si consta în:
- verificarea materiilor prime si materialelor

controlul calitatii pe fluxul de fabricatie

controlul calitatii produselor finite

Dotarea societatii este la nivelul tehnicii de vârf în ramura în care functioneaza. Utilajele sunt specializate si lucreaza independent, iar performantele lor sunt ridicate.

Caracteristicile tehnice ale produselor realizate de ELVEST SCA corespund cerintelor actuale ale pietei.

În cadrul compartimentului financiar-contabil se tine o evidenta a tuturor operatiilor care se realizeaza in cadrul societatii sau în numele ei.

Astfel are loc înregistrarea în sistemul contabil a tuturor operatiunilor de miscare a elementelor patrimoniale, cronologic, si zilnic, precum si întocmirea balantei contabile si a bilantului contabil. Înregistrarea se face în scris, în momentul realizarii ei, balanta contabila se întocmeste lunar, iar bilantul semestrial.

Sistemul contabil este reglementat prin legea 82/1991 care este legea contabilitatii. Sistemul contabil este format din conturile contabile.

Cu ajutorul sistemului contabil se poaꗬÁGЉႜżကЀ쀑
橢橢��Љ鸀돬돬崟Y^￿￿￿]ꅂɼꎾꎾꖚꖚꖚꖮ쀔쀔쀔8쁌,쁸ÔꖮĨ쇂쇂쇘쇘숒왼-욚
욦 $Ǵ‚ఢꖚ욮엞^옼@욮욮la.

In acest sens se calculeaza si se analizeaza o serie de indicatori economico-financiari ca de exemplu pentru cazul societatii comerciale ELVEST SCA:

Pentru analiza situatiei patrimoniului se calculeaza:

Fig. 2.3 Tabel reprezentând valorile unor indicatori referitori la situatia patrimoniului

In urma analizei indicatorilor calculati în tabelul anterior se poate afirma ca societatea a inregistrat cresteri ale fondului de rulment comparativ cu anul 1996. În acelasi timp si nevoia de fond de rulment a avut o tendinta crescatoare. Trezoreria neta desi în anul 1996 a fost pozitiva, îmregistrând o valoare mica, in urmatorii ani ea devine negativa, urmare a cresterii datoriilor fiscale si sociale, totusi se poate observa o ameliorare a acestui indicator în anul 1998 comparativ cu 1997.

Patrimoniul net al societatii cunoaste o tendinta ascendenta mai pronuntata în anul 1997 .

De mentionat este faptul ca în analiza tuturor indicatorilor nu s-a tinut seama de evolutia inflatiei în România.

Reprezentative pentru pentru a analiza rezultatul exercitiului sunt urmatoarele informatii prezentate în Contul de Profit si Pierdere :

Fig. 2.4 Tabel cuprinzând unii indicatori prezentati în contul de profit si pierdere

Fig. 2.5 Grafic privind evolutia în ultimii 3 ani a productiei anuale, cifrei de afaceri si rezultatului net

Rezultatele economico-financiare ale S.C. "ELVEST" S.C.A. pe ultimii trei ani corespund unei activitati cu o eficienta în crestere, obtinând un rezultat pozitiv din activitatea de baza în suma de 445.793 mii lei, mai mare decât cel din anul precedent, în valoare de 387.357 mii lei si fata de anul 1996 cand a inregistrat chiar pierdere, în valoare de 13.124 mii lei.

În ceea ce priveste nivelul de lichiditate si solvabilitate al firmei, indicatorii se prezinta astfel:

Fig. 2.6 Tabel cuprinzând valorile pe ultimii 2 ani a unor rate

Fig. 2.6 Grafic privind evolutia acestor rate

Ratele se înscriu în valorile acceptabile care sa asigure firmei capacitatea de achitare a obligatiilor, atât pe termen scurt, cât si pe termen mediu si lung.

Din analiza Societatii Comerciale Elvest S.C.A. se pot trage urmatoarele concluzii :

v        PUNCTE TARI, OPORTUNITĂŢI

Societatea desfasoara o activitate de exploatare profitabila;

Se adreseaza unui segment de piata stabil;

Este caracterizata prin existenta unui sortiment variat de produse;

Se constata o preocupare contunua pentru mentinerea calitatii produselor;

Intreaga activitate se bazeaza pe existenta unui potential uman calificat;

v        PUNCTE SLABE, RISCURI

Uzura morala si fizica a unor mijloace de productie;

Instabilitatea legislatiei în domeniul fiscal;

II.2 Analiza critica a sistemului informational existent

În cadrul societatii comerciale ELVEST SCA, sistemul informational existent este concentrat în principal în jurul departamentului financiar contabil. Circuitul documentelor între departamentul financiar-contabil si restul întreprinderii si mai ales faptul ca orice informatie oferita de contabilitate este utilizata în procesul de management al firmei, evidentiaza importanta informatiilor contabile. Si asta deoarece aceste informatii contabile au toate un suport, si anume documentele ce intra la contabilitate pentru a fi prelucrate. În contabilitate toate documentele primare care intra sunt înregistrate, iar apoi prelucrate pentru a putea oferi utilizatorilor de informatii datele necesare luarii deciziilor.

