Documente online.
Zona de administrare documente. Fisierele tale
Am uitat parola x Creaza cont nou
 HomeExploreaza
upload
Upload




EVALUAREA SI DOCUMENTAREA IN CONTABILITATE

Contabilitate


Care sunt principalele tipuri de evaluari contabile? Ce sunt documentele justificative? Cum se clasifica si verifica, cum circula si cum se claseaza si arhiveaza documentele justificative?



Pentru a merge mai departe

Credem ca notiunea, istoricul, obiectul si metoda contabilitatii au fost conturate. Am procedat pāna aici la abordari de tip deductiv . Vom continua cu abordari de tip inductiv pentru a construi edificiul metodologic piramidal al contabilitatii īn partida dubla care poate fi prezentat astfel:

Nu vor fi reluate temele prezentate īn cursurile anterioare.

EVALUAREA sI DOCUMENTAREA ĪN CONTABILITATE

11.1 Etaloanele informationale[1]

Etalonul informational este o unitate de masura tip, stabilita conventional si folosita la masurarea, evaluarea si exprimarea cantitativa si valorica a patrimoniului economic al entitatilor economico-sociale.

Avand īn vedere natura diferita a unitatilor de masura folosite la exprimarea diferitelor categorii de elemente patrimoniale se deosebesc doua categorii de etaloane informationale: etaloane cantitative si etaloane valorice.

Din prima categorie de etaloane informationale fac parte: etalonul natural, etalonul natural-conventional, etalonul timp si etalonul cantitativ-complex.

Etalonul natural serveste pentru masurarea si exprimarea cantitativa a obiectelor īn unitati de masura specifice proprietatilor fizico-chimice ale acestora, ca de exemplu: pentru lungime - metrul liniar; pentru suprafata - metrul patrat; pentru volum - metrul cub; pentru masa - kilogramul etc. Cu ajutorul etalonului natural se determina si se exprima marimea obiectelor masurate numai cantitativ, nu si felul acestora. De aceea este necesar ca acest etalon sa fie īnsotit de precizarea obiectelor masurate, cum ar fi : 100 to. carbune, 100 to. otel, 100 to. grāu, 20 litri alcool, 10 bucati tractoare, etc. Acest etalon nu poate fi utilizat pentru a īnsuma date informationale privitoare la obiecte eterogene, ci numai bunuri omogene. Etalonul informational natural serveste ca instrument de control cantitativ al integritatii unor elemente patrimoniale ca de exemplu: controlul materialelor consumate, al productiei fabricate, al marfurilor vāndute, al stocurilor aflate īn depozite etc.

Etalonul natural - conventional serveste pentru masurarea si exprimarea cantitativa a mai multor feluri de obiecte sau bunuri asemanatoare, utilizānd ca unitati de masura o caracteristica esentiala a unui bun, stabilit conventional ca fiind obiectul sau produsul etalon. De exemplu: vagoane de cale ferata de 10 tone, tractoare de 15 CP, combustibil de o anumita putere calorica etc. Cu ajutorul acestor produse etalon, toate celelalte sortimente se transforma īn unitati de masura etalon, ceea ce permite īnsumarea lor, desi ele nu sunt bunuri strict omogene. Ele se omogenizeaza artificial sau conventional. De exemplu īn unitatile agricole se foloseste ca unitate de masura natural-conventionala hantrul, care reprezinta necesarul energetic la tractiune pentru executarea araturii cu tractorul pe un hectar, la o adāncime de 18-20 de cm., pe un sol cu 141d37b o rezistenta medie. Toate lucrarile agricole indiferent de natura si complexitatea lor (arat, prasit, discuit, recoltat, etc.) se transforma īn hantri, cu ajutorul unor coeficienti de echivalenta.

Etalonul timp serveste pentru masurarea si exprimarea cantitativa a timpului de munca utilizat pentru obtinerea productiei, folosind ca unitate de masura "ora - munca" si/sau "ziua - munca". Cu ajutorul acestui etalon se masoara timpul de munca folosit pentru obtinerea productiei si se determina salariile personalului pentru munca prestata, se exprima capacitatile si caracteristicile utilajelor (consum/ora; km/ora; turatii/ora; productie/ora). Acest etalon se foloseste pentru calculul timpului normat de lucru, consumului normat de energie, productivitatii muncii etc.

Etalonul cantitativ-complex serveste pentru masurarea si exprimarea cantitativa a unor rezultate ale activitatii prin combinarea a doua sau mai multe unitati de masura naturale sau/si de timp. Exemplu: to-km; kwh; calatori-km; productia/ora; indicii bursieri; cotatiile bursiere etc.

