Programul MICROSOFT EXCEL

Ecranul Excel

●Terminologie

Workbook=agenda de lucru=desemneaza un fisier în Excel

Worksheets=foaie de calcul=element constotutiv definitoriu al unei agende de lucru

Ecranul de deschidere Excel afiseaza o agenda de lucru goala denumita Book1.

O agenda de lucru este alcatuita din 16 foi de calcul.

Fiecare foaie de calcul consta în coloane si rânduri care se intersecteaza formând casete denumite "celule", în care se introduc date.

Etichetele din partea de jos a agendei de lucru , denumite Sheet1, Sheet2..., permit parcurgerea foilor de calcul atunci când se executa clic pe ele cu ajutorul mouse-ului.

Alte elemente ale ferestrei Excel:

bara de titlu bare de defilare

bara de meniuri zona de lucru

bara de formatare titlul coloanei-identifica prin litere coloana

bara de stare titlul rândului-identifica prin numere rândul

bara de unelte standard selector-contur care arata celula activa(cea în care se lucreaza.

celula-fiecare celula are o adresa alcatuita din litera coloanei si numarul rândului

Operatii uzuale asupra unei agende de lucru

●Creare

File>New>In urma acestei comenzi apare o caseta ce contine doua etichete:

General- permite crearea unei noi agende de lucru.

Spreadsheet Solutions-permite crearea unei noi agende de lucru bazata pe un sablon .Pictograma Workbook trebuie sa fie selectata.OK

●Inchidere

File>Close

●Deschidere

File>Open>In urma acestei comenzi apare caseta Open cu sectiunile:

Look In-stabileste directorul de cautere

File name-permite introducerea numelui fisierului

Files of type-specifica tipul fisierului

Text or property-permite introducerea unui text existent în fisier sau a unei proprietati

Last modified-pentru a indica o perioada de timp

si butoanele: Advanced...-permite introducerea unor criterii suplimentare de cautare

Find Now-declanseaza actiunea de cautare a fisierului

New Search-determina o noua cautare

Pentru a determina programul Excel sa caute în dosarele incluse în altele, se actioneaza butonul Commands and Settings de pe bara cu instrumente de lucru Open

●Salvarea

File>Save

File>Save As...

1.Stabilirea unui director în care sa fie salvate documentele în mod implicit:

Tools>Options>General; Default File Location-în continuare se introduce calea completa catre unitetea si directorul pe care doriti sa-l utilizati.

2.Crearea fisierelor copii de siguranta

File>Save As...>Options; se marcheaza caseta Always Create Backup

Bare de instrumente si palete detasabile

●Ascunderea /afisarea barelor de instrumente

View>Toolbars> se valideaza barele de instrumente care doresc sa fie afisate pe ecran si se încheie actiunea executând clic într-o zona libera de pe ecran.

●Mutarea barelor cu instrumente de lucru

1.se muta indicatorul mouse-ului peste o zona fara butoane de pe bara cu instrumente de lucru.

2.mentinând apasat butonul mouse-ului se traseaza bara în noua pozitie în care doriti sa apara.

●Personalizarea barelor de instrumente

1.View>Toolbars

2.In caseta de text Toolbar Name se introduce de la tastatura numele pe care doriti sa-l dati barei.Aceasta actiune face ca butonul New sa devina disponibil.

3.Se executa clic pe butonul New. Excel ceeaza o noua bara flotanta si afiseaza caseta Customize. Se adauga prin trasare butoanele care doriti sa apara pe noua bara de instrumente

4.Close.

●stergerea unei bare personalizate:

View>Toolbars>

In lista Toolbars se executa clic pe bara pe care doriti sa o stergeti, apoi actionati butonul Delete

●Modificarea unei bare de instrumente existente

1.View>Toolbars

2.Se selecteaza bara dorita; se actioneaza butonul Customize.

3.Din lista Categories se selecteaza butonul pe care vreti sa apara pe bara sau trasati în afara barei de instrumente butoanele care nu le doriti

4.Close.

●Readucerea unei bare de instrumente la starea initiala

1.View>Toolbars>

2.Se selecteaza bara dorita

3.Reset

●Redimensionarea butoanelor de pe barele de instrumente

View>Toolbars>Customize>Options

Se deselecteaza optiunea Large ico

●Utilizarea paletelor detasabile din barele de instrumente

Unele dintre barele de instrumente contin liste derulante carev înlesnesc selectarea dintr-un numar mare de optiuni. Paletele detasabile sunt: Border, Font, Color, Pattern, Color din barele de instrumente Formatting si Drawing.

Paletele nu por fi redimensionate. Pot fi închise printr-un clic pe pictograma meniului de control. Putem trasa în afara barei de instrumente aceste paletePentru a avea acces la o astfel de paleta trebuie sa executati clic pe butonul care o simbolizeaza si sa o trasati în locul în care doriti sa apara.

Lucrul cu casete de dialog si ferestre.

Datorita numarului mare de optiuni care pot fi selectate pentru îndeplinirea unei anumite functii, apare imposibilitatea afisarii corespunzatoare a acestora în bara de meniu. Ca o solutie alternativa, compania Microsoft a mentinut în bara de meniuri numai optiunile generale, restul fiind disponibile prin intermediul casetelor de dialog.

Tot din cauza numarului mare de posibilitati existente, multe din casetele de dialog sunt grupate împreuna în "cartele" cu eticheta, plasate în interiorul casetei respective.

Grupa de optiuni dorita se poate selecta prin executarea unui clic pe eticheta corespunzatoare sau prin apasarea repetata a tastei TAB, pâna când se va selecta eticheta dorita si apoi prin apasarea tastei sageata-stânga sau sageata-dreapta pentru selectarea etichetei urmatoare.

