CONTROLUL DE CALITATE IN AUDIT

CONTROLUL DE CALITATE ÎN AUDIT

1. Controlul de calitate la nivelul organismului profesional

Controlul de calitate reprezinta un ansamblu de masuri luate de organismele profesionale, care vizeaza analiza modului de orga­nizare si functionare a unui cabinet si aprecierea modului de aplicare în cadrul cabinetului a standardelor internationale si a normelor profesionale emise de aceste organisme.

Obiectivele urmarite prin controlul de calitate se refera la:

oferirea catre public a unei bune perceptii despre calitatea
serviciilor;

armonizarea comportamentelor profesionale ale mem­
brilor;

contribuirea la buna organizare a cabinetelor si la perfec­
tionarea metodelor de lucru;

aprecierea modului de aplicare a regulilor si normelor pro­
fesionale;

dezvoltarea solidaritatii în rândul profesiei, prin favoriza­
rea contactelor dintre colegi, aproprierea si respectul pro­
fesionistilor fata de organismul profesional.

Principiile fundamentale care stau la baza organizarii contro­lului de calitate sunt: universalitatea, confidentialitatea, colegiali­tatea, adaptarea controlului si urmarirea.

Documentele europene (Recomandarea CEE din 15 noiem­brie 2000) prevad ca activ 454i83e itatea de control al calitatii poate fi organizata si exercitata în doua metode: controale colegiale si controale prin personal angajat, ambele metode fiind echivalente.

în primul caz, membrii activi ai profesiei sunt desemnati ca colegi care efectueaza controlul.

în al doilea caz, sunt persoane angajate de o organizatie profe­sionala sau o autoritate de reglementare care gireaza sistemul de control si efectueaza controlul de calitate.

în ambele metode trebuie asigurate cu grija atât calitatea con­trolorilor cât si obiectivitatea lor.

Sunt stabilite unele reguli cu caracter general:

Cine poate fi controlat: auditorul statutar (persoana fizica
sau juridica).

Selectia controlatilor se face de o maniera coerenta astfel
ca, la finele unei perioade anume, toti auditorii statutari
sa fie controlati. Poate fi avut în vedere pentru selectie
riscul (de exemplu, în functie de calitatea clientilor, de
cifra de afaceri, de rezultatele controalelor anterioare etc).

Când un cabinet are mai multe birouri se controleaza un
numar suficient de birouri.

Perioada controlata nu poate depasi 6 ani; daca este vorba
de un cabinet de talie mica care controleaza numai în­
treprinderi de talie redusa cu risc slab, se admite o periodi­
citate de control de 10 ani, daca la controalele anterioare
nu au rezultat probleme deosebite.

Controlul de calitate priveste misiunile de verificare a si­
tuatiilor financiare încredintate cabinetului respectiv; el
priveste, de asemenea, sistemul de control intern în cadrul
cabinetului respectiv. Controlul de calitate într-un cabinet
de audit trebuie sa se organizeze conform ISA 220 "Con­
trolul de calitate al lucrarilor de audit".

Controlul de calitate trebuie sa cuprinda, pentru fiecare dosar de audit, urmatoarele puncte:

calitatea elementelor probante din dosarul de audit ca
baza a aprecierii lucrarii de audit;

respectarea normelor de audit;

respectarea principiilor si regulilor deontologice cu deo­
sebire cele legate de independenta;

rapoartele de audit sub aspectele: conformitatea formei
cu tipul de opinie, conformitatea situatiilor financiare
cu cadrul de prezentare a informatiilor financiare din
raport, cazuri de nesemnalare a neconformitatii situatii­
lor financiare cu alte obligatii legale.

. Exista o discutie din punct de vedere a metodelor de con­trol între auditorii care au drept clienti organisme de interes general (societati cotate, institutii de credit, de asigurari, de investitii, organisme de plasament colectiv în valori mobiliare si fondurile de pensii) si ceilalti auditori.