Īn a doua categorie de etaloane informationale se cuprinde etalonul banesc sau valoric, care este un etalon informational universal. El serveste la masurarea, exprimarea, īnsumarea si prezentarea, īntr-o expresie unitara, a celor mai variate obiecte, indiferent de proprietatile lor fizico-chimice, folosind unitatile de masura monetare, ca: leul, dolarul, lira sterlina etc. Cu ajutorul acestui etalon se stabilesc preturile bunurilor si tarifele lucrarilor si serviciilor, costurile de productie si achizitie, se calculeaza salariile, drepturile si obligatiile unitatii, se generalizeaza diferite categorii active si pasive, se urmaresc veniturile, cheltuielile si rezultatele activitatilor desfasurate, se centralizeaza informatiile economice, se calculeaza indicatorii macroeconomici, se exercita controlul financiar.

Īn virtutea postulatului nominalismului monetar īn contabilitate se foloseste etalonul banesc, dar cuantificarea monetara se bazeaza īn mare parte pe exprimarea initiala (la nivelul documentelor justificative) īn termeni cantitativi. Deci, īn activitatea practica aceste etaloane informationale se conjuga, nu se utilizeaza separat, ci īntr-o stānsa legatura.

Pe masura avansarii, īnsa, īn edificiul metodologic piramidal al contabilitatii evaluarile monetare se generalizeaza .

11.2. Sistemul de costuri, preturi si tarife utilizate īn evaluarile contabile

Īn vederea evaluarii elementelor patrimoniale se pot folosi diferite costuri, preturi sau tarife.

Costurile sunt formate din totalitatea cheltuielilor efectuate īn vederea obtinerii produselor, lucrarilor sau serviciilor. Ele se folosesc atāt pentru evaluarea bunurilor achizitionate din afara unitatii - cost de achizitie - cāt si pentru cele fabricate īn unitate - cost de productie.

Costul de achizitie se compune din:

pretul de cumparare negociat si īnscris īn factura primita de la furnizor;

eventuale cheltuieli de transport, aprovizionare suportate de cumparator;

unele cheltuieli accesorii efectuate īn vederea punerii īn stare de functionare a anumitor bunuri (mijloace fixe);

eventuale taxe nedeductibile.

Costul de productie a unui bun se compune din:

costul de achizitie al materiilor prime si materialelor consumate;cheltuieli de prelucrare a materiilor prime īn vederea transformarii īn produs finit (cheltuielile directe si cota din cheltuieli ce revin produsului respectiv) 

Preturile reprezinta suma sau valoarea care se īncaseaza pentru bunurile vāndute. Pentru furnizor ele sunt preturi de vānzare, iar pentru cumparator ele reprezinta preturi de cumparare componente ale costurilor de achizitie. Preturile pot fi: preturi cu ridicata (en gros) sau preturi cu amanuntul (en detail). Preturile cu ridicata (en gros) sunt preturi la care se vānd bunurile, de regula īntre agentii economici īn cantitati mari. Ele se compun din:

costul de productie si/sau achizitie ;

profitul producatorului; si/sau comerciantului;

accize pentru unele bunuri;

taxa pe valoare adaugata (TVA).

Preturile cu amanuntul (en detail) sunt preturile la care se vānd bunurile, de regula catre populatie. Ele se compun din pretul cu ridicata (en gros) la care se adauga marja detailistului, denumita adaos comercial. Adaosul comercial este destinat acoperirii cheltuielilor de circulatie ale detailistului si realizarii unei rate a profitului sperata īn conditii de concurenta.

Tarifele sunt cuantificari banesti, asemanatoare preturilor cu ajutorul carora se evalueaza lucrarile executate si serviciile prestate, precum si munca depusa de personalul unitatii. Tarifele se formeaza asemanator preturilor.

Principiul general de evaluare a elementelor patrimoniale īn contabilitatea curenta consta īn evaluarea la cost istoric denumit si valoare contabila. Costul istoric poate fi exprimat concret prin oricare din elementele aratate mai sus īn functie de momentul evaluarii.

11.3. Principalele procedee si tehnici folosite īn evaluarile contabile

Evaluarile contabile sunt strāns legate de anumite evenimente ale ciclului economic si contabil. Astfel, legat de circuitul economic al bunurilor prezinta importanta deosebita intrarile si iesirile din stoc, iar legat de ciclul contabil prezinta importanta deosebita inventarierea generala a resurselor economice controlate de īntreprindere si īntocmirea situatiilor financiare ale īntreprinderii.

Evaluarea bunurilor la intrarea n stoc. La intrarea īn stoc bunurile se evalueaza īn functie de modul lor de dobāndire, astfel:

Bunurile aduse ca aport īn natura cu ocazia constituirii sau fuziunii unor unitati economice se evalueaza la valoarea prevazuta īn actul de evaluare, determinata prin expertiza tehnica, numita valoare de aport;

Bunurile dobāndite cu titlu gratuit sau prin donatie se evalueaza la valoarea de utilitate īn functie de pretul pietii, starea sau amplasarea bunurilor. Valoarea de utilitate reprezinta pretul presupus ca īl accepta un client, īn functie de utilitatea bunurilor pentru unitatea respectiva;

Bunurile dobāndite cu titlu oneros (contra plata) se evalueaza la costul de achizitie;

Bunurile obtinute din productie proprie de catre unitatea economica respectiva se evalueaza la cost de productie efectiv;

Aceste valori cu care se īnregistreaza bunurile la intrarea īn īntreprindere se numesc valori de intrare sau valori de īnregistrare contabila, adica costul istoric.

