Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload



















































Автоматизована система управління потоками робіт і організації конфіденційного документообігу Optima

Ucraineana












ALTE DOCUMENTE

ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА РАДА
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЛА
ВИЗНАЧЕННЯ ДОВЖИНИ ХВИЛ&
ЗДІЙСНЕННЯ ТА ЗАХИСТ ЦИВ
Одноетапні задачі стоха&
ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА
Органи державної влади, щ

Автоматизована система управління потоками робіт і організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу Optima




Автоматизована система управління потоками робіт і організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу Optima-WorkFlow є інтегрованим апаратно-програмним рішенням, призначеним для автоматизації &# 424b18e 1089;творення, обробки, збереження залучених до ділових процесів обєктів й здійснення контролю за перебігом виконання робіт над обєктами і їхніми результатами, а також для забезпечення доступу користувачів до обєктив зі своїх робочих місць.

Система базується на принципах відкритої архітектури й обєктної інтеграції, що забезпечує можливість вбудовування і взаємодії з будь-якими іншими системами сканування, розпізнавання тексту, друку, використання засобів електронної пошти і факсимільного звязку і т. ін.

Система використовує функціональність потужних серверних продуктів сімейства MS BackOffice і кращих у своєму класі засобів кінцевого користувача MS Office і може функціонувати як у локальних, так і корпоративних розподілених мережах.

Функціональність системи розподілена між сукупністю програмних модулів (рис. 5.7), що можуть бути встановлені на різноманітні клієнтські станції або серверне обладнання в корпоративній мережі, у залежності від методів організації &# 424b18e 1087;роцесів документообігу і створення робочих місць користувачів.

Рис. 5.7. Функціональний склад системи Optima-WorkFlow

Програмний додаток Адміністратор є однієї з компонент комплексної системи автоматизації &# 424b18e 1091;правління потоками робіт та організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу. Цей додаток встановлюється на компютерах, призначених для використання на робочих місцях співробітників, які мають повноваження робити загальні настроювання і вести загальносистемні бібліотеки.

Адміністраторами системи призначаються ті з користувачів системи, хто уповноважені виконувати весь перелік функцій із ведення управляючих налагоджувань системи, що підтримуються можливостями модуля, і хто ознайомлений з принципами організації &# 424b18e 1087;отоків робіт і документообігу. Система не накладає обмежень на кількість користувачів, які наділені повноваженнями адміністратора, але наявність хоча б одного адміністратора є обовязковою умовою.

Модуль володіє наступними функціональними можливостями:

- Виконання основних налаштувань системи, до яких відносяться вказівка імені сервера документів, створення кореневої загальної теки сервера документів, створення ієрархії вкладених тек-сховищ, призначених для місць зберігання і обробки документів в системі документообігу і так далі;

- ведення і систематизація ієрархічно організованої структури місць зберігання і обробки документів шляхом їх синхронізації &# 424b18e 1079; виділеними теками загального доступу;

- ведення специфікованого опису користувачів системи документообігу, визначення рівня їх повноважень в процесі обробки документів, їх прав доступу до місць зберігання;

- інвентаризація документів, залучених в документообіг, що призначена для визначення їх облікових характеристик, приналежності до конкретних технологічних процесів і маршрутних схем, виконання операцій по архівації &# 424b18e 1085;еобхідних документів і очищенню сховищ від чорнових версій документів;

- створення і модифікація екранних форм реєстраційних облікових карток для документів, створення і ведення словників значень для відповідних атрибутів облікових карток;

- ведення опису системних звітів;

- налаштування взаємодії з використовуваною системою криптографічного захисту.

Модуль Редактор маршрутних схем встановлюється на компютери, що призначені для використання на робочих місцях співробітників, які мають повноваження розробляти нові і виконувати модифікацію раніше створених маршрутних технологічних схем спрямування документів.

