Îmbinare corespondenta

Enuntul temei

Se realizeaza scrisori de înstiintare catre studentii unei universitati prin îmbinarea scrisorii tip din documentul scrisoare.doc cu datele furnizate de dumneavoastra pe parcursul aplicatiei.

Modelul uneia dintre scrisorile la care trebuie sa se ajunga este prezentat în figura 1.

Figura 1

Se personalizeaza doua dintre scrisori astfel în prima se va formata diferit numele destinatarului, se va adauga numarul de credite necesare ş 727j918h ;i functia titularului de curs, rezultatul fiind similar cu cel din figura 2.

Figura 2

Modificarea celei de a doua scrisori va consta din adaugarea unei note de înstiintare pentru studentii anilor terminali (care anunta imposibilitatea acestora de a participa la sustinerea examenului de licenta în conditiile neprezentarii la reexaminare) si a altei note pentru ceilalti studenti. Modelul este cel din figura 3.

Figura 3

Se genereaza catalogul studentilor (afisati în ordine alfabetica) din baza de date folosita, într-un document având caracteristicile

format hârtie - A4

tip vedere

margini: Sus-30,0 mm; Jos-30,0 mm; Stânga-20,0 mm; Dreapta-20,0 mm ca în figura 4.

Figura 4

Mod de lucru

1. Se deschide un document nou
2. Se activeaza meniul Instrumente Scrisori si corespondente Expertul îmbinare corespondenta.... Drept urmare, va fi accesibila bara de instrumente din figura 5

Figura 5

3. Se selecteaza tipul de document cu care se va lucra - Scrisori, dupa care se executa clic pe pasul urmator, conform instructiunilor de ajutor;
4. Se seteaza optiunea Pornire de la un document existent si se executa clic pe pasul urmator. Astfel, se va atasa continutul documentului scrisoare.doc noului document
5. Se va selecta Utilizare document curent pentru a crea prima scrisoare în noul document
6. Pentru specificarea datelor despre destinatari se va marca optiunea Tastarea unei noi liste, urmata de clic pe Creare...;
7. Structura bazei de date utile aplicatiei este: Nume, Prenume, Facultate, An de studiu, Grupa, Specializare, Disciplina, Titular, Decan, Functie decan. Aceasta nefiind identica cu cea oferita de asa-numitul expert, o vom personaliza printr-un clic pe butonul Particularizare. Se selecteaza pe rând acele câmpuri din baza de date oferita implicit, fiind redenumite cu optiunea Redenumire. Deoarece dupa completarea tuturor numelor de câmpuri necesare aplicatiei ramân câmpuri inutile, acestea vor fi sterse cu optiunea stergere;
8. Dupa validarea structurii bazei de date prin clic pe butonul Ok se va salva fisierul baza de date (având extensia .mdb);
9. Se completeaza baza cu datele studentilor catre care se vor expedia scrisorile, ca în figura 6;

Figura 6

10. Daca se doreste revenirea în baza de date (pentru stergeri, adaugari, editari de înregistrari sau sortarea acestora) se actioneaza optiunea Editare lista destinatari;
11. Dupa trecerea la pasul urmator se va pozitiona mai întâi cursorul la locatia corespunzatoare valorii din câmp, dupa care se alege din partea de sus a panoului optiunea Mai multe elemente.... Se repeta acest pas pâna la completarea scrisorii;
12. Prin actionarea instrumentului Evidentiere câmpuri îmbinare accesibil din bara de instrumente prezentata în figura 5 se marcheaza diferentiat toate intrarile din baza de date, ca în figura 7

Figura 7

13. Pentru previzualizarea scrisorilor rezultate în urma îmbinarii se trece la pasul urmator. Acestea se pot accesa consecutiv prin actionarea butoanelor de trecere la scrisoarea urmatoare si anterioara celei curente sau prin cautarea uneia anume, folosind optiunea Gasirea unui destinatar. urmata de valoarea câmpului dupa care se face cautarea;
14. Îmbinarea efectiva a documentului tip cu baza de date se va realiza la pasul urmator. Scrisorile se pot imprima sau personaliza (toate, cea curenta sau cele al caror indici apartin unui interval specificat);
15. Pentru aplicatia de fata se alege pentru prima personalizare scrisoarea a doua. Pentru aceasta, se executa clic pe optiunea Editare scrisori individuale, dupa care se seteaza valoarea 2 (numarul înregistrarii alese). Drept urmare, se creeaza documentul cu numele Scrisori1 care corespunde acestei înregistrari
16. În acest document se opereaza modificarile cerute si se salveaza
17. Pentru a doua personalizare se alege scrisoarea a cincea mergând la pasul anterior si selectând aceasta înregistrare
18. Se pozitioneaza cursorul la locatia de inserare a notei si se actioneaza butonul Daca...Atunci...Altfel din meniul Inserare câmp Word. În fereastra ce se va deschide ulterior se seteaza conditia "Daca An de studiu=IV" si textele aferente valorii de adevar a conditiei;
19. Se va salva documentul generat cu numele nume_student.doc.

Pentru crearea catalogului, pasii de urmat sunt

1. Se deschide un document nou, dupa care se apeleaza Instrumente Scrisori si corespondente Expertul îmbinare corespondenta.. Din panoul din dreapta se alege tipul de document Director, iar la pasul urmator se va folosi documentul curent pentru crearea fisierului final
2. Pentru un aspect estetic, câmpurile vor fi inserate într-un tabel (astfel încât spatierea se va face egal între câmpuri). Pentru aceasta, în document se va insera un tabel cu 6 coloane si 1 rând, deoarece la generarea catalogului se va multiplica pentru fiecare înregistrare a bazei de date ceea ce se gaseste în document înainte de generare
3. Apoi se va specifica faptul ca se utilizeaza baza de date studenti.mdb, care se va sorta dupa câmpul Nume
4. Folosind optiunea Mai multe elemente. se vor alege câmpurile care vor aparea în catalog (Nume, Prenume, Facultate, Specializare, An de studiu, Grupa) în ordinea ceruta, plasând de fiecare data cursorul în celula corespunzatoare
5. La pasul urmator (Examinati directorul) se pot vizualiza pe rând înregistrarile, apoi se trece la terminarea îmbinarii
6. Se executa clic pe optiunea Îmbinare În document nou. urmata de alegerea tuturor înregistrarilor bazei de date pentru a face parte din catalog. Efectul este crearea tabelului cu toti studentii din baza de date
7. Pasul urmator consta din formatarea textului conform modelului - adaugarea titlului, inserarea si completarea primului rând si a primei coloane
8. În final, documentul se salveaza.

Atentie !

Se vor crea dupa acelasi model plicuri pentru aceste scrisori, continând informatii despre destinatar (numele studentului si adresa sa) si expeditor (facultatea). Se va proceda analog primei teme, cu specificarea ca la pasul 3 se selecteaza tipul de document Plicuri. Informatiile legate de adresele studentilor se adauga bazei de date în câmpul corespunzator (fara a mai fi necesara redenumirea sa, ca la pasul 7) si se va folosi optiunea Potrivire câmpuri din bara de instrumente pentru rapiditate.