Documente online.
Username / Parola inexistente
  Zona de administrare documente. Fisierele tale  
Am uitat parola x Creaza cont nou
  Home Exploreaza
upload
Upload






























Lucrare master AUDIT PUBLIC INTERN

management

















UNIVERSITATEA SPIRU HARET

FACULTATEA : MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

Master : AUDIT FINANCIAR CONTABIL

SEMESTRUL : I

Disciplina : AUDIT PUBLIC INTERN

Profesor :





















AUDIT PUBLIC INTERN










-Prezentarea si dezbaterea unor elemente teoretice legislative, organizatorie procedurale-metidologice, privind auditul public intern la entitatile publice;

-Comparatii paralele deosebiri si asemanari intre auditul public intern si alte concepte economice: controlul financiar expertiza contabila, inspectii etc;

-Studierea si tratarea unui standard de audit public di care sa reiasa un continut cu caracter selectiv de sinteza interdisciplinara, la ninelul specilalizarii si imperativelor practicii in domeniu, prin utilizarea informatiilor obtinute la disciplinele anterioare di planul de invatamant;

-Setodologia de derulare a misiunii de audit intern si valorificarea rezultatelor, pregatirea misiunii de audit intern si elaborarea teoretica a tematicii in detaliu, a activitatilor auditabile;

-Realizarea unui studiu de caz la o entitate publica prin imbinarea cunostintelor teoretice, respectarea metodologiei de derulare a misiunii de audit si situatiile financiare ale entitatii publice










1. Consideratii generale


Controlul si auditul cuprind activitati specifice proceselor manageriale prin intermediul carora se asigura dinamica parcurgerii si transformarii resurselor în produse finite, în interiorul sistemului institutiilor si firmelor, în concordanta cu obiectivele strategice, tactice si operative si cu respectarea tuturor cerintelor calitative, cantitative, de eficienta si eficacitate impuse de standardele guvernantei corporative.

Prin intermediul controlului si auditului se evidentiaza slabiciunile si erorile care apar în procesele de munca si de prelucrari, la nivelele corespunzatoare ale organizatiei si patrimoniului institutiei sau firmei. În acelasi timp se regleaza functionarea întregului sistem, în contextul orientarilor strategice si climatului social determinate de procesul managerial, raspunzând astfel asteptarilor tuturor partilor implicate - salariati, proprietari, parteneri (furnizori, creditori, beneficiari) si autoritatile statului.

În derularea ciclului functiilor organizatiei controlul si auditul încheie si, în acelasi timp, amorseaza un nou început. Din acest motiv, multe dintre activitatile specifice previziunii sunt într-o strânsa interdependenta cu cele de control si audit.

Majoritatea oamenilor percep actiunile de control si audit ca factori suplimentari de stres organizational. Aceasta situatie a fost provocata de aspectele negative ale managementului autoritar practicat în sistemele organizatorice autocratice, centralizate excesiv. Managementul modern impune o noua conduita în legatura cu activitatile specifice functiei de control si audit. Controlul si auditul trebuie sa stimuleze participarea oamenilor la evaluarea rezultatelor si stabilirea masurilor de corectie care se impun atunci când este cazul. Pentru întelegerea si aplicarea într-o noua maniera a tehnicilor de control si audit, se vor prezenta mai jos conceptele privind procesele de control si audit, tipologia controlului precum si câteva metode si procedee de control.




2.  OBIECTIVELE  AUDITULUI  INTERN

                       
      2.1.Obiectivele  compartimentului  de  audit  public  intern  sunt:                   
      -  de  a  ajuta  entitatea  publica  atat  in  ansamblul  cat  si  structurile  sale  prin
intermediul  opiniilor  si  recomandarilor;                         
      -  sa  gestioneze  mai  bine  riscurile;                             
      -  sa  asigure  o  mai  buna  administrare  si  pastrare  a  patrimoniului;     
      -  sa  asigure  o  mai  buna  monitorizare  a  conformitatii  cu  regulile  si                   
procedurile  existente;                                           
      -  sa  asigure  o  evidenta  contabila  si  un  management  informatic  fiabile  si         
corecte;                                   
      -  sa  imbunatateasca  calitatea  managementului,  a  controlului  si  auditului         
intern;                                     
      -  sa  imbunatateasca  eficienta  si  eficacitatea  operatiilor.     

             
2.2. Obiectivele  misiunii  de  audit  public  intern. 

     
        Unei  misiuni  de  audit  i  se  pot  atribui  doua  obiective  principale:                     
      -  asigurarea  conformitatii  procedurilor  si  a  operatiunilor  cu  normele               
juridice  auditul  de  regularitate;                                       
      -  evaluarea  rezultatelor  privind  obiectivele  urmarite  si  examinarea                   
impactului  efectiv  -  auditul  de  performanta.         



3. DOCUMENTAREA


Auditorul trebuie sa documenteze aspectele care sunt importante pentru furnizarea de probe care sa sustina opinia de audit si probe care sa arate ca auditul a fost realizat prin  »respectarea normelor  »


"Documentarea" înseamna materialele (documentele de lucru) pregatite de si pentru auditor, sau obtinute si pastrate de auditor în cursul efectuarii auditului. Documentele de lucru se pot prezenta sub forma înscrisurilor pe suport de hârtie, pe film, pe medii de înregistrare electronice sau pe alti purtatori de informatii.

Documentele

(i)            ajuta la planificarea si executia auditului.

(ii)        ajuta la supravegherea si revizuirea activitatii de audit;


4. FORMA SI CONTINUTUL DOCUMENTELOR DE LUCRU


4.1. Auditorul trebuie sa întocmeasca documente de lucru suficient de complete si detaliate pentru a facilita întelegerea auditului.

Auditorul trebuie sa înregistreze în documentele de lucru informatii referitoare la planificarea activitatii de audit, la natura, durata si întinderea procedurilor de audit realizate, la rezultatele acestei activitati si la concluziile care se trag din probele de audit obtinute. Documentele de lucru trebuie sa includa rationamentul auditorului privitor la aspectele semnificative care necesita exercitarea rationamentului profesional, împreuna cu concluziile asupra problematicii analizate. În domeniile care implica chestiuni dificile de principiu sau rationament, documentele de lucru vor evidentia faptele relevante care erau cunoscute de auditor în momentul conturarii concluziilor.


4.2. Forma si continutul documentelor de lucru sunt influentate de factori ca:

Natura angajamentului.

Forma raportului auditorului.

Natura si complexitatea afacerii clientului.

Natura si particularitatile sistemelor contabile si de control intern ale entitatii.

Necesitatile, în anumite situatii, de directionare, supraveghere si revizuire a lucrarilor realizate de asistenti.

Metodologia si tehnologia de audit specifice utilizate în cursul auditului.




În mod normal, documentele de lucru includ:


Informatii privind structura juridica si organizationala a entitatii.

Extrase sau copii ale documentelor legale, contractelor sau proceselor verbale importante.

Informatii privind sectorul de activitate, mediul economic si mediul legislativ în care functioneaza entitatea.

Probe privind procesul de planificare, incluzând programele auditorului si orice modificari ale acestora.

Probe privind întelegerea de catre auditor a sistemelor contabile si de control intern.

Probe privind evaluarea riscurilor inerente si de control, precum si orice revizuire a acestora.

Probe ale consideratiilor auditorului cu privire la activitatii de audit intern, precum si concluziile la care a ajuns.

Analize ale tranzactiilor si soldurilor.

Analize ale indicatorilor semnificativi si ale tendintelor.

O evidenta a naturii, duratei si întinderii procedurilor de audit realizate si rezultatele acestor proceduri.

Dovezi ca activitatea realizata de asistenti a fost supravegheata si revizuita.

Mentiunui referitoare la persoana care a realizat procedurile de audit si momentul în care acestea au fost facute.

Detalii ale procedurilor aplicate privind componentele ale caror situatii financiare sunt auditate de un alt auditor.

Copii ale comunicarilor cu alti auditori, experti sau terte parti.

Copii ale scrisorilor sau notelor care privesc problemele de audit comunicate entitatii, sau discutate cu aceasta, incluzând termenii si conditiile angajamentului si carentele semnificative ale controlului intern.

Scrisorile de confirmare a declaratiilor primite de la entitate.

Concluziile la care a ajuns auditorul în ceea ce priveste aspectele semnificative ale activitatii de audit, inclusiv modul de solutionare a exceptiilor sau a problemelor neobisnuite aparute pe parcursul desfasurarii auditului (daca au existat). Copii ale situatiilor financiare si ale raportului de audit.


