Lectia 3

Lucrul cu tabele

Microsoft^® Access furnizeaza multe modalitati de modificare a intrarii, formatarii, proprietatilor, organizarii si stocarii informatiilor în tabelele bazelor de date. Pe masura ce tabelele din baza de date devin mai eficiente, baza de date devine si ea mai eficienta.

Pentru a reduce erorile din timpul introducerii datelor, aveti posibilitatea sa modificati câmpurile individuale din tabele pentru a accepta numai anumite tipuri de date sau numai anumite formate de date. De exemplu, se poate seta un câmp Data astfel încât acesta sa accepte numai sase cifre, iar Access sa insereze automat puncte între aceste numere pentru ca toate datele din câmp sa apara în formatul 10.27.99. Veti reduce mai mult timpul petrecut cu tastarea prin importul informatiilor din alte tabele sau foi de calcul în Access

Dupa ce datele sunt introduse într-un tabel, organizarea datelor poate fi modificata prin efectuarea unei sortari pentru a lista informatiile în ordine numerica sau alfabetica. De exemplu, organizati un tabel de informatii despre angajati dupa data angajarii, salariul oferit sau dupa functie. Daca doriti sa vedeti numai unele informatii dintr-un tabel, utilizati un filtru pentru a restrânge datele care apar, prin specificarea criteriilor care doriti sa apara, cum ar fi înregistrarile pentru angajatii care câstiga peste 30.000$ sau care au fost angajati dupa 1 ianuarie.

Când într-o baza de date exista mai multe tabele, vi se va parea ca pierdeti mult timp rasfoind printre tabele. Veti economisi timp stabilind relatii între tabelele care contin câmpuri asemanatoare si creând subfoi de date care afiseaza datele dintr-un tabel în alt tabel.

Pentru a rezolva procedurile din aceasta lectie, va trebui sa utilizati fisierele denumite Baze de date - Notiuni de baza 03 si ImportPractica din folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica aflat pe discul fix.

Formatarea unui tabel ca foaie de date

Când creati un tabel, Access formateaza automat tabelul cu font Arial de 10 puncte si cu linii de grila argintii. Access utilizeaza acest format implicit deoarece este usor de citit pe ecranul computerului.

Daca nu doriti sa utilizati formatul implicit, particularizati aspectul tabelului schimbând fontul, dimensiunea si proprietatile sale (cum ar fi aldin sau cursiv). De asemenea, se pot modifica culoarea de fundal, culoarea liniilor de grila sau asocia efecte speciale pentru ca celula sa apar& 15515n135p #259; ridicata sau adâncita. Se pot modifica înaltimea si latimea rândurilor si coloanelor, îngheta coloanele si chiar ascunde. Ilustratia urmatoare arata acelasi tabel de mai sus cu un efect de adâncire a celulei si cu font Times New Roman de 14 puncte.

Efectul de celula ridicata nu este vizibil daca fundalul tabelului este alb sau daca tabelul are linii de grila colorate.

Dupa cum vedeti în ilustratia anterioara, unele dintre date nu sunt complet vizibile deoarece coloanele pentru câmpuri sunt prea înguste. În mod implicit, Access seteaza latimea coloanelor la 2,54 cm si nu ajusteaza latimea coloanei daca dimensiunea fontului si formatarea lungesc textul mai mult de 2,54 cm.

Cea mai simpla modalitate de a face o coloana suficient de lata pentru a afisa toate datele este a face dublu clic pe linia care separa coloana de coloana urmatoare. Access extinde automat coloana la dimensiunea corecta pentru a afisa toate datele. Pentru a face o coloana mai lata sau mai îngusta decât o face aceasta setare automata, deplasati indicatorul mausului peste linia dintre numele câmpurilor pâna ce indicatorul devine o sageata cu doua capete de redimensionare, apoi glisati muchia coloanei la stânga sau la dreapta.

În acest exercitiu, veti deschide baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 03, veti schimba fontul tabelului tblAngajati la Times New Roman aldin de 12 puncte, veti modifica fundalul tabelului la albastru deschis, veti utiliza un efect special pentru a face ca celulele sa apara ridicate, apoi veti ajusta latimea coloanei pentru a se adapta modificarilor de formatare.

1 Cu Access deschis, faceti clic pe butonul Deschidere din bara de instrumente Baza de date.

Va aparea caseta de dialog Deschidere.