In meniurile derulante comenzile care necesita informatii suplimentare au atasate trei puncte (...). Alegerea unei astfel de comenzi va produce afisarea unei casete de dialog în care puteti introduce informatiile necesare executarii comenzii. Spre exemplu, comanda Options din meniul Tools va conduce la afisarea unei casete de dialog care contine 10 sectiuni, carora le corespund etichete plasate în partea superioara. Fiecare sectiune este formata din tipuri diferite de optiuni, pe care le puteti utiliza pentru a personaliza programul Excel. Daca selectati eticheta General, va aparea caseta de dialog de mai jos:

Casetele de dialog contin:

butoane de optiune

casete de validare

casete de listare

butoane de comanda

etichete-au aspectul unor cartele; toate optiunile grupate în cadrul aceleiasi cartele sunt relative la acelasi subiect, iar numele grupei de optiuni apare scris pe eticheta, în partea superioara a casetei de dialog. Selectarea etichetelor cu ajutorul tastaturii:

eticheta din dreapta: Ctrl+Tab sau Ctrl+Page Down

eticheta din stânga: Ctrl+Shift+Tab sau Ctrl+Page Up

casete de text -folosite pentru introducerea de informatii, cum ar fi numele de fisiere sau numerele, în cadrul casetelor de dialog.

Selectarea si deplasarea în foile de calcul

Foile de calcul sunt colectii de alcatuite din 256 de coloane si 16384 de linii.

Când deschideti un fisier Excel de pe disc, deschideti de fapt un registru de calcul care cuprinde mai multe foi. Puteti deschide mai multe registre de calcul, fiecare în propria fereastra. Pentru a activa un registru de calcul deschis, alegeti comanda window si apoi pe baza meniurilor, selectati numele documentului în care doriti sa lucrati.

Ctrl+F6-pentru a parcurge registrele de calcul deschise

Pentru activarea unui registru de calcul deschis anterior executati clic pe fereastra documentului respectiv.

Deplasare în registrele cu multe foi de calcul:

1. F5

2. In caseta de text Reference, scrieti numele foii si a celulei pe care doriti sa o afisati

(ex.: Sheet3!B12)

3. OK

Selectare foi adiacente:

executati clicuri pe butoanele de derulare pâna când este afisat numele primei foi din grupul pe care doriti sa-l selectati

executati un clic pe numele primei foi din grupul pe care doriti sa-l selectati

executati clicuri pe butoanele de derulare pâna când este afisat numeleultimei foi din grupul pe care doriti sa-l selectati

executati un clic cu tasta Shift apasata, pe numel ultimei foi din grupul pe care doriti sa-l selectati

In urma acestor operatii vor fi selectate toate foile cuprinse între prima si ultima foaie pe care ati executat clic.

Selectare foi disparate:

executati clicuri pe butoanele de derularea etichetelor, pentru a afisa numele foii cautate

executati un clic pe eticheta cu numele foii respective

executati clicuri pe butoanele de derulare a etichetelor, pentru a afisa un alt nume de foaie

executati Ctrl+clic pe numele ei

repetati pasii 3 a4 pentru a adauga toate foile pe care le doriti

Sugestii privitoare la selectarea foilor

Când lucrati în mod constant cu doua sau trei foi dintr-un registru de calcul, metoda de selectare de mai sus poate parea greoaie. In schimb, puteti selecta din doua sau trei foi de calcul, prin apasarea tastei F5 si scrierea numelui si referintei celulei din foaia de calcul în care doriti sa lucrati. Caseta de dialog GoTo retine ultimele patru locatii pe care le-ati accesat. Pentru a va întoarce în una din aceste foi, apasati F5 si executati un dublu clic pe foaia (sau referinta) unde vreti sa ajungeti.

Pentru a vedea mai multe nume de etichete, trasati caseta de separare etichete catre dreapta. Pentru a mari dimensiunea barei de derulare, trasati caseta de separare etichete catre stânga.

Afisarea etichetelor într-un registru este o optiune care poate fi dezactivata. Pentru a se afisa etichetele cu numele foilor:

Tools>Options>View;marcati caseta de validare Sheet Tabs

Daca este marcata caseta de validare Sheet Tabs dar etichetele nu sunt afisate, probabil ca in foaia curenta nu este suficient spatiu pentru a se afisa si bara orizontala de derulare si etichetele. Pentru a repozitiona cele doua zone, cautati caseta de separare etichete (o linie verticala dubla), situata în stânga barei de derulare orizontala. Atunci când cursorul mouse-ului este plasat peste aceasta caseta, aspectul sau va simboliza doua linii verticale. Executati un dublu clic pe caseta de separare etichete pentru a restaura dimensiunile initiale pentru bara de derulare orizontala si zona de afisare a etichetelor.

Derulare în interiorul ferestrei Excel

*Apasati Scroll Lock si apoi tasta indicata

Selectarea celulelor si a domeniilor

Terminologie:

Celula activa- celula în care introduceti date sau formule

Domeniu - o selectie de mai multe celule

Taste pentru deplasarea celulei active:

Deplasarea la marginea unui bloc de celule

Daca utilizati mouse-ul, executati dublu clic pe marginea unei celule,în directia în care doriti sa va deplasati. Daca celula curenta contine date, celula activa se va deplasa la marginea primei zone cu date din directia aleasa atunci când ati executat dublu clic. Daca celula curenta este goala, celula activa va fi deplasata în prima celula goala situata la marginea urmatoarei celule cu date din directia specificata . aceasta tehnica devine si mai simpla daca activati Gridlines (grila de ghidare), alegând comanda:

Tools>Options>View; marcati caseta de validare Gridlines.

Taste scurtaturi:

Pentru a utiliza aceste taste, selectati o celula si apasati sageata care corespunde directiei dorite, în timp ce tineti apasata tasta Ctrl. Pentru a folosi combinatiile tastei End, apasati tasta End, eliberati-o, apoi apasati sageata care corespunde directiei în care doriti sa va deplasati.

Daca celula curenta contine date, celula activa se va deplasa în directia tastei sageata pâna la marginea unei zone care cuprinde date. In cazul în care aceasta este goala, deplasarea celulei active se va face pâna la prima celula goala de la marginea urmatoarei zone cu date.

Deplasare cu Go To

Edit>GoTo (F5)

In caseta Reference scrieti adresa celulei sau a domeniului unde doriti sa va deplasati sau selectati din caseta listare un nume de domeniu

OK/Enter.

Deplasare într-o zona a foii de calcul active prin intermediul mouse-ului, parcugeti etapele:

Executati un clic pe sageata jos din dreapta zonei de referinte pentru a afisa lista numelor disponibile din foaia de calcul. Aceste nume vor aparea sortate în ordine alfabetica.

Executati un clic pe numele domeniului in care doriti sa va deplasati.