În cazul activitatilor de audit recurente, anumite dosare cu documente de lucru pot fi considerate ca dosare de audit "permanente" si sunt actualizate cu noi informatii de importanta permanenta, spre deosebire de dosarele curente de audit, care contin informatii cu privire la auditul unei singure perioade.









5. DOSARELE DE AUDIT PUBLIC INTERN


Dosarele de audit public intern, prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit , interventia la fata locului si raportul  de audit public intern.Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Dosarele  de  audit  public  intern  prin  informatiile  continute  asiguralegatura  intre  sarcina  de  audit,  interventia  la  fata  locului  si  raportul  de  audit  public  intern.  Dosarele  stau  la  baza  formularii  concluziilor auditorilor  interni. 

                                                   
        5.1. Tipuri  de  dosare  de  audit  public  intern:   

                             
      a)  Dosarul  permanent  cuprinde  urmatoarele  sectiuni: 


Sectiunea  A  -  Raportul  de audit  public  intern  si  anexele  acestuia:

    A.1.ordinul  de  serviciu;                                     
      A.2.declaratia  de  independenta;                       
    A.3.  rapoarte  (intermediar,  final,  sinteza  recomandarilor);                       
      A.4.fisele  de  identificare  si  analiza  problemelor  (FIAP);                         
      A.5.formularele  de  constatare  a  iregularitatilor;                       
      A.6.  programul  de  audit.


  Administrativa:               
      B.1.notificarea  privind  declansarea  misiunii  de  audit  public  intern;                     
      B.2.minuta  sedintei  de  deschidere;                                   
      B.3.  minuta  reuniunii  de  conciliere;                                 
    B.4. minuta  sedintei  de  inchidere;                                     
      B.5.corespondenta  cu  entitatea/structura  auditata. 


Documentatia    misiunii  de  audit  public  intern  : 

C.3. proceduri  de  lucru;

C.4.materiale  despre  entitatea/structura  auditata  (indatoriri,responsabilitati,   numar  de  angajati,  fisele  posturilor,  graficul  organizatiei,natura  si  locatia  inregistrarilor contabile);

C.5.informatii  financiare;

C.6. rapoarte  de  audit  public  intern  anterioare  si  extern  ;

C.7.informatii  privind  posturile  cheie/fluxuri  de  operatii;

C.8. documentatia  analizei  riscului.




Sectiunea  D- Supervizarea  si  revizuireadesfasurarii  misiunii  de  audit  public

  intern  si  a  rezultatelor  acesteia  :

D.1.  revizuirea  raportului  de  audit  public  intern;                       
  D.2.  raspunsurile  auditorilor  interni  la  revizuirea  raportului  de  audit  public   
intern.         


  b)  Dosarul  documentelor  de  lucru  -  cuprinde  copii  xerox  a  documentelor   
justificative,  extrase  din  acestea,  care  trebuie  sa  confirme  si  sa  sprijine concluziile  auditorilor  interni.  Dosarul  este  indexat  prin  atribuirea  de  litere
si  cifre  (E,  F,  G,  ...)  pentru  fiecare  sectiune/obiectiv  de  audit  din  cadrul
Programului  de  audit.  Indexarea  trebuie  sa  fie  simpla  si  usor  de  urmarit.

5.2.Revizuirea         

Revizuirea  se  efectueaza  de  catre  auditorii  interni,  inainte  de  intocmirea
proiectului  Raportului  de  audit  public  intern,  pentru  a  se  asigura  ca
documentele  de  lucru  sunt  pregatite  in  mod  corespunzator.                                                                 
5.3.  Pastrarea  si  arhivarea  dosarelor  de  audit  public  intern 

              Dosarele  de  audit  public  intern  sunt  proprietatea  entitatii  publice  si  sunt 
confidentiale.  Ele  trebuie  pastrate  pana  la  indeplinirea  recomandarilor  din         
raportul  de  audit  public  intern,  dupa  care  se  arhiveaza  in  concordanta  cu             
reglementarile  legale  privind  arhivarea.                         
                                                                       
    Sedinta  de  inchidere  a  interventiei  la  fata  locului  are  drept  scop           
prezentarea  opiniei  auditorilor  interni,  a  recomandarilor  finale  din  proiectul   
Raportului  de  audit  public  intern  si  a  calendarului  de  implementare  a                     
recomandarilor.  Se  intocmeste  o  minuta  a  sedintei  de  inchidere.               







6 Conceptele de control si audit


Proiectia procesului managerial al oricarei institutii sau firme porneste de la premiza ca toate activitatile organizate în sistem se vor desfasura conform prevederilor care reies din planurile strategice, tactice si operationale. Aparitia unor factori perturbatori neprevazuti, atât în interiorul cât si în exteriorul institutiei/firmei, provoaca întreruperi sau desincronizari în desfasurarea activitatilor programate. Din aceasta cauza sunt necesare actiuni care sa conduca la corectarea functionarii sistemului institutiei/firmei în deplin acord cu realitatea astfel încât sa se asigure îndeplinirea la termen a obiectivelor previzionate, atât cantitativ cât si calitativ.

Auditul si controlul sunt componentele functionale ale sistemului prin intermediul carora, în practica manageriala, se asigura îmbunatatirea performantelor viitoare ale oricarei institutii sau firme. Fiecare dintre aceste componente releva activitati care se organizeaza si se desfasoara dupa norme si standarde proprii care pot fi perfectionate.

În continuare vom analiza comparativ cele doua activitati cu scopul de a releva aspectele care diferentiaza auditul de control si pentru a remarca faptul ca ambele au aceeasi finalitate - eliminarea riscurilor privind îndeplinirea obiectivelor si îmbunatatirea performantelor procesului managerial. În tabelul 17.1. sunt prezentate în mod sintetic asemanarile si particularitatile auditului si controlului.


Analiza comparativa control - audit

Tabelul 17.1.

Control

Audit

Asemanari

se organizeaza si se desfasoara pe baza reglementarilor legislative specifice, în toate institutiile si firmele;

asigura dinamica transformarilor calitative, corecte, în conditii de eficacitate si eficienta, a resurselor în servicii si bunuri (produse);

limiteaza si anuleaza riscurile privind siguranta patrimoniului, securitatea si sanatate muncii, securitatea si sanatatea mediului natural, protectia beneficiarilor de servicii si bunuri (produse).


Particularitati

organizare si conducere la nivel tactic si operativ;

organizare si conducere la nivel strategic;


activitate continua, în toate compartimentele functionale si operationale ;

activitate discontinua, orientata spre compartimentele cu obiective de mare risc;

constatarile actiunilor de control vizeaza corectitudinea realizarii activitatilor de executie

constatarile actiunilor de audit vizeaza corectitudinea realizarii activitatilor de control

concluziile rapoartelor de control au caracter obligatoriu pentru toti salariatii responsabili de abaterile neadmisibile constatate.

concluziile rapoartelor de audit au caracter de opinie consultativa, responsabilitatea aplicarii lor revine managementului   strategic


Controlul este un proces specific, continuu, dinamic si adaptabil la contextul schimbarilor impuse de mediul national si global. Prin acest proces se asigura masurarea performantelor realizate, se compara rezultatele cu performantele de referinta indicate în standarde sau în planurile manageriale, se determina abaterile si se initiaza actiunile de corectie atunci când se înregistreaza depasirea limitelor admisibile. Controlul cuprinde toate procesele existente în institutie sau firma (procese de munca, procese de prelucrare, procese manageriale) si este organizat si condus de managementul tactic si operational. Auditul se desfasoara periodic, în functie de nivelul riscurilor existente privind atingerea obiectivelor planificate, pe baza unui plan anual, aprobat la nivelul managementului strategic, de catre angajatorul activitatilor de audit intern sau extern - autoritatile abilitate ale statului sau proprietarii patrimoniului institutiei/firmei.

Constatarile proceselor de control au caracter obligatoriu pentru executantii operationali si urmaresc realizarea conformitatii rezultatelor efective cu prevederile standardelor/normelor legale de calitate si a planurilor strategice si tactice ale institutiei sau firmei. Prin control se asigura descoperirea erorilor, prevenirea abaterilor si fraudelor, se asigura protectia bunurilor si informatiilor, se realizeaza calitatea înregistrarilor exacte si adecvate, corespunzator tuturor functiunilor sistemului institutiei sau firmei (cercetare-dezvoltare, productie, comercializare, contabilitate financiara si de gestiune, resurse umane). Constatarile procesului de audit sunt independente de cele ale controlului, au caracter optional, de recomandare sau de consultanta, sunt considerate ajutatoare pentru activitatile de control si, implicit, pentru management. Asa cum se afirma de cele mai multe ori, auditul este "controlul controlului intern" în sensul de a-l ajuta si nu de a-l obstructiona. Constatarile auditorului sunt axate pe acele activitati care implica riscuri majore si nu pentru toate activitatile din sistemul institutiei/firmei. În mod obisnuit, traditional, auditul vizeaza doar functiunea financiar-contabila si mai putin celelalte functiuni ale sistemului institutiei sau firmei. De asemenea constatarile auditorului au valoarea de opinie iar responsabilitatea preluarii si valorificarii acestora apartine managerilor de vârf.