2 Faceti clic pe sageata în jos din lista Privire în, faceti clic pe pictograma discului fix, apoi faceti dublu clic pe folderul Unlimited Potential.

3 Faceti dublu clic pe folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica.

4 Faceti clic pe baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 03, apoi pe Deschidere.

Va aparea fereastra Baze de date - Notiuni de baza 03.

Daca este necesar, faceti clic pe Tabele din bara Obiecte.

Faceti clic pe tblAngajati, apoi pe Deschidere din bara de instrumente a ferestrei Baza de date.

Tabelul se deschide în Vizualizare foaie de date.

Observati ca tabelul apare în formatul implicit cu font Arial de 10 puncte si cu linii de grila argintii.

7 În meniul Vizualizare, indicati spre Bare de instrumente, apoi faceti clic pe Formatare (Foaie de date), daca este necesar.

Apare bara de instrumente Formatare.

În bara de instrumente Formatare, faceti clic pe sageata de lânga Font, defilati, apoi faceti clic pe Times New Roman.

Fontul devine Times New Roman.

În bara de instrumente Formatare, faceti clic pe butonul Aldin.

Fontul devine aldin.

În bara de instrumente Formatare, faceti clic pe sageata de lânga Dimensiune font, apoi faceti clic pe 12.

Fontul devine de 12 puncte.

De asemenea, se pot modifica proprietatile fontului facând clic pe Font din meniul Format pentru a afisa caseta de dialog Font.

De asemenea, se poate modifica formatul Foaie de date facând clic pe Foaie de date din meniul Format pentru a afisa caseta de dialog Formatare Foaie de date.

În bara de instrumente Formatare, faceti clic pe sageata de lânga Culoare de umplere/fundal, apoi faceti clic pe unul dintre patratele albastru deschis.

Fundalul tabelului devine albastru deschis.

12 În bara de instrumente Formatare, faceti clic pe sageata de lânga Efect special, apoi faceti clic pe optiunea Ridicat (a doua).

Tabelul preia efectul de celula ridicata.

De asemenea, se poate modifica latimea coloanei facând clic în coloana pe care doriti sa o modificati si facând clic pe Latime coloana din meniul Format pentru a afisa caseta de dialog Latime coloana. Latimea coloanei se masoara dupa numarul de caractere din câmp, astfel încât o coloana cu marimea 4 detine patru caractere.

13 Deplasati indicatorul mausului peste linia dintre numele câmpurilor Adresa si Localitate pâna când indicatorul devine o sageata cu doua capete de redimensionare.

14 Faceti dublu clic pe linie.

Coloana se extinde astfel încât înregistrarea cea mai lata din câmpul Adresa, 241 W. 29th Avenue, devine complet vizibila.

15 Faceti dublu clic pe linia dintre numele câmpurilor Localitate si Stat.

Coloana se extinde astfel încât înregistrarea cea mai lata din câmpul Localitate, Sandyland Cove, devine complet vizibila.

16 Defilati spre dreapta, apoi faceti dublu clic pe linia dintre numele câmpurilor Telefon domiciliu si Note.

Coloana se extinde astfel încât toate numerele de telefon sa fie complet vizibile.

Se poate reveni la setarea implicita de latime a coloanei facând clic în coloana pe care doriti sa o modificati, pe Latime coloana din meniul Format, apoi pe Latime standard din caseta de dialog Latime coloana. Latimea implicita a coloanei se poate modifica facând clic pe Optiuni din meniul Instrumente, pe fila Foaie de date din caseta de dialog Optiuni, apoi tastând o valoare noua în caseta Latime implicita coloana.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza tabelul.

Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblAngajati.

Tabelul se închide.

Acesti pasi pot fi urmati pentru a exporta orice obiect Access, nu numai tabele.

Sortarea înregistrarilor dintr-un tabel

Chiar daca nu urmati o anumita ordine când introduceti pentru prima oara datele într-un tabel, datele dintr-un câmp pot fi rapid organizate în ordine alfabetica sau numerica efectuând o sortare. Exista doua tipuri de sortare: ascendenta si descendenta. Sortarea ascendenta organizeaza datele dintr-un câmp de la valoarea cea mai mica la cea mai mare sau în ordine alfabetica, începând cu A. Sortarea descendenta are efectul opus; organizeaza datele dintr-un câmp de la valoarea cea mai mare la cea mai mica sau în ordine alfabetica inversa, începând cu Z.