Evaluarea bunurilor la iesirea din stoc. Principial, bunurile iesite din unitate sau din depozite (vāndute sau consumate) trebuie sa se evalueze si sa se īnregistreze (sa se scada din gestiune) la valoarea lor de intrare denumita si valoare contabila sau cost istoric. Īntrucāt preturile unitare si implicit valoarea de intrare pentru acelasi bun pot diferi de la o intrare la alta, apar dificultati la stabilirea valorii de intrare pentru bunurile iesite deoarece ordinea iesirilor poate sa difere de ordinea intrarilor si deci, se pune problema alegerii preturilor unitare care sa fie utilizate pentru evaluarea acestor bunuri. Īn acest scop pot fi utilizate urmatoarele metode:

Metoda primei intrari - primei iesiri "FIFO" (first in - first out) potrivit cāreia costul unitar de achizitie al primei intrāri (lot) se atribuie primei iesiri. Dupa utilizarea primului lot evaluarea se face la costul de achizitie al celui de-al doilea lot intrat s.a.m.d.. Metoda prezinta dezavantajul ca īn perioadele de inflatie apare un profit brut mai mare decāt cel real si unitatea va plati un impozit pe profit mai mare;

* Aplicatie practica

Sa presupunem ca īn cursul unei luni, (Li) o unitate patrimoniala īnregistreaza urmatoarele operatiuni de intrare si iesire privind un element stocabil, sistematizat īn ordine cronologica īn tabelul nr. 11.1..

TABELUL 11.1.

Explicatii

Intrari

Iesiri

Stoc

Pret unitar de cumparare

Cantitati

Stoc la 30.Li-1

Intrari la 7.Li

Iesiri la 11.Li

Iesiri la 15.Li

Intrari la 18.Li

Iesiri la 25.Li

TOTAL - Stoc la 31.Li

x

Tehnica de evaluare a acestor operatiuni de iesire din stoc prin metoda FIFO este prezentat in tabelul nr. 11.2..

TABELUL 11.2.

Data operati-

ei

INTRĂRI

IEsIRI

STOCURI

Pret unitar de cumpa-rare

Canti-tate (Ci)

Valoare Vi (col. 2 x col. 3)

Data "FIFO"

Pret unitar "FIFO"

Canti-tate (Ce)

Valoare (Ve)

Canti-tate

Valoare

(Sf)

Stoc la:

30.Li-1

7.Li

11.Li

Stoc la

30.Li-1

15.Li

Stoc la

30.Li-1

Idem

7.Li

18.Li

25.Li

7.Li

TOTAL

Stoc 31.Li

X

x

Īn cazul aplicarii acestei metode de evaluare a iesirilor din stoc, iesirile urmeaza cu īntārziere variatiile preturilor de intrare, aceasta īntārziere fiind mai mare sau mai mica in functie de viteza de rotatie a stocurilor. Īn perioade inflationiste, aplicarea acestei metode duce la subevaluarea cheltuielilor datorita supraevaluarii stocurilor de la finele perioadelor de gestiune, īn functie de preturile de achizitie a ultimelor loturi intrate.

Metoda ultimului intrat - primului iesit "LIFO" (last in - first out), adica pentru iesiri se atribuie costurile de achizitie īn ordine inversa intrarilor. Primele cantitati iesite se evalueaza la pretul de achizitie al ultimei intrari si dupa epuizarea lotului se trece la preturile lotului achizitionat īnaintea acestuia s.a.m.d. Ca dezavantaj al metodei se mentioneaza faptul ca īn perioadele de inflatie are loc micsorarea profitului real al unitatii;

Reluānd exemplul ipotetic precedent, iesirile din stoc evaluate prin metoda LIFO sunt prezentate īn tabelul nr. 11.3..

TABELUL 11.3.

Data operati-ei

INTRĂRI

IEsIRI

STOCURI

Pret unitar de cumparare

Canti-tate (Ci)

Valoare (Vi) (col. 2 x col. 3)

Data "FIFO"

Pret unitar "FIFO"

Canti-tate (Ce)

Valoare (Ve)

Canti-tate

Valoare

(Sf)

Stoc la:

30.Li-1

7.Li

11.Li

7.Li

15.Li

Stoc la 30.Li-1

Idem

Stoc la

30.Li-1

18.Li

25.Li

18.Li

Idem

Stoc la 1.Li

TOTAL

Stoc 31.Li

X

x

Īn perioade inflationiste aplicarea acestei metode conduce la supraevaluarea cheltuielilor datorita subevaluarii stocurilor de la finele perioadelor de gestiune, īn functie de preturile de achizitie ale primelor intrari, neangajate īnca la iesire .