Sistemul informatic utilizat de societate este format din 3 calculatoare, nelegate în retea, lucreaza independent pe sectoare:

un calculator este utilizat la financiar-contabil si la personal

unul este la comercial, pentru comert exterior si interior, întocmire de declaratii vamale

unul se foloseste la productie pentru rapoarte de productie, realizari pe fiecare sectie de productie, norme de timp ale productiei, productie realizata, norme în cadrul productiei.

Resursele software de care dispune societatea sunt reprezentate de sistemul de operare Windows 95 si de programele informatice de care dispune societatea.

Sistemul informatic de contabilitate folosit este reprezentat de un program de contabilitate conceput pentru sistemul de operare MSDOS, program prin care sunt realizate înregistrarile,stocarile, prelucrarile si obtinerea de situatii cerute de forma de contabilitate informatica.

Baza pe care se construieste întregul ciclu al prelucrarilor contabile o reprezinta înregistrarea contabila, care constituie intrarea principala pentru sistemul informatic. Pe baza înregistrarii contabile se construieste întreg sistemul de stocare si prelucrare a datelor. Evidenta cronologica a tuturor operatiilor economice si financiare înregistrate în conturi se realizeaza cu ajutorul jurnalului de înregistrare. Acesta se editeaza zilnic pentru fiecare gen de operatii în parte, la care se anexeaza documentele justificative. La sfârsitul lunii se listeaza cartea mare a conturilor sintetice si analitice care evidentiaza starea si miscarea zilnica a elementelor patrimoniale.

La sfârsitul perioadei de gestiune se editeaza balanta de verificare a conturilor sintetice si analitice. Sintetizarea si generalizarea informatiilor financiar-contabile se realizeaza cu ajutorul bilantului contabil prin însumarea si ordonarea acestora în posturi, capitole si grupe conform structurii reglementate.

Registrele de contabilitate, ca si documentele justificative se pastreaza în arhiva, de regula în forma lor originala, grupate în functie de natura operatiilor si în ordine cronologica, în cadrul exercitiului financiar la care acestea se refera.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiara de care dispune societatea respecta reglementarile în vigoare cu privire la cerintele minimale pe care trebuie sa le îndeplineasca un sistem informatic în domeniul financiar-contabil. Dintre acestea enumeram:

q       Asigura elementele constitutive ale înregistrarilor contabile

q       Asigura confidentialitatea si protectia informatiilor

q       Asigura obtinerea de liste clare, inteligibile si complete, care contin elementele de identificare cerute de lege

q       Asigura respectarea continutului de informatii prevazut în machetele aprobate de Ministerul Finantelor

q       Nu permite deschiderea a doua conturi cu acelasi numar, modificarea numarului de cont daca acesta contine date

q       Permite culegerea unui numar nelimitat de înregistrari pentru operatiile contabile

q       Respecta reglementarile în vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului de prelucrare:

Sistemul automat de procesare a datelor asigura conditiile necesare în vederea realizarii controlului legal. De asemenea sistemul este protejat împotriva personalului neautorizat, este realizata o permanenta verificare a functiunilor de baza ale sistemului informational.

Programele utilizate atât la contabilitate, cât si la celelalte 2 sectoare de activitate asigura o concordanta între rezultatul procesarii datelor si standardele normative. Orice informatie care este înregistrata în sistemul contabil, este de asemenea gasita si într-un document scris la care beneficiarul sau organul de control pot avea acces.

Este de mentionat faptul ca exista o compatibilitate satisfacatoare între resursele software si cele hardware ale sistemului electronic folosit de catre societate, în sensul ca programele folosite nu necesita resurse hardware superioare celor existente.

II.3 Necesitatea si oportunitatea realizarii

unui nou sistem informatic

Se afirma tot mai des în ultimul timp ca secolul XX este un secol al vitezei, marcat de profunde transformari si revolutii , un secol în care omenirea a evoluat cu 360 de grade.

Anul 2000, este anul cand pentru multe domenii si activitati se fac bilanturi si se analizeaza trecutul.Pentru domeniul software se constata în mod cert o dezvoltare fara precedent.

Daca în urma cu nu mult timp, idea de a dispune de un calculator personal propriu parea un gând cel putin îndraznet, astazi generalizarea folosirii calculatoarelor personale în aproape toate domeniile vietii cotidiene se impune ca fiind mai mult decât necesara.