Controlul sistemului institutiilor si firmelor se afla sub autoritatea managementului tactic si operational al acestora, cu implicatii asupra tuturor salariatilor. Pe piata nationala, a serviciilor si produselor, controlul este organizat si condus de Guvern, prin intermediul Agentiei Nationale de Protectie a Consumatorilor. Din aceste motive putem aprecia ca activitatile de control au o arie de cuprindere nationala, cu impact direct asupra populatiei, fapt ce explica perceptia acestor autoritati ca aparatori ai drepturilor colective ale consumatorilor. Auditul este recunoscut într-o arie sociala mult mai restrânsa de cât controlul, este reglementat, deocamdata, prin norme specifice domeniului financiar-contabil. La nivelul institutiilor si firmelor este sub autoritatea managementului strategic iar la nivel national este sub autoritatea Ministerului Finantelor Publice. Din aceste motive putem aprecia ca activitatile de audit au o raspândire nationala, cu impact asupra guvernantei corporative, fapt ce explica rolul de stimulator al cresterii performantei economiei nationale.

Controlul este procesul de masurare si evaluare continua a rezultatelor functionarii sistemului institutiei/firmei si compararea lor cu nivelele din standardele si normele de performanta sau cu obiectivele previzionate. Diferentele nepermise constatate conduc la corectarea functionarii sistemului, astfel încât rezultatele sa fie mentinute în limite admisibile.


Auditul este procesul de evaluare periodica a controlului, de pronuntare a opiniilor privind corectitudinea desfasurarii proceselor în interiorul sistemului institutiei/firmei în scopul prevenirii riscurilor majore si pentru cresterea performantelor proceselor manageriale.



Între functia de control - audit si functia de previziune exista o legatura directa si foarte strânsa. De multe ori controlul si auditul sunt considerate etape ale procesului de planificare. Controlul si auditul în management asigura, pentru posturile de conducere, informatii privind desfasurarea reala a proceselor de productie. Aceste informatii pot fi utilizate în mai multe scopuri:

actualizarea prevederilor din planul strategic, care se dovedesc ne fezabile cu ocazia efectuarii controlului si auditului

optimizarea starii de stres profesional si eliminarea unor conflicte disfunctionale în cadrul sistemului institutiei/firmei

evaluarea randamentului personalului de executie

fundamentarea, pe baze reale, a normelor de munca si a parametrilor de performanta calitativa specifice produselor institutiei/firmei

protejarea patrimoniului institutiei/firmei prin evitarea utilizarii neeficiente a resurselor si eliminarea risipei sau furturilor.

Procesele de control si audit trebuie întelese si aplicate în mod profesional în contextul integrarii nomelor nationale legislative si standardelor de calitate cu cele din Uniunea Europeana.


7. Etapele proceselor de control si audit


Structura proceselor de control si audit este asemanatoare din punctul de vedere al etapelor de lucru. Particularitatile intervin în cadrul procedurilor si instructiunilor de lucru precum si în modul de valorificare a concluziilor rapoartelor

finale de activitate cu privire la rezultatele controlului, respectiv auditului.

Etapele procesului de control si audit sunt: studiul standardelor si normelor de performanta; determinarea performantelor efective; identificarea abaterilor; stabilirea actiunilor corective - în cazul controlului, sau formularea raportului de opinii cu privire la corectitudinea aplicarii normelor de control - în cazul auditului. Din enumerarea facuta se observa ca prima etapa este determinata de functia de previziune, celelalte trei sunt specifice functiei de control-audit. De asemenea, se poate remarca faptul ca toate etapele fac apel la sistemul informational si de comunicare organizationala al institutiei/firmei.

Studiul standardelor si normelor de performanta asigura cunoasterea elementelor de referinta, în termeni concreti, cuantificabili, privind ceea ce trebuie sa se obtina în activitatea productiva a fiecarui compartiment si a întregii institutii/firme. În anumite situatii aceste elemente pot constitui obiective previzionate de institutie/firma si sunt preluate si folosite ca atare în activitatea de control-audit. În functie de nivelul ierarhic la care se refera performantele previzionate, exista mai multe categorii de standarde si norme: standarde si norme corporative, functionale, de produs si individuale.

Standardele si normele corporative definesc cadrul legal de organizare si functionare prin care se fundamenteaza strategia de sistem a institutiei/firmei. În aceasta categorie se înscriu legile si normele de contabilitate si fiscalitate, de protectie a mediului natural, de protectie a consumatorilor, de protectie si securitate a muncii si a sanatatii salariatilor. Tot în aceasta categorie se înscriu legile pe baza carora se înfiinteaza si functioneaza institutiile sau firmele ( exemple - Legea administratiei publice locale, Legea societatilor comerciale etc. ).

Standardele si normele functionale sunt deduse din cele corporative, se adopta la nivelul institutiei/firmei si asigura organizarea, ordinea interioara si functionarea sistemului. Pe baza acestor standarde sunt fundamentate planurile strategice, tactice si operationale si se aloca resursele la nivelul componentelor structurale ale institutiei/firmei.

Standardele si normele de produs deriva tot din cele corporative si se refera la calitatea prelucrarilor fiecarui produs, fiind impuse atât pentru compartimentele functionale cât si pentru cele operationale. Astfel, de exemplu, pentru realizarea produsului "A" sunt precizate criteriile si parametrii calitativi specifici acestuia, volumul fizic lunar de productie si vânzare, nivelul costurilor de prelucrare corespunzatoare standardului de executie si clasei calitative, pretul de valorificare etc.

Standardele si normele individuale se refera la performantele care se asteapta de la fiecare salariat, la locul sau de munca. Aceste standarde sunt specifice personalului de executie si, respectiv, personalului managerial. Astfel, pentru un lucrator pe fluxul de productie, poate exista o norma care se refera la productivitatea muncii si complexitatea tehnica a operatiilor executate; pentru un lucrator comercial, volumul încasarilor lunare etc. În mod obisnuit fiecare institutie sau firma adopta în cadrul sistemului manuale proprii de asigurare a calitatii care contin norme, proceduri si instructiuni de lucru pentru personalul de executie. Pentru manageri, standardele si normele individuale de performanta coincid, în mare masura, cu standardele si normele corporative, functionale si de produs.

Determinarea performantelor efective este etapa care presupune masurarea si înregistrarea datelor care contureaza tabloul real al proiectiilor strategice tactice si operationale. Masurarea vizeaza întreg sistemul firmei, începând cu resursele achizitionate, continuând cu tot ceea ce se întâmpla în timpul procesarii si se încheie cu produsele pe care le furnizeaza în mediu institutia/firma. Frecventa operatiunilor de masurare variaza în functie de natura activitatii controlate sau auditate si de nivelul ierarhic al performantelor urmarite. Astfel, unele performante calitative si cantitative din activitatea de productie sunt urmarite permanent în timp ce activitatile de conceptie si proiectare a produselor se evalueaza la sfârsitul ciclurilor calendaristice lunare sau trimestriale. Din aceste exemple rezulta ca la nivelele ierarhice inferioare, frecventa operatiunilor de control este cu mult mai mare decât la cele superioare.

Complexitatea operatiunilor privind determinarea performantelor difera, de asemenea, în functie de aceleasi criterii - natura activitatilor controlate si nivelul ierarhic. Unele performante financiare, spre exemplu, pot fi determinate relativ usor pentru întreaga institutie/firma, cu respectarea procedurilor contabile reglementate. Aceiasi operatiune, la nivelul unor subunitati de productie, se realizeaza în conditii dificile, mai ales atunci când acele subunitati nu sunt organizate ca centre separate de cost sau de profit.

Identificarea abaterilor este etapa în care specialistii în control determina diferentele existente între performantele proiectate/previzionate si cele efective/realizate iar specialistii în audit constata si consemneaza opinii cu privire la corectitudinea aplicarii metodelor de control pentru constatarea acelor diferente. Standardele si normele de performanta prevad întotdeauna limite admisibile, superioare si inferioare, ale acestor abateri. Diferenta algebrica dintre limita superioara si cea inferioara poarta denumirea de toleranta. Atunci când controlorii sesizeaza abateri ale performantelor efective fata de cele previzionate, peste limitele admisibile, sunt sesizati managerii abilitati cu competenta si autoritatea necesara initierii procedurilor de reglare si corectie a sistemului de lucru. Cu cât abaterile constatate provoaca riscuri cu efecte economice mai mari, cu atât nivelul ierarhic al managerului solicitat sa intervina este mai aproape de vârful piramidei ierarhice.