Metoda costului mediu ponderat (CMP). Aceasta metoda de evaluare a iesirilor din stoc poate fi aplicata īn practica īn doua variante (versiuni): metoda costului mediu ponderat al ultimei intrari (CMPUi) si metoda costului mediu ponderat global al tuturor intrarilor dintr-o perioada data (CMPTi).

Metoda costului mediu ponderat al ultimei intrari (CMPUi) Metoda costului mediu ponderat dupa fiecare intrare (CMPUi) consta īn faptul ca dupa fiecare intrare īn stoc, se calculeaza un cost mediu ponderat , conform urmatoarei relatii de calcul:

CMPUi

Vp + Vi

Sp + Ci

Īn care:

Vp, Sp - Stocul (valoric si cantitativ) precedent;

Vi, Ci - intrarile (valorice si cantitative) pentru care se calculeaza CMPUi.

Reluānd exemplul ipotetic precedent, aplicabilitatea costului mediu ponderat al ultimei intrari (CMPUi) este prezentata īn tabelul nr. 11.4..

TABELUL 11.4.

Data operatiei

INTRĂRI

IEsIRI

STOCURI

Pret unitar de cumpa-rare

Canti-tate (Ci)

Valoare Vi (col. 2 x col. 3)

Pret unitar de iesire

(CMPUi)

Canti-tate (Ce)

Valoare Ve (col. 5 x col. 6)

Canti-tate Sf= (Si+Ci-Ce)

Valoare

Vf = (Vi + Ii - Ei)

CMPUi

(Col. 9: col. 8)

Stoc la:

30.Li-1

7.Li

11.Li

15.Li

18.Li

25.Li

Stoc 31.Li

TOTAL

X

x

x

x

x

Metoda costului mediu ponderat global al tuturor intrarilor (CMPTi) Metoda costului mediu ponderat al intrarilor īntregii perioade de referinta este aplicabila in cazul combinarii inventarului permanent cu inventarul intermitent. Deci, atunci cānd in cursul perioadei de referinta se īnregistreaza in "fisele" de stoc numai intrarile cantitative, iesirile stabilindu-se la finele perioadei pe baza de inventar dupa relatia:

E= Si +I-Sf (2)

Īn acest caz costul mediu unitar al tuturor intrarilor (CMPUi) se determina conform urmatoarei relatii de calcul:

d

Vi +

SIi

CMPTi =

i=1

d

Si +

SCi

i=1

īn care:

Vi,Si - soldul valoric si respectiv, stocul cantitativ de la īnceputul perioadei de referinta;

Ii, Ci - intrarile ( valorice si cantitative) care au avut loc īn cursul perioadei de referinta;

Aplicabilitatea acestei versiuni, īn baza exemplului ipotetic precedent este prezentata īn tabelul nr. 11.5..

TABELUL 11.5.

Data operatiei

INTRĂRI

STOCURI - IEsIRI

Pret unitar de cumpara-

Re

Canti-tate (Ci)

Valoare (Vi) (col. 2 x col. 3)

Pret unitar de iesire (CMPUi)

Cantitate (Ce)

Valoare (Sf) (col. 5 x col. 6)

Stoc la:

1.Li

7.Li

18.Li

Total INTR~RI

X

Stoc la 31.Li

X

X

TOTAL Stoc 31.Li

X

X

X

Se recomanda ca īn aplicarea acestei metode inventarele sa se faca la intervale cāt mai mici, daca e posibil chiar la finele fiecarei perioade medii de stocaj. Aceasta metoda are avantajul de a nivela variatiile cheltuielilor cu consumurile de stocuri, dar si dezavantajul ca nu permite evaluarea fiecarei iesiri din stoc, ci numai evaluarea lor globala la perioadele la care se efectueaza inventarele faptice.

Alte metode de evaluare a iesirilor din stoc

Īn aceasta categorie sunt incluse un evantai larg de metode cum ar fi:

a) Metoda de evaluare a iesirilor din stoc la un cost apropiat de costurile de achizitie reale de intrare calculat statistic pe baza preturilor de achizitie reale din perioadele de referinta anterioare.

b) Metoda de evalure a iesirilor din stoc la un cost prestabilit determinat pe baza unor studii tehnice si de previziune a evolutiei costurilor de achizitie .

c) Metoda de evaluare a iesirilor din stoc la valoarea de īnlocuire, sau la pretul zilei, recomandata mai ales in perioadele de hiperinflatie, pentru a se realiza o evolutie concordanta īntre miscarea costurilor de achizitie si miscarea preturilor de vānzare.

Aplicabilitatea unor astfel de versiuni bazate pe un "cost teoretic de achizitie" este prezentat īn tabelul nr. 11.6..

TABELUL 11.6.