●Selectarea seriilor de celule

serie de celule=grup dreptunghiular de celule alaturate

Seriile sunt definite prin punctele de ancorare(colt stânga-sus si colt dreapta-jos) .

Selectia unei serii de celule

Se muta mouse în colt stânga-sus al seriei

Se executa clic si se mentine apasat butonul stâng al mouse-ului

Se traseaza mouse-ul spre coltul di dreapta-jos al seriei si se elibereaza.

Metode de selectie

●Metode de selectare în modul extins(F8)

Fata de modul de lucru obisnuit , modul extins considera tasta Shift ca fiind apasata. Atunci când lucrati în modul extins este afisat indicatorul EXT în partea inferioara a ferestrei.

Selectare domeniu în modul extins

selectare un colt

apasati tasta F8 pentru a activa modul extins

selectati coltul opus prin executarea unui clic sau prin apasarea tastelor de deplasare.

F8 pentru a dezactiva modul extins.

Atâta timp cât este afisat indicatorul EXT în bara de stare, primul colt selectat va ramâne fixat.

Selectarea mai multor domenii

Programul Excel ofera posibilitatea de a selecta simultan mai multe domenii neadiacente. Aceasta facilitate permita ca printr-o singura comanda sa formatati mai multe domenii, sa tipariti diferite parti ale foii de calcul sau sa stegeti , printr-o singura apasare de tasta, continutul mai multor celule.

Pentru a selecta mai multe domenii folosind tastatura:

Selectati celula din coltul unui domeniu.

Selectati primul domeniu

Shift+F8 pentru a activa modul ADD (adaugare). Indicatorul ADD va fi afisat în bara de stare dela baza ferestrei.

Se repeta pasii anteriori pentru adaugarea altor domenii

Pentru a selecta mai multe domenii cu F5

F5;

In caseta Reference, scrieti numele sau referintele corespunzatoare domeniilor pe care doriti sa le selectati, separate prin virgule. Nu se folosesc spatii între referintele sau numele introduse

OK

Selectarea celulelor dupa continut

-este o operatie utila atunci când aveti nevoie sa selectati:

.celule cu datele dintr-o zona de celule care contin formule sau invers

.formule înrudite

.note

.o zona dreptunghiulara care contine toate celulele care nu sunt goale

.erori

.obiecte grafice, obiecte înglobate sau diagrame

Pentru a selecta celulele dupa continut urmati procedura:

Daca doriti cautarea unui anumit continut în întreaga foaie de calcul, selectati o singura celula sau un domeniu de celule pentru cautarea în interiorul acestuia

F5 (Edit>Go To)

Special; apare caseta Go To Special

Selectati una din urmatoarele optiuni:

Notes - selecteaza toate celulele care contin note

Constants - selecteaza celulele care contin tipul specificat în urmatoarea caseta de validare

Formulas - selecteaza celulele care contin formule ce produc rezultate de tipul specificat în urmatoarea lista de casete de validare

Numbers - selecteaza celulele ce contin numere

Text - selecteaza celule care contin text

Logicals - selecteaza valori logice

Errors - selecteaza celulele care contin erori

Denumirea celulelor si a seriilor de celule

Adeseori e util sa denumim celulele cu nume mai semnificative. Aceasta operatie poate usura decuparea si mutarea blocurilor de celule.

selectati seria. Toate celulele trebuie sa se afle pe aceeasi foaie de calcul

Clic în interiorul casetei de nume

Introduceti numele seriei (maxim 255 caractere) Numele acceptabile pot include litere, numere, puncte si sublinieri, dar nu si spatii. De asemenea, nu se accepta un nume care începe cu cifra

Enter

Pentru a vedea o lista cu numele seriilor, clic sageata în jos de lânga caseta Name de pe bara de formule

O alta modalitate de a denumi o serie de celule este:

Selectati seria de celule

Insert>Name>Define

In caseta Names in Workbook; introduceti numele.

Caseta Define Name permite vizualizarea seriei definita de un nume.

Clic pe un nume de serie din lista Names in Workbook. In caseta Refers To se vor vizualiza adresele celulelor atribuite numelui seriei.

Semnul dolar din adresa celulei indica adresarea ei absoluta, ceea ce înseamna referirea le aceeasi celula întotdeauna. Adresarea absoluta a unei celule nu va fi schimbata daca se fac modificari în celulele din foaia de calcul care o folosesc.

Pentru a sterge numele unei serii de celule

Executati clic pe numele seriei din lista Names in Workbook

Delete

Introducerea datelor

Exista mai multe tipuri de date pe care le puteti introduce, dintre care enumeram: text, numere, date calendaristice, ore, formule, functii.

Introducerea textului (orice combinatie de litere si numere)într-o celula

Selectati celula în care doriti sa introduceti textul executând clic pe ea

Introduceti de la tastatura textul. In timp ce introduceti de la tastatura textul, acesta apare în celula si pe bara de formule

Clic Enter de pe bara de formule (butonul cu semnul de bifare) sau apasati Enter, Tab sau o tasta sageata.

Introducerea numerelor ca text

.Pentru a introduce numerele ca text, acestea trebuie precedate de semnul (apostrof). Apostroful este un prefix de aliniere ce informeaza programul Excel sa trateze caracterele care îl urmeaza ca text si sa le alinieze la stânga în celula.

.O alta modalitate de introducere a numerelor ca text este plasarea semnului = în fata numarului, iar numarul introduceti-l între ghilimele.

Atunci când introduceti un numar ca text va pastrati posibilitatea de a-l folosi în cadrul formulelor numerice

Introducerea numerelor

Numerele acceptate pot include caracterele numerice 0-9 si oricare dintre aceste caractere speciale:+ ( ) , $ . %. Numerele sunt aliniate la dreapta în mod automat. In valorile pe care le introduceti puteti include virgule, puncte zecimale, semne dolar, semne procent si paranteze.

Obs. Daca ati introdus un numar si el apare în celula ca o succesiune de semne # sau ca o notatie stiintifica (de ex. 7.78E+06 ) înseamna ca celula nu este suficient de larga. Pentru a remedia neajunsul:

Format>Column>Autofit selection

Introducerea numerelor cu pozitie zecimala fixata

Se poate configura programul Excel pentru a introduce automat zecimalele urmând procedura:

Tools>Options>Edit

Marcati caseta de validare Fixed Decimal.