Stabilirea actiunilor corective este etapa care presupune evaluarea cailor de eliminare a abaterilor nepermise si a masurilor pentru prevenirea reaparitiei lor în activitatea care a fost supusa controlului. Pentru îndeplinirea acestor operatiuni, managerii trebuie sa analizeze abaterile constatate si sa evidentieze cauzele care le-au produs. Printre cauzele cele mai frecvente, întâlnite în firmele cu specific de productie, se amintesc: deficientele de elaborare si aplicare a planurilor; comunicarea organizationala defectuoasa; climatul de munca dominat de conflicte disfunctionale; calificarea necorespunzatoare a personalului; motivatia defectuoasa a oamenilor; mobilitatea normelor si reglementarilor de natura economica si altele. Consecintele acestor evaluari se pot resimti nefavorabil sau favorabil asupra întregii institutii/firme. Consecintele nefavorabile sunt analizate cu cea mai mare atentie si se declanseaza imediat masurile corective de diminuare sau eliminare a cauzelor care le-au provocat. Consecintele favorabile apar ca urmare a schimbarii neasteptate a factorilor de mediu si reprezinta posibilitati care trebuie valorificate ca oportunitati pentru firma.

Identificare abaterilor si stabilirea actiunilor corective sunt consemnate în cazul controlului de catre compartimentele functionale specializate si se transmit în mod obligatoriu prin decizii ale managementului tactic, aplicate si monitorizate de supervizori si controlori. În figurile 17.1 si 17.2 sunt prezentate schemele logice ale proceselor de control si audit.















Fig.17.1. Schema logica a procesului de control

 



Opiniile exprimate în cazul auditului sunt consemnate în rapoarte ale auditorului (care pot fi curate sau calificate), responsabilitatea adoptarii deciziei apartine managementului strategic iar monitorizarea aplicarii este în sarcina si responsabilitatea managementului tactic. Corectiile sugerate de audit apar numai în cazul asa numitelor rapoarte calificate .





















Fig.17.2. Schema logica a procesului de audit

 












Amploarea proceselor de control si audit se adapteaza la conditiile speci-fice ale fiecarei institutii/firme, cu luarea în considerare a doua criterii esentiale: eficienta economica si reactiile comportamentale provocate în cadrul firmei [28].

Eficienta economica a actiunilor de control si audit se apreciaza prin consecintele favorabile asupra cresterii veniturilor încasate de firma sau de îmbuna-tatirea factorilor de mediu provocata de institutie. Acestea acopera cu prisosinta cheltuielile ocazionate de organizarea si desfasurarea acestui proces. De cele mai multe ori, costurile se pot estima cu mare exactitate însa cresterea veniturilor sau îmbunatatirea factorilor de mediu presupune o analiza atenta, complexa, asupra rezultatelor de ansamblu ale firmei/institutiei. Din acest motiv, dimensionarea volumului activitatilor de control si audit trebuie sa faca obiectul unor studii sistematice, efectuate în mod periodic, tinând cont de riscurile diminuarii acestor costuri, nu numai la înfiintarea firmei/institutiei ci si pe tot parcursul functionarii.

Reactiile comportamentale ale oamenilor, provocate de existenta sau inexistenta controlului si auditului, sunt interesante si influenteaza într-o mare masura întreg procesul de antrenare manageriala în interiorul institutiei/firmei. Foarte putini oameni doresc sa lucreze într-un mediu lipsit de control deoarece, au sentimentul nesigurantei provocat de faptul ca nu stiu ce se asteapta de la ei. În acelasi timp, foarte multi oameni nu doresc sa munceasca într-un mediu controlat excesiv.

Oamenii reactioneaza la control în functie de personalitatea si experienta fiecaruia. De cele mai multe ori apar reactii negative, de rezistenta, fata de actiunile de control. Controlul, considerat excesiv, provoaca reactii de evitare sau sabotare a operatiunilor propriu zise de catre cei controlati. Uneori, controlul prea rigid, necooperant, provoaca reactii psihice de frustrare, cu efecte negative asupra performantelor individuale ale salariatilor si de ansamblu ale institutiei/firmei.

Pentru evitarea reactiilor comportamentale negative, la organizarea si derularea proceselor de control si audit trebuie avute în vedere câteva principii de baza:

adoptarea unor standarde si norme de performanta realiste

implicarea constienta a personalului de executie în identificarea abaterilor si comunicarea atenta a corectiilor

evitarea controlului excesiv si utilizarea lui numai acolo unde este necesar

reevaluarea periodica a oportunitatilor de îmbunatatire a sistemul informational de management.

Procesele de control si audit constituie un subiect de studiu foarte complex în institutiile/firmele moderne unde relatiile de munca capata noi forme de manifestare si sunt intermediate din ce în ce mai mult de firmele specializate în managementul resurselor umane.


Tipologia controlului


Literatura în domeniul managementului nu consemneaza clasificari privind tipologia activitatilor de audit în interiorul institutiilor si firmelor desi auditul este cunoscut si aplicat de foarte multa vreme. Explicatia poate fi justificata prin faptul ca auditul s-a axat în mod traditional pe domeniul specific financiar-contabil al sistemului institutiilor si firmelor având ca tinta principala cresterea performantelor economice la nivelul mediului national.

Criterii de clasificare ale controlului sunt: (1) destinatia, (2) amploarea, (3) modul de participare al managerilor si (4) caracterul controlului (figura 17.3).


se efectueaza asupra materiilor prime si materialelor, mijloacelor tehnice de procesare, documentatiilor tehnice si stiintifice precum si al mijloacelor financiare (monetare si de capital). Acest tip de control asigura verificarea si corectarea tuturor intrarilor în sistemul firmei, în scopul identificarii eventualelor abateri calitative si cantitative ale resurselor aprovizionate.

Controlul prelucrarilor este destinat verificarii si corectarii activitatilor specifice tuturor functiunilor firmei, în scopul asigurarii conformitatii dintre rezultatele concrete tehnice, comerciale, economice si sociale ale firmei cu prevederile standardelor si normelor de performanta.

Resurse

 

Prelucrari

 

Produse

 


Tipologia controlului în functie de amploare


Controlul total este tipul de verificare si corectie care se poate aplica tuturor proceselor, resurselor si produselor institutiei/firmei si vizeaza asigurarea conformi-tatilor dintre rezultatele concrete obtinute (tehnice, economice, comerciale, sociale etc.) si standardele de performanta. Altfel spus, acest control se aplica pe tot traseul de la intrare/aprovizionare, pe parcursul prelucrarilor si pâna la iesire/vânzare, fara a pierde din vedere toate partile implicate sau interesate de existenta si functionarea institutiei/firmei.

Controlul partial este tipul de verificare si corectie care se refera la un segment al controlului total. Poate fi segmentul intrarilor, numai al prelucrarilor sau numai al iesirilor, pentru un anumit produs în scopul depistarii exceptiilor de la parcursul normal al activitatilor.


Tipologia controlului în functie de

modul de participare al managerilor


Controlul personal este acel tip de verificare si corectie care se realizeaza cu participarea directa a managerilor la efectuarea operatiunilor specifice fiecarei etape de lucru - studiul standardelor si normelor de performanta, determinarea performantelor efective, identificarea abaterilor si stabilirea actiunilor corective. Acest tip de control este practicat la nivelul compartimentelor operationale de conducatorii directi (supervizori).

Controlul impersonal presupune participarea indirecta a managerilor la procesul de verificare, prin delegarea de autoritate si descentralizarea controlului în compartimente si structuri specializate pentru activitati de control. Managerii au o contributie activa, directa, în etapa de stabilire a actiunilor corective, pe baza datelor culese în etapele anterioare ale procesului de control.


Tipologia controlului în functie de caracterul acestuia


Controlul preventiv, cunoscut si sub denumirea de control "ante-factuum", este tipul de verificare si corectie care se refera la date si informatii care provin din exteriorul firmei, de la furnizorii de resurse, înaintea utilizarii lor în procesele de prelucrare, în scopul prevenirii unor performante negative în interiorul organizatiei.

Controlul corectiv, cunoscut si sub denumirea de control "post-factuum" este tipul de verificare si corectie care apeleaza la date si informatii care provin din exteriorul firmei, de la clienti, în scopul constatarii unor performante negative ale produselor livrate si pentru eliminarea erorilor existente.