Data operatiei

INTRĂRI

IEsIRI

STOCURI

Pret unitar de cumparare

Canti-tate (Ci)

Valoare (Vi) (col. 2 x col. 3)

Cost de achizitie teoretic

Canti-tate (Ce)

Valoare (Ve) (col. 5 x col. 6)

Cant. (Sf= Si+Ci-Ce)

Valoare

(Vf = Vi + Ii - Ei)

Stoc la:

30.Li-1

7.Li

11.Li

15.Li

18.Li

25.Li

TOTAL

Stoc 31.Li

X

x

Īn cazul practicarii acestor metode apar diferente īntre costurile reale de achizitie ale intrarilor si costurile teoretice ale iesirilor care periodic trebuie calculate, analizate si tratate contabil. Teoretic aceste diferente ar trebui sa corecteze costurile de achizitie a stocurilor care au fost deja consumate, dar īn practica se procedeaza īntr-o maniera simplificata īn sensul ca aceste diferente se īnregistreaza direct pe seama cheltuielilor, prin intermediul carora afecteaza rezultatele economico - financiare ale īntreprinderii .

Evaluarea cu ocazia inventarierii generale a resurselor economice controlate de īntreprindere. Inventarierea generala a resurselor economice controlate de īntreprindere trebuie efectuata obligatoriu anual3. Evaluarea elementelor de resurse economice īn "inventar" trebuie sa se faca la valoarea lor de la data inventarierii (valoare actuala) denumita valoare de inventar. Pentru determinarea valorii de inventar trebuie sa se utilizeze referintele si tehnicile cele mai adecvate naturii si caracteristicilor fiecarui element patrimonial: pretul pietei, indicii generale si specifice etc. Cu ocazia "inventarului" se determina plusurile sau minusurile de valoare. "Inventarul" sta la baza aplicarii principiului prudentei īn sensul ca:

Plusurile de valoare (īn cazul activelor economice) si minusurile de valoare (īn cazul pasivelor economice) nu fac obiectul unor tratari contabile.

Minusurile de valoare (īn cazul activelor economice) fac obiectul unor tratari contabile dupa cum urmeaza:

Deprecirea ireversibila, care este specifica imobilizarilor si se datoreaza uzurii fizice sau morale sau altor cauze, se īnregisreaza ca amortizare, iar imobilizarile depreciate sunt mentinute īn contabilitatea curenta la valoarea lor de intrare sau contabila (cost istoric).

Deprecierea reversibila care este specifica stocurilor de active circulante fiind determinata de unele fenomene conjuncturale cum ar fi oscilatia preturilor pe piata, deteriorari, degradari etc., care nu sunt definite se īnregistreaza ca provizioane pentru depreciere, iar activele respective ramān īnregistrate in contabilitate la valoarea de intrare sau contabila (cost istoric).

Evaluarea īn "inventarul" general al resurselor economice controlate de intreprindere a creantelor si/sau a datoriilor se face la valoarea lor nominala, eventual "circularizata" (confirmata de clienti si creditori). Pentru minusurile de valoare ale creantelor se impune constituirea de provizioane pentru depreciere.

Evaluarea resurselor economice controlate de īntreprindere īn situatiile financiare. Īn situatiile financiare, activele economice se evalueaza īn valori contabile nete (VCN) determinate ca diferenta īntre valorile contabile brute (VCB) respectiv valori īn costuri istorice (de intrare) si amortismentele (A) si provizioanele pentru depreciere (PD), porivit relatiei:

VCN = VCB - A - PD

La aceasta valoare trebuie sistematizate, prezentate si publicate activele economice īn "bilantul contabil". Pasivele economice sunt prezentate īn "bilantul contabil" la valoarea lor nominala. Tot īn pasivul bilantului figureaza, daca este cazul, provizioanele pentru riscuri si cheltuieli.

11.4 Documentarea īn contabilitate

11.4.1. Consideratii generale despre documentele justificative

Documentarea, ca procedeu al metodei contabilitatii, este actiunea de culegere si consemnare īn documentele justificative a datelor privitoare la fluxurile inter si intrapatrimoniale dintr-o entitate patrimoniala, īn momentul si la locul efectuarii lor.

Documentele justificative sunt īnscrisuri īn care se consemneaza operatiile economice īn momentul si, de regula, la locul efectuarii lor, cu scopul de a servi ca dovada a īnfaptuirii acestor operatii si ca baza a īnregistrarii lor īn contabilitate.

Documentele justificative constituie suportul material principal al datelor privitoare la tranzactiile si evenimentele economice. Cu ajutorul lor se realizeaza: consemnarea, culegerea, prelucrarea, circulatia, sistematizarea, prezentarea si publicarea informatiilor contabile, pastrarea (arhivarea) informatiilor contabile.