Редактором маршрутних схем у системі документообігу призначається користувач, який отримав від адміністратора повноваження розробляти і редагувати маршрутні схеми технологічних процесів документообігу установи. Маршрутна схема визначає послідовність проходження документом етапів обробки від початкового етапу до кінцевого. Кожний цикл проходження документом всіх етапів обробки від початкового етапу маршрутної схеми до кінцевого називається технологічним процесом. Різноманіття форм і видів документів, які різняться послідовністю їхньої обробки різноманітними інстанціями у межах установи, зумовлює наявність відповідної кількості маршрутних схем, а різноманітний вміст тих самих документів наявність відповідної кількості технологічних процесів.

Робота редактора полягає у формуванні усіх маршрутних схем документообігу установи із докладним описом кожного етапу обробки. Таким чином, редактор жорстко регламентує порядок обробки кожного документа хто (який користувач), де (у якому місці обробки і зберігання) і коли повинен його обробити.

Модуль володіє наступними функціональними можливостями:

- формування і модифікація характеристик маршрутних схем;

- створення і модифікація описів технологічних етапів обробки документів, параметрів тих, що характеризують роботи по передачі документа з етапу на етап;

- графічна візуалізація маршрутних схем документообігу з можливістю зміни налаштувань способу відтворення екранних форм, їх прокрутки і масштабування;

- виявлення критичної дороги дотримання документа від одного з етапів маршруту до вибраного етапу технологічної схеми;

- автоматична перевірка правильності і повноти внесених до маршрутної схеми відомостей з видачею відповідного протоколу;

- затвердження маршрутних схем уповноваженими особами;

- ведення опису категорій документів, виконання привязки до категорій реєстраційних карток і застосувань-обробників;



- ведення опису системних застосувань-обробників;

- установка і збереження налаштувань призначеного для користувача інтерфейсу, що включають установки кольорів для будь-яких елементів схем, типів і розмірів шрифтів, вигляду відображення взаємозв'язків між етапами;

- виведення звіту про властивості етапів маршрутних схем в текстовий редактор MS Word.

Програмний модуль Диспетчер техпроцесів встановлюється на компютери, які призначені для використання на робочих місцях співробітників, що мають повноваження контролювати виконання потоків робіт і перебіг процесів створення та обробки документів, які залучені до документообігу.

Диспетчером техпроцесів призначається користувач системи, який має повноваження від адміністратора контролювати виконання потоків робіт і перебіг процесів створення та обробки документів.

Модуль володіє наступними функціональними можливостями:

- діагностика міри виконання технологічного процесу;

- сповіщення про відставання від нормативних термінів обробки документа або виконання роботи;

- перевизначення критичних доріг в технологічній маршрутній схемі процесу;

- визначення вірогідного часу завершення процесу;

- формування хронології обробки інформаційного обєкту (версії документа);

- формування статистичних і аналітичних звітів про хід виконання і результати технологічних процесів;

- відображення результатів виконання технологічного процесу у вигляді діаграми Ганта;

- експорт результатів виконання технологічного процесу у формат MS Project;

- формування календаря робочих днів.

Перераховані можливості дозволяють користувачеві, що працює з модулем Диспетчер оцінити хід і міру виконання технологічних процесів, проаналізувати причини відхилення від нормативних термінів виконання якого-небудь етапу процесу і прийняти рішення про необхідні організаційні заходи, що впливають на хід процесу.

Модуль Монітор підключень дозволяє забезпечити постійне автоматичне відслідковування стану підключень до системи і фіксацію сповіщень від інших модулів системи про використання ресурсів.

Модуль володіє наступними функціональними можливостями: відстежування стану системи і використання її ресурсів, реєстрація подій і ведення системного журналу, запуск і зупинка сервісу Менеджер ресурсів, підключення ліцензій і ліцензійний контроль.

До роботи в модулі Монітор підключень допускаються користувачі, яким адміністратором системи призначаються права контролю за ресурсами системи. Робота в модулі дозволяє контролювати розподіл ресурсів між користувачами системи документообігу в різних розрізах, залежно від встановленого критерію перегляду.