Utilizarea unuia sau altuia dintre tipurile de control prezentate, se realizeaza în mod diferentiat, pe nivele ierarhice si compartimente functionale sau operative. Astfel, controalele de prelucrari, controalele partiale sau controalele corective sunt prestate de compartimente functionale specializate în control. Aceste compartimente au responsabilitati de control asupra compartimentelor operationale în sectiile si atelierele de productie. Controalele asupra resurselor si asupra produselor, controalele totale si controalele preventive, sunt utilizate la nivelele ierarhice medii si superioare, cu participarea compartimentelor specializate functionale sau cu concursul firmelor specializate în consultanta si audit.


8.Metode si procedee de control

În practica manageriala, controlul se realizeaza printr-o multitudine metode si procedee. Unele dintre acestea - observarea directa, rapoartele scrise, sunt specifice functiei manageriale de control. Altele, cum sunt de exemplu, metoda bugetelor, analiza punctului critic al profitabilitatii, graficul Gantt, metoda drumului critic, sunt folosite atât pentru previziune cât si pentru control [28].

Observarea directa este metoda folosita de manageri pentru a obtine o imagine de moment asupra a ceea ce se întâmpla în unitatea pe care o conduc. Controlul prin observare directa este orientat asupra modului în care se desfasoara activitatile si este utilizat continuu de managerii supervizori (sefi de birou, maistri, sefi de echipa). Managerii de la nivelele superioare practica observarea directa în mod discontinuu. Inspectia zilnica a unui sef de sectie productiva prin atelierele sectiei, vizita anuala sau trimestriala a directorului general al unei mari companii prin toate unitatile dispersate în teritoriu, sunt exemple de control prin observare directa.

Concluziile rezultate din observarea directa discontinua trebuie privite cu o anumita circumspectie, datorita faptului ca angajatii pot avea un component atipic, diferit de cel obisnuit, în momentul când sesizeaza prezenta observatorului. Daca sunt percepute de subordonati ca o expresie a interesului superiorilor pentru ei si activitatea lor, vizitele si observarea directa pot avea efecte pozitive asupra activitatii controlate.

Rapoartele scrise sunt utilizate în mod frecvent ca suport al controlului. În functie de continut, rapoartele scrise pot fi informationale, atunci când prezinta faptele desfasurate, si analitice, atunci când faptele observate sunt însotite de interpretari si explicatii.

Rapoartele de productie (zilnice, saptamânale, lunare), rapoartele de vânzari, unele situatii contabile si financiare, cu caracter periodic, sunt rapoarte informationale, utilizate frecvent la nivele ierarhice mijlocii si superioare ale firmei.

Bilantul contabil, împreuna cu anexele sale, este un exemplu de raport analitic de prima importanta pentru managerii de vârf. Potrivit reglementarilor legale, bilantul contabil se compune din: bilant, contul de profit si pierderi, anexa si raportul de gestiune.

În procesul de control, necesitatea unor rapoarte trebuie bine evaluata, îndeosebi în ceea ce priveste rapoartele periodice care, în timp, o data cu schimbarea conditiilor, pot deveni inutile partial sau total.

Controlul prin buget este cea mai raspândita metoda de control managerial. Bugetul este o exprimare, în termeni numerici sau financiari asupra ceea ce se cere într-o anumita activitate si rezultatele asteptate de la acea activitate. De cele mai multe ori, bugetele reprezinta expresia financiara sau numerica a planurilor firmei. Pregatirea unui buget este o activitate de previziune, urmarirea si administrarea bugetului este o activitate de coordonare si control.

În planificare si control pot fi utilizate multe tipuri de bugete: bugete de venituri si cheltuieli, bugete de investitii, bugete tehnologice de materiale, bugete de timp etc.

De cele mai multe ori, bugetele sunt exprimate în unitati monetare. Atunci când sunt exprimate în unitati fizice - bugetele materiale, bugetele de investitii, acestea pot fi transformate în unitati monetare pentru a putea fi incluse într-un buget general, la nivelul firmei.

Într-un mediu caracterizat printr-un înalt ritm al schimbarilor controlul prin bugete poate fi dezavantajos datorita rigiditatii specifice acestor instrumente de control. Din acest motiv au fost imaginate bugetele flexibile care se modifica în functie de volumul operatiunilor dintr-o perioada data (productie si vânzari). Aceste bugete flexibile sunt utilizate îndeosebi pentru venituri si cheltuieli.

Punctul critic al profitabilitatii este procedeul de planificare si control cunoscut si sub denumirea de analiza "cost - volum - profit" si presupune exprimarea grafica a relatiei dintre volumul operatiunilor, costuri si profituri. Într-un astfel de grafic (figura 17.4.), pe axa orizontala este reprezentata productia vânduta, exprimata în unitati fizice pentru perioada de plan (mii bucati/luna, tone/luna etc.), iar pe axa verticala sunt reprezentate costurile si veniturile (încasarile) din vânzarea productiei, exprimate în unitati monetare pentru aceeasi perioada (milioane lei/luna).

Costurile totale sunt formate din costuri fixe, care nu variaza în functie de volumul productiei, si costuri variabile, a caror marime este influentata de volumul productiei si sunt legate îndeosebi de consumurile de materii prime materiale, energie, manopera directa. Acel volum al productiei vândute corespunzator situatiei în care costurile totale sunt egale cu veniturile din vânzari, defineste punctul critic sau pragul profitabilitatii. Un volum de productie mai mic genereaza pierderi; un volum mai mare, genereaza profit.



Pc - productia critica, V - venituri, Ct - costuri totale,Cf - costuri fixe


În procesul de control, analiza "cost - volum - profit", este utila pentru a se verifica daca veniturile si costurile sunt egale cu cele planificate.


Graficul Gantt este cel mai simplu procedeu de planificare si control a activitatilor unui program de productie sau de proiectare. Într-un astfel de grafic, activitatile sunt reprezentate pe o scara a timpului, folosind elemente figurative (linii, benzi etc.) diferite pentru perioadele planificate si cele efectiv realizate (figura 17.5).


Activitate   - Termen

ianuarie

februarie

martie

aprilie

Pregatirea fabricatiei


Aprovizionare


Prelucrari atelierul1


Prelucrari atelierul 2



Prelucrari atelierul 3





Asamblare si încercari de rodaj



Acest mod de planificare si control a fost imaginat de Gantt la sfârsitul secolului al XIX-lea si este utilizat îndeosebi în programarea si urmarirea productiei. Principalul dezavantaj al acestui procedeu de planificare si control este ca nu permite sesizarea interdependentelor între activitatile programate.

Metoda drumului critic se bazeaza pe teoria grafurilor si se utilizeaza în cazul activitatilor complexe de planificare si control. Procesul de productie se reprezinta sub forma unei retele de vectori în care sunt ilustrate relatiile de interconditionare dintre activitati si durata acestora. Activitatile sunt figurate prin vectori. Începutul si sfârsitul activitatilor sunt considerate evenimente care sunt reprezentate grafic prin cerculete. Traseul din retea (de la evenimentul de început al primei activitati pâna la evenimentul de finalizare a ultimei activitati) cu lungimea cea mai mare, este drumul critic. Durata totala a activitatilor de pe traseul drumului critic, numite activitati critice, este durata programata de realizare a produsului.

În aplicarea metodei drumului critic se definesc patru termene de referinta privind planificarea activitatilor si o rezerva de timp pentru fiecare activitate prevazuta a se realizarea produsului:

termenul minim de începere (TImin), este momentul cel mai devreme posibil de începere al unei activitati, astfel încât toate activitatile precedente sa poata fi realizate

termenul minim de finalizare (TFmin), este momentul cel mai devreme de începere al unei activitati la care se adauga durata activitatii

termenul maxim de finalizare (TFmax). este momentul cel mai târziu posibil de finalizare al unei activitati, astfel încât toate activitatile urmatoare sa poata fi realizate, fara a depasi durata totala de prelucrare calculata pe traseul drumului critic

termenul maxim de începere (TImax), este momentul cel mai târziu posibil de finalizare al unei activitati din care se scade durata activitatii.

rezerva de timp se determina pentru fiecare activitate cu ajutorul unor relatii aritmetice evidente:


RT = TImax - TImin sau, RT = TFmax - TFmin


Rezerva de timp arata cât se poate decala durata unei activitati fara a depasi termenul final de realizare a produsului.

În figura 17.6. si tabelul 17.2. se prezinta un exemplu de utilizare a metodei drumului critic. Acest exemplu arata ca, în realizarea produsului planificat si supus controlului, exista sapte activitati (faze) de prelucrare.





