Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
Upload


loading...



















































ETAPELE INFIINTARII FIRMEI

Business




ETAPELE INFIINTARII FIRMEI

Obiective:

Cunoasterea legislatiei in vigoare privind infiintarea firmelor




Identificarea formelor juridice si caracteristicile societatilor comerciale

Cunoasterea etapelor infiintarii firmelor

1. Cunoasterea legislatiei in vigoare privind infiintarea firmelor

Aspectele privind constituirea, inregistrarea si functionarea societatilor comerciale sunt reglementate de acte normative din domeniul comercial si finaciar care sunt prezentate in anexa nr.1.

2. Forma juridica a societatilor comerciale

Un intreprinzator poate opta pentru una din urmatoarele forme de organizare a afacerii :

Organizare

Caracteristici

Persoana fizica PF

Poate fi autorizata sa desfasoare o activitate independenta in baza decretului 727e47h -lege nr. 54/1990, de catre Primaria

Capitalei sau primariile locale, cu inregistrare ulterioara la Oficiul registrului comertului din cadrul Camerei de Comert si Industrie prin Biroul Unic.

Nu are personalitate juridica.

Asociatia familiala

AF

Se constituie intre membrii unei familii cu gospodarie comuna, in baza aceluiasi normativ si proceduri ca si

persoana fizica. Nu are personalitate juridica.

Societatea comerciala

SC

Se constituie ca persoana juridica, conform Legii nr. 31/1990 republicate, prin asociere intre doua sau mai multe persoane fizice sau juridice, pentru a efectua acte de comert. Societatea comerciala dobandeste personalitate juridica de la data inregistrarii in registrul comertului.

Filiale :

Filialele sunt societati comerciale cu personalitate juridica care se infiinteaza intr-una din formele de societate

enumerate mai sus. Filialele vor avea regimul juridic al formei de societate in care s-au constituit.

Sedii secundare :

O societate comerciala poate sa deschida in aceeasi localitate cu sediul principal sau in alte localitati, sedii

secundare sub diferite forme : sucursale, depozite, magazine, agentii, etc.

Societatile comerciale se pot constitui in una din urmatoarele forme juridice :

*    societate in nume colectiv (SNC)

*    societate in comandita simpla (SCS)

*    societate pe actiuni (SA)

*    societate in comandita pe actiuni (SCA)

*    societate cu raspundere limitata (SRL)

Particularitati ale formelor de organizare a activitatii

Criterii

PF, AF

SNC

SCS

SA

SRL

Nr. persoane

o persoana sau membrii unei familii

Minimum 2

minimum 2

minimum 1 – 50 asociati

Capital minim

90.000 RON

200 RON

Raspunderea intreprinzatorului

Nelimitata

(cu averea personala)

nelimitata si solidara, cu

exceptia asociatilor comanditari

numai cu capitalul subscris cu

exceptia asociatilor comanditari

numai cu capitalul subscris

Restrictii pentru asociati

asociatii nu pot lua parte ca asociati cu raspundere in alte societati

concurente, fara consimtamantul

celorlalti asociati

asociatul unic nu poate

avea calitatea de unic

asociat decat intr-o

singura societate

Aspectele relevante ale modului de organizare in functie de tipul societatii vor fi prezentate in anexa nr.2.

3. Etapele infiintarii unei societati comerciale : Pizzeria Start S.R.L.

Datorita avantajelor pe care le ofera o societate cu raspundere limitata: numar mic de asociati( poate functiona si cu asociat unic), capitalului minim mic impus de lege

( 200 lei), raspunderea sociala a asociatilor numai in limita aportului lor, am optat pentru aceasta forma juridica a societatii noastre.

Pentru infiintarea unei societati comerciale, in general, trebuie parcurse urmatoarele etape:

ETAPELE INFIINTARII FIRMEI

Pre-inregistrare (activitati pregatitoare)

Include toate activitatile prevazute de lege ce trebuie indeplinite de la data cand un intreprinzator s-a decis sa constituie o forma de organizare a unei afaceri si data cand a depus la Biroul Unic dosarul complet pentru inregistrarea si autorizarea functionarii.

Activitati obligatorii

Activitati optionale

  • Informare initiala privind procedura si obligatiile intreprinzatorului
  • Verificarea si rezervarea firmei/emblemei
  • Redactarea actului constitutiv
  • Obtinerea autentificarii pentru actul constitutiv
  • Redactarea si obtinerea declaratiei pe proprie raspundere a fondatorilor, administratorilor si a cenzorilor ca 

indeplinesc conditiile prevazute de lege

Completarea cererii de inregistrare

Varsamantul in numerar la capitalul social (direct la banca dorita sau la unitatile CEC de la CCI)

Intocmirea dosarului de inregistrare si autorizare a functionarii

  • Cercetarea firmei/emblemei la OSIM pentru verificarea similitudinii cu marci inregistrate in registrul de marci
  • Obtinerea evaluarii prin expertiza, a bunului imobil subscris ca aport in natura la capitalul social-dupa caz
  • Obtinerea certificatului constatator al sarcinilor cu care, eventual este grevat bunul imobil subscris la capitalul social-dupa caz

2. Inregistrarea comerciantului

autorizarea constituirii comerciantului de catre judecatorul delegat;

obtinerea, pe cale electronica a codului unic de inregistrare de la Ministerul Finantelor Publice;

redactarea incheierii judecatorului delegat;

inregistrarea comerciantului in registrul comertului;

editarea certificatului de inregistrare

3. Autorizarea functionarii comerciantului

Include activitatile de autorizare a functionarii comerciantului de catre institutiile publice abilitate, indeplinite in perioada, dupa data depunerii dosarului la Biroul Unic si data eliberarii anexei continand avizele/autorizatiile/acordurile necesare functionarii: autorizatie PSI, sanitara, sanitar-veterinara, pentru protectia muncii, pentru protectia mediului, etc.