Dezvoltarea accelerata a industriei tehnicii de calcul a fost pe de o parte cauza, iar pe de alta parte efect al extinderii unui domeniu conex ei, si anume domeniul software. De o simplitate extrema la început, aplicatiile software s-au dezvoltat în timp, atât ca nivel de complexitate, cât si ca domeniile pentru care erau create, ajungând sa cuprinda treptat aproape toate domeniile de activitate.

În prezent, domeniul software este extrem de diversificat, cuprinzând de la programe simple de calcul, pâna la aplicatii complexe din domeniul inteligentei artificiale.

Ceea ce distinge mai mult ca oricând etapa actuala pe care o traverseaza domeniul software de cele de pâna acum este aparitia si dezvoltarea unei "filozofii" proprii, foarte puternice, unitare, care reuneste principii si conventii de proiectare care au devenit într-un timp foarte scurt general acceptate si aplicate. Mai concret, este vorba de produsele software create si promovate de catre firma Microsoft, lider mondial în acest domeniu, produse prin intermediul carora majoritatea aplicatiilor soft create în ultima perioada de timp tind sa aiba o "înfatisare" asemanatoare, unitara.

La baza acestei schimbari care afecteaza etapa actuala sta impunerea sistemului de operare Windows , cu variantele sale proprii, ca sistemul de operare cel mai uzitat, ca si impunerea limbajelor de programare orientate obiect, prin intermediul carora se pot crea aplicatii cu un nivel foarte înalt de compatibilitate cu sistemul de operare Windows.

Interfata facila, extrem de prietenoasa a aplicatiilor create pentru acest sistem de operare a fost principala cauza a acestei evolutii : cunoscând modul de utilizare al unei anumite aplicatii create pentru Windows, se pot învata cu un minimum de efort altele., datorita conventiilor de programare si interfata unitare pe baza carora au fost concepute.

Necesitatea alinierii aplicatiilor la tendintele care se manifesta la ora actuala în domeniul software este mai mult dacât stringenta : este dictata în primul rând de catre client, care va prefera o interfata prietenoasa si conventii de utilizare care îi sunt mai la îndemâna, precum si o compatibilitate mai mare cu sistemul de operare. Ţinând seama de numarul extrem de mare de utilizatori ai sistemului de operare Windows, rezulta ca aplicatiile create specific pentru acest sistem sunt cele care, puse fiind lânga aplicatii pentru alte sisteme de operare ( MS-DOS , sa zicem) vor fi preferate de catre utilizatori, datorita usurintei mai mare în exploatare.

De asemenea, este stiut faptul ca între aplicatiile create pentru alte sisteme de operare si între un alt sistem de operare sub care acestea pot rula, pot aparea conflicte, acestea putând duce în unele cazuri la închiderea automata a aplicatiilor, chiar în timpul executiei lor (de exemplu, cazul aplicatiilor MS-DOS care ruleaza sub sistemul de operare Windows).

Aceste considerente sunt aplicabile si în cazul soft-ului utilizat de catre SC ELVEST SCA. Dispunând de calculatoare performante, SC ELVEST SCA foloseste ca sistem de operare WINDOWS 95, aplicatiile pentru domeniul contabil fiind însa proiectate pentru sistemul de operare MS-DOS .

Ţinând seama de cele prezentate mai sus, se remarca necesitatea asigurarii atât a unei compatibilitati între resursele soft folosite de catre SC ELVEST SCA : între sistemul de operare si aplicatiile folosite, cât si a unei "alinieri" a aplicatiilor soft folosite la cele existente pe piata, evitându-se astfel perimarea morala a lor.

În ceea ce priveste sistemul informatic pentru contabilitatea financiara pe care firma îl foloseste , se poate considera ca, desi este perfect functional, datorita ritmului foarte rapid si sensului în care au evoluat aplicatiile informatice în ultimul timp, acesta este perimat din punct de vedere moral.

Un alt aspect care impune necesitatea unui nou sistem informatic pentru contabilitatea financiara, compatibil cu noul val de înnoiri în domeniul aplicatiilor soft, îl reprezinta necesitatea unei compatibilitati depline între sistemul de operare si aplicatiile care ruleaza sub acest sistem; concret, aceasta conditie poate fi îndeplinita numai de o aplicatie proiectata si realizata pentru si sub sistemul de operare Windows 95.

Din punct de vedere al gestiunii resurselor umane, exista un alt aspect care face ca realizarea unui nou sistem informatic, sub Windows 95, sa fie oportuna. Desi schimbarea sistemului informatic pentru contabilitatea financiara poate antrena si costuri privind recalificarea personalului departamentului financiar-contabil, pe de alta parte introducerea în exploatare a unui nou sistem informatic, cu o interfata mult mai atractiva, mult mai facila, unitara cu a sistemului de operare, reprezinta un real câstig pentru firma, în sensul îmbunatatirii conditiilor de munca a personalului si implicit a rezultatelor obtinute.