Functia de organizare

Functia de organizare

Firmele trebuie sa-si organizeze activitatea astfel încât sa obtina cele mai bune rezultate. Obiectivul principal al organizarii unei firme trebuie sa fie acela al existentei unui flux informational eficient între diferitele departamente ale firmei. Fluxul de informatii depinde în mare masura de modalitate prin care se iau deciziile si din acest punct de vedere firmele pot avea o structura centralizata sau descentralizata. În firmele în care deciziile se iau centralizat informatiile despre activitatea desfasurata se transmit de la filiale catre centru, iar instructiunile se transmit de la centru catre filiale. În firmele în care decizille se iau descentralizat filiale au un anumit grad de independenta, iar de la centru se transmit informatii si sfaturi catre filiale în timp ce filialele informeaza centrul despre deciziile luate. În aceste organizatii exista un schimb permanent de informatii si deciziile se iau de comun acord.

În ambele tipuri de firme este necesar a exista un schimb de informatii între departamanetele functionale si cele auxiliare. Indiferent de directia si de tipul infomatiilor ele trebuie sa fie logice si bine planificate pentru a evita confuzia. Simplitatea trebuie sa fie cuvântul cheie al organizarii. Este foarte usor a creea o structura organizatorica complexa cu linii de comunicare foarte complicate în timp ce o structura organizorica eficienta nu este usor de creat si de mentinut.

Structura organizatorica a companiilor de navigatie

Asa cum s-a mentionat anterior s-au petrecut o serie de modificari importante în ceea ce priveste organizarea companiilor de navigatie dupa 1960, dar cu toate acestea înca exista companii de navigatie care au o structura organizatorica similara cu cele din 1930. De aceea este preferabil sa se examineze fiecare tip de structura organizatorica tinând cont si de faptul ca anumite departamente s-au schimbat denumirea pentru a fi în concordanta cu evolutia managementului.

Organizarea standard a anilor 1930

La sfârsitul perioadei de glorie a nevelor cu vele companiile de navigatie erau organizate în felul urmator:

Introducerea motoarelor cu aburi a condus la cresterea importantei departamentului tehnic si la necesitatea îmbunatatirii sistemelor de comunicatii în consecinta la modificarea structurii organizatorice.

În legatura cu acesta noua structura organizatorica se impun urmatoarele precizari:

sedintele formale care au o ordine de zi si participare bine stabilita. Ex: sedintele cu privire la siguranta navigatiei

sedintele informale, ce se petrec ad-hoc si de obicei se refera la probleme specifice si se încheie prin planuri sau recomandari

sedinte informale planificate, cele în care seful decide obiectivele si selecteaza participantii. Aceste sedinte sunt folositoare pentru rezolvarea unui numar foarte mare de probleme.

sedintele de brainstorming, ce necesita a fi conduse cu foarte mare grija deoarece foarte multe persoane au dificultati în a se detasa de problemele de zi cu zi si a se gândi la probleme complet noi si inovatoare

sedintele scurte ( briefing meetings), se organieaza pentru a se transmite informatii. Ele trebuie sa fie scurte si trebuie urmate de o alta sedinta pentru a obtine un "feedback"

sedintele individuale, ce necesita aceeasi pregatice ca si cele la care participa mai multe persoane

selectarea participantilor, a momentului si a locului de desfasurare. La bordul navei, datorita sistemului de desfasurarea activitatii în carturi este destul de dificil a se organiza o sedinta cu tot echipajul. O masa dreptunghiulara este potrivita pentru sedintele formale, o masa rotunga este mult mai potrivita pentru sedintele informale.

stabilirea ordinei de zi a sedintei.

Fiecare sedinta trebuie sa aiba o ordine de zi, chiar si sedintele informale. Uneori este util a se circula a propunere de ordine de zi si sa se solicte pareri de la participanti

Ordinea problemelor trebuie bine stabilita, la fel si durata discutiiilor asupra unei probleme

în cazul în care sunt posibile conflicte între participanti trebuiesc stabilite strategii de evitare a acestora

în cazul în care exista membri de echiapj noi, trebuiesc purtate anterior scurte discutii de informare

în cazul în care conduci sedinta

trebuie sa fi mult mai concentrat apupra aspectelor legate de conducerea sedintei decât asupra continutului, trebuie asigurata cursivitatea discutiilor si neimplicarea în discutii. Trage frecvent concluzii în timpul discutiilor si la sfârsitul fiecarui punct de pe ordinea de zi.

Trebuiesc controlati cei cu personalitate puternica ti încurajati cei timizi deoarece ideile lor pot fi a fel de bune

nu te uita la vorbitor, uitate la participanti pentru a vedea reactiile lor

fi sigur ca problemele asupra carara exista divergente sunt discutate pe loc

fi foarte atent la scurgerea timpului

în cazul în care doar participi la o sedinta

nu te grabi sa vorbesti, lasa-i pe ceilalti sâ-si prezinte opiniile si apoi contruiesteti argumentatia logica pe baza celor spuse de ei, tragând concluzii în favoarea ta

fi capabil de a improviza, având tot timpul planuri de urgenta si evita detaierea excesiva

daca sti ca exista persoane care au aceeasi opinie lasa-i sa vorbeasca primii si apoi fa un scurt rezumat si reîntareste ideile prezentate

exprima în mod clar obiectivele, descopera cine este de acord si cine nu este cu opiniile tale

Rapoartele si convorbirile telefonice

Telefonul a devenit un un element esential în activitatea comerciala, iar prin introducea sistemelor de comunicatie prin satelit a devenit esential si în activitatea de transport maritim. Cu toate eaceste costul unei convorbiri telefonice este destul de mare de aceea se cere ca o convorbire telefonica sa fie scorta, clara si concisa. Acest deziderat poate fi atins doar prin stabilirea anticipata a aspectelor ce trebuiesc communicate.

Rapoartele srise:

Multe dintre semnalele non-verbale sunt bine cunoscute si printre ele pot fi incluse urmatoarele :

bratele sau picioarele încrucisate - denota neplacere si dezinteres

aplecarea catre în fata denota ostilitate, iar aplecarea pe spate, de obicei cu bratele pe cap denota un sentiment de superioritate

mîinile întinse catre cap si lipite, sprijinite pe masa indica o atitudine negativa - probabil frustrare

Mediul multicultural

Orice navigator lucreaza într-un mediu multicultura, iar cele mai multe neîntelegeri apar datorita limbajului. În cazul în care doua persoane vorbesc aceeasi limba 100 % din atentie poate fi acordata întelegerii problemei, lucru care nu mai este valabil în cazul utilizarii unei limbi straine cel putin pentru unul dintre membrii echipajului.

Nu numai cuvintele pot fi diferite în diferite culturi, dar si structura frazei, gramatica, conceptele.

Functia de antrenare

La bordul fiecarei nave exista ofiteri si marinari care au o serie de puncte tari si puncte slabbe, iar sarcina managerilor de la bord este aceea de a transforma echipajul într-unul eficient. Modul în care echipajul raspunde la cerintele managerului este dependent în mare masura de impresia pe care au membrii echiapjului despre acel manager. Un numar tot mai mare de armatorii considera evaluarea superiorilor de subordonati cel putin la fel de importanta ca si evaluarea subordonatilor de catre superiori.