4. Notificarea comerciantului catre institutii publice

Include activitatile de notificare a inregistrarii unui comerciant catre alte institutii publice cu atributii legate de publicitatea, inregistrarea sau evidenta comerciantilor (unde este cazul).

Documentele pentru inmatriculare si autorizarea firmei Pizzeria Start S.R.L.se prezinta in anexa nr.3

Anexe

Anexa nr.1

Actele normative care reglementeaza constituirea, inregistrarea si functionarea societatilor comerciale :

- Legea nr.31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare – cuprinde reglementari de baza privind constituirea, functionarea, modificarea si desfiintarea societatilor cu personalitate juridica;

- Legea nr.26/1990 privind Registrul Comertului, republicata cu modificarile si completarile ulterioare – republicata (M.O. nr. 48/4 februarie 1998). a) cuprinde reglementari privind infiintarea si organizarea Oficiului National al Registrului Comertului si a Oficiilor Registrului Comertului din fiecare judet, inmatricularea comerciantilor in Registrul Comertului si inregistrarea altor mentiuni; regimul firmelor si emblemelor, precum si sanctiuni in caz de nerespectare a dispozitiilor sale.

- OUG nr. 76/ 2001 modificata privind simplificarea unor formalitati administrative pentru inregistrarea si autorizarea functionarii comerciantilor; Aceasta ordonanta instituie o procedura unica de inregistrare si autorizare a functionarii societatilor comerciale, in urma careia societatea devine persoana juridica si totodata este autorizata sa functioneze. Autorizarea presupune obtinerea avizelor, autorizatiilor/acordurilor strict necesare pentru inceperea activitatii acestora. Prin inregistrare comerciantul dobandeste un cod unic de inregistrare sub care va figura in Registrul Comertului precum si la organele fiscale. Totodata, comerciantului i se elibereaza un certificat de inregistrare sau un certificat de inscriere mentiuni dupa caz. Procedura se desfasoara in cadrul Biroului Unic, care va elibera certficatul de inregistrare.
Eliberarea certificatului de inregistrare si a avizelor/autorizatiilor necesare da dreptul comerciantului sa-si inceapa activitatea.

-Legea 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici ai mijlocii (M.O. nr. 681/29 iulie 2004).

- Legea 359/2004 privind simplificarea formalitatilor la inregistrarea in Registrul comertului a persoanelor fizice, asociatiilor familiale si persoanelor juridice, inregistrarea fiscala a acestora, precum si la autorizarea functionarii persoanelor juridice (M.O. nr. 839/13 septembrie 2004), modificata prin O.U.G. nr. 75/2004 (M.O. nr. 932/12 octombrie 2004)

-H.G. nr. 166 din 13 februarie 2003 privind acordarea unor facilitati fiscale studentilor care doresc sa infiinteze o afacere proprie (M.O. nr. 114/24 februarie 2003).

-H.G. nr. 913 din 10 iunie 2004 privind aprobarea taxelor si tarifelor pentru operatiunile efectuate de oficiile Registrului comertului de pe langa tribunale (M.O. nr. 589/1 iulie 2004)

-H.G. nr. 991 din 25 iunie 2004 pentru stabilirea modelului cererii de inregistrare si al certificatului de inregistrare in Registrul comertului (M.O. nr. 590/1 iulie 2004 ).

-Ordinul Ministrului Justitiei nr. 2735/C din 23 septembrie 2003 privind aprobarea tarifelor pentru serviciile auxiliare prestate de oficiile Registrului comertului de pe langa tribunale si de Oficiul National al Registrului Comertului (M.O. nr. 691/2 octombrie 2003).

-Ordinul Ministrului Justitiei nr 3118/C din 9 noiembrie 2004 pentru aprobarea modelului cererii de inregistrare in Registrul comertului si al declaratiilor pe propria raspundere privind autorizarea functionarii (M.O. nr. 1105/26 noiembrie 2004).

-H.G. nr. 913/10.06.2004 privind aprobarea taxelor si tarifelor pentru operatiunile efectuate de oficiile Registrului comertului de pe langa tribunale (M.O. nr. 589/1 iulie 2004)

-H.G. nr. 1346 din 2002 privind serviciile de asistenta prestate de oficiile Registrului comertului de pe langa tribunale pentru inregistrarea si autorizarea functionarii comerciantilor cu rectificarea privind Anexa nr. 1 (M.O. nr. 913/14 decembrie 2002).