Continutul si forma documentelor justificative variaza īn functie de caracterul operatiilor economice consemnate. Se concretizeaza īn anumite elemente obligatorii, care trebuie sa asigure reflectarea clara si completa a operatiilor economice pentru care se īntocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente justificative, iar altele sunt specifice anumitor categorii de documente justificative:

Elementele comune se refera la 1) denumirea documentului (factura, chitanta, bon, etc.); denumirea unitatii emitente si adresa sau compartimentul si sectorul, dupa caz, care a īntocmit documentul; numarul si data documentului; 2) partile participante la efectuarea operatiei economice consemnata īn document; 3) continutul operatiei economice reflectata īn document si justificarea efectuarii ei; datele cantitative si/sau valorice aferente operatie economice efectuate; 4) semnaturile persoanelor participante la efectuarea operatiei economice consemnate īn document, a celor care au īntocmit si a persoanelor care raspund pentru executarea, continutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea si realitatea operatiei economice respective; 5) alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor īn documentele justificative.

Elementele specifice difera de la o categorie de documente justificative la alta si asigura detalierea operatiei consemnate, ele avānd un rol completativ. De exemplu, factura contine ca elemente specifice date privitoare la comanda, contract, aviz de īnsotire, document de transport, conturile la banci ale partilor etc.

Īn virtutea principiului documentarii sau justificarii operatiilor economice īnregistrate īn contabilitate "orice operatiune economica se consemneaza īn momentul efectuarii ei īntr-un īnscris care sta la baza īnregistrarilor īn contabilitate, dobāndind astfel calitatea de document justificativ".5 Acest imperativ legal se realizeaza cu ajutorul documentrelor tipizate, comune pe economie privind activitatea financiara si contabila, aprobate prin Ordinul MF nr. 425/1998 privind "Normele metodologice de īntocmire si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila precum si modelele acestora" . Formularele tipizate, comune pe economie pot fi adaptate īn functie de "softurile" informatice utilizate de agentii economici sau de specificul activitatii si necesitatile informationale ale managerilor agentilor economici, cu conditia respectarii continutului de informatii cuprinse īn modelele tipizate, precum si a normelor de īntocmire si utilizare a acestora.

11.4.2. Clasificarea documentelor justificative

Documentele justificative sunt de mai multe feluri, ca urmare a diversitatii operatiilor economice consemnate īn ele.

Clasificarea documentelor justificative se face dupa mai multe criterii dintre care cele mai semnificative sunt prezentate īn tabelul nr. 11.7.

TABELUL NR. 11.7.

1) Dupa functia pe care o īndeplinesc

Documente de dispozitie sunt acelea prin care se transmite ordinul de a se executa o operatie economica, ca de pilda: dispozitia de plata, dispozitia de livrare, ordinul de plata, comanda etc. Aceste documente nu fac dovada executarii efective a operatiei respective, si, de aceea, nu pot servi ca baza pentru īnregistrarea lor īn contabilitate.

Documente de executie care cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. Ele servesc ca baza pentru īnregistrarea operatiilor respective īn conturi (factura, chitanta, bonul de consum, nota de receptie si constatare de diferente etc.)

Documente mixte sau combinate care reunesc trasaturile documentelor de dispozitie si a celor de executie. Ele cuprind date privind dispozitia de executare a operatiei dar si dovada īnfaptuirii ei. Aceste documente sunt initial documente de dispozitie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operatiilor respective, devin documente de executie. De exemplu: bonul de consum īntocmit la lansarea produselor īn fabricatie, care dupa eliberarea materialelor din magazie si completarea lui cu datele privitoare la efectuarea operatiei, devine document de executie.

2) Dupa numarul operatiunilor consemnate

Documente singulare care contin date privitoare la o  singura operatie economica: factura, chitanta, bonul de consum etc.

Documente cumulative sau centralizatoare care contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel. De aceea, pe lānga datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea contin īn plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative sau valorice, perioada pentru care au fost centralizate datele din documentele individuale, numarul de ordine al acestora, locul pastrarii documentelor individuale etc.

3) Dupa momentul īntocmirii

Documente primare care se īntocmesc, de regula, īn momentul si la locul efectuarii operatiilor economice. Ele fac dovada executarii acestor operatii, īndeplinind rolul de documente de executie. De exemplu: factura, chitanta, bonul de consum etc.

Documente secundare care se īntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea si asigura pregatirea datelor īn vederea prelucrarii lor.

4) Dupa locul īntocmirii

Documente interne care se īntocmesc īn cadrul unitatilor economice si consemneaza operatiile economice cu privire la activitatea acestora. Unele dintre aceste documente circula si ramān īn interiorul unitatilor respective, ca de exemplu: bonul de consum, bonul de lucru, nota de predare etc. Alte documente din aceasta grupa circula īn afara unitatii, la alte unitati economice. De exemplu: facturile īntocmite pentru produsele livrate, lucrarile executate, serviciile prestate, marfurile vāndute etc.

Documentele externe sunt cele care s-au īntocmit īn afara unitatii si justifica raporturile economice cu alte unitati sau persoane fizice, cum sunt: facturile furnizorilor, extrasele de cont de la banca, mandatele postale pentru sumele primite etc.