Модуль Автоматичні оброблювачі виконується на компютерах, призначених для використання на робочих місцях співробітників, які мають повноваження створювати і настроювати необхідні автоматичні оброблювачі (роботи), що працюють відповідно до заданих умов і виконують зазначені дії над обєктами документообігу. Функціональні можливості модуля:

- збереження і візуалізація переліку роботів, який містить дані про властивості робота і його поточний статус;

- забезпечення регулярного автоматичного запуску роботів, відповідно до їхніх параметрів;

- запуск роботів власноруч у випадку виникнення такої потреби;

- відображення докладного журналу дій, які були виконані роботом під час обробки;

- створення і модифікація роботів, що виконують обробку обєктів документообігу відповідно до встановлених параметрів.

- тестовий запуск роботів з метою визначення об'єктів документообігу, які будуть оброблені роботом, що тестується, у випадку його реального запуску;

- виконання необхідних настроювань модуля.

Усі роботи зі створення і виконання роботів повинні провадитися кваліфікованим співробітником, тому що некоректне настроювання роботів може призвести до несанкціонованих дій над обєктами документообігу, і навіть, до їхньої втрати. У звязку з цим необхідно жорстко обмеження кола осіб, що мають право запуску і модифікації &# 424b18e 1088;оботів. Функція виклику роботів може бути реалізована користувачем лише за умови надання йому спеціальних прав, які призначаються у режимі Користувачі додатку Адміністратор.

ПЗ стандарт є одним із компонентів системи управління потоками робіт та організації &# 424b18e 1082;онфіденційного документообігу. Функціональне призначення компоненти забезпечення функціонування електронного підпису документів та шифрування документів. Для забезпечення обробки документів необхідно встановити бібліотеку криптографічних перетворень на кожній компютер. У ній використовуються алгоритми держстандартів 28147-89, 34.11-94 і 34.10-94 для операцій шифрування/розшифрування, хешированія і виробітки/перевірки цифрового підпису і генерації &# 424b18e 1087;араметрів для неї. Всі секретні дані не виходять за межі даної бібліотеки і після використання знищуються в памяті.

Програмний модуль Клієнт встановлюється на компютери робочих місць співробітників, уповноважених брати участь у процесах документообігу установи.

Модуль має такі функціональні можливості:

1. Візуалізація опису документів у доступних сховищах в головному вікні модуля (рис. 5.8). Його ліва частина містить рубрикатор обєктів документообігу, що є доступними користувачеві відповідно до його прав. У правій частині вікна опис документів відображаються версії документів, що




Рис. 5.8. Головне вікно модуля Клієнт системи документообігу

Рис. 5.9. Легенда описі документів

знаходяться в обраному із переліку сховищі. Кожна з версій має відповідну графічну позначку, яка характеризує статус обєкта (рис. 5.9).

2. Сповіщення з встановлюваною регулярністю користувачів системи в спеціальному вікні про зареєстровані обєкти, що надійшли для обробки, з вказівкою їхньої назви, часу надходження і місця зберігання.

3. Сповіщення з встановлюваною регулярністю користувачів системи про закінчення термінів обробки обєктів, позначених відповідною позначкою.

4. Пошук документа за атрибутами реєстраційної картки у доступних для користувача місцях обробки і зберігання з застосуванням запиту за зразком.

5. Формування фільтрів подання інформації з детальним настроюванням. Може бути створена кожним із користувачів необмежена множина фільтрів із різноманітними критеріями. В якості критеріїв фільтра можливі наступні параметри: документ, техпроцес, маршрутна схема, етап обробки, сховище, категорія документа, виконавець, дата, статус документа, реєстраційна картка.

6. Пошук документа у доступних для користувача місцях обробки та зберігання за умовами: документ, техпроцес, маршрутна схема, етап обробки, категорія документа, виконавець, сховище, дата, статус документа, реєстраційна картка, фраза, що входить у текст документа, резолюції, анотації або картки.

7. Конфіденційний доступ до обєкта та активізація його обробки. Основними режимами при роботі в модулі є активізація обробки версії документа, що надійшов, або його створення при запуску нового технологічного процесу, якщо користувач має відповідні права. Активізація процесу обробки документа здійснюється при його обиранні із опису і подвійному натисканні першої кнопки миші, що викликає появу обраної версії обєкта у вікні відповідної програми-оброблювача. У цей же час, у спеціальному вікні нагадування система інформує користувача про те, які роботи йому необхідно виконати на поточному етапі обробки. Більш того, у перелік відкритих документів у правій частині робочого вікна додається вказівка про цей відкритий для обробки документ.