Distinctia consta în:

o frecventa a controalelor, mai ridicata;

dreptul publicului de a avea cunostinta de aceste con­
troale;

posibilitatea pentru autoritatile competente responsabile
cu organizarea controlului de a avea acces la dosarele
de control al calitatii, în conditii de confidentialitate;

. Sistemul de control al calitatii trebuie sa fie suficient de credibil; pentru aceasta publicul trebuie sa aiba posibilita­tea sa cunoasca despre existenta acestuia; cea mai buna cale este aceea de a participa nepracticieni în structurile de supraveghere ale sistemelor de control. Aceasta presu­pune o extindere a atributiilor celor care asigura suprav

gherea profesiei (reprezentantii Ministerului Finantelor Publice, de exemplu). Dreptul de supraveghere a publicu­lui are ca obiect:

supravegherea gestiunii sistemului de control intern
(planificarea si controlul);

evaluarea rezultatelor controlului de calitate;

publicitatea rezultatelor controlului; publicarea rezulta­
telor se face fara a fi nominalizat vreun cabinet de audit;
pentru o mai mare credibilitate rezultatele pot fi însotite
de masuri luate la nivelul profesiei.

Aplicarea de sanctiuni disciplinare. Trebuie sa fie adoptate
sanctiuni disciplinare pentru rezultatele negative care sa
mearga pâna la radierea din Tablou. Controlul de calitate
poate fi considerat ca un mijloc de a face sa fie respectate
regulile.

Confidentialitate. Auditorul nu poate invoca regulile de con­
fidentialitate în legatura cu dosarele clientilor sai ce vor
face obiectivul controlului de calitate; aceste reguli de confi­
dentialitate si obligatii se transfera la controlorul de calitate.

Calitatea controlului de calitate depinde de experienta a-
decvata si o formare (instruire) în controlul de calitate.

Independenta si obiectivitatea controlorului de calitate:
selectia unui controlor de calitate pentru o misiune de con­
trol trebuie sa se bazeze pe criterii care sa asigure inde­
pendenta si obiectivitatea controlorului respectiv.

Controlul de calitate are doua componente:

controlul structural, care are ca obiectiv general cunoas­
terea cabinetului de audit;

controlul tehnic, care urmareste aprecierea modului de
aplicare de catre cabinetul de audit a normelor profesionale; el se realizeaza prin sondaj si se efectueaza asupra dosarelor de lucru ale cabinetului.

Controlul de calitate are drept referinta regulile si normele profesionale în vigoare în momentul efectuarii auditului, precum si uzantele profesionale.

Fiecare organism profesional are obligatia de a organiza con­trolul de calitate asupra activitatilor desfasurate de membrii sai. Regulamentul privind controlul de calitate în profesia contabila elaborat de Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati a fost emis în anul 2000 si publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 38 din 23 noiembrie 2001.

2. Controlul de calitate Ia nivelul cabinetului

Standardul International de Audit (ISA) nr. 220 stabileste procedurile si principiile fundamentale precum si modalitatile lor de aplicare cu privire la controlul de calitate si în mod deosebit, la politicile si procedurile folosite de un cabinet în lucrarile de audit si la procedurile referitoare la lucrarile încredintate unor colabora­tori ai auditorului.

2.1. Obiective

Natura, calendarul si întinderea politicilor si procedurilor de control de calitate ale unui cabinet sau societate depind de numerosi factori ca: felul si importanta activitatii sale, dispersia geografica, nivelul de organizare, costuri etc.

Obiectivele politicilor de control de calitate adoptate de catre un cabinet sau o societate sunt urmatoarele:

- exigente profesionale: personalul cabinetului sau al socie­tatii trebuie sa se conformeze principiilor de independenta, integritate, obiectivitate, confidentialitate si profesiona­lism, înscrise în Codul etic;

aptitudini si competente: nivelul de instruire si formare
al personalului cabinetului sau societatii permite acestuia
sa se achite în mod corect si complet de sarcinile pe care
le primeste în cadrul unei misiuni de audit;

repartizarea lucrarilor: lucrarile de audit vor fi încredintate
personalului care dispune de pregatirea si experienta nece­
sara;

delegarea: conducerea, supervizarea si revederea lucrarilor
realizate la toate esantioanele permit obtinerea unei asi­
gurari rezonabile ca lucrarile efectuate raspund normelor
de calitate stabilite.

