PORTOFOLIU DE EVALUARE - Curs de formare profesionala pentru ocupatia de manager de proiect - Acceptiunile managementului de proiect

Nota 1:

Nota 2:

Media:

PORTOFOLIU DE EVALUARE

Curs de formare profesionala pentru ocupatia de manager de proiect

Tema:    Acceptiunile managementului de proiect

Management de proiect si management de institutie

Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor acestora în scopul oferirii de produse si servicii specifice.

Managementul proiectelor este un domeniu destul de recent aparut, iar importan­ta sa a cunoscut o crestere majora datorita faptului ca, la scara europeana si internat­ionala, tot mai multe ac­tiuni se desfasoara în cadrul unor proiecte. Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii unicat. Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile, care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente. Acesta reprezinta o sumă 212k109c ; de activitat­i care conduc la realizarea unui scop comun si necesita un consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente, informat­ii, documentare si timp). Punerea în practica a unui proiect presupune un moment init­ial si un moment final al proiectului, deci o durata de realizare. Momentul init­ial este considerat cel în care se ia decizia de a se trece la conceperea unui proiect, iar cel final este cel în care se încheie ultima activitate prevazuta de proiect.

Managementul de proiect consta în planificarea, organizarea si gestionarea (controlul) sarcinilor si resurselor ce urmareste atingerea unui anumit obiectiv, în condit­iile existent­ei unor constrângeri referitoare la timp, resurse si costuri. Proiect si institutie. Din punct de vedere conceptual exista o distinctie clara si necesara între no­tiunile de proiect si institut­ie - proiectul reprezinta un proces, iar institutia este o structura .

Neglijarea existen­tei acestei distinct­ii, poate avea urmari asupra modului de concepere si de punere în practica a proiectului. Managementul de proiect presupune existent­a unei structuri proprii, macar din punct de vedere organizatoric daca nu si institu­tional. În acest sens, definit­ia proiectului este aplicabila si institu­tiei, cu o except­ie notabila: durata. Prin defini­tie, proiectul are o durata prestabilita, pe când institu­tia are o durata nedeterminata. Pe de alta parte, succesul institu­tiei este monitorizat si evaluat pe întreg parcursul duratei de funct­ionare, pe când succesul proiectului se evalueaza dupa încheierea sa[2].

Managementul proiectului înseamna planificarea direct­ionarea si controlul resurselor, astfel încât scopul proiectului sa fie atins, în condit­iile restrictive impuse de resursele date.

Chiar daca, în cele mai multe cazuri, managerul de proiect coordoneaza o echipa, responsabilitatea pentru atingerea obiectivelor îi revine în totalitate. O institu­tie este si ea o echipa, dar care participa si la alte proiecte sau activitat­i si antreneaza folosirea altor resurse. Suprapunerea îndatoririlor unui manager de proiect cu cele ale sefului unei institut­ii nu numai ca nu este de dorit, ci chiar de evitat.

Managementul de proiect ascunde unele riscuri pentru organizatie daca desfasurarea proiectelor nu se bazeaza si pe o cultura manageriala solida a celor implicati:

Cu cât cunostintele si deprinderile manageriale sunt mai bine cunoscute si mai consecvent aplicate, cu atât mai usor vor putea fi evitate conflictele si pierderile.

II.2.Concepte utilizate în managementul de proiecte

Proiectul poate fi definit ca un set de activitati desfasurate într-o perioada de timp determinata, planificate si controlate si care au drept scop producerea unei schimbari în bine a situatiei beneficiarilor institutiei pe o perioada de timp determinata si constituie o actiune cu caracter inovator sau ameliorativ .

Proiectarea se poate defini ca actiunea de a stabili parcursul ipotetic de la ceea ce este ( starea actuala a sistemului sau procesului organizational ) la ceea ce trebuie sa fie ( starea dezirabila a sistemului sau procesului respectiv )[5]. Managementul de proiect este cel mai adesea in responsabilitatea unui manager de proiect. Acesta trebuie sa asigure derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoie proiectului. Managerul de proiect trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, pentru a intelege proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si echipele de lucru

Exista o mare varietate de proiecte ce necesita cunostinte manageriale solide pentru buna lor derulare. Proiectele sunt de obicei clasificate astfel :

1. Dupa amploarea lor:

organiza­tional;

local (localitate, judet­, grup de judet­e);

na­tional;

regional (proiectul este de interes pentru mai multe judet­e din regiunea geografica respectiva);

internat­ional.

2. Dupa domeniul obiectivului si activitat­ilor proiectului:

Dar toate aceste categorii de proiecte inclusiv proiectele educationale trebuie sa îndeplineasca anumite conditii. În literatura de specialitate sunt amintite doua tipuri de conditii pe care trebuie sa le îndeplineasca un proiect : conditii strategice si conditii tactice.