Якщо на попередніх етапах обробки версія документа було зашифрованою, то перед активізацією обробки на поточному етапі система запросить набір (секретний ключ / парольна фраза і т. ін.), який відповідає даному користувачу. При невдалій спробі декодування, користувачу буде відмовлено в обробці обраної версії. Якщо для обробки викликається заблокована іншим користувачем версія обєкта або одна з неактуальних версій обєкта, обробка буде провадитись у режимі для читання.

8. Збереження версії обєкта після обробки. Після обробки документа, якщо він оброблявся не в режимі для читання, користувачу надається діалог Встановлення властивостей документа, у якому він повинен визначити стан документа, обрати місця обробки і зберігання для розсилання у випадках вільної маршрутизації &# 424b18e 1081; умовного розсилання, а також ввести позначку про наявність електронного підпису на документі.

Стан документа може приймати одне з таких значень: Завершений, якщо документ не передається на наступні етапи обробки, Готовий, якщо обробка на даному етапі цілком закінчена і він готовий до передачі на наступні етапи обробки, У роботі, якщо робота з документом тимчасово припинена і буде відновлена пізніше, Повернений, якщо якість документа, що надійшов для обробки, не є задовільною і він повинен повернутися до попереднього етапу на доопрацювання, Автономно, якщо документ оброблятиметься поза системою.

9. Шифрування та накладення електронний цифровий підпис. При створенні першої версії обєкта може бути введеною ознака, що вказує на конфіденційний характер документа. Це означає, що всі версії цього документа, що зберігаються в системі, автоматично піддаються шифруванню з використанням відкритих ключів тих користувачів, які можуть мати доступ до документа на наступних операціях із обробки документа. Крім того, при розсиланні можна активізувати автоматичну процедуру встановлення електронного підпису з використанням секретного ключа того користувача, який закінчив обробку.

10. Індикація властивостей (системних характеристик) доступних для користувача версій документів. Властивості обраного документа містять таку інформацію: назва документа, категорія документа, назва технологічного процесу, назва маршрутної схеми, назва технологічного етапу, номер етапу за маршрутом, поточне місце зберігання, ПІБ виконавця, дата створення, повний шлях документа з урахуванням повернень, що мали місце, пройдений маршрут, статус документа.

11. Формування і модифікація реєстраційних карток. Реєстраційна картка певної, раніш заведеної, форми створюється при завершенні процесу створення першої версії обєкта. При завершенні модифікації &# 424b18e 1074;сіх інших версій такого обєкта реєстраційна картка може бути модифікована.

12. Оформлення анотацій і резолюцій. Накладення резолюції &# 424b18e 1072;бо завдання анотації &# 424b18e 1079;дійснюється з допомогою режиму Резолюція. В цьому режимі користувачу доступні для ознайомлення резолюції, які були внесені на попередніх етапах обробки, з вказуванням місця внесення й автора. Крім того, резолюції та анотація, що були внесені на попередніх етапах, доступні користувачу для перегляду, а на поточному етапі і для модифікації.

13. Формування звітів за макетами, які були раніше розроблені за допомогою генераторів звітів, і які зберігаються у відповідній базі даних.



14. Ініціалізація технологічних процесів (пункт Запустити процес із меню Робота) наступними способами: Новий документ створення оригінального документа; За зразком створення документа, властивості і параметри якого будуть збігатися з властивостями і параметрами вже існуючого документа; Серія документів створення групи документів із частково ідентичними властивостями і параметрами.

Щоб створити стартову версію обєкта, користувачу необхідно обрати технологічний процес з опису технологічних процесів створення й обробки документів для обраної маршрутної схеми. До опису можуть бути додані нові технологічні процеси. Після обирання процесу користувач може: створити новий документ; створити документ за шаблоном, що містить, поза іншим, відомості про додаток-оброблювач; створити документ із файлу; створити документ за допомогою сканування.