Diversi factori pot determina auditorul sa delege o parte din lucrarile sale: talia si complexitatea întreprinderii, volumul lucra­rilor necesare în raport cu termenele stabilite de predare a acestora, numarul mare de clienti care au acelasi termen de predare a lucra­rilor, complexitatea problemelor de rezolvat care obliga auditorul sa faca apel la diversi specialisti si experti independenti. Urmatoa­rele operatiuni trebuie sa fie realizate numai de auditor si nu pot fi delegate:

stabilirea planului de audit si a programului de lucru;

desemnarea sefului de misiune, a personalului si co­
laboratorilor afectati fiecarei misiuni;

supravegherea executarii misiunii;

aprecierea marilor optiuni luate de întreprindere în mo­
mentul închiderii conturilor, cu deosebire cele legate de
evaluarea si depreciere a activelor;

examenul si semnatura rapoartelor;

relatiile exterioare în legatura cu misiunea de audit.

- consultarea: de fiecare data, când este necesar, vor fi consultate persoane competente din interiorul sau din exteriorul cabinetului sau societatii;

acceptarea si pastrarea clientilor: lista clientilor poten­tiali si existenti va fi revazuta periodic, sub aspectele legate de independenta cabinetului si capacitatea sa de a satisface cererea clientilor;

control: eficacitatea si adaptarea politicilor si proceduri­lor de control de calitate existente trebuie controlate periodic;

conducerea lucrarilor: colaboratorii, carora li se încre­dinteaza diferite lucrari, trebuie informati de responsabi­litatile lor si de obiectivele si procedurile ce trebuiesc urmarite.

Instrumentele de baza pentru asigurarea conducerii efi­ciente a lucrarilor sunt: planul misiunii, programul de lucru si bugetul de timp;

supravegherea: este strâns legata de conducerea lucra­rilor si de revizuirea lucrarilor.

Personalul investit cu responsabilitati de revizuire în cadrul unei misiuni de audit exercita urmatoarele functiuni:

urmareste desfasurarea lucrarilor si determina daca:
colaboratorii dispun de aptitudinile si competentele ne­
cesare pentru a duce la bun sfârsit sarcinile încredin­
tate; colaboratorii înteleg desfasurarea misiunii de
audit; lucrarile sunt realizate conform programului
de lucru si planului misiunii;

se informeaza si studiaza problemele contabile si de
audit care apar în timpul misiunii, evalueaza conse­
cintele si modifica, daca e cazul, programul de lucru
si planul misiunii;

transeaza divergentele de apreciere si interpretare ale
personalului si stabileste nivelul de consultanta ne­
cesar.

- Revizuirea lucrarilor: lucrarile realizate de fiecare cola­borator sunt revazute de catre un profesionist cu un nivel de competenta cel putin echivalent, pentru a determina daca:

au fost realizate conform programului de lucru;

atât lucrarile cât si concluziile au fost corect docu­
mentate;

toate problemele semnificative au fost rezolvate sau
au fost relatate în concluziile auditului;

obiectivele procedurilor de audit au fost atinse;

concluziile formulate concorda cu opinia auditorului.
Sunt, de asemenea, examinate periodic:

programul de lucru si planul misiunii;

evaluarea riscurilor inerente si a riscurilor legate de
control si eventualele modificari aduse programului
de lucru si planului misiunii;

documentarea elementelor probante obtinute prin
controalele proprii;

situatiile financiare, propunerile de ajustari rezultate
din audit si raportul de audit.

2.2. Proceduri de control de calitate ce pot fi aplicate într-un cabinet sau societate de audit

Exigente profesionale:

Politici: Personalul cabinetului sau societatii de audit va fi tinut sa se conformeze principiilor de indepen­denta, integritate, obiectivitate, confidentialitate si profesionalism.