-H. G. nr. 616 din 27 iunie 2001 privind aprobarea taxelor percepute pentru publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, a incheierii judecatorului delegat la inregistrarea comerciantilor si a actului constitutiv, vizat de judecatorul delegat (M.O. nr. 373/10 iulie 2001)

-O.G. nr. 75 din 30 august 2001 privind organizarea si functionarea cazierului fiscal (M.O. nr. 540/1 septembrie 2001), cu modificarile si completarile ulterioare

-Legea nr. 36/1995 a notarilor publici si a activitatilor notariale, cu modificarile si completarile ulterioare (M.O. nr. 92/16 mai 1995).

-H.G. nr. 600 din 21 iunie 2001 privind stabilirea onorariilor in suma fixa pentru serviciile prestate de notarii publici in vederea inregistrarii si autorizarii functionarii comerciantilor (M.O. nr. 358/4 iulie 2001)

-H.G. nr. 573 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea procedurilor de autorizare a functionarii comerciantilor (M.O. nr. 414/14 iunie 2002).

- Legea nr. 82/ 1991, a contabilitatii, cu norme metodologice si instructiuni de aplicare; legea a fost actualizata cu ultimele modificari aduse de OUG nr. 102/2007, publicata in Monitorul Oficial nr. 689 din 10.10.2007.

Legea nr. 21/1996, a concurentei, modificata si actualizata in data de 03.12.2004.

- Legea nr.11/1991 privind combaterea concurentei neloiale, actualizata ian. 2005

- Codul fiscal

Anexa nr.2

Aspecte relevante ale modului de organizare in functie de tipul societatii:

Criterii

PF

AF

SNC

SCS

SA

SCA

SRL

Autorizarea Primariei

x

Rezervare firma

x

x

x

x

Redactare act constitutive

x

x

x

Dovada sediu

x

x

x

x

Depunere capital social

x

x

x

Constituire dosar

x

x

x

x

Inregistrare in Registrul

Comertului

x

x

x

x

Autorizarea functionarii

Se obtine personal de la autoritatile competente

Se obtine prin Biroul Unic

Biroul Unic

Biroul Unic

La ce institutii trebuie sa

mearga intreprinzatorul

Primarie si CCI

CCI

CCI

CCI

Evidenta financiar contabila

Contabilitate in partida

simpla

Contabilitate in partida

dubla

Contabilitate in partida

dubla

Contabilitate in partida

dubla

Sistemul de impozitare

Impozit pe venitul anual

Impozit pe profit

Impozit pe profit

Impozit pe profit

Administrarea

Nu exista reglementari

exprese

Unul sau mai multi

administratori

Unic administrator sau consiliu de administratie

Unul sau mai multi

administratori

Anexa nr.3

Dosarul de inregistrare si autorizare a functionarii trebuie sa contina:

Nr. Crt.

Denumire

act

Tip organizatie

Precizari privind utilizarea

documentului

PF

AF

SNC

SCS

SA

SCA

SRL

Cerere de inregistrare si autorizare

x

x

x

x

Obligatoriu

Dovada disponibilitatii firmei/emblemei (original)

x

x

x

x

Dovada pentru disponibilitatea firmei este

obligatorie

Reproducerea emblemei (4 exemplare)

x

x

x

x

Optional, daca se declara emblema

Dovada sediului (in copie)

x

x

x

x

Obligatoriu

Declaratia pe proprie raspundere– original

x

x

x

x

Obligatoriu

Autorizatia emisa de Primarie conform Decretului

Lege 54/1990 (copie)

x

Obligatoriu

Actul constitutiv (original)

x

x

x

Obligatoriu pentru persoane juridice

Dovezile privind efectuarea varsamintelor

aporturilor subscrise si/sau varsate (copii)



x

x

x

Este obligatoriu sa existe capital varsat in

numerar

Facturi

x

x

x

Se utilizeaza pentru produse noi

achizitionate ca aport in natura

Expertiza de evaluare a aportului in natura la

capitalul subscris

x

x

x

Numai in cazul bunurilor imobile aportate

la capitalul social

Certificatul constatator al sarcinilor de care sunt

grevate imobilele

x

x

x

Pentru bunurile imobile aduse ca aport in

natura la capitalul social subscris

Dovada intabularii bunurilor imobile

Pentru bunurile mobile aduse ca aport la

capitalul social subscris

Cambia, contract de imprumut bancar, contract

civil

x

x

Cand sunt aduse creante ca aport la

capitalul social. Nu sunt permise la SA si SCA constituite prin subscriptie publica si

la SRL-uri

Declaratie cu privire la averea detinuta (original,

sub semnatura privata)

x

x

x

Obligatoriu pentru asociatii care raspund

nelimitat si solidar pentru obligatiile

sociale

Acte privind activitatea comerciala anterioara

(copii)

x

In lipsa acestora se depune actul privind

nivelul studiilor absolvite

Specimenul de semnatura (original)

x

x

x

x

Obligatoriu pentru administratori

Certificatul cenzorilor privind depunerea garantiei

legale de catre administratori

Obligatoriu pentru SA si SCA

Actele constatatoare ale operatiunilor incheiate in

contul societatii (copii)

x

Contractul de administrare (copie)

x

x

x

Numai in cazul cand societatea este

administrata de o persoana juridica

Acte de identitate (cu CNP) in copie

x

x

x

x

Pasaport pentru rezidenti

Actul de inregistrare a fondatorilor persoane

juridice (copie)