Pentru a reorganiza datele, faceti clic în câmpul care contine valorile de sortat si faceti clic pe butonul Sortare ascendenta sau pe butonul Sortare descendenta din bara de instrumente Foaie de date tabel. De exemplu, Adventure Works are un tabel care tine evidenta datelor despre angajati si are câmpuri pentru IDAngajat, nume si prenume, printre altele. Pentru a sorta înregistrarile în baza de date dupa codul angajatului, faceti clic în câmpul IDAngajat, apoi faceti clic pe butonul Sortare ascendenta. Pentru a vizualiza datele angajatilor în ordine alfabetica dupa numele de familie, faceti clic în câmpul Nume, apoi pe butonul Sortare ascendenta.

Chiar daca sortati datele utilizând numai un singur câmp dintr-o înregistrare, toate câmpurile din înregistrare se deplaseaza împreuna. Aceasta caracteristica tine datele împreuna în timpul sortarii si împiedica separarea accidentala a datelor din cadrul înregistrarilor.

În acest exercitiu, sortati datele din tblDateResurseUmane astfel încât înregistrarea pentru angajatul cu cel mai mare salariu sa apara prima. Apoi, efectuati alta sortare pentru ca înregistrarile IDAngajat sa apara în ordine.

1 Faceti clic în oricare dintre înregistrarile din câmpul Salariu, apoi faceti clic pe butonul Sortare descendenta din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Access reorganizeaza tabelul în ordine descendenta dupa salariu.

Înregistrarea pentru angajatul care câstiga cel mai mare salariu de 45.200 $ apare prima.

2 Faceti clic în oricare dintre înregistrarile din câmpul IDAngajat, apoi faceti clic pe butonul Sortare ascendenta din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Access reorganizeaza tabelul în ordine ascendenta dupa IDAngajat, asa cum se arata în ilustratia din pagina urmatoare.

Înregistrarea pentru angajatul H101, al carui numar de ID angajat este primul în ordine ascendenta, apare primul.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza tabelul.

Cautarea înregistrarilor dintr-un tabel

Tabelele din Access sunt deseori foarte mari, iar gasirea unor date poate cere foarte mult timp. Pentru a cauta informatii într-un tabel, utilizati comanda Cautare. De exemplu, într-un in tabel care listeaza numele si adresele angajatilor, utilizati Cautare pentru a gasi înregistrarea unui angajat cu un anumit nume sau pentru a gasi toate adresele angajatilor care locuiesc în Santa Barbara.

Pentru a deschide caseta de dialog Cautare si înlocuire, se poate face clic pe Cautare din meniul Editare sau se poate apasa    Ctrl+F. Se poate trece la cautare în întreg tabelul, nu numai într-un singur câmp, facând clic pe sageata de lânga Privire în si selectând numele tabelului.

Comanda Cautare se poate utiliza pentru a cauta doar într-un singur câmp sau în întreg tabelul. Daca lucrati cu un tabel foarte mare, limitarea cautarii la un singur câmp înseamna o cautare mai rapida decât o cautare care examineaza toate informatiile din tabel. De exemplu, daca veti cauta angajatii cu numele Chai, cautarea se va executa mai rapid daca se face numai pe câmpul Nume, în loc sa se faca pe întregul tabel. În mod implicit, Access cauta în câmpul în care ati facut clic înainte de a începe cautarea. Daca doriti sa cautati în întregul tabel, selectati aceasta optiune din caseta de dialog Cautare si înlocuire.

În acest exercitiu, veti utiliza comanda Cautare pentru a gasi informatii cu resurse umane în tblDateResurseUmane pentru angajatii cu functia Hotelier.

1 Faceti clic în orice celula din câmpul Functie.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Cautare.

Apare caseta de dialog Cautare si înlocuire, având deja câmpul Functie în caseta Privire în.

3 În caseta De cautat, tastati Hotelier, apoi faceti clic pe Urmatorul gasit.

Access selecteaza înregistrarea care contine Hotelier în câmpul Functie.

4 Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al casetei de dialog Cautare si înlocuire.

Caseta de dialog Cautare si înlocuire se închide.

Utilizarea filtrelor în tabele

Utilizând un filtru, datele pot fi astfel restrictionate încât sa se afiseze numai înregistrarile care întrunesc anumite criterii. De exemplu, creati un filtru pentru a vizualiza înregistrarile din tblDateResurseUmane numai pentru angajatii care câstiga mai mult de 30.000 $ pe an.