Proceduri: Desemnarea unei persoane sau a unei structuri cu sarcina de a da sfaturi si a rezolva problemele

în domeniul integritatii, obiectivitatii, indepen­dentei si confidentialitatii. - Informarea personalului, la toate nivelurile, de politicile si procedurile în materie de integritate, obiectivitate, confi­dentialitate si profesionalism, prin:

punerea accentului pe independenta de spirit cu ocazia
programelor de formare, a supervizarilor si a revederii
misiunilor;

informarea personalului despre întreprinderile unde pot
aparea aspecte legate de incompatibilitati individuale.

- Controlul aplicarii politicilor si procedurilor în materie de independenta, integritate, obiectivitate, confidentialita­te si profesionalism.

Personalul trebuie sa semneze în mod regulat (anual) de­claratii scrise care sa ateste:

cunoasterea politicilor si procedurilor cabinetului;

faptul ca nici o relatie prohibita nu exista si nici o opera­
tiune prohibita prin politica societatii de audit nu a avut
loc.

Desemnarea unei persoane cu împuternicirile necesare
pentru a rezolva cazurile particulare.

Desemnarea unei persoane cu puterile necesare pentru a
obtine declaratiile asupra incompatibilitatilor individuale.

Examinarea regulata a relatiilor cabinetului si personalului
acestuia cu clientii pentru a se asigura ca regulile de inde­
pendenta ale cabinetului nu pot fi puse în cauza.

Aptitudini si competente:

Politici:    Nivelul de formare a personalului cabinetului va raspunde normelor tehnice si de competenta profesionala necesara pentru a se achita corect de responsabilitati. Proceduri:

Recrutarea:

elaborarea unui plan al necesarului de personal la toate
nivelurile si fixarea obiectivelor de recrutare tinând sea­
ma de clientela, evolutia volumului de activitate a cabi­
netului, plecari la pensie;

punerea la punct a unui plan care sa permita atingerea
obiectivelor recrutarii privind: identificarea surselor de
candidati potentiali; metode de contactare a candidatilor
potentiali; metode pentru atragerea candidatilor poten­
tiali si metode pentru selectarea si evaluarea candidatilor
potentiali; desemnarea responsabililor cu deciziile de
recrutare; fixarea calificarilor si directivele pentru eva­
luarea candidatilor potentiali la fiecare esalon; definirea
principiilor de respectat pentru anumite tipuri de re­
crutari (angajarea membrilor familiei sau persoane care
provin de la clienti); procurarea de informatii asupra
calificarii candidatilor (curriculum vitae, scrisoare de
candidatura, întretineri, diplome obtinute, referinte per­
sonale).

Formarea profesionala:

stabilirea directivelor si fixarea criteriilor pentru forma­
rea profesionala continua si cunoasterea acestora de
catre: numirea persoanei sau a compartimentului res­
ponsabil de formare profesionala si stabilirea competen­
telor, revederea, de catre persoanele corespunzatoare,
a programelor de formare elaborate de cabinet (progra­
mele cuprind: obiectivele, nivelul de formare si expe­
rienta dobândita); fixarea exigentelor de formare profe-

Initiere în auditul situatiilor financiare ale unei entitati

sionala continua a personalului cabinetului de la toate esaloanele; controlul periodic al programelor de formare continua si evidenta la zi a realizarilor atât la nivel de cabinet, cât si la nivel individual;

. informarea continua a personalului cu privire la evolutia normelor tehnice profesionale si problemele privind po­liticile si procedurile tehnice ale cabinetului si încuraja­rea personalului sa participe la activitatile de formare individuala; punerea la dispozitia personalului de reviste profesionale tratând despre evolutia normelor tehnice profesionale; distribuirea de norme si recomandari na­tionale si internationale; în cazul unor programe de for­mare organizate de cabinet; elaborarea sau procurarea materialului pedagogic, selectionarea si formarea lecto­rilor (prezentarea programului de formare si a condi­tiilor de participare, asigurarea ca lectorii sunt califi­cati pentru subiectele tratate si metodele pedagogice, posibilitatea evaluarii din partea lectorilor a continutului programelor de formare si a calitatii participantilor).