x

x

x

in copie tradusa si legalizata pentru

nerezidenti

Hotararea organului statutar al persoanei juridice

privind participarea la constituirea societatii

(original)

x

x

x

in copie tradusa si legalizata pentru

nerezidenti

Mandatul persoanei care a semnat actul

constitutiv in numele si pe seama fondatorului,

persoana juridica (original)

x

x

x

in copie tradusa si legalizata pentru

nerezidenti

Certificat de bonitate (original)

x

x

x

in copie tradusa si legalizata

Avize prealabile prevazute de lege

x

x

x

x

Pentru societatile bancare, de asigurare

reasigurare, operatiuni cu valori mobiliare

Actele pentru autorizarea functionarii din punct de

vedere: al PSI; sanitar; sanitar-veterinar; al

protectiei de mediu; al protectiei muncii

x

x

x

Sunt stabilite de organele competente

Diverse taxe si onorarii

x

x

x

x

Planificarea si organizarea activitatii

Organizarea activitatii

Raspunde la intrebarile Cine si Cum contribuie la realizarea obiectivelor planificate ale organizatiei?

Functia de organizare reuneste ansamblul fazelor prin care se identifica procesele de munca necesare realizarii obiectivelor planificate, se grupeaza (potrivit anumitor criterii) si se repartizeaza spre executare unor persoane si grupe de persoane (compartimente de munca).

Functia de organizare se concretizeaza in doua componente: organizarea formala (oficiala sau institutionala) si organizarea informala (neoficiala).

Organizarea oficiala imbraca doua forme:

•Organizarea de ansamblu a organizatiei (organizarea structurala sau structura organizatorica);

•Organizarea pe domenii de activitate (pe functiuni) sau organizarea procesuala.

 

  In firma trebuie elaborate documente clare de organizare a firmei si activitatii ei din urmatoarele cauze:

Procesele in cadrul intreprinderii pot fi astfel standardizate.

Inlocuirea angajatilor sau colaboratorilor care lipsesc devine mai usor de realizat.

Predarea locurilor de munca este mai usor de realizat.

Inlocuirea / reprezentarea conducerii se poate asigura mai usor

Crearea unei baze de date computerizate cu structura de organizare a intreprinderii.

Documentarea scrisa a activitatii in cadrul firmei de exercitiu de catre fiecare angajat (proces verbal de activitate) permite:

Asigurarea fluxului de informatii si

Baza de evaluare pentru angajator

Feedback periodic stabilirea obiectivelor si verificarea atingerii acestora

Ordinea activitatilor in firma

Stabilirea obiectivelor intreprinderii

Stabilirea obiectivelor pentru locul de munca

Planificare anuala elaborarea planului pentru unitate firma de exercitiu)

Organizarea intreprinderii Schema de organizare si procesele in cadrul intreprinderii

Organizarea locului de munca

Documente de formalizare a structurii organizatorice a intreprinderii

Pentru formalizarea unei structuri organizatorice se folosesc urmatoarele documente:

a) regulamentul de organizare si functionare

La baza infiintarii unei organizatii sta Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei institutii. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor (stabileste competentele pentru fiecare compartiment in parte, atributii si responsabilitati) si este adoptat de forul de conducere superior al organizatiei respective. Mai exista si Regulamentul de Ordine Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor in relatiile de serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie de catre conducatorul unitatii.

b) fisa postului

Fisa postului serveste ca document organizatoric indispensabil fiecarui salariat si ca suport pentru evaluarea muncii acestuia.

Exemplu rezolvat:

FISA DE POST SEF APROVIZIONARE

Titulatura postului: sef serviciu aprovizionare

Titularul postului: se completeaza numele titularului postului

Organizatia: FE START SRL

Titulatura postului imediat superior: directorului economic sau titulatura unui alt post din cadrul organizatiei care este ierarhic superior

Rezumatul postului:  titularul postului are rolul de a asigura finalizarea concreta a planurilor de aprovizionare cu materialele/marfurile/ echipamentele comandate.

Atributii si responsabilitati:

Efectuarea comenzilor la furnizori si negocierea conditiilor comerciale (in special a preturilor si termenelor de livrare) cu furnizorii

Urmarirea confirmarilor de comanda si a livrarilor de la furnizori pana la intrarea marfurilor in depozitul companiei, informarea asupra sosirii produselor comandate

Centralizarea comenzilor de investitii de la toate departamentele companiei

Emiterea comenzilor catre furnizori pentru bunurile de investitii si urmarirea lor pana la livrarea- receptia (de) catre departamentul beneficiar si – dupa caz – pana la punerea in functiune

Centralizarea comenzilor de aprovizionare de la departamentele de vinzari si service

Cercetarea pietei pentru a obtine cele mai bune oferte d.p.d.v. al raportului calitate/pret pentru bunurile ce fac obiectul investitiilor

Raspunde pentru calitatea negocierii contractelor/actelor aditionale cu furnizorii

Este responsabil pentru emiterea comenzilor catre furnizori (privind bunurile de investitii) si urmarirea lor pana la livrarea receptia catre departamentul beneficiar si - dupa caz – pana la punerea in functiune

Relatii la locul de munca:

• de subordonare: directorului departamentului aprovizionare sau, daca functia nu este ocupata, directorului general sau loctiitorului acestuia,

• de supraordonare: supervizeaza activitatea angajatilor din subordine, se completeaza titulatura postului/posturilor aflate in subordine (daca acestea exista)

• de colaborare/ functionale: cu angajatii departamentelor financiar-contabil, marketing, juridic si/sau alte posturi cu care exista relatii de colaborare

Program de lucru:

• 8 ore/zi, 5 zile/saptamana (sau se completeaza cu un alt program);

• posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale – se completeaza doar daca este cazul

Conditii de munca:

• obisnuite; • munca de birou;

• deplasari pe distante scurte sau medii (negocieri, etc.).