În Access, filtrele se pot crea în doua modalitati diferite. Filtrare dupa formular, care permite specificarea unui câmp si a unei anumite valori din acel câmp pentru a fi utilizate ca filtru. Filtrare dupa selectie, care filtreaza pe baza continutului câmpului selectat.

Filtrele nu au influenta asupra tabelului însusi si pot activate si dezactivate cu butoanele Se aplica filtru si Eliminare filtru. Aceste doua butoane sunt de fapt acelasi buton: numele butonului se schimba (desi imaginea de pe buton nu se schimba), în functie de starea filtrului. Dupa ce ati creat un filtru, butonul Se aplica filtru devine butonul Eliminare filtru. Când faceti clic pe butonul Eliminare filtru, tabelul recapata aspectul initial.

În acest exercitiu, veti crea un filtru care restrictioneaza datele din tblDateResurseUmane la angajatii care câstiga 30.000 $ si mai mult pe an.

Valorile din meniurile verticale sunt valori care exista în cel putin o înregistrare din tabel.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Filtrare dupa macheta.

Apare fereastra Filtru dupa formular pentru tblDateResurseUmane.

2 Faceti clic pe câmpul Ore, faceti clic pe sageata cu lista verticala care apare, apoi pe 40.

În bara de instrumente Filtrare/Sortare, faceti clic pe butonul Se aplica filtru.

Apare tabelul, afisând numai înregistrarile pentru angajatii care lucreaza 40 de ore pe saptamâna.

Se pot adauga înregistrari noi la un tabel de înregistrari filtrate. Noile înregistrari vor fi incluse în tabelul original dupa ce se elimina filtrul.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Eliminare filtru.

Tabelul revine la aspectul sau initial.

5 În câmpul Functie, faceti clic pe orice înregistrare pentru Rep. marketing.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Filtrare prin selectare.

Apare tabelul, afisând numai înregistrarile pentru angajatii cu functia Rep. marketing.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Eliminare filtru.

Tabelul revine la aspectul sau initial.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza tabelul tblDateResurseUmane.

Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblDateResurseUmane.

Tabelul se închide.

Stabilirea relatiilor între tabele

Se pot stabili relatii între tabele care contin informatii sau câmpuri asemanatoare. Exista trei tipuri de relatii care se pot stabili între câmpurile din tabele: unu-la-unu, unu-la-mai-multi si mai-multi-la-mai-multi. Relatiile mai-multi-la-mai-multi depasesc intentiile acestui curs.

O relatie unu-la-unu exista atunci când doua tabele au un câmp identic care contine aceleasi informatii, ceea ce înseamna ca fiecarei înregistrari dintr-un tabel îi corespunde o singura înregistrare într-un tabel corelat. De exemplu, atât tblAngajati cât si tblDateResurseUmane au un câmp IDAngajat care contine 28 de înregistrari care listeaza codurile acelorasi 28 de angajati de la Adventure Works. Listele sunt identice, ceea ce înseamna ca angajatul H101 are o înregistrare în tblAngajati (unde se listeaza adresa si numarul de telefon al angajatului) si o înregistrare în tblDateResurseUmane (care se listeaza salariul, postul, data angajarii si orele lucrate pe saptamâna) Relatia dintre tblAngajati si tblDateResurseUmane este o relatie unu-la-unu deoarece daca exista o înregistrare care contine H101 în câmpul IDAngajat al tabelului tblAngajati, atunci exista numai o singura înregistrare care contine H101 în tblDateResurseUmane.

Majoritatea relatiilor bazelor de date sunt relatii unu-la-mai-multi.

O relatie unu-la-mai-multi exista atunci când fiecarei înregistrari dintr-un tabel îi corespund una sau mai multe înregistrari în tabelul corelat. De exemplu, tblDistribuitori listeaza distribuitorii care vând produse catre Adventure Works. Fiecare distribuitor si ID-ul sau apar numai o singura data în tblDistribuitori. Produsele comandate de la acesti distribuitori sunt listate în tblProduse si, pentru ca fiecare distribuitor vinde mai multe produse, IDDistribuitor poate sa apara de mai multe ori în acest tabel. Daca ati stabilit o relatie între tabele tblDistribuitori si tblProduse, rezultatul va fi o relatie unu-la-mai-multi.