. Promovarea:

. Determinarea calificarilor necesare pentru asumarea diferitelor niveluri de responsabilitate în cadrul cabine­tului; definirea regulilor descriind responsabilitatile la fiecare nivel si performantele sau calificarile necesare pentru a accede la esalonul superior, identificarea crite­riilor pentru evaluarea performantelor individuale si cunostintelor obtinute în domeniile: tehnic, capacitatea de analiza si de judecata, comunicare, conducere si for­mare, relatii cu clientii, atitudine personala si compor­tament profesional (caracter, inteligenta, judecata si mo­tivare).

Evaluarea performantelor personalului.

Desemnarea persoanelor responsabile cu sarcini de
avansare, promovare sau licentiere.

Repartizarea sarcinilor:

Politici: Lucrarile de audit si servicii conexe vor fi încre­dintate personalului care dispune de formarea tehnica si experienta dobândita.

Proceduri: Planificarea necesarului de personal pe total, pe activitati, pe filiale; asigurarea unui just echilibru între efectivele aferente misiunilor de audit tinând seama de: anvergura si complexitatea misiunii, disponibilitatea personalului, competente speciale necesare, calendarul lucrarilor de efectuat, conti­nuitatea si rotatia personalului, oportunitatea instruirii pe teren etc; numirea unei persoane res­ponsabile de repartizarea personalului pe diferite misiuni de audit, supunerea calendarului si perso­nalului afectat unei misiuni de audit aprobarii auditorului.

Delegarea:

Politici: Conducerea supervizarea si revizuirea lucrarilor, realizate la toate esantioanele vor permite obti­nerea unei asigurari rezonabile ca lucrarile efec­tuate raspund normelor de calitate definite. Proceduri: Elaborarea procedurilor pentru planificarea mi­siunilor de audit:

. punerea la dispozitie a mijloacelor pentru men­tinerea normelor de calitate a lucrarilor realiza­te de cabinet;

Initiere în auditul situatiilor financiare ale unei entitati

furnizarea unei instruiri pe teren în timpul reali­zarii misiunilor de auditor.

Consultarea:

Politici: De fiecare data când este necesar, persoanele com­petente din interior sau din exteriorul cabinetului vor fi consultate.

Proceduri: Identificarea domeniilor si situatiilor particulare pentru care o consultare este necesara si încuraja­rea personalului sa consulte sau sa recurga la surse care dau autoritate unei probleme complexe sau neobisnuite si anume:

Numirea persoanelor însarcinate cu relatiile,
cunostintele legislative sau de reglementare.

Precizarea gradului de autoritate a avizului spe­
cialistilor.

Indicarea întinderii documentatiei ce trebuie
pastrata în timpul consultatiilor.

Acceptarea si pastrarea clientilor:

Politici: Periodic trebuie evaluata lista clientilor potentiali si cea a clientilor existenti. înainte de a decide ac­ceptarea sau pastrarea unui client trebuie evaluata independenta cabinetului, capacitatea sa de a sa­tisface cererile clientului si integritatea conducerii întreprinderii-client.

Proceduri: Stabilirea procedurilor pentru evaluarea clientilor potentiali si acceptarea lor ca client al cabinetului. Evaluarea, pentru fiecare client, a consecintelor unor evenimente particulare care se produc pentru a determina daca trebuie continuate relatiile anga­jate cu acestea.

Control:

Politici: Trebuie controlat în permanenta daca politicile si procedurile de control de calitate sunt cele mai potrivite si sunt eficiente.

Proceduri: Definirea întinderii si continutului programului de control de calitate folosit în cadrul cabinetului: determinarea procedurilor de control necesare pentru obtinerea unei asigurari rezonabile ca poli­ticile si procedurile de control de calitate ale ca­binetului functioneaza efectiv; definirea nivelelor de competenta, pentru personalul participant, re­vizuirii controlului de calitate cât si a metodelor utilizate pentru a le selectiona; tiparirea unor lu­crari privind controlul de calitate.