Termene de executie a activitatilor Tabelul 17.1.

Termene

Activitati

T

(ore)

TImin

TFmin

TFmax

TImax

RT

A B







A D







B C







B E







D E







C F







E F


















ABCF = 9 ore; ADEF = 11 ore; ABEF = 10 ore.


Fig. 17.6. Reteaua drumului critic.



Respectând principiile enumerate anterior, drumul critic este pe traseul ADEF care însumeaza cel mai mare numar de ore, durata ciclului de productie fiind astfel, în cazul exemplului nostru, de maximum 11 ore.





DESCRIEREA PRINCIPALELOR DOCUMENTE, continute de Dosarele de audit.                                      
              9.1.  A.1.   ORDINUL  DE  SERVICIU, se intocmeste in cadrul Procedurii P01


        De  a  repartiza  sarcinile  de  serviciu  pe  auditori  interni,  astfel  incat           
acestia  sa  poata  demara  misiunea  de  audit  public  intern.

           
        Premise:                                             
        Ordinul  de  serviciu  reprezinta  mandatul  de  interventie  dat  de  catre                 
compartimentul  de  audit  public  intern  si  se  intocmeste  de  catre  seful  acestui     

compartiment,  pe  baza  planului  anual  de  audit  public  intern.                     
       



Procedura:

Seful  Compartimentului  de audit  public  intern  :

repartizeaza  sarcinile  de  serviciu  pe  fiecare  auditor  in  parte;

intocmeste  Ordinul  de  serviciu  pe  baza  planului  anual  de  audit  public  intern

Auditorii  :

Completeaza  Declaratia  de  Independenta  -  Model  A02; 

Indosariaza  Declaratia  de  independenta  in  dosarul  de  audit;

Identifica  incompatibilitate  semnalata  de  catre  auditori si  stabileste  modalitatea  in  care  aceasta  poate  fi  atenuata

Aproba  Declaratiile  de  Independenta; 






9.2A.4. Fisa De Identificare Si Analiza A Problemei(FIAP), si  

Scopul:                                               
        Informatiile  colectate  asigura  o  evidenta  suficienta,  competenta  si                 
relevanta  si  ofera  o  baza  rezonabila  pentru  constatarile  si  concluziile                 
auditorilor. 

                                           
        Premise:                                             
        In  timpul  fazei  de  colectare  si  prelucrare  a  informatiilor,  auditorii             
efectueaza  testari  in  concordanta  cu  Programul  de  Audit  aprobat.  Munca  in  cadrul
acestei  faze  produce  dovezi  de  audit  in  baza  carora  auditorii  formuleaza               
constatari,  concluzii  si  recomandari.                               

9.2.A.5.  Formulare de constatare a iregularitatilor -PROCEDURA  P  -09


  Scopul:                                               
  De  a  furniza  un  ghid  in  cazurile  de  descoperire  de  iregularitati     
  Premise:                                             

  Cand  auditorii  ajung  la  concluzia,  bazata  pe  FIAP-uri,  ca  s-a  comis  o             
iregularitate,  ei  vor  trebui  sa  raporteze,  cel  mai  tarziu  a  doua  zi,     
conducatorului  Compartimentului  de  audit  public  intern  prin  transmiterea               
Formularului  de  constatare  si  raportare  a  iregularitatilor.


Scopul:             

                Sa  informeze  entitatea/structura  auditata  de  declansarea  misiunii  de  audit  public  intern

          Premise:       

                    Se  intentioneaza  ca  prin  notificarea  entitatii/structurii  auditate  sa  se  asigure  desfasurarea  corespunzatoare  a  procedurilor  de  audit.


        Procedura:

o      Pregatesc  adresa  de  notificare  catre  partile  interesate  in  vederea  transmiterii  acesteia  cu  15zile  inainte  de  declansarea  misiunii  de  audit  public intern;     

o        Includ  domeniile  de  interes  (daca  se  comunica)  in programul  de  audit; 

o      Indosariaza  copia  adresei  de  notificare  in dosarul  permanent. 



Compartimentului  de  audit /Personalul de secretariat   

Semneaza  adresa  de  notificare;     

- Aloca  un  numar  adresei  de  notificare  si  o  transmite  entitatii/structurii  auditate


9.4.B.2. MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE , se intocmeste cu ocazia Sedintei de deschidere in cadrul PROCEDURII P  -  07 


Scopul:                                               
        Sa  efectueze  o  sedinta  de  deschidere  cu  reprezentantii  (denumirea                     
entitatii/structurii  auditate)  pentru  a  discuta  scopul  auditului,  obiectivele     
urmarite  si  modalitatile  de  lucru  privind  auditul.               

                         
  Premise:                                         

Sedinta  de  deschidere  serveste  ca  intalnire  de  inceput  a  misiunii  de  audit. 
Ordinea  de  zi  a  sedintei  de  deschidere  va  cuprinde:                     
      -  prezentarea  auditorilor;                             
      -  prezentarea  obiectivelor  misiunii  de  audit;                           
      -  stabilirea  termenelor  de  raportare  a  stadiului  verificarilor;         
      -  prezentarea  in  detaliu  tematicii;                             
      -  acceptarea  calendarului  intalnirilor;                     
      -  analiza  si  acceptul  cartei  auditorului;                 
      -  asigurarea  conditiilor  materiale  necesare  derularii  misiunii.       



                   
        Procedura:

/Compartimentului  de/audit  public  intern/Auditorii/Reprezentantii
entitati/structurii  auditate-Participa la desfasurarea sedintei de deschidere


9.5.B.3. MINUTA    REUNIUNII  DE  CONCILIERE, se intocmeste cu ocazia Reuniunii  De  Conciliere  , conform PROCEDURII  P-14 

                         
  Scopul:                                               
        Acceptarea  constatarilor  si  recomandarilor  formulate  de  catre  auditori  in     
Proiectul  raportului  de  audit  public  intern  si  prezentarea  calendarului  de           
imple  mentare  a  recomandarilor.                     
        Premise:                                             
        Auditorii  pregatesc  Reuniunea  de  conciliere.

                         
Procedura  :

1. Auditorii

pregatesc,  in  termen  de  10  zile  de  la  primirea    punctului  de  vedere  de  la  entitatea/structura  auditata, Reuniunea  de  conciliere.   

Informarea  entitatii/structurii  auditate  asupra  locului si  datei  Reuniunii  de  conciliere.

Intocmesc  o  Minuta  a  Reuniunii  de  conciliere.

Auditorii/entitatea/structura auditata  :

analizeaza  constatarile  si  concluziile  din  Proiectul  raportului  de  audit  in  vederea  acceptarii  recomandarilor formulate. 



        Scopul:                                               
        Permite  prezentarea  catre  entitatea/structura  auditata  a  opiniei  auditorilor
interni,  a  recomandarilor  finale  din  Proiectul  raportului  de  audit  public             
intern.                                   
        Premise:                                             
        Sa  se  asigure  ca  Raportul  de  Audit  este  clar,  obiectiv,  fundamentat,               
relevant,  respectiv:                             
      -  Clar:  sa  fie  usor  de  inteles,  evident,  sa  nu  permita  interpretari;                 
      -  Obiectiv:  sa  nu  fie  partinitor;                                 
      -  Fundamentat:  fiecare  constatare  sa  aiba  la  baza  documente  doveditoare  si  sa
faca  trimiteri  la  textul  legal  incident;                         
      -  Relevant:  aspectele  semnalate  sa  ajute  conducerea  entitatii/structurii         
auditate  in  luarea  unor  decizii  manageriale  pentru  eliminarea  deficientelor         
constatate.



Scopul:                                               
        Prezinta  cadrul  general,  obiectivele,  constatarile,  concluziile  si                   
recomandarile  auditorilor  publici  interni.                     
        Premise:                                             
        In  elaborarea  Raportului  de  audit  public  intern,  auditorul  foloseste               
dovezile  de  audit  raportate  in  Fisele  de  Identificare  si  Analiza  a  Problemelor   
si  in  Formularul  de  constatare  si  raportare  a  iregularitatilor.


                                 
        Reprezinta  pagina  in  care  se  mentioneaza  denumirea  misiunii  de  audit  public 
intern.  Rapoartele  vor  contine  un  cuprins  al  lucrarilor  si  documentelor.               
        - Semnatura                                           
        Raportul  de  audit  este  semnat  de  catre  fiecare  membru  al  echipei  de                 
auditori,  pe  fiecare  pagina  a  acestuia.  Ultima  pagina  a  raportului  este  semnata 
si  de  catre  seful  Compartimentului  de  audit  public  intern.       