Un avantaj în stabilirea relatiilor între tabele este impunerea integritatii referentiale, care ajuta la evitarea introducerii de valori incorecte în câmpurile corelate. Integritatea referentiala cere ca înregistrarile dintr-un tabel aflat în relatie, sa aiba una sau mai multe înregistrari corespondente în celalalt tabel din relatie. De exemplu, daca integritatea referentiala a fost impusa între tabelele tblDistribuitori si tblProduse, nu se poate introduce un produs în tblProduse daca distribuitorul nu a fost listat în tblDistribuitori.

Relatiile dintre tabele se pot crea, modifica si seta ca integritate referentiala din fereastra Relatii, care se deschide facând clic pe butonul Relatii din bara de instrumente Baza de date.

Access 2002 permite imprimarea unei copii a relatiilor din baza de date.

Relatiile, asa cum apar în fereastra Baza de date, pot fi imprimate facând clic pe comanda Imprimare relatii din meniul Fisier. Când imprimati relatiile, se creeaza un raport care contine relatiile exact asa cum apar în fereastra Relatii. Acest raport poate fi particularizat si salvat ca obiect distinct al bazei de date.

Rapoartele sunt prezentate în detaliu în lectia 6, "Proiectarea unui raport".

În acest exercitiu, veti crea o relatie unu-la-mai-multi între câmpurile IDDistribuitor din tblDistribuitori si tblProduse, veti imprima relatiile din baza de date si veti impune integritatea referentiala.

În bara de instrumente Baza de date, faceti clic pe butonul Relatii.

Apare fereastra Relatii.

În bara de instrumente Relatii, faceti clic pe butonul Afisare tabel.

Apare caseta de dialog Afisare tabel.

Caseta de dialog Afisare tabel se poate deschide si facând clic pe Afisare tabel din meniul Relatii.

3 Faceti clic pe tblProduse, apoi pe Adaugare.

Access adauga lista de câmpuri pentru tblProduse la fereastra Relatii.

4 Faceti clic pe tblDistribuitori, apoi pe Adaugare.

Access adauga lista de câmpuri pentru tblDistribuitori la fereastra Relatii.

Faceti clic pe Închidere.

Se închide caseta de dialog Afisare tabel, iar fereastra Relatii devine complet vizibila.

6 În lista de câmpuri a tblProduse, faceti clic pe IDDistribuitor, apoi glisati numele câmpului deasupra câmpului IDDistribuitor din lista de câmpuri a tabelului tblDistribuitori.

Apare caseta de dialog Editare relatii, asa cum se arata mai jos.

7 Selectati caseta de selectare Impunere integritate referentiala, apoi faceti clic pe Creare.

Caseta de dialog Editare relatii se închide si apare o linie între câmpurile IDDistribuitor ale listei de câmpuri din tblProduse si din tblDistribuitori, indicând ca exista o relatie.

1 de lânga tblDistribuitori indica faptul ca acesta este partea unu din relatia unu-la-mai-multi, în timp ce semnul infinit de lânga tblProduse indica faptul ca acesta este de partea mai-multi.

În bara de instrumente Relatii, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza fereastra Relatii.

În meniul Fisier, faceti clic pe Imprimare Relatii.

Relatiile din baza de date apar ca raport în Examinare înaintea imprimarii.

În bara de instrumente Examinare înaintea imprimarii, faceti clic butonul Imprimare.

Apare o caseta de mesaj care semnaleaza ca Access imprima tabelul.

11 Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al ferestrei Examinare înaintea imprimarii.

Apare o caseta de avertizare, care va întreaba daca salvati modificarile.

12 Faceti clic pe Nu.

Caseta de avertizare se închide.

13 Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al ferestrei Relatii.

Fereastra Relatii se închide.

14 Faceti clic pe tblProduse, apoi pe Deschidere din bara de instrumente a ferestrei Baza de date.

Tabelul se deschide în Vizualizare foaie de date.

15 Faceti clic pe butonul Înregistrare noua.

16 În câmpul IDDistribuitor, tastati RQ, apoi apasati pe Tab.

În câmpul Descriere, tastati Bomboane de ciocolata (1000), apoi apasati pe Enter.

Apare o caseta de avertizare precizând ca nu se poate adauga aceasta înregistrare deoarece este obligatorie o înregistrare corelata în tblDistribuitori.

18 Faceti clic pe OK. 

Caseta de avertizare se închide.

RS este codul pentru Ritzy Restaurant Supply, care este o înregistrare din tblDistribuitori.

19 Faceti clic în câmpul IDDistribuitor, stergeti textul existent, tastati RS, apoi apasati pe Enter.

Access selecteaza textul din câmpul Descriere. Nu apare nici o caseta de avertizare; RS este o valoare acceptabila.