In caseta Places scrieti numarul de pozitii zecimale dorit

Exemplu: Pentru a introduce 345.67, trebuie scris 34567. La apasarea tastei Enter , Excel va plasa automat punctul zecimal.

Introducerea datelor calendaristice si a orelor

Când introduceti o data calendaristica , programul Excel converteste data într-un numar care reprezinta numarul de zile de la 1 ianuarie 1990. Acest numar nu este vizualizat pe ecran, dar el va fi utilizat de Excel ori de câte ori un calcul implica o data calendaristica.

Formate calendaristice si orare

Obs:Pâna când nu introduceti AM sau PM, programul Excel presupune ca utilizati un ceas militar cu 24 de ore. Daca introduceti 8:20 PM , Excel va afisa pe bara de formule ora militara echivalenta: 20:20

Utilizarea tastelor de comenzi rapide la introducerea datelor

Prelucrarea datelor introduse

selectati celula în care doriti sa faceti modificari

cu ajutorul mouse-ului, plasati punctul de insertie pe bara de formule, sau apasati F2, sau dublu-clic pe celula. Rezultatul este intrarea în modul Edit (prelucreaza); pe bara de stare va aparea Edit

.Introducerea rapida a datelor

Copierea cu ajutorul comenzii Fill a datelor introduse

Selectati celula al carei continut doriti sa-l copiati

Plasati mouse-ul peste celula selectata, clic si trasati-o peste celulele în care doriti sa copiati continutul

Edit>Fill

Selectati directia în care doriti sa copiati datele introduse

Modalitate rapida de copiere a datelor

selectati celula al carei continut doriti sa-l copiati

Trasati punctul de control al celulei peste celulele în care doriti sa copiati

Copierea între foi de calcul

selectati foaia din care doriti sa copiati

Selectati foile în care doriti sa copiati

Selectati celulele de copiat

Edit>Fill>Across Worksheets

Copiere cu AutoFill (copiere inteligenta)

Introduceti într-o celula de la tastatura Monday

Trasati punctul de control al umplerii în sus, în jos, spre stânga sau spre dreapta pentru a selecta înca sase celule

Eliberati mouse-ul. Excel va insera celelalte zile ale saptamânii în ordine, în celulele selectate

Excel pastreaza zilele saptamânii ca date introduse în lista caracteristicii AutoFill. Va puteti stoca propriile serii ca date introduse în lista acestei caracteristici

Crearea unei serii de date scurte cu AutoFill

Tools>Options

Clic Custom Lists (listele proprii utilizatorului)

Clic Add. In caseta List Entries va aparea un punct de insertie.

Introduceti de la tastatura datele pe care vreti sa le utilizati ca date introduse în lista caracteristicii AutoFill (ex. An1, An2, An3 ). Tastati Enter la sfârsitul fiecarei introduceri

OK

Introducerea unei serii cu AutoFill

Excel recunoaste 4 tipuri de serii:

Pentru a crea o serie urmati procedura:

Intr-una dintre celule introduceti o valoare si tastati Enter. Aceasta valoare va fi valoarea de început sau de sfârsit a seriei

Selectati celula cu acea valoare si celulele în care vreti sa extindeti seria

Edit>Fill>Series

In zona Series in selectati Rows / Columns (dupa cum doriti umplerea unui rând sau a unei coloane)

In zona Type selectati un tip de serie

Daca este necesar, potriviti valorile Step (pas - cantitatea dintre fiecare valoare a seriei) si Stop (ultima valoare pe care vreti ca Excel sa o introduca)

OK sau tastati Enter si seria va fi creata

Introducerea datelor cu AutoComplete

Caracteristica AutoComplete se folosestepentru introducerea automata a unei informatii tastându-se doar primele câteva litere. Caracteristica AutoComplete lucreaza numai cu datele introduse în coloane, nu si în rânduri

Introduceti intr-o celula de la tastatura Anglia. Apasati Enter; Introduceti Spania; apasati Enter. Introduceti Italia; apasati Enter.

Introduceti A. In celula va apare Anglia; apasati Enter pentru a va deplasa In jos In urmatoarea celula. Introduceti I. In celula va apare Italia.

Pentru a vedea o lista a posibilelor date ce pot fi introduse în foaia de calcul, clic cu butonul drept al mouse-ului într-o celula, afisând astfel meniul rapid. Alegeti din meniu Pick From List (preia din lista). Excel va arata o lista creata automat din cuvintele introduse in coloana

Clic pe un cuvânt din lista Pick List pentru a-l insera într-o celula

.Copierea mutarea si stergerea datelor

Copierea datelor

Selectati celulele de copiat; Edit>Copy

Selectati prima celula din zona în care vreti sa plasati copia; Edit>Paste

Mutarea datelor

selectati celulele de mutat; Edit>Cut

Selectati prima elula din zona in care doriti sa mutati celulele; Edit>Paste

Mutarea datelor între foi de calcul (Drag Cells Between Worksheets)

Selectati datele de copiat

Mentinând apasata tasta Alt, trasati selectia pe eticheta foii în care doriti sa se faca copierea

Continuati trasarea selectiei pâna In noua pozitie dorita de pe foaia de calcul

stergerea datelor

. Edit>Clear - pentru a sterge numai continutul sau aranjarea celulelor

Selectati All -sterge aranjari, cintinuturi, observatii

Formats - sterge aranjarea

Contents - sterge continutul

Notes - sterge observatiile

. Edit>Delete - pentru a elimina celula si continutul ei

Inserarea observatiilor

Selectati celula careia doriti sa-i atasati observatii

Insert>Comment

Introduceti comentariul dorit

.Inserarea si stergerea celulelor, a rândurilor si a coloanelor

Inserarea celulelor în mijlocul datelor existente va cauza translatarea celorlalte celule în jos cu un rând sau peste o coloana. Daca adaugati în foaia de calcul formule care se leaga de continutul celulelor translatate, aceasta operatie poate altera calculele. Formulele se corecteaza automat daca se introduc rânduri sau coloane întregi.

.Pentru a insera o singura celula sau un grup de celule urmati procedura:

selectati celula (celulele) unde doriti sa inserati noua celula / noile celule.