                 
        - Introducere 


      Descrie  tipul  de  audit  si  baza  legala  a  misiunii  (planul  anual  de  audit,       
solicitari  speciale).                                             
        Prezinta  datele  de  identificare  a  misiunii  de  audit  public  intern  (ordinul   
de  serviciu,  echipa  de  auditori,  entitatea/structura  auditata,  durata  actiunii   
de  auditare,  perioada  auditata).                       
        Identifica  activitatea  ce  este  auditata  si  prezinta  informatii  sintetice  cu 
privire  la  misiunea  de  audit  public  intern.                   
        Prezinta  modul  de  desfasurare  a  misiunii  de  audit  public  intern  (caracterul 
misiunii  de  audit  public  intern:  sondaj/exhaustiv,  documentare;  proceduri,           
metode,  tehnici  utilizate;  documente  materiale  examinate  in  cursul  misiunii  de   
audit  public  intern;  materiale  intocmite  in  cursul  misiunii  de  audit  public         
intern).                                   
        Face  referire  la  recomandarile  misiunilor  de  audit  public  intern  anterioare 
care,  pana  la  momentul  prezentei  misiuni  de  audit  public  intern,  nu  au  fost         
implementate.   

                                       
      -   Stabilirea  obiectivelor       

                         
        Obiectivele  de  audit  prezentate  in  Raportul  de  audit  public  intern  coincid   
cu  cele  inscrise  in  programul  de  audit.   

                       
        - Stabilirea  metodologiei                                 
       

Explica  tehnicile  si  instrumentele  de  audit  public  intern  folosite  pentru a  indeplini  obiectivele  misiunii  de  audit  public  intern.

    - Constatarile  si  recomandarile  auditului                   
        Auditorul  trebuie  sa  se  pronunte  asupra  obiectivelor  de  audit  in  ordinea  in  care  au  fost  stabilite  in  Programul  de  audit.                                 
        Constatarile  efectuate  trebuie  prezentate  sintetic,  cu  trimitere  explicita    la  anexele  la  Raportul  de  audit  intern.  Sunt  prezentate  distinct  constatarile  cucaracter  pozitiv  de  constatarile  cu  caracter  negativ,  in  scopul  generalizarii      aspectelor  pozitive,  pe  de  o  parte,  si  al  identificarii  cailor  de  eliminare  a      deficientelor  stabilite,  pe  de  alta  parte.                     
     

  Concluziile  echipei  de  audit  sunt  elaborate  pe  baza  constatarilor  facute,     
avand  un  caracter  fundamentat.  Trebuie  sa  fie  pertinente  si  sa  nu  fie                     
disproportionate  in  raport  cu  constatarile  pe  care  se  bazeaza.                 
        Recomandarile  din  Raportul  de  audit  trebuie  sa  fie  fezabile  si  economice  si 
sa  aiba  un  grad  de  semnificatie  important  in  ceea  ce  priveste  efectul  previzibil
asupra  entitatii/structurii  auditate.  Trebuie  sa  aiba  un  caracter  de  anticipare 
si,  pe  aceasta  baza,  de  prevenire  a  eventualelor  disfunctionalitati  sau  tendinte
negative  la  nivelul  entitatii/structurii  auditate.  De  asemenea,  trebuie  sa           
contribuie  la  crearea  unor  sisteme  de  dezvoltare  a  activitatii                 
entitatii/structurii  auditate  si  de  crestere  a  performantei  de  management.           
        Fiecare  recomandare  trebuie  sa  fie  elaborata  dupa  urmatoarea  structura:         
      1)  Faptele;                                         
      2)  Criteriile,  cauzele,  efectele;                                 
      3)  Recomandarile.                             
        Vor  fi  redactate  clar,  concis  pentru  fiecare  deficienta  constatata.                 
Recomandarile  vor  fi  prezentate  in  functie  de  nivelul  de  prioritate  stabilit  in 
Fisa  de  Identificare  si  Analiza  Problemelor:  majore,  medii  si  minore.                     
                                 

9.8.  D.1. REVIZUIREA  DOCUMENTELOR  DE  LUCRU, se face conform PROCEDURII  P  -  10. 


        Scopul:                                               
        Sa  asigure  ca  documentele  sunt  pregatite  in  mod  corespunzator  si  ca  acestea 
furnizeaza  un  sprijin  adecvat  pentru  munca  efectuata  si  pentru  dovezile  adunate 
in  timpul  misiunii  de  audit  public  intern.                     
        Premise:                                             
        Auditorii  revad  FIAP-urile  si  documentele  de  lucru  din  punct  de  vedere  al     
formatului  si  al  continutului,  asigurandu-se  ca  dovezile  de  audit  prezentate  in 
actele  dosarului  pot  trece  testul  de  evidenta.  Pentru  a  trece  testul,  evidenta   
trebuie  sa  fie  suficienta,  concludenta  si  relevanta.     


Conform normelor acestei proceduri se va  intocmi:


»NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU  ».






10.TRANSMITEREA  REZULTATELOR

                                 
        Constatarile  si  recomandarile  sunt  aduse  la  cunostinta  entitatii  auditate  pe
masura  obtinerii  acestora,  daca  ele  prezinta  importanta.  Raspunsurile                     
responsabililor  entitatii  reprezinta  un  element  de  validare  si  de  corectare         
pentru  auditor,  fara  a  fi  necesar  sa  se  astepte  finalizarea  raportului.  Acestea 
pot  sa  determine  corectarea  aprecierii  auditului  si  reorientarea  cercetarilor     
sale.                                         
      Fiecare  misiune  duce  la  organizarea  unei  reuniuni  de  incheiere,  la  fata         
locului,  prin  care  se  realizeaza  informarea  responsabililor  entitatii  auditate   
asupra  observatiilor  principale  relevante,  validarea  acestor  observatii  si           
aplicarea  primelor  masuri  corective  de  catre  cei  interesati.                     
        Proiectul  de  audit  public  intern  se  transmite  la  structura  auditata.  Aceasta
poate  trimite  in  maxim  15  zile  de  la  primirea  raportului,  punctele  sale  de           
vedere,  care  vor  fi  analizate  de  auditorii  interni.                     
        In  termen  de  10  zile  de  la  primirea  punctelor  de  vedere,  compartimentul  de   
audit  public  intern  organizeaza  reuniunea  de  conciliere  cu  structura  auditata,   
in  cadrul  careia  se  analizeaza  constatarile  si  concluziile  in  vederea  acceptarii
recomandarilor  formulate.                                     
        Seful  compartimentului  de  audit  public  intern  trimite  raportul  de  audit         
public  intern,  finalizat,  impreuna  cu  rezultatele  concilierii,  conducatorului     
entitatii  publice  care  a  aprobat  misiunea,  pentru  analiza  si  avizare.  Pentru       
institutia  publica  mica,  raportul  de  audit  public  intern  este  transmis  spre         
avizare  conducatorului  acesteia. 
Dupa  avizare  recomandarile  cuprinse  in  raportul
de  audit  public  intern  vor  fi  comunicate  structurii 















11.STUDIU DE CAZ



II. Auditul performantei sistemului de salarizare la institutii publice si alte

entitati finantate din bugetul public si venituri extrabugetare


Pentru personalul din institutiile publice, precum si pentru alt personal bugetar (magistrati,

cadre medicale, personal didactic, etc.), sistemul de salarizare este reglementat printr-un numar foarte

mare de acte normative fiind diferentiat in functie de sursa de finantare si activitatea prestata, dupa

cum urmeaza:

· Pentru personalul bugetar din institutiile publice, salarizarea se efectueaza astfel:

o Fie in baza Legii nr. 154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de baza in sectorul bugetar si a indemnizatiilor pentru persoane care ocupa functii de demnitate publica, a carei aplicare este greoaie, intrucat pentru modificarea si completarea ei au fost emise pana la sfarsitul anului 2002 circa 30 de acte normative;

o Fie pe baza unor legi speciale modificate si completate de mai multe ori (de exemplu: pentru cadrele didactice drepturile salariale se stabilesc in baza Legii nr. 128/1997 privind Statutul personalului didactic, modificata si completata pana in prezent de 4 ori ; pentru magistrati si magistrati asistenti in baza Legii nr. 50/1996 privind salarizarea si alte drepturi ale personalului din organele autoritatii judecatoresti, modificata si completata prin Ordonanta Guvernului nr. 83/2000);

· Pentru personalul din institutii publice finantate din venituri extrabugetare salarizarea se efectueaza conform Ordonantei Guvernului nr. 14/1998 privind utilizarea veniturilor realizate

de institutiile publice finantate integral din venituri extrabugetare, prin negocieri colective sau individuale, in functie de posibilitatile financiare ale entitatii sau prin legi speciale (spre exemplu autoritati nationale, Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, etc.).