20 Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblDistribuitori.

Tabelul se închide.

Crearea subfoilor de date

Daca exista doua tabele în relatie unu-la-mai-multi, se poate crea o subfoaie de date pentru a permite vizualizarea înregistrarilor dintr-un tabel în timp ce este deschis celalalt tabel. Subfoaia de date este un tabel în cadrul unui tabel. De exemplu, daca veti crea o subfoaie de date din relatia unu-la-mai-multi dintre tblDistribuitori si tblProduse, extinzând înregistrarea din tblDistribuitori, veti vedea listate produsele furnizate de fiecare distribuitor în tblProduse.

O subfoaie de date se poate utiliza pentru a vizualiza si a edita înregistrari corelate din tabele cu relatia unu-la-mai-multi.

Pentru ca o subfoaie de date sa functioneze, trebuie sa existe cel putin un câmp identic în tabelul aflat în lucru si în tabelul pe care doriti sa-l inserati ca subfoaie de date, iar acel câmp trebuie sa fie cheie primara în cel putin unul dintre tabele. În cazul tabelelor tblDistribuitori si tblProduse, acest câmp este IDDistribuitor, cheia primara din tblDistribuitori.

În acest exercitiu, veti crea o subfoaie de date în tblDistribuitori care contine informatii corelate din tblProduse.

1 Faceti clic pe tblDistribuitori, apoi pe Deschidere din bara de instrumente a ferestrei Baza de date.

Tabelul se deschide în Vizualizare foaie de date.

2 În meniul Inserare, faceti clic pe Subfoaie de date.

Apare caseta de dialog Inserare subfoi de date, având deja selectat tabelul tblProduse.

3 Faceti clic pe OK. 

Pentru a sterge o subfoaie de date, indicati spre Subfoaie de date din meniul Format si faceti clic pe Eliminare.

Caseta de dialog Inserare subfoi de date se închide, iar tblDistribuitori apare în Vizualizare foaie de date cu semnul plus (+) la stânga înregistrarilor, ceea ce indica prezenta subfoilor de date.

4 Faceti clic pe semnul plus (+) din stânga primei înregistrari, pentru IDDistribuitor CH, Erewhon Children's Store.

Apare subfoaia de date cu produsele oferite de Erewhon Children's Store, preluate din tblProduse.

Se pot introduce date noi direct într-o subfoaie de date facând clic în prima înregistrare necompletata din subfoaia de date si tastând.

În bara de instrumente Foaie de date tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza tblDistribuitori.

6 Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblDistribuitori.

Tabelul se închide.

Importul înregistrarilor dintr-o sursa externa

Când adaugati date în tabele, veti constata ca unele dintre datele de care aveti nevoie în bazele de date exista deja într-o foaie de lucru Microsoft Excel, într-un fisier HTML, într-un fisier text sau într-un tabel din alt program de baze de date. Desi datele se pot imprima si tasta apoi în baza de date, este mai simplu sa faceti importul informatiilor în Access din sursa.

Pentru a importa date, numele câmpurilor din sursa trebuie sa fie identice cu numele câmpurilor din tabelul unde se vor copia datele. De asemenea, tipurile de date din sursa trebuie sa fie compatibile cu tipurile de date din tabelul unde se vor copia datele. De exemplu, daca un câmp din sursa contine text si încercati sa îl copiati într-un tabel în care câmpul corespunzator este numar, veti primi un mesaj de eroare.

În acest exercitiu, veti importa date din foaia de lucru Excel ImportPractica într-un tabel nou din baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 03.

Daca dureaza prea mult timp importul unei foi de calcul, este posibil sa fi aparut o eroare. Pentru a revoca importul, apasati Ctrl+Break.

1 În meniul Fisier, indicati spre Preluare date externe, apoi faceti clic pe Import.

Apare caseta de dialog Import.

2 În caseta Privire în, verificati sa fie selectat folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica.

3 Faceti clic pe sageata cu lista verticala Fisiere de tip, apoi pe Microsoft Excel (*.xls).

4 Faceti clic pe ImportPractica, apoi pe Import.

Apare prima caseta de dialog Expert Import foaie de calcul.

Daca întâmpinati probleme la importul înregistrarilor, Access va adauga un rând sa tabel denumit Erori import. Pentru o lista de erori, faceti dublu clic pe tabelul Erori import din sectiunea Tabele a ferestrei Baza de date.