Excel va insera acelasi numar de celule ca si cel pe care l-ati selectat

Insert>Cells

Selectati Shift Cells Right (translateaza celulele spre dreapta)

Shift Cells Down (translateaza celulele spre stânga)

OK / Enter

.Inserare prin trasare

O modalitate rapida de inserare a celulelor este mentinerea apasata a tastei Shift în timp ce trasati punctul de control al umplerii. Trasati punctul de control în sus, în jos, spre stânga sau spre dreapta pentru a stabili pozitia noilor celule.

.Eliminarea celulelor

Selectati seria de celule de sters

Edit>Delete

Shift Cells Left (translateaza celulele spre stânga)

Shift Cells Up (translateaza celulele în sus)

.Inserarea rândurilor si coloanelor

pentru a insera un singur rând sau o singura coloana, selectati o celula.

Coloanele vor fi inserate la stânga celulei curente. Rândurile vor fi inserate deasupra acesteia.

2. Insert Rows / Columns

Excel va insera rândul (rândurile) / coloana (coloanele) si va translata rândurile adiacente în jos sau coloanele alaturate spre dreapta

.Inserare rapida de rânduri / coloane:

Selectati unul sau mai multe rânduri / coloane

Executati clic cu butonul drept si alegeti Insert

.stergerea coloanelor si rândurilor

Clic pe numarul rândului sau pe litera coloanei pe care doriti sa le stergeti.

Puteti selecta mai multe rânduri / coloane trasând mouse-ul peste numerele r6ndurilor sau literele coloanelor

Edit> Delete.

.Formatarea datelor din foile de lucru

.Formatul numerelor în Excel

General - formatul prestabilit al numerelor. Excel afiseaza automat valoarea în forma în care ati introdus-o.

Number - este un format care sefoloseste la afisarea uzuala a numerelor. Acest format în mod prestabilit, foloseste doua zecimale, o virgula pentru separarea sutelor iar numerele negative sunt de culoare neagra precedate de un semn minus

Currency - se fooseste la afisarea valorilor monetare obisniute. Acest format foloseste doua zecimale, un semn dolar, numerele negative au culoarea rosie sau neagra precedate de minus

Accounting - acest format se foloseste la alinierea într-o coloana a semnelor $ sia punctelor zecimale

Date - se utitlizeaza pentru afisarea datei si a orei cavalori separate prin linii oblice sau liniute de despartire; formatul Date prestabilit este luna si zi separate de o linie oblica. Pentru a afisa numai ora folositi formatul Time

Time - în mod presatbilit se afiseaza sub forma: ORA:MINUTUL

Percentage - acest format multiplica valoarea dintr-o celula cu 100 si afiseaza rezultatul cu un semn procentual.

Fraction - în mod prestabilit se prezinta cu cel mult o cifra de o parte si de alta a liniei oblice; se foloseste la afisarea numarului de cifre dorite de oparte si de alta a liniei oblice.

Scientific - formatulse prezinta în mod prestabilit cu 2 zecimale; se foloseste la reprezentarea numerelor în notatie stiintifica.(ex. 3.40E+03)

Text - se foloseste la afisarea ca text atât a datelor cât si a numerelor

.Formatarea numerelor

selectati celula sau seria de celule care contine valorile da aranjat

Format>Cells

Clic pe eticheta Number

Din lista Categories selectati categoria formatelor numerice pe care doriti sa o utilizati. Caseta exemplu afiseaza formatele din lista Type a acelei categorii

Selectati din lista Type tipul de format dorit.

.Aranjarea datelor calendaristice si a orelor

Seelectati celule ce contin date calendaristice într-un format recunoscut de Excel

Format>Cells>Number

Alegeti formatul Date si selectati tipul de format dorit.

.Alinierea textului în celule

selectati celula / celulele de aliniat

Format>Cells

Clic pe eticheta Alignment si selectati una din:

.Horizontal - permite alinierea la stânga, dreapta, centrata a datelor dintr-o celula

.Vertical - permite alinierea textului în raport cu marginile de sus si de jos ale celulei

.Orientation - permite rasturnarea laterala a textului sau tiparirea lui de sus în jos (în

locul tiparirii de la stânga la dreapta

.Wrap Text - informeaza programul Excel sa aseze automat rândurile lungi de text intr-

o celula, fara sa schimbe latimea ei

Ok.

.Schimbarea formatului si alinierii prestabilite

Format>Style

Din lista Style Name alegeti Normal

Clic butonul Modify. Va apare caseta Format Cells

Selectati eticheta grupului de parametri ai formatului de modificat

Selectati parametri formatului dorit

Ok.

.Formatarea caracterelor

celula / celulele de formatat

Format>Cells

Selectati eticheta Font si stabiliti atributele dorite referitoare la corpul de litera, dimensiunea si stilul caracterelor

Obs. O modalitate rapida de a schimba atributele textului este utilizarea comenzilor rapide de la tastatura:

Ctrl+B - pentru Bold

Ctrl+I - pentru Italic

Ctrl+U - pentru Underline

Ctrl+5 - pentru Strikethrough

.Adaugarea chenarelor si a umbrelor celulei

Selectati celula / celulele

Format>Cells

Selectati eticheta Border(chenar) / Patterns(umbra)

Selectati atributele dorite pentru chenar / umbra

Obs. Când adaugati chenare într-o foaie de calcul, ascundeti liniile grilei pentru a avea o idee mai clara despre cum vor fi tiparite chenarele.

Pentru a ascunde liniile grilei:

Tools>Options>View>Gridlines

.Utilizarea caracteristicii AutoFormat

Selectati foaia de calcul si celula care contine datele de aranjat

Format>AutoFormat

Din lista Table Format alegeti aranjarea prefabricata dorita

Pentru a exclude anumite elemente ale caracteristicii AutotFormat clic butonul Options

Ok.

.Eliminarea alinierii stabilite cu AutoFormat

Selectati tabelul

Format > AutoFormat; alegeti formatul None.

.Copierea aranjarii cu ajutorul caracteristicii Format Painter

Excel ofera doua modalitati de copiere si lipire a aranjarii:

.Edit>Copy; Edit>Paste Special; selectati Formats

.Folositi butonul Format Painter din bara de formatare

Pentru a folosi Format Painter urmati pasii:

Selectati celula care contine aranjarea de copiat

Clic butonul Format Painter din bara de formatare

Clic si trasati peste celulele în care vreti sa aplicati aceeasi aranjare din celulele selectate la pasul 1 .