Unelte, instrumente, echipament de lucru:

• instrumente specifice muncii de birou (computer, xerox, imprimanta, fax, scanner, etc)

Cerinte pentru exercitare:

Cerinte medicale:

rezistenta la oboseala si solicitari efective si intelectuale;

acuitate auditiva normala;

vorbire normala.

Cerinte psihologice:

inteligenta de nivelul ridicat (capacitate de analiza si sinteza, memorie dezvoltata);

echilibru emotional

usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public;

asumarea responsabilitatilor;

Educatie si pregatire profesionala:

cel putin studii superioare tehnice/economice;

simt tehnic, cunostinte in domeniul comercial/logistica

cunostinte de operare pe calculator;

cunoasterea cel putin a doua limbi straine.

La acest capitol se pot adauga toate conditiile pe care ar trebui sa le indeplineasca un candidat pentru a putea ocupa acest post, conditii care sunt stabilite in functie de specificul fiecarei organizatii in parte.

Deprinderi transferabile:

acordare si transmitere de informatii;

culegere, clasificare si interpretare a informatiilor;

pregatire de materiale si rapoarte.

Sanctiuni aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu, conform rigorilor prevazute in fisa de post:

pentru prima abatere de neindeplinire a sarcinii se aplica avertisment verbal, cu amendamentul ca vor exista consecinte evidentiate in calificativul de evaluare anuala a angajatului.

pentru a doua abatere de acelasi tip se va aplica o reducere a salariului brut pentru o perioada de la una la trei luni, cu un procent de 5-10 %, concomitent cu masurile hotarate de catre companie pentru redresarea situatiei: interviu individual, in prezenta conducerii companiei, pentru identificarea cauzelor care au determinat respectiva stare de fapt; solutiile adoptate de catre companie pentru: scolarizarea interna a angajatului (pe produse, pe domenii), reconsiderarea volumului de munca etc.

Avertizare:
1. La cumularea unor sanctiuni drastice repetate (maximum trei), conform prevederilor L.53/2003, Codul Muncii, in functie de gravitatea si consecintele abaterilor, se dispune concedierea angajatului.

2. Conform L.53/2003, art. 268, alin. 5, decizia de sanctiune poate fi contestata de catre angajat in termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicarii. In cazul in care situatia conflictuala nu este rezolvata in mod acceptabil, amiabil, intre angajat si angajator, partea nemultumita se poate adresa instantelor judecatoresti competente.

Director General Am luat la cunostinta,
……………………………. ……….………………………………
Data:..

Fisa postului este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea.

Fisa postului serveste ca document organizatoric indispensabil fiecarui salariat si ca suport pentru evaluarea muncii acestuia.

Instrumentul de reprezentare a postului de munca in structura organizatorica este fisa postului. Acesta este un document ce se intocmeste pentru angajatii din structura organizatorica, indiferent ca sunt executanti sau manageri.

Fisa postului trebuie sa permita evidentierea clara a obiectivelor individuale, sarcinile, competentele si responsabilitatile titularului de post, precum si conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca o persoana pentru a ocupa postul respectiv.

Descrierea obiectivelor individuale se realizeaza prin intermediul sarcinilor lucrarilor si atributiilor.

Sarcina este cea mai mica unitate de munca individuala, cu caracter complet, care se desfasoara dupa o anumita procedura, intr-o succesiune prestabilita de operatii.

Lucrarea reprezinta concretizarea unor actiuni, a uneia sau a mai multor sarcini intr-un suport material. De exemplu: documentatii tehnico-economice, analize, studii, scheme, etc. Nu toate sarcinile se materializeaza in lucrari.

De exemplu: participarea la o sedinta.



Atributia reprezinta ansamblu de obligatii si imputerniciri conferite unui titular de post.

La partea 'LIMITE DE COMPETENTA' se grupeaza trei categorii de actiuni:

- avizari - actiuni de certificare a continutului unor lucrari, documente;

- aprobari - semnifica decizii simple, de obicei cu doua variante Da sau NU;

- decizii complexe - au mai multe variante.

Aprecierea activitatii titularului de post se face cu ajutorul criteriilor de evaluare ce urmaresc modul de realizare a obiectului activitatii titularului de post .

Va exemplificam in anexe modele de Fise ale posturilor din cadrul departamentelor.

c) organigrama - o reprezentare grafica a structurii organizatorice a intreprinderii si reda o parte din componentele structurii

Organigrama este un instrument important folosit in analiza managementului firmei.