5 Verificati sa fie selectata optiunea Afisare foi de lucru, apoi faceti clic pe Urmatorul.

Apare urmatoarea caseta de dialog Expert Import foaie de calcul.

Titlurile de coloana (numele câmpurilor) pentru datele importate apar în rândul de la dreapta numarului 1.

6 Bifati caseta de selectare Primul rând contine titluri de coloana, apoi faceti clic pe Urmatorul.

Daca alegeti optiunea Într-un tabel existent trebuie sa fiti sigur ca numele câmpurilor tipurile de date importate coincid cu cele din tabelul existent.

Apare urmatoarea caseta de dialog Expert Import foaie de calcul, asa cum se arata mai jos.

7 Verificati sa fie selectata optiunea Într-un tabel nou, apoi faceti clic pe Urmatorul.

Apare urmatoarea caseta de dialog Expert Import foaie de calcul.

Daca nu doriti sa se importe un anumit câmp, bifati caseta de selectare Nu se importa câmpul (Se ignora).

8 Faceti clic pe Urmatorul pentru a accepta toate câmpurile.

Apare urmatoarea caseta de dialog Expert Import foaie de calcul.

Se poate modifica sau sterge întotdeauna specificarea de cheie primara din Vizualizare proiect dupa ce tabelul este creat.

9 Faceti clic pe optiunea Aleg propria cheie primara, verificati daca apare IDOaspete în caseta de la dreapta, apoi faceti clic pe Urmatorul.

IDOaspete este selectat cheie primara si va aparea caseta de dialog Expert Import foaie de calcul.

Daca nu aveti instalat pe computer Expertul Analizator de tabel, nu va aparea caseta de selectare Un expert sa analizeze tabelul dupa importul datelor.

10 În caseta Import în tabelul, stergeti textul existent si tastati tblImportPractica.

Daca lasati bifata caseta de selectare Afisare Ajutor dupa încheierea executiei expertului,    Ajutorul Access se va deschide dupa importul tabelului.

11 Verificati sa fie deselectate casetele de selectare Un expert sa analizeze tabelul înainte sa importe datele si Afisare Ajutor dupa încheierea executiei expertului, apoi faceti clic pe Terminare.

Apare o caseta de mesaj care semnaleaza ca Access a terminat de importat tabelul.

12 Faceti clic pe OK. 

Tabelul nou, tblImportPractica, apare acum în lista de tabele în fereastra Baza de date.

13 Faceti clic pe tblImportPractica, daca este necesar, apoi faceti clic pe Deschidere din bara de instrumente a ferestrei Baza de date.

Tabelul se deschide în Vizualizare foaie de date.

14 Faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblImportPractica.

Tabelul se închide.

Daca înregistrarile de care aveti nevoie pentru un tabel exista în alt tabel, aceste înregistrari pot fi copiate dintr-un tabel în altul, chiar daca celalalt tabel este în alta baza de date. Daca este necesara copierea date dintr-un tabel în altul, urmati aceleasi reguli de la importul datelor dintr-o sursa externa: numele câmpurilor din tabelul de origine trebuie sa fie identice cu numele câmpurilor din tabelul în care se copiaza datele, iar tipurile de date din tabelul de origine trebuie sa fie compatibile cu tipurile de date din tabelul în care se copiaza datele.

Pentru a copia date dintr-un tabel în altul, utilizati butoanele Copiere si Lipire. Dupa ce selectati datele de copiat si dupa ce faceti clic pe butonul Copiere, datele se salveaza în Clipboard Office. Clipboard Office este un fisier special accesibil din Microsoft Excel, Word, Access, Outlook® sau PowerPoint® si care poate fi utilizat pentru a copia si a lipi date într-un fisier, între fisiere sau între aplicatii.

Concluziile lectiei

Aceasta lectie abordeaza subiecte privind modificarea formatului tabelelor, sortarea si cautarea înregistrarilor într-un tabel, utilizarea filtrelor, stabilirea relatiilor între tabele, crearea subfoilor de date si importul înregistrarilor dintr-o sursa externa.

Daca veti continua cu urmatoarea lectie:

Faceti clic pe butonul Închidere din coltul dreapta sus al ferestrei Baza de date.

Baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 03 se închide.

Daca nu veti continua cu urmatoarea lectie:

Pentru a închide Access acum, faceti clic pe butonul Închidere din coltul din dreapta sus al ferestrei Access

Access si baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 03 se închid.