5) Dupa sfera de aplicare

Documente generale sau comune care se folosesc īn toate unitatile economice. Īn aceasta categorie intra documentele privitoare la activitatea financiar contabila: nota de receptie si constatare de diferente, bonul de consum, chitanta, factura etc.

Documente specifice care se utilizeaza īn anumite ramuri ale economiei, fiind determinate de particularitatile acestora. De exemplu "nota de predare" se utilizeaza pentru predarea produselor obtinute la magazie, fiind folosita numai de unitatile productive; devizele se utilizeaza īn activitatea de constructii - montaj etc.

6) Dupa regimul de tiparire si folosire

Documente īntocmite pe formulare cu regim special care au un regim deosebit de tiparire, numerotate, gestionare, evidenta, folosire si pastrare.

Documente īntocmite pe formulare cu reglementari exprese de tiparire, gestionare si numerotate, folosire si justificare cum sunt: imprimatele cu valoare nominala (marci postale, timbre fiscale, bilete de calatorie etc.); certificatele medicale; carnetele de munca; autorizatiile de functionare; certificatele de īnmatriculare; permisele de calatorie etc.

Documente īntocmite pe formulare cu regim uzual care nu sunt supuse anumitor restrictii privind tiparirea, numerotarea, gestionarea, folosirea si justificarea lor. Īn aceasta categorie intra toate documentele necuprinse īn primele doua categorii.

11.4.3. Verificarea documentelor justificative īn vederea īnregistrarii lor īn contabilitate.

Īnainte de a se īnregistra īn contabilitate documentele justificative trebuie sa fie supuse unei verificari minutioase, care are ca scop descoperirea eventualelor erori, actiuni ilegale sau incorecte, asigurāndu-se exactitatea datelor contabile. Verificarea documentelor justificative se face sub trei aspecte si anume: verificarea formei, verificarea aritmetica si verificarea de fond.

Verificarea formei consta īn controlul īntocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiei economice, completarea tuturor rubricilor, existenta tuturor semnaturilor persoanelor īmputernicite sa vizeze daca nu au avut loc stersaturi sau corecturi fara a fi certificate etc.

Verificarea aritmetica (cifrica) consta īn controlul preluarii īn documente a datelor cifrice si daca s-au efectuat corect calculele aritmetice.

Verificarea de fond consta īn controlul realitatii, necesitatii, oportunitatii si legalitatii operatiilor economice consemnate īn documentul respectiv. Verificarea realitatii operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica s-a efectuat la data, locul si conditiile prevazute īn document. De exemplu, se confrunta suma platita pentru procurarea unor marfuri cu cantitatea de marfuri receptionata. Necesitatea operatiei economice consta īn aprecierea daca operatia īnscrisa īn document este utila activitatii unitatii si se justifica economic. De exemplu, se compara cantitatea de materiale prevazuta īn contractele de aprovizionare cu cea din normele de consum etc. Prin verificarea oportunitatii se urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea unei operatii economice sunt eficiente pentru unitatea patrimoniala. Legalitatea operatiei se apreciaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii economice. Acestea nu trebuie sa contravina legislatiei īn vigoare. Verificarea documentelor, īn general, se efectueaza de alte persoane decāt cele care le-au īntocmit. Controlul operatiilor īnregistrate īn contabilitate se efectueza de catre persoanele care conduc contabilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune, cenzori sau alte persoane īmputernicite de unitate, de organele de control financiar si fiscal ale statului etc.

11.4.4. Graficele de circulatie a documentelor justificative

Prin circulatia documentelor justificative se īntelege miscarea succesiva a acestora prin diferitele verigi ale unitatii economice din momentul īntocmirii sau intrarii īn unitate si pāna la predarea lor la arhiva. Circulatia documentelor justificative trebuie sa se faca īntr-o anumita ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor īn mod nejustificat de catre un compartiment sau altul. Necesitatea circulatiei documentelor justificative este determinata de faptul ca datele din acelasi document sunt necesare mai multor compartimente si persoane din unitate si nu se poate asigura cāte un exemplar pentru fiecare utilizator. Circulatia documentelor justificative trebuie astfel organizata īncāt sa respecte urmatoarele conditii: miscarea documentelor sa se faca pe caile cele mai scurte si printr-un numar redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitate īn utilizarea informatiilor; īn miscarea documentelor trebuie sa existe continuitate; rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie sa se faca complet si īn termenul prevazut. Organizarea circulatiei documentelor justificative se face pe baza de grafice de circulatie. Graficul de circulatie a documentelor justificative trebuie sa cuprinda: documentele care se īntocmesc, lucrarile de prelucrare īn fiecare etapa a circuitului, termenele de executie si persoanele care raspund, compartimentele la care se transmit etc. Īntocmirea graficelor de circulatie a documentelor justificative se face prin descrierea si analiza drumului parcurs de acestea, folosindu-se textul sau diferite tehnici de reprezentare grafica (schema bloc, schema orizontala, schema verticala etc.). Drumul parcurs de documentele justificative variaza de la o unitate la alta, īn functie de dimensiunile si structura organizatorica de natura operatiilor consemnate, de mijloacele folosite pentru executarea lucrarilor contabile etc. Din punct de vedere al continutului si al sferei de cuprindere, graficele de circulatie a documentelor justificative pot fi: grafice individuale, grafice pe compartimente sau de sructura si grafice generale sau sintetice.