Exista o serie de cerinte si etape in proiectarea unei structuri organizatorice eficiente, astfel procesul de analiza, proiectare, evaluare si imbunatatire a structurii organizatorice presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

1. numar mic de nivele ierarhice;

2. crearea si dependenta compartimentelor, adica o functiune – un compartiment specializat;

3.asigurarea unei conduceri si a unor servicii functionale competente;

4. asigurarea economiei de comunicatii;

folosirea delegarii in cadrul procesului de conducere.

Exemplu organigrama:

Procesul de analiza si proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

- analiza obiectivelor intreprinderii

- definirea activitatilor si stabilirea continutului lor

- proiectarea compartimentelor, gruparea lor si stabilirea relatiilor dintre ele

- proiectarea propriu-zisa a structurii organizatorice

- evaluarea functionalitatii si a laturii constructive a intreprinderii.

TIP DE STRUCTURA

CARACTERISTICI

STRUCTURA IERARHICA

- este adoptata de intreprinderile mici,

- numar redus de compartimente operationale in care se desfasoara principalele activitati,

- conducatorul fiecarui compartiment exercita toate functiile de conducere, ceea ce solicita cunostinte profesionale diversificate,

- fiecare persoana este subordonata unui singur sef

STRUCTURA FUNCTIONALA

- apar compartimentele functionale alaturi de cele operationale,

- conducatorii pot fi specializati pe domenii,beneficiind de asistenta compartimentelor functionale,

- executantii primesc ordine si raspund atat fata de sefii ierarhici, cat si fata de sefii compartimentelor functionale, fiind dublu subordonati

STRUCTURA IERARHIC- FUNCTIONALA

- alcatuita din compartimente functionale si operationale,

- executantii primesc decizii si nu raspund decat in raport cu seful ierarhic,

- se elimina dubla subordonare,

- se utilizeaza in organizatiile de dimensiuni mari

Compartimentele/Departamentele – pe masura ce o organizatie se dezvolta sarcinile individuale sunt grupate in subunitati sau departamente ce reunesc mai multi salariati. Ele se creeaza in functie de o dimensiune centrala (ex: dupa functie) si apoi se structureaza celelalte unitati dupa o alta dimensiune (produs, locatie, consumator, etc.)

Ideea centrala este aceea ca structura creata repartizeaza oamenii si sarcinile in asa fel incat sa se asigure:

*       Comunicarea;

*       Cooperarea;

*       Indeplinirea sarcinilor;

*       Distribuirea resurselor;

*       Luarea deciziilor in modul cel mai eficace cu putinta.

Uneori modul in care o organizatie a fost proiectata nu mai este adecvat, nu permite rezolvarea unor probleme neprevazute. In acest caz sunt create unitati sau mecanisme cu caracter temporar.

De aceea activitatile mentionate le vom trata intr-un domeniu distinct. Pentru formarea unei imagini clare asupra structurarii pe verticala a actiunilor si proceselor desfasurate in firme, in tabelul de mai jos se prezinta principalele procese sub forma domeniilor functionale si principalelor activitati care se realizeaza in cadrul acestora si, ulterior legatura dintre acestea pentru unul din procese – cel de Aprovizionare.

In vederea cunoasterii si insusirii cat mai bune a continutului si obiectivelor activitatilor din cadrul fiecarui proces, in tabelul imediat urmator sunt inscrise o parte din principalele sarcini si atributii ale activitatilor realizate de catre compartimentele in care se materializeaza.

Activitati

SECRETARIAT – ADMINISTRATIV

Inregistrare si urmarire intrari-iesiri corespondenta.

Inregistrari in repertoar ( telefoane, adrese)

Agenda zilei – probleme

Coordonare aprovizionare consumabile

RESURSE UMANE

Recrutarea, selectia, angajarea personalului;

Intocmire state plata si stabilirea obligatiilor fiscale si bugetare, salariale

Instruirea, perfectionarea personalului;

evaluarea si promovarea personalului

Studierea pietii:

-Lista firmelor (CCIA)

-Pagini WEB – alte centrale

Oferta selectiva: -E-mail -Fax -Posta

Promovare: Catalog Pliante – sigla, WEB – motto

APROVIZIONARE

Necesar de aprovizionare

Studiere piata, Negocieri

Operatiuni pe baza factura (livrare imediata)

plata :imediata/ulterior

Stoc de marfa,

DESFACERE

Studiere piata, Contractare

Ofertare, Negociere

Operatiuni pe baza factura (livrare imediata)

Stoc de marfa

CONTABILITATE

Inregistrare constituire :

-capital :-numerar -natura, -cheltuieli constituire

Inregistrare intrari: mijloace fixe, fond marfa

-operare in documente

-viramente, depuneri la banca virtuala

Grila activitati-elemente organizatorice in procesul de aprovizionare

Subsi

steme

Activitati

Elemente organizatorice

Aprov

Plan

Tehnic

Financ.

contab

Desfa

cere

Juri

dic

Sectii

de prod.

Alte sist.