· Pentru personalul din cadrul aceleiasi institutii publice se intalnesc diferite sisteme de salarizare pentru diferite categorii de personal (spre exemplu Tribunale, Judecatorii, Curti de Apel, Parchete, Curtea de Conturi, Ministerul Afacerilor Externe etc.).

In efectuarea acestui audit, a fost utilizat castigul salarial mediu brut lunar pe economie, din datele puse la dispozitie de Institutul National de Statistica.

Din auditul performantei sistemului de salarizare referitor la drepturile de natura salariala si alte drepturi prevazute de lege, precum si la legatura dintre salarizare si performanta au rezultat:


1. La organele autoritatii judecatoresti (judecatorii, tribunale, curti de apel, parchete)

· magistrati si magistrati asistenti din instante judecatoresti si parchete

Actul normativ care reglementeaza salarizarea acestora, este Legea nr.50/1996 privind

salarizarea si alte drepturi ale personalului din organele autoritatii judecatoresti, modificata si

completata prin Ordonanta Guvernului nr. 83/2000.

Conform prevederilor legale in vigoare, salarizarea acestora s-a efectuat dupa cum urmeaza:

- pana in octombrie 2000, potrivit salariului de baza, diferentiat pe functii, in raport cu nivelul

instantelor si cu vechimea in magistratura, la care s-au adaugat sporuri, indemnizatii, premii, spre

exemplu: spor de stabilitate in raport cu vechimea in magistratura, indemnizatie de conducere pentru

functiile de conducere, indemnizatie de sedinta, salariul de merit, titlul stiintific, spor vechime, spor

pentru risc si suprasolicitare neuropshica, premiul anual, prima lunara de 2% in cursul anului

- intre noiembrie 2000 si decembrie 2002, pe baza de indemnizatie de incadrare lunara, stabilita pe

functii, in raport cu nivelul instantelor si cu vechimea in magistratura, ca unica forma de remunerare

lunara, fara a mai beneficia de sporurile mai sus amintite. Aceasta remuneratie s-a majorat cu un

adaos la indemnizatie in raport cu vechimea efectiva in functiile de magistrat.

Pe perioada analizata, magistratii au mai beneficiat de urmatoarele drepturi: premiul anual,

prima lunara de 2% in cursul anului, indemnizatie concediu de odihna, spor pentru conditii deosebite

11 de munca, compensare diferenta chirie, decontare contravaloare transport sau carburanti pentru

perioada concediului de odihna, decontarea a 50% din contravaloarea a 12 calatorii dusintors/

an,contravaloarea cheltuielilor pentru furnizarea de servicii medicale si achizitionarea de

medicamente, materiale sanitare etc., contravaloarea 50% din costul cartilor de specialitate,

indemnizatie de instalare pentru magistrati, indemnizatie in valoare de 5 salarii nete acordate cu

ocazia pensionarii magistratilor.

Din auditul efectuat la un numar de 37 tribunale, judecatorii, parchete, curti de apel s-au ales

spre exemplificare acele entitati care prezinta un nivel de salarizare minim si maxim in cadrul

domeniului

Comparativ cu castigul salarial mediu brut lunar pe economie, castigul mediu lunar/persoana

prezinta urmatoarea evolutie:

Evaluarea anuala a magistratilor se face pe baza fiselor individuale de apreciere anuala a

activitatii, pregatirii, aptitudinilor profesionale si conduitei magistratilor.

Principalii indicatori de performanta care se cuantifica in cadrul acestor fise de apreciere sunt:

- perfectionarea pregatirii profesionale,

- activitatea profesionala de judecata: numar sedinte de judecata la care a participat,

numar dosare rulate, numar hotarari pronuntate, numar hotarari redactate, numar

hotarari redactate peste termen, numar hotarari casate,

- parametrii profesionali organizatorici si de conduita: capacitate de interpretare si de

aplicare a legilor, perseverenta, respectarea disciplinei muncii.

· personal auxiliar din instante judecatoresti si parchete

In perioada auditata personalul auxiliar de specialitate (grefieri, arhivari, aprozi, agenti

procedurali) a beneficiat de salarii de baza stabilite intre limite minime si maxime, pe grade sau trepte

profesionale in functie de pregatirea profesionala, de vechimea in specialitate si de nivelul instantei

sau parchetului.

La salariile de baza s-au mai adaugat sporuri, prime, indemnizatii, dupa cum urmeaza: spor de

fidelitate, spor in functie de nivelul instantei, indemnizatie de 10% pentru grefierii care participa la

efectuarea actelor privind procedura reorganizarii judiciare si a falimentului, a actelor de

publicitate mobiliara, a celor de executare penala si executare civila, etc., indemnizatie de

conducere, salariu de merit, spor de vechime, premiul anual, prima lunara de 2% in cursul anului,

spor de 15% pentru conditii deosebite de munca, prima de vacanta, spor de risc, alte drepturi

(decontare contravaloare transport sau carburanti pentru perioada concediului de

odihna,contravaloarea cheltuielilor pentru furnizarea de servicii medicale si achizitionarea de

medicamente, materiale sanitare etc.)

Comparativ cu castigul salarial mediu brut lunar pe economie, castigul salarial mediu brut

lunar/persoana prezinta urmatoarea evolutie:

In baza Ordinului Ministrului Justitiei nr. 39/C/2001, stabilirea salarizarii personalului auxiliar

se face pe baza fiselor de evaluare individuale si a fiselor postului.

Evaluarea activitatii personalului auxiliar in conformitate cu fisa de evaluare are la baza o

serie de criterii care detin o anumita pondere: gradul de indeplinire a standardelor de

performanta (50%), asumarea responsabilitatilor (25%), adecvarea la complexitatea muncii

(15%), initiativa si creativitate (10%).

Din analiza efectuata s-a constatat ca, in cadrul aceleiasi entitati exista diferente mari intre

castigurile salariale medii brute lunare realizate de catre magistrati si magistrati asistenti si castigul

salarial mediu brut lunar realizat de personalul cu studii superioare si medii de alta specialitate decat

cea juridica.

O situatie deosebita se intalneste in aplicarea calculului indemnizatiei lunare pe baza valorii

de referinta sectoriale. Astfel, potrivit prevederilor in vigoare indemnizatia pentru magistrati se

calculeaza pe baza valorii de referinta sectoriala prevazuta de lege pentru functiile de demnitate

publica alese si numite din cadrul organelor autoritatilor legislativa si executiva.

Pentru anul 2001 valoarea de referinta sectoriala prevazuta de lege pentru functiile de

demnitate publica, se stabileste, conform art.13 alin.(1) din Legea bugetului de stat pe anul 2001 nr.

Insa, potrivit alin. (3) al aceluiasi articol, aceasta valoare de referinta sectoriala nu se

aplica in anul 2001 si altor categorii de personal pentru care, stabilirea indemnizatiilor se realizeaza

pe baza valorii de referinta sectoriala prevazuta pentru functiile de demnitate publica. Deoarece

aceasta exceptare nu a mai fost preluata in Legea bugetului de stat pe anul 2002 nr. 743/2001 si in

nici intr-o alta reglementare legala, ramane (de la 1 ian 2002) aplicabil mecanismul art. 1. alin 1 din

Legea nr. In consecinta, incepand cu 01 ian 2002 valoarea de referinta sectoriala, pe baza

careia se calculeaza indemnizatia aferenta anului 2002 este cea prevazuta de art. 13 alin. (1) din

Legea nr.

Datorita interpretarii eronate a prevederilor legilor bugetare anuale pe anii 2001 si 2002

privind stabilirea valorii de referinta sectoriala, institutiile publice care au elaborat actele normative

mentionate si cele prin care s-a efectuat plata drepturilor salariale au fost actionate in justitie de catre

magistrati. Spre exemplu: Tribunalul Judetean Alba, Tribunalul Judetean Gorj, Parchetul de pe

langa Tribunalul Judetean Timis.







Document Info


Accesari: 8313
Apreciat: hand-up

Comenteaza documentul:

Nu esti inregistrat
Trebuie sa fii utilizator inregistrat pentru a putea comenta


Creaza cont nou

A fost util?

Daca documentul a fost util si crezi ca merita
sa adaugi un link catre el la tine in site


in pagina web a site-ului tau.




eCoduri.com - coduri postale, contabile, CAEN sau bancare

Politica de confidentialitate | Termenii si conditii de utilizare




Copyright © Contact (SCRIGROUP Int. 2024 )