Eliberati butonul mouse-ului

.Modificarea latimii coloanei si a înaltimii rândului

Potrivirea latimii coloanelor si a înaltimii rândurilor cu ajutorul mouse-ului

pentru a schimba înaltimea unui singur rând sau latimea unei singure coloane treceti la pasul 2. Pentru a schimba latimea mai multor coloane / înaltimea mai multor randuri trasati mouse-ul peste titlurile rândurilor sau ale coloanelor. Eliberati mouse-ul

Mutati indicatorul mouse-ului pe unul din chenarele titlului rândului sau al coloanei.

Mentineti apasat butonul mouse-ului si trasati chenarul

Utilizarea meniului Format

Selectati coloana / coloanele a carei / caror latime doriti sa o modificati

Format>Column>Width

Introduceti numarul de caractere dorit pentru latime

Selectati rândul a carui latime doriti sa o modificati

Format>Row>Height

Introduecti de la tastatura înaltimea dorita reprezentata în puncte

.Adaugarea antetelor si anotelor de subsol

File>Page Setup

Clic pe eticheta Header / Footer pentru a afisa optiunile Header and Footer. In mod prestabilit Excel foloseste numele foilor ca antet si Page 1 ca nota de subsol

Pentru a selecta un alt antet clic pe sageata în jos de lânga caseta de text Header. Apare o lista cu informatii propuse pentru antet ; clic antetul dorit

Pentru a selecta o alta nota de subsol deschideti lista atasata casetei Footer. Alegeti nota de subsol dorita

.Barele cu instrumente de lucru Standard si Formatting

Bara de instrumente Standard

Bara de instrumente Formatting

Stiluri

Fiecare stil contine indicatii pentru : Number(afisarea valorilor), Font, Alignment, Border, Patterns, Protection.

Excel are sase stiluri prefabricate:

Normal, Comma, Comma(0), Currency, Currency(0), Percent

.Aplicarea unui stil:

selectati celula / seria

Format>Style; din lista Style Name selectati stilul dorit

.Crearea stilurilor (3 metode)

Definirea unui stil

Format>Style; în caseta Style introduceti numele stilului; Add;

Inlaturati semnul de bifare din toate casetele de validare corespunzatoarea atributelor pe care nu doriti sa le includeti în stil

Pentru a schimba oricare din parametri aranjarii clic Modify si apoi selectati eticheta atributului de modificat

Crearea unui nou stil printr-un exemplu

selectati celula a carei formatare doriti sa o folositi

Format>Style; în Style Name introduceti numele

Add

Copierea stilurilor existente într-o alta agenda de lucru

deschideti ambele agende si treceti în agenda în care doriti sa copiati stilurile

Format>Style>Merge; selectati numele foii din care copiati

sabloane

.Crearea unei agende de lucru cu un sablon al programului Excel

File>New; selectati eticheta Spreadsheet Solutions

Excel copiaza sablonul într-o noua agenda de lucru

.Crearea unui sablon

creati sablonul

File>Save as; Selectati Save As Template în caseta Save As Type

Save dupa ce ati dat un nume

.Bara cu instrumente de lucru Template

Excel ofera odata cu sablonul o bara cu instrumente delucru flotanta Template care usureaza lucrul cu sablonul. Bara poarta denumirea sablonului.

Optiunea Lock / Save Sheet din partea de sus a sablonului permite blocarea / deblocarea sablonului (sunt permise sau nu modificari asupra sablonului)

Optiunea Lock and Don't Save readuce versiunea personalizata a sablonului nepermitându-se modificari pâna când se actioneaza Unlock This Sheet

Daca alegeti Lock and Save Template apare caseta Save As

Lucrul cu foile de calcul

.Inserarea foilor de calcul

selectati foaia de calcul înaintea careia doriti sa inserati o noua foaie de calcul

Insert; selectati Worksheets

.stergerea foilor de calcul

selectati foaia / foile de sters

Edit>Delete Sheet

.Mutarea si copierea foilor de calcul

selectati foaia / foile de mutat/ copiat; daca mutati / copiati în alta agenda de lucru deschideti agenda destinatie

Edit>Move or Copy Sheet

Pentru a muta în alta agenda selectati numele ei din lista To Book (daca selectati new book secreeaza o noua agenda)

În caseta Before Sheet alegeti foaia înaintea careia doriti sa fie mutata foaia selectata

Pentru a copia foaia selectati Create a Copy

.Schimbarea numelor foilor de calcul

Selectati foaia

Clic cu butonul drept pe numele foii si selectati Rename sau dublu-clic pe eticheta foii de calcul; apare caseta Rename Sheet unde introduceti noul nume

Tiparirea agendelor de lucru

.Stabilirea parametrilor paginii

File >Page Setup;

Eticheta Page

.Orientation - stabileste orientarea paginii

.Scaling - permite reducerea sau marirea agendei de lucru sau fortarea ei astfel încât sa incapa într-o anumita dimensiune a paginii

.Print Quality - stabileste calitatea tiparirii care se masoara în dpi (dots per inch)

.First Page number - permite numerotarea pagimilor începând cu un numar diferit de 1

3. Eticheta Margins

.Top, Bottom, Left, Right

.From Edge - stabileste la ce distanta de marginea paginii sa fie tiparite un antet sau o nota

de subsol

.Center of page - permite centrarea tiparirii între marginile din stânga si din dreapta si între

cele de sus si de jos

Eticheta Header / Footer

.Header / Footer - se poate aduga un antet / nota de subsol

.Custom Header / Custom Footer - permit crearea de antete / subsoluri proprii

Eticheta Sheet

.Print Area - permite tiparirea unei portiuni a agendei sau a foii de calcul introducând seria de celule de tiparit sau trasând în afara zonei de lucru caseta Page Setup si trasând mouse-ul peste celulele dorite

.Print Titles - daca aveti un rând sau o coloana cu date care doriti sa se repete pe fiecare pagina, introduceti adresa acestui rând /coloana sau trasati peste celule ce mouse-ul

.Print - permite specificarea tiparirii anumitor elemente din foaia de calcul

.Page Order - permite indicarea modului de citire si tiparire a datelor din foaia de calcul: în sectiuni de sus în jos sau în sectiuni de la stânga la dreapta

.Tiparirea agendei de lucru

pentru a tipari o portiune din agenda selectati-o;

File>Print; stabiliti optiunile dorite; Ok

.Potrivirea sfârsitului de pagina

Când tipariti o agenda de lucru, Excel determina sfârsiturile de pagina bazându-se pe dimensiunea hârtiei, pe margini si pe zona selectata. Pentru a face ca paginile sa se incheie în mod logic puteti ignora sfârsiturile automate de pagina si sa va stabiliti propriile sfârsituri de pagina. (Nu este o solutie indicata totusi).