(furniz)

Planificare si

contractare

Fundamentarea si trasmiterea necesarului de aprovizionat

Emiterea de comenzi de aprovizionare

Finalizarea contractelor de aprovizionare

Urmarirea derularii procesului de aprovizionare

Receptia materialelor livrate de furnizor

Intrarea in gestiunea intreprinderii

Urmarirea operativa a desfasurarii

aprovizionarii

Eliberarea materialelor in consum

Actualizarea planului de aprovizionare

Analiza indeplinirii planului de aprovizionare



Stocarea si gestiunea

stocurilor de materiale

Analiza activitatii de stocare a materialelor

Controlul periodic al nivelului stocurilor

Reintregirea stocurilor subnormative

Lichidarea stocurilor supranormative si a celor cu miscare lenta

TIPURI DE ORGANIGRAME

ORGANIGRAME PIRAMIDALE

ORGANIGRAME ORDONATE DE LA STANGA LA DREAPTA

ORGANIGRAME CIRCULARE

TIPURI DE RELATII

CARACTERIZARE

RELATII DE AUTORITATE

IERARHICE

FUNCTIONALE

DE STAT MAJOR

- se stabilesc intre doua compartimente si sunt concretizate in dispozitii , hotarari, decizii din partea conducatorilor compartimentelor subordonate

- se stabilesc intre doua compartimente intre care exista autoritate functionala, asigurand coordonarea unitara a activitatii de ansamblu

- apar atunci cand unor persoane sau grupuri li se incredinteaza de catre managerul intreprinderii sarcina solutionarii unor probleme care afecteaza obiectivele unuia sau mai multor compartimente

RELATII DE COOPERARE

- nu sunt reglementate in mod formal, au un caracter facultativ si se manifesta intre posturile situate pe acelasi nivel ierarhic, care apartin unor compartimente diferite

RELATII DE CONTROL

- apar intre compartimentele specializate care au ca atributii efectuarea controlului (financiar, tehnic de calitate, etc.)

RELATII DE REPREZENTARE

- se stabilesc intre compartimente si persoane de pe niveluri ierarhice diferite si reprezentantii altor intreprinderi sau organizatii

Circuitul documentelor

Notiunea de informatie, in activitatile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informatie stiintifica, care constituie baza unei cercetari.

In cadrul firmelor cea mai mare parte a informatiilor circula cu ajutorul documentelor.

De aceea, metodele de analiza si proiectare a fluxurilor informationale urmaresc in mod deosebit circulatia documentelor si activitatile pe care le dau nastere existenta acestora.

La nivelul organizatiilor, orice angajat care vorbeste, efectueaza o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaza o chitanta, o schita etc. emite informatii. De asemenea, un termometru care indica temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tipareste rezultatul unui calcul, emit informatii.

Valorificarea informatiei pentru desfasurarea activitatilor administrative se face in urmatoarele etape succesive:

ˇ   Culegerea informatiilor

ˇ   Prelucrarea informatiilor

ˇ   Stocarea informatiilor

Parcurgerea acestor etape constituie asa numitele procese informationale

Orice angajat, implicat in activitatile de birou, trebuie sa cunoasca provenienta informatiilor pe care le culege, natura informatiilor, avantajele si dezavantajele metodelor si mijloacelor de prelucrare, directia de transmitere si rolul lor in sistem.

Organizatiile genereaza o multime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economica, administrativ sociala, culturala sau stiintifica, apare intai ca idee, apoi se concretizeaza treptat in documente care adeveresc, constata sau preconizeaza fapte.

Documentele scrise sunt utilizate, in proportie ridicata, si pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organizatiei.

Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca „informatie inregistrata care poate fi tratata ca unitate intr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala si de caracteristicile acesteia”. (Standard ISO 2789).

In sens juridic, unele dictionare si enciclopedii, definesc documentul “ act oficial sau particular prin care se adevereste sau de preconizeaza un fapt, se confera un drept sau se recunoaste o obligatie.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat si aparitia altor definitii, cu sens mai restrans, in functie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

Organization Chart

Organizatiile creatoare de documente, practica la randul lor, alte criterii de clasificare in functie de sfera de activitate.

Pentru reflectarea clara si precisa a continutului operatiilor economice, documentele trebuie sa cuprinda anumite date cu caracter obligatoriu. Indiferent de natura operatiei pentru care se intocmesc, exista o serie de elemente comune pe care trebuie sa le contina toate felurile de documente, si anume:

denumirea documentului (factura, chitanta, bon de consum);

antetul, adica denumirea si adresa unitatii care a intocmit documentul sau locul de munca unde s-a intocmit;

data intocmirii documentului si numarul de ordine al acestuia;

indicarea partilor care au contribuit la efectuarea operatiilor respective;

continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei;

etaloanele in care se exprima obiectul operatiei in functie de natura lui (cantitatea, valoarea) si

semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei consemnate in document si realitatea ei. In cazul eliberarii de mijloace economice, actul trebuie semnat de persoanele care au primit mijloacele economice, cele care le-au predat, precum si de persoana care a dispus de eliberarea lor.

In afara acestor elemente comune tuturor documentelor, ele mai cuprind, in functie de natura operatiei economice pe care o consemneaza, elemente specifice. Astfel, factura in operatiile de vanzari cuprinde si elemente specifice, ca:

mentionarea comenzii si a contractului in baza caruia s-au expediat materialele,

numarul avizului de expediere intocmit cu ocazia expedierii,

contul de la banca al clientului din care se platesc materialele cumparate,

respectiv contul furnizorului in care se incaseaza contravaloarea lor.

Oricare ar fi procedura de completare aleasa, aceasta nu trebuie sa cuprinda   stergeri cu lama, suprascriere sau oricare alt tip de modificari. 