Якщо обирається створення нового документа, наступним етапом є визначення типу створюваного обєкта. Тип створюваного обєкта обирається зі стандартного системного переліку Тип обєкта. У випадку створення документа за допомогою вже існуючого файлу або шаблону, а також при скануванні, додаток-оброблювач визначається автоматично. Визначивши тип оброблювача, система запускає його на виконання.

Після завершення роботи створеному документу присвоюються заголовок, стан, встановлюються у разі потреби позначки про конфіденційність і наявність електронного підпису, вказується місце обробки і зберігання для розсилання. Якщо документу присвоюється стан У роботі, це означає, що робота з документом буде надалі продовжена. Якщо документу присвоюється стан Готовий, це означає, що робота з документом завершена і він буде відправлений для надсилання. Якщо документу присвоюється стан Завершений, це означає, що робота з документом завершена і він буде залишений на місці обробки . Позначка про конфіденційність означає, що документ буде зашифрований криптографічними засобами. Позначка про електронний підпис означає, що документ буде супроводжуватися електронним підписом.

15. Вільна однорівнева маршрутизація. Крім розсилання за схемами із жорсткою маршрутизацією модуль забезпечує можливість вільної маршрутизації. Зініціювавши техпроцес із указівкою на вільну маршрутизацію, користувач після створення стартової версії документа самостійно визначає перелік розсилання для наступної обробки. Можна скористатися функцією автоматичного визначення переліку розсилання на підставі результатів розбору внесеної резолюції. Розсилання при цьому буде паралельним та однорівневим. У свою чергу, користувачі, що отримали надсилання, також можуть виконати однорівневе розсилання. Таким чином, послідовність розсилань складе повноцінну схему спрямування документа за маршрутом, що раніше не був регламентований.

16. Визначення термінів обробки обєктів виконавцями. При використанні методів вільної маршрутизації, а також у тих випадках, коли обрана маршрутна схема не регламентує термінів виконання робіт на етапах, користувач, при наявності на це повноважень, сам може встановити нормативну тривалість виконання робіт на наступних етапах процесу технологічної обробки.

В цілому модуль Клієнт має наступними функціональні можливості:

- автоматичне оновлення опису версій документів, що поступили на обробку в сховища, доступні користувачеві;

- візуалізація статусів версій документів і описів їх атрибутів;

- створення технологічних процесів обробки документів, що виконуються за відповідними маршрутними схемами або в рамках вільної маршрутизації;

- виклик на обробку версій документів, створених в у середовищі MS Office;

- створення ярликів-заслань на призначені для користувача застосування будь-якого типа, що автоматично запускаються на вказаному етапі маршрутної схеми;

- автоматичне збереження версії документа після його обробки в сховищі сервера документів;

- автоматизація процесу розсилки або перекладу документа на наступний етап обробки відповідно до маршрутної схеми або повернення вхідних документів на крок назад для доопрацювання;

- можливість виконання користувачем однорівневої розсилки документа, не обумовленою маршрутною схемою, і досягнення, таким чином, гнучкій маршрутизації;

- реєстрація документів по заздалегідь створених формах;

- сповіщення користувача про документи, що поступили на обробку;

- налаштування деталізації &# 424b18e 1086;пису документів;

- пошук документів і їх версій по значеннях полів реєстраційної картки;

- створення бібліотеки призначених для користувача фільтрів для забезпечення вибірок необхідних документів;

- здобуття звітів по шаблонах.

Основною метою впровадження системи є створення в установи повноцінної, розвиненої системи управління потоками робіт, зокрема документообігу, механізмів для виконання технологічних процесів обробки документів, ланцюжків взаємозвязаних робіт, а також для організації &# 424b18e 1082;онтролю і управління за цими процесами.

Впровадження і використання системи в практичній діяльності установ дозволяє, з одного боку, значно полегшити виконання завдань виконавцям робіт, зайнятим обробкою інформації, залученої в технологічні процеси, а з іншого боку, забезпечує керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів, досягнення нового якісного рівня у вирішенні своїх завдань.












Document Info


Accesari: 1835
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.




Coduri - Postale, caen, cor

Politica de confidentialitate

Copyright Contact (SCRIGROUP Int. 2019 )