Limitarea numarului de coloane

selectati o celula care ce gaseste în coloana din dreapta ultimeicoloane dorite pe pagina si mutati-va în rândul 1 al acestei coloane

Insert>Page Break.

Limitarea numarului de rânduri

Selectati o celula din rândul aflat sub ultimul rând pe care îl doriti pe pagina si mutati-va in coloana A a acelui rând

Insert>Page Break

Tiparirea titlurilor coloanelor si ale rândurilor

File>Page Setup

Executati clic pe eticheta Sheet pentru a-i afisa optiunile

Clic în caseta Rows to Repeat at Top ; trasati în afara zonei de lucru caseta de dialog Page Setup si trasati indicatorul mouse-ului peste celulele dorite

Clic în caseta Columns To Repeat at Left; trasati în afara zonei de lucru bara de titlu a casetei de dialog Page Setup si trasati indicatorul mouse-ului peste celulele dorite.

Obs.Pentru a elimina rândurile si coloanele pe care doriti sa le stergeti coordonatele celulelor din casetele Rows To Repeat at Top si Columns To Repeat at Left.

Formule

Cu ajutorul formulelor se pot efectua adunari, scaderi, înmultiri si împartiri, utilizând valorile continute de diferite celule.

Operatorii matematici ai programului Excel sunt:

Ordinea operatiilor

exponentialele si ecuatiile din paranteze

înmultirile si împartirile

adunarile si scaderile

.Pentru a introduce formula de la tastatura:

selectam celula în care dorim sa apara calculele formulei

introducem de la tastatura semnul "="

Enter

.Pentru a introduce o formula selectând adresele celulelor

selectam celula în care dorim sa apara rezultatul formulei

introduceti semnul "="

clic pe celula a carei adresa dorim sa apara prima în formula. Adresa celulei va aparea pe bara de formule

introduceti de la tastatura un operator matematic pentru a indica urmatoarea operatie pe care doriti sa o efectuati. Operatorul va apare pe bara de formule

Continuati sa executati clic si sa introduceti operatori pâna când formula este completa

Enter

.Vizualizarea formulelor în celule

Tools>Options

View

Clic Formulas din zona Window Options; va apare un semn de bifare

Obs. Pentru a comuta între trecerea în revista a valorilor si trecerea în revista a formulelor actionati combinatia de taste:

CTRL+` (` este semnul de pe tasta cu semnul ~)

.Prelucrarea formulelor

selectati celula care contine formula pe care doriti sa o prelucrati

cu mouse-ul plaseaza punctul de insertie pe bara de formule sau apasa F2 pentru a intra în modul Edit (sau dublu-clic pe celula)

apasati tasta sageata sus / jos pentru a deplasa punctul de insertie; efectuati modificarile;

Enter pentru a accepta modificarile

.Copierea formulelor

selectati celula care contine formula de copiat

Edit>Copy

Selectati celula (celulele) în care doriti sa copiati formula. Pentru a copia formula pe o alta foaie sau în alta agenda de lucru, treceti în acea agenda

Edit>Paste

.Adrese absolute si adrese relative:

O adresa absoluta este adresa unei celule care nu se schimba atunci când formula este copiata într-o noua pozitie.

O adresa relativa este adresa unei celule care este corectata atunci când formula este copiata.

Functii

Functiile sunt formule complexe deja scrise care efectueaza o serie de operatii asupra unei serii indicate de valori.

Fiecare functie consta din urmatoarele trei elemente:

semnul "=" indica faptul ca ceea ce urmeaza este o functie

numele functiei - indica operatia care va fi efectuata

argumentul - indica adresele celulelor cu ale caror valori va lucra functia. Argumentul este adeseori o serie de celule, dar poate fi mult mai complex.

.Functii uzuale

.Utilizarea instrumentului AutoSum

selectati celula în care doriti sa fie inserata suma. Incercati sa alegeti o celula de la sfârsitul unui rând sau al unei coloane cu date

clic pe AutoSum. AutoSum va insera =SUM si seria de celule din stânga sau de deasupra celulei selectate

Se poate corecta seria de celule executând una din urmatoarele operatii

clic în interiorul celulei selectate sau pe bara de formule si prelucrati seria

clic pe prima celula corecta din serie pentru a deselecta seria incorecta, apoi trasati indicatorul mouse-ului peste restul seriei corecte de celule

Enter

.Utilizarea caracteristicii AutoCalculate

Caracteristica AutoCalculate permite verificare rapida a unui total sau medii, numararea textelor sau numerelor si gasirea maximului si minimului dintr-o serie

Pentru a verifica un total, selectati seria de însumat. Excel va afisa în mod automat rezultatul in zona AutoCalculate (în partea dreapta a barei de stare din partea de jos a ecranului)

Daca doriti sa executati o alta functie asupra unei serii de numere, selectati seria si clic cu butonul drept al mouse-ului în zona AutoCalculate pentru a afisa meniul rapid. Apoi alegeti o functie din meniu. De exemplu alegeti Count, pentru a numara valorile din serie. Raspunsul va fi afisat în zona AutoCalculate.

.Utilizarea caracteristicii Function Wizard

selectati celula în care doriti sa inserati functia ( se poate insera o functie ca parte în sine sau ca parte a unei formule)

Insert>Function sau clic pe butonul Function Wizard de pe bara cu instrumente de lucru standard sau de pe bara de formule

In lista Function Category selectati tipul functiei pe care doriti sa o inserati. Excel va afisa functiile disponibile în lista Function Name

Selectati din lista Function Name functia dorita si apoi clic Next. Apare o noua caseta al carei continut depinde de functia selectata

Introduceti ca argument valorile sau seriile de celule. Puteti introduce de la tastatura o valoare sau un argumnet sau puteti trasa bara de titlu a casetei de dialog în afara zonei de lucru si executa clic pe celulele dorite cu ajutorul mouse-ului

Clic Finish

Diagrame

.Tipuri principale de diagrame:

Pie - se foloseste la prezentarea relatiei dinre partile unui întreg

Bar - se foloseste la compararea valorilor la un moment dat în timp

Column - similara diagramei cu bare; se foloseste la sublinierea diferentelor între elemente

Line - se foloseste la accentuarea tendintelor si a schimbarilor valorice în timp

Area - similara diagramelor liniare; se foloseste pentru a sublinia cantitatea schimbarilor valorice

Multe dintre aceste diagrame pot fi create si tridimensional.