Documentele trebuie completate citet fara stersaturi.

Verificarea documentelor se face sub trei aspecte: verificarea formala, a fondului si cifrica.

Verificarea formala

Verificarea cifrica consta in controlul exactitatii calculelor aritmetice.

Verificarea de fond

Documente, Evidente

SECRETARIAT - ADMINISTRATIV

APROVIZIONARE

Registru corespondenta, Repertoar telefoane

Ecusoane, Carti de vizita

R.O.F.: (Acces, PV, Program Regim vizitatori)

Necesar consumabile pe (departamente) centralizate

Distribuire pe departamente

Repertoar furnizori, Contracte cu furnizori

Jurnal cumparari, Scadentar plati

Comenzi, Facturi primite, Conditii livrare plata

Fisa de magazie

RESURSE UMANE

DESFACERE

-Registrul salariati, Contract munca

-Fisa postului

-Dosare personale

-State de plata

-Anunt de angajare

-Fise de protectia muncii, Fise de evaluare a personalului

Repertoar clienti, Contracte V-C cu clientii

Jurnal vanzari, Scadentar plati

Oferte

Facturi emise, AE, conditii livrare/ plata

Fisa de magazie

MARKETING

CONTABILITATE

Oferte

Catalog

Materiale pentru presa

Invitati

Pliante

Fluturasi

-Registrul actionari, -Registrul casa

-Facturi, -Documente de plata

-State de plata, -Registrul jurnal

-Registrul inventar, -Cartea Mare

-Balante verificari, -Bilant

Circulatia documentelor consta in parcursul descris de acestea din momentul intocmirii sau intrarii lor in unitate si pana la predarea lor in arhiva.

Circulatia documentelor trebuie astfel organizata incat toate documentele intrate la o anumita data in unitate sa fie verificate si inregistrate in cel mai scurt timp.

La organizarea circulatiei documentelor se impune respectarea urmatoarelor reguli:
- Circuitul documentelor sa se realizeze pe caile cele mai scurte, printr-un numar cat mai restrans de verigi, asigurand continuitate in miscarea documentelor prin aceste verigi.
Documentele intrate in intreprindere trebuie inregistrate la registratura unitatii si repartizate operativ pentru rezolvare.

- Rezolvarea documentelor sa se faca complet si la termenul specificat in graficul de circulatie al documentelor, care prevede: denumirea documentului, compartimentul care il intocmeste, verificarea documentelor, verigile prin care circula documentele, lucrarile care se executa in fiecare etapa a circuitului si termenele de executie.

- Graficul circulatiei documentelor, inainte de aplicare, trebuie aprobat de conducerea intreprinderii sau institutiei si prelucrat cu toti salariatii.

Circuitul documentelor Sistemul serviciu clienti


Explicarea descompunerii din schema

nivelul 1: sistemul Servicii clienti se descompune in trei subsisteme majore:

  • subsistemul Evidenta clienti
  • subsistemul Prelucrare comenzi
  • subsistemul Actiuni promotionale

nivelul 2: fiecare dintre subsistemele de pe nivelul 1 se descompune in procese si/sau functii:

  • subsistemul Evidenta clienti se descompune in functiile:
    • Prelucrare tranzactii clienti
    • Generare rapoarte clienti
    • Intretinere date clienti
  • subsistemul Prelucrare comenzi se descompune in procesele si functiile:
    • Prelucrare tranzactii comenzi - functie
    • Intretinere date comenzi - proces
    • Intretinere date comenzi amanate- proces
    • Intretinere date produse- proces
  • subsistemul Actiuni promotionale se descompune in procesele:
    • Inregistrare promotie lunara (inregistrarea datelor privind activitatea promotionala prevazuta pentru luna curenta)
    • Generare promotie lunara
    • Generare raport sintetic promotie
    • Intretinere date promotie

nivelul 3: functiile de pe nivelul 2 al descompunerii se descompun la randul lor in procese

  • functia Prelucrare tranzactii clienti se descompune in procesele:
    • Prelucrare cereri reinscriere (ale fostilor clienti)
    • Prelucrare cereri inscriere (ale clientilor noi)
  • functia Generare rapoarte clientilori se descompune in procesele:
    • Generare raport obligatii client - situatia la zi a unui client in raport cu obligatiile acestuia asumate prin conventia semnata
    • Generare raport reduceri membru - situatia la zi a modului in care clientul a folosit reducerile de preturi oferite
    • Generare raport clientii inactivi - date despre clientii care nu au cumparat nimic in ultimele l luni
  • functia Intretinere date clienti se descompune in procesele:
    • Intretinere date clienti
    • Intretinere date grupuri de clienti'
    • Intretinere date conventii
  • functia Prelucrare tranzactii comenzi se descompune in procesele:
    • Prelucrare comenzi automate pentru comenzile generate automat care nu au raspunsuri de la clienti
    • Prelucrare raspuns clienti pe baza raspunsurilor acestora (anularea comenzii pentru selectia lunii curente, schimbarea selectiei)
    • Prelucrare comenzi speciale pentru comenzile referitoare la articolele cu reducere


loading...








Document Info


Accesari: 6073
Apreciat:

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site

Copiaza codul
in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate

Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2020 )