Testare rapida

1 Ce este o subfoaie de date?

2 Ce este integritatea referentiala?

3 Care sunt cele doua tipuri de filtre?

4 Care este diferenta dintre o relatie unu­-la-unu si o relatie unu-la-mai-multi?

5 Cum se importa înregistrarile?

6 Ce face comanda Cautare?

7 Ce este formatul implicit al unui tabel?

Ce fac mastile de intrare si câmpurile lista de optiuni?

9 Care sunt cele doua tipuri de sortare?

10 Ce fac filtrele?

Recapitulare

Exercitiul 1: Importati foaia de lucru Excel ImportPractica si numiti tabelul nou tblListaOaspeti. Modificati câmpul ListaPosta pentru a afisa Da sau Nu. (Sugestie: Utilizati proprietatea Format pentru câmp.) Sortati tabelul astfel încât înregistrarile sa fie aranjate alfabetic dupa numele de familie. Setati textul la font Bookman Old Style de 12 puncte si fundalul tabelului la galben. Ajustati latimea coloanei pentru a fi vizibil tot textul. Cautati adresa care contine cuvântul Carter. (Sugestie: În caseta de dialog Cautare si înlocuire, setati caseta Potrivire la Orice parte din câmp.)

Utilizati butonul Filtrare dupa formular pentru a gasi numai înregistrarile cu oaspetii din CA. Salvati si închideti tabelul.

Exercitiul 2: Configurati o relatie unu-la-mai-multi între tblApartamente si tblRezervari. (Sugestie: Câmpul IDApartament din tblApartamente si câmpul NrApartament din tblRezervari contin aceleasi date.) Impuneti integritatea referentiala pentru a fi imposibila o rezervare accidentala pentru un apartament care nu exista. Imprimati o copie a relatiilor din baza de date si nu salvati raportul creat de Access. Salvati si închideti fereastra Relatii.

Exercitiul 3:Open the tblInsurance table in the Database Fundamentals 03 database and examine it in Datasheet view. Deschideti tabelul tblDateResurseUmane în Vizualizare proiect si adaugati un câmp cu numele IDPlan. Setati proprietatile Tip de date si Dimensiune câmp conform datelor pe care le vedeti în tabelul tblAsigurare. Creati o Legenda potrivita pentru câmp si asociati una dintre valorile IDPlan existente ca valoare implicita. Salvati tabelul tblDateResurseUmane si comutati la Vizualizare foaie de date. Asociati unul dintre codurile existente în planuri de sanatate fiecarui angajat din tabelul tblDateResurseUmane. Închideti tabelul când terminati.

Exercitiul 4: Deschideti baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 03, apoi deschideti fereastra Relatii. Creati o relatie unu-la-mai-multi între tabelele tblAsigurare si tblDateResurseUmane, utilizând câmpul IDPlan drept câmp de asociere. Asigurati-va ca ati impus integritatea referentiala. Imprimati relatia. Deschideti tabelul tblDateResurseUmane si inserati un angajat nou (nu uitati sa introduceti noul angajat si în tabelul tblAngajati). Asociati un ID nou angajatului si creati celelalte date necesare. Încercati sa asociati un cod de plan de sanatate F. Va permite Access sa asociati acest cod? Daca nu, asociati alt ID plan de sanatate valid pentru înregistrare.

Exercitiul 5: Deschideti tabelul tblDateResurseUmane în Vizualizare foaie de date. Sortati tabelul în ordine ascendenta dupa câmpul cu date pentru Plan de sanatate. Imprimati tabelul sortat. Sortati din nou tabelul utilizând câmpul IDAngajat pentru a va întoarce la succesiunea initiala. Utilizati Filtrare dupa selectie pentru a selecta si a filtra tabelul dupa toate codurile ID Plan de sanatate, începând cu A, apoi B etc. Imprimati rezultatele fiecarei filtrari înainte de a elimina filtrul. Comparati angajatii redati la fiecare filtrare cu lista tuturor angajatilor sortata dupa codul de sanatate. Sunt afisati toti angajatii în fiecare lista pentru fiecare ID de plan? Deschideti tabelul tblAsigurare si inserati o subfoaie de date utilizând relatia dintre tabelele cu asigurarea si cu resursele umane. Extindeti subfoaia de date pentru fiecare ID de plan de sanatate si comparati lista de angajati cu rezultatele filtrarii imprimate pentru fiecare ID de plan.