.Diagrame înglobate

O diagrama este plasata pe aceeasi foaie care contine datele utilizate la crearea ei. De asemenea, ea poate fi plasata pe o foaie cu diagrame din cuprinsul agendei de lucru, astfel încât este separata de foaia cu date. Diagramele înglobate sunt utile la prezentarea alaturata a datelor reale si a reprezentarii lor grafice.

.Terminologia diagramelor

Data Series - sunt formate din barele, sectoarele circulare, liniile sau celelelalte elemente dintr-o diagrama, reprezentând în mod grafic valorile. De exemplu, o diagrama poate reprezenta un set de bare similare care reflecta o serie de valori ale aceluiasi articol. Barele dintr-o serie vor avea toate acelasi model.

Categories - categoriile reflecta numarul de elemente dintr-o serie. Puteti avea doua serii de date pentru a compara vânzarile trimestriale. Unele diagrame contin numai o categorie, altele contin câteva.

Axis(axe) - axele diagramei. Axa X contine toate seriile de date si categoriile diagramei. Daca aveti mai multe categorii, axa X contine, adeseori etichete care definesc ceea ce reprezinta fiecare categorie. Axa Y reflecta valorile barelor, liniilor sau a punctelor grafice. Intr-o diagrama tridimensionala, axa Z reprezinta planul vertical, iar axele X(distanta) si Y(latimea) reprezinta cele doua laturi ale bazei diagramei.

Legend (legenda) - defineste elementele separate ale diagramei. De exemplu, legenda diagramei circulare va arata ceea ce reprezinta fiecare sector de cerc

Gridlines - accentueaza scara axelor X si Y ale seriilor de date

.Crearea unei diagrame înglobate

selectati datele pe care doriti sa le reprezentati printr-o diagrama

clic pe butonul Chart Wizard de pe bara standard

mutati indicatorul mouse-ului acolo unde doriti sa apara coltul din stânga sus al diagramei.

Mentinând apasat butonul mouse-ului trasati pentru a stabili marimea si dimensiunile diagramei. Pentru a crea un grafic patrat, mentineti apasta Shift în timpul trasarii.

Eliberati butonul mouse-ului. Apare caseta ChartWizard - Step1 of 5, care întreaba daca seria de celule selectata este corecta.

Clic Next.Caseta ChartWizard - Step 2 of 5 cere selectarea unui tip de diagrama

selectati un tip de diagrama, clic Next. Apare caseta urmatoarecare cere selectarea unei varietati a tipului ales; clic Next

apare o noua caseta în care trebuie sa indicati daca seriile de date se bazeaza pe rânduri sau pe coloane si alegeti rândul si coloana de inceput; clic Next

Urmatoarea caseta permite introducerea unei agende , unui titlu de diagrama, sau etichete ale diagramelor; clic Finish.

Obs. Pentru a crea o diagrama pe o foaie separata de calcul urmati procedura obisnuita iar în ultima caseta de dialog care apare validati optiunea Insert Chart As New Sheet.

Baze de date

In Excel, o celula este o rubrica, iar un rând de date introduse în rubrici reprezinta o înregistrare. Intr-o baza de date, titlurile coloanelor din lista se numesc numele rubricilor. Când selectam o comanda din meniul Data, Excel recunoaste lista ca pe o baza de date.

La introducerea informatiilor în baza de date trebuie respectate urmatoarele reguli:

Field Names - la introducerea numelor rubricilor în primul rând al bazei de date nu se lasa rând liber între numele rubricilor si prima înregistrare.

Records - fiecare înregistrare trebuie sa se gaseasca pe un rând separat; celulele dinr-o anumita coloana trebuie sa contina informatii de acelasi tip. Se poate crea o rubrica rezultata dintr-o alta rubrica a aceleiasi înregistrari si produce un rezultat.

.Utilizarea formularelor de date la adaugarea , prelucrarea sau stergerea înregistrarilor

Pentru a adauga înregistrari cu ajutorul formularului de date:

Data>Form; New

Introduceti date în fiecare caseta de text

OK.

Pentru a sterge o înregistrare

selectati înregistrarea de sters / modificat, folosind butoanele Find Prev / Find Next, sau barele de derulare sau tastele sageti

Delete

OK

.Gasirea datelor dintr-o baza de date cu ajutorul unui formular de date

Data>Form

Criteria

Introduceti criteriul de selectare a înregistrarilor

Clic Find Next / Find Prev pentru a examina lista înregistrarilor care întrunesc criteriile

Close

.Ordonarea datelor dintr-o baza de date

selectati zona de ordonat

Data>Sort

Sort By - selectati prima rubrica dupa care doriti sa ordonati; clic Ascending / Descending dupa cum doriti sa ordonati: crescator sau descrescator.

Pentru a ordona dupa o alta rubrica, repetati pasul3 pentru listele Then By.

OK

.Reducerea listei cu ajutorul caracteristicii AutoFilter

Caracteristica AutoFilter permite afisarea rapida doar a unui grup de înregistrari ale bazei de date.

selectati întreaga baza de date, inclusiv rândul utilizat la titluri

Data>Filter>AutoFilter. Excel afiseaza în partea de sus a bazei de date butoane cu sageti derulante.

Clic în rubrica pe care doriti sa o folositi la filtrarea bazei de date; executati clic butonul cu sageata asociat rubricii si alegeti sau introduceti conditia de filtrare.

Optiunea Custom din lista AutoFilter permite aplicarea a doua criterii valorice în cadrul coloanei curente sau folosirea operatorilor de comparatie, altii decât AND si OR.

Optiunea Top10AutoFilter - permite afisarea tuturor rândurilor care contin cele mai mari sau cele mai mici articole dintr-o lista.