Graficele individuale cuprind operatiile si lucrarile de contabilitate pe care le executa fiecare salariat, termenele de executare a acestora si compartimentele sau persoanele carora li se transmit.

Graficele pe compartimente sau de structura cuprind toate lucrarile de evidenta ale unui sector sau compartiment de activitate, documentele care se īntocmesc, termenele si executantii, compartimentele carora li se transmit.

Graficele generale sau sintetice cuprind toate operatiile necesare unei anumite lucrari cu un grad mai ridicat de complexitate, cum ar fi īntocmirea bilantului contabil.

11.4.5. Clasarea si arhivarea documentelor justificative

Faza finala a circulatiei documentelor justificative o constituie clasarea lor dupa rezolvarea completa si definitiva a acestora. Prin clasare se īntelege aranjarea documentelor īntr-o anumita ordine strict determinata, īn scopul asigurarii pastrarii lor īn bune conditii si pentru a fi usor gasite īn vederea obtinerii informatiilor necesare. O clasare rationala si eficienta a documentelor justificative trebuie sa asigure posibilitatea gasirii cu usurinta a oricarui document; sa fie simpla, precisa; sa fie elastica, adica sa se poata utiliza la un numar mai mare de documente; sa fie potrivita specificului documentelor etc. Clasarea documentelor īn dosare se poate face dupa mai multe criterii:

Criteriul cronologic consta īn gruparea documentelor īn ordinea īntocmirii lor.

Criteriul alfabetic impune clasarea īn acelasi dosar a documentelor tinānd seama de denumirea unitatii la care se refera documentele.

Criteriul geografic asigura gruparea documentelor dupa judetul, municipiul sau orasul unde īsi au sediul unitatile corespondente.

Criteriul dupa obiect sau pe grupe de operatii economice consta īn aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, active circulante banesti, livrarea marfurilor etc.)

Cel mai frecvent se foloseste o combinatie īntre criteriul cronologic si criteriul pe grupe de operatii economice.

Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operatiilor economice efectuate. Termenele de pastrare a documentelor se stabilesc tot prin acte normative si difera īn functie de natura si importanta documentului. Registrele de contabilitate si documentele justificative ce stau la baza īnregistrarilor īn contabilitate se pastreaza 10 ani de la data īncheierii exercitiului. Statele de salarii si bilantul contabil se pastreaza 50 de ani. Dupa expirarea termenului de pastrare documentele se scot din arhiva generala a unitatii si se predau la arhivele statului, daca mai prezinta un anumit interes sau se distrug, daca nu mai prezinta utilitate practica. Solutia cea mai moderna pentru pastrarea documentelor īn arhiva generala a unitatii este folosirea microfilmelor si microfiselor. Reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se face īn termen de maxim 30 de zile de la constatare. Datorita dezvoltarii echipamentului elecronic de prelucrare a datelor contabile, īn afara clasarii si arhivarii documentelor si registrelor contabile se organizeaza si clasarea si pastrarea altor purtatori de informatii, ca: dischete, CD-uri etc.



Deductia este o "Forma fundamentala de rationament īn care gāndirea se misca īn planul conceptelor, concluzia decurgānd cu necesitate din premise" (Dictionarul explicativ al limbii romāne, Editura Universul Enciclopedic, Bucuresti, 1996, pag. 269)

Inductia este o "Forma fundamentala de rationament, care realizeaza trecerea de la particular la general (Ibidem, pag. 487)

Acest paragraf este documentat pe baza lucrarii : Bazele contabilitatii agentilor economici din Romania, colectiv de autori, editia a III a , Editura Intelcredo, Deva , 1998, pag. 9-11.

*** Ordinul MF nr. 2388/1995 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, M.Of. nr. 292/18.12.1993

Documentarea acestui paragraf si a subparagrafelor sale s-a facut preponderent pe baza lucrarii: Bazele contabilitatii agentilor economici din Romānia, editia a-IV-a, Editura Intelcredo, Deva, 2001, pag. 155-168

Legea contabilitatii nr. 82/1991, art.6, astfel cum a fost modificat prin O.G. nr. 61/2001, M. Of. Nr. 531/31.08.2001

*** Norme metodologice pentru īntocmirea si utilizarea formulalelor comune privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora, Editura Economica, Bucuresti, 1998


Document Info


Accesari: 10404
Apreciat: hand-up

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site


in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare




Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2024 )