Un proiect bine realizat trebuie sa îndeplineasca urmatoarele conditii strategice :

[7]. Managementul proiectului este procesul de organizare si supraveghere a proiectului pentru a asigura ca acesta se realizeaza conform programarii, în limitele bugetului si conform specificatiilor.

Pentru realizarea acestor deziderate, anumite functii trebuie îndeplinite. Întelegerea functiilor managementului este esentiala pentru gestionarea eficienta a proiectului.Cele mai importante functii ale managementului utilizate în realizarea unui proiect sunt cele de :

1. Planificare:

stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect;

identificarea si repartizarea rolurilor membrilor echipei în cadrul proiectului;

definirea politicilor, procedurilor si tehnicilor managementului proiectului;

pregatirea statutului managerului de proiect si a instrumentelor de delegare;

stabilirea standardelor de autoritate si responsabilitate ale echipei de proiect;

alocarea resurselor materiale si financiare pe activităti.

3. Implementare - coordonare :

Pregatirea si derularea activitatilor proiectului;

Instruireaechipei;

Supervizarea;

Armonizarea deciziilor si actiunilor individuale;

Monitorizarea resurselor si activitatilor

4. Control :

ce se monitorizeaza si care sunt aspectele relevante prin prisma celor 4 elemente caracteristice (resurse, activităti, rezultate, impact);

stabilirea criteriilor si indicatorilor de performantă;

stabilirea standardelor de performanta (calitate, proceduri, costuri, încadrare în timp, etc.);

stabilirea si implementarea unei scheme de monitorizare si evaluare a progresului organizatiei în directia dorita, integrată în planificare;

stabilirea unui sistem informational între membrii echipei de proiect, între acestia si restul organizatiei si între acestia si ceilalti factori interesati;

planificarea revizuirii regulate a strategiei în functie de rezultatele evaluării.

5. Conducere:

Esential este sa existe un echilibru între responsabilitatile pe care le primeste si autoritatea cu care e investit. Daca managerul de proiect este în pozitia unui angajat oarecare si nu are nici o autoritate în cadrul organizarii proiectului, atunci altcineva va raspunde de fapt de proiect. În acest caz "managerul" proiectului este doar punctul central de comunicare în cadrul proiectului.

Pe de alta parte, managerul de proiect poate fi investit cu un oarecare grad de autoritate asupra colaboratorilor saa, dar atunci vor trebui clarificate si formal limitele autoritatii sale, care sa fie respectate si de catre conducerea functionala (de exemplu, conducatorul unui anume departament nu poate modifica programul unui angajat din acel departament care lucreaza si pentru proiect, în cazul în care aceasta interfera cu sarcinile din proiect ale angajatului, fara stirea managerului de proiect)[9].

Indiferent de tipul de proiect , independent de personalitatea si stilul managerului sau si metoda specifica adoptata, managerul de proiect va respecta urmatoarele principii:

1. Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal (general). Acesta este motivul pentru care proiectul exista si este finant­at. Atingerea obiectivului înseamna rezolvarea problemei care a fost identificata la începutul ciclului de via­ta alproiectului.

2. Managerul de proiect (coordonatorul) - proiectul este condus de un singur manager ("team leader") care are, pe lânga competent­a necesara, întreaga autoritate si completa responsabilitate în ceea ce priveste conducerea proiectului. În funct­ie de capacitatea sa manageriala, de talentul si stilul sau de lucru, managerul de proiect poate delega colaboratorilor din echipa sa ("project team") luarea unor decizii. Este important ca delegarea sa se faca prin notificari scrise, pentru ca fiecare sa-si asume responsabilitatea, potrivit rolului sau în proiect. Membrii echipei raspund pentru propriile decizii (fie ca sunt sau nu delegate de seful de proiect) în fat­a managerului de proiect.

3. Descompunerea structurala a proiectului: în funct­ie de complexitatea proiectului, acesta se împarte în subunitat­i structurale (subproiecte, sarcini, grupuri de activitat­i) pentru a utiliza competent­a fiecarui membru al echipei. Nici un manager de proiect nu ar putea conduce singur proiecte cu sute, mii sau chiar sute de mii de activitat­i care se desfasoara de cele mai multe ori simultan si în locat­ii diferite.

4. Abordarea pornind de la obiectiv catre resurse: alocarea resurselor necesare realizarii obiectivelor proiectului se face numai dupa ce sunt identificate toate activitat­ile necesare; resursele se calculeaza si se aloca numai pentru punerea în practica a acestor activitat­i. Niciodata nu se vor elabora proiecte al caror obiectiv este numai consumarea unor fonduri.

5. Evaluarea/Reevaluarea: este recomandabil ca, înca din faza de concept­ie, dupa fiecare etape sau stadiu al proiectului sa fie prevazuta o etapa de reevaluare care sa permita luarea deciziilor impuse de practica. Aceasta deoarece probabilitatea savârsirii unor erori este mai mare în faza de concept­ie a proiectului, iar consecint­ele acestora se pot identifica relativ târziu, abia în faza de implementare.

II.3.Elaborare si planificare. Elementele cheie ale unui proiect

Conceptul de proiect este definit diferit de diversi autori:

gândire anticipativă orientată către un scop, având în vedere producerea unei schimbări, percepută ca favorabilă pentru cel care intentionează să o producă;

documentatie tehnică si financiară, riguros alcătuită, pe baza căreia se poate realiza un sistem oarecare cu caracteristici si niveluri de performantă predeterminate si riscuri limitate

activităti exterioare activitătilor zilnice ale organizatiei si care sunt mai mult sau mai putin autonome; ele reprezintă "instrumente ale schimbării"

ansamblu de procese de muncă, în mare parte cu caracter inovational, de natură diferită, a căror realizare utrmăreste îndeplinirea cu succes a unei misiuni complexe, cu o specificitate ridicată.

Daca încercam sa sintetizam aceste caracteristici îl putem defini drept set de activitati desfasurate într-o perioada de timp determinata, planificate si controlate si care au drept scop producerea unei schimbari în bine a situatiei beneficiarilor institutiei.

Proiectul are anumite caracteristici ce-i dau o anumita particularitate :

este limitat de timp, resurse umane, financiare si materiale;

produce rezultate concrete;

este unic (nici un proiect nu seamana cu altul datorita contextului: resurse

umane, materiale, de spatiu, de timp etc)[10].

În pregatirea si implementarea unui proiect educational sunt implicate de regula:

Consiliul de Administratie al scolii;

O echipa de proiect;

Consiliul de Administratie (CA) defineste obiectivul general al unei propuneri de proiect în baza Planului de Dezvoltare a scolii si numeste echipa de proiect. Pentru buna desfasurare a proiectului, Consiliul de Administratie va desfasura urmatoarele activitati :

Echipa de proiect are urmatoarele atributii:

selecteaza una sau mai multe probleme prioritare identificate în Planul de Dezvoltare a scolii (analiza de nevoi) si elaboreaza o propunere de proiect;

dezbate tema propunerii de proiect în cadrul scolii si cu membrii CA, tinând cont de recomandarile primite;

întocmeste bugetul în functie de costurile activitatilor incluse în propunere si identifica si posibile surse suplimentare de contributie financiara din partea comunitatii, ONG, firme/companii etc;

deleaga persoanele responsabile cu realizarea activitatilor incluse în proiect;

depune la termen propunerile si ofera informatii suplimentare solicitate de catre ISJ, daca este cazul. P.13

Pentru a îndeplini sarcinile care le revin în cadrul Programului de Granturi pentru Dezvoltare scolara, membrii echipei de proiect trebuie sa aiba un anumit profil personal si profesional, care ar trebui sa cuprinda urmatoarele trasaturi:

convingeri legate de necesitatea dezvoltarii scolilor si a comunitatilor din

care fac parte;

informatii corecte despre Programul de Granturi pentru Dezvoltare scolara si

cerintele sale specifice;

perceptii corecte asupra problemelor scolii si ale comunitatii;

abilitati în rezolvarea de probleme si în identificarea de solutii;

capacitatea de a construi si implementa proiecte adaptate la specificul local;

cunostinte si abilitati pentru transpunerea proiectelor în format standardizat;

spirit de initiativa si de participare;

motivatie pentru dezvoltarea capacitatii locale si pentru ameliorarea scolara;

competente de comunicare, cooperare, lucru în echipa si împartasire de

experiente;

abilitati pentru culegerea, interpretarea si prezentarea informatiilor;

deschidere fata de inovatie, schimbare si dezvoltare;

disponibilitate pentru autoperfectionare.

Respectarea acestor cerinte generale necesita cunostinte, deprinderi, abilitati si exercitii permanent în domeniul comunicarii interpersonale. Echipa de proiect trebuie sa îsi însuseasca regulile si caracteristicile de baza ale unui proiect. Aceste caracteristici privesc :

importanta definirii clare a problemelor abordate;

relevanta problemelor selectate pentru problemele specifice scolilor;

activitati realiste pentru atingerea obiectivelor propuse;

respectarea cu strictete a termenelor pentru implementarea proiectelor si raportare;

necesitatea lucrului în echipa atât în faza de elaborare, cât si în cea de implementare a proiectului;

respectarea standardelor de raportare în procesul implementarii;

sustenabilitatea proiectului dupa încheierea implementarii (se vor identifica surse alternative de finantare pentru asigurarea continuitatii financiare si tehnice a proiectului dupa finalizarea grantului).

Un proiect trebuie sa fie original, deoarece acesta :

ofera o solutie pertinenta la o problema identificata de scoala, în colaborare cu comunitatea;

se desfasoara într-un anumit interval de timp;

foloseste resurse materiale, financiare si umane;

produce rezultate masurabile asa cum sunt definite în prezentul ghid;

reprezinta un construct unic, a carui originalitate este data de felul în care sunt combinate elementele mai sus mentionate.

Echipa de proiect trebuie pe parcursul procesului de elaborare a propunerii de proiect sa raspunda unei serii de întrebari ale caror raspunsuri constituie în fapt baza unui proiect viabil si original:

Raspunzând acestor întrebari, echipa îsi însuseste cunostinte adecvate în domeniul proiectarii, ceea ce constituie prima garantie pentru elaborarea unui proiect de succes. Acesta trebuie sa fie :

inovator, prin elementele inedite pe care le contine;

coerent, prin legatura logica între toate elementele / componente sale;

fezabil, prin realismul activitatilor si termenelor pe care le prevede;

relevant, prin semnificatia problemelor pe care doreste sa le solutioneze;

curajos, prin obiectivele pe care vrea sa le atinga;

clar, logic, riguros prin felul în care explica ceea ce propune.

Prin cunoasterea profilului general al comunitatii si problemele specifice ale acesteia, echipa de proiect poate identifica acele institutii si acei parteneri din cadrul comunitatii care pot conlucra la realizarea unui proiect de succes. Pornind de la ideea ca scoala trebuie sa functioneze ca o institutie activa si eficienta pentru comunitatea sa :

directia de dezvoltare a scolii si serviciile educationale pe care aceasta le ofera trebuie sa fie stabilite prin consultarea tuturor factorilor comunitari interesati si dispusi sa coopereze;

elaborarea si implementarea unor proiecte de succes, orientate catre rezolvarea problemelor cu care scoala se confrunta în prezent poate fi realizata doar prin asigurarea unui parteneriat larg în cadrul caruia sa îsi gaseasca locul toate categoriile sociale si institutiile interesate în acest domeniu;

ca parteneri ai scolii se pot defini autoritatile locale, familiile elevilor, organizatiile nonguvernamentale, agentii economici; institutiile religioase, organele locale de ordine; institutiile de sanatate, media etc.

Pentru un proiect exista de obicei un Formular de Aplicatie standardizat. Indiferent de tipul de proiect, acesta are câteva caracteristici generale. Astfel el cuprinde câteva sectiuni distincte precum:

date generale despre scoala, comunitate, proiect;

optiuni pentru tipuri de activitati;

descrierea unor elemente cheie si a conexiunilor dintre aceste elemente;

precizari privind implementarea proiectului;

planul financiar;

date de identificare si cerinte administrative.

Datele generale se refera la informatiile relevante despre scoala si despre comunitatea în care este amplasata aceasta. În acord cu specificul unitatii de învatamânt si al comunitatii sale, scolile aplicante pot opta pentru diverse categorii de proiecte care includ o serie de activitati. Categoria de proiect trebuie aleasa în functie de specificul proiectului propus. Experienta demonstreaza ca în alegerea activitatilor cuprinse în proiectele de finantare, trebuie tinut seama în mod prioritar de :

Planul de Dezvoltare a scolii si oferta de educatie a scolii;

caracteristicile comunitatii din care face parte scoala;

fructificarea experientelor scolii în domeniul educatiei si al parteneriatelor;

asigurarea unor cunostinte si abilitati pentru participantii la proiect;

încurajarea participarii unui numar cât mai mare de elevi;

aplicarea unor solutii pentru probleme ale scolii si ale comunitatii;

stimularea dezvoltarii scolii si cresterea prestigiului sau.

Referitor la informatiile despre proiectul care va fi depus pentru a obtine finantarea:

titlul trebuie sa exprime ideea principala, "nucleul dur" al proiectului;

finantarea solicitata trebuie sa se încadreze în limitele prevazute;

durata nu trebuie sa depaseasca intervalul de timp (ani, luni, saptamâni) prevazut

pentru implementarea proiectului .

Elementele cheie în cadrul proiectului În cadrul Formularului de aplicatie echipa de proiect trebuie sa faca o prezentare a proiectului sau, pe puncte specifice si într-un numar limitat de pagini. Aceasta prezentare constituie de fapt o descriere a proiectului, pe baza unor elemente cheie si a unor conexiuni între aceste elemente:

1